Załącznik nr 1 Szczegółwy pis przedmitu zamówienia I. Opis przedmitu zamówienia: Przedmitem zamówienia jest kmplekswa rganizacja i bsługa dwóch seminariów dla beneficjentów i ptencjalnych beneficjentów Prgramów PL07 Pprawa i lepsze dstswanie chrny zdrwia d trendów demgraficzn epidemilgicznych raz PL13 Ograniczanie spłecznych nierównści w zdrwiu raz pracwników Departamentu Funduszy Eurpejskich. II. Cel seminariów: Celem rganizacji seminariów jest wzmacnianie stsunków dwustrnnych pmiędzy Państwami-Darczyńcami a Państwem-Beneficjentem. Pnadt zakłada się, iż efektem przedmitwych seminariów będzie nawiązanie partnerstw między plskimi i nrweskimi pdmitami, c w dalszym etapie przyczyni się d pdnszenia efektywnści przy wdrażaniu becnych i klejnych prjektów partnerskich realizwanych w ramach prgramów dfinanswanych z Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg. III. Termin: I etap Seminarium 5 - dniwe dla beneficjentów i ptencjalnych beneficjentów Prgramu PL07 Ograniczanie spłecznych nierównści w zdrwiu: d 2 d 6 grudnia 2013 r. - wyjazd - w pniedziałek w gdzinach ppłudniwych; - pwrót - w piątek, wyjazd z miejsca zakwaterwania p biedzie. Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
II etap Seminarium 5 - dniwe dla beneficjentów i ptencjalnych beneficjentów Prgramu PL13 Pprawa i lepsze dstswanie chrny zdrwia d trendów demgraficzn epidemilgicznych: d 13 d 17 stycznia 2014 r. - wyjazd - w pniedziałek w gdzinach ppłudniwych; - pwrót - w piątek, wyjazd z miejsca zakwaterwania p biedzie. IV. Liczba uczestników: W każdym seminarium będzie uczestniczył maksymalnie 40 sób, w tym k. 20 sób ze strny plskiej i k. 20 sób ze strny nrweskiej. Zamawiający zastrzega, iż wskazana pwyżej liczba uczestników mże się zmniejszyć. Zamawiający zastrzega sbie praw d zmniejszenia liczby uczestników daneg seminarium nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem daneg seminarium. Zmniejszenie liczby uczestników mże wynsić maksymalnie: 1) 4 uczestników seminarium w pierwszej i czwartej dbie seminarium w zakresie ksztu nclegu i wyżywienia, 2) 8 uczestników seminarium w drugiej i trzeciej dbie seminarium w zakresie ksztu nclegu i wyżywienia, 3) 4 uczestników seminarium w zakresie ksztu biletów ltniczych, 4) 4 uczestników seminarium w zakresie ksztu ubezpieczenia pdróżneg. Dstarczna Wyknawcy na 7 dni przed pierwszym dniem daneg seminarium stateczna lista uczestników będzie pdstawą d przygtwania: - dpwiedniej liczby biletów ltniczych (dtyczy sób ze strny plskiej), - śrdka transprtu na miejscu (dtyczy sób ze strny plskiej i nrweskiej), - ubezpieczenia pdróżneg (dtyczy sób ze strny plskiej), - miejsc w sali szkleniwej (dtyczy sób ze strny plskiej i nrweskiej), - miejsc nclegwych raz wyżywienia (dtyczy sób ze strny plskiej i nrweskiej), a także d późniejszych rzliczeń pmiędzy Zamawiającym a Wyknawcą. W zakresie biletów ltniczych raz ubezpieczenia pdróżneg Zamawiający zastrzega sbie praw d bezksztwej zmiany danych pasażera/pasażerów, ile fakt ten zstanie zgłszny 2 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
Wyknawcy przez Zamawiająceg nie później niż na 24 gdziny przed planwanym terminem rzpczęcia pdróży. V. Lkalizacja: Seminaria dbędą się w Osl, w centrum knferencyjnym lub htelu ( standardzie c najmniej 3-gwiazdkwym lub dpwiadającym standardem htelm c najmniej 3-gwiazdkwym w przypadku śrdków innych niż htele, jednym przez cały czas trwania daneg seminarium, zlkalizwanym w centrum miasta). Wyknawca zbwiązany jest d pdania w złżnej fercie infrmacji na temat prpnwaneg miejsca każdeg z seminarium (lkalizacja i nazwa biektu). Czwarteg dnia każdeg z seminariów (w czwartek), w prmieniu d k. 80 km d Osl zstanie przeprwadzna wizyta studyjna. Miejsce dcelwe wizyty studyjnej, zstanie uzgdnine z Wyknawcą, w terminie d 8 dni d dnia zawarcia umwy. VI. Zadania Wyknawcy: W ramach każdeg seminarium Wyknawca zapewni: 1. Transprt uczestników; 2. Zakwaterwanie wraz z wyżywieniem; 3. Salę knferencyjną wraz z wypsażeniem; 4. Wyknanie raz dstarczenie materiałów knferencyjnych; 5. Zapewnienie sby dpwiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiająceg w zakresie prawidłwej rganizacji i bsługi seminariów raz ddatkwych sób d bsługi seminariów na miejscu; Ad.1 Transprt uczestników Zapewnienie transprtu uczestników seminarium na miejsce i z pwrtem wraz z ubezpieczeniem pdróżnym, tj.: 1) Organizacja i bsługa przeltu (dla 20 sób ze strny plskiej) na trasie Warszawa Osl - Warszawa. Miejsca w klasie eknmicznej. Gdziny dltów Wyknawca zaprpnuje najpóźniej 5 dni przed dniem rzpczęcia daneg seminarium. Zamawiający dpuszcza mżliwść jednej przesiadki na trasie Warszawa Osl, raz 3 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
jednaj na trasie Osl Warszawa. Czas czekiwania na przesiadkę nie mże być dłuższy niż 4h. Gdzina przyltu d Osl pwinna umżliwić dtarcie d htelu i zakwaterwanie przed wyznaczną w harmngramie klacją. Pwrót d Warszawy pwinien nastąpić najpóźniej d 21.00 statnieg dnia seminarium. 2) Organizacja i bsługa transprtu w Nrwegii. Wyknawca zapewni klimatyzwany śrdek transprtu, dstswany d przewzu sób raz liczby uczestników seminarium, który będzie bsługiwany przez wykwalifikwaneg kierwcę. Przejazdy będą bejmwać transprt z ltniska d miejsca zakwaterwania i p zakńczeniu seminariów transprt na ltnisk, transprt w czasie wizyty studyjnej raz transprt niezbędny na terenie Osl (np. w związku z wyżywieniem pza htelem). 3) Ubezpieczenie pdróżne dla sób ze strny plskiej na czas całeg wyjazdu. Ubezpieczenie musi bejmwać: - Odpwiedzialnść Cywilną - Następstwa Nieszczęśliwych Wypadków Ad. 2 Zakwaterwanie wraz z wyżywieniem Zakwaterwanie: Wyknawca na cały czas trwania seminarium zapewni zakwaterwanie w htelu, w którym zrganizwane będzie dane seminarium, przy czym w pierwszej i czwartej dbie dla maksymalnie 20 sób z Plski, w drugiej i trzeciej dbie dla maksymalnie 40 sób z Plski i Nrwegii. Uczestnicy muszą zstać zakwaterwani w pkjach z łazienką: jednsbwych lub dwusbwych d pjedynczeg wykrzystania. Wyżywienie (w pierwszej i czwartej dbie dla maksymalnie 20 sób z Plski, w drugiej i trzeciej dbie dla maksymalnie 40 sób z Plski i Nrwegii): 1) Pniedziałek: klacja wg menu htelu, dstępna dla uczestników seminarium przez min. półtrej gdziny d zameldwania; 2) Wtrek: śniadanie, serwis kawwy (d 8.45 d zakńczenia zajęć), biad w htelu, urczysta klacja (zasiadana) pza htelem; 3) Śrda: śniadanie, serwis kawwy (d 8.45 d zakńczenia zajęć), biad w htelu, klacja (w frmie szwedzkieg stłu) w htelu lub innej placówce gastrnmicznej 4 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
spełniającej wymgi żywienia zbirweg standardzie 3-gwiazdkwym lub dpwiadającej standardem restauracji (c najmniej 3-gwiazdkwej); 4) Czwartek: śniadanie, biad w restauracji, przydrżnym zajeździe lub innej placówce gastrnmicznej spełniającej wymgi żywienia zbirweg standardzie 3-gwiazdkwym lub dpwiadającej standardem restauracji, c najmniej 3-gwiazdkwej, klacja (w frmie szwedzkieg stłu) w htelu 5) Piątek: śniadanie, serwis kawwy (d 8.45 d zakńczenia zajęć), biad - w htelu Śniadanie każdeg dnia wg menu htelu Serwis kawwy w bezpśrednim sąsiedztwie sali knferencyjnej - uzupełniany w razie ptrzeby: kawa z ekspresu, mlek, cukier, herbata (wda w warniku) min. 3 rdzaje herbat w trebkach, cytryna, cukier, wda mineralna, ski wcwe w dzbankach (min. jabłkwy, pmarańczwy, grejpfrutwy), wce, ciasta i ciastka, serwis gastrnmiczny - przygtwanie i sprzątanie, bsługa kelnerska, zastawa ceramiczna. Obiad (każdeg dnia w frmie szwedzkieg stłu, uzupełniany w razie ptrzeby): 2 rdzaje zup d wybru, 3 drugie dania d wybru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, min. 3 rdzaje surówek, w tym z warzyw gtwanych na parze, deser, ski wcwe w dzbankach (min. jabłkwy, pmarańczwy, grejpfrutwy), wda mineralna, Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg. 5
serwis gastrnmiczny - przygtwanie i sprzątanie, bsługa kelnerska, zastawa ceramiczna. Klacja: (w frmie szwedzkieg stłu, uzupełniana w razie ptrzeby): 2 rdzaje zup, 3 dania ciepłe, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie min. 2 rdzaje sałatek, min. 4 rdzaje przekąsek, min. 2 rdzaje surówek ze świeżych warzyw, deser, wce, kawa z ekspresu, mlek, cukier, herbata (wda w warniku) - 3 rdzaje herbat w trebkach, cytryna, cukier, napje, serwis gastrnmiczny - przygtwanie i sprzątanie, bsługa kelnerska, zastawa ceramiczna. Urczysta klacja: (zasiadana, dania kuchni nrweskiej, które pdczas klacji będą prezentwane przez szefa kuchni lub pracwnika restauracji): przystawka, zupa, danie główne, deser, kawa z ekspresu, mlek, cukier, herbata (wda w warniku) - 3 rdzaje herbat w trebkach, cytryna, cukier, napje, Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg. 6
serwis gastrnmiczny - przygtwanie i sprzątanie, bsługa kelnerska, zastawa ceramiczna. Psiłki muszą być przygtwane na miejscu z prduktów świeżych i wyskiej jakści. Żadne psiłki nie mgą być serwwane w krytarzu htelu/śrdka szkleniweg raz w sali knferencyjn-szkleniwej. Zamawiający zastrzega, aby urczysta klacja zstała pdana w pmieszczeniu zarezerwwanym wyłącznie dla uczestników szklenia, z miejscami siedzącymi dla uczestników szklenia. Na każdy dzień szklenia musi być przygtwany inny jadłspis. Na sptkaniu, które dbędzie się p zawarciu umwy w siedzibie Zamawiająceg, Wyknawca i Zamawiający dknają uzgdnienia jadłspisu. Ad. 3 Sala knferencyjna wraz z wypsażeniem: Zajęcia prwadzne będą w jednej grupie. Wyknawca zapewni salę knferencyjną z miejscami siedzącymi dla 40 sób przy stłach ustawinych w pdkwę raz 5-sbwy stół prezydialny. Sala knferencyjna musi być przestrnna, dbrze świetlna, zapewniająca dpwiednią słyszalnść. Sala nie mże psiadać knstrukcji architektnicznych stanwiących barierę, np. klumny utrudniające widcznść. Salą knferencyjną w rzumieniu Zamawiająceg nie jest pmieszczenie, w którym serwwane są psiłki lub które psiada inne przeznaczenie niż prwadzenie zajęć. Wypsażenie sali: nagłśnienie, dwa mikrfny bezprzewdwe, laptp, rzutnik multimedialny, ekran prjekcyjny, tablica typu flipchart raz markery w 4 klrach (czarny, czerwny, niebieski i zielny), klimatyzacja, zaplecze sanitarne. Wda mineralna na stłach w salach (dnszna w razie ptrzeby). Seminarium zstanie przeprwadzne zgdnie z pniższym harmngramem: Pniedziałek: przez min. półtrej gdziny d zameldwania - klacja Wtrek raz śrda: 7.30-9.15 - śniadanie 9.30-13.00 - zajęcia w sali knferencyjnej (w trakcie zajęć przerwa*) 7 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
13.00-15.00 - biad 15.00-18.30 - c.d. zajęć w sali knferencyjnej (w trakcie zajęć przerwa*) 19.00 klacja Czwartek: 7.30-9.15 - śniadanie w trakcie wizyty studyjnej, w gdzinach ppłudniwych - biad 19.00 klacja Piątek: 7.30-9.15 - śniadanie 9.30-13.00 - zajęcia w sali knferencyjnej (w trakcie przerwa*) 13.00-15.00 - biad p biedzie, zgdnie z gdzinami wyltu z Osl - wyjazd * Wyjścia na przerwy będą ustalane na bieżąc Ad. 4 Wyknanie raz dstarczenie materiałów knferencyjnych Na każde seminarium Wyknawca przygtuje i dstarczy p 45 kmpletów materiałów (kłntatnik, długpis, pendrive, trba, materiały merytryczne dstarczne przez Zamawiająceg raz harmngram seminarium). Wszystkie materiały, w zależnści d prgramu, z któreg seminarium będzie dfinanswane muszą być znaczne dpwiednimi lgtypami, zgdnie z zasadami kreślnymi w Pdręczniku kmunikacji i identyfikacji wizualnej uwzględniającym wymgi dtyczące infrmacji i prmcji (Cmmunicatin and Design Manual) z wykrzystaniem klrystyki charakterystycznej dla bszaru Rzwój Spłeczny (Human and Scial Develpment) Mechanizmu Finansweg Eurpejskieg Obszaru Gspdarczeg raz Nrweskieg Mechanizmu Finansweg 2009-2014, - dkument w wersji elektrnicznej dstępny jest pd adresem http://www.eg.gv.pl/dkumenty/infrmacja_i_prmcja/strny/default.aspx. Lgtypy zstaną dstarczne przez Zamawiająceg p zawarciu umwy. Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg. 8
Maksymalny termin realizacji zamówienia w zakresie wyknania i akceptacji przez Zamawiająceg kłntatnika, długpisu, pendrive raz trby wynsi 4 dni rbcze przed pierwszym dniem daneg seminarium. Pwyższy termin bejmuje wszystkie etapy realizacji zamówienia w ww. zakresie, w tym zgłaszanie uwag przez Zamawiająceg d przekazanych materiałów. Wyknawca, w terminie d 8 dni rbczych przed pierwszym dniem daneg seminarium jest zbwiązany d dstarczenia Zamawiającemu d akceptacji próbki kłntatnika, długpisu, pendrive raz trby z dpwiednimi nadrukami / tłczeniami / grawerem. Zamawiający dkna akceptacji ww. próbek w terminie d 1 dnia rbczeg d dnia jeg trzymania. Zamawiający zastrzega mżliwść trzykrtneg zgłaszania uwag d przedstawineg prf-u z zastrzeżeniem, iż pwtórzenie uwag przez Zamawiająceg z pwdu ich uprzednieg nieuwzględnienia przez Wyknawcę, nie jest traktwane jak zgłszenie uwag. Brak uwzględnienia przez Wyknawcę wszystkich uwag Zamawiająceg nie wstrzymuje biegu terminu realizacji zamówienia. Kłntatnik (p 45 szt. na każde seminarium) Materiał: - papier biały, kratkwany, minimum 32 strny. - prawiny w tekturę grubści 2,5mm (+/- 0,1 mm) pkrytą flią, Wymiary: frmat A5, Z miejscem na długpis, Na kładce kłntatnika musi zstać wytłczny lgtyp dpwiedni dla daneg seminarium raz napis: www.zdrwie.gv.pl. 9 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
Przykładwe wzry Długpis (p 45 szt. na każde seminarium) Materiał: aluminium, twrzyw sztuczne (plastik, guma) Wymiary: 13,5 cm x 1 cm (± 0,1 cm), Wkład: cienk piszący w klrze niebieskim grubści d 0,3 d 0,4 mm, Mechanizm: przyciskany, Wykńczenie: długpis autmatyczny, krpus metalwy z dwma ringami wykńczny błyszczącymi, chrmwanymi elementami, Pakwany w pjedynczą trbę fliwą, Nadruk: grawer laserwy p prawej strnie klipsa lgtyp dpwiedni dla daneg seminarium, p lewej strnie napis: www.zdrwie.gv.pl, Przykładwe wzry 10 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
Pendrive (p 45 szt. na każde seminarium) Materiał: naturalne drewn Wymiary: 5,0-6,5 x 1,7-2,0 x 1-1,3 cm Kształt: prstpadłścian z wygładznymi krawędziami, wraz z nasuwaną słnką na wejście USB. Pjemnść: min. 4 GB Klry: naturalne drewn Prdukt zgdny z dyrektywą RHS (EU Restrictin f hazardus substances), Materiał (drewn) certyfikwany FSC, tj. drewn pchdzi z dpwiedzialnie zarządzanych lasów na całym świecie. Nadruk: grawer laserwy p prawej strnie napis: www.zdrwie.gv.pl, p drugiej strnie lgtyp dpwiedni dla daneg seminarium, Przykładwe wzry Trba materiałwa (p 45 szt. na każde seminarium) wyknana z bawełny. Klr: filetwy. Lgtyp nadrukwany na jednej strnie trby. Wymiary 35-41 x 38-44 cm. Uchwyt długści 75-85cm Materiał: denim bawełniany 285 g (± 5 g) 11 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
Wymiary: 35-41cm x 38-44 cm, uchwyt długści 65 cm (± 5 cm), Klr: filetwy, na jednej strnie trby pełnklrwy prjekt graficzny wymiarach k. 12 cm x 13 cm dstarczny przez Zamawiająceg, Wykńczenie: wewnętrzne brzegi wykńczne verlckiem, Metda nadruku: dwlna trwała Przykładwe wzry Materiały merytryczne d wydrukwania raz zamieszczenia na pendrive, Zamawiający prześle Wyknawcy na wskazany w umwie adres e-mail najpóźniej 7 dni przed rzpczęciem daneg seminarium. Wyknawca zapewni przygtwanie i druk materiałów merytrycznych frmatu A4. Pnadt materiały merytryczne muszą zawierać przygtwany przez Wyknawcę harmngram seminarium. Wyknawca przekaże każdemu uczestnikwi seminarium kmplet materiałów na pierwszych zajęciach daneg seminarium (wtrek, gdz. 9.30). W terminie 5 dni d zakńczenia seminarium, w celu archiwizacji, Wyknawca przekaże Zamawiającemu jeden kmplet materiałów, na adres wskazany w umwie. Pnadt, jeżeli w seminarium udział weźmie mniej niż 40 sób, wraz z egzemplarzem archiwizacyjnym Wyknawca przekaże Zamawiającemu niewykrzystane materiały. 12 Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg.
Dstawa Wyknawca dstarczy gtwe materiały na miejsce realizacji seminariów. Ad. 5 Zapewnienie sby dpwiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiająceg w zakresie prawidłwej rganizacji i bsługi seminariów raz ddatkwych sób d bsługi Wyknawca w trakcie bwiązywania umwy zapewni sbę dpwiedzialną za współpracę z przedstawicielami Zamawiająceg w zakresie kmplekswej rganizacji i bsługi seminariów. Osba ta musi psiadać biegłą znajmść języka angielskieg i ze strny Wyknawcy będzie realizwała przedmit zamówienia przez cały czas trwania seminarium, d wyltu z Warszawy d pwrtu d Warszawy. VII Inne warunki realizacji zamówienia 1. Zamawiający wymaga, aby Wyknawca w swjej fercie uwzględnił wszystkie kszty związane z rganizacją i bsługą dwóch seminariów. 2. Zamawiający przewiduje mżliwść przesunięcia terminu realizacji seminarium jedynie w przypadku wystąpienia p strnie Zamawiająceg sytuacji, które uniemżliwiają Wyknawcy wyknanie zamówienia w tym terminie. 3. Brak uwzględnienia przez Wyknawcę uwag Zamawiająceg nie wstrzymuje biegu terminu realizacji zamówienia. Zamówienie jest dfinanswane przez Nrwegię, Islandię i Liechtenstein ze śrdków Mechanizmu Finansweg EOG i Nrweskieg Mechanizmu Finansweg. 13