Opis Przedmiotu Zamówienia I. Zakres zamówienia: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę archiwizacji dokumentacji Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Rozwoju, która polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i zewidencjonowaniu w/w dokumentów w celu przekazania ich do właściwego archiwum zakładowego. 2. Niniejsze zamówienie realizowane będzie zgodnie z udostępnionymi przez Zamawiającego dokumentami wewnętrznymi (zarówno obowiązującymi jak i archiwalnymi), tj.: a) Instrukcją kancelaryjną, która określa szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w zakresie rejestrowania spraw, sporządzania, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji oraz jej przyjmowania, przekazywania i wysyłania, a także przekazywania do archiwum zakładowego, b) Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA) - wewnętrznym normatywem, na podstawie którego dokonuje się podziału całej dokumentacji Ministerstwa, wynikającej z regulaminu organizacyjnego, oraz uwzględniający odrębność dokumentacji w działach administracji rządowej, który stanowi podstawową klasyfikację zagadnień i spraw występujących w Ministerstwie. JRWA zapewnia jednolitość klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, c) Instrukcją archiwalną dotyczy wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju instrukcji organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, a także zgodnie z: d) Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach uwzględniającą zmiany wprowadzone ustawą z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, e) Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, f) Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r., w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, g) Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 R. Nr. 101 poz. 926 z późn. zm., h) Ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. kodeks karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.), art. 276, art. 268 (sankcje karne za zniszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu). 3. Dokumentacja objęta przedmiotem zamówienia podlega archiwizacji w ramach kategorii A oraz kategorii B (wraz z podkategoriami) i została wytworzona w około 90% przy realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) w latach 2007-2014, oraz w około 10% przy realizacji Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) a także Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL z lat 2004-2006. 4. Dokumentacja, o której mowa w pkt. 1 jest zgromadzona w siedzibie Zamawiającego, tj. pod adresem: Pl. Trzech Krzyży nr 3/5, 00-507 Warszawa. 5. Dokumentacja zawiera wydruki w różnych formatach, na papierze biurowym, kartki połączone zszywkami, spinaczami lub zbindowane w koszulkach umieszczone segregatorach. 6. Zasób wytworzonej dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji w celu przekazania do właściwego archiwum zakładowego przez Zamawiającego wynosi ok. 114 metrów bieżących z czego: a) kategoria A ok 68 mb. b) kategoria B (w tym inne podkategorie typu BE, Bc, B5, B10) ok. 44 mb. c) dokumenty niesklasyfikowane ok. 2 mb. 7. Ilości podane w pkt. 6 są danymi szacunkowymi. 8. W celu dokonania rozeznania związanego z przedmiotem realizacji zamówienia jak również w celu określenia przez Wykonawcę szczegółowej oferty, Zamawiający dopuszcza dokonania wizji lokalnej w siedzibie Zamawiającego, po uprzednim kontakcie z osobą wskazaną ze strony Zamawiającego.
9. Wykonawca przygotuje ofertę cenową, w której: a) uwzględni koszt 1 mb. archiwizowanej dokumentacji z podziałem na kategorie oraz uwzględnieni wszystkie koszty niezbędne do wykonania przedmiotowego zamówienia, b) przedstawi do akceptacji Zamawiającego harmonogram prac związanych z przygotowaniem wytworzonej dokumentacji projektowej w celu przekazania do właściwego archiwum zakładowego przez Zamawiającego, c) przedstawi wykaz i oświadczenia, o których mowa w części III OPZ. W przedmiotowym harmonogramie Wykonawca uwzględni etapy realizacji poszczególnych prac, które będą zdawane/przekazywane Zamawiającemu. Pod pojęciem etapów, rozumie się prawidłowe wykonanie archiwizacji wytworzonej dokumentacji projektowej Zamawiającego w kontekście jednego, pełnego roku. 10. Wysokość wynagrodzenia wykonawcy zostanie ustalona na podstawie rzeczywistej liczby metrów zarchiwizowanych dokumentów w oparciu o sporządzony przez strony pomiar (1 metr bieżący = 12 segregatorów / 1 standardowy segregator o wym. 28,5 cm x 32 cm x 7/8 cm) ujęty na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych w protokole odbioru. 11. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: a) uporządkowania wytworzonej dokumentacji znajdującej się w segregatorach, dokonaniu weryfikacji klasyfikacji i kwalifikacji już dokonanej przedmiotowej dokumentacji do archiwizacji z ewentualną korektą, przygotowania i prawidłowego opisania teczek aktowych według obowiązujących przepisów, sporządzenia w formie papierowej spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) oraz dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze) jak również w formie elektronicznej w pliku excel, przekazanego na płycie CD odpowiednio opisanej, brakowania dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa Rozwoju, Jednolitym Rzeczowym Wykazem JRWA oraz instrukcją archiwalną a także wszystkich innych działań w ramach przytoczonych dokumentów, o których nie wspomniano a ich wykonanie jest niezbędne celem właściwego przygotowania przedmiotowej dokumentacji w celu przekazania do właściwego archiwum zakładowego). Działania te Wykonawca zrealizuje przy użyciu własnych środków, materiałów biurowych, w tym teczek bezkwasowych wiązanych, pudeł archiwizacyjnych bezkwasowych, klipsów archiwizacyjnych oraz innych niezbędnych materiałów do zrealizowania przedmiotu zamówienia, b) realizacji usługi w siedzibie Zamawiającego, w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-16:00, c) podpisania umowy w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych, (nie później niż w chwili rozpoczęcia prac) bez dodatkowego wynagrodzenia, d) przekazania Zamawiającemu przed przystąpieniem do realizacji w/w usługi listy osób realizujących przedmiot zamówienia oraz złożenia przez wszystkie osoby uczestniczące w wykonywaniu prac, oświadczenia o znajomości ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 R. Nr. 101 poz. 926 z późn. zm.), o tym, iż znane są im skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie wymienionych przepisów oraz zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy zarówno w czasie realizacji umowy, jak i po jej zakończeniu, e) poprawienia wykrytych błędów (np. niewłaściwe uporządkowanie dokumentacji, błędy w spisach zdawczo-odbiorczych, dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym) po przekazaniu danego etapu archiwizacji dokumentacji do właściwego archiwum zakładowego, f) przedłożenia zamawiającemu w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia realizacji prac wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej kategorii jako wzorca celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, g) prowadzenia w excelu ewidencji archiwalnej dla przedmiotu realizacji umowy, tj. zbiorczego i chronologicznego wykazu zarchiwizowanej dokumentacji.. II. Dodatkowe informacje: 1. Zamawiający informuje, o braku możliwości udostępnienia Wykonawcy sprzętu informatycznego do wykonania w siedzibie Zamawiającego kompleksowej usługi archiwizacji wytworzonej dokumentacji. 2. Zamawiający jest uprawniony do kontroli postępu oraz jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń.
3. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie instrukcje, dokumenty wewnętrzne oraz wszelkie inne informacje niezbędne do realizacji kompleksowej usługi archiwizacji wytworzonej dokumentacji projektowej. III. Warunki udziału w zamówieniu: 1. O udział w zamówieniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące kryteria: a) posiadania wiedzy i doświadczenia: Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w należytym wykonaniu usług archiwizacyjnych, to jest w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał co najmniej trzy usługi archiwizacji kategorii A i B w ilości, co najmniej 25 metrów bieżących każdej z kategorii; b) potencjału kadrowego i kwalifikacji zawodowych: Wykonawca wyznaczy do wykonania zamówienia co najmniej dwóch pracowników posiadających kwalifikacje z zakresu archiwistyki niezbędne do wykonania niniejszej usługi, którzy ukończyli odpowiednie studia (wyższe magisterskie/wyższe zawodowe/podyplomowe) o specjalności archiwistyka lub ukończyli co najmniej kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia, oraz posiadają praktykę w archiwizacji, tj. każda z osób wyznaczonych do wykonania usługi uporządkowała osobiście co najmniej 15 mb dokumentacji kat. B, oraz co najmniej 10 mb kat. A w okresie ostatnich trzech lat. Zamawiający dopuszcza możliwość uczestnictwa w realizacji zamówienia dodatkowych osób, (maksymalnie trzy osoby), nieposiadających wykształcenia oraz doświadczenia w zakresie archiwizacji, wykonujących prace techniczne i pomocnicze. 2. W celu wykazania spełnienia warunków, o których powyżej mowa Wykonawca wraz z ofertą złoży następujące dokumenty: a) wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem zakresu ze wskazaniem kategorii akt, dat wykonania (od do) i odbiorców, b) wykaz osób, co najmniej dwóch, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wykaz będzie miał formę oświadczenia, które Wykonawca przygotuje samodzielnie. 3. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postepowaniu na podstawie załączonego wykazu oraz oświadczenia, o których mowa w pkt. 2 na zasadzie spełnia - nie spełnia. IV. Warunki wyboru Wykonawcy. 1. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Kryterium wyboru Wykonawcy jest cena. 3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji wybranej oferty. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 6. Zamawiający zastrzega prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny. 7. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie. 8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 9. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. 10. Zamawiający zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona. 11. Zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania. V. Załączniki:
Załącznik nr 1. Wykaz wykonanych usług. VI. Osoba do kontaktu. Janusz Nitecki Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Ministerstwo Rozwoju tel.: 22 273 80 12, e-mail: janusz.nitecki@mir.gov.pl