WOS.272.1.13.2019 Wałbrzych, dnia 04.06.2019 r. Do wszystkich Wykonawców Dotyczy: przetargu nieograniczonego na zadanie pn. Platforma e-usług administracji publicznej Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu. W związku z zapytaniem z dnia 30.05.2019 r. o następującej treści: Pytania dotyczące OPZ Pytanie nr 1 Wykonawca wnosi, aby Zamawiający potwierdził, że przedmiotem zamówienia, zgodnie z nazwą, jest wdrożenie wyspecyfikowanego oprogramowania dziedzinowego i e-usług, wskazanych w pkt 2.2 OPZ jako cel zamówienia, zaś wdrożenie systemu informacji przestrzennej, wskazane w pkt 2.1 jest ograniczone do zakresu opisanego na str 10 następująco: W ramach wdrożenia platformy GIS, muszą zostać dostarczone następujące komponenty zapewniające funkcjonalności ogólne przetwarzania danych przestrzennych we wszystkich systemach dziedzinowych zarządzania infrastrukturą drogową: 1) Serwer usług danych przestrzennych 2) Klient usług danych przestrzennych (mapa) 3) Wydruki map 4) Szkicownik 5) Przeglądanie panoramicznych zdjęć wysokiej rozdzielczości. 6) Przeglądarka danych 3D 7) Zarządzanie danymi przestrzennymi 8) Geoportal wewnętrzny 9) Geoportal publiczny Pytanie nr 2 str 11, pkt 11c Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że wymaganie przeniesienia praw autorskich do mechanizmów integrujących bazy danych nie dotyczy realizującego takie funkcje dostarczanego w ramach zadania oprogramowania standardowego bądź funkcjonalności hurtowni bazy danych systemu pzgik, z którego korzysta zamawiający i który jest produktem innego wykonawcy, stanowiącym oprogramowanie standardowe, 1
dystrybuowane wyłącznie na podstawie licencji lub w modelu usługi SaaS. Pytanie nr 3 - str 12, tabela chronologiczna realizacji zadań Wykonawca wnosi o wyjaśnienie, w jaki sposób Zamawiający przewiduje realizację szkolenia stanowiskowego przed wdrożeniem oprogramowania, z którego mają być szkolenia. Pytanie nr 4 str 17 pkt 20 Wykonawca wnosi o wyjaśnienie, co zamawiający rozumie pod pojęciem środowisko? czy dla szkoleń grupowych zamawiający zapewni pomieszczenie w siedzibie starostwa? Pytanie nr 5 str 18 ust. 3.2.2 pkt 3, dotyczy zapisu: W przypadku, gdy Zamawiający nie będzie dysponował wystarczającym wyposażeniem technicznym zapewniającym odpowiednią pomoc przy prowadzeniu szkoleń (np. rzutnik), Wykonawca musi wykorzystać własny sprzęt. Wykonawca wnosi o wyjaśnienie, jaki jest cel tego zapisu, skoro przewidziane są w przedmiotowym zakresie jedynie szkolenia stanowiskowe na stanowiskach komputerowych wybranych pracowników? - dotyczy także pkt 2a Pytanie nr 6 str 23 ust. 4.3.5 pkt 2c Wykonawca wnosi o usunięcie zapisu lub wskazanie kategorii danych poprzez konkretne normy prawne, definiujące ich ochronę. Zapis w tej formie obejmuje wszystkie dane, ponieważ całość danych publicznych podlega ochronie na mocy obowiązujących norm prawa powszechnego, różny jest jedynie zakres tej ochrony. Pytanie nr 7 str 23 ust. 4.3.5 pkt 3 Wykonawca wskazuje niespójność wymaganie mówi o trzech warstwach, specyfikuje poniżej dwie. Pytanie nr 8 str 23 ust. 4.3.5 pkt 3bi Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że wymaganie nie dotyczy klientów e-usług; wykonawca wskazuje jednocześnie, że utrzymanie wymagania bez ograniczenia do pracowników zamawiającego spowodowałoby przetwarzanie danych osobowych w zakresie znacząco wykraczającym poza dopuszczany przepisami właściwymi w zakresie ochrony danych osobowych Pytanie nr 9 str 23 ust. 4.3.5 pkt 4 Wykonawca wnosi o usunięcie zapisu, ponieważ jest wtórny w stosunku do poprzedzającego go pkt 3, lub udzielenie wyjaśnienia, jeśli posiada inne znaczenie Pytanie nr 10 str 25 ust. 4.3.10 pkt 2 Przyznanie uprawnienia / roli umożliwiającej przetwarzanie danych osobowych jest czynnością materialno - 2
techniczną administratora systemu, posiadającego nadane przez zamawiającego uprawnienia i jedynie on może ocenić, czy upoważnienie nadane przez administratora danych odnosi się do konkretnego zakresu funkcjonalności systemu. Wykonawca wnosi o zmianę zapisu na następujący: "dostęp użytkowników do danych systemu podlega ograniczeniom odpowiednim do ról i uprawnień nadanych przez administratora systemu. Pytanie nr 11 str 25 ust. 4.3.10 pkt 4 Wskazane informacje już są w systemie w aktach spraw, ponieważ przetwarzanie wszelkich danych podlega pełnej rozliczalności. Tworzenie odrębnej instancji tych samych danych jest sprzeczne z wymaganiem wykluczenia redundancji danych, sformułowanym jako jedno z podstawowych wymagań Zamawiającego dla całego systemu. Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że zamawiający nie oczekuje budowy struktury danych i mechanizmów rejestrujących dla takich danych, odrębnych od funkcjonujących w oferowanym oprogramowaniu, zapewniających rozliczalność wszystkich operacji na danych. Należy wziąć także pod uwagę, że pojęcie danych osobowych nie odnosi się do enumeratywnej listy obiektów wskazanych przez ustawodawcę, lecz do subiektywnej oceny administratora danych, opartej na kontekście konkretnej operacji przetwarzania. Nadto Wykonawca wskazuje, że wymagania odnoszą się do uchylonego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Pytanie nr 12 str 25 ust. 4.3.10 pkt 4b Wykonawca wnosi o wyjaśnienie, co ma odnotować system, jeśli dane osobowe zostaną wprowadzone w sposób zautomatyzowany przez e-usługę? Pytanie nr 13 str 25 ust. 4.3.10 pkt 5 W zakresie udostępniania danych w ramach funkcjonalności systemu informacje znajdują się w aktach spraw i rejestrach systemu - vide pytanie 12. Wykonawca wnosi jak w pytaniu 12 Pytanie nr 14 str 25 ust. 4.3.10 pkt 6 Wykonawca wnosi o usunięcie zapisu, ponieważ dla części wskazanych informacji wyspecyfikowane dane nie posiadają odpowiednich atrybutów w systemach, umożliwiających automatyczną generację raportu. Pytanie nr 15 str 28, ust. 4.7 pkt 10 Wykonawca wnosi o dodanie do wymagania zapisu z wyłączeniem słowników, których treść wynika z przepisów prawa lub ma charakter techniczny. Wykonawca wskazuje, że uprawnienia do edycji takich 3
słowników są Zamawiającemu zbędne, ich implementacja generuje znaczne koszty, zaś użycie może z dużym prawdopodobieństwem prowadzić do awarii oprogramowania, niepodlegającej odpowiedzialności gwarancyjnej Wykonawcy. Pytanie nr 16 str 29, ust. 4.11, pkt 2 Wykonawca wnosi o wyjaśnienie, jaka jest intencja tego zapisu w kontekście pkt 1? Pytanie nr 17 str 32, ust. 5.2.4, pkt 5 Wykonawca wnosi o usunięcie wymagania, ponieważ przewidziana jest integracja systemów dziedzinowych z bazą EGiB zasobu pzgik, w związku z czym nie ma uzasadnienia implementacji. Nie ma też możliwości, ponieważ wyspecyfikowane e-usługi nie posiadają funkcjonalności, które by wykorzystywały takie pliki. Funkcjonalność wymiany danych EGiB w formacie GML posiada wykorzystywany do obsługi EGiB system Zamawiającego. Nadto przepisy prawa nie przewidują wprowadzania danych do bazy EGiB w takim trybie, zatem wymiana jako taka nie jest prawnie możliwa (jednokierunkowa komunikacja jest możliwa, jednak dotyczą jej zastrzeżenia wskazane powyżej). Pytanie nr 18 str 41, ust. 6.7 pkt 2 Czy Zamawiający udostępni pomieszczenie do skanowania, czy też przekaże dokumenty na zewnątrz? Pytanie nr 19 str 41, ust. 6.7 pkt 3 i kolejne ustępy / punkty odpowiednio do treści pytania Wykonawca wnosi o wskazanie, ile pozycji z podanych jest przewidziane do importu z systemów informatycznych jest to niezbędne dla oceny kosztu digitalizacji pozostałych spraw. Pytanie nr 20 str 86, poz. 13 tabeli (dotyczy wszystkich analogicznych zapisów w specyfikacji szczegółowych wymagań dla e-usług) W związku z wymaganiem 4.9 Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że Zamawiający wymaga, by e-usługa korzystała z danych referencyjnych w postaci aktualnych danych EGiB wchodzących w skład zasobu pgik Zamawiającego. Pytania dotyczące projektu umowy Pytanie nr 21-8 ust. 1 4
Wykonawca wnosi, by Zamawiający potwierdził, że wykonywanie wskazanych czynności przez wspólników spółki cywilnej, jako Wykonawcy bądź Podwykonawcy, będzie przez Zamawiającego traktowane jako spełnienie warunku zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących wskazane czynności. Wykonawca podnosi, że odmienna interpretacja skutkowałaby naruszeniem pzp poprzez ograniczenie dostępu przedsiębiorcy do postępowania z uwagi na formę prawną prowadzonej działalności. Pytanie nr 22-8 ust. 2 Wykonawca wnosi, by Zamawiający, stosownie do odpowiedzi na poprzednie pytanie jako przedmiotowy dokument dopuścił potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię umowy spółki. Starostwo Powiatowe w Wałbrzychu działając na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 oraz ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.) wyjaśnia: Ad. 1 Zamawiający potwierdza prawidłowość interpretacji wskazanych zapisów. Ad. 2 Spełnianie kryteriów oprogramowania standardowego ma charakter definicji szczególnej w stosunku do kryterium mechanizmów integrujących bazy danych i w przypadku implementacji w takich mechanizmach oprogramowania standardowego nie jest wymagane przeniesienie autorskich praw majątkowych, lecz wymagane jest dostarczenie licencji. Ad. 3 Prowadzenie szkoleń przewidziane jest w całym okresie realizacji projektu. Szczegółowy harmonogram szkoleń w poszczególnych kwartałach zostanie uzgodniony na etapie realizacji zamówienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, z uwzględnieniem obowiązków służbowych osób szkolonych. Ad. 4 W przypadku szkoleń grupowych przez środowisko Zamawiający rozumie sprzęt i oprogramowanie Wykonawcy, niezbędne do przeprowadzenia szkolenia. Zamawiający zapewni jedynie pomieszczenia dla szkoleń grupowych w budynku Starostwa, posiadające dostęp do sieci Internet. 5
Ad. 5 Zamawiający nie ogranicza możliwości Wykonawcy co do przyjętego sposobu interakcji ze szkolonymi osobami oraz formą prezentacji informacji. Jeżeli w ocenie Wykonawcy dodatkowe wyposażenie techniczne, celem przeprowadzenie efektywnego szkolenia jest zbędne, nie jest zobowiązany do jego zapewnienia. Ad. 6 Zamawiający wyjaśnia, że przedmiotem zapisu są dane osobowe, określone zgodnie z zapisami rozporządzenia RODO (GPRD). Ad. 7 Zamawiający zastępuje zapis System musi pozwalać na rejestrowanie działań użytkowników, trzech warstw architektury trójwarstwowej następującym: System musi pozwalać na rejestrowanie działań użytkowników na wskazanych poniżej dwóch spośród trzech warstw architektury trójwarstwowej. Ad. 8 Zamawiający potwierdza, że wymaganie nie dotyczy klientów e-usług. Ad. 9 Zamawiający podtrzymuje zapis OPZ. Ad. 10 Zamawiający podtrzymuje zapis OPZ. Ad. 11 Zamawiający potwierdza, że w przypadku dostępności wskazanych informacji w aktach spraw prowadzonych przez system lub wpisach w rekordach bazy danych nie jest wymagana odrębna struktura danych oraz odrębne mechanizmy dostępu do nich z wyjątkiem wskazanych w pkt 6. Ad. 12 System musi odnotować login pochodzący z profilu zaufanego wnioskodawcy. Ad. 13 Zamawiający odnosi do tego odpowiedź na pytanie nr 12. 6
Ad. 14 Zamawiający usuwa wskazany zapis, zastępując go ujednoznacznionymi wymaganiami: Realizacja pkt 4 w zakresie dedykowanych narzędzi: System rejestruje każdy przypadek udostępnienia danych osobowych w bazie danych wraz z zakresem udostępnionych danych i informacją o osobie pobierającej dane; System pozwala przeglądać zarejestrowane udostępnienia danych osobowych za pomocą narzędzi w interfejsie (co najmniej dedykowana kartoteka z możliwością przeszukiwania zbioru informacji o udostępnieniu danych osobowych wg różnych kryteriów); System pozwala sporządzić raport o udostępnianiu danych osobowych dla konkretnej osoby z poziomu okna służącego do zarządzania osobami (dedykowana kartoteka osób) oraz zapisać informacje o udostępnieniu do pliku (co najmniej csv). Ad. 15 Zamawiający zastępuje zapis ust. 4.7 pkt 10 następującym: Systemy Dziedzinowe muszą umożliwiać tworzenie i modyfikację słowników przez uprawnionego użytkownika z wyłączeniem słowników, których treść wynika z przepisów prawa lub ma charakter techniczny. Ad. 16 Zamawiający wymaga, aby system zapewnił możliwość dodawania dowolnych załączników związanych z obsługiwanymi procesami, a pkt 2 wykazuje wymagane, niezbędne formaty załączników. Ad. 17 Zamawiający wymaga interoperacyjności systemu, której cechą jest także wykluczanie redundancji danych. W związku z powyższym, stosownie do tego założenia, Zamawiający doprecyzowuje opis wymagania w ten sposób, że usuwa wskazany zapis, zastępując go następującym: Zamawiający wymaga, by baza danych EGiB systemu pzgik stanowiła dane referencyjne dla wdrażanego systemu. Wymagane jest korzystanie z aktualnych danych, udostępnianych w drodze integracji systemów dziedzinowych z bazą danych EGiB systemu pzgik. Zamawiający wskazuje, że dotyczy tego także wymaganie ust. 4.9, które w pkt 1 stanowi: Jeżeli obsługiwane przez Systemy Dziedzinowe procesy/sprawy dotyczą działek ewidencyjnych lub numerów porządkowych budynków, System musi zapewniać korzystanie z danych referencyjnych PZGiK. Dla realizacji wymagania 4.9 nie jest możliwe korzystanie z danych przekazywanych plikami GML, a konieczny jest bezpośredni dostęp do danych referencyjnych pzgik. Ad. 18 Zamawiający udostępni pomieszczenie wraz ze stanowiskami, na których Wykonawca będzie mógł posadowić 7
komputery i skanery. Zamawiający będzie wydawał do skanowania zamówione dokumenty na początku dnia roboczego i rozliczał ich zwrot na koniec dnia roboczego, wymagając dostępności skanowanych dokumentów dla swoich pracowników w trakcie skanowania, o ile zajdzie taka konieczność. Ad. 19 Zamawiający dysponuje dokumentacją papierową oraz elektroniczną bazą danych przechowywaną w arkuszu kalkulacyjnym XLS. Ad. 20 Zamawiający potwierdza, że wymaga, by e-usługa korzystała z danych referencyjnych w postaci aktualnych danych EGiB wchodzących w skład zasobu pgik Zamawiającego. Ad. 21 Zamawiający potwierdza, że w samodzielne wykonywanie określonych przez Zamawiającego w 8 ust. 1 projektu umowy czynności osobiście przez Wykonawcę lub Podwykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą w tym jako wspólnik spółki cywilnej będzie przez Zamawiającego traktowane jako spełnienie warunku zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących wskazane czynności. Art. 29 ust. 3a p.z.p. dotyczy bowiem stosunków między Wykonawcą a pracownikami a mamy tutaj do czynienia z czynnościami podejmowanymi bezpośrednio przez Wykonawcę, których przepis ten nie obejmuje (wyrok KIO z dnia 24.11.2016 r., KIO 2101/16). Ad. 22 8 ust. 2 projektu umowy ma treść Obowiązek określony w ust. 1 dotyczy także Podwykonawców. Wykonawca jest zobowiązany zawrzeć w każdej umowie o podwykonawstwo stosowne zapisy. Umowa spółki nie jest tożsama z umową o podwykonawstwo. Prawdopodobnie chodziło o następny ust. 3, tj. obowiązek dostarczenia Zamawiającemu oświadczenia Wykonawcy lub Podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności. Mając na względzie odpowiedź na pyt. 21 Zamawiający wyjaśnia, iż kopia umowy spółki nie może być dokumentem równoważnym z oświadczeniem, o którym mowa w 8 ust. 3 projektu umowy. W takim przypadku Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenie o samodzielnym wykonywaniu określonych przez Zamawiającego czynności osobiście przez Wykonawcę lub Podwykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą, gdyż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nie mogą pozostawać w stosunku pracy sami ze sobą. Starosta Krzysztof Kwiatkowski 8