Człowiek najlepsza inwestycja REWITALIZACJA SPOŁECZNA załącznik nr. do umowy nr z dnia - w z ó r - UMOWA o POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu. pomiędzy: Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Kołobrzegu, ul. Okopowa 15, 78-100 Kołobrzeg, reprezentowanym przez.., zwanym dalej Powierzającym a.. reprezentowanym przez:., zwanym dalej Przetwarzającym w związku z zawarciem w dniu. umowy nr.., zwanej dalej Umową, której przedmiotem jest, Strony ustalają, co następuje: Powierzenie przetwarzania danych osobowych 1. 1. Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych uczestników Programu Rewitalizacji Społecznej pn. Lokalne Centrum Rozwoju Partnerski Program Rewitalizacji CZERWONE KOSZARY w Kołobrzegu, zwanego dalej PRS, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu udzielenie wsparcia i realizacji PRS, ewaluacji, monitoringu, kontroli i sprawozdawczości w ramach realizacji PRS. Zakres i cel przetwarzania danych osobowych powierzonych do przetwarzania Przetwarzającemu określa szczegółowo 2 niniejszej umowy. 3. Powierzający oświadcza, że administratorem danych osobowych, które powierza jest Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich (CRZL) z siedzibą w Warszawie. Powierzający posiada umocowanie do zawarcia niniejszej umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie Umowy na realizację Programu Rewitalizacji Społecznej pn. Lokalne Centrum Rozwoju Partnerski Program Rewitalizacji CZERWONE KOSZARY w Kołobrzegu nr U/11/1/2014 z dnia 08 stycznia 2014r., pod warunkiem niewyrażenia sprzeciwu przez CRZL w ciągu 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia do CRZL informacji Powierzającego o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych Przetwarzającemu. 4. Przy przetwarzaniu danych osobowych Przetwarzający przestrzega niniejszych zasad, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz odpowiednio Polityki Bezpieczeństwa Informacji, Regulaminu ochrony danych osobowych oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym obowiązujących w Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, które Powierzający po zawarciu umowy przekaże Przetwarzającemu. 1
5. Przetwarzający oświadcza, że posiada niezbędne środki osobowe i rzeczowe do należytego wykonania niniejszej umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Zakres i cel przetwarzania danych 2. 1. Powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu wykonywania usług szczegółowo opisanych w Umowie nr z dnia.. w sposób zgodny z niniejszą umową. 2. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest równoznaczne z brakiem możliwości udzielenia wsparcia w ramach Umowy. Przetwarzający skieruje do udziału we wsparciu wyłącznie osoby, które złożyły oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. 3. Maksymalny zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania Przetwarzającemu określa szczegółowo załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 4. W uzasadnionych sytuacjach maksymalny zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania na podstawie niniejszej umowy obejmuje także następujące kategorie danych osobowych uczestników PRS, nie wymieniona w załączniku nr 1: 1) data i miejsce urodzenia 2) brak przeciwwskazań zdrowotnych do udziału we wsparciu. Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych 3. 1. Powierzający umocowuje Przetwarzającego do wydawania jego pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia przechowuje Przetwarzający w swojej siedzibie. 2. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Przetwarzającego posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. Imienne upoważnienia ważne są do dnia odwołania, nie później jednak niż do końca realizacji Programu Rewitalizacji Społecznej. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania zatrudnienia upoważnionego pracownika. Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 4. Przetwarzający prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym z realizacji umowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 5. Przetwarzający jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez pracowników mających dostęp do danych osobowych, danych osobowych w tajemnicy. 6. Przetwarzający zobowiązany jest do systematycznego przekazywania Powierzającemu wraz z dokumentacją sprawozdawczą wszystkich podpisanych imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. 7. Przetwarzający zobowiąże swoich pracowników do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami dotyczącymi danych osobowych: 1) pracy jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z zawartej umowy; 2) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone; 3) nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji zawartej umowy; 4) zachowania danych osobowych w poufności, także po ustaniu zatrudnienia pracownika Wykonawcy. 2
8. Przetwarzający będzie stale nadzorował swoich pracowników w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. 9. Przetwarzający będzie wymagał od swoich pracowników przestrzegania należytej staranności, w zakresie zachowania w poufności danych osobowych oraz ich zabezpieczenia. 4. Niniejsza umowa nie upoważnia Przetwarzającego do dalszego powierzenia innym podmiotom (podwykonawcom) przetwarzania danych osobowych powierzonych niniejszą umową bez zgody Powierzającego i CRZL. 5. 1. Przetwarzający oraz jego pracownicy: 1) nie decydują o celach i środkach przetwarzania danych osobowych; 2) nie są uprawnieni do zakładania oraz posiadania lub tworzenia jakichkolwiek kopii dokumentów zawierających dane osobowe, w tym formularzy zawierających dane osobowe lub baz danych osobowych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, na dyskach komputerowych i arkuszach kalkulacyjnych innych, niż wynikające z realizacji umowy. 2. Przetwarzający zobowiązuje się do: 1) zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych mu w trakcie obowiązywania umowy lub uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tą umową dokumentów, także po jej rozwiązaniu; 2) zabezpieczenia korespondencji i wszelkich otrzymanych dokumentów przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem; 3) niewykorzystywania zebranych danych osobowych dla celów innych niż określone w zawartej umowie. 6. 1. Przetwarzający niezwłocznie informuje Powierzającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu; 2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem. 2. Przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia Powierzającemu, CRZL, Instytucji Zarządzającej PO KL oraz Instytucji Wdrażającej PO KL, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych przez Przetwarzającego, w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. 3. Przetwarzający umożliwi Powierzającemu, CRZL, Instytucji Zarządzającej PO KL oraz Instytucji Wdrażającej PO KL lub podmiotom przez nie upoważnionym dokonanie w miejscach, w których są przetwarzane dane osobowe dokonanie kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem i dokumentami, o których mowa w 1 ust. 4 oraz niniejszymi zasadami; zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. 4. W przypadku powzięcia przez Powierzającego, CRZL, Instytucję Zarządzającą PO KL lub Instytucję Wdrażającą PO KL wiadomości o rażącym naruszeniu przez Przetwarzającego zobowiązań wynikających z ustawy, rozporządzenia, dokumentów, o których mowa w 1 ust. 4 lub z niniejszych zasad, Przetwarzający umożliwi Powierzającemu, CRZL, Instytucji Zarządzającej PO KL, Instytucji Wdrażającej PO KL lub podmiotom przez nie upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli w celu, o którym mowa w ust. 6. 5. Kontrolerzy Powierzającego, CRZL, Instytucji Zarządzającej PO KL, Instytucji Wdrażającej PO KL lub podmiotów upoważnionych mają w szczególności prawo: 3
1) wstępu w godzinach pracy Przetwarzającego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe poza zbiorem danych osobowych, i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem, umową oraz niniejszymi zasadami; 2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego; 3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzenia ich kopii; 4) przeprowadzenia oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych. 6. Przetwarzający jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Powierzającego, CRZL, Instytucję Zarządzającą PO KL lub Instytucję Wdrażającą PO KL lub inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów. Odpowiedzialność Przetwarzającego 7. 1. Przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z umową, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym. 2. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy lub niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Przetwarzającego, w następstwie czego Powierzający lub CRZL, jako administrator danych osobowych, zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Przetwarzający zobowiązuje się pokryć poniesione z tego tytułu straty i koszty. Czas obowiązywania umowy 8. Niniejsza umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych zostaje zawarta na czas określony od dnia.... do dnia. Warunki wypowiedzenia umowy 9. 1. Powierzający ma prawo rozwiązać niniejszą umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Przetwarzający: 1) wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową 2) powierzył przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom bez zgody CRZL 3) nie zaprzestanie niewłaściwego przetwarzania danych osobowych 4) zawiadomi o swojej niezdolności do dalszego wykonywania niniejszej umowy, a w szczególności niespełniania wymagań określonych w 3. 2. Rozwiązanie niniejszej umowy przez Powierzającego jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy nr z dnia.. Rozwiązanie umowy 4
10. Przetwarzający, w przypadku wygaśnięcia Umowy nr.. z dnia.. oraz niniejszej umowy niezwłocznie, ale nie później niż w terminie do 5 dni kalendarzowych, zobowiązuje się zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, w tym skutecznie usunąć je również z nośników elektronicznych pozostających w jego dyspozycji i potwierdzić powyższe przekazanym Powierzającemu protokołem. Przepisy końcowe 11. 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Spory wynikłe z tytułu niniejszej umowy będzie rozstrzygał Sąd właściwy dla miejsca siedziby Powierzającego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 12. Integralną część niniejszych zasad stanowią następujące załączniki: 1) Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania. 2) Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 3) Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 4) Wzór ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym z realizacji umowy...... PRZETWARZAJĄCY POWIERZAJĄCY 5