1 Instrukcja trybu organizacji wycieczek (imprez) szkolnych, przygotowania dokumentacji i rozliczania wycieczki (imprezy) w świetle obowiązujących przepisów: Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 sierpnia 1992 r w sprawie przepisów bezpieczeństwa i higieny w szkołach i placówkach publicznych Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 maja 1997 r w sprawie określania warunków bezpieczeństwa osób przebywających w górach, pływających, kąpiących się i uprawiających sporty wodne Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 8 listopada 2001 r w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki Ustawy z dnia 6 września 2002 r o zmianie ustawy o ruchu drogowym Wewnątrzszkolnego regulaminu organizowania wycieczek szkolnych Opracowana przez mgr Krystynę Solarek Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 8 listopada 2001 r w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki wycieczki i inne formy turystyki są integralną częścią działalności wychowawczej szkoły Krajoznawstwo i turystyka może być organizowana w ramach: zajęć lekcyjnych zajęć pozalekcyjnych zajęć pozaszkolnych Wycieczkę lub imprezę przygotowuje się pod względem programowym i organizacyjnym, a następnie informuje się o podjętych ustaleniach uczestników, ich opiekunów prawnych i dyrektora szkoły, aby uzyskać zgodę na jej zorganizowanie Zgodę na zorganizowanie wycieczki zagranicznej wyraża dyrektor szkoły po zawiadomieniu (najpóźniej 14 dni przed terminem jej rozpoczęciem) organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny Zawiadomienie to musi w szczególności zawierać: nazwę kraju, czas pobytu, program pobytu, imię i nazwisko kierownika oraz opiekunów (kierownikiem, opiekunem może być osoba znająca język obcy w stopniu umożliwiającym porozumienie się w kraju docelowym oraz w krajach znajdujących się na trasie wycieczki), listę uczniów wraz z określeniem ich wieku Przygotowanie programowe wycieczki lub imprezy szkolnej polega na: 1 Określeniu celu i przygotowaniu programu wycieczki (imprezy) adekwatnego do wieku i stanu psychofizycznego uczniów 2 Przygotowaniu uczestników poprzez: podanie informacji związanych z wyjazdem i realizacją programu zapoznanie (omówienie) z regulaminem zachowania się na wycieczce i zasadami bezpieczeństwa określenie zakresu czynności i odpowiedzialności dla opiekunów w zakresie realizacji programu, zapewnienia opieki i bezpieczeństwa uczestnikom wycieczki (imprezy) w formie ustalonej przez kierownika wycieczki (wskazana jest forma pisemna)
2 Zabezpieczenie wycieczki od strony organizacyjnej polega na: 1 Opracowaniu dokumentacji wycieczki (imprezy) 2 Przedstawieniu listy uczestników pielęgniarce szkolnej i uzyskaniu jej pisemnego orzeczenia o stanie zdrowia uczniów (na podstawie kart zdrowia) oraz wskazań dotyczących ich udziału w organizowanej wycieczce (np w formie krótkiej informacji na liście uczestników) 3 Wyznaczeniu odpowiedniej liczby opiekunów (zgodnie z wewnątrzszkolnym regulaminem organizowania wycieczek szkolnych) 4 Zorganizowaniu bezpiecznego transportu (zgodnie z ustawą zdnia6września 2002 r o zmianie ustawy o ruchu drogowym) 5 Ubezpieczeniu wszystkich uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków (ewentualnie sprawdzeniu czy wszyscy uczestnicy są ubezpieczeni), a przy wycieczkach zagranicznych dodatkowo zapewnieniu uczestnikom ubezpieczenia od kosztów leczenia 6 Zabezpieczeniu apteczki pierwszej pomocy oraz koniecznego sprzętu i ekwipunku 7 Zorganizowaniu wyżywienia i noclegów przy wycieczkach (imprezach) kilkudniowych 8 Zapewnieniu, w zależności od formy imprezy, przewodnika miejskiego, terenowego, górskiego (zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 6 maja 1997 r w sprawie określania warunków bezpieczeństwa osób przebywających w górach, pływających, kąpiących się i uprawiających sporty wodne) 9 Opracowaniu planu finansowego wycieczki (imprezy) szkolnej Po zakończeniu wycieczki należy dokonać podsumowania polegającego na przygotowaniu i przedstawieniu rozliczenia finansowego dyrektorowi szkoły (najpóźniej po 14 dniach) oraz rodzicom Dokumentacja wycieczki (imprezy) szkolnej,złożona u dyrektora szkoły, powinna zawierać: 1 Listę uczestników (załącznik nr 1) zawierającą: imię inazwisko datę urodzenia adres zamieszkania i telefon rodziców/opiekunów prawnych numer ewidencyjny numer kasy chorych 2 Pisemną zgodę rodziców uczniów niepełnoletnich na udział dziecka w wycieczce/imprezie (niepotrzebna przy wycieczkach przedmiotowych odbywających się w ramach zajęć lekcyjnych) załącznik nr 2 3 Regulamin zachowania się na wycieczce (przykładowy regulamin załącznik nr 3) podpisany przez wszystkich uczestników 4 Kartę wycieczki z harmonogramem wycieczki (wg wzoru z Rozporządzenia MENiS z dnia 8 listopada 2001 r w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki załącznik nr 4) w dwóch egzemplarzach, z których jeden znajduje się w szkole, a drugi posiadać powinien kierownik wycieczki w czasie jej trwania 5 Kserokopię zaświadczenia ukończenia kursu kierowników wycieczek przez kierownika organizowanej wycieczki 6 Dowód ubezpieczenia, wszystkich uczestników wycieczki, od następstw nieszczęśliwych wypadków (przy wycieczkach zagranicznych dodatkowo od kosztów leczenia) 7 Program wycieczki: wycieczki jednodniowe wpisany do karty wycieczki i zawierający: cel wycieczki trasy, zwiedzane obiekty godzina powrotu telefon kontaktowy; wycieczki kilkudniowe osobny program dołączony do karty wycieczki i dodatkowo, zawierający adresy i telefony punktów noclegowych
3 8 Pisemne potwierdzenie rezerwacji noclegów w przypadku wycieczek kilkudniowych 9 Preliminarz finansowy wycieczki, przewidujący koszty realizacji programu (załącznik nr 5) 10 Rozliczenie finansowe po zakończeniu wycieczki (maksymalnie po 14 dniach od przyjazdu) zawierające: zestawienie zbiorcze poniesionych kosztów (załącznik nr 6) i ich porównanie z planem finansowym wycieczki (załącznik nr 8), bilety wstępu, rachunki itp, protokoły konieczności wypełniane przy koniecznych, niepokwitowanych wydatkach (załącznik nr 7) Przygotowana dokumentacja wycieczki (imprezy) szkolnej musi być złożona u dyrektora szkoły - do zatwierdzenia, najpóźniej 3 dni przed jej rozpoczęciem (dokumentacja wycieczki zagranicznej w terminie minimum 15 dni) Załącznikami do instrukcji są: Załącznik nr 1 lista uczestników; Załącznik nr 2 pisemna zgoda rodziców; Załącznik nr 3 regulamin wycieczki dla uczniów; Załącznik nr 4 karta wycieczki; Załącznik nr 5 preliminarz finansowy wycieczki; Załącznik nr 6 zestawienie zbiorcze kosztów wycieczki; Załącznik nr 7 protokół konieczności; Załącznik nr 8 rozliczenie finansowe wycieczki z potwierdzeniem przyjęcia go przez rodziców opracowanie Krystyna Solarek
Załącznik nr 1 Lista uczestników wycieczki do organizowanej w terminie Lp Nazwisko i imię uczestnika Data urodzenia Kierownik wycieczki: Adres zamieszkania, telefon kontaktowy rodziny Nr ewidencyjny Nr kasy chorych Uwagi Opiekunowie: Uczniowie: 4
5 Załącznik nr 2 Wyrażam zgodę na udział mojego dziecka w wycieczce/imprezie * do/w * w dniach oraz zgadzam się, w razie potrzeby na udzielenie mojemu dziecku pomocy lekarskiej w czasie trwania wycieczki Biorę pełną odpowiedzialność finansową za szkody materialne, wynikające z nie przestrzegania regulaminu wycieczek, spowodowane przez moje dziecko Lp Nazwisko i imię dziecka Podpis czytelny rodzica/opiekuna prawnego * niepotrzebne skreślić
6 Załącznik nr 3 Regulamin wycieczki dla uczniów Zachowanie człowieka w miejscach publicznych daje świadectwo o jego kulturze, może mieć również wpływ na bezpieczeństwo wielu osób Dlatego każdy uczestnik wycieczki zobowiązany jest: 1 Zachowywać się w sposób kulturalny i odpowiedzialny 2 Stosować się do poleceń i zakazów wydawanych przez opiekunów lub przewodników 3 Podczas przejazdu autokarem lub pociągiem nie przemieszczać się wtrakciejazdy i zachowywać się spokojnie 4 Nie oddalać się od grupy bez zezwolenia opiekunów 5 Kulturalnie odnosić się do opiekunów i innych osób 6 W miejscach zakwaterowania przestrzegać obowiązujący tam regulamin Przestrzegać ciszy nocnej 7 Nie spożywać napojów alkoholowych i innych używek Lp Nazwisko i imię uczestnika Zapoznałem(łam) się zobowiązującym regulaminem wycieczki szkolnej
7 KARTA WYCIECZKI (IMPREZY) Załącznik nr 4 Celizałożenia programowe wycieczki(imprezy) Trasa wycieczki(imprezy) Termin ilość dni klasa/grupa Liczba uczestników Kierownik (imię i nazwisko) Liczba opiekunów Środek lokomocji OŚWIADCZENIE Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa na wycieczkach i imprezach dla dzieci i młodzieży Opiekunowie wycieczki (imprezy) (imiona i nazwiska oraz podpis) Kierownik wycieczki (imprezy) HARMONOGRAM WYCIECZKI (IMPREZY) DATA I GODZINA WYJAZDU ILOŚĆ KM MIEJSCOWOŚĆ PROGRAM ADRES PUNKTU NOCLEGOWEGO I ŻYWIENIOWEGO Adnotacja organu prowadzącego lub sprawującego nadzór pedagogiczny Zatwierdzam (pieczęć i podpis dyrektora szkoły)
8 Załącznik nr 5 Preliminarz finansowy wycieczki (imprezy) organizowanej do w dniach dla 1 Przewidywane koszty programowe: Wycieczka uwzględniająca grupowe rozliczanie kosztów Wycieczka uwzględniająca pokrywanie kosztów przez uczestnika we własnym zakresie 2 Przewidywane koszty organizacyjne: 3 Ogólny koszt wycieczki (poz1+ poz2) 4 Wartość planowanego dofinansowania: 5 Obciążenie finansowe uczestnika wycieczki (poz3 poz4): 6 Ilość uczestników: 7 Koszt jednego uczestnika (poz5:poz6): Kierownik wycieczki: nazwisko i imię podpis
9 Załącznik nr 6 Zestawienie zbiorcze faktycznych kosztów wycieczki (imprezy) zorganizowanej do w dniach dla Wydatki programowe i organizacyjne Jedn miary Cena jedn Ilość Wartość [zł] Załączony dowód finansowy (rodzaj, nr załącznika) Razem wydatki potwierdzone dowodami finansowymi: Wydatki konieczne, nie pokwitowane (do 20% kosztów wycieczki): Razem koszt wycieczki: Kierownik wycieczki: nazwisko i imię podpis
10 Załącznik nr 7 miejscowość, data Protokół koniecznoś ci Dnia w czasie wycieczki dokonano nieprzewidzianej opłaty za w wysokości zł gr (słownie: ) Kierownik wycieczki: Opiekunowie wycieczki: 1 nazwisko i imię podpis nazwisko i imię podpis 2 nazwisko i imię podpis Uczestnik wycieczki: nazwisko i imię podpis
11 Rozliczenie finansowe wycieczki zorganizowanej do w terminie dla Załącznik nr 8 Wysokość wpłaty jednego uczestnika 1 Ilość uczest 2 Łączna wartość wpłat (1 x 2) 3 Wartość dofinansowania 4 Planowany koszt wycieczki (3 + 4) 5 Faktyczny koszt wycieczki 6 Porównanie planowanych kosztów z faktycznymi (5 6) Wartość Wartość nadwyżki niedoboru finansow finansow 7 8 Uzyskana nadwyżka finansowa została zagospodarowana następująco: Niedobór finansowy został uzupełniony następująco: Kierownik wycieczki data sporządzenia rozliczenia nazwisko i imię podpis Przyjmuję przedstawione rozliczenie finansowe wycieczki: Lp Nazwisko i imię opiekuna prawnego uczestnika Podpis opiekuna prawnego
12