Zasady i tryb podziału i rozliczania środków na działalność statutową na Wydziale Filologiczno-Historycznym Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie zatwierdzone przez Radę Wydziału Filologiczno-Historycznego w dniu 14.03.2012 r. Podstawy prawne: Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2010 r., Nr 96, poz. 615), zwana dalej Ustawą; Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 listopada 2010 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na działalność statutową; Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 czerwca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na działalność statutową; Zarządzenie Nr R0161/28/2013 Rektora Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie z dnia 18.04.2013 w sprawie zasad i trybu podziału dotacji na działalność statutową oraz jej rozliczania. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym akcie zastosowanie mają przepisy ww. aktów prawnych oraz innych aktów dotyczących finansowania nauki oraz działalności statutowej 1 Przygotowywanie i składanie wniosków na działalność statutową 1. Wniosek do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego o finansowanie działalności statutowej Wydziału Filologiczno-Historycznego Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie (zwanego dalej Wydziałem) składa Dziekan Wydziału na podstawie wstępnych wniosków Dyrektorów Instytutów, Kierowników Zakładów, Zespołów Badawczych lub Pracowni, młodych naukowców będących pracownikami Wydziału, a także uczestników studiów doktoranckich. Wnioski należy złożyć podpisane w wersji drukowanej oraz przesłać w wersji elektronicznej na adres właściwego instytutu. Wstępne wnioski są opiniowane przez Wydziałową Komisję ds Nauki. 2. Dyrektorzy Instytutów, Kierownicy Zakładów, Zespołów Badawczych lub Pracowni (albo osoby przez nich wskazane), młodzi naukowcy będący pracownikami Wydziału, a także uczestnicy studiów doktoranckich (od drugiego roku studiów), którzy wnioskują o przyznanie stypendium składają wnioski szczegółowe po ogłoszeniu konkursu na finansowanie projektów badawczych. 3. Konkurs ogłasza Dziekan Wydziału, podając terminy składania wniosków oraz odwołań. 4. Wnioski przygotowywane są na podstawie rocznego planu zgłoszonego we wniosku do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w roku poprzednim oraz planu zadaniowofinansowego Wydziału. 5. Wniosek o finansowanie projektów badawczych pracowników naukowych Wydziału Filologiczno-Historycznego składany jest na formularzu obowiązującym w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie. Wniosek powinien zawierać w opisie projektu określenie celu badań, uwzględniających rozwój dyscypliny naukowej będącej podstawą działalności statutowej Wydziału. 1
6. Wniosek o finansowanie prac badawczych służących rozwojowi młodych naukowców składany jest na formularzu obowiązującym w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie. Wniosek powinien zawierać określenie celu prac badawczych służących rozwojowi młodego naukowca. Do wniosku powinny zostać dołączone załączniki zgodne z kryteriami określonymi w 2 punkt 7. 7. Wniosek o udzielenie stypendium dla uczestników studiów doktoranckich składany jest na formularzu obowiązującym w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie. Do wniosku powinny zostać dołączone załączniki zgodne z kryteriami określonymi w 2 punkt 8. Stypendium ma charakter jednorazowy lub jest wypłacane co miesiąc w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy. 8. Dyrektor Instytutu opiniuje wnioski o finansowanie projektów badawczych oraz prac badawczych służących rozwojowi młodego naukowca i przekazuje do komisji konkursowej (wniosek złożony przez Dyrektora Instytutu opiniuje Prodziekan ds. Nauki). 9. Wnioski o udzielenie stypendium dla uczestnika studiów doktoranckich opiniuje kierownik studiów doktoranckich i przekazuje do komisji konkursowej. 2 Podział środków finansowych na działalność statutową 1. Po otrzymaniu decyzji o wysokości dofinansowania działalności statutowej Dziekan dokonuje wstępnego podziału środków dla poszczególnych Instytutów. 2. Dziekan Wydziału może wydzielić fundusz rezerwowy, który przeznacza na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem potencjału badawczego, o których mowa w art. 18 ust. 1 pkt 1 lit. a-f Ustawy. Zasady podziału oraz rozliczania merytorycznego środków z rezerwy Dziekana określa Rada Wydziału. 3. Przyznanie środków z dotacji na finansowanie projektów badawczych następuje w drodze wewnętrznego trybu konkursowego. 4. Komisja konkursowa składa się z członków Wydziałowej Komisji ds. Nauki. W szczególnych przypadkach komisja konkursowa może być uzupełniona o osoby wskazane przez Dziekana i zatwierdzone przez Radę Wydziału. Osoby te pełnią funkcję ekspertów bez prawa głosu. 5. W przypadku rozstrzygania konkursu na stypendia dla uczestników studiów doktoranckich do składu komisji konkursowej zostaje powołany przez Radę Wydziału przedstawiciel doktorantów. Przedstawiciel doktorantów wskazany przez Radę Samorządu Doktorantów posiada pełne prawa głosu w komisji konkursowej. 6. W ocenie wniosków o finansowanie projektu badawczego składanego przez pracowników naukowych Wydziału Filologiczno-Historycznego brane są pod uwagę przede wszystkim następujące kryteria: wartość merytoryczna wniosku; wpływ realizacji wniosku na rozwój dyscypliny naukowej będącej przedmiotem działalności statutowej jednostki; 2
wpływ realizacji wniosku na rozwój naukowej współpracy międzynarodowej i międzyuczelnianej; zgodność ze strategią naukową Wydziału Filologiczno-Historycznego; wpływ projektu na punktową ocenę Wydziału w ramach kategoryzacji przeprowadzanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. publikacje naukowe z uwzględnieniem ich rangi, począwszy od publikacji międzynarodowych i umieszczonych w czasopismach z listy ERIH, bazie Web of Science oraz w czasopismach z tzw. ministerialnej listy czasopism punktowanych; dorobek za ostatnie 2 lata, dokumentujący doświadczenie oraz związek osób składających wniosek z proponowanym tematem badawczym; zasadność proponowanych nakładów finansowych; poprawność formalna wniosku, kompletność dokumentów. 7. W ocenie wniosków o finansowanie prac badawczych służących rozwojowi młodego naukowca brane są pod uwagę przede wszystkim: wartość merytoryczna wniosku; wpływ realizacji wniosku na rozwój dyscypliny naukowej będącej przedmiotem działalności statutowej jednostki; zgodność ze strategią naukową Wydziału Filologiczno-Historycznego; wpływ projektu na punktową ocenę Wydziału w ramach przeprowadzanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego akredytacji i kategoryzacji zasadność proponowanych nakładów finansowych; przebieg dotychczasowej pracy zawodowej i plany rozwoju oraz awansów naukowych; publikacje naukowe z uwzględnieniem ich rangi, począwszy od publikacji międzynarodowych i umieszczonych w czasopismach z listy ERIH, bazie Web of Science oraz w czasopismach z tzw. listy ministerialnej poprawność formalna wniosku, kompletność dokumentów. 8. W ocenie wniosku o udzielenie stypendium dla uczestnika studiów doktoranckich brane są pod uwagę przede wszystkim: kolejne etapy w przewodzie doktorskim (otwarcie przewodu, zdane egzaminy); publikacje naukowe z uwzględnieniem ich rangi, począwszy od publikacji międzynarodowych i umieszczonych w czasopismach z listy ERIH, bazie Web of Science oraz w czasopismach z tzw. listy ministerialnej; wyniki z przedmiotów realizowanych w toku studiów doktoranckich; działalność organizacyjna; opinia promotora albo opiekuna naukowego; opinia kierownika studiów doktoranckich; poprawność formalna wniosku, kompletność dokumentów. 9. Decyzje Komisji Konkursowej zapadają w drodze głosowania tajnego przy obecności przynajmniej połowy członków składu komisji. 10. Wyniki konkursu podawane są do informacji Dyrekcji Instytutów oraz wnioskodawców. 3
11. Wydziałowa Komisja ds. Nauki wnioskuje do Rady Wydziału o zatwierdzenie wyników konkursu. 12. Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji Wydziałowej Komisji ds. Nauki do Komisji Odwoławczej w terminie tygodnia od daty otrzymania informacji o wynikach konkursu. 13. Komisja Odwoławcza składa się z Dziekana Wydziału i Dyrektorów Instytutów. 14. Ostateczne wyniki konkursu zatwierdza Rada Wydziału. 15. W przypadku rozbieżności między wysokością wnioskowanych a przyznanych środków, kierownik projektu zobowiązany jest do zaktualizowania kalkulacji kosztów w ciągu 14 dni od daty zatwierdzenia wyników konkursu. Brak aktualizacji jest równoznaczny z rezygnacją kierownika z realizacji projektu a środki przekazywane są do rezerwy Dziekana. 16. Informacja o podziale środków wraz z wykazem tematów jest przekazywana dyrekcjom Instytutów oraz zainteresowanym kierownikom projektów oraz podana do publicznej wiadomości na tablicach ogłoszeń we wszystkich Instytutach Wydziału oraz na stronach internetowych Wydziału. 17. Informacja o podziale środków wraz z wykazem tematów projektów badawczych zostaje przekazana do Prorektora ds. Nauki 3 Zasady wydatkowania środków na działalność statutową 1. Wydatkowanie środków z dotacji jest możliwe z dniem zaakceptowania planu zadaniowo-finansowego Wydziału przez Kwestora oraz Prorektora ds. Nauki oraz po nadaniu przez Dział Nauki w porozumieniu z Działem Księgowości numerów poszczególnym projektom. 2. Kierownik projektu badawczego oraz prac badawczych, otrzymujący środki na działalność statutową jest zobowiązany do: prawidłowego, efektywnego i zgodnego z przeznaczeniem wykorzystywania otrzymanych środków; przestrzegania dyscypliny finansowej; terminowej realizacji zadań. 3. Wydatkowanie środków na realizację tematu w ramach działalności statutowej odbywa się zgodnie z przedstawionym we wniosku ramowym planem finansowym i może obejmować finansowanie działań określonych w aktach prawnych dotyczących działalności statutowej. 4. Finansowanie projektu badawczego może obejmować w szczególności: działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych oraz rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace rozwojowe ujęte w planie finansowym jednostek naukowych; współpracę naukową krajową i zagraniczną; 4
działalność w zakresie upowszechniania nauki; finansowanie materiałów biurowych (nie może obejmować kwoty większej niż 10 % środków statutowych); dofinansowanie wydania publikacji umieszczonej w planie rocznym Wydawnictwa Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie, a w wyjątkowych przypadkach i po wydaniu zgody Rektora Akademii także w innych wydawnictwach (w każdym przypadku publikacja powinna zawierać informację o dofinansowaniu jej ze środków na działalność statutową Wydziału). 5. Wydatkowanie kwoty przyznanej na realizację projektu badawczego powinno spełniać warunki ustawy o zamówieniach publicznych, ustawy o finansowaniu nauki, ustawy o finansach publicznych, rozporządzeń Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków na działalność statutową. 6. Środki z dotacji przyznane na realizację projektu badawczego należy wydatkować do 15 grudnia roku, na który zostały przyznane, a rozliczenia finansowego w Dziale Księgowości należy dokonać do 15 stycznia następnego roku, na który zostały przyznane. 4 Zasady i tryb rozliczania środków przeznaczonych na działalność statutową 1. Kierownik projektu badawczego oraz prac badawczych, otrzymujący środki na działalność statutową jest zobowiązany do: składania do Dyrektora Instytutu w terminie do 10 stycznia każdego roku rocznych sprawozdań cząstkowych z realizacji projektu badawczego w ciągu jednego roku kalendarzowego i z wydatkowania środków do końca roku budżetowego; złożenia do Dyrektora Instytutu sprawozdania końcowego wraz z rozliczeniem finansowym realizacji projektu w terminie jednego miesiąca od zakończenia prac badawczych. 2. Sprawozdania roczne i końcowe składane przez kierowników projektów i prac badawczych powinny być przygotowane na formularzach obowiązujących w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie i zawierać: informację o realizacji celu projektu, znaczeniu uzyskanych wyników i sposobie ich upowszechnienia; wykaz faktycznie poniesionych kosztów z wyszczególnieniem rodzaju kosztów i narzutu (rozliczenie finansowe) wykaz osiągniętych efektów (rozliczenie merytoryczne) 3. Uczestnik studiów doktoranckich - stypendysta Wydziału Filologiczno-Historycznego jest zobowiązany do złożenia sprawozdania merytorycznego w terminie do 10 stycznia roku następującego po roku, w którym zostało przyznane stypendium. 4. Sprawozdanie stypendysty powinno zawierać informacje z realizacji pracy naukowej w okresie pobierania stypendium. Sprawozdanie wymaga akceptacji promotora a także kierownika studiów doktoranckich. 5
5. Dyrektorzy Instytutów zobowiązani są do przygotowania zbiorczych informacji rocznych o wydatkowaniu środków na działalność statutową i przekazania ich wraz ze sprawozdaniami cząstkowymi zadań badawczych do Wydziałowej Komisji ds. Nauki do 25 stycznia każdego roku. 6. Dyrektorzy Instytutów zobowiązani są do złożenia do Wydziałowej Komisji ds. Nauki merytorycznych sprawozdań końcowych z realizacji projektu badawczego po zakończeniu prac badawczych. 7. Kierownik studiów doktoranckich zobowiązany jest do przygotowania zbiorczej informacji rocznej o wydatkowaniu środków na finansowanie stypendiów dla uczestników studiów doktoranckich do 15 stycznia każdego roku. 8. Wydziałowa Komisja ds. Nauki ocenia zgodność merytoryczną i finansową wykonanych prac z projektami planowymi oraz przekazuje kopię zbiorczego rozliczenia merytorycznego do Działu Nauki. 9. Niezłożenie przez kierownika projektu albo przez stypendystę sprawozdań w określonych terminach bądź nieprzyjęcie sprawozdania przez Wydziałową Komisję ds. Nauki lub Dział Nauki skutkuje wykluczeniem kierownika projektu albo stypendystę z możliwości ubiegania się o środki na działalność statutową w roku następnym oraz może skutkować żądaniem zwrotu przekazanych na realizację projektu środków. 10. Zmiany merytoryczne lub finansowe w realizowanym wniosku, które wynikły w trakcie realizacji umowy, winny być zgłoszone do akceptacji Dziekanowi Wydziału. 11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest przedłużenie terminu wydatkowania i rozliczania przyznanych środków, nie dłużej niż do 31 października kolejnego roku. Decyzję o przedłużeniu terminu, na pisemny wniosek złożony do dnia 15 stycznia kolejnego roku, po którym zostały przyznane środki, podejmuje Dziekan. 12. W przypadku rezygnacji z realizacji projektu badawczego czy prac badawczych kierownik jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania informacji Dziekanowi Wydziału oraz Działowi Nauki. 13. Środki pozostałe z realizacji projektów i planów badawczych powiększają środki Wydziału na działalność statutową. 14. Wydziałowe rozliczenie finansowania działalności statutowej zatwierdza Rada Wydziału na wniosek Wydziałowej Komisji ds Nauki. Dziekan Wydziału przekazuje do Działu Nauki do 10 lutego każdego roku, zbiorczą informację na temat wykorzystania dotacji w poprzednim roku kalendarzowym. 6