REGULAMIN ROZLICZANIA KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ IM. ROTMISTRZA WITOLDA PILECKIEGO W OŚWIĘCIMIU
SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne str. 3-4 ROZDZIAŁ II Polecenie wyjazdu służbowego str. 4-5 ROZDZIAŁ III Rozliczanie delegacji. str. 5-6 ROZDZIAŁ IV Postanowienia końcowe.. str. 6 2
ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne Niniejszy regulamin rozliczania kosztów podróży służbowych, zwany dalej regulaminem", ustala warunki rozliczania kosztów podróży służbowych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. rotmistrza Witolda Pileckiego w Oświęcimiu zwanej dalej Uczelnią. 1. 2. Niniejszy regulamin sporządzony został w oparciu o przepisy zawarte w: - Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 poz. 167). - ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym t.j. (Dz.U. z 2012 poz. 572 ze zm.) zwaną w dalszej części ustawą, - Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.), zwaną dalej Kp 3 1. Podróżą służbową jest wykonanie zadania wyznaczonego przez pracodawcę poza miejscem pracy pracownika, na terenie kraju lub poza jego granicami w terminie określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. 2. Delegując pracownika Uczelni w podróż służbową uwzględnia się następujące zasady: 1) Celowość wyjazdu służbowego 2) Racjonalizację kosztów podróży, biorąc pod uwagę charakter podróży, trudności dojazdu itp. 3) Posiadaniem środków finansowych na ten cel ujętych w planie rzeczowo finansowym Uczelni na dany rok 3. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Może on uznać miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika za miejscowość rozpoczęcia oraz/lub zakończenia podróży, jeśli skraca to czas podróży lub stanowi istotne udogodnienie komunikacyjne, a pracownik został zwolniony z obowiązku stawienia się w miejscu pracy w dniu wyjazdu lub powrotu. 4. Podróż służbowa powinna odbywać się po najkrótszej drodze bez uzasadnionych powodów nie można tej trasy wydłużać. Czas podróży służbowej rozpoczyna się godziną odjazdu środka transportu, którym pracownik odbywa podróż służbową. Do czasu podróży służbowej nie wlicza 3
się czasu dojścia lub dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego, jeżeli znajdują się one w miejscowości rozpoczęcia ( zakończenia) podróży służbowej. 5. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się również do rozliczania kosztów podróży związanej ze skierowaniem pracownika na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych. ROZDZIAŁ II Polecenie wyjazdu służbowego 4 1. Warunkiem odbycia podróży służbowej jest otrzymanie oficjalnej zgody na wyjazd na poleceniu wyjazdu służbowego 2. Akceptacji polecenia wyjazdu służbowego dokonuje: 1) rektor w stosunku do prorektora, kanclerza oraz pozostałych pracowników 2) prorektor w stosunku do rektora oraz studentów 3) kanclerz w stosunku do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi 3. Wyjazd pracownika na konferencję musi być poprzedzony złożeniem wniosku o wyrażenie zgody na udział w konferencji. We wniosku muszą zostać określone koszty jakie poniesie pracodawca w przypadku wyrażenia zgody na wyjazd pracownika. Wniosek taki opiniuje odpowiednio: dyrektor instytutu - w stosunku do pracowników będących nauczycielami akademickimi, kanclerz w stosunku do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi oraz kwestor w zakresie posiadanych środków finansowych na ten cel ujętych w planie rzeczowo finansowym na dany rok. Ostatecznej akceptacji dokonuje rektor. 4. Wyjazd związany ze skierowaniem pracownika na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych odbywa się na podstawie zaakceptowanej karty zgłoszenia na szkolenie oraz akceptacji na druku polecenia wyjazdu służbowego. 5. Pozostałe wyjazdy muszą być poprzedzone pisemnym wnioskiem pracownika o akceptację kosztów związanych z wyjazdem, chyba, że wyjazd odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy. W takiej sytuacji wystarczy akceptacja na druku polecenia wyjazdu służbowego. 6. Polecenia wyjazdu służbowego wystawiane są przez pracownika prowadzącego rejestr wydawanych poleceń. Pracownik ten nadaje im kolejny w danym roku numer o symbolu: nr delegacji/rok bieżący. Polecenie służbowe bez rejestracji i nadanego numeru jest nieważne. 7. Polecenie wyjazdu służbowego, poza numerem z rejestru, musi zawierać imię i nazwisko pracownika, cel wyjazdu, czas trwania podróży z dokładnym określeniem daty rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu, miejscowość oraz instytucje do której udaje się pracownik, dokładne określenie rodzaju środka transportu. 8. Podróż służbowa pracownika odbywa się środkiem transportu, na który pracownik uzyskał zgodę. 4
9. Przy wystawianiu polecenia wyjazdu służbowego na obszarze kraju należy w pierwszej kolejności uwzględnić środek lokomocji w postaci PKP, PKS, BUS. 10. Podróż koleją odbywa się drugą klasą, a podróż lotnicza odbywa się w klasie ekonomicznej lub równorzędnej, chyba, że rektor postanowi inaczej. Koszt biletu musi uwzględniać przysługującą pracownikowi ulgę bez względu na to z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. 11. W szczególnych, uzasadnionych sytuacjach rektor może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym będącym własnością pracownika. ROZDZIAŁ III Rozliczenie delegacji 5 1. Rozliczanie należności przysługujących z tytułu podróży służbowych jest realizowane zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 poz. 167). 2. Rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje pracownik delegowany. 3. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, zwrot kosztów przejazdu, noclegów i innych udokumentowanych wydatków, jeżeli pracodawca wyraził na nie zgodę. Opłaty za parkingi i autostrady w przypadku korzystania z własnego środka transportu nie podlegają zwrotowi, gdyż są rozliczane w ramach ryczałtu za kilometr zgodnie z interpretacją izby Skarbowej. 4. Zwrot kosztów za noclegi w hotelach następuje na podstawie przedłożonych faktur wystawionych na PWSZ w Oświęcimiu im. rtm. W. Pileckiego, przy czym należy dokonać wyboru możliwie najtańszego miejsca hotelowego. 5. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu wyjazdu służbowego, różnicę pomiędzy ceną biletu środka komunikacji wskazanym w poleceniu służbowym pracownik pokrywa we własnym zakresie. 6. W przypadku przejazdu własnym środkiem transportu uczelnia nie refunduje poniesionych szkód materialnych. 7. Rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku polecenia wyjazdu służbowego w rubrykach rachunek kosztów podróży. Pracownik zobowiązany jest w terminie 14 dni roboczych przedłożyć wypełniony formularz polecenia wyjazdu służbowego. Do rozliczenia należy dołączyć oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na które wcześniej uzyskano zgodę delegującego. W wyniku zdarzeń losowych np. zagubienia biletów, poświadczających odbycie podróży, dopuszcza 5
się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z określeniem kwoty poniesionych kosztów podróży. 8. W przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia wysokość diety ulega zmniejszeniu stosownie do postanowień rozporządzenia określonego w 3 ust. 1. 9. Pod względem merytorycznym rozliczenie delegacji zatwierdza osoba zlecająca wyjazd służbowy. 10. Kontroli rozliczenia delegacji pod względem formalno rachunkowym dokonuje kwestor. 11. Sprawdzony i zatwierdzony dokument stanowi podstawę wypłaty należności na rachunek bankowy. 12. W przypadku nieuzasadnionej rezygnacji z wyjazdu służbowego pracownik ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez Uczelnię, których Uczelnia nie ma możliwości odzyskać. ROZDZIAŁ IV Postanowienia końcowe 1. Regulamin zostaje wprowadzony na czas nieokreślony. 2. Zmiana Regulaminu następuje w tym samym trybie co jego ustanowienie. 3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20.12.2013 roku. 6 6
7