Łódź, dnia 18.04.2017 r. DOA-ZP-VII.271.43.2017 Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zmianami) zwanej dalej ustawą, Zamawiający Miasto Łódź,, ul. Piotrkowska 104 przekazuje zapytania od Wykonawców dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) i udziela wyjaśnień dotyczących postępowania na Doradztwo i realizacja działań w zakresie budowania międzynarodowego poparcia dla kandydatury Rzeczypospolitej Polskiej do organizacji wystawy International EXPO 2022 w Łodzi. Pytanie nr 1: Zgodnie z zapisami Planu postępowań i udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Łodzi w roku 2017 - zgodnie z art. 13 a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z póź. zm.) ze zmianami stan na 20.03.2017 r. opublikowanym 24 marca 2017 roku orientacyjna wartość zamówienia Doradztwo i realizacja działań w zakresie budowania międzynarodowego poparcia dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi wynosi 9 097 560,98 PLN netto. Tymczasem w ogłoszeniu, które zostało wysłane do publikacji 22 marca 2017 roku, szacunkowa wartość tego zamówienia to: 5 418 562,50 PLN netto. Pytanie1.1.: W związku z rozbieżnością zapisów, prosimy o udzielenie informacji, z czego wynika ta różnica oraz która wartość jest prawidłowa. Odpowiedź nr 1: Zamawiający informuje, iż kwota wskazana w Planie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Łodzi w roku 2017 zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych uwzględnia orientacyjną wartość zamówienia ustaloną w momencie sporządzania planu obejmująca swym zakresem kwotę na tzw. success fee oraz kwotę na tzw. prawo opcji. Zamawiający określając wartość zamówienia przed wszczęciem postępowania finalnie nie uwzględnił prawa opcji. Jednocześnie Zamawiający informuje, że szacunkowa wartość zamówienia wskazana w ogłoszeniu o zamówieniu jest właściwa i obejmuje wynagrodzenie dodatkowe tzw. success fee. Pytanie nr 2: W plikach załączonych do SIWZ (pliki o numerach 6 i 7) znajdują się dwa pliki pdf ze Standardowym Formularzem Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ). Pytanie 2.1.: Prosimy o potwierdzenie, czy zamieszczenie dwóch formularzy jest celowe oraz wskazanie w takim przypadku, jaką rolę pełnią oba formularze JEDZ. Prosimy również o wskazanie, który z załączonych do SIWZ formularzy JEDZ jest właściwym do wykorzystania przez Wykonawców składających oferty w przedmiotowym postępowaniu. Odpowiedź nr 2: Zamawiający informuje, iż dwa pliki pdf ze Standardowym Formularzem Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) o numerach 6 i 7 są identyczne i drugi plik został omyłkowo załączony.
Pytanie nr 3: W SIWZ w części 5.1.3.2, pkt 1. Kierownik Projektu wskazano, że ma on posiadać doświadczenie w kierowaniu co najmniej 3 (słownie: trzema) projektami w okresie ostatnich 5 (słownie: pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, polegającymi na doradztwie bezpośrednim w procesie budowania poparcia. Pytanie 3.1.: Prosimy o wyjaśnienie jakiego rodzaju zamówienia/projekty/usługi wg Zamawiającego stanowią doradztwo bezpośrednie. Odpowiedź nr 3: Przez doradztwo bezpośrednie Zamawiający rozumie udzielanie/ świadczenie fachowych, eksperckich, konsultingowych porad w sposób nie posiadający pośredników, które jest adresowane do danego podmiotu wprost. Pytanie nr 4: W SIWZ w części 5.1.3.2, pkt 3. Ekspert ds. organizacji wydarzeń wskazano, że ma on posiadać co najmniej 5 letnie doświadczenie w doradztwie dotyczącym przygotowania i organizacji dużego wydarzenia. Zapis taki sugeruje, że ekspertem może być jedynie osoba świadcząca tego rodzaju usługi dla firm lub instytucji, a nie zajmująca się przygotowaniem i organizacją tego typu wydarzeń w ramach obowiązków zawodowych w miejscu zatrudnienia. Pytanie 4.1.: Prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający uzna jako spełnienie wymagania opisanego powyżej (5 letnie doświadczenie w doradztwie ) dla Eksperta ds. organizacji wydarzeń, jeśli zaproponowany ekspert posiadał będzie doświadczenie związane z przygotowaniem i organizacją tego typu wydarzeń w ramach obowiązków zawodowych w miejscu zatrudnienia? Odpowiedź nr 4: Zamawiający informuje, iż dopuszcza spełnienie wymagania dla Eksperta ds. organizacji wydarzeń, jeśli zaproponowany ekspert posiadał będzie doświadczenie związane z przygotowaniem i organizacją tego typu wydarzeń w ramach obowiązków zawodowych w miejscu zatrudnienia. Pytanie nr 5: W SIWZ w części 5.1.3.2, pkt 4. Ekspert ds. działań dyplomatycznych wskazano, że ma on m.in. posiadać doświadczenie w pełnieniu funkcji ambasadora (głowy delegacji) w minimum dwóch państwach trzecich. Pytanie 5.1.: Prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający uzna jako spełnienie wymagania opisanego powyżej (pełnienie funkcji ambasadora (głowy delegacji) w minimum dwóch państwach trzecich) pełnienie funkcji ambasadora w danym kraju wraz z akredytacją ambasadorską dla innego państwa / państw trzecich (w których nie ma polskich placówek dyplomatycznych)? W przypadku polskiej dyplomacji i ograniczonej liczby polskich placówek dyplomatycznych, opisana wyżej sytuacja ma często miejsce. Odpowiedź nr 5: Zamawiający informuje, iż dopuszcza spełnienie wymagania dla Eksperta ds. działań dyplomatycznych w sytuacji pełnienia funkcji ambasadora w danym kraju wraz z akredytacją ambasadorską dla innego państwa / państw trzecich (w których nie ma polskich placówek dyplomatycznych). 2
Pytanie nr 6: W SIWZ w części 14.5.2 Zasady oceny ofert wg kryterium Koncepcja realizacji zamówienia Zamawiający wskazuje, że w ramach obszaru Strategia działania oraz spójność i adekwatność metodyki weźmie pod uwagę (w procesie oceny ofert) m.in. opis zadań do wykonania przez Wykonawcę wraz z określeniem ich ciągu przyczynowoskutkowego oraz harmonogram realizacji zamówienia. Pytanie 6.1.: Prosimy o wyjaśnienie, jak Zamawiający rozumie powyższe elementy obszaru Strategia działania oraz spójność i adekwatność metodyki, które podlegały będą ocenie? W szczególności prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający nie oczekuje przedstawienia przez Wykonawcę w ofercie opisu i planu konkretnych działań związanych z budowaniem poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska, gdyż te działania zaplanowane zostaną dopiero na etapie realizacji Zamówienia, w ramach Segmentu I prac, opisanego w SOPZ. Odpowiedź nr 6: Zamawiający informuje, iż oczekuje określenia w ofercie między innymi strategicznych kierunków działań, a także planu działań związanych z budowaniem poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska, które to działania uszczegółowione zostaną we współpracy z Zamawiającym na etapie realizacji Zamówienia. Pytanie nr 7: W załączniku nr 1 do SIWZ - Opis przedmiotu zamówienia w punkcie 3.2 Zamawiający wskazuje, iż Wykonawca zatrudni na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze godzin co najmniej jedną osobę na stanowisku Kierownika Projektu. Następnie punkt 3.4 mówi Osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika Projektu musi spełniać kryteria określone w Warunkach Udziału w Postępowaniu. Z kolei we wzorze umowy 4 ust 17 jest zapis: Zamawiający wymaga aby: a) osoby pełniące stanowisko Kierownika Projektu były zatrudnione.. Zachodzi wątpliwość, czy te zapisy są ze sobą spójne. Pytanie 7.1.: Prosimy o wyjaśnienie, czy stanowisko Kierownika Projektu może być piastowane przez więcej niż jedną osobę? A jeśli tak, to czy te osoby łącznie mogą spełniać kryteria wskazane przez Zamawiającego dla Kierownika Projektu, czy też każda z tych osób osobno musi te kryteria spełniać w całości? Pytanie 7.2.: W przypadku więcej niż jednej osoby pełniącej rolę Kierownika Projektu, czy każda z takich osób musi zostać zatrudniona na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze godzin, czy też co najmniej jedna z nich? Odpowiedź nr 7: Ad. 7.1 i Ad. 7.2 Zamawiający informuje, iż stanowisko Kierownika Projektu nie może być piastowane przez więcej niż jedną osobę. Pytanie nr 8: W SOPZ w części 1 w ramach opisu prac składających się na Segment I Zamawiający oczekuje, że Wykonawca opracuje plan działań mając na względzie właściwe dotarcie do Grupy Docelowej. W ramach Segmentu II z kolei oczekiwane jest wdrożenie działań przez Wykonawcę. Działania te mogą uwzględniać różnych interesariuszy, mogą także angażować różne aktywa, w tym środki finansowe. Wykonawca nie będzie miał wpływu ani na dostępność, czy dyspozycyjność interesariuszy, ani na dostępność wymaganych aktywów. Tym samym Wykonawca proponując określone działania do realizacji może nie mieć wpływu na faktyczną możliwość ich wdrożenia, czy tempo ich realizacji. Pytanie 8.1.: Prosimy o wyjaśnienie, jak Zamawiający rozumie rolę Wykonawcy w planowaniu i wdrażaniu działań oraz odpowiedzialność Wykonawcy za nie, mając na 3
uwadze brak wpływu Wykonawcy na dostępność, czy dyspozycyjność różnych interesariuszy oraz brak wpływu na dostępność określonych aktywów wymaganych do realizacji określonych działań? Pytanie 8.2.: Prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający dysponuje i przekaże Wykonawcy z chwilą podpisania umowy listą interesariuszy i kluczowych aktywów (w tym finansowych), co do których Wykonawca będzie mógł mieć pewność odnośnie ich pełnej dostępności pod kątem rozważanych, planowanych i wdrażanych działań, których celem ma być budowanie poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska wśród Grupy Docelowej? Pytanie 8.3.: Prosimy o wyjaśnienie, czy i ewentualnie w jakim zakresie plan działań, jaki ma przygotować Wykonawca, obejmować ma także działania administracji państwowej, w tym Rządu i Prezydenta RP? Odpowiedź nr 8: Ad. 8.1 Zamawiający informuje, iż wszystkie działania prowadzone będą przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym, a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach z właściwymi ministerstwami oraz placówkami dyplomatycznymi Rzeczpospolitej Polskiej. Zamawiający gwarantuje ścisłą współpracę w tym zakresie. W sytuacji, kiedy problematyczna będzie dostępność, czy dyspozycyjność danych interesariuszy bądź aktywów rolą Wykonawcy będzie zaproponowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym działań alternatywnych. Ad. 8.2 Zamawiający informuje, iż w SOPZ pkt 1.3.3 ppkt.4 (zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy) wskazane zostały wszelkie informacje i materiały jakie zostaną przekazane Wykonawcy przy podpisaniu umowy. Ad. 8.3 Zamawiający informuje, iż plan działań opracowany przez Wykonawcę ma obejmować także działania administracji państwowej. Powyższe wynika z zapisów wskazanych w SOPZ pkt. 1.3.2 segment III pkt. 3 ppkt.1 tiret 3. Określenie zakresu planu działań jest rolą Wykonawcy, bowiem między innymi na tym polega realizacja Zamówienia. Pytanie nr 9: W SOPZ, cześć 2 Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą pkt 3 W spotkaniach projektowych oraz posiedzeniach koordynacyjnych uczestniczyć będą przedstawiciele administracji rządowej w zależności od potrzeb. Pytanie 9.1.: Prosimy o wyjaśnienie, czy przedstawiciele administracji rządowej będą działać na równi z Zamawiającym i w procesie odbiorowym będą mogli zgłaszać uwagi, zastrzeżenia? Czy też osoby te będą zewnętrznym ciałem doradczym, jedynie wspierającym proces ubiegania się o otrzymanie praw do organizacji EXPO (w tym m.in. ułatwiać nawiązywanie dodatkowych relacji, etc.) Pytanie 9.2.: Prosimy o wyjaśnienie, które konkretnie organa administracji rządowej będą reprezentowali przedstawiciele administracji rządowej jeśli Zamawiający posiada już wiedzę w tym zakresie. Odpowiedź nr 9: Ad. 9.1 Zamawiający informuje, iż wyznaczeni przedstawiciele administracji rządowej będą działać we współpracy z Zamawiającym i w procesie odbiorowym będą mogli zgłaszać uwagi, zastrzeżenia. Jednocześnie przedstawiciele administracji rządowej pełnić 4
będą funkcje wspierające m.in. w zakresie ułatwiania nawiązywania dodatkowych relacji w zależności od potrzeb i możliwości. Ad. 9.2 Zamawiający wskazuje, iż identyfikacja podmiotów (w tym w ramach administracji rządowej) oraz współzależności pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w proces realizacji zamówienia wraz z uzasadnieniem jest rolą Wykonawcy. Identyfikacja ta będzie podlegać ocenie w ramach Zasad oceny ofert wg kryterium Rozwiązania w zakresie zarządzania projektem. Pytanie nr 10: W punkcie 4 SOPZ (Zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy) została zamieszczona lista dokumentów, którymi dysponuje Zamawiający. Jednocześnie nadmieniono, że dokumenty te zostaną udostępnione Wykonawcy przy podpisaniu umowy. Jednym z kryteriów oceny ofert wg kryterium Koncepcja realizacji zamówienia jest spójność i adekwatność metodyki (zgodnie z SIWZ strategia i metodyka będą oceniane pod kątem szczegółowości i komplementarności oraz ich dostosowania do przedmiotu zamówienia). W celu odpowiedniego przygotowania części merytorycznej niezbędne jest posiadanie pełnej wiedzy na temat koncepcji oraz strategii. Jednocześnie znajomość już podjętych przez Zamawiającego ustaleń, czy zaplanowanych do realizacji inicjatyw, w szczególności w zakresie strategii promocji wydarzenia, może mieć bardzo duże znaczenie dla prawidłowej wyceny prac Wykonawcy. W przypadku, gdyby do części ze wskazanych przez Zmawiającego dokumentów dostęp mieliby tylko wybrani Wykonawcy, dojść może również do zakłócenia zasad uczciwej konkurencji. Pytanie 10.1.: W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o udostępnienie dokumentów wymienionych w punkcie 4 SOPZ już na etapie niniejszego postępowania przetargowego. Jeżeli z jakiś powodów, z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji, Zamawiający na obecnym etapie nie może udostępnić wszystkich tych dokumentów, zwracamy się z prośbą o udostępnienie przynajmniej tych z nich, które w ocenie Zamawiającego zawierają informacje istotne dla realizacji Zamówienia, w szczególności dla umożliwienia przygotowania przez Wykonawców spójnej i adekwatnej koncepcji realizacji zamówienia oraz dokonania rzetelnej wyceny prac Wykonawców. Odpowiedź nr 10: Zamawiający podtrzymuje stanowisko, iż wymienione w punkcie 4 SOPZ (zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy) dokumenty zostaną udostępnione Wykonawcy przy podpisaniu umowy. Zamawiający informuje, iż większość tychże dokumentów zawiera informacje poufne, które nie mogą być udostępnione przed podpisaniem umowy. Pytanie nr 11: Zgodnie z zapisami punktu 5.1.2 SIWZ o zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada środki finansowego lub zdolność kredytową w wysokości co najmniej 5 000 000,00 PLN. Pytanie 11.1.: Prosimy o wskazanie, jakie dokumenty powinien przedstawić Wykonawca w celu wykazania spełniania powyższego warunku. Dodatkowo prosimy o wyjaśnienie, czy w związku z powyższym warunkiem Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia JEDZ 5
w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej biorąc pod uwagę to, że część dotycząca tego warunku w formularzu JEDZ została przez Zamawiającego przekreślona. Odpowiedź nr 11: Zamawiający informuje, iż na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej Wykonawca winien przedłożyć informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zgodnie z pkt. 7.4 SIWZ wezwie Wykonawcę którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia, oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp. Ponadto Zamawiający informuje, iż zgodnie z pkt. 7.2.1 SIWZ Wykonawca do oferty dołącza JEDZ wypełniony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SIWZ. W odniesieniu do Kryteriów kwalifikacji Część IV dokumentu JEDZ - Wykonawca może ograniczyć się do wypełnienia wyłącznie Sekcji α. Tym samym, Wykonawca nie musi wypełniać żadnej z pozostałych sekcji części IV JEDZ: Kryteria Kwalifikacji. Pytanie nr 12: Zgodnie z zapisami punktu 1.3.2. SOPZ Wykonawca będzie współpracował w szczególności z Wykonawcą wyłonionym w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację działań promujących kandydaturę Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi. Zamówienie pod taką nazwą nie znajduje się w Planie postępowań i udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Łodzi w roku 2017 - zgodnie z art. 13 a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z póź. zm.) ze zmianami stan na 20.03.2017 r. Pytanie 12.1.: Prosimy o wskazanie, czy postępowanie, do którego odwołują się zapisy SOPZ dotyczą planowanego postępowania, czy też postępowania, które już zostało zakończone, a Wykonawca wybrany. Odpowiedź nr 12: Zamawiający informuje, iż zapisy SOPZ dotyczą postępowania planowanego wskazanego Planie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Łodzi w roku 2017 - zgodnie z art. 13 a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z póź. zm.) ze zmianami stan na 20.03.2017 r. pod pozycją 64. Nazwa postepowania: Realizacja działań promujących kandydaturę Rzeczpospolitej Polskiej w 2017 - wdrożenie Strategii Promocji. Mając na uwadze powyższe Zamawiający dokona odpowiedniej zmiany treści SIWZ. Pytanie nr 13: 6 ust. 5 zdanie 2 Wszystkie prace i działania Wykonawcy w zakresie objętym niniejszą Umową prowadzone będą przez Wykonawcę na wyłączność. Zdanie jest niezrozumiałe, w szczególności w zakresie wskazanie na wyłączność. Pytanie 13.1.: Zwracamy się z prośbą o doprecyzowanie zapisów w par. 6 ust. 5. Czy Zamawiający zgodzi się na poniższą zmianę 6 ust. 5 zdanie 2, ze względu na jego niedookreśloność w obecnym brzmieniu, poprzez dodanie następującego fragmentu na końcu tego zdania: obejmującą promowanie i budowanie przez Wykonawcę 6
międzynarodowego poparcia dla kandydatury do organizacji Wystawy International EXPO 2022-2023. Odpowiedź nr 13: Zamawiający wyraża zgodę na doprecyzowanie zapisu poprzez dodanie na końcu wskazanego zdania:, zgodnie z zapisami 11 Umowy. Zamawiający informuje iż dokona odpowiedniej zmiany treści SIWZ Pytanie nr 14: 10 ust. 6 klauzula indemnifikacyjna przewiduje poniesienie przez Wykonawcę wyłącznej odpowiedzialności, a także zaspokojenie uzasadnionych roszczeń osób trzecich, których autorskie prawa majątkowe zostały naruszone przez Utwory, bez określenia limitu maksymalnego kwoty tej odpowiedzialności. Możemy również sformułować zapytanie do Zamawiającego, czy przewiduje następującą zmianę 10 ust. 6 poprzez dodanie zastrzeżenia w odrębnym zdaniu: Pytanie 14.1.: Czy Zamawiający dokona zmiany zapisów 10 ust. 6 poprzez dodanie następującego zdania na końcu ust. 6: W żadnym przypadku odpowiedzialność Wykonawcy, o której mowa w zdaniach poprzedzających, nie przekroczy x % wynagrodzenia Wykonawcy, określonego w 8 ust. 1 umowy. Sugerujemy jednocześnie, aby analogicznie do zapisów w 13 ust. 12, limit odpowiedzialności ustalić w takim przypadku na poziomie 50% (wówczas x % powyżej należałoby zastąpić wartością 50%). Odpowiedź nr 14: Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie zmiany zapisów. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że Zamawiający zastrzegł maksymalny poziom kar umownych w stosunku do wynagrodzenia. Pytanie nr 15: 11 ust. 1 zdanie 2 i ust. 4 postanowienie to nie przewiduje w sposób wyraźny i jednoznaczny takich włączeń podmiotowych i przedmiotowych spod obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych, które są często wymagane w toku prowadzenia działalności biznesowej Wykonawcy. W szczególności na podstawie tego postanowienia niedozwolone byłoby przekazanie informacji poufnych doradcom ubezpieczeniowym i ubezpieczycielowi w zakresie odpowiedzialności zawodowej, jak również na potrzeby kontroli wewnętrznej jakości usług, czy zarządzania ryzykiem. Pytanie 15.1.: Mając na uwadze powyższe, zwracamy się z prośbą o dodanie 11 ust. 1 zdania 2 o następującej treści: Przedmiotowy obowiązek nie obejmuje: (i) wspólników Wykonawcy, pracowników Wykonawcy oraz osób świadczących pracę na rzecz Wykonawcy w ramach umów cywilnoprawnych, przy których pomocy Wykonawca będzie realizował przedmiot Umowy i którym dostęp do tych danych jest niezbędny w związku z ich udziałem w realizacji przedmiotu Umowy, (ii) podwykonawców, którym Wykonawca powierzy realizację części przedmiotu Umowy i ich pracowników, (iii) przypadku dochodzenia zasadnych roszczeń Zamawiającego przeciwko Wykonawcy lub (w zależności od sytuacji) zasadnych roszczeń Wykonawcy przeciwko Zamawiającemu lub osobom trzecim, (iv) przypadku, gdy Wykonawca potrzebuje ujawnić informacje swoim audytorom, ubezpieczycielom od odpowiedzialności cywilnej z tytułu działalności zawodowej, brokerom lub doradcom prawnym - tylko w zakresie niezbędnym w celu uzyskania porady lub spełnienia obowiązku zgłoszenia wystąpienia zdarzenia, z którym umowa ubezpieczenia wiąże odpowiedzialność ubezpieczyciela, (v) przypadku, gdy zgodnie z wiążącymi Wykonawcę 7
procedurami korporacyjnymi Wykonawca zobowiązany jest przekazać informacje o Zamawiającym innym podmiotom, stowarzyszonym lub powiązanym z Wykonawcą kapitałowo lub organizacyjnie i działającym z nim pod wspólną marką, w celu przeprowadzenia wewnętrznych procedur w zakresie zarządzania ryzykiem, standardowej procedury kontrolnej (przeprowadzanej, na przykład, przez partnera konsultacyjnego) lub standardowych programów kontroli jakości, lub w związku z wymogami dotyczącymi realizacji przedmiotu Umowy, lub (vi) innych osób wspomagających zarządzanie działalnością Wykonawcy lub dostarczających mu wsparcia infrastrukturalnego. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności w przypadku przekazania informacji związanych z realizacją przedmiotu Umowy podmiotom z nim powiązanym lub stowarzyszonym lub uzyskania do tych informacji dostępu przez wspomniane wyżej inne osoby lub podmioty. Udostępnienie Informacji powinno być kontrolowane i ograniczone wyłącznie do przypadków, gdy udostępnienie tych informacji jest konieczne dla wykonania zadań osób lub podmiotów wskazanych powyżej. Pytanie 15.2.: Mając na uwadze powyższe, zwracamy się z prośbą o dokonanie modyfikacji 11 ust. 4 i nadania mu brzmienia jak niżej: 4. Postanowienia, o których mowa w ust. 1-3 nie będą stanowiły przeszkody dla Wykonawcy w ujawnieniu informacji: a) publicznie znanych, lub b) jeżeli osoba działająca w imieniu Zamawiającego uzna, że informacje mogą być ujawnione i udzieli w tym celu pisemnej zgody, lub c) których obowiązek ujawnienia wynikał będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, decyzji organu administracji publicznej lub orzeczenia sądu, lub d) których ujawnienie jest konieczne dla prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy. Odpowiedź nr 15: Ad. 15.1 Zamawiający wyraża zgodę na dodanie następującego zapisu: Przedmiotowy obowiązek nie obejmuje: (i) przypadku, gdy Wykonawca potrzebuje ujawnić informacje swoim audytorom, ubezpieczycielom od odpowiedzialności cywilnej z tytułu działalności zawodowej, brokerom lub doradcom prawnym - tylko w zakresie niezbędnym w celu uzyskania porady lub spełnienia obowiązku zgłoszenia wystąpienia zdarzenia, z którym umowa ubezpieczenia wiąże odpowiedzialność ubezpieczyciela, (ii) przypadku, gdy zgodnie z wiążącymi Wykonawcę procedurami korporacyjnymi Wykonawca zobowiązany jest przekazać informacje o Zamawiającym innym podmiotom, stowarzyszonym lub powiązanym z Wykonawcą kapitałowo lub organizacyjnie i działającym z nim pod wspólną marką, w celu przeprowadzenia wewnętrznych procedur w zakresie zarządzania ryzykiem, standardowej procedury kontrolnej (przeprowadzanej, na przykład, przez partnera konsultacyjnego) lub standardowych programów kontroli jakości, lub w związku z wymogami dotyczącymi realizacji przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności w przypadku przekazania informacji związanych z realizacją przedmiotu Umowy podmiotom z nim powiązanym lub stowarzyszonym lub uzyskania do tych informacji dostępu przez wspomniane wyżej inne osoby lub podmioty. Udostępnienie Informacji powinno być kontrolowane i ograniczone wyłącznie do przypadków, gdy udostępnienie tych informacji jest konieczne dla wykonania zadań osób lub podmiotów wskazanych powyżej. 8
W pozostałych przypadkach obowiązek zachowania poufności jest wiążący, a tryb jego uchylenia został opisany w 11 Umowy. Zamawiający informuje iż dokona odpowiedniej zmiany treści SIWZ Ad. 15.2 Zamawiający informuje, iż powyższe modyfikacje, o które wnioskuje Wykonawca zostały przewidziane w 11 ust. 1, zatem Zamawiający nie przewiduje korekty zapisów w tym zakresie. Należy także zauważyć, iż fakty i informacje powszechnie znane (tzw. notoryjne) nie są objęte klauzulami poufności wynikającymi z Umowy ponieważ Wykonawca mógł powziąć wiedzę na ich temat poza realizacją przedmiotowego Zamówienia. Pytanie nr 16: 13 ust. 2 pkt. 4) Zamawiający przewiduje stosowanie kar umownych w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności na spotkaniu koordynacyjnym Członka Zespołu Wykonawcy. Pytanie 16.1.: Prosimy o wyjaśnienie, jak należy rozumieć Zespół Wykonawcy? Czy ogranicza się on do Kierownika Projektu i ekspertów (łącznie minimum 7 osób), zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ dla zespołu Wykonawcy? Pytanie 16.2.: Prosimy o wyjaśnienie, czy w przywołanej powyżej sytuacji, podstawą do naliczania kar umownych będzie nieobecność któregokolwiek z członków Zespołu Wykonawcy? Czy też należy przyjąć, że każdorazowo dla planowanego spotkania koordynacyjnego uzgadniana będzie wcześniej lista jego uczestników (w tym ze strony Wykonawcy) i do tak uzgodnionej listy zastosowanie będą miały przywołane wyżej zapisy 13 ust. 2 pkt. 4)? Czy w takiej sytuacji możliwe będzie zgłaszanie przez Wykonawcę ewentualnych zastępstw? Odpowiedź nr 16: Ad. 16.1 Zamawiający informuje, iż Zespół Wykonawcy należy rozumieć zgodnie z zapisami 5, zgodnie z którym Zespół Wykonawcy to minimum Kierownik Projektu i eksperci (łącznie minimum 7 osób), zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ, a także inne osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji przedmiotowego Zamówienia, wskazane w załączniku 3 do umowy. Jednocześnie Zmawiający zwraca uwagę, iż zgodnie z zapisami 7 przewiduje się możliwość komunikacji w ramach realizacji Umowy poprzez telekonferencje, czy też rozmowy telefoniczne. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż nie wymaga, aby w każdym spotkaniu projektowym, czy też posiedzeniu koordynacyjnym musiał brać udział cały Zespół Wykonawcy. Wymaga się, aby w spotkanych projektowych i posiedzeniach koordynacyjnych udział brał zawsze Kierownik Projektu i osoby merytorycznie właściwe do danego etapu prac, ustalone z Zamawiającym. Szczegółowy skład uczestników każdego ze spotkań, czy też posiedzeń będzie uzgodniony przez Wykonawcę uprzednio z Zamawiającym. Ad. 16.2 Zamawiający wskazuje, iż odpowiedź na dane pytanie zawiera się w odpowiedzi 6.1. Ponadto Zamawiający informuje, iż ewentualne zastępstwa będą dopuszczane z uwzględnieniem zapisów określonych w 5 ust. 3 i 4 pod warunkiem zachowania merytorycznej właściwości danej osoby. 9
Pytanie nr 17: 17 ust. 7 błędne odesłanie na końcu tego postanowienia, które wskazuje: z wyłączeniem ust. 8 18., podczas gdy w 18 nie ma ustępu 8. Pytanie 17.1.: Prosimy o wyjaśnienie oraz ewentualnie modyfikację lub usunięcie przywołanego odwołania. Odpowiedź nr 17: Zamawiający dokona zmiany SIWZ w tym zakresie poprzez usunięcie błędnego odwołania i przywołanie właściwego. Pytanie nr 18: 18 ust. 4 w zakresie zobowiązania do zwrotu Zamawiającemu przez Wykonawcę kosztu wykonania zastępczego usunięcia wad Produktów Umowy przez osobę trzecią, Zamawiający nie określił maksymalnej kwoty tego zobowiązania. Pytanie 8.1.: Czy Zamawiający dokona następującej zmiany 18 ust. 4, poprzez dodanie zastrzeżenia w odrębnym zdaniu: W żadnym przypadku zobowiązania Wykonawcy do zwrotu kosztów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym nie przekroczą x % wynagrodzenia Wykonawcy, określonego w 8 ust. 1 umowy. Analogicznie do sytuacji opisanej w pytaniu 4 powyżej, sugerujemy jednocześnie, aby analogicznie do zapisów w 13 ust. 12, limit odpowiedzialności ustalić w takim przypadku na poziomie 50% (wówczas x % powyżej należałoby zastąpić wartością 50%). Odpowiedź nr 18: Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany całego 18 umowy. Pytanie nr 19: 18 ust. 5 w zakresie roszczenia o naprawienie szkody przysługującego Zamawiającemu z tytułu wad Produktów Umowy, Zamawiający nie określił maksymalnej kwoty tego zobowiązania. Pytanie 19.1.: Czy Zamawiający dokona następującej zmiany 18 ust. 5, poprzez dodanie zastrzeżenia w odrębnym zdaniu: W żadnym przypadku odpowiedzialność Wykonawcy, o której mowa w zdaniu poprzedzającym nie przekroczy x % wynagrodzenia Wykonawcy, określonego w 8 ust. 1 umowy. Analogicznie do sytuacji opisanej w pytaniu 4 i 8 powyżej, sugerujemy jednocześnie, aby analogicznie do zapisów w 13 ust. 12, limit odpowiedzialności ustalić w takim przypadku na poziomie 50% (wówczas x % powyżej należałoby zastąpić wartością 50%). Odpowiedź nr 19: Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany całego 18 umowy. Pytanie nr 20: Zgodnie z ogłoszeniem o udzielaniu zamówienia na doradztwo i realizację działań w zakresie budowania międzynarodowego poparcia dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji wystawy International EXPO 2022 w Łodzi, szacunkowa wartość zamówienia bez VAT wynosi 5 418 562.50 PLN (pkt II.2.6 ogłoszenia). Czy powyższa wartość odnosi się wyłącznie do wynagrodzenia 10
podstawowego czy obejmuje również wynagrodzenie dodatkowe (success fee), o którym mowa w pkt 14.1 SIWZ? Odpowiedź nr 20: Zamawiający informuje, iż szacowana wartość zamówienia wynosząca 5 418 562.50 PLN netto obejmuje wynagrodzenie dodatkowe (tzw. success fee). Pytanie nr 21: Mamy pytanie dot. interpretacji warunku SIWS wymienionego w par. 5.1.3.2 dotyczącego osób, które będą uczestniczyły w wykonaniu Zamówienia. Warunek ten to tytuł zawodowy magistra lub równorzędny w przypadku ukończenia uczelni zagranicznej. Pytanie: czy tytuł zawodowy BA/BSc (Bachelor of Arts/Bachelor of Science) będzie uznany za równorzędny z polskim tytułem zawodowym magistra i wystarczy do uznania spełnienia tego kryterium przez Zamawiającego? Wyjaśnienie: w krajach zachodnich ogromna większość studentów kończy studia wyższe uzyskaniem tytułu BA/BSc i następnie rozpoczyna pracę zawodową. Studia II stopnia kończące się przyznaniem tytułu MA/MSc podejmują jedynie ci studenci, którzy planują pracę dydaktyczną na uczelni lub pracę naukową. Odpowiedź nr 21: Zamawiający informuje, iż tytuł zawodowy Bachelor s Degree (BA/BSc, Bachelor of Arts/Bachelor of Science) zostanie uznany za równorzędny z polskim tytułem zawodowym magistra. Pytanie nr 22: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.1. Informacje wprowadzające wskazują, że Grupą docelową działań będących Przedmiotem Zamówienia są przedstawiciele krajów członkowskich Międzynarodowego Biura wystaw (BIE, 169 członków włącznie z Rzeczpospolitą Polską). Zgodnie z informacjami znajdującymi się na stronie internetowej BIE (http://www.bie-paris.org/site/en/the-member-states-of-the-bie, dostęp dnia 03.04.2017), BIE zrzesza 168 członków: Today, 168 countries are Members of the BIE. Pytanie 22.1.: Proszę o wyjaśnienie, z czego wynika różnica w liczbie krajów członków BIE. Czy jest to błąd, czy też Zamawiający jest w posiadaniu informacji wskazującej, że grono członków BIE się powiększy przed rozpoczęciem realizacji usługi, która jest przedmiotem postępowania przetargowego? Odpowiedź nr 22: Zamawiający informuje, iż w czasie przygotowywania postępowania w BIE zrzeszonych było 169 krajów, dlatego też taka informacja znalazła się SOPZ. W międzyczasie jedno z państw straciło status członkowski w organizacji. Zatem właściwa liczba członków BIE na dzień udzielania niniejszej odpowiedzi wynosi 168 państw. Pytanie nr 23: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt I, podpunkt 1. mówią: [ ] Zamawiający informuje, iż w ramach dotychczas prowadzonych działań we współpracy ze stroną rządową oraz polskimi placówkami dyplomatycznymi, dla części krajów członkowskich BIE zidentyfikowana została Grupa Docelowa. Stosowne informacje przekazane 11
zostaną Wykonawcy po podpisaniu Umowy. Informacje pozyskiwane przez Zamawiającego w trackie trwania współpracy z Wykonawcą będą udostępniane na bieżąco. Oraz zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt III, podpunkt 3.: [ ] Zamawiający zakłada, że Wykonawca będzie realizował prace w ramach wszystkich segmentów przez cały okres obowiązywania umowy, z tym zastrzeżeniem, że w ramach Segmentu I określenie Grupy Docelowej nastąpi nie później niż w ciągu 2 tygodni od podpisania Umowy, a przygotowanie planu działań nastąpi nie później w ciągu 3 tygodni od podpisania umowy. Pytanie 23.1.: Czy w związku z przytoczonymi postanowieniami Zamawiający dokona takiej zmiany postanowień SOPZ (oraz odpowiadających im postanowień wzoru umowy), aby termin 2 tygodni na określenie Grupy Docelowej przez Wykonawcę liczony był od dnia przekazania przez Zamawiającego kompletu materiałów i informacji posiadanych na temat Grupy Docelowej (o których Zamawiający mówi w przytoczonych wyżej zapisach punku 1.3.2 SOPZ)? Pytanie 23.2.: Czy Zamawiający zmodyfikuje powyżej przytoczone zapisy (oraz odpowiadających im postanowienia wzoru umowy) w taki sposób, aby wskazane powyżej informacje dotyczące Grupy Docelowej, będące już w posiadaniu Zamawiającego, zostały przekazane Wykonawcy w dniu podpisania Umowy, ewentualnie niezwłocznie po podpisaniu Umowy? Pytanie 23.3.: W par. 3 ust. 2 pkt I wzoru Umowy mowa jest o przedłożeniu Zamawiającemu dookreślenia i wylistowania Grupy Docelowej do akceptacji kierunkowej. Prosimy o wyjaśnienie, jak należy rozumieć akceptację kierunkową? Czy jest to rodzaj wstępnej akceptacji dla kierunku i sposobu dookreślania i wylistowania Grupy Docelowej, a akceptacja ostateczna tego elementu produktów prac Wykonawcy nastąpi w innym terminie? Jeśli tak, to w jakim terminie Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć do odbioru przez Zamawiającego kompletny produkt dookreślona i wylistowana Grupa Docelowa? Odpowiedź 23: Ad. 23.1 Informacje dotyczące Grupy Docelowej, jakie posiada Zamawiający, przekazane zostaną Wykonawcy po podpisaniu Umowy. Niemniej jednak nie zwalnia to Wykonawcy z prowadzenia działań i zbierania informacji we własnym zakresie celem wylistowania Grupy Docelowej. Zamawiający nie przewiduje zmiany postanowień SOPZ w tym zakresie. Ad. 23.2 Zamawiający zaznacza, iż informacje dotyczące Grupy Docelowej, jakie posiada Zamawiający, przekazane zostaną Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu Umowy. Zamawiający nie przewiduje zmiany postanowień SOPZ w tym zakresie. Ad. 23.3 Akceptacja kierunkowa nie jest akceptacją wstępną. Należy ją rozumieć jako odbiór części przedmiotu Umowy, warunkujący sposób realizacji kolejnej części przedmiotu Umowy. Takie podejście ma na celu zapewnienie właściwej realizacji kolejnych części Zamówienia. Pytanie 24: 12
Zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt I, podpunkt 2. mówią: [ ]Wykonawca zbada podejście zastosowane w procesie budowania poparcia przy poprzednich EXPO dla tych krajów, które wygrały prawo do organizacji Wystawy (Zamawiający wskazuje, że chodzi o dobre praktyki z EXPO Mediolan, EXPO Dubaj, EXPO Astana). Pytanie 24.1.: Prosimy o potwierdzenie, że przedmiotem prac Wykonawcy nie jest opisanie wniosków z analizy dobrych praktyk krajów, które wygrały prawo do organizacji wskazanych przez Zamawiającego wystaw EXPO, a jedynie wykorzystanie wniosków z takiej analizy w opracowaniu planu działań dla promowania kandydatury Łodzi i Polski? Odpowiedź 24: Zamawiający potwierdza, iż Wykonawca właściwe rozumie zapis SOPZ. Rolą Wykonawcy jest wykorzystanie wniosków z analizy dobrych praktyk krajów, które wygrały prawo do organizacji EXPO, w opracowaniu planu działań dla promowania kandydatury Łodzi i Polski. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, iż musi mieć wiedzę jakie wnioski Wykonawca uznaje za właściwe i w jaki sposób planuje je wykorzystać dla potrzeb EXPO 2022 Łódź Polska. Pytanie 25: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt I, podpunkt 2. mówią: [ ] dla krajów objętych priorytetem najniższym liczba działań będzie zależna od ustaleń oraz informacji powziętych przez Wykonawcę i będzie ustalana sukcesywnie i elastycznie pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym w zależności od potrzeb lub zmian w bieżącym stanie relacji polityczno-dyplomatycznych. Pytanie 25.1.: Aktualne brzmienie zapisów SOPZ nie precyzuje, jakie są minimalne wymagania dotyczące działań dla krajów objętych priorytetem najniższym. Sugerujemy doprecyzowanie zapisów dotyczących tej grupy krajów. W szczególności prosimy o potwierdzenie, że: (a) Zamawiający nie będzie wymagał zaproponowania przez Wykonawcę większej liczby działań, niż ma to miejsce w przypadku krajów z kolejnej grupy (kraje objęte priorytetem średnim); (b) Zamawiający dopuści sytuację, kiedy dla danego kraju o priorytecie najniższym nie zostanie zaproponowane żadne działanie jako wynik ustaleń i informacji powziętych przez Wykonawcę, w ustaleniu z Zamawiającym Odpowiedź 25: Zamawiający informuje, iż na tym etapie niemożliwe jest dokładne wskazanie liczby działań dla krajów objętych priorytetem najniższym. Jednakże, rozumiejąc stanowisko Wykonawcy, Zamawiający informuje, iż: (a) nie będzie wymagał zaproponowania przez Wykonawcę większej liczby działań, niż ma to miejsce w przypadku krajów z kolejnej grupy (kraje objęte priorytetem średnim); (b) dopuści sytuację, kiedy dla danego kraju o priorytecie najniższym nie zostanie zaproponowane żadne działanie, z tym zastrzeżeniem że taka sytuacja wynikać będzie z ustaleń i informacji powziętych przez Wykonawcę i przekazanych Zamawiającemu, a także nie będzie godzić w interes kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. Ponadto odstąpienie od działań w danym przypadku uzyska zgodę Zamawiającego. Pytanie 26: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt II Segment II realizacja działań na rzecz budowania poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. 13
Wdrożenie i koordynowanie dedykowanego, co do formy i zakresu, planu działań, zidentyfikowanych w ramach segmentu I, które to działania przyczynią się do uzyskania poparcia dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji EXPO 2022. Pytanie 26.1.: Prosimy o wyjaśnienie, w jakim zakresie Wykonawca będzie odpowiadał za wdrożenie planu działań, jeśli działania te uwzględniały będą aktywność struktur lub przedstawicieli zewnętrznych względem Wykonawcy czyli zarówno przedstawicieli Zamawiającego, jak i przedstawicieli władz państwowych, czy przedstawicieli biznesu, organizacji międzynarodowych itp.? Czy Zamawiający pełnił będzie rolę pośrednika pomiędzy Wykonawcą a wybranymi innymi interesariuszami, jeśli tak, to którymi? Pytanie 26.2.: Jak w świetle powyższego Zamawiający będzie ustalał i rozliczał minimalne progi realizacji działań, o których mowa w Segmencie II, punkt 1 tiret 2 (rozpoczynający się od słów: wdrożenie planu działań zgodnie z poniższymi założeniami ). Pytanie 26.3.: Aktualne brzmienie zapisów SOPZ nie precyzuje, jakie są minimalne wymagania dotyczące realizacji działań dla krajów objętych priorytetem najniższym. Sugerujemy doprecyzowanie zapisów dotyczących tej grupy krajów. W szczególności prosimy o potwierdzenie, że: (a) Zamawiający nie będzie wymagał realizacji przez Wykonawcę większej liczby działań, niż ma to miejsce w przypadku krajów z kolejnej grupy (kraje objęte priorytetem średnim); (b) Zamawiający dopuści sytuację, kiedy dla danego kraju o priorytecie najniższym nie zostanie podjęte żadne działanie jako wynik ustaleń i informacji powziętych przez Wykonawcę, w ustaleniu z Zamawiającym. Pytanie 26.4.: W toku realizacji działań przez Wykonawcę, priorytety krajów mogą ulegać zmianom, zmianie może też ulegać celowość pierwotnie zaplanowanych działań (co przewiduje sam Zamawiający, nakładając zapisami SOPZ na Wykonawcę obowiązek elastycznego dostosowywania planu działań do występujących zmiennych). Prosimy o doprecyzowanie, co stanowiło będzie wówczas punkt odniesienia dla potwierdzenia realizacji przez Wykonawcę wymaganych prac i działań (w szczególności zgodnie z wymaganiami dotyczącymi liczby proponowanych działań, czy też liczy i odsetka zrealizowanych działań dla poszczególnych krajów / grup krajów)? Odpowiedź 26: Ad. 26.1 Wykonawca będzie odpowiadał w sposób kompletny i całkowity za wdrożenie planu działań. Wdrożenie tego planu jest bowiem rolą Wykonawcy zgodnie z SOPZ. Plan działań winien być skonstruowany przez Wykonawcę w taki sposób, aby możliwe było włączenie innych struktur i/lub przedstawicieli zewnętrznych względem Wykonawcy. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż wszystkie działania prowadzone będą przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym, a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach z właściwymi ministerstwami oraz placówkami dyplomatycznymi Rzeczpospolitej Polskiej. Zamawiający gwarantuje ścisłą współpracę w tym zakresie. W razie potrzeby Zamawiający będzie pełnił rolę pośrednika pomiędzy Wykonawcą, a wybranymi interesariuszami. W sytuacji, kiedy problematyczna będzie dostępność, czy dyspozycyjność danych interesariuszy rolą Wykonawcy będzie zaproponowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym działań alternatywnych. Ad. 26.2 14
Zgodnie z odpowiedzią 5.1., w przypadku działania problematycznego do wdrożenia, rolą Wykonawcy będzie zaproponowanie w uzgodnieniu i we współpracy z Zamawiającym działania alternatywnego. Minimalne progi realizacji działań będą zatem rozliczane na podstawie wdrożenia (realizacji) działań właściwych (pierwotnie zdefiniowanych i możliwych do wykonania) lub działań alternatywnych. Ad. 26.3 Zamawiający informuje, iż: (a) nie będzie wymagał realizacji przez Wykonawcę większej liczby działań, niż ma to miejsce w przypadku krajów z kolejnej grupy (kraje objęte priorytetem średnim); (b) dopuści sytuację, kiedy dla danego kraju o priorytecie najniższym nie zostanie podjęte żadne działanie, z tym zastrzeżeniem że taka sytuacja wynikać będzie z ustaleń i informacji powziętych przez Wykonawcę i przekazanych Zamawiającemu, a także nie będzie godzić w interes kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. Ponadto odstąpienie od działań w danym przypadku uzyska zgodę Zamawiającego. Ad. 26.4 W przypadku zmiany priorytetu kraju/krajów a także związanej z tym zmiany pierwotnie zaplanowanego działania/działań, rolą Wykonawcy będzie zaproponowanie w uzgodnieniu i we współpracy z Zamawiającym działania alternatywnego/ działań alternatywnych. Punkt odniesienia dla potwierdzenia realizacji przez Wykonawcę wymaganych prac i działań będzie stanowiło wdrożenie (realizacja) działań właściwych (pierwotnie zdefiniowanych i możliwych do wykonania) lub działań alternatywnych - tak jak przywołał to Wykonawca, chodzi o elastyczne dostosowywanie planu działań do występujących zmiennych. Pytanie 27: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt II Segment II Zamawiający oczekuje, że Wykonawca realizował będzie m.in. działania ukierunkowane na: efektywne, systematyczne i realizowane w porozumieniu z Rządem RP wspieranie budowania relacji międzynarodowych, a także prowadzenie ciągłej aktywności komunikacyjno-informacyjnej wśród Grupy Docelowej i przedstawicieli BIE oraz władz BIE. Pytanie 27.1.: Prosimy o wyjaśnienie, w jakiej formule przebiegać będzie współpraca Wykonawcy z Rządem RP? Jaka będzie tu rola Wykonawcy, a jaka Zamawiającego? Jak należy rozumieć stwierdzenie w porozumieniu z Rządem RP? Czy przewidziano jakiś mechanizm, w oparciu o który Wykonawca będzie wchodził w bezpośrednią interakcję z Rządem RP, w szczególności będzie proponował i wdrażał działania, w których uczestniczyć mają przedstawiciele Rządu RP? Czy działania proponowane do realizacji przez Wykonawcę (w tym zakresie aktywności komunikacyjno-informacyjnej) będą wymagały każdorazowych uzgodnień z Rządem RP i uzyskania akceptacji dla nich? Odpowiedź 27: Zamawiający informuje, iż wszystkie działania prowadzone będą przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym, a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach z właściwymi ministerstwami oraz placówkami dyplomatycznymi Rzeczpospolitej Polskiej. Zamawiający gwarantuje ścisłą współpracę w tym zakresie. Zamawiający informuje, iż wyznaczeni przedstawiciele administracji rządowej będą działać we współpracy z Zamawiającym, zarówno na etapie realizacji projektu, jak i w procesie odbiorowym. Za pośrednictwem Zamawiającego oraz wyznaczonych przedstawicieli administracji rządowej Wykonawca będzie wchodził w 15
bezpośrednią interakcję z Rządem RP i uzyskiwał niezbędne akceptacje, jeśli takowe będą wymagane. Jednocześnie przedstawiciele administracji rządowej pełnić będą funkcje wspierające m.in. w zakresie ułatwiania nawiązywania dodatkowych relacji w zależności od potrzeb i możliwości. Jednocześnie Zmawiający pragnie zauważyć, iż określenie formuły zarządzania realizacją Zamówienia, w tym zaproponowane rozwiązania w zakresie prowadzenia uzgodnień z Zamawiającym, koordynowania działań oraz przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi podmiotami zaangażowanymi w proces realizacji zamówienia jest rolą Wykonawcy. Identyfikacja ta będzie podlegać ocenie w ramach Zasad oceny ofert wg kryterium Rozwiązania w zakresie zarządzania projektem. Pytanie 28: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.2 Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę, punkt III, podpunkt 2. w zakresie obowiązków Wykonawcy mówią m.in.: [ ] Prowadzenie obsługi logistycznej w ramach działań oraz wyjazdów zagranicznych niezbędnych dla wdrożenia planu działań. Koszty organizacyjno-operacyjne związane z udziałem Wykonawcy w działaniach pokrywa Wykonawca. Koszty związane z wyjazdami zagranicznymi dotyczącymi Zamawiającego, w tym strony Rządu RP w ramach wdrażania planu działań pokrywa Zamawiający. Rolą Wykonawcy będzie ponadto koordynacja wyjazdów zagranicznych, tak aby były one spójne dla Wykonawcy i Zamawiającego. Pytanie 28.1.: Prosimy o doprecyzowanie oczekiwanego od Wykonawcy zakresu obsługi logistycznej w ramach działań oraz wyjazdów zagranicznych niezbędnych dla wdrożenia planu działań. Pytanie 28.2.: Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający pokrywał będzie koszty dotyczące Zamawiającego, w tym strony Rządu RP, dla ewentualnych wyjazdów krajowych jeśli takowe zostaną zaproponowane w planie działań. Odpowiedź 28: Ad. 28.1 Koszty obsługi logistycznej przedstawicieli Zamawiającego oraz przedstawicieli Rządu RP będą w całości po stronie podmiotów publicznych. Natomiast koszty obsługi logistycznej Wykonawcy oraz osób z nim współpracujących stanowią koszt Wykonawcy, ponadto koszty realizacji działań ujętych w planie działań pokrywa Wykonawca. Ad. 28.2 Zamawiający potwierdza, iż będzie pokrywał koszty dotyczące Zamawiającego, w tym strony Rządu RP, dla wyjazdów krajowych, a także zagranicznych w ramach zaplanowanych działań. Pytanie 29: Zapisy SOPZ, pkt 1.3.3 (oraz powiązane zapisy wzoru Umowy), dotyczące przygotowania szczegółowego harmonogramu prac oraz spotkania otwierającego projekt. W szczególności Wykonawca najpóźniej na trzy dni robocze przed spotkaniem otwierającym projekt, przedłoży szczegółowy harmonogram prac, obejmujący wszystkie punkty z OPZ z uwzględnieniem proponowanych terminów spotkań projektowych i posiedzeń koordynacyjnych. W harmonogramie Wykonawca uwzględni akceptacje kierunkowe, jeśli po zapoznaniu się z OPZ uzna takowe akceptacje za konieczne na poszczególnych etapach prac. Harmonogram zostanie omówiony na spotkaniu otwierającym projekt i wymaga akceptacji Zamawiającego. 16
Pytanie 29.1.: Prosimy o potwierdzenie, czy termin spotkania otwierającego projekt jest terminem elastycznym? Nie odnajdujemy w dokumentacji uwarunkowań dla tego terminu innych, niż wskazanie, iż spotkanie to ma się odbyć nie później niż 3 dni robocze po przedłożeniu przez Wykonawcę szczegółowego harmonogramu prac. To z kolei oznaczałoby, że samo przedłożenie szczegółowego harmonogramu prac nie jest precyzyjnie umiejscowione w czasie. Pytanie 29.2.: Prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie przez wszystkie punkty z OPZ, oczekując ich ujęcia w szczegółowym harmonogramie prac? Czy oczekiwanym poziomem szczegółowości planu jest np. ujęcie działań odpowiadającym punktom w ramach każdego z segmentów prac np. dla Segmentu I: 1. dookreślenie i wylistowanie Grupy Docelowej; 2. przygotowanie planu działań? Prosimy tym samym o doprecyzowanie, jaki jest oczekiwany poziom szczegółowego harmonogramu prac. Odpowiedź 29: Ad. 29.1 Termin spotkania otwierającego projekt jest terminem elastycznym, jednakże spotkanie takie odbyć się musi w terminie 7 dni od podpisania Umowy. Zgodnie bowiem z SOPZ, dział 2. Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą zapisami, punkt 5. w terminie 7 dni po podpisaniu umowy Wykonawca i Zamawiający wezmą udział w spotkaniu otwierającym projekt. Ad. 29.2 Zamawiający informuje, iż oczekiwanym poziomem szczegółowości harmonogramu jest np. ujęcie działań odpowiadającym punktom w ramach każdego z segmentów prac np. dla Segmentu I: 1. dookreślenie i wylistowanie Grupy Docelowej; 2. przygotowanie planu działań. Harmonogram musi uwzględniać tym samym spotkania projektowe, posiedzenia koordynacyjne, akceptacje kierunkowe, procedury odbiorowe poszczególnych etapów prac, a także raporty statusowe. Pytanie 30: Wnoszę o wyjaśnienie czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę treści wzoru umowy (załącznik nr 7 do SIWZ) poprzez usunięcie wymagania Zamawiającego do przedstawienia podpisanych oświadczeń o treści Załącznika nr 4 do wzoru umowy, usunięcie 4 ust. 8 pkt 10) oraz Załącznika nr 4 do wzoru umowy. Wskutek zawarcia umowy z Zamawiającym nawiązana zostaje relacja prawna z Wykonawcą, który ponosi odpowiedzialność za wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, w tym dotyczących poufności. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za swój personel jak za działania własne. Pracownicy Wykonawcy nie są stroną umowy z Zamawiającym. Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych w związku z przepisami kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie, w jakim jest to konieczne do wykonywania umowy o pracę, co do zasady danych enumeratywnie wymienionych w kodeksie pracy. Udostępnianie przez pracodawcę danych pracowników klientom lub kontrahentom pracodawcy znajduje podstaw prawne, gdy jest niezbędne do wykonywania obowiązków przez te osoby i tylko w zakresie w jakim jest to niezbędne (np. służbowe dane kontaktowe, imię i nazwisko, tytuł zawodowy, stanowisko, itp.). O ile przepis prawa nie zobowiązuje do przetwarzania danych pracowników w szerszym zakresie, przetwarzanie danych wymaga zgody pracownika. Należy jednak zwrócić uwagę na jednolite stanowisko sądów administracyjnych i Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, że zgoda pracownika, mając na uwadze podporządkowanie pracownika pracodawcy (podstawowa cecha stosunku pracy) skutkuje tym, że zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych w 17