Regulamin platformy internetowej OPES 1 Przedmiot Regulaminu Regulamin określa zasady korzystania z serwisu, zakres i warunki wprowadzania oraz uzyskiwania informacji, a także wprowadzania zmian w ofertach, wnioskach i umowach ubezpieczenia grupowego zawartych z MetLife Towarzystwem Ubezpieczeń na Życie i Reasekuracji S.A. za pośrednictwem Platformy internetowej OPES oraz zasady i warunki przekazywania przez Towarzystwo informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2 Definicje Przez użyte w niniejszym Regulaminie określenia należy rozumieć: Platforma internetowa OPES (Platforma) - aplikację internetową przeznaczoną dla Użytkowników, której celem jest wspieranie procesu ofertowania, zawierania i realizacji ubezpieczeń grupowych w szczególności poprzez udostępnianie funkcjonalności pozwalającej na: 1. Przygotowanie i modyfikację oferty ubezpieczenia grupowego; 2. Przygotowanie i modyfikację wniosku o zawarcie umowy ubezpieczenia grupowego; 3. Przygotowanie i modyfikację umowy ubezpieczenia grupowego; 4. Administrowanie umową ubezpieczenia w tym obsługę przystąpień i odstąpień ubezpieczonych do/z ubezpieczenia. Regulamin niniejszy dokument, w którym zawarte zostały zasady korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną przez MetLife TUnŻiR S.A. za pośrednictwem Platformy. Administrator danych organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydującą o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W przypadku przetwarzania danych w Platformie OPES administratorem danych jest MetLife TUnŻiR S.A. Użytkownik osobę, której został przyznany dostęp do Platformy. ZAP/OWCA Zakładowy Administrator Polisy - osobę upoważnioną przez Ubezpieczającego do obsługi umowy ubezpieczenia. Agent własny podmiot lub osobę fizyczną wykonująca czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego wyłącznie na rzecz MetLife TUnŻiR S.A. Multiagent podmiot lub osobę fizyczną wykonująca czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego na rzecz różnych zakładów ubezpieczeń, w tym na rzecz MetLife TUnŻiR S.A. Strona 1 z 7
Broker - osoba fizyczną lub prawną, która działa w imieniu i na rzecz osób lub podmiotów poszukujących ochrony ubezpieczeniowej. Klient osobę fizyczną, która zawarła z Towarzystwem umowę ubezpieczenia, przystąpiła do zawartej z Towarzystwem umowy ubezpieczenia grupowego lub jest uprawniona do objęcia ochroną w ramach umowy ubezpieczenia grupowego, której dotyczą usługi opisane w niniejszym Regulaminie. Login indywidualną nazwę Użytkownika, która zostaje nadana podczas tworzenia nowego Użytkownika w Platformie. Login jest unikalnym identyfikatorem Użytkownika jednoznacznie go identyfikującym oraz pozwalającym na korzystanie z funkcjonalności Platformy. Nie ma możliwości jego zmiany. Hasło ciąg znaków, ustalany przez Klienta zgodnie z zasadami tworzenia haseł, opisanymi w 3 ust.9. niniejszego Regulaminu, który użyty wraz z loginem umożliwia korzystanie z Platformy. Hasło tymczasowe kod generowany w sposób losowy, podczas tworzenia nowego Użytkownika w Serwisie oraz każdorazowo w sytuacji jego odblokowania. Hasło tymczasowe przesłane jest do Użytkownika na adres poczty elektronicznej, podany przez Użytkownika we wniosku o nadanie dostępu do Platformy. Towarzystwo MetLife Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie i Reasekuracji Spółka Akcyjna, z siedzibą pod adresem: ul. Przemysłowa 26, 00-450 Warszawa. Usługi zakres usług świadczonych zgodnie z niniejszym Regulaminem, dotyczący Platformy oraz zasad i warunków przekazywania przez Towarzystwo informacji za pośrednictwem elektronicznych kanałów informacyjnych. Wyrażenie zgody na świadczenie usług drogą elektroniczną przez MetLife TUnŻiR S.A. oświadczenie woli Klienta o korzystaniu z usług, opisanych w niniejszym Regulaminie, wyrażone w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej (podczas pierwszego logowania do Platformy), na zasadach określonych przez MetLife TUnŻiR S.A. Przetwarzane danych - rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Dane uwierzytelniające identyfikator Użytkownika (Login) oraz odpowiadające mu hasło dostępu. UoODO ustawa z dnia 29 sierpnia1997 r. o ochronie danych osobowych. Informacja poufna na potrzeby niniejszej procedury za informacje podlegające ochronie przed nieuprawnionym dostępem należy rozumieć informacje, takie jak dane osobowe, dane dotyczące poszczególnych umów ubezpieczenia, dane uwierzytelniające oraz dotyczące stosowanych zabezpieczeń. Dane osobowe oraz informacje dotyczące umów ubezpieczenia podlegają ochronie prawnej, której naruszenie może skutkować odpowiedzialnością karną. Strona 2 z 7
3 Zasady nadawania dostępu i uprawnień do Platformy 1. Dostęp do Platformy dla Użytkowników jest przyznawany na podstawie wewnętrznych procedur w sposób formalny przyjęty w MetLife TUnŻiR S.A. przez HelpDesk IT. Zakres danych niezbędnych do założenia użytkownika w Platformie to: Imię i Nazwisko, indywidualny adres email, PESEL lub nr dokumentu tożsamości. 2. Dla Pracowników i Agentów MetLife TUnŻiR S.A. zasady wnioskowania o dostęp do Platformy są realizowane zgodnie z obowiązującymi zasadami w MetLife TUnŻiR S.A. dla innych aplikacji systemowych. W przypadku rozwiązania umowy o pracy lub agencyjnej następuje automatyczne zablokowanie konta danego użytkownika. 3. W przypadku Multiagentów i Brokerów osoby Multiagenta lub Brokera umocowane w ramach umowy o współpracy z MetLife TUnŻiR S.A. akceptują listę zgłaszanych osób do przyznania dostępu do Platformy wraz z oświadczeniami osób, którym powinien być przyznany dostęp. W przypadku wygaśnięcia upoważnienia dla osób wskazanych, fakt ten powinien zostać niezwłocznie zgłoszony do MetLife TUnŻiR S.A. przez osoby kontaktowe Multiagenta lub Brokera w celu zablokowania konta danego użytkownika. 4. W przypadku ZAP/OWCA, osoba ta wnioskuje o dostęp do Platformy w ramach zawieranej umowy zlecenia na obsługę administracyjną umowy grupowej. W przypadku wygaśnięcia upoważnienia Ubezpieczającego dla wskazanego przez niego użytkownika, fakt ten niezwłocznie zostanie zgłoszony do MetLife TUnŻiR S.A. przez osoby kontaktowe Ubezpieczającego w celu zablokowania konta danego użytkownika. W przypadku wygaśnięcia umowy zlecenia na obsługę administracyjną umowy grupowej następuje przez MetLife TUnŻiR S.A. zablokowanie konta danego użytkownika w zakresie objętym umową zlecenia. 5. Platforma wymaga podania Loginu (nazwy Użytkownika) i hasła przed uzyskaniem dostępu do Platformy. 6. Identyfikatory i właściwe im hasła dostępu są przyznawane indywidualnie każdemu Użytkownikowi Platformy. Po utworzenia nowego Użytkownika automatycznie na adres email wskazany we wniosku o dostęp zostaną przesłane dwie wiadomości zawierające odpowiednio Login oraz Hasło Tymczasowe. 7. Podczas pierwszego logowania Użytkownik Platformy musi zmienić hasło tymczasowe na nowe, znane wyłącznie jemu. Ta sama czynność wymagana jest w przypadku wygaśnięcia hasła lub gdy Użytkownik zapomni dotychczasowe hasło i zostanie mu przyznane nowe Hasło Tymczasowe. 8. Identyfikatory te ze szczególnym uwzględnieniem właściwych im haseł podlegają ochronie i Użytkownik aplikacji jest obowiązany zachować je w tajemnicy oraz chronić przed dostępem osób postronnych. Zabronione jest udostępnianie danych uwierzytelniających innym osobom. Podczas wprowadzania do aplikacji hasła należy dopilnować, aby nie zostało one ujawnione innym osobom. 9. Hasło dostępu ustawione przez Użytkownika aplikacji powinno spełniać wymagania określone w punktach poniżej: a. hasło musi mieć długość co najmniej sześciu znaków, b. hasło musi składać się ze znaków alfanumerycznych (nie może być akceptowane hasło składające się jedynie z liter lub tylko z cyfr), Strona 3 z 7
c. hasło nie może być identyczne jak identyfikator użytkownika, d. hasło nie może zawierać dwóch identycznych następujących po sobie znaków. 10. Hasła dostępu tracą ważność po 30 dniach. System wymusza zmianę hasła po upływie terminu ważności. 11. W sytuacji podejrzenia lub stwierdzenia ujawnienia danych uwierzytelniających należy niezwłocznie dokonać zmiany hasła dostępu samodzielnie lub poprzez formalne zgłoszenie takiej potrzeby do MetLife TUnŻiR S.A. 12. Jeśli konto użytkownika zostanie zablokowane, należy dokonać formalnego zgłoszenie potrzeby odblokowania konta do MetLife TUnŻiR S.A. a. W przypadku użytkowników wewnętrznych pracowników i agentów własnych w sposób formalny przyjęty w MetLife TUnŻiR S.A. przez HelpDesk IT. b. W przypadku pozostałych użytkowników poprzez Telefoniczne Centrum Informacji MetLife TUnŻiR S.A. pod numerem tel. 22 523 50 70, pn. - śr. godz. 9.00-17.00, czw. - pt. godz. 8.00-16.00; lub przesyłając wiadomość mail na adres grupowe@metlife.pl wpisując w temacie wiadomości treść OPES odblokowanie hasła. 4 Usługi świadczone za pośrednictwem Platformy 1. Korzystnie z Platformy jest możliwe za pośrednictwem strony internetowej Towarzystwa, pod adresem https://opes.metlife.pl / 2. Użytkownikiem Platformy może zostać osoba która: a. otrzymała Login nadany przez Towarzystwo, b. poprawnie dokonała pierwszego logowania w Serwisie, c. zaakceptowała Regulamin oraz wyraziła zgodę na świadczenie usług drogą elektroniczną przez MetLife TUnŻiR S.A. 3. Korzystanie z Platformy wymaga od Użytkownika: a. dostępu do Internetu przy użyciu protokołu TCP/IP, b. użycia sprzętu i oprogramowania umożliwiającego dostęp do Internetu za pomocą przeglądarki internetowej z włączoną obsługą cookies oraz protokołu SSL/TCL, 4. Korzystanie z Platformy jest możliwe wyłącznie po zapoznaniu się z treścią Regulaminu oraz akceptacji jego postanowień poprzez złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej na stronie Platformy podczas pierwszego logowania lub kolejnego, w sytuacji wprowadzenia nowej wersji Regulaminu przez Towarzystwo. 5. Podczas pierwszego logowania Użytkownik jest proszony o podanie loginu oraz hasła tymczasowego. Po poprawnym procesie uwierzytelnienia, system wymusza zmianę hasła. Użycie hasła tymczasowego jest wymagane, aby Klient mógł ustalić hasło docelowe. Strona 4 z 7
6. Za pośrednictwem Platformy, Użytkownik uzyskuje dostęp do narzędzia umożliwiającego: a) Przygotowanie i modyfikację oferty ubezpieczenia grupowego; b) Przygotowanie i modyfikację wniosku o zawarcie umowy ubezpieczenia grupowego; c) Przygotowanie i modyfikację umowy ubezpieczenia grupowego; d) Rejestrację przystąpień do polisy grupowej 7. Zakres dostępnych informacji może się różnić w zależności od rodzaju przyznanego dostępu oraz roli przyznanej przez Właściciela Platformy podczas rejestracji. 8. Portal umożliwia Użytkownikowi korzystanie z funkcjonalności opisanych w OPES- Instrukcja_Użytkownika, udostępnionej na stronie internetowej Towarzystwa, pod adresem https://opes.metlife.pl/ 9. Korzystanie z Platformy jest możliwe 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę za wyjątkiem czasowych wyłączeń usługi przeprowadzanych w celach konserwacyjnych, o których mowa w 6 ust. 8. Dostęp może być ograniczony dla niektórych grup użytkowników. 10. W przypadku braku aktywności użytkownika przez okres 15 minut nastąpi automatycznie wygaśnięcie sesji i wylogowanie z Systemu. 11. Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa opisanych w paragrafie 6. 12. Nadanie i zmiany hasła w Serwisie nie mają wpływu na sposób identyfikacji podczas korzystania z Platformy. Ze względu na bezpieczeństwo, wymagana jest zmiana hasła co 30 dni. 5 Wypowiedzenie usługi 1. Użytkownikowi przysługuje prawo do wypowiedzenia usługi ze skutkiem na dzień otrzymania przez Towarzystwo oświadczenia Klienta w tym zakresie. 2. Wypowiedzenie usługi przez Klienta świadczonych za pośrednictwem Platformy, skutkuje zablokowaniem użytkownika. Ponowna aktywacja usługi wymaga powtórnego złożenia wniosku o nadanie dostępu. 6 Odpowiedzialność stron dotycząca oferowanych usług 1. Klient zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji uwierzytelniających, takich jak login i hasło. 2. Towarzystwo nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku nienależytego zabezpieczenia przez Użytkownika loginu i hasła do Platformy i posługiwanie się nimi przez osoby trzecie, jeżeli do użycia loginu i hasła doszło na skutek okoliczności niezależnych od Towarzystwa. 3. Towarzystwo nie ponosi odpowiedzialności za dokonanie zmian w umowie ubezpieczenia poprzez Platformę przez osoby nieuprawnione, przy założeniu poprawnie przeprowadzonego procesu uwierzytelniania, jeżeli do użycia loginu i hasła doszło na skutek okoliczności niezależnych od Towarzystwa. Strona 5 z 7
4. Towarzystwo nie ponosi odpowiedzialności za funkcjonowanie sprzętu i oprogramowania oraz usług niezależnych od Towarzystwa, z których korzysta Użytkownik, niezbędnych do zapewnienia dostępu do usług świadczonych przez Towarzystwo. 5. Klienci mogą korzystać z Platformy wyłącznie w celach przewidzianych w Regulaminie. 6. Klient zobowiązany jest do a) upewnienie się, że aplikacja do połączenia używa protokołu HTTPS (działa w trybie bezpiecznym) oraz weryfikację certyfikatu potwierdzającego tożsamość serwera. b) Zapewnienie, że informacje ewentualnie prezentowane Klientowi przy użyciu dotyczą tylko i wyłącznie tego Klienta. c) Nie przenoszenie Informacji poufnej poza Platformę, d) Prawidłowe rozpoczęcie i zakończenie pracy z Platformą. e) Zapewnienie ochrony materiałom drukowanym z Platformy, a w przypadku konieczności ich zniszczenia zabezpieczenie, że odbędzie się to w sposób zapewniający poufność przy użyciu mechanizmów niszczenia dokumentów. f) Postępowanie zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej procedurze. 7. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkowników treści o charakterze bezprawnym. 8. Towarzystwo zastrzega sobie prawo do czasowego wyłączenia usług w celu przeprowadzenia działań konserwacyjnych. 7 Świadczenie usług przez Towarzystwo za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz telefonicznych wiadomości tekstowych 1. Wyrażenie zgody przez Klienta na świadczenie usług drogą elektroniczną uprawnia Towarzystwo do przesyłania za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznych wiadomości tekstowych informacji dotyczących: zawartej umowy ubezpieczenia, ofert nowych umów ubezpieczenia oraz innych informacji handlowych dotyczących działalności Towarzystwa. 2. Informacje przesyłane będą na wskazany przez Klienta adres poczty elektronicznej. 3. Towarzystwo nie ponosi odpowiedzialności za przekazanie informacji pod błędnie wskazany przez Klienta adres poczty elektronicznej. 8 Zgłaszanie reklamacji 1. Klientowi przysługuje prawo do zgłoszenia reklamacji dotyczących usług opisanych w Regulaminie. Zgłoszenia mogą być przekazywane za pośrednictwem udostępnionych kanałów komunikacji: drogą korespondencyjną na adres Towarzystwa: MetLife TUnŻiR S.A., Departament Ubezpieczeń Grupowych, ul. Przemysłowa 26, 00-450 Warszawa, elektronicznie na adres e-mail: grupowe@metlife.pl, telefonicznie pod numerem +48 22 523 50 70, podczas rejestrowanej rozmowy z Konsultantem lub w innej formie przewidzianej przepisami prawa. W celu umożliwienia rzetelnego rozpatrzenia reklamacji, składający powinien Strona 6 z 7
przekazać je do Towarzystwa niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zaistnieniu okoliczności budzących zastrzeżenie. Polityka rozpatrywania reklamacji dostępna jest na stronie internetowej Towarzystwa, pod adresem www.metlife.pl. 9 Zmiany Regulaminu 1. Towarzystwo zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu w przypadku zmiany zasad świadczonych usług i zakresu informacji udostępnianych za pośrednictwem Platformy. Towarzystwo poinformuje Klientów o zmianie Regulaminu oraz o możliwości rezygnacji z usług, jeżeli Klient nie zaakceptuje wprowadzonych zmian. Wersja aktualna Regulaminu jest udostępniona na stronie internetowej Towarzystwa, pod adresem https://opes.metlife.pl/. 2. W sytuacji zmiany treści Regulaminu przez Towarzystwo, zalogowanie się na Platformie (pierwsze logowanie oraz kolejne), będzie możliwe po akceptacji przez Użytkownika nowej wersji Regulaminu 10 Postanowienia końcowe Regulamin wchodzi w życie z dniem 04 grudnia 2015 r. Strona 7 z 7