Urzędowy dziennik ustaw numer 276 Środa 16 listopada 2011 sekcja 1 strona 118010 MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI Załącznik numer 3 17892 Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października, który określa jacy urzędnicy i władze są kompetentne do wystawiania legalizacji czyli apostille zgodnie z Konwencją XII Konferencji Haskiej w zakresie Międzynarodowego Prawa Prywatnego z dnia 5 października 1961. Dnia 5 października 1961 roku podpisano w Hadze Konwencję, w której usunięto wymóg legalizacji dokumentów urzędowych przeznaczonych do złożenia na terenie innego kraju sygnatariusza poświadczonych na terenie kraju sygnatariusza. Konwencja ta ratyfikowana w Hiszpanii aktem z dnia 10 kwietnia 1978 określiła formę odpowiednio wypełnionej apostille wydanej przez odpowiednie władze kraju jego pochodzenia jako jedyną formalność wymaganą do poświadczenia autentyczności podpisu, charakter, w jakim osoba podpisująca dokument występuje oraz, o ile dotyczy, pieczęci lub stempel na tym dokumencie. Od dnia wejścia w życie Konwencji przepisem, który wdrażał go w Hiszpanii był Królewski Dekret 2433/1978 z dnia 2 października, który określił organy i urzędników kompetentnych do wystawiania apostille. Utworzenie nowej struktury terytorialnej Państwa po przyjęciu Konstytucji z 1978 roku spowodowała, że dotychczas obowiązujące przepisy stały się anachroniczne, gdyż nie wspominają ani o Jednostkach Autonomicznych, ani o jednostkach lokalnych, co sprawiło, że niezbędna stała się reorganizacja organów uprawnionych do legalizacji dokumentów hiszpańskich, które na podstawie wspomnianej Konwencji powinny mieć moc prawną za granicą zgodnie z obecnie obowiązującym podziałem terytorialnym kraju. W związku z powyższym niniejszy dekret królewski ma na celu określenie władz i urzędników uprawnionych do opatrywania dokumentów hiszpańskich apostille zgodnie naszą obecną rzeczywistością terytorialną. II. Niniejszy dekret królewski wprowadza ponadto w stosunku do Królewskiego Dekretu 2433/1978 z dnia 2 października novum, polegające na wprowadzeniu apostille w formacie elektronicznym dla dokumentów urzędowych sądowych i administracyjnych przydając im tę samą wagę i ważność, co apostille wydana na papierze i w ten sposób wdrażając zapisy Rozporządzenia JUS/1207/1207/2011 z dnia 4 maja, który powołał i reguluje Elektroniczny Rejestr Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości i tryb wydawania apostilli na papierze i w formacie elektronicznym. I. Strona 1 z 6
Apostille w formacie elektronicznym to odpowiedź na pojawienie się i włączenie nowych technologii, na które już teraz zdecydowanie stawia Ministerstwo Sprawiedliwości, zastosowanych w tym przypadku w służbie organów kompetentnych do wystawiania apostilli i w służbie obywatelom. III. W celu legalizacji dokumentów urzędowych w postaci apostille Ministerstwo Sprawiedliwości zdecydowało się na ograniczenie listy organów kompetentnych do opatrywanie dokumentów apostillem do ścisłego grona urzędników samego Ministerstwa, zgodnie z duchem określonym już w samym Królewskim dekrecie 2433/1978 z dnia 2 października określającym jacy urzędnicy są kompetentni do legalizacji lub wystawiania apostille zgodnie z Konwencją XII Konferencji Haskiej. O ile w przypadku dokumentów sądowych, czy notarialnych konkluzja ta wydaje się oczywista, mogłyby pojawić się pewne wątpliwości co do dokumentów administracyjnych. Niemniej jednak w ostatecznym rozrachunku chodzi o pewien model skupienia władz kompetentnych do wystawiania apostille w celu zaoferowania obywatelom prostszego trybu postępowania przy legalizacji apostillem, a przy tym lepiej zorganizowanego i skoordynowanego, co powinno naturalnie przynieść określone korzyści. Nie powinniśmy zapominać, że sama XII Konwencja Haska Prywatnego Prawa Międzynarodowego z dnia 5 października 1961 roku stanowi, że każdy kraj sygnatariusz ma obowiązek wskazania organów, określonych na podstawie wykonywanych przez nie funkcji własnych, którym nada kompetencje do wydania apostilli. IV. Z drugiej strony niniejszy Królewski Dekret wprowadza istotne novum w zakresie opatrywania apostylem dokumentów sądowych lub administracyjnych: możliwość, by zarówno władze sądowe, jak i administracyjne kompetentne do wydawania apostille mogły wydawać je zarówno w formie na papierze, jak i w formacie elektronicznym zarówno dokumentów sądowych, jak i administracyjnych, niezależnie od położenia geograficznego na terenie całego kraju, w którym zostałyby one sporządzone. Tym samym przełamuje się stary i skostniały podział między organami kompetentnymi a dokumentami, w ramach których odpowiednie kompetentne władze sądowe lub administracyjne mogły legalizować dokumenty odpowiednio sądowe lub urzędowe na konkretnym, określonym terenie. W ten sposób spełnia się podwójny cel, to jest zbliżenie usług urzędowych legalizacji dokumentów do obywateli oszczędzając niepotrzebnych podróży, przy jednoczesnym przyspieszeniu świadczonych usług, co sprawia, że administracja jest skuteczniejsza i bardziej dostępna. Strona 2 z 6
Do tego scenariusza zbliżenia usługi publicznej legalizacji apostillem do obywateli dodać należy notariuszy, którzy w zakresie urzędowych dokumentów administracyjnych będą mieli prawo ich legalizacji niezależnie od położenia geograficznego na terenie kraju, w którym zostałyby takie dokumenty wydane. V. Zgodnie z powyższym niniejszy Królewski Dekret określa jacy urzędnicy mają kompetencje do sporządzania legalizacji, w tym również tak zwanej apostille, do której odnosi się XII Konwencja Konferencji Haskiej Międzynarodowego Prawa Prywatnego, a to zarówno na nośniku tradycyjnym, to jest na papierze, jak i na nośnikach elektronicznych. Niniejszy Królewski Dekret dzieli się na dwa działy, z których pierwszy określa organy w Hiszpanii kompetentne do wydawania apostilli, oraz dokumenty im podlegające w zakresie kompetencji poszczególnych organów władzy, drugi natomiast poświęcony jest uregulowaniu postaci apostille lub legalizacji oraz Rejestru Elektronicznego. Przedmiotowy tekst został przekazany do wiadomości Ministerstwa Polityki Terytorialnej i Administracji Państwowej oraz Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych. Na podstawie propozycji Ministra Sprawiedliwości i Ministry Spraw Zagranicznych i Współpracy po zatwierdzeniu przez zastępcę prezesa Biura Zarządu ds. Polityki Terytorialnej i Ministra Polityki Terytorialnej i Administracji Państwowej zgodnie z decyzją Rady Państwa i po uprzednich konsultacjach Rady Ministrów na posiedzeniu w dniu 21 października 2011 roku. ZARZĄDZAM: DZIAŁ I Organy i urzędnicy kompetentni do wystawiania apostille i dokumenty podlegające legalizacji apostylem Artykuł 1. O apostille dokumentów administracyjnych. 1. Do legalizacji lub wystawiania apostille opisanych w tym artykule dokumentów urzędowych są uprawnione następujące organy i urzędnicy: a) Sekretarze zarządu sądów Tribunales Superiores de Justicia oraz miasta Ceuta i Melilla lub ich prawni następcy oraz uprawnieni przez nie w odpowiednich Sekretariatach Rządu. b) Osoby uprawnione jednostki Ministerstwa Sprawiedliwości, który w danym momencie jest uprawniony w zakresie informacji i obsługi obywateli oraz jej prawni następcy oraz osoby przez nie upoważnione. c) Kierownicy Terytorialni Regionalnych Zarządów Ministerstwa Sprawiedliwości na terenie kraju, ich prawni następcy oraz ich pełnomocnicy w samych ich jednostkach d) Dziekani Kolegiów Notariuszy lub osoby ich zastępujący zgodnie z regulaminami oraz notariusze przez nich upoważnieni. Strona 3 z 6
2. Organy i urzędnicy opisani powyżej są uprawnieni do dokonywania legalizacji lub apostille następujących dokumentów, niezależnie od miejsca na terenie kraju, w którym dane dokumenty zostały wydane: a) dokumenty wydane przez władze i funkcjonariuszy organów ogólnej administracji ogólnej państwa i jego organów publicznych, jednostki zarządzające ubezpieczeniami społecznymi, jak również dokumenty wydane przez wszelkie jednostki urzędowe, z zakresem kompetencji na teren całego kraju lub jego części. b) dokumenty sporządzone przez władze i urzędników organów konstytucyjnych c) dokumenty sporządzone przez władze i urzędników organów administracji Jednostek Autonomicznych i ich organy urzędowe. d) dokumenty sporządzone przez władze i urzędników organów administracji lokalnej i ich organy urzędowe. e) Dokumenty i zaświadczenia sporządzone przez rejestry własności, handlowe [odpowiedniki KRSu] i ruchomości oraz w odpowiednich przypadkach przez Kolegium Rejestratorów własności i handlowych Hiszpanii. Artykuł 2. O apostille dokumentów sądowych Do legalizacji lub wystawienia apostille dokumentów wydanych przez władze lub funkcjonariuszy sądowych wszelkich sądów i trybunałów, ogólne służby procesowe i pozostałe jednostki administracji sądowniczej, niezależnie od miejsca wydania tych dokumentów na terenie kraju i za wyjątkiem określonym w artykule 4 dotyczącym dokumentów sądowych Sądu Krajowego lub Sądu Najwyższego, są uprawnione następujące władze i funkcjonariusze: a) sekretarze zarządzający sądami Tribunales Superiores de Justicia oraz miasta Ceuta i Melilla lub ich prawni następcy oraz uprawnieni przez nie w odpowiednich Sekretariatach Rządu b) osoby uprawnione jednostki Ministerstwa Sprawiedliwości, który w danym momencie jest uprawniony w zakresie informacji i obsługi obywateli oraz jej prawni następcy oraz osoby przez nie upoważnione c) Kierownicy Terytorialni Regionalnych Zarządów Ministerstwa Sprawiedliwości na terenie kraju, ich prawni następcy oraz ich pełnomocnicy w samych ich jednostkach Artykuł 3. O apostille dokumentów notarialnych Do legalizacji lub wystawienia apostille dokumentów notarialnych są uprawnieni Dziekani Kolegiów notarialnych lub osoby ich zastępujący zgodnie z regulaminami oraz notariusze przez nich upoważnieni, a to niezależnie od tego, w jakim miejscu na terenie kraju wydano przedmiotowy dokument. Artykuł 4. O apostille dokumentów wydanych przez organy lub funkcjonariuszy sądowych Sądu Najwyższego i Sądu Krajowego. Do legalizacji lub wystawienia apostille dokumentów sporządzonych przez władze lub funkcjonariuszy Sądu Najwyższego i Sądu Krajowego są uprawnieni wyłącznie ich odpowiedni sekretarze zarządu [prezesów sądów], osoby, które będą ich prawnymi następcami lub osoby przez nich upoważnione. Strona 4 z 6
Artykuł 5. O apostille pozostałych dokumentów urzędowych Pozostałe dokumenty urzędowe nie ujęte w poprzednich artykułach mogą być legalizowane lub opatrzone apostille zgodnie z wyborem obywatela zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym przez każdy z organów kompetentnych do tego zgodnie z artykułem 1 niniejszego dekretu.. Artykuł 6. O dokumentach prywatnych. Dokumenty prywatne nie podlegają opatrzeniu apostille czyli legalizacją. DZIAŁ II Forma i rejestracja apostille Artykuł 7. Zgodnie z jedynym aneksem do Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku legalizacja czyli nadanie apostille wydana zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym przybiera formę kwadratu o boku co najmniej 9 centymetrów i powinna zawierać informacje podane w Aneksie do niniejszego Królewskiego dekretu. Apostille na papierze należy wydawać na samym poświadczanym dokumencie. W przypadku wystawienia na osobnym dokumencie musi on być połączony z poświadczanym dokumentem w sposób nie budzący jakichkolwiek wątpliwości. Artykuł 8. Rejestr elektroniczny Legalizacje czyli apostille wszelkich dokumentów urzędowych wystawiane zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym należy rejestrować i przechowywać w Elektronicznym Rejestrze Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości, utworzonym na podstawie Rozporządzenia JUS/1207/2011 z dnia 4 maja, który powołuje i reguluje Elektroniczny Rejestr Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości określając zarazem procedurę wydawania apostille na papierze i w formacie elektronicznym. Artykuł 9. Ważność apostille w formacie elektronicznym W Hiszpanii będą uznawane za ważne apostille w formacie elektronicznym wydane przez organy uprawnione do tego innych krajów sygnatariuszy XII Konwencji Konferencji Haskiej Prywatnego Prawa Międzynarodowego z dnia 5 października 1961. Jedyny przepis znoszący. Zniesienie przepisu. Znosi się wszelkie przepisy o tej samej lub niższej randze, które by stały w sprzeczności z zapisem niniejszego dekretu, a w szczególności Królewski dekret 2433/1978 z dnia 2 października określający jacy urzędnicy są kompetentni do wydania legalizacji czyli apostille zgodnie z XII Konwencją Konferencji Haskiej z dnia 5 października 1961 oraz Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1978, który interpretuje i wdraża wspomniany Królewski dekret 2433/1978 z dnia 2 października określający jacy urzędnicy są kompetentni do wydania legalizacji czyli apostille zgodnie z XII Konwencją Konferencji Haskiej z dnia 5 października 1961. Jedyny przepis przejściowy. Apostille dokumentów wydanych przez Urzędy Stanu Cywilnego Strona 5 z 6
Tryb wydawania apostille do dokumentów wydanych przez Urzędy Stanu Cywilnego zostaje uregulowany w następujący sposób: a) do czasu wejścia w życie Ustawy 20/2011 z dnia 21 lipca o Urzędach stanu cywilnego, zgodnie z zapisem artykułu 2 niniejszego Królewskiego dekretu o apostille dla dokumentów sądowych. b) Od dnia wejścia w życie Ustawy 20/2011 z dnia 21 lipca o Urzędach stanu cywilnego, zgodnie z zapisem artykułu 1 niniejszego Królewskiego dekretu o apostille dla dokumentów administracyjnych. Pierwszy przepis końcowy. Zakres kompetencji. Niniejszy Królewski dekret zostaje wydany na podstawie przepisów artykułu 149.1.3 Konstytucji, który daje Państwu wyłączne kompetencje w zakresie stosunków międzynarodowych. Drugi przepis końcowy. Zapis o trybie wdrożenia. Uprawnia się Ministerstwo Sprawiedliwości do wydania niezbędnych rozporządzeń w celu wdrożenia i wykonania przepisów zawartych w niniejszym dekrecie. Trzeci przepis końcowy. Wejście w życie. Niniejszy Królewski dekret wchodzi w życie w dniu następnym po jego publikacji w Dzienniku Ustaw. Sporządzono w Madrycie, dnia 24 października 2011. JUAN CARLOS R. Szef Prezydencji RAMON JAUREGUI ATONDO [na ostatniej stronie model apostille] Strona 6 z 6