Zamawiający: Centrum Zdrowia Tuchów Sp. z o.o. ul. Szpitalna 1, 33-170 Tuchów, NIP 873 313 55 62 Tuchów, dn. 19.06.2019 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/RPMP8.6.2/19/R w ramach projektu pt. Zrób to mammo! Program profilaktyki raka piersi nr RPMP.08.06.02-12-0262/18 realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, 8 Oś Priorytetowa Rynek pracy, Działanie 8.6 Wsparcie na rzecz wydłużenia aktywności zawodowej, Poddziałanie 8.6.2 Programy zdrowotne, z Europejskiego Funduszu Społecznego. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w rozdziale 6.5.1 Rozeznanie rynku, dokumentu pt. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (wersja z 19 lipca 2017) Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn.zm.), jak również protestom i odwołaniom. Podmiot zwolniony ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Opis przedmiotu zamówienia Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym polegającym na wysyłce 10 000 listów z materiałami informacyjno-edukacyjnymi w okresie od czerwca 2019 do grudnia 2020r. 1.1 Określenie przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) 64112000-4 Usługi pocztowe dotyczące listów 1.2. Specyfikacja przedmiotu zamówienia: Zleceniobiorca zobowiązuje do wykonania przedmiotu zamówienia wg poniższej tabeli: TABELA NR 1 Okres Ilość (szt) Specyfikacja przesyłki Miejsce doręczenia czerwiec 2019 526 lipiec 2019 526 sierpień 2019 526 wrzesień 2019 526 październik 2019 526 listopad 2019 526 grudzień 2019 526 styczeń 2020 526 luty 2020 526 marzec 2020 526 kwiecień 2020 526 maj 2020 526 czerwiec 2020 526 lipiec 2020 526 Gabaryt,,A'' - przesyłki listowe o wymiarach: a) minimum - wymiary strony adresowej nie mniejsze niż 90 x 140 mm b) maksimum _ Żaden wymiar nie może przekroczyć: wysokość 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm Waga: do 3509 Rodzaj: przesyłki listowe zwykłe - nie rejestrowane, nie będące najszybszej kategorii Adresy prywatne na terenie powiatów: tarnowski, dąbrowski, brzeski, gorlicki oraz miasto Tarnów
sierpień 2020 526 wrzesień 2020 526 październik 2020 526 listopad 2020 526 grudzień 2020 532 SUMA 10 000 Usługi świadczone będą w dni robocze, każdorazowo W pierwszym tygodniu danego miesiąca, zgodnie z powyższą tabelą, z wyjątkiem pierwszego miesiąca gdzie wysyłka odbędzie się w ostatnim tygodniu. 2. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 2.1. Placówka pocztowa lub punkt pocztowy wskazany przez Wykonawcę dla Zamawiającego w celu osobistego dostarczania przez Zamawiającego przesyłek pocztowych listowych do wyekspediowania musi spełniać następujące warunki: a) zlokalizowana w mieście Tuchów, woj. małopolskie, b) czynna 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, co najmniej 8 godzin dziennie, c) oznakowana w sposób widoczny,,szyldem'' lub,,logo'' Wykonawcy, d) gdy umiejscowiona jest w lokalu, w którym jest prowadzona inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych oznakowane w sposób widoczny nazwą lub,,logo'' Wykonawcy. 2.2. Standard placówki pocztowej czy punktu pocztowego, o którym mowa w pkt. 2.1 musi zapewniać bezpieczeństwo przechowywania korespondencji oraz gwarantować dochowanie tajemnicy pocztowej, o której mowa w & 41 ustawy Prawo pocztowe. 2.3. Wykonawca zapewnia, iż ma możliwość dostarczenia przesyłek pocztowych zwykłych (ekonomicznych), tj przesyłek listowych nierejestrowanych, do każdego miejsca w powiatach wskazanych w tabeli nr 1 2.4. W przypadku stwierdzenia niezgodności dotyczących odebranych przesyłek tj np. nieprawidłowego opakowania, braku pełnego adresu, itp., Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o tym fakcie, za pomocą poczty elektronicznej, telefonicznie lub osobiście przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. W przypadku braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia nieprawidłowości w dniu dostarczenia przesyłek przez Zamawiającego do placówki pocztowej lub punktu pocztowego nadanie przesyłek zostanie przesunięte na następny dzień roboczy, bądź do momentu usunięcia nieprawidłowości. 2.5. W przypadku uszkodzenia przesyłki w czasie jej transportu, Wykonawca zobowiązany będzie do dodatkowego zabezpieczenia przesyłki przed dalszym jej uszkodzeniem na swój koszt oraz dostarczenia do Zamawiającego protokołu opisującego okoliczności powstania uszkodzenia oraz jego rodzaj i zakres. 2.6. Wykonawca zapewnia, iż nadanie przesyłek nastąpi każdorazowo w dniu ich dostarczenia, z uwzględnieniem postanowień w pkt 2.4. 2.7. Wymagany termin doręczania przesyłek pocztowych nastąpi nie później niż w szóstym dniu od daty nadania. 2.8. Wykonawca nie może podzlecać usług będących przedmiotem zamówienia bez zgody Zamawiającego. 3. ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO:
3.1. Zamawiający zobowiązuje się do przygotowania przesyłek pocztowych listowych do nadania w następujący sposób: a) przesyłki pocztowe zwykłe nierejestrowane wpisane będą do wykazu przesyłek, który stanowić będzie Wykaz listów zwykłych Wykaz Odrębny - korespondencja rejestrowana w systemie elektronicznym obsługi korespondencyjnej, który będzie stanowić wydruk z systemu elektronicznego obsługi korespondencyjnej; b) wykazy, o których mowa w lit. a, sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego, c) opakowanie przesyłek pocztowych listowych będzie stanowiła koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona przez zaklejenie, d) Zamawiający umieszcza na kopertach stanowiących opakowania przesyłek pocztowych informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, zgodnie z wykazem listów zwykłych, w sposób trwały i czytelny, 3.2. Zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie przesyłek pocztowych listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia 4. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 4.1. Usługi objęte niniejszym Zapytaniem Ofertowym realizowane będą w okresie od 27 czerwca 2019 r. do 30 marca 2021r. 4.2. Miejsce usługi: siedziba Wykonawcy 5. WARUNKI UCZESTNICTWA W ZAMÓWIENIU 5.1. Do udziału w postępowaniu dopuszcza się Oferentów, którzy: 5.1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, jeżeli przepisy prawa nakładają taki obowiązek. Weryfikacja na podstawie oświadczenia Załącznik nr 1 do niniejszego postępowania 5.1.2. dysponują odpowiednim potencjałem finansowym, osobowym i technicznym do wykonania zamówienia. Weryfikacja na podstawie oświadczenia - Załącznik nr 1 do niniejszego postępowania 5.1.3. posiadają odpowiednie doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia zgodnie ze specyfikacją zamówienia (minimum 3 usługi o podobnym zakresie). Weryfikacja na podstawie Załącznika nr 2 do niniejszego postępowania 5.1.4. Wypełnili obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO 1 wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio będą pozyskiwać w celu ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia (jeśli dotyczy). Weryfikacja na podstawie Formularz ofertowego - Załącznik nr 1 do niniejszego postępowania. 5.1.5. Wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych (jeśli dotyczy) i są świadomi, iż: - dane osobowe zbierane są w celu podpisania i realizacji umowy oraz podjęcia działań do jej zawarcia, - Zamawiający zapewnia dostęp do treści danych oraz możliwość ich poprawiania, - Administratorem danych osobowych jest Centrum Zdrowia Tuchów Sp. z o.o., ul. Szpitalna 1, 33-170 Tuchów, 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- Inspektorem ochrony danych osobowych jest: Paweł Konarski; kontakt: pawel.konarski@czt.com.pl, tel. 14 65 35 229. Weryfikacja na podstawie oświadczenia - Załącznik nr 1 do niniejszego postępowania. 5.1.6. Zamówienie nie może być udzielone Wykonawcy powiązanemu osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez: -uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, -posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, -pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, -pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Weryfikacja na podstawie oświadczenia - Załącznik nr 1 do niniejszego postępowania. 6. WARUNKI PŁATNOŚCI 6.1. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktur VAT na rachunek bankowy Wykonawcy z terminem płatności 7 dni od dnia otrzymania faktury, za usługę wykonaną w danym miesiącu. 6.2. Pod fakturę Wykonawca zobowiązany jest sporządzić protokół dostawy artykułów (przedmiotów z zapytania) zgodnie z tabelą nr 1, który będzie akceptowany przez Zamawiającego. 6.3. Akceptacja odbioru artykułów będzie podstawą do wypłaty stosownego wynagrodzenia zgodnie z przedłożoną fakturą 7. INFORMACJE OGÓLNE 7.1. Oferent przedstawi ofertę zgodną z postanowieniami niniejszego Zapytania Ofertowego. 7.2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7.3. W trakcie postępowania oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą faksem, listem poleconym lub drogą elektroniczną na adres e-mail Zamawiającego oraz adres e-mail Oferenta. 7.4. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści oferty. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści oferty wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 7.5. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres wskazany w pkt 10.6. niniejszego zapytania ofertowego. 7.6. W sprawach związanych z ofertą informacji udziela: Michalik Małgorzata, tel. 146535203, e-mail: malgorzata.michalik@czt.com.pl (od poniedziałku do piątku, w godz. 08.00-15.00) 8. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 8.1. Ofertę sporządza się w języku polskim.
8.2. Dopuszcza się złożenie oferty w wersji papierowej: a/ osobiście w siedzibie Zamawiającego b/ za pośrednictwem operatora pocztowego / kuriera na adres zamawiającego (w obydwu wskazanych wyżej przypadkach decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego) 8.3. Oferent składa jedną ofertę na cały przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt 1 niniejszego Zapytania Ofertowego, a) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych; b) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych; c) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wspólnych (konsorcja). 8.4. Oferta musi zawierać wszystkie załączniki wymagane w niniejszym postępowaniu: a) Załącznik 1 Formularz ofertowy b) Załącznik 2- Wykaz zrealizowanych zamówień 8.6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia rozliczeń między Zamawiającym a Oferentem w walutach obcych. 8.7. Oferent umieści ofertę w kopercie, która będzie zaadresowana i oznaczona następująco: Centrum Zdrowia Tuchów Sp. z o.o. ul. Szpitalna 1, 33-170 Tuchów ROZEZNANIE RYNKU NR 2/RPMP8.6.2/19/R Nie otwierać przed 26.06.2019r. godz. 14.30 8.8. Oferent umieści na kopercie także swoją nazwę (firmę) oraz adres. 8.9. Koperta winna być szczelnie zamknięta w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z treścią oferty tj. opieczętowana lub zalakowana. 8.10. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 8.11. W celu dokonania zmiany lub wycofania oferty, Oferent złoży Zamawiającemu kolejną zamkniętą kopertę, oznaczoną jak w punkcie 8.7 z dodaniem słowa: "Zmiana" lub "Wycofanie". 8.12. Oferent nie może wycofać oferty, ani wprowadzić jakichkolwiek zmian w treści oferty, po upływie terminu składania ofert. 9. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT 9.1. Oferty należy składać w terminie do 26.06.2019 do godz. 14.00 w siedzibie Zamawiającego. Miejsce złożenia oferty: Sekretariat CZT czynny: poniedziałek - piątek w godzinach 7:30-15.05. 9.2. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 10. TERMIN, MIEJSCE I TRYB OTWARCIA OFERT 10.1 Oferty zostaną otwarte w dniu 26.06.2019r. o godzinie 14.30 w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert. 10.2 W toku badania i oceny ofert Komisja może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
10.3 Komisja obowiązana jest poprawić w tekście oferty oczywiste omyłki drukarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, zawiadamiając o tym niezwłocznie Oferenta. Jeżeli Oferent nie wyrazi zgody na poprawienie oferty w terminie do godziny 16.00 w dniu otwarcia ofert tj. 26.06.2019r. jego oferta podlega odrzuceniu. 10.4 W ramach niniejszego postępowania Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji cenowych z Oferentem, który uzyskał najwyższą ilość punktów w przypadku przekroczenia przewidzianej zgodnie z budżetem kwoty na realizację przedmiotu zamówienia. 11. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania Oferenta złożoną ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 12. ZAMKNIĘCIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty jak i unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Wysyłka informacji o wyniku postępowania do każdego z potencjalnych Oferentów, którzy złożyli ofertę nastąpi drogą elektroniczną w dniu 26.06.2019 r. 13. KRYTERIA WYBORU OFERTY Maksymalna ilość punktów do zdobycia przez ofertę wynosi 100. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie następujących kryteriów: a) łączna cena całości usługi BRUTTO waga 80 punktów najniższa cena spośród złożonych ofert liczba punktów (cena)= ------------------------------------------------------------x 80 punktów cena badanej oferty b) termin dostarczenia przesyłek - waga 10punktów najkrótszy termin spośród złożonych ofert liczba punktów (cena)= ------------------------------------------------------------x 10 punktów termin badanej oferty c) odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego (w dni robocze w godzinach 8.00-15.00, terminy ustalane w kontaktach roboczych waga 10 punktów) Kryteria a) c) oceniane na podstawie informacji zawartych w załączniku nr 1 14. ZAWARCIE UMOWY 14.1. Z Oferentem, którego oferta uzyska największą ilość punktów, Zamawiający zawrze stosowną umowę. Umowa zostanie zawarta nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 14.2. W przypadku uchylania się wybranego Wykonawcy od podpisania umowy tj. nie wstawienie się do podpisu umowy w wyznaczonym terminie (potwierdzenie odbioru maila/listu) Zamawiający zastrzega możliwość podpisania umowy w następnym w
kolejności Wykonawcą tj. Oferentem, który uzyskał ilość punktów klasujących go na drugim miejscu. 14.3. W przypadku zaistnienia potrzeby dokonania zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia zastrzega się możliwość ich dokonania w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć m.in.: a) okresu realizacji umowy, b) zwiększenia wartości zamówienia / udzielenia zamówień uzupełniających (w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w umowie), c) zmiany sposobu płatności. 15. DODATKOWE ZASTRZEŻENIA 15.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia zapytania bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych. 15.2. Zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierały rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 15.3. Do upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści niniejszego zapytania ofertowego. W tej sytuacji Wykonawcy, którzy złożyli ofertę, zostaną poinformowani o nowym terminie składania ofert oraz o dokonanej zmianie treści zapytania ofertowego. 16. DANE OSOBOWE 16.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, Zamawiający informuje, że: a) Administratorem zebranych w ramach niniejszego postępowania danych osobowych jest Centrum Zdrowia Tuchów Sp. z o.o.; ul. Szpitalna 1; 33-170 Tuchów; b) Inspektorem ochrony danych osobowych w Centrum Zdrowia Tuchów Sp. z o.o. jest Paweł Konarski; kontakt: pawel.konarski @czt.com.pl,14 65 35 229; c) Zebrane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem tj. postępowaniem w ramach zasady konkurencyjności. d) Odbiorcami zebranych danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na mocy umowy o dofinansowanie projektu pt. Zrób to mammo! Program profilaktyki raka piersi nr. RPMP.08.06.02-12-0262/18; e) Zebrane dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie tj. od momentu złożenia oferty przez okres 2 lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące operacji. Przy czym o tym terminie powiadomi Zamawiającego Instytucja Pośrednicząca tj. strona umowy o dofinansowanie. f) W odniesieniu do zebranych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; g) Zamawiający zapewnia oferentom: - na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych oraz na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy oferent uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO. h) Nie przysługuje Oferentowi: - w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; - na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. i) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, tylko w oparciu o własną niewymuszoną wolę, jednakże w przypadku braku zgody na przetwarzanie danych osobowych konsekwencją będzie brak możliwości udziału w postępowaniu. 17. SPIS ZAŁĄCZNIKÓW a) Załącznik 1 Formularz ofertowy (wzór) b) Załącznik 2 - Wykaz zrealizowanych zamówień