Procedura przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego służbę przygotowawczą w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi

Procedura przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego służbę przygotowawczą w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi Załącznik do Zarządzenia Nr 49/09 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 21 kwietnia 2009 roku

Strona 2 z 18 Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Niniejsza procedura opisuje w szczegółowy sposób proces przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego służbę przygotowawczą wobec pracowników zatrudnianych w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi, zwanym dalej Urzędem. 2. 1. Celem służby przygotowawczej jest teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych w Urzędzie. 2. Celem egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest zweryfikowanie i potwierdzenie teoretycznego i praktycznego przygotowania pracownika Urzędu do należytego wykonywania obowiązków służbowych, warunkujące między innymi zatrudnienie pracownika w Urzędzie. 3. Odbywanie przez pracownika służby przygotowawczej pozostaje w ścisłym związku z jego adaptacją zawodową w Urzędzie i jest równoznaczne z wykonywaniem przez pracownika obowiązków służbowych oraz obowiązku stałego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji zawodowych, z zastrzeżeniem 35. Jest to również jeden z czynników wpływających na realizację efektywnej obsady kadrowej poszczególnych stanowisk i komórek organizacyjnych Urzędu, zapewniającej prawidłowe wypełnianie jego strategii, celów i zadań. 3. 1. Służbę przygotowawczą organizuje się dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), zwanej dalej ustawą. Wykazy stanowisk urzędniczych, w tym kierowniczych stanowisk urzędniczych, określają obowiązujące w Urzędzie przepisy i zasady wynagradzania pracowników samorządowych. 2. Przez osobę, o której mowa w ust. 1 rozumie się osobę, która przed podjęciem pracy w Urzędzie (skierowanie obligatoryjne): 1) nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy, na czas nieokreślony, dłużej niż 6 miesięcy, albo 2) nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy, na czas określony, dłużej niż 6 miesięcy, albo 3) nie uzyskała w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy, pozytywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą w rozumieniu ustawy, niezależnie od odbycia służby przygotowawczej lub bycia zwolnionym z obowiązku jej odbywania. 3. Do odbycia służby przygotowawczej i przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą może zostać również skierowany inny niż wymieniony w ust. 1 i 2 pracownik Urzędu, zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym na warunkach, w przypadkach i na zasadach przewidzianych niniejszą procedurą (skierowanie fakultatywne). 4. Na warunkach, w przypadkach i na zasadach przewidzianych niniejszą procedurą pracownik Urzędu zobowiązany do odbycia służby przygotowawczej i przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, zgodnie z ust. 1-2, może zostać zwolniony jedynie z obowiązku odbywania służby przygotowawczej; zwolnienie ze służby przygotowawczej nie zwalnia z egzaminu. Postanowienia niniejszej procedury dotyczące pracowników odbywających służbę przygotowawczą i podlegających 2

Strona 3 z 18 egzaminowi kończącemu służbę stosuje się odpowiednio do pracowników podlegających jedynie egzaminowi, o ile zastosowanie tych postanowień nie będzie niemożliwe. 5. Postanowieniom niniejszej procedury nie podlegają osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. 4. 1. Nadzór ogólny nad całokształtem organizacji i przeprowadzania w Urzędzie służby przygotowawczej oraz egzaminu kończącego służbę przygotowawczą sprawuje Sekretarz Województwa Łódzkiego, zwany dalej Sekretarzem Województwa. 2. Wszyscy pracownicy Urzędu, a w szczególności bezpośredni przełożeni pracowników uwzględniając postanowienia 2, są zobowiązani do współdziałania w organizowaniu służby przygotowawczej i przeprowadzaniu egzaminów, w tym do udzielania niezbędnej pomocy i ułatwiania pracownikom odbywającym służbę przygotowawczą nabywania przez nich wiedzy i umiejętności. 3. Nadzór nad realizacją służby przygotowawczej przez pracowników sprawują w zakresie wynikającym z niniejszej procedury bezpośredni przełożeni pracowników, zaś nadzór nad realizacją obowiązków wynikających z niniejszej procedury przez bezpośrednich przełożonych pracowników sprawują przełożeni wyższego stopnia. 4. W czasie nieobecności Sekretarza Województwa czynności przewidziane niniejszą procedurą dla Sekretarza Województwa wykonuje Dyrektor Departamentu Organizacyjnego lub jego zastępca. 5. 1. Jeśli postanowienia niniejszej procedury nie stanowią inaczej, pojęcia i zwroty w niej użyte należy interpretować zgodnie ze znaczeniem nadanym im odpowiednio w Regulaminie Organizacyjnym i w Regulaminie Pracy Urzędu. 2. Czynności przewidziane ustawą dla osoby kierującej komórką organizacyjną wykonują w zakresie regulowanym niniejszą procedurą bezpośredni przełożeni pracowników. Rozdział II Organizacja służby przygotowawczej 6. 1. Służba przygotowawcza składa się z części teoretycznej oraz z części praktycznej. 2. Część teoretyczna obejmuje wiedzę z zakresu wybranych aktów prawnych, zagadnień i procedur, w tym wynikających z organizacji i praktyki funkcjonowania Urzędu, niezbędną w codziennej pracy na stanowisku urzędniczym: 1) wspólną i wymaganą wobec wszystkich pracowników Urzędu, oraz 2) specjalistyczną lub dziedzinową, właściwą i wymaganą dla zakresu obowiązków służbowych powierzonych pracownikowi lub realizowanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku. 3. Część praktyczna obejmuje umiejętności niezbędne do wykonywania przez pracownika powierzonych mu obowiązków służbowych lub realizowanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, w tym sposób wykonywania zadań i czynności w oparciu o wiedzę, o której mowa w ust. 2. 7. 1. Ramowy program części teoretycznej w zakresie wiedzy wymaganej wobec wszystkich pracowników Urzędu, zgodnie z 6 ust. 2 pkt 1, określa załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 2. Indywidualny program części teoretycznej w zakresie wiedzy specjalistycznej lub dziedzinowej wymaganej wobec pracownika, zgodnie z 6 ust. 2 pkt 2, określa bezpośredni 3

Strona 4 z 18 przełożony pracownika w opinii, o której mowa w 28 ust. 1 pkt 1, o ile wiedza ta nie zawiera się w ogóle lub wyczerpująco w ramowym programie części teoretycznej. 3. Umiejętności jakie pracownik powinien nabyć lub doskonalić w ramach części praktycznej, o której mowa w 6 ust. 3, identyfikuje bezpośredni przełożony pracownika dopuszczając pracownika do wykonywania powierzonych mu obowiązków służbowych lub na bieżąco, powierzając pracownikowi obowiązki realizowane na zajmowanym przez pracownika stanowisku. Bezpośredni przełożony pracownika również może wskazać takie umiejętności w opinii, o której mowa w 28 ust. 1 pkt 1. 8. 1. Podstawową formą organizacyjną części teoretycznej służby przygotowawczej jest samokształcenie pracownika, zaś uzupełniającą szkolenie przygotowawcze. 2. Formą organizacyjną części praktycznej służby przygotowawczej jest praktyczne wykonywanie przez pracownika zadań i czynności na stanowisku pracy przygotowanie praktyczne. 3. Formy, o których mowa w ust. 1 i 2 mogą być realizowane równocześnie. 9. 1. Samokształcenie pracownika rozumiane jest w zakresie regulowanym niniejszą procedurą jako proces samodzielnie prowadzonego uczenia się przez pracownika, który mając na celu nabycie wiedzy, o której mowa w 6 ust. 2 dobiera i ustala ostatecznie we własnym zakresie szczegółowe cele, treści, formy, źródła, metody i techniki kształcenia, z zastrzeżeniem ust. 2 i 4. 2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, zobowiązany jest do takiej organizacji samokształcenia, która umożliwi mu nabycie lub uzupełnienie wiedzy w jego godzinach pracy w Urzędzie, godząc to z wykonywaniem obowiązków służbowych, a w razie braku takich możliwości niezależnie od przyczyn do nabycia lub uzupełnienia wiedzy we własnym zakresie, poza godzinami pracy w Urzędzie, bez prawa do rekompensaty. 3. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, może zwracać się do swojego bezpośredniego przełożonego o udzielanie pomocniczo niezbędnych wyjaśnień, informacji lub porad, mogących ułatwić pracownikowi nabycie lub uzupełnienie wymaganej wobec niego wiedzy a w szczególności tej, o której mowa w 6 ust. 2 pkt 2 zaś w razie potrzeby uzyskania tych wyjaśnień, informacji lub porad od innych pracowników Urzędu, właściwych merytorycznie dla sprawy stanowiącej przedmiot zapytania, występować o ich uzyskanie od tych osób za pośrednictwem swojego bezpośredniego przełożonego. Postanowienia 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio. 4. Urząd nie ponosi kosztów związanych z samokształceniem pracownika, innych niż koszty organizacji w Urzędzie służby przygotowawczej, podejmowanych czynności, działań, czasu, materiałów i wynagrodzeń pracowników zaangażowanych od strony organizacyjnej w służbę przygotowawczą, oraz szkoleń, o których mowa w 10 i 12, na warunkach, w przypadkach i na zasadach przewidzianych niniejszą procedurą. 10. 1. Szkolenie przygotowawcze jest rodzajem szkolenia grupowego wewnętrznego, organizowanego w siedzibie Urzędu i przeprowadzanego przez wyznaczanych pracowników Urzędu pełniących role wykładowców. 2. Celem szkolenia przygotowawczego jest uzupełniające w stosunku do samokształcenia pracownika umożliwienie pracownikowi nabycia lub doskonalenia wiedzy w zakresie określonym w ramowym programie części teoretycznej służby przygotowawczej, o którym mowa w 7 ust. 1 (wiedza wspólna i wymagana wobec wszystkich pracowników Urzędu). 3. Szkolenie przygotowawcze trwa 2 dni i jest przeprowadzane w Urzędzie cyklicznie w 10 i 11 dzień każdego miesiąca, a w razie wystąpienia w tych dniach dnia(-i) wolnego(-ych) od pracy dla ogółu pracowników Urzędu w kolejnym(-ych) najbliższym(-ych) dniu(-ach) pracy. Odpowiednia informacja o terminach przeprowadzanych szkoleń przygotowawczych, czasie ich trwania (godziny rozpoczynania 4

Strona 5 z 18 i kończenia zajęć) oraz miejscu szkoleń, jest upowszechniana do wiadomości pracowników na wewnętrznych stronach informacyjnych sieci Intranet Urzędu, przez Wydział ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Departamencie Organizacyjnym, zwany dalej Wydziałem ds. ZZL. 4. Pracownik odbywający służbę przygotowawczą zobowiązany jest w czasie trwania służby, do wzięcia udziału w jednym, 2-dniowym szkoleniu przygotowawczym, w terminie przez siebie wybranym z harmonogramu szkoleń określonym w ust. 3, z wyłączeniem możliwości podziału dni szkolenia na różne miesiące. Przed dokonaniem zgłoszenia, o którym mowa w ust. 5, pracownik ma obowiązek poinformowania swojego bezpośredniego przełożonego o wybranym terminie szkolenia, zaś bezpośredni przełożony zobowiązany jest umożliwić pracownikowi uczestnictwo w szkoleniu przygotowawczym w wybranym przez pracownika terminie. 5. Pracownik odbywający służbę przygotowawczą, po uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym terminu, zgłasza swój udział w szkoleniu przygotowawczym doręczając lub przesyłając do Wydziału ds. ZZL, co najmniej na 14 dni przed terminem szkolenia, pisemne lub elektroniczne zgłoszenie udziału w szkoleniu, ze wskazaniem wybranego terminu. W przypadku elektronicznego zgłoszenia, ww. informację należy przesłać na adres e-mail: sp@lodzkie.pl. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach i za zgodą Wydziału ds. ZZL pracownik odbywający służbę przygotowawczą może zostać dopuszczony do udziału w szkoleniu przygotowawczym pomimo niezachowania terminu zgłoszenia, o którym mowa w ust. 5. 7. W razie braku możliwości wzięcia przez pracownika odbywającego służbę przygotowawczą udziału w szkoleniu przygotowawczym w wybranym przez niego terminie, możliwa jest jednorazowa zmiana terminu. W takim przypadku, postanowienia ust. 4 6 stosuje się odpowiednio, z zastrzeżeniem 14 ust. 4 i 5 oraz 32 ust. 3 i 4. 8. Pracownik biorący udział w szkoleniu przygotowawczym przedkłada w każdym dniu szkolenia kartę służby przygotowawczej, o której mowa w 31, celem potwierdzania w niej przez Wydział ds. ZZL obecności pracownika na szkoleniu. Wydział ds. ZZL prowadzi listy uczestników szkoleń przygotowawczych i sprawdza ich obecność na szkoleniach. 9. Obsługę organizacyjną i koordynację szkoleń przygotowawczych zapewnia Wydział ds. ZZL, korzystając z zasobów i możliwości Urzędu. 10. Do uczestnictwa w szkoleniach przygotowawczych mogą zgłaszać się lub być kierowani przez bezpośrednich przełożonych również pracownicy Urzędu inni niż podlegający skierowaniu obligatoryjnemu lub fakultatywnemu do służby przygotowawczej; uczestnictwo wskazanych osób w szkoleniu przygotowawczym nie jest równoznaczne z odbyciem lub zaliczeniem części służby przygotowawczej. Postanowienia ust. 1 9 stosuje się do tych osób odpowiednio, z wyłączeniem stosowania zasad dotyczących prowadzenia i wpisów w kartach służby przygotowawczej oraz z zastrzeżeniem, że zgłoszenie, o którym mowa w ust. 5 musi być dokonane co najmniej na 30 dni przed terminem szkolenia. 11. 1. Wykładowcą szkolenia przygotowawczego może być wyłącznie pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku urzędniczym, posiadający odpowiednie kwalifikacje zawodowe (wiedzę, umiejętności, doświadczenie) oraz predyspozycje osobowościowe, zapewniające osiągnięcie celu szkolenia przygotowawczego, o którym mowa w 10 ust. 2. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są na wniosek Wydziału ds. ZZL do wskazywania i oddelegowywania pracowników podległych im komórek mogących pełnić role wykładowców i spełniających warunki określone w ust. 1, w celu i na czas przeprowadzania szkoleń przygotowawczych. Postanowienia 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio. 5

Strona 6 z 18 3. Jako potencjalni kandydaci na wykładowców szkoleń przygotowawczych zgłaszać się mogą również bezpośrednio do Wydziału ds. ZZL wszyscy pracownicy Urzędu spełniający warunki określone w ust. 1, z własnej inicjatywy i po uzyskaniu pozytywnej opinii właściwych kierowników komórek organizacyjnych. 4. Wydział ds. ZZL prowadzi bazę wykładowców i kandydatów na wykładowców szkoleń przygotowawczych, rekomenduje do zatwierdzenia przez Sekretarza Województwa wykładowców szkoleń przygotowawczych, monitoruje i nadzoruje efektywną ich pracę, dokonuje oceny szkoleń przygotowawczych, w tym oceny wykładowców na podstawie ocen uczestników szkoleń przygotowawczych, oraz raportuje, wnioskuje i przekazuje w tym zakresie odpowiednie informacje Sekretarzowi Województwa w zależności od występujących potrzeb. 5. Pracownikowi za pełnienie roli wykładowcy szkoleń przygotowawczych, stanowiącej wykonywanie przez niego dodatkowych zadań, Sekretarz Województwa może przyznać dodatek lub nagrodę zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie przepisami i zasadami wynagradzania pracowników samorządowych. 12. 1. Odbywanie przez pracownika służby przygotowawczej, w szczególności poprzez samokształcenie pracownika jak i szkolenie przygotowawcze, nie uniemożliwia kierowania pracownika przez Urząd, na uzasadniony wniosek kierownika komórki organizacyjnej, do udziału w szkoleniach organizowanych na ogólnie obowiązujących w Urzędzie zasadach i zgodnie z przyjętym trybem szkoleń pracowników Urzędu, według odrębnej procedury. W szczególności, dotyczy to przypadków uzasadnionych wysokim stopniem specjalizacji lub wyjątkową dziedziną wiedzy, właściwej i wymaganej wobec pracownika, odpowiednio do zakresu obowiązków służbowych powierzonych pracownikowi lub realizowanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, o której mowa w 6 ust. 2 pkt 2, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Odmowa lub nieskierowanie pracownika do udziału w szkoleniach, o których mowa w ust. 1, nie zwalnia pracownika z obowiązku samokształcenia, jak również nie może stanowić okoliczności usprawiedliwiającej nieuzyskanie przez pracownika pozytywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą. 13. Przygotowanie praktyczne ma na celu w szczególności nabycie lub doskonalenie przez pracownika umiejętności niezbędnych m.in. do: 1) samodzielnego lub zespołowego wykonywania w należyty sposób powierzonych pracownikowi obowiązków służbowych lub realizowanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, w tym sposobie wykonywania zadań i czynności w oparciu o wiedzę, o której mowa w 6 ust. 2, zgodnie z opisem stanowiska pracy lub zakresem czynności pracownika wdrożenie do wykonywania zadań na stanowisku pracy, 2) prawidłowego stosowania przepisów prawa, ustalonych procedur, regulaminów, instrukcji, 3) przygotowywania projektów pism i dokumentów, sporządzania informacji, wykazów, sprawozdań, raportów zakres metodologii pracy urzędnika, 4) dochowywania zasad podpisywania pism i dokumentów oraz procedur ich obiegu, w tym według właściwości kompetencyjnej, 5) udzielania w sposób rzeczowy informacji, merytorycznie poprawnych i wyczerpujących, 6) przestrzegania zasad kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, 7) wykorzystywania i prawidłowej obsługi sprzętu i urządzeń biurowych oraz oprogramowania w przypadku korzystania z komputera, 8) organizacji własnej pracy w sposób optymalny, 9) zachowywania uprzejmości i życzliwości w kontaktach odpowiednio z klientami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami. 6

Strona 7 z 18 14. 1. Czas trwania służby przygotowawczej, w tym odbycie części teoretycznej oraz części praktycznej, wynosi w Urzędzie nieprzerwanie nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż 3 miesiące, licząc od dnia doręczenia pracownikowi skierowania do służby przygotowawczej zgodnie z 29 ust. 3 pkt 1, i: 1) przypada w okresie: a) do końca zawartej pierwszej umowy o pracę dotyczy osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, o których mowa w 3 ust. 1 i 2, podlegających skierowaniu obligatoryjnemu do służby przygotowawczej, b) do końca 7 miesiąca od dnia podjęcia zatrudnienia w Urzędzie, z zastrzeżeniem 27 dotyczy osób, o których mowa w 3 ust. 3, podlegających skierowaniu fakultatywnemu do służby przygotowawczej, a jednocześnie 2) jest zależny wyłącznie od pracownika odbywającego służbę przygotowawczą, odpowiedzialnego za: a) przygotowanie się teoretyczne w formie samokształcenia postępy w nauce, szybkość nabywania wiedzy, organizacja własna samokształcenia, czas nabycia pełnego zakresu wymaganej wiedzy teoretycznej niezbędnej do wykonywania obowiązków służbowych, b) wzięcie udziału w szkoleniu przygotowawczym szybkość zgłoszenia do udziału w szkoleniu, wybrany termin szkolenia, czas przyswojenia wiedzy teoretycznej stanowiącej przedmiot szkolenia, niezbędnej do wykonywania obowiązków służbowych, c) przygotowanie się praktyczne postępy w nabywaniu lub doskonaleniu umiejętności, czas nabycia lub doskonalenia wszystkich umiejętności praktycznych, niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, d) uwzględnienie i zachowanie czasu niezbędnego na przystąpienie przez pracownika do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą oraz uzyskanie z niego wyniku przed upływem okresów, o których mowa w pkt 1, w trybie określonym w 32 szybkość przystąpienia do egzaminu, wybrany termin egzaminu, dostateczny czas na uzyskanie wyniku egzaminu, dostateczny czas na uzyskanie decyzji w sprawie kontynuacji zatrudnienia, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3. 2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na umotywowany wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika, Sekretarz Województwa może skrócić wymagany minimalny czas trwania służby przygotowawczej poniżej 1 miesiąca, o ile w skróconym czasie możliwa będzie realizacja przez pracownika działań i czynności należących do obowiązków pracownika odbywającego służbę przygotowawczą, w tym określonych w ust. 1 pkt 2. 3. Czas trwania służby przygotowawczej ulega automatycznemu przedłużeniu wyłącznie w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, o czas odpowiadający okresowi tej nieobecności, z zastrzeżeniem zachowania warunków i terminów, o których mowa w ust. 1. 4. Za zachowanie terminów i realizację w nich działań i czynności należących do obowiązków pracownika odbywającego służbę przygotowawczą, w tym określonych w ust. 1 i 2, odpowiada pracownik bez względu na przyczyny i okoliczności uniemożliwiające lub utrudniające mu zachowanie tych terminów lub realizację w nich działań i czynności należących do jego obowiązków. 5. W przypadkach niezachowania terminów lub braku albo niedostatecznej realizacji w nich wszystkich działań i czynności należących do obowiązków pracownika odbywającego służbę przygotowawczą, w tym określonych w ust. 1 4, a skutkujących w szczególności nieodbyciem w wymaganym czasie służby przygotowawczej w ogóle lub w części, lub nieuzyskaniem w wymaganym czasie pozytywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą: 7

Strona 8 z 18 1) nie kontynuuje się zatrudnienia z pracownikiem (odmowa zawarcia kolejnej umowy o pracę) dotyczy osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, o których mowa w 3 ust. 1 i 2, podlegających skierowaniu obligatoryjnemu do służby przygotowawczej, 2) możliwe jest niekontynuowanie zatrudnienia z pracownikiem (odmowa zawarcia kolejnej umowy o pracę) lub wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z przyczyn równoznacznych z niewykonywaniem lub nieprawidłowym wykonywaniem przez pracownika obowiązków służbowych oraz obowiązku stałego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji zawodowych dotyczy osób, o których mowa w 3 ust. 3, podlegających skierowaniu fakultatywnemu do służby przygotowawczej. 15. 1. Pracownik odbywający służbę przygotowawczą podlega opiece pełnionej przez bezpośredniego przełożonego pracownika, a wyjątkowo w razie braku możliwości pełnienia opieki przez bezpośredniego przełożonego pracownika przez inną osobę, wskazaną przez bezpośredniego przełożonego spośród pozostałych pracowników mu podległych (opiekun pracownika odbywającego służbę przygotowawczą). W przypadku pracownika zobowiązanego jedynie do przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, rolę jego opiekuna pełni zawsze bezpośredni przełożony. 2. Osobą wskazaną przez bezpośredniego przełożonego pracownika, o której mowa w ust. 1, może być wyłącznie pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku urzędniczym, posiadający odpowiednie kwalifikacje zawodowe (wiedzę, umiejętności, doświadczenie) oraz predyspozycje osobowościowe, zapewniające właściwe sprawowanie opieki nad pracownikiem odbywającym służbę przygotowawczą, w tym wywiązywanie się z obowiązków i zadań bezpośredniego przełożonego określonych postanowieniami niniejszej procedury. 3. Ilekroć w postanowieniach niniejszej procedury jest mowa o bezpośrednim przełożonym pracownika, rozumie się przez to odpowiednio opiekuna pracownika odbywającego służbę przygotowawczą, w razie gdy obowiązki i zadania bezpośredniego przełożonego określone postanowieniami niniejszej procedury wykonywać będzie miała osoba, o której mowa w ust. 2. 4. Do obowiązków bezpośredniego przełożonego pracownika (opiekuna pracownika odbywającego służbę przygotowawczą) należy w szczególności: 1) zapoznanie pracownika z procesem przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego służbę przygotowawczą opisanym niniejszą procedurą w terminie do 7 dni od dnia podania do wiadomości bezpośredniemu przełożonemu pracownika skierowania pracownika do służby przygotowawczej lub zwolnienia pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej, zgodnie z 29 ust. 3 pkt 1 lub 2; zapoznanie, o którym mowa może nastąpić w formie poinstruowania pracownika lub udostępnienia pracownikowi tekstu niniejszej procedury lub poprzez wskazanie miejsca jej publikacji na wewnętrznych stronach informacyjnych sieci Intranet Urzędu, 2) udzielanie niezbędnej pomocy i ułatwianie pracownikowi nabywanie przez niego wiedzy i umiejętności w czasie oraz w zakresie objętym służbą przygotowawczą, jak również przygotowania się przez pracownika do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, 3) zapewnianie pracownikowi dostępu do aktów prawnych, procedur, instrukcji, regulaminów, publikacji specjalistycznych lub dziedzinowych będących w dyspozycji Urzędu w celu ułatwienia realizacji przez pracownika części teoretycznej służby przygotowawczej, jak również przygotowania się przez pracownika do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, 8

Strona 9 z 18 4) udzielanie pomocniczo niezbędnych wyjaśnień, informacji lub porad, mogących ułatwić pracownikowi nabycie lub uzupełnienie wymaganej wobec pracownika wiedzy a w szczególności tej, o której mowa w 6 ust. 2 pkt 2 jak również przygotowania się przez pracownika do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, 5) identyfikowanie umiejętności, jakie pracownik powinien nabyć lub doskonalić w ramach części praktycznej służby przygotowawczej, 6) instruowanie, co do sposobu wykonywania zadań i czynności mających być wykonywanymi przez pracownika w celu nabycia przez niego umiejętności niezbędnych do wykonywania powierzanych mu obowiązków służbowych, 7) organizowanie, w miarę możliwości, pracy pracownika w sposób ułatwiający mu samokształcenie w godzinach pracy w Urzędzie, odpowiednio do 9 ust. 2, oraz uczestnictwo w szkoleniu przygotowawczym, o którym mowa w 10 oraz ewentualnych szkoleniach, o których mowa w 12, 8) nadzorowanie przebiegu przygotowania praktycznego pracownika i nabywania lub doskonalenia jego umiejętności, 9) współdziałanie z innymi pracownikami Urzędu, w tym pracownikami Wydziału ds. ZZL, w organizowaniu służby przygotowawczej i przeprowadzaniu egzaminów. Rozdział III Organizacja egzaminu kończącego służbę przygotowawczą 16. 1. Egzamin kończący służbę przygotowawczą składa się z: 1) części teoretycznej egzaminu na którą składają się pisemne testy wiedzy, weryfikujące teoretyczne przygotowanie pracownika Urzędu do należytego wykonywania obowiązków służbowych, w tym przygotowanie stanowiące wynik realizacji części teoretycznej służby przygotowawczej, 2) części praktycznej egzaminu którą stanowi praktyczny test umiejętności, weryfikujący praktyczne przygotowanie pracownika Urzędu do należytego wykonywania obowiązków służbowych, w tym przygotowanie stanowiące wynik realizacji części praktycznej służby przygotowawczej, z zastrzeżeniem 19 22. 2. Pracownika przystępującego do egzaminu obowiązuje cały zakres wymaganego wobec niego przygotowania się do należytego wykonywania obowiązków służbowych, niezależnie w szczególności od tego, czy pracownik był zwolniony z obowiązku odbywania służby przygotowawczej. 17. 1. Do pisemnych testów wiedzy należą testy: 1) pisemny test wiedzy ogólnej obejmujący pytania z zakresu wiedzy wspólnej i wymaganej wobec wszystkich pracowników Urzędu, o której mowa w 6 ust. 2 pkt 1 i 7 ust. 1, 2) pisemny test wiedzy stanowiskowej obejmujący pytania z zakresu wiedzy specjalistycznej lub dziedzinowej, właściwej i wymaganej dla zakresu obowiązków służbowych powierzonych pracownikowi lub realizowanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, o której mowa w 6 ust. 2 pkt 2 i 7 ust. 2. 2. Pisemny test wiedzy ogólnej wraz z kluczem odpowiedzi do testu, zasadami rozwiązywania i punktacji przy uwzględnieniu skali ocen, o której mowa w 23, opracowuje, przeprowadza i ocenia, w terminach i na warunkach określonych w 23 25 i 32, Wydział ds. ZZL, mogący korzystać w tym 9

Strona 10 z 18 zakresie z pomocy innych pracowników Urzędu, a w szczególności wykładowców szkoleń przygotowawczych. 3. Pisemny test wiedzy stanowiskowej wraz z kluczem odpowiedzi do testu, zasadami rozwiązywania i punktacji przy uwzględnieniu skali ocen, o której mowa w 23, opracowuje, przeprowadza i ocenia, w terminie i na warunkach określonych w 23 25 i 32, bezpośredni przełożony pracownika, mogący korzystać w tym zakresie z pomocy innych pracowników Urzędu posiadających odpowiednią wiedzę. 4. Testy wraz z kluczami odpowiedzi do testów, zasadami rozwiązywania i punktacji, o których mowa w ust. 1 3, nie wymagają zatwierdzenia Marszałka Województwa Łódzkiego, Sekretarza Województwa lub innej upoważnionej osoby i mogą być wykorzystywane wielokrotnie wobec różnych pracowników. 5. Od momentu podjęcia opracowywania do czasu uzyskania wyników przeprowadzonych testów, o których mowa w ust. 1 3, testy wraz z kluczami odpowiedzi, zasadami rozwiązywania i punktacji, nie mogą być ujawniane osobom innym niż: Marszałek Województwa Łódzkiego, Sekretarz Województwa, przełożony wyższego stopnia w stosunku do bezpośredniego przełożonego pracownika, pracownik Wydziału ds. ZZL, dyrektor lub z-ca dyrektora Departamentu Organizacyjnego, osoba zaangażowana do pomocy przy opracowywaniu tych dokumentów. Ujawnienie tych dokumentów osobom nieupoważnionym w okresie, w którym dokumenty te podlegają ochronie wynikającej z niniejszego postanowienia, skutkować może odpowiedzialnością dyscyplinarną wobec osób odpowiedzialnych. Po upływie okresu, w którym dokumenty te podlegają ochronie wynikającej z niniejszego postanowienia, dokumenty te nie stanowią dokumentu urzędowego, mają charakter wewnętrzny, są udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym i nie podlegają przepisom ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.). 6. Pracownikowi przystępującemu do pisemnych testów wiedzy przysługuje prawo zapoznania się z dokonaną oceną przeprowadzonych testów, poprzez ich udostępnienie do wglądu w obecności co najmniej jednej osoby przeprowadzającej właściwy test. 7. Pracownik nie może sporządzać z dokumentów, o których mowa w ust. 1 6 kserokopii, odpisów, notatek czy w jakikolwiek inny sposób, w całości lub w części, zapisywać treści w nich zawartych. 18. 1. Praktyczny test umiejętności polega na wykonaniu przez pracownika jednego lub kilku zadań z zakresu obowiązków służbowych powierzonych pracownikowi lub realizowanych na zajmowanym przez niego stanowisku, w tym przykładowo spośród wskazanych w 13. 2. Określenie zadania podlegającego ocenie w praktycznym teście umiejętności może nastąpić w drodze polecenia ustnego, poprzez powierzenie wykonania określonej pracy, wskazanej zgodnie z zakresem czynności pracownika, obserwację sposobu wykonywania przez pracownika czynności na stanowisku pracy lub zostać sformułowane na piśmie, przy czym czynności tych oraz oceny wykonania przez pracownika zadania dokonuje bezpośredni przełożony pracownika. 3. Praktyczny test umiejętności jest przeprowadzany w terminach i na warunkach określonych w 23 25 i 32, z zastrzeżeniem 20 22. 4. Postanowienia 17 ust. 4 7 stosuje się odpowiednio do dokumentów dotyczących organizacji, zakresu, przebiegu lub wyniku praktycznego testu umiejętności danego pracownika. 19. 1. W uzasadnionych przypadkach, a w szczególności gdy zakres wiedzy specjalistycznej lub dziedzinowej wymaganej wobec pracownika zawiera się w całości lub w znacznym zakresie w ramowym programie części teoretycznej, o którym mowa w 7 ust. 1, możliwe jest przeprowadzenie jednego pisemnego łącznego testu wiedzy, obejmującego pytania z zakresu wiedzy wspólnej i wymaganej wobec wszystkich pracowników Urzędu, jak i pytania z zakresu wiedzy specjalistycznej 10

Strona 11 z 18 lub dziedzinowej, właściwej i wymaganej dla zakresu obowiązków służbowych powierzonych pracownikowi lub realizowanych na zajmowanym przez niego stanowisku. 2. Postanowienia 17 stosuje się odpowiednio do łącznego testu wiedzy, przy czym czynności związanych z opracowaniem, przeprowadzeniem, oceną testu dokonują, w terminie i na warunkach określonych w 23 25 i 32, Wydział ds. ZZL oraz bezpośredni przełożony pracownika w porozumieniu. Brak porozumienia stron w sprawie opracowania, przeprowadzenia i oceny testu, skutkuje niezależnie od przyczyn braku porozumienia obowiązkiem opracowania, przeprowadzenia i oceny testów, o których mowa w 17. 3. Niezależnie od ust. 1 i 2, pisemne testy wiedzy ogólnej i pisemne testy wiedzy stanowiskowej mogą być przeprowadzane jako testy odrębne w tym samym lub różnych terminach. 20. 1. W każdym z pisemnych testów wiedzy mogą być również zawarte pytania lub zadania dotyczące zagadnień praktycznych lub sprawdzające przygotowanie praktyczne pracownika. W takim przypadku, możliwe jest odstąpienie od przeprowadzania praktycznego testu umiejętności, o którym mowa w 18 pod warunkiem, że: a) pytania lub zadania dotyczące zagadnień praktycznych lub sprawdzające przygotowanie praktyczne pracownika zostały zawarte w co najmniej jednym z pisemnych testów wiedzy, b) udział procentowy tych pytań w stosunku do liczby pytań lub zadań w teście ogółem jest nie mniejszy niż 50%, i jednocześnie c) w co najmniej 60% części teoretycznej testu i w co najmniej 60% części praktycznej testu pracownik udzielił poprawnych odpowiedzi. 2. Odstąpienie od przeprowadzania praktycznego testu umiejętności w przypadku i na warunkach określonych w ust. 1 skutkuje automatycznie uznaniem uzyskania przez pracownika wyniku z praktycznego testu umiejętności na poziomie takim samym jak w pierwszym z zaliczonych przez niego pisemnych testów wiedzy, zawierającym pytania lub zadania dotyczące zagadnień praktycznych lub sprawdzające przygotowanie praktyczne pracownika. 3. Decyzję o odstąpieniu od przeprowadzania praktycznego testu umiejętności w przypadku, na warunkach i ze skutkiem określonym w ust. 1 i 2, podejmuje bezpośredni przełożony pracownika. W razie decyzji o odstąpieniu, bezpośredni przełożony pracownika odnotowuje ten fakt odpowiednio w karcie służby przygotowawczej, o której mowa w 31. 21. 1. W razie oceny przez bezpośredniego przełożonego pracownika, że pracownik w wyniku odbycia przygotowania praktycznego, o którym mowa w 8 ust. 2 oraz 13, posiada na poziomie co najmniej dobrym umiejętności umożliwiające mu należyte wykonywanie powierzonych obowiązków służbowych lub realizowanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, możliwe jest uznanie praktycznego testu umiejętności za przeprowadzony z wynikiem na poziomie (co najmniej dobrym) określonym przez bezpośredniego przełożonego pracownika, pomimo nieprzeprowadzania tego testu lub nieodstąpienia od jego przeprowadzania w trybie określonym w 20. 2. Decyzję o uznaniu praktycznego testu umiejętności za przeprowadzony w przypadku, na warunkach i ze skutkiem określonych w ust. 1, podejmuje bezpośredni przełożony pracownika i odnotowuje ją odpowiednio w karcie służby przygotowawczej, o której mowa w 31. 22. Postanowienia 19 21 stosuje się odpowiednio do pracownika zwolnionego z obowiązku odbywania służby przygotowawczej i podlegającego jedynie egzaminowi, zgodnie z 3 ust. 4. 11

Strona 12 z 18 23. 1. Przy ocenie pisemnych testów wiedzy (testu wiedzy ogólnej; testu wiedzy stanowiskowej) oraz praktycznego testu umiejętności, obowiązuje następująca skala ocen: Odpowiednio do testu i w przeliczeniu na pkt %: (liczba poprawnie udzielonych odpowiedzi, uzyskanych punktów, stopień lub poziom wykonania zadań, czynności, itp.) Wynik pozytywny na poziomie: Wynik negatywny na poziomie 91% - 100% bardzo dobrym - 81% - 90% dobrym - 60% - 80% dostatecznym - 0%-59% - niedostatecznym 2. Przygotowujący testy odpowiedzialni za ich przeprowadzenie i ocenę, opracowują testy w sposób umożliwiający ocenę wyniku i poziomu wyniku testu zgodnie ze skalą ocen, o której mowa w ust. 1 (m.in. odpowiednia liczba pytań w teście, złożoność zadania lub czynności do wykonania, zasady punktacji). W tym też zakresie, odpowiadają za każdorazowe stosowanie tej skali ocen przy przeprowadzaniu egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, w tym każdej z jego części, z zastrzeżeniem 19 22. 24. 1. Uzyskanie przez pracownika z każdej części egzaminu, o których mowa w 16, wyniku pozytywnego na poziomie co najmniej dostatecznym, skutkuje automatycznie uzyskaniem przez pracownika pozytywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, z zastrzeżeniem 19 22. 2. Uzyskanie przez pracownika wyniku negatywnego choćby w jednej z części egzaminu, odpowiednio przerywa lub kończy egzamin wynikiem negatywnym. 3. Od wyniku egzaminu lub wyników uzyskiwanych w poszczególnych częściach egzaminu nie przysługuje pracownikowi odwołanie ani prawo żądania ponownego przeprowadzenia egzaminu lub jego części celem poprawy. W razie wniesienia przez pracownika odwołania lub żądania przeprowadzenia egzaminu poprawkowego w całości lub w części, pozostawia się je bez rozpatrzenia załączając do dokumentów ze służby przygotowawczej lub egzaminu, dotyczących pracownika. 4. Z egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jak i w czasie przeprowadzania jego poszczególnych części nie sporządza się protokołów, natomiast podstawę ustalenia wyniku egzaminu zgodnie z ust. 1 i 2, stanowią odpowiednie wpisy Wydziału ds. ZZL i bezpośredniego przełożonego pracownika w karcie służby przygotowawczej, o której mowa w 31 (np. informacja o wynikach testów pisemnych i testu praktycznego, informacja o przeprowadzeniu łącznego testu wiedzy i jego wynikach, informacje i decyzje w przypadkach odstąpienia od przeprowadzania praktycznego testu umiejętności lub uznania praktycznego testu umiejętności za przeprowadzony). Na tej podstawie wystawiane i wydawane są pracownikowi zaświadczenia, o których mowa w 33 ust. 2. 25. 1. W jakimkolwiek zakresie dotyczącym organizacji, przeprowadzania i oceny egzaminu kończącego służbę przygotowawczą nie może podejmować żadnych czynności i działań osoba, która wobec pracownika podlegającego egzaminowi jest małżonkiem lub krewnym do drugiego stopnia włącznie albo powinowatym pierwszego stopnia, jak również osoba, która pozostaje wobec takiego pracownika w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 12

Strona 13 z 18 2. Za przestrzeganie zasady określonej w ust. 1 odpowiadają indywidualnie właściwe osoby, a w szczególności pracownicy Wydziału ds. ZZL jak również osoby zaangażowane do pomocy, o których mowa w 17 ust. 2 i 3, które zobowiązane są pod rygorem odpowiedzialności dyscyplinarnej niezwłocznie powiadomić Sekretarza Województwa o zajściu okoliczności wyłączających ich udział. 3. W przypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 w trakcie egzaminu, Sekretarz Województwa dokonuje odpowiedniej zmiany osoby. Dokonane do tego czasu czynności i przeprowadzone części egzaminu pozostają ważne. 4. W przypadku ujawnienia po przeprowadzeniu egzaminu a przed realizacją decyzji w sprawie dalszego zatrudnienia pracownika, że przy przygotowaniu lub przeprowadzaniu egzaminu brała udział osoba podlegająca wyłączeniu w trybie określonym w ust. 2 i ust. 3, egzamin uznaje się za złożony z wynikiem negatywnym. 5. Postanowienia ust. 4 stosuje się odpowiednio do pracownika podlegającego skierowaniu fakultatywnemu do służby przygotowawczej z tym zastrzeżeniem, że wobec takiego pracownika stosowane mogą być sankcje, o których mowa w 14 ust. 5 pkt 2. Rozdział IV Przeprowadzanie służby przygotowawczej i egzaminu kończącego służbę przygotowawczą 26. 1. Informację o pracowniku podlegającym skierowaniu obligatoryjnemu do odbycia służby przygotowawczej przekazuje bezpośredniemu przełożonemu pracownika Wydział ds. ZZL, w terminie do 7 dni od dnia podjęcia przez pracownika zatrudnienia w Urzędzie, z zastrzeżeniem ust. 2. Pomocniczy wzór informacji określa załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 2. Wydział ds. ZZL informację, o której mowa w ust. 1, otrzymuje drogą mailową z Wydziału ds. Kadr w Departamencie Organizacyjnym, zwanego dalej Wydziałem ds. Kadr, sporządzoną w oparciu o dokumentację dotyczącą pracownika, w tym jego akta osobowe. 3. Czynności i zadania przewidziane niniejszą procedurą odpowiednio dla Wydziału ds. ZZL lub Wydziału ds. Kadr wykonują właściwi Naczelnicy tych Wydziałów lub inni upoważnieni zakresami czynności pracownicy Wydziałów. 27. 1. W przypadku pracownika niepodlegającego skierowaniu obligatoryjnemu do odbycia służby przygotowawczej, o którym mowa w 3 ust. 3, bezpośredni przełożony pracownika może w ciągu 3 miesięcy od dnia podjęcia przez pracownika zatrudnienia w Urzędzie wystąpić do Sekretarza Województwa, za pośrednictwem Wydziału ds. ZZL, z wnioskiem o skierowanie fakultatywne pracownika do służby przygotowawczej kończącej się egzaminem, jeżeli w ocenie bezpośredniego przełożonego jest to uzasadnione ze względu na poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska, na którym jest on zatrudniony lub z zakresu czynności pracownika. Obowiązujący wzór wniosku określa załącznik nr 3 do niniejszej procedury. 2. Postanowienia niniejszej procedury dotyczące pracowników podlegających skierowaniu obligatoryjnemu stosuje się odpowiednio w przypadku pracowników, o których mowa w ust. 1, przy czym opinia, o której mowa w 28 ust. 1 pkt 1, załączana jest do wniosku, o którym mowa w ust.1. 13

Strona 14 z 18 28. 1. W terminie do 7 dni od dnia otrzymania informacji, o której mowa w 26, lub w ciągu 3 miesięcy, o których mowa w 27 ust. 1, bezpośredni przełożony pracownika przedkłada Sekretarzowi Województwa za pośrednictwem Wydziału ds. ZZL: 1) opinię o: a) poziomie przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska, na którym jest zatrudniony pracownik lub z zakresu czynności pracownika ocena wiedzy i umiejętności pod względem wymagań i warunków określonych w 6-13, b) proponowanym przez bezpośredniego przełożonego indywidualnym programie części teoretycznej służby przygotowawczej, w zakresie wiedzy specjalistycznej lub dziedzinowej wymaganej wobec pracownika, o którym mowa w 7 ust. 2 ocena wiedzy i umiejętności pod względem wymagań i warunków określonych w 6-13, c) proponowanym opiekunie pracownika odbywającego służbę przygotowawczą, jeżeli roli tej wyjątkowo nie będzie pełnić bezpośredni przełożony pracownika ocena zaistnienia warunków oraz realizacji obowiązków i zadań określonych w 15, - w razie uznania celowości odbycia przez pracownika służby przygotowawczej, albo 2) umotywowany wniosek o zwolnienie pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej, niezależnie od zobowiązania pracownika do przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą zgodnie z 3 ust. 4, - w razie uznania, że posiadane przez pracownika wiedza i umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie przez niego obowiązków służbowych. 2. Obowiązujące wzory opinii i wniosku, o których mowa w ust. 1 określają odpowiednio załączniki nr 4 i nr 5 do niniejszej procedury. 29. 1. Opinię lub wniosek, o których mowa w 28 i 27 ust. 1, Wydział ds. ZZL opiniuje i przedkłada do decyzji Sekretarza Województwa w terminie do 3 dni od dnia otrzymania. 2. Na podstawie opinii lub wniosku, o których mowa w 28 i 27 ust. 1, zaopiniowanych przez Wydział ds. ZZL Sekretarz Województwa podejmuje decyzję o: 1) skierowaniu pracownika do służby przygotowawczej, z jednoczesnym określeniem m.in. jej zakresu, o którym mowa w 6 ust. 2, opiekuna pracownika oraz terminu, przed upływem którego pracownik zobowiązany jest przystąpić do egzaminu, wynikającego z 32, albo 2) zwolnieniu pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej, z jednoczesnym wskazaniem m.in. terminu, przed upływem którego pracownik zobowiązany jest przystąpić do egzaminu, wynikającego z 32, albo 3) odmowie skierowania pracownika do służby przygotowawczej, albo odmowie zwolnienia pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej, z ewentualnym uzasadnieniem lub wskazaniem przyczyn odmowy. 3. W wykonaniu decyzji Sekretarza Województwa, o których mowa w ust. 2, Wydział ds. ZZL przygotowuje, podpisuje i doręcza, niezwłocznie od dnia uzyskania decyzji Sekretarza Województwa, odpowiednio: 1) skierowanie pracownika do służby przygotowawczej w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 pracownikowi, z jednoczesnym podaniem do wiadomości bezpośredniego przełożonego pracownika; do skierowania załącza się pracownikowi kartę służby przygotowawczej, o której mowa w 31. Pomocniczy wzór skierowania pracownika do służby przygotowawczej określa załącznik nr 6 do niniejszej procedury, 14

Strona 15 z 18 2) zwolnienie pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 pracownikowi, z jednoczesnym podaniem do wiadomości bezpośredniego przełożonego pracownika; do zwolnienia załącza się pracownikowi kartę służby przygotowawczej, o której mowa w 31. Pomocniczy wzór zwolnienia pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej określa załącznik nr 7 do niniejszej procedury, 3) odmowę fakultatywnego skierowania pracownika do służby przygotowawczej albo odmowę zwolnienia pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 3 bezpośredniemu przełożonemu pracownika; pomocnicze wzory odmowy w sprawach, o których mowa określają załączniki nr 8 i nr 9 do niniejszej procedury. 30. Od dnia doręczenia w trybie określonym w 29 ust. 3, decyzji Sekretarza Województwa, o której mowa w 29 ust. 2: 1) bezpośredni przełożony pracownika realizuje w szczególności obowiązki określone w 15 ust. 4, albo w przypadku odmowy zwolnienia pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej przedkłada Sekretarzowi Województwa za pośrednictwem Wydziału ds. ZZL opinię, o której mowa w 28 ust. 1 pkt 1, 2) pracownik odbywa służbę przygotowawczą przygotowując się do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, w tym w szczególności: a) realizuje samokształcenie, o którym mowa w 9, b) zgłasza się do udziału i uczestniczy w szkoleniu przygotowawczym, o którym mowa w 10, c) odbywa przygotowanie praktyczne, o którym mowa w 13, d) dochowuje czasu trwania służby przygotowawczej, okresów, warunków i obowiązków, o których mowa w 14, e) prowadzi kartę służby przygotowawczej, o której mowa w 31, f) zgłasza się i przystępuje do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą dochowując okresów, warunków i obowiązków, o których mowa w 32 lub jeżeli był zwolniony z obowiązku odbywania służby przygotowawczej i podlega jedynie egzaminowi, zgodnie z 3 ust. 4 - zgłasza się i przystępuje do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą dochowując okresów, warunków i obowiązków, o których mowa w 32. 31. 1. Pracownik odbywający służbę przygotowawczą lub podlegający jedynie egzaminowi kończącemu służbę przygotowawczą prowadzi kartę służby przygotowawczej, której wzór określa załącznik nr 10 do niniejszej procedury. Prowadzenie przez pracownika karty polega na jej przechowywaniu, zabezpieczaniu przed utratą, zagubieniem lub zniszczeniem, udostępnianiu w celu uzyskania wymaganych wpisów i potwierdzeń osób upoważnionych i kończy się zwrotnym przedłożeniem karty w celu uzyskania zaświadczeń, o których mowa w 33 ust. 2. 2. W karcie służby przygotowawczej zamieszczane są odpowiednie informacje, dokonywane wpisy, potwierdzenia, a w szczególności: a) potwierdzenie Wydziału ds. ZZL podlegania przez pracownika obowiązkowi odbycia służby przygotowawczej i przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, albo podlegania jedynie egzaminowi w przypadku bycia zwolnionym z obowiązku odbywania służby przygotowawczej, b) potwierdzenie Wydziału ds. ZZL obecności pracownika na szkoleniu przygotowawczym, 15

Strona 16 z 18 c) potwierdzenie Wydziału ds. ZZL przeprowadzenia wobec pracownika pisemnego łącznego testu wiedzy jeżeli był przeprowadzany, d) potwierdzenie bezpośredniego przełożonego pracownika o podjętej decyzji o odstąpieniu wobec pracownika od przeprowadzania praktycznego testu umiejętności, lub o uznaniu praktycznego testu umiejętności za przeprowadzony, jeżeli decyzja taka była podjęta, e) potwierdzenie odpowiednio przez Wydział ds. ZZL i bezpośredniego przełożonego pracownika terminów, uzyskanych wyników i poziomów wyników każdej z przeprowadzonych części egzaminu, w tym pisemnych testów wiedzy i praktycznego testu umiejętności jeżeli był przeprowadzany. 3. Kartę służby przygotowawczej pracownik zobowiązany jest każdorazowo udostępniać w celu uzyskania wymaganych wpisów i potwierdzeń osób upoważnionych, a po uzyskaniu wszystkich wpisów z pozytywnymi wynikami z każdej wymaganej wobec pracownika części egzaminu albo po uzyskaniu pierwszego wpisu z negatywnym wynikiem bezzwłocznie zwrócić kartę do Wydziału ds. ZZL nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uzyskania odpowiednio ostatniego pozytywnego lub pierwszego negatywnego wpisu. 4. Zwrócona przez pracownika do Wydziału ds. ZZL karta służby przygotowawczej zgodnie z ust. 3, stanowi podstawę wystawienia zaświadczeń, o których mowa w 33 ust. 2. Niedokonanie przez pracownika zwrotu karty zgodnie z ust. 3 lub dokonanie zwrotu karty niezawierającej wszystkich wymaganych wpisów i potwierdzeń osób upoważnionych, jest równoznaczne z uzyskaniem przez pracownika negatywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą i stanowi podstawę wystawienia zaświadczenia, o którym mowa w 32 ust. 2 pkt 2. Na żądanie pracownika zgłoszone w czasie dokonywania zwrotu karty, Wydział ds. ZZL przyjmując kartę poświadcza pracownikowi dokonanie jej zwrotu. 5. W razie utraty, zagubienia lub zniszczenia karty służby przygotowawczej może zostać ona odtworzona wraz z wymaganymi wpisami i potwierdzeniami wyłącznie na podstawie dokumentów będących w dyspozycji Wydziału ds. ZZL lub bezpośredniego przełożonego pracownika, stanowiących podstawę wpisów i potwierdzeń w karcie. 32. 1. Do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą (każdej z wymaganych wobec pracownika części tego egzaminu), o którym mowa w 16 25, pracownik przystępuje po zakończeniu odbywania przez siebie służby przygotowawczej lub jeżeli pracownik był zwolniony z obowiązku odbywania służby przygotowawczej i podlega jedynie egzaminowi po osiągnięciu przygotowania do przystąpienia do tego egzaminu, według własnej oceny poziomu przygotowania w części teoretycznej i praktycznej służby. 2. Egzamin kończący służbę przygotowawczą odbywa się i jest przeprowadzany w terminach: 1) pisemny test wiedzy ogólnej cyklicznie w 12 dzień każdego miesiąca, przy czym postanowienia 10 ust. 3-9 stosuje się odpowiednio do organizacji, zasad i trybu zgłaszania się, odbywania i potwierdzania uczestnictwa, w odniesieniu do pisemnego testu wiedzy ogólnej, 2) pisemny test wiedzy stanowiskowej, pisemny łączny test wiedzy, praktyczny test umiejętności na wniosek pracownika i w terminie wyznaczonym przez bezpośredniego przełożonego pracownika, przypadającym nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia wniosku przez pracownika. Postanowienia 10 ust. 7 8 stosuje się odpowiednio z tym, że czynności określonych w tych postanowieniach dokonuje bezpośredni przełożony pracownika z wyłączeniem potwierdzenia przeprowadzenia wobec pracownika pisemnego łącznego testu, którego to dokonuje Wydział ds. ZZL. 16

Strona 17 z 18 3. Pracownik podlegający egzaminowi kończącemu służbę przygotowawczą odpowiada samodzielnie za przystąpienie do egzaminu, uzyskanie z niego wyniku oraz dokonanie zwrotu karty służby przygotowawczej zgodnie z 31 ust. 3, nie później niż w okresie: 1) do końca zawartej pierwszej umowy o pracę dotyczy osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, o których mowa w 3 ust. 1 i 2, podlegających skierowaniu obligatoryjnemu do służby przygotowawczej, 2) do końca 7 miesiąca od dnia podjęcia zatrudnienia w Urzędzie, z zastrzeżeniem 27 dotyczy osób, o których mowa w 3 ust. 3, podlegających skierowaniu fakultatywnemu do służby przygotowawczej. 4. Postanowienia 14 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio w przypadku niezachowania terminów lub braku albo niedostatecznej realizacji w nich wszystkich działań i czynności należących do obowiązków pracownika podlegającego egzaminowi kończącemu służbę przygotowawczą. 33. 1. Po uzyskaniu pozytywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą (każdej z wymaganych wobec pracownika części tego egzaminu) albo po uzyskaniu pierwszego negatywnego wyniku w jednej z części egzaminu, pracownik bezzwłocznie zwraca kartę służby przygotowawczej do Wydziału ds. ZZL nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uzyskania odpowiednio ostatniego pozytywnego lub pierwszego negatywnego wpisu. W tym samym terminie, bezpośredni przełożony pracownika przekazuje do Wydziału ds. ZZL dokumentację z pisemnych testów wiedzy oraz praktycznego testu umiejętności, jeżeli był przeprowadzany. 2. Na podstawie karty służby przygotowawczej i dokumentacji, o której mowa w ust. 1, Wydział ds. ZZL przygotowuje do podpisu Sekretarza Województwa lub innej upoważnionej osoby odpowiednio: 1) zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej oraz jej zakończeniu egzaminem z podaniem wyniku egzaminu (pozytywny albo negatywny) w przypadku pracownika odbywającego służbę przygotowawczą i zobowiązanego do przystąpienia do egzaminu, albo 2) zaświadczenie o zwolnieniu ze służby przygotowawczej oraz złożeniu egzaminu z podaniem wyniku egzaminu (pozytywny albo negatywny) w przypadku pracownika zwolnionego z obowiązku odbywania służby przygotowawczej i zobowiązanego jedynie do przystąpienia do egzaminu. 3. Wzory zaświadczeń, o których mowa w ust. 2 określają odpowiednio załączniki nr 11 i nr 12 do niniejszej procedury. 4. Zaświadczenia, o których mowa w ust. 2 sporządzane są w trzech egzemplarzach, po których podpisaniu Wydział ds. ZZL: 1) przekazuje pracownikowi jeden egzemplarz zaświadczenia, 2) przekazuje Wydziałowi ds. Kadr jeden egzemplarz zaświadczenia, wraz z oryginałem karty służby przygotowawczej, celem włączenia do akt osobowych pracownika, 3) załącza jeden egzemplarz, wraz z uwierzytelnioną za zgodność z oryginałem kserokopią karty służby przygotowawczej oraz inną dokumentacją dotyczącą służby przygotowawczej i złożonego przez pracownika egzaminu, do prowadzonej w Wydziale ds. ZZL dokumentacji w sprawach służby przygotowawczej i egzaminów ją kończących. 5. Dokumentację z odbywania przez pracownika służby przygotowawczej i egzaminu kończącego służbę przygotowawczą załącza się odpowiednio w razie przekazywania akt osobowych pracownika do archiwum. 17

Strona 18 z 18 34. 1. Pozytywny wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest jednym z warunków dalszego zatrudnienia pracownika w Urzędzie, także w przypadkach określonych w 14 ust. 5. 2. Uzyskanie przez pracownika pozytywnego wyniku egzaminu kończącego służbę przygotowawczą nie skutkuje w szczególności powstaniem po stronie pracownika roszczenia o zawarcie z nim przez Urząd kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, a stanowi wyłącznie jedną z przesłanek uwzględnianych przy podejmowaniu stosownej decyzji w sprawie zatrudnienia pracownika w Urzędzie. 35. Do podnoszenia w ramach służby przygotowawczej umiejętności i kwalifikacji przez pracowników nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 ze zm.). 36. W kwestiach nieuregulowanych niniejszymi postanowieniami stosuje się obowiązujące przepisy prawa, z zastrzeżeniem 35. 37. Naruszenie postanowień niniejszej procedury w zakresie nieregulowanym ustawą nie skutkuje nieważnością czynności dokonanych w ramach służby przygotowawczej i egzaminu ją kończącego. 18