ZAPYTANIE OFERTOWE Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (zwany dalej PORD lub Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym na świadczenie usługi w zakresie pełnienia funkcji Inspektora ochrony danych w PORD w ramach outsourcingu. 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zapytania ofertowego jest outsourcing w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych w PORD w Gdańsku, który polega m.in. na: wypełnianiu zadań zgodnie z art. 39 RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wsparciu specjalistyczną i aktualną wiedzą m.in. w obszarach prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem informacji, realizacji i wsparciu w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na Zamawiającym, efektywnym i szybkim reagowaniu na bieżące potrzeby Zamawiającego w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. a) Do obowiązków Inspektora Ochrony Danych będzie należało wypełnianie zadań zgodnie z art. 39 RODO tj.: informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie; monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty; udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO; Strona 1 z 9
współpraca z organem nadzorczym; pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach; wypełnianie zadań z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. 2. Zamawiający wymaga, aby osoba pełniąca funkcję Inspektor Ochrony Danych: Posiadała odpowiednie kwalifikacje zawodowe, a w szczególności fachową wiedzę na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 RODO Wykazała się znajomością RODO oraz obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych; Posiadała minimum roczne doświadczenie we wdrażaniu i nadzorowaniu dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych (dokumenty potwierdzające doświadczenie Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą). 3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca potwierdził, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w kwocie minimum 300.000,00 zł. Polisa powinna zawierać klauzulę, iż ochroną ubezpieczeniową objęte są wszystkie roszczenia wynikające z uchybień lub zaniechań popełnionych w okresie ubezpieczenia. 4. Termin realizacji usługi: od dnia podpisania umowy do 30.06.2020r. 5. Kryteria wyboru oferty: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o poniższe kryterium wyboru ofert: Kryterium Waga w % Liczba punktów Sposób oceny wg wzoru cena ofertowa brutto podana w złotych polskich 90% 90,00 Najniższa cena spośród złożonych ofert C = x 100 x 0,90 cena badanej oferty Doświadczenie (min. roczne) 10% 10,00 Doświadczenie w badanej ofercie C1 = x 100 x 0,10 Najdłuższe doświadczenie spośród złożonych ofert Strona 2 z 9
RAZEM 100% 100,0 x Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która zdobędzie najwyższą ilość punktów. 6. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, budynek A (dwukondygnacyjny) I piętro, pok. nr 101 (sekretariat) lub mailem na adres: sekretariat@pord.pl w terminie do dnia 05.06.2019 r., do godz. 14:00. Decydująca jest data dostarczenia oferty w powyższe miejsce, a nie data nadania. Za dostarczenie oferty przez pocztę lub kuriera pod wskazany adres odpowiada Wykonawca. 7. Informacji w sprawie zapytania udziela Małgorzata Bąkiewicz tel. 663 655 001 8. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty: - formularz ofertowy - kwestionariusz - oświadczenie według wzoru - dokumenty potwierdzające minimum roczne doświadczenie we wdrażaniu i nadzorowaniu dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych (10% wagi kryterium oceny ofert) - kopię polisy ubezpieczeniowej Strona 3 z 9
O F E R T A (pieczęć Wykonawcy / Wykonawców) Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/21 80-067 Gdańsk Nawiązując do ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej PORD w Gdańsku, składam/składamy* ofertę na świadczenie usługi w zakresie pełnienia funkcji Inspektora ochrony danych w PORD w ramach outsourcingu. Ja / My* niżej podpisani: działając w imieniu i na rzecz: (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) 1. Oferuję/oferujemy* wykonanie ww. przedmiotu zapytania ofertowego za cenę (90 % wagi kryterium), która wynosi: Stawka miesięczna netto zł Podatek VAT % zł Stawka miesięczna brutto zł 2. Oświadczam / oświadczamy*, że posiadam/posiadamy* miesięczne doświadczenie we wdrażaniu i nadzorowaniu dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych (10% wagi kryterium). 3. Oświadczam / oświadczamy*, że z ramienia mojej/naszej* firmy Inspektorem Ochrony Danych dla PORD będzie: Imię i nazwisko Dane kontaktowe: tel. adres e-mail: 4. Oświadczam / oświadczamy*, że zapoznałem/ zapoznaliśmy się* z zapytaniem ofertowym. Uznaję / uznajemy* się za związanego / związanych* określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. Strona 4 z 9
5. Oświadczam / oświadczamy*, że wypełniłem / wypełniliśmy* obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o zamówienie w niniejszym zapytaniu. 6. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania kierować należy na poniższy adres Wykonawcy: tel. e-mail Rachunek bankowy Wykonawcy: Nr konta bankowego 7. Załącznikami do niniejszej Oferty są: 1. 2. 3. * ) - niepotrzebne skreślić Data (Pieczęć i podpis Wykonawcy/ Wykonawców lub pełnomocnika) Strona 5 z 9
KWESTIONARIUSZ DLA WYKONAWCY NIE BĘDĄCEGO PRACOWNIKIEM PORD, PRZED ZAWARCIEM UMOWY Dane Wykonawcy (nazwa i adres) KRS NIP REGON Nr telefonu e-mail (miejscowość i data) (podpis Wykonawcy) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu, jakim jest zawarcie i realizacja umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: Strona 6 z 9
administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, zwany dalej PORD; z administratorem można się skontaktować poprzez adres email: pord@pord.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora; zgodnie z art. 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć tel: 58 300 15 43, fax 58 300 15 14, drogą elektroniczną na adres email: iod@pord.pl lub tradycyjnie w formie pisemnej na adres Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk * ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej ustawa Pzp ; Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; Strona 7 z 9
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oświadczam, że zapoznałam(-em) się z treścią klauzuli informacyjnej (miejscowość i data) (podpis osoby składającej oświadczenie) * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Strona 8 z 9
OŚWIADCZENIE Przystępując do zapytania ofertowego na działając w imieniu Wykonawcy (podać nazwę i adres Wykonawcy) oświadczam, że podmiot, który reprezentuje : a posiada kompetencje lub uprawnienia* do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, b znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej* pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym, c posiadam odpowiedni potencjał techniczny lub zawodowy* pozwalający na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym., dnia r. (miejscowość) podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 9 z 9