Wrocław, dnia 11-10-2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE w zakresie wykonania usługi obsługa finansowa projektu Pewniak na rynku pracy poszukiwane na rynku pracy specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka Wrocławska Wyższa Szkoła Informatyki Stosowanej zaprasza do złożenia oferty w zakresie obsługi finansowej projektu na potrzeby projektu Pewniak na rynku pracy poszukiwane na rynku pracy specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet IV Szkolnictwo wyższe i nauka, Działanie 4.3 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni w obszarach kluczowych w kontekście celów Strategii Europa 2020. I. Nazwa i adres Zamawiającego Wrocławska Wyższa Szkoła Informatyki Stosowanej ul. Słubicka 29-33 53-615 Wrocław NIP: 8971697657 IA) Adres korespondencyjny (na potrzeby w/w projektu) Zamawiającego Wrocławska Wyższa Szkoła Informatyki Stosowanej ul. Wejherowska 28 54-239 Wrocław NIP: 8971697657 tel. (71) 799-19-37, fax (71) 799-19-37 II. Tryb postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności. Wartość zamówienia przekraczająca wyrażoną w złotych równowartość 14.000,00 (czternaście tysięcy) euro netto. 2. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) Strona 1 z 13
III. Przedmiot zamówienia KOD CPV - 66000000-0 Usługi finansowe i ubezpieczeniowe. Obsługa finansowa projektu Pewniak na rynku pracy poszukiwane na rynku pracy specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka, termin 1 październik 2013 r. - 31 grudzień 2015 r. Zakres zlecenia: a) Przygotowanie harmonogramów płatności; b) Prowadzenie rozliczeń finansowych projektu; c) Prowadzenie dok. finansowej zgodnie z postanowieniami umowy i jej systematyczne gromadzenie w miejscu określonym przez Zamawiającego; d) Przygotowywanie i koordynacja korespondencji finansowo np. wnioskowanie o płatność, sprawozdania finansowe oraz inne czynności związane z projektem do Instytucji Pośredniczącej i innych instytucji nadzorujących i biorących udział w realizacji projektu; e) Bieżąca kontrola wydatkowania środków projektu zgodnie z planem finansowym projektu; f) Wprowadzanie zmian w planie finansowym zgodnie z bieżącymi potrzebami w projekcie; g) Monitorowanie wydatków w kontekście zasady efektywnego zarządzania finansami h) Weryfikacja dokonywanych wydatków pod kątem kwalifikowalności wydatków, i) Pilnowanie dok. pozwalających na dokonanie płatności (m.in. ewidencje czasu pracy, oświadczenia itd). j) Współpraca z działem księgowym pod kątem opisywania dok. zgodnie z zasadami PO KL, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami; ewidencji na kontach księgowych, rejestru środków trwałych oraz prawidłowości wypłaty środków. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. IV. Termin wykonania zamówienia Strona 2 z 13
Termin realizacji zamówienia od 1 października 2013 r. do 31 grudnia 2015 r. V. Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień 1.2 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 1.3 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 1.4 nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Strona 3 z 13
2.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki, o których mowa w pkt 1 na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego oraz na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów żądanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale VI, potwierdzających spełnianie tych warunków. 2.2 Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia - nie spełnia VI. Wymagane dokumenty 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w rozdziale V wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego - oryginał oświadczenia podpisany przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert kopia dokumentu poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy 3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto w stosunku do niego postępowania likwidacyjnego ani nie ogłoszono jego upadłości, b) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie Dokumenty o których mowa w pkt 3 lit. a, b wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy, przed upływem terminu składania ofert, winny zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Strona 4 z 13
Informacje ogólne dotyczące załączonych dokumentów. 1. Dokumenty załączone do oferty zatrzymuje Zamawiający. 2. Nie załączenie któregokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów skutkuje odrzuceniem oferty. VII. Elementy oferty 1. Wypełniony formularz oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego VIII. Kryteria wyboru oferty i sposób oceny oferty 1. Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1.1 Cen brutto zawartych w ofercie wg załącznika nr 2 do Zapytania Ofertowego waga 100%. Ceny powinny uwzględniać wszelkie koszty realizacji zamówienia wraz z przeniesieniem ewentualnych autorskich praw majątkowych. UWAGA: Cena powinna być również podana w przeliczeniu na cenę jednostkową (przy założeniu, że jednostką miary jest miesiąc) przy uwzględnieniu czasu realizacji zamówienia z uwagi na tak przyjętą formę rozliczania z Instytucją Pośredniczącą, a tym samym planowaną pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 1.2 Przez kryterium cen brutto rozumie się określoną przez Wykonawcę ofertę ceny całkowitej brutto za wykonanie zamówienia. Cena brutto (Cb) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Cb = Ccn / Cco x 100% x 100 Gdzie: Ccn oznacza najniższą cenę brutto za usługę zawartą w danej ofercie wg załącznika nr 2 Cco oznacza cenę brutto za usługę zawartą w ofercie badanej wg załącznika nr 2 Cb liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium cena zawartej w ofercie wg załącznika nr 2 Strona 5 z 13
Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt wg załącznika nr 2 Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę/-y, która/-e spełnia/-ją wszystkie wymagania określone w pkt VI Wymagane dokumenty oraz uzyska/-ją największą liczbę punktów liczonych na podstawie załącznika nr 2. Wartości punktowe w kryterium ceny w ofercie wg załącznika nr 2 zostaną przedstawione z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki. Po dokonaniu Wyboru Wykonawcy/-ów, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków realizacji oraz ceny zamówienia. IX. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę 2. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego 3. Oferta wraz z załącznikami powinna zostać złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w języku polskim. Oferty złożone w innej formie niż pisemna nie będą podlegały ocenie. 4. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego 5. Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. 6. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę/osoby podpisujące ofertę. Poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny oraz opatrzone datą ich dokonania. 7. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r. Nr 153 poz. 1503 z późn. zm.), Wykonawca powinien wyraźnie zastrzec to w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Strona 6 z 13
8. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od wyników postępowania X. Miejsce i termin złożenia oferty 1. Ofertę należy składać do dnia 25-10-2013 r. do godz. 17.00 na adres Zamawiającego wskazany w zapytaniu ofertowym tj. Wrocławska Wyższa Szkoła Informatyki Stosowanej ul. Wejherowska 28 54-239 Wrocław 2. Dla zachowania terminu decydujące znaczenie ma data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania. 3. Ofertę należy umieścić w zamkniętym, nieprzejrzystym opakowaniu w sposób gwarantujący poufność jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. 4. Opakowanie powinno być opatrzone: nazwą i adresem Zamawiającego, nazwą i adresem Wykonawcy oznaczeniem Oferta na obsługę finansową projektu: Pewniak na rynku pracy poszukiwane specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka. XI. Ogłoszenie wyników postępowania Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia upływu terminu składania ofert. Informacje o wynikach postępowania zostaną opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego www.wwsis.pl XII. Zmiana i wycofanie oferty 1. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający zostanie pisemnie powiadomiony o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu, przed upływem terminu do składania ofert. Po upływie terminu składania ofert, Wykonawca nie może wprowadzić w niej zmian. 2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian następuje poprzez złożenie pisemnego oświadczenia podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy z dopiskiem ZMIANA OFERTY. Strona 7 z 13
3. Wycofanie oferty następuje poprzez złożenie pisemnego oświadczenia podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy z dopiskiem WYCOFANIE OFERTY XIII. Odrzucenie oferty Z postępowania zostanie odrzucona oferta Wykonawcy: 1. jeżeli Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych przez Zamawiającego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym 2. jeżeli oferta nie jest zgodna z treścią Zapytania Ofertowego 3. jeżeli w stosunku do Wykonawcy otwarto postępowanie likwidacyjne lub ogłoszono upadłość XIV. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie gdy: 1. nie została złożona żadna oferta nie podlegająca odrzuceniu 2. gdy postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy 3. w przypadku rozwiązania umowy o dofinansowanie realizacji projektu, na podstawie której finansowane jest zamówienie 4. jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć XV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami 1. W postępowaniu obowiązuje zachowanie formy pisemnej. Dopuszcza się również komunikację za pomocą fax (nr (71) 799-19-37) i poczty elektronicznej (e-mail: edyta.bloniarz@horyzont.eu). 2. Oferta może być złożona wyłącznie w formie pisemnej. Strona 8 z 13
3. Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego na zasadach określonych w pkt 1. 4. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień na zapytanie Wykonawcy. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał Zapytanie Ofertowe oraz umieści je na swojej stronie internetowej www.horyzont.eu 5. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy 6. Ze strony Zamawiającego osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień, codziennie w dni robocze są: Maksymilian Skiba Asystent Kierownika Projektu tel. (71) 798-12-99 w godz. 9.00 17.00. XVI. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie przewidzianej na przekazanie Zapytania Ofertowego, jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: www.wwsis.pl Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 2. Zamawiający zawrze umowę/-y z Wykonawcą/-cami, którego/-ch oferta/-y zostanie/- ną uznana/-ne za ofertę/-ty najkorzystniejszą/-sze oraz który/-e spełni/-ą wymogi określone w zapytaniu ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę/-ów drogą e-mailową wraz z informacją o wynikach postępowania. Załączniki do Zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2 Wzór Formularza Ofertowego Strona 9 z 13
Załącznik nr 1... /Miejscowość, data/ OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU dla Wrocławskiej Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej dotyczy: wykonania usługi obsługa finansowa projektu Pewniak na rynku pracy poszukiwane na rynku pracy specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia... r.... /nazwa i adres Wykonawcy/ numer telefonu/faxu... adres internetowy... e-mail... REGON:... NIP... 1. Oświadczam, że: a) posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień b) posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia c) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia d) nie jesteśmy powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub Strona 10 z 13
osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..... /Pieczęć firmy i podpis/-y osoby/-ób uprawnionych do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy/ Strona 11 z 13
Załącznik nr 2... /Miejscowość, data/ FORMULARZ OFERTY /pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ dla Wrocławskiej Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej dotyczy: wykonania usługi obsługa finansowa projektu Pewniak na rynku pracy poszukiwane na rynku pracy specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia... r....... / nazwa i adres Wykonawcy / numer telefonu... numer faksu... adres internetowy... e-mail... REGON:... NIP... 1. Oświadczamy, że oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następujące ceny: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Wartość netto Wartość brutto Obsługa finansowa projektu Pewniak Strona 12 z 13
na rynku pracy poszukiwane na rynku pracy specjalności na studiach II stopnia na kierunku Informatyka Cena jednostkowa (przy założeniu, że jednostką miary jest miesiąc) przy uwzględnieniu czasu realizacji zamówienia z uwagi na tak przyjętą formę rozliczania z Instytucją Pośredniczącą, a tym samym planowaną pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą: PLN brutto / miesiąc. CENY ZAOKRĄGLONE DO DWÓCH MIEJSC PO PRZECINKU. 2. Oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 3. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Wykonawcy: a/ imię i nazwisko : b/ stanowisko : c/ numer telefonu : d/ numer faksu :... /Pieczęć firmy i podpis/-y osoby/-ób uprawnionych do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy/ Strona 13 z 13