MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ DE-WZP-TP-321-37/12 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ DE-WZP-TP-321-37/12 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) NA USŁUGĘ ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA PONIŻEJ 130 000 EURO SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 1 z 33

Rozdział 1 INFORMACJE OGÓLNE 1.Zamawiającym jest: Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa NIP: 7010015610, REGON: 000177939. 2.Postępowanie prowadzi: Departament Ekonomiczny, tel.: (22) 34-74-192, (22) 34-74-242, fax.: (22) 621-50-10, pon. pt. 8:15-16:15. 3.Postępowanie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zwanej dalej ustawą oraz aktów wykonawczych do ustawy. 4.Tryb udzielania zamówienia: PRZETARG NIEOGRANICZONY. 5.Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 6.Miejsce publikacji ogłoszenia o przetargu: a) Biuletyn Zamówień Publicznych, b) strona internetowa MEN www.men.gov.pl (zakładka BIP), c) tablica ogłoszeń w budynku MEN. ROZDZIAŁ 2 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1.Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ. 3.Zamawiający podzielił zamówienie na następujące odrębne części: Część 1 - przygotowanie i przekazanie do archiwum zakładowego materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) departamentów/biur Ministerstwa Edukacji Narodowej oraz wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął; Część 2 - przygotowanie i przekazanie do archiwum zakładowego dokumentacji projektów unijnych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich 2004-2006 (SPO RZL). 4.Wspólny Słownik Zamówień (CPV) 79995100-6. 5.Zamówienie w części 2 jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (kod projektu KL-101-03-000-00). ROZDZIAŁ 3 INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na jedną lub dwie części wskazane w rozdziale 2 ust. 3 niniejszej SIWZ. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 4. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 5. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 6. Rozliczenia z Wykonawcą dokonywane będą w walucie polskiej. 7. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 8. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 ustawy. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 2 z 33

9. Zamawiający nie przewiduje unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nie przyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienie o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia. 10. Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50% pracowników stanowią osoby niepełnosprawne. 11. Na podstawie art. 36 ust. 4 ustawy Wykonawca jest zobowiązany umieścić w składanej ofercie informację o części zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom. Zamawiający nie zastrzega żadnej części zamówienia, która nie może być powierzona podwykonawcom. ROZDZIAŁ 4 TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia dla części 1 i 2: od dnia podpisania umowy do 31.03.2014 r. ROZDZIAŁ 5 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 2) posiadania wiedzy i doświadczenia: Część 1 zamówienia W celu potwierdzenia spełnienia warunku Wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż wykonał należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 1 usługę (umowę) polegającą na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb. Część 2 zamówienia W celu potwierdzenia spełnienia warunku Wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż wykonał należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 1 usługę (umowę) polegającą na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb. UWAGA: w przypadku składania oferty na obie części zamówienia za spełnienie ww. warunku Zamawiający uzna należyte wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 1 usługi (umowy) polegającej na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 3 z 33

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. 2. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie muszą spełniać warunki określone w ust. 1. 4. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, co do których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z Wykonawców nie może być podstaw do wykluczenia. 5. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 6, na zasadzie spełnia/nie spełnia. ROZDZIAŁ 6 WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: 1) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ, 2) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Z powyższego wykazu musi jednoznacznie wynikać spełnianie przez Wykonawcę warunku opisanego w Rozdziale 5 ust. 1 pkt 2 SIWZ, tj. Dla części 1: wykonanie (lub wykonywanie) należycie co najmniej 1 usługi (umowy) polegającej na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb. Dla części 2: wykonanie (lub wykonywanie) należycie co najmniej 1 usługi (umowy) polegającej na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb. UWAGA: w przypadku składania oferty na obie części zamówienia za spełnienie ww. warunku Zamawiający uzna należyte wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 1 usługi (umowy) polegającej na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 4 z 33

Do wykazu należy załączyć dokumenty potwierdzające, że usługi w nich wskazane zostały wykonane lub są wykonywane należycie (dokumenty te należy oznaczyć liczbami porządkowymi odpowiadającymi pozycji usług umieszczonych w wykazie/wykazach). Wzory wykazów usług i ich minimalny zakres stanowi załącznik nr 5 do SIWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. dokumenty i oświadczenie składa przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej SIWZ, 2) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ww. dokumenty i oświadczenie - składa każdy z Wykonawców oddzielnie. 3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 4. Dokument, o którym mowa w ust. 3 powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 5. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 3, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis ustępu 4 stosuje się odpowiednio. 6. Jeżeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Uwaga: oświadczenia wymienione w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 należy złożyć w formie oryginału natomiast pozostałe dokumenty wymienione w ust. 1 i 2 należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 5 z 33

zamówienia kopie dokumentów dotyczących Wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. ROZDZIAŁ 7 INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcami będą przekazywane: 1) pisemnie na adres Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa lub 2) faksem na numer (22) 621-50-10 lub 3) drogą elektroniczną na adres e-mail: tomasz.piatek@men.gov.pl. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca będą przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania. 2. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 3. Zamawiający przekaże treść wyjaśnienia jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści ją na stronie internetowej, bez ujawniania źródła zapytania. 4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści na stronie internetowej. Każda wprowadzona zmiana staje się integralną częścią tej specyfikacji. 5. Postępowanie oznaczone jest znakiem DE-WZP-TP-321-37/12. Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie. 6. Do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego upoważnione są osoby: w sprawach formalnych Tomasz Piątek tel. (22) 34-74-332, w sprawach merytorycznych Michalina Różycka tel. (22) 34-74-460. ROZDZIAŁ 8 WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Składając ofertę każdy Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium. 2. W przypadku składania ofert częściowych wysokość wadium dla: Części 1 wynosi 2000,00 PLN, Części 2 wynosi 2000,00 PLN. 3. Wadium musi zostać wniesione na cały okres związania ofertą. 4. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 5. Wadium należy wnieść w formach przewidzianych w art. 45 ust. 6 ustawy. 6. Poręczenie bankowe, poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa oraz poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 6 z 33

listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz. U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275) winny zostać złożone w oryginale. 7. Wadium w formie pieniężnej: 1) dla część nr 1 zamówienia należy wnieść na rachunek bankowy Ministerstwa Edukacji Narodowej, tj.: Narodowy Bank Polski O/Okręgowy w Warszawie 48 1010 1010 0031 2813 9120 0000 z podaniem tytułu WADIUM: Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 część 2) dla część nr 2 zamówienia należy wnieść na rachunek bankowy Ministerstwa Edukacji Narodowej, tj. Narodowy Bank Polski O/Okręgowy w Warszawie 11 1010 1010 0031 0213 9120 0000 z podaniem tytułu WADIUM: Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 część 8. Wadium w formie pieniężnej (przelew) musi zostać zaksięgowane na rachunku Zamawiającego przed wskazanym terminem składania ofert: (dzień, godzina, minuta składania ofert). 9. Kserokopię potwierdzenia złożenia wadium w formie pieniężnej należy dołączyć do oferty. 10. W przypadku wadium wnoszonego w poręczeniu lub gwarancji, oryginał dokumentu (poręczenia lub gwarancji) należy złożyć w kasie Ministerstwa w godz. 11.00 do 14.00 lub w innych godzinach po telefonicznym uzgodnieniu (za wyjątkiem sobót, niedziel oraz świąt). Kopię dokumentu (poręczenia lub gwarancji) zdeponowanego w kasie, poświadczonego za zgodność z oryginałem przez osobę podpisującą ofertę należy dołączyć do oferty wraz z kopią potwierdzenia złożenia dokumentu w kasie. 11. Niewniesienie wadium w terminie określonym w niniejszej SIWZ spowoduje wykluczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy, a jego oferta zostanie uznana za odrzuconą. ROZDZIAŁ 9 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca składając ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. ROZDZIAŁ 10 OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę dla danej części zamówienia. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty w danej części, wszystkie oferty zostaną odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 82 ust. 1 ustawy. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 4. Wskazane jest, aby wszystkie zapisane, zadrukowane strony oferty były kolejno ponumerowane, złączone w sposób uniemożliwiający jej dekompletację. 5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką biurową. 6. Wszelkie poprawki, zmiany lub wykreślenia w tekście oferty muszą SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 7 z 33

być parafowane i datowane przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty. 7. Oferta i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. 8. Jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty, oświadczeń, reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców w postępowaniu i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty wynika z pełnomocnictwa - winno być ono udzielone (podpisane) przez osobę/osoby uprawnione zgodnie z wpisem do właściwego rejestru, oraz dołączone do oferty. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. 9. Zapis ustępu 8 stosuje się odpowiednio do dalszych pełnomocnictw. 10. Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. 11. Wymagane w SIWZ dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 12. Wszystkie strony oferty oraz wszystkie załączone oświadczenia, tłumaczenia i inne dokumenty, winny być parafowane przynajmniej przez jedną osobę upoważnioną do podpisania oferty. Dotyczy to zarówno oryginałów oświadczeń i dokumentów jak też ich poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii. 13. Jeżeli według Wykonawcy oferta będzie zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, dane te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz oferty, opisanej: Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa oraz wskazać numery stron stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W innym przypadku wszystkie informacje zawarte w ofercie będą uważane za ogólnie dostępne i mogą być udostępnione pozostałym Wykonawcom razem z protokołem postępowania. Zastrzeżenie informacji, danych, dokumentów lub oświadczeń niestanowiących tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji powoduje ich odtajnienie. 14. Oferta winna zawierać wymagane dokumenty, załączniki, oświadczenia wymienione w niniejszej SIWZ. 15. Jeżeli oferta jest składana przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. 16. Oferta Wykonawców, którzy będą ubiegać się wspólnie o udzielenie zamówienia musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie. 17. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii. 18. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących Wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 19. Zaleca się opracowanie pierwszych stron oferty wg załączonego do SIWZ wzoru (Załącznik nr 4 do SIWZ). Niezastosowanie wzoru określonego w załączniku SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 8 z 33

nr 4 nie spowoduje odrzucenia oferty. Jednakże Zamawiający wymaga, żeby w złożonej ofercie znalazły się wszystkie oświadczenia zawarte we wzorze oferty. 20. Oferta musi ponadto zawierać: A. Wypełniony formularz ofertowy z uwzględnieniem informacji zawartych w ust. 19 niniejszego rozdziału. B. Oświadczenia i dokumenty opisane w Rozdziale 6 SIWZ. C. Dokument, o którym mowa w ust. 8 niniejszego rozdziału (jeżeli dotyczy). D. Informację o podwykonawcach zgodnie z Rozdziałem 3 pkt 11 SIWZ. E. Kopię dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium. 21.Ofertę należy złożyć w zaklejonym, nienaruszonym opakowaniu w Ministerstwie Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa, Sekretariat Departamentu Ekonomicznego (III piętro, pok. 353). 22.Opakowanie (koperta) z ofertą powinno być oznakowane w poniższy sposób: a) opis zawartości koperty: Oferta na usługę archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12, część.., b) adresat: Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa, Sekretariat Departamentu Ekonomicznego (III piętro, pok. 353), c) nadawca: nazwa, dokładny adres i numery telefonów Wykonawcy (dopuszcza się odcisk pieczęci). UWAGA: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za otwarcie oferty przed terminem w przypadku nieprawidłowego oznaczenia koperty. 23.Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. O wprowadzeniu zmian lub zamiarze wycofania oferty przed ostatecznym terminem składania ofert należy pisemnie zawiadomić Zamawiającego. 24.Zmiany do oferty należy umieścić w oddzielnej, zaklejonej i nienaruszonej kopercie z dopiskiem ZMIANA. Na kopercie musi znajdować się nazwa Wykonawcy, dokładny adres i numer telefonu Wykonawcy (dopuszcza się odcisk pieczęci). 25. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzić zmian w ofercie po upływie ostatecznego terminu składania ofert. ROZDZIAŁ 11 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Miejsce składania ofert Ministerstwo Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa, Sekretariat Departamentu Ekonomicznego, (III piętro, pok 353). 2.Termin składania ofert do...09.2012 r. do godz. 10.00. 3.Miejsce otwarcia ofert w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 357. 4.Termin otwarcia ofert...09.2012 r. o godz. 10.15. ROZDZIAŁ 12 OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Wykonawca poda w formularzu ofertowym cenę brutto dla danej części przedmiotu zamówienia oraz cenę jednostkową brutto za 1 mb zarchiwizowanej dokumentacji kategorii: A, B50, B, Bc, BE10. 2. Cena brutto oferty powinna zawierać wszystkie koszty, jakie będzie musiał ponieść Zamawiający z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (VAT), ewentualnych upustów i rabatów. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 9 z 33

3. Zamawiający wymaga, aby wszystkie ceny były podane z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania tj.: a) ułamek kończący się cyfrą od 1 do 4 zaokrąglić należy w dół, b) ułamek kończący się cyfrą od 5 do 9 zaokrąglić należy w górę. ROZDZIAŁ 13 OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY 1. W przedmiotowym postępowaniu każda część przedmiotu zamówienia będzie oceniania oddzielnie. W każdej części przedmiotu zmówienia przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje kryterium cena waga 100%. 2. Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami: kryterium ceny zostanie ocenione na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto wykonania całości zamówienia w danej części. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem: Cmin C = ----------------- x 100 pkt, Cbad gdzie: Cmin oznacza najniższą zaproponowaną cenę, Cbad oznacza cenę zaproponowaną w badanej ofercie, C liczbę punktów przyznanych badanej ofercie. 3. Za ofertę najkorzystniejszą w danej części przedmiotu zamówienia zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w danej części przedmiotu zamówienia. ROZDZIAŁ 14 INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu zostaną powiadomieni o jego wynikach. 2. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty informacja o wyborze zostanie umieszczona na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Zamawiającego. 3. Zamawiający przystąpi do zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą w trybie art. 94 ustawy, z uwzględnieniem zapisów art. 139 ustawy. 4. Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wykaz co najmniej 2 osób, które uczestniczyć będą w wykonywaniu zamówienia, wraz z kopiami dokumentów potwierdzających, iż każda z osób umieszczonych w wykazie spełnia wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadane praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców tj.: a) ukończyła studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną lub b) ukończyła szkołę kształcącą w zawodzie technik archiwista lub SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 10 z 33

c) ukończyła studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe inne niż określone w literze a i kurs kancelaryjno-archiwalny zorganizowany przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabyła praktykę zawodową przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej: 1 miesiąc w jednym lub kilku z następujących archiwów: archiwum państwowym, archiwum państwowym wyodrębnionym, archiwum szkoły wyższej, archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ państwowy, archiwum zakładowym państwowej jednostki organizacyjnej, innej niż wymieniona w tiret czwarte, archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ jednostki samorządu terytorialnego, archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, innej niż wymieniona w tiret szóste, archiwum zakładowym banku, archiwum zakładowym zakładu ubezpieczeń i reasekuracji, zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji, archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej, która uzyskała certyfikat systemu jakości według normy PN-EN ISO 9001 lub 6 miesięcy - przed dniem 1 kwietnia 2003 r.: w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania lub d) ukończyła szkołę średnią i kurs kancelaryjno-archiwalny zorganizowany przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabyła praktykę zawodową przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej: 3 miesięcy w jednym lub kilku z następujących archiwów: archiwum państwowym, archiwum państwowym wyodrębnionym, archiwum szkoły wyższej, archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ państwowy, archiwum zakładowym państwowej jednostki organizacyjnej, innej niż wymieniona w tiret czwarte, archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ jednostki samorządu terytorialnego, archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, innej niż wymieniona w tiret szóste, SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 11 z 33

archiwum zakładowym banku, archiwum zakładowym zakładu ubezpieczeń i reasekuracji, zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji, archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej, która uzyskała certyfikat systemu jakości według normy PN-EN ISO 9001 lub 6 miesięcy przed dniem 1 kwietnia 2003 r.: w charakterze przedsiębiorcy, w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. ROZDZIAŁ 15 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga w niniejszym postępowaniu wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. ROZDZIAŁ 16 ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Istotne postanowienia umowy stanowią załącznik nr 6 do niniejszej SIWZ. 2. Zamawiający przewiduje zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie: 1) zmiany osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, pod warunkiem zaproponowania nowych osób, które spełniać będą wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadane praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców oraz pod warunkiem przedstawienia Zamawiającemu informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany i uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego 2) innych zmian, których nie można przewidzieć w chwili zawierania umowy pod warunkiem, że zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego. ROZDZIAŁ 17 INFORMACJE DOT. PROTOKOŁU POSTĘPOWANIA 1. Protokół postępowania wraz z załącznikami jest jawny. 2. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym, że oferty są jawne od chwili ich otwarcia. 3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 12 z 33

w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość przesłania dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2 za pomocą poczty elektronicznej. ROZDZIAŁ 18 POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Środki ochrony prawnej zostały określone w Dziale VI ustawy. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy. Wykaz załączników do SIWZ: Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków z art. 22 ust. 1 ustawy. Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ustawy. Załącznik nr 4 Wzór formularza ofertowego. Załącznik nr 5 Wzór wykazu wykonanych lub wykonywanych usług archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny. Załącznik nr 6 - Istotne postanowienia umowy. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 13 z 33

Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Zamawiający zastrzega, że wymienione ilości akt są danymi orientacyjnymi oraz maksymalnymi. Część 1 zamówienia Departamenty i biura Część 2 zamówienia Departamenty i biura Daty skrajne dokumentacji Kategoria archiwalna 1969-2009 Kat. A 50 2008-2011 Kat. B50 50 1969-2009 Kat. B 200 1969-2009 Kat. Bc 200 Razem część nr 1 500 Orientacyjna ilość akt w mb Daty skrajne Kategoria Orientacyjna dokumentacji archiwalna ilość akt w mb 2004-2006 Kat. BE 10 1000 Razem część nr 2 1000 2. Dokumentacja wytworzona w departamentach/biurach Ministerstwa nie posiada ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w teczkach aktowych, segregatorach z zachowaniem jednorodności tematycznej akt. Dokumentacja przechowywana jest w suchych i przewiewnych pomieszczeniach, dzięki czemu stan jej zachowania jest dobry. Teczki ekspertów (kat. B-50) nie stanowią typowej dokumentacji osobowej, natomiast ich grubość oscyluje w granicach od 5 mm do 1 cm. 3. W celu właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi, Zamawiający umożliwi, po wcześniejszym uzgodnieniu, Wykonawcom przeprowadzenie wizji lokalnej w miejscach przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się ze stanem dokumentacji, ilością i sposobem przechowywania. 4. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych, polegających na zapoznaniu się z obowiązującą strukturą organizacyjną, zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi (statut, regulamin, schemat organizacyjny, instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt); 2) Dokonanie klasyfikacji i kwalifikacji akt wg RWA; 3) Porządkowanie materiałów archiwalnych wg właściwych przepisów kancelaryjno- archiwalnych [(zachowanie układu rzeczowo-chronologicznego, wyłączenie kopii, usunięcie metalowych części, paginacja, przepięcie na klips archiwalny akt nie naruszając ich struktury, przełożenie akt do bezkwasowych teczek archiwalnych, komputerowe opisanie teczki oraz nadanie sygnatury archiwalnej z użyciem etykiet samoprzylepnych, włożenie teczek (w ramach SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 33 z 33

zespołu archiwalnego) do bezkwasowych pudeł archiwalnych, komputerowe opisanie pudeł z użyciem etykiet samoprzylepnych)]; 4) Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej z zachowaniem jednorodności tematycznej akt i właściwej kategorii archiwalnej w ramach tematu [(przełożenie akt z segregatorów do tekturowych teczek, wyjęcie akt z foliowych koszulek, wyeliminowanie dużych spinaczy biurowych, przepięcie akt archiwalnym klipsem, komputerowe opisanie teczki oraz nadanie sygnatury archiwalnej z użyciem etykiet samoprzylepnych, włożenie teczek (w ramach zespołu archiwalnego) do zwykłych pudeł archiwalnych, komputerowe opisanie pudeł z użyciem etykiet samoprzylepnych)]. Akt kategorii B nie trzeba porządkować jak akt przynależnych do kat. A; 5) (Dotyczy części nr 1 zamówienia) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisu na brakowanie (z podziałem na poszczególne departamenty) w celu uzyskania zgody Archiwum Akt Nowych na niszczenie (okresu oczekiwania na wydanie zgody przez archiwum państwowe oraz okresu procedowania nad oceną dokumentacji niearchiwalnej przez wymagane instytucje, nie wlicza się do terminu realizacji umowy); 6) (Dotyczy części nr 1 zamówienia) Wprowadzenie ewentualnych zmian do spisu na brakowanie zgodnie z zaleceniami archiwum państwowego lub wydzielenie ze spisu i przekwalifikowanie wskazanej (przez komisję ds. oceny dokumentacji niearchiwalnej lub archiwum państwowe) dokumentacji Bc oraz opracowanie jej zgodnie z nową kwalifikacją i przekazanie do archiwum zakładowego MEN; 7) Przekazanie makulatury do składnicy surowców wtórnych w celu zniszczenia z uzyskaniem protokołu zniszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami; 8) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze); 9) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (na płytach CD lub DVD); 10) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania nie minął w szablonach udostępnionych przez Zamawiającego w postaci plików xls w celu późniejszego przetransportowania danych do systemu; 11) Opis pudeł archiwizacyjnych (format A4: wysokość 35 cm, głębokość 27 cm, grzbiet 10 cm) powinien zawierać odpowiednią nazwę ministerstwa/wytwórcy (uwarunkowana okresem wytworzenia dokumentacji), nazwę właściwej komórki organizacyjnej, sygnaturę akt; 5. (Dotyczy części nr 2 zamówienia) Usługa porządkowania dokumentacji projektowej (kat. BE10) polegać będzie na: 1) dokonaniu wstępnej analizy akt i zgłoszeniu Zamawiającemu podejrzeń co do ewentualnych braków w porządkowanej dokumentacji; 2) zewidencjonowaniu, w ramach określonych projektów, na podstawie przekazanych przez Zamawiającego spisów dokumentacji, brakujących segregatorów/teczek i przekazaniu drogą elektroniczną ewidencji do osoby nadzorującej realizację umowy ze strony Zamawiającego; 3) brakująca dokumentacja zostanie dostarczona przez Zamawiającego (wytwórcę akt) Wykonawcy w terminie 14 dni od daty przekazania ewidencji przedstawicielowi Zamawiającego; SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 15 z 33

4) przepakowaniu dokumentacji projektowej z segregatorów w teczki aktowe z zachowaniem nadanego przez aktotwórcę układu, bez ingerencji w zawartość segregatora/teczki; 5) wyeliminowaniu dużych spinaczy, klipsów biurowych (bez konieczności usuwania zszywek); 6) przepięciu dokumentacji na klipsy archiwalne; 7) dokonaniu komputerowego opisu teczek na etykietach samoprzylepnych z zachowaniem emblematu EFS i opisu aktotwórcy, uwzględniając w nawiasach kwadratowych rodzaj dokumentacji znajdującej się w teczce (np.: wyciągi bankowe, faktury, sprawozdania etc.)- schemat opisu teczki winien być zgodny z instrukcją kancelaryjną MEN; 8) nadaniu sygnatury archiwalnej w porozumieniu z pracownikiem archiwum zakładowego; 9) włożeniu przygotowanych teczek aktowych do zwykłych pudeł archiwalnych o wymiarach: wysokość 35 cm, głębokość 27 cm, grzbiet 10 cm (format A4) i komputerowym opisaniu ich na etykietach samoprzylepnych z uwzględnieniem m. in.: - emblematu EFS, - tytułu projektu, - numeru projektu, - sygnatury archiwalnej; 10) zewidencjonowaniu dokumentacji projektowej w formie spisów zdawczoodbiorczych (3 egzemplarze w wersji papierowej i 1 egzemplarz w wersji elektronicznej - CD, DVD) przy czym: a)sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odbywać się będzie w szablonach udostępnionych przez Zamawiającego w postaci plików xls w celu późniejszego przetransportowania danych do systemu; b)pod jednym numerem projektu mają wyświetlać się wszystkie części danego projektu. 6. Przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielem Zamawiającego oraz w razie konieczności z Archiwum Akt Nowych w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wypożyczania dokumentacji do celów służbowych na podstawie karty wypożyczania akt, po uprzednim opracowaniu ich przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest przygotować dokumenty do wypożyczenia w ciągu 1 dnia od momentu mailowego zgłoszenia przez Zamawiającego takiej potrzeby. Ilość wypożyczanej dokumentacji nie może przekroczyć 5 jednostek aktowych. W przypadku konieczności wypożyczenia większej ilości akt, czas na przygotowanie dokumentacji będzie wzrastał wprost proporcjonalnie do ilości wypożyczanych akt. 8. Wykonawca jest zobowiązany do: 1) wykonania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy; 2) wykonania zamówienia w gmachu Ministerstwa Edukacji Narodowej (al. J. Ch. Szucha 25) oraz na ul. Senatorskiej 38 w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-21:00. Po uzyskaniu odpowiedniego SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 16 z 33

zezwolenia Dyrektora Biura Administracyjnego usługa może być wykonywana w soboty i niedziele w godzinach 7:00-21:00; 3) (Dotyczy części nr 2 zamówienia) pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń usytuowanych w gmachu MEN (al. J. Ch. Szucha 25) udostępnionych w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem ochrony obiektu budynku 4) przedstawienia Zamawiającemu przed przystąpieniem do pracy listy osób realizujących przedmiot zamówienia; 5) przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia; 6) informowania Zamawiającego o planowanej zmianie osób, wyznaczonych do realizacji przedmiotu zamówienia formie pisemnej, co najmniej 3 dni robocze przed planowaną zmianą. Wykształcenie i doświadczenie proponowanych osób musi być równoważne lub wyższe od wykształcenia i doświadczenia osób wymienionych w ofercie Wykonawcy, ponadto powyższa zmiana musi być zaakceptowana przez Zamawiającego; 7) złożenia przed przystąpieniem do wykonania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę, która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), iż znane są skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie powołanych przepisów oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia (w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu); 8) dysponowania kluczami do budynku na Senatorskiej 38 na czas wykonywania przedmiotu zamówienia na podstawie wydanego przez Zamawiającego upoważnienia osobom; 9) przedkładania pracownikom archiwum zakładowego zgodnie z zapisami istotnych postanowień umowy- zarchiwizowanych i uporządkowanych akt z departamentów/biur wraz ze spisem zdawczo- odbiorczym tych akt; 10) (Dotyczy części nr 1 zamówienia) Wykonawca zobowiązany jest w cenie uwzględnić wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia, w tym koszty materiałów biurowych, załadunku, rozładunku, transportu niezarchiwizowanych akt z siedziby MEN, tj. z al. J. Ch. Szucha 25 do budynku MEN na ul. Senatorskiej 38 oraz zarchiwizowanej dokumentacji do archiwum zakładowego MEN (al. J. Ch. Szucha 25) i utylizacji dokumentacji ; 11) Aktualne miejsca składowania akt - pomieszczenia Ministerstwa Edukacji Narodowej (al. J.Ch Szucha 25) oraz budynek na Senatorskiej 38; 12)Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu przejęcia akt (zawierającego opis akt oraz ilość dokumentacji przeznaczonej do archiwizowania w metrach bieżących), sporządzonego przez komisję powołaną przez obie strony umowy; 13) Akta kat. A oraz kat. B po wykonaniu archiwizacji dokumentacji poszczególnych departamentów/biur będą przekazane Zamawiającemu w stanie nadającym się do dalszego ich przechowywania w Archiwum zakładowym Ministerstwa na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych zgodnie z istotnymi postanowieniami umowy; SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 17 z 33

14) Ilość metrów bieżących zarchiwizowanych akt musi być zbieżna z ilością akt wskazanych w protokole przejęcia akt; 15) Zamawiający zobowiązuje się do: a) wyznaczenia pracownika Ministerstwa Edukacji Narodowej do stałej współpracy w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia i sprawowania nadzoru, b) przekazania Wykonawcy wszelkich instrukcji i informacji niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia, c) udostępnienia aplikacji wewnętrznej bazy danych w celu tworzenia w niej spisów zdawczo-odbiorczych przez Wykonawcę, co w dalszej kolejności umożliwi Zamawiającemu przetransportowanie danych do systemu komputerowego archiwum, d) nieodpłatnego udostępnienia pomieszczenia o powierzchni ok. 450 m 2 na czas archiwizacji ok. 500 mb akt w gmachu Ministerstwa Edukacji Narodowej na ul. Senatorskiej 38, e) nieodpłatnego udostępnienie pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 16 m 2 na czas archiwizacji ok. 1000 mb dokumentacji projektów unijnych w gmachu Ministerstwa Edukacji Narodowej, al. J. Ch. Szucha 25. 9. Zamawiający informuje, że nie udostępni Wykonawcy sprzętu informatycznego do wykonania zamówienia. 10. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń. SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 18 z 33

Załącznik nr 2 do SIWZ.. (Pieczęć Wykonawcy) WZÓR OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, nr postepowania DE-WZP-TP-321-37/12 w imieniu:. (pełna nazwa Wykonawcy) oświadczamy, że na dzień składania ofert spełniamy warunki dotyczące: - posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, - posiadania wiedzy i doświadczenia, - dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - sytuacji ekonomicznej i finansowej.... (data, imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 19 z 33

Załącznik nr 3 do SIWZ.. (Pieczęć Wykonawcy) WZÓR OŚWIADCZENIE Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, nr postepowania DE-WZP-TP-321-37/12 w imieniu:. (pełna nazwa Wykonawcy) oświadczamy, że na dzień składania ofert brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy.... (data, imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 20 z 33

Załącznik nr 4 do SIWZ WZÓR FORMULARZA OFERTOWEGO O F E R T A DANE WYKONAWCY/WYKONAWCÓW (w przypadku oferty wspólnej, ze wskazaniem pełnomocnika):...... NIP... REGON... Adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:... Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:... Numer telefonu: 0 (**)... Numer faksu: 0 (**)... e-mail:... Przystępując do prowadzonego przez Ministerstwo Edukacji Narodowej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, nr postępowania DE-WZP-TP-321-37/12 oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami SIWZ, za cenę: Część 1 zamówienia: 1 2 3 4 5 L.p. Kategoria Orientacyjna archiwalna ilość w mb 1 A 50 2 B50 50 3 B 200 4 Bc 200 Cena za 1 mb dokumentacji brutto Razem [CENA BRUTTO ZAMÓWIENIA] Cena brutto (kol. 3 x kol. 4) CENA BRUTTO..złotych (słownie:......zł) SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 21 z 33

Część zamówienia, której wykonanie zamierzamy powierzyć podwykonawcy/om obejmuje (jeżeli dotyczy):... Część 2 zamówienia: 1 2 3 4 5 L.p. Kategoria archiwalna Orientacyjna ilość w mb 1 BE10 1000 Cena za 1 mb dokumentacji brutto CENA BRUTTO ZAMÓWIENIA (kol. 3 x kol. 4) CENA BRUTTO..złotych (słownie:......zł) Część zamówienia, której wykonanie zamierzamy powierzyć podwykonawcy/om obejmuje (jeżeli dotyczy):... 1. Oświadczamy, że wykonamy przedmiot zamówienia zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 1 do SIWZ. 2. Zapoznaliśmy się z SIWZ (w tym z istotnymi postanowieniami umowy) oraz zdobyliśmy wszelkie informacje konieczne do przygotowania oferty i przyjmujemy warunki określone w SIWZ. 3. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez 30 dni od dnia jej otwarcia. 4. W razie wybrania przez Zamawiającego naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w załączniku nr 7 do SIWZ - Istotne postanowienia umowy oraz w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. Oferta została złożona na... parafowanych stronach od nr... do nr... Do oferty dołączono następujące załączniki:......... (data, imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 22 z 33

Załącznik nr 5 do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) WZÓR Wykaz wykonanej lub wykonywanej co najmniej 1 usługi (umowy) polegającej na archiwizacji dokumentów stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości co najmniej 300 mb każda Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na archiwizację dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, nr postępowania DE-WZP- TP-321-37/12 Lp. 1 Nazwa usługi Ilość zarchiwizowanych dokumentów (w metrach bieżących) Daty wykonania usługi Rozpoczęcie (dd/mm/rrrr) Zakończenie (dd/mm/rrrr) Odbiorca usługi (nazwa i adres) Doświadczenie własne/innego podmiotu 2 UWAGA: Do każdej z wyżej wymienionych przez Wykonawcę usług, należy załączyć dokument/-y potwierdzające, że dana usługa została wykonana należycie. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wskazał, czy doświadczenie na które się powołuje jest jego własnym doświadczeniem, czy doświadczeniem innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków i udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.... (data, imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 23 z 33

Załącznik nr 6 do SIWZ Istotne postanowienia umowy 1 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji dokumentów, polegająca na kompleksowym: (Dotyczy części nr 1 zamówienia) przygotowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) departamentów/biur Ministerstwa oraz na wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął. (Dotyczy części nr 2 zamówienia) przygotowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego dokumentacji projektów unijnych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich 2004-2006 (SPO RZL). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do umowy. 2. (Dotyczy części nr 2 zamówienia) Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (kod projektu KL-101-03-000-00) (dotyczy części nr 2). 3. (Dotyczy części nr 1 zamówienia) Zamawiający gwarantuje zlecenie wykonania archiwizacji 300 metrów bieżących dokumentacji (dokumentacja kat. A i kat. B oraz kat. Bc dokumentacji przeznaczonej do brakowania) (Dotyczy części nr 2 zamówienia) Zamawiający gwarantuje zlecenie wykonania archiwizacji 700 metrów bieżących dokumentacji. 4. Wykonawca zrzeka się prawa do roszczeń odszkodowawczych z tytułu utraconych korzyści za niezrealizowany zakres umowy. 5. (Dotyczy części nr 1 zamówienia) Ilość metrów bieżących dokumentacji z podziałem na kategorie archiwalne jest orientacyjna służy do oszacowania wartości ofert. Faktyczna ilość dokumentacji zakwalifikowana do danej kategorii może ulec zmianie w stosunku do podanej ilości orientacyjnej. 6. Zamawiający będzie zlecał Wykonawcy na podstawie formularza zlecenia stanowiącego załącznik nr 2 do umowy dokumentację do zarchiwizowania w ilości (Dotyczy części nr 1 zamówienia) po 50 metrów bieżących, bez względu na rodzaj kategorii (zapis dotyczący części nr 1 zamówienia) (Dotyczy części nr 2 zamówienia) co najmniej 50 mb dokumentacji z projektów unijnych Zlecenia będą kierowane na adres e-mailowy wykonawcy... Po otrzymaniu zlecenia Wykonawca jest zobowiązany do przejęcia od Zamawiającego dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji w ramach konkretnego zlecenie na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do umowy. Od momentu przejęcia dokumentacji SIWZ- Postępowanie nr DE-WZP-TP-321-37/12 Strona 24 z 33