CZĘŚĆ A ZASADY OGÓLNE DZIAŁ 3 PŁATNOŚCI Z TYTUŁU OPŁAT, KOSZTÓW I NALEŻNOŚCI

WYTYCZNE DOTYCZĄCE ROZPATRYWANIA SPRAW ZWIĄZANYCH ZE WSPÓLNOTOWYMI ZNAKAMI TOWAROWYMI PRZEZ URZĄD HARMONIZACJI RYNKU WEWNĘTRZNEGO (ZNAKI TOWAROWE I WZORY) CZĘŚĆ A ZASADY OGÓLNE DZIAŁ 3 PŁATNOŚCI Z TYTUŁU OPŁAT, KOSZTÓW I NALEŻNOŚCI Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 1

Spis treści 1 Podstawa prawna i definicje... 3 2 Sposoby uiszczania płatności... 4 2.1 Płatność przelewem... 4 2.1.1 Rachunek bankowy... 4 2.1.2 Dane wymagane przy dokonywaniu przelewów... 5 2.2 Płatność kartą kredytową... 7 2.3 Płatność za pośrednictwem rachunku bieżącego UHRW... 8 3 Moment płatności... 9 4 Dzień, w którym płatność zostaje uznana... 10 4.1 Płatność przelewem... 10 4.1.1 Płatność opóźniona z dopłatą lub bez dopłaty... 10 4.1.2 Dowód płatności i daty płatności... 10 4.2 Płatność kartą kredytową... 11 4.3 Płatność za pośrednictwem rachunku bieżącego... 12 5 Zwrot opłat... 12 5.1 Zwrot opłaty za zgłoszenie... 12 5.2 Zwrot opłaty za sprzeciw... 13 5.3 Zwrot opłat za znaki międzynarodowe wskazujące UE... 13 5.4 Zwrot opłat za odwołanie... 13 5.5 Zwrot opłat za przedłużenie... 13 5.6 Zwrot nieznacznych kwot... 14 6 Decyzje w sprawie kosztów... 14 6.1 Podział kosztów... 14 6.2 Ustalanie kosztów... 15 6.3. Wykonywanie decyzji w sprawie kosztów... 15 6.3.1 Warunki... 15 6.3.2 Organ krajowy... 15 6.3.3 Postępowania... 15 Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 2

1 Podstawa prawna i definicje Rozporządzenie Rady (WE) nr 207/2009 z 26/02/2009 w sprawie wspólnotowego znaku towarowego (RWZT) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2868/95 z 13/12/1995 wykonujące rozporządzenie w sprawie wspólnotowego znaku towarowego (RWWZT) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2869/95 z 13/12/1995 w sprawie opłat na rzecz UHRW w odniesieniu do rejestracji wspólnotowych znaków towarowych (ROWZT) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2246/2002 z 16/12/2002 w sprawie opłat na rzecz UHRW w odniesieniu do rejestracji wzorów wspólnotowych (ROWW) W przypadku wspólnotowych znaków towarowych oprócz przepisów zawartych w podstawowym RWZT i w RWWZT obowiązuje również szczegółowe rozporządzenie w sprawie opłat wnoszonych na rzecz UHRW (ROWZT). Rozporządzenie to zostało zmienione jednokrotnie w roku 2004, dwukrotnie w roku 2005 i jednokrotnie w roku 2009. Nieoficjalny ujednolicony tekst ROWZT zawierający odniesienia do ujednoliconego RWZT dostępny jest w Internecie. Pełen wykaz opłat znaleźć można na stronie: https://oami.europa.eu/ohimportal/en/fees-payable-direct-to-ohim Analogicznie, w przypadku zarejestrowanych wzorów wspólnotowych oprócz przepisów zawartych w podstawowym rozporządzeniu w sprawie wzorów wspólnotowych (RWW) i w rozporządzeniu wykonawczym w sprawie wzorów wspólnotowych (RWWW) obowiązuje również szczegółowe rozporządzenie w sprawie opłat wnoszonych na rzecz UHRW (ROWW). Rozporządzenie to zostało zmienione w 2007 r. po przystąpieniu Unii Europejskiej do aktu genewskiego porozumienia haskiego w sprawie międzynarodowej rejestracji wzorów przemysłowych (ROWW). Ponadto Prezes Urzędu uprawniony jest do określenia należności, które mogą być płacone na rzecz Urzędu w odniesieniu do wykonywanych przez niego usług oraz do zatwierdzania sposobów płatności innych niż te wyraźnie przewidziane w ROWZT i w ROWW (zwanych dalej rozporządzeniami dotyczącymi opłat). Pomiędzy kategoriami opłaty, koszty i należności występują następujące różnice: Opłaty wnoszone są do Urzędu przez użytkowników z tytułu zgłaszania i obsługi znaków towarowych i wzorów; wysokość opłat oraz sposoby ich uiszczania określają rozporządzenia dotyczące opłat. Większość postępowań prowadzonych przez Urząd podlega opłatom, do których należy np. opłata za zgłoszenie WZT lub ZWW, opłata za przedłużenie itp. Niektóre opłaty zostały ustalone na poziomie zerowym (np. opłaty za rejestrację WZT, przeniesienie WZT). Wysokość opłat ustala się na poziomie, który zapewnia, że przychody są co do zasady wystarczające dla zrównoważenia budżetu Urzędu (zob. art. 144 RWZT) w celu zagwarantowania pełnej autonomii i niezależności Urzędu. Przychody Urzędu pochodzą głównie z opłat ponoszonych przez użytkowników systemu (zob. motyw 18 RWZT). Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 3

Koszty oznaczają koszty ponoszone przez strony w ramach prowadzonych przez Urząd postępowań inter partes, w szczególności z tytułu zawodowego pełnomocnictwa (znaki towarowe: zob. art. 85 RWZT i zasada 94 RWWZT; wzory: zob. art. 70 71 RWW i art. 79 RWWW). Decyzje podejmowane w sprawach inter partes muszą zawierać decyzję w sprawie opłat i kosztów zawodowego pełnomocnictwa oraz ustalać ich wysokość. Zgodnie z art. 86 RWZT decyzja w sprawie kosztów może być wykonywana po jej uprawomocnieniu się. Należności ustalane są przez Prezesa Urzędu w odniesieniu do wszelkich wykonywanych przez Urząd usług innych niż te wymienione w art. 2 ROWZT (zob. zasada 87 ust. 2 RWWZT oraz art. 3 ust. 1 i ust. 2 ROWZT). Wysokość należności ustalanych przez Prezesa publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Urzędu oraz na stronach internetowych dotyczących decyzji Prezesa. Przykładem takich należności mogą być należności z tytułu mediacji w Brukseli lub z tytułu niektórych publikacji Urzędu. 2 Sposoby uiszczania płatności Artykuł 5 ROWZT Artykuł 5 ROWW Komunikat nr 2/97 Prezesa Urzędu z 03/07/1997 Wszystkie opłaty i należności uiszczane są w euro. Płatności uiszczane w innych walutach są nieważne, nie powodują powstania praw i podlegają zwrotowi. Opłaty należne Urzędowi nie mogą być wnoszone do urzędów krajowych bądź za ich pośrednictwem. Za dopuszczalne sposoby uiszczania płatności w większości przypadków uznaje się przelew, obciążenie rachunku bieżącego w Urzędzie oraz (wyłącznie w przypadku zgłoszeń internetowych i opłat za przedłużenie) kartę kredytową. Obecnie nie są już akceptowane płatności gotówką na terenie Urzędu ani płatności czekiem. Urząd nie może wystawiać faktur. Na żądanie użytkownika Urząd wystawia jednak rachunek. 2.1 Płatność przelewem Środki mogą być przekazywane do Urzędu za pomocą przelewu. W przypadku, gdy zlecenie przelewu zostaje złożone po upływie przewidzianego terminu, uznaje się, iż opłata nie została wniesiona. W przypadku, gdy opłata zostaje przesłana w terminie, lecz jej odbiór następuje po jego upływie, Urząd może uznać opłatę za prawidłowo uiszczoną, o ile spełnione zostaną szczególne warunki (zob. pkt 4.1 poniżej). 2.1.1 Rachunek bankowy Płatność przelewem może być dokonana wyłącznie na jeden z poniższych rachunków bankowych Urzędu: Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 4

Adres Bank Banco Bilbao Vizcaya Argentaria La Caixa Explanada de España, 11 E-03002 Alicante HISZPANIA Calle Capitán Segarra, 6 E-03004 Alicante HISZPANIA Nr rachunku 0182-5596-90-0092222222 2100-2353-01-0700000888 Kod SWIFT* BBVAESMMXXX CAIXESBBXXX IBAN ES8801825596900092222222 ES0321002353010700000888 Opłaty i prowizje bankowe** >OUR >OUR * Kod SWIFT: Niektóre programy komputerowe nie akceptują ostatnich trzech cyfr XXX kodu SWIFT/BIC. W takim przypadku użytkownik podaje kod w postaci BBVAESMM lub CAIXESBB. ** Opłaty i prowizje bankowe: Należy zadbać o to, by Urząd otrzymał pełną kwotę niepomniejszoną o odliczenia. W związku z tym jako sposób uiszczenia opłat i prowizji bankowych w przypadku przelewu należy wskazać opcję OUR, tak aby Urząd mógł otrzymać należną kwotę w pełnej wysokości. Natomiast w przypadku płatności SEPA wymagana jest specyfikacja domyślna SEPA SHR. SEPA to wspólny europejski system płatniczy, z którego korzysta większość banków we wszystkich państwach członkowskich UE oraz czterech innych państwach europejskich. 2.1.2 Dane wymagane przy dokonywaniu przelewów Artykuł 7 ROWZT Artykuł 6 ROWW Fakt dokonania opłaty, wskazania jej charakteru oraz związanej z nią procedury nie jest równoznaczny ze spełnieniem innych wymogów formalnych danej czynności proceduralnej. Na przykład fakt uiszczenia opłaty za odwołanie i wskazania numeru zaskarżonej decyzji nie jest wystarczający do złożenia ważnego odwołania (wyrok z 31/05/2005 w sprawie T-373/03 PARMITALIA, pkt 58). Jeżeli przekazane informacje są niewystarczające do prawidłowego przypisania płatności, Urząd wyznacza termin na przedstawienie brakujących informacji, którego niedotrzymanie skutkuje tym, że płatność zostaje uznana za niedokonaną, a jej kwota zostaje zwrócona. Z uwagi na to, że UHRW otrzymuje tysiące płatności dziennie, nieprawidłowe lub niedostateczne oznaczenie dokumentacji może prowadzić do znacznych opóźnień w realizacji czynności proceduralnych. W formularzu przelewu płatności należy przedstawić następujące dane: numer wspólnotowego znaku towarowego / zarejestrowanego wzoru wspólnotowego; nazwa (imię i nazwisko) oraz adres płatnika lub numer identyfikacyjny nadany przez Urząd; charakter płatności, możliwie w formie skróconej. Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 5

W celu zapewnienia sprawnej obsługi płatności uiszczanych przelewem oraz ze względu na ściśle ograniczoną liczbę znaków do wykorzystania w polach nadawca i tytuł zaleca się ich wypełnienie w sposób określony poniżej. POLE TYTUŁ Należy posłużyć się kodami z poniższej tabeli, np.: CTM zamiast OPŁATA ZA WNIOSEK O REJESTRACJĘ WSPÓLNOTOWEGO ZNAKU TOWAROWEGO. Należy pominąć początkowe zera w liczbach i nie stosować odstępów ani myślników, ponieważ zajmują one niepotrzebnie miejsce. Zawsze należy zacząć od numeru zgłoszenia lub rejestracji, np. CTM3558961. Jeżeli dana płatność dotyczy więcej niż jednego znaku towarowego lub wzoru, należy określić tylko pierwszy i ostatni z nich, np. CTM3558961-3558969, a następnie faksem przesłać szczegółowe informacje na temat danych znaków towarowych lub wzorów. Kody tytułu płatności (wg istotności) Tytuł płatności Kod Przykład Wpłata na rachunek bieżący CC + nr rachunku CC1361 Jeżeli właściciel lub pełnomocnik posiada numer identyfikacyjny Numer znaku towarowego lub wzoru Nazwa skrócona WZT lub ZWW OWN + nr identyfikacyjny, REP + nr identyfikacyjny CTM, RCD + numer REP10711 CTM5104422 RCD1698 XXXXXXX lub kształt butelki Kod czynności: Opłata za zgłoszenie WZT lub ZWW Opłata za zgłoszenie międzynarodowe Opłata za przedłużenie Opłata za sprzeciw Opłata za wykreślenie Odwołanie Wpis Przeniesienie Konwersja Wgląd do akt Uwierzytelnione odpisy CTM, RCD INT RENEW OPP CANC APP REC TRANSF CONV INSP COPIES OPP, REC, RENEW, INSP, INT, TRANSF, CANC, CONV, COPIES, APP Przykłady: Cel płatności Opłata za zgłoszenie (CTM = wspólnotowy znak towarowy) Opłata za zgłoszenie (RCD = zarejestrowany wzór wspólnotowy) Sprzeciw + płatnik Zgłoszenie międzynarodowe Przedłużenie (wspólnotowy znak towarowy) Wpłata na rachunek bieżący nr 1361 Przykładowy tytuł płatności CTM5104422 XXXXXXX RCD1234567 kształt butelki CTM4325047 OPP XXXXXXX REP10711 CTM4325047 INT XXXXXXX CTM509936 RENEW CC1361 Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 6

Uwierzytelnione odpisy Przeniesienie więcej niż jednego wzoru (pierwszy to 1420061, a ostatni to 1420065) + płatnik Zapisanie licencji na wspólnotowy znak towarowy CTM1820061 COPIES RCD1420061-1 1420061-15 TRANSF REP10711 REC CTM4325047 LICENCE OWN10711 POLE NADAWCA Przykładowy adres Adres Imię i nazwisko (nazwa) płatnika Adres płatnika Miasto i kod pocztowy Jan Kowalski ul. Kasztanowa 1 62-200 Gniezno Przykład Należy podać imię i nazwisko (nazwę) osoby, którą można zidentyfikować jako płatnika, zgłaszającego (właściciela lub pełnomocnika) bądź jako osobę wnoszącą sprzeciw. W przypadku płatnika należy podać wyłącznie imię i nazwisko bez skrótów takich jak prof. dr hab.. Tej samej formy identyfikacji należy używać w przypadku kolejnych płatności. 2.2 Płatność kartą kredytową Decyzja nr EX-11-3 Prezesa Urzędu z 18/04/2011 w sprawie prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd: rozdział 10, Płatność elektroniczna kartą kredytową Artykuł 2 ust. 1 lit. b) do art. 2 ust. 4 i art. 2 ust. 12 do ust. 15 ROWZT oraz art. 5 ust. 2 ROWW Obecnie płatność kartą kredytową nie jest jeszcze możliwa w przypadku wszystkich opłat UHRW. Przy pomocy karty kredytowej płacić można wyłącznie za złożenie internetowego zgłoszenia znaku towarowego (dotyczy to również opłat klasowych) lub wzoru oraz za przedłużenie rejestracji znaków towarowych i wzorów przez Internet. Akceptowane są następujące karty kredytowe: Visa, MasterCard i EuroCard. W przypadku zgłoszeń składanych w formie elektronicznej płatność kartą kredytową jest zalecanym sposobem uiszczania płatności dla większości użytkowników. Płatności kartą kredytową pozwalają UHRW na optymalne wykorzystanie automatycznych systemów wewnętrznych Urzędu, dzięki czemu prace nad danymi aktami mogą rozpocząć się szybciej. Ponieważ płatność kartą kredytową następuje bez opóźnienia czasowego (zob. pkt 4.2 poniżej), ta forma uiszczania płatności nie jest dozwolona w przypadku opóźnionych płatności (w ciągu miesiąca od daty zgłoszenia). W przypadku wszystkich pozostałych opłat nie ma możliwości korzystania z karty kredytowej. W szczególności karty kredytowe nie mogą być wykorzystywane do Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 7

uiszczania należności, o których mowa w art. 3 ROWZT i w art. 3 ROWW, ani do zasilenia rachunku bieżącego. Płatności kartą kredytową wymagają podania określonych istotnych informacji. Ujawniane w ten sposób informacje nie są przechowywane w żadnej ze stałych baz danych UHRW. Są one przechowywane wyłącznie do chwili przekazania do banku. W każdym przypadku wpis formularza do ewidencji zawiera jedynie rodzaj karty kredytowej (VISA, MasterCard lub EuroCard) oraz cztery ostatnie cyfry numeru karty. Bezpieczne podanie pełnego numeru karty kredytowej umożliwia bezpieczny serwer, na którym wszystkie podawane informacje są szyfrowane. 2.3 Płatność za pośrednictwem rachunku bieżącego UHRW Decyzja nr EX-96-1 Prezesa Urzędu z 11/01/1996 w sprawie otwierania rachunków bieżących w Urzędzie, ze zmianami wprowadzonymi w latach 1996, 2003 i 2006 Komunikat nr 5/01 Prezesa Urzędu z 29/06/2001 w sprawie dostępności wyciągów z rachunków bieżących na stronie internetowej Urzędu Komunikat nr 11/02 Prezesa Urzędu z 11/10/2002 w sprawie otwarcia innego rachunku bankowego Zaleca się otwarcie rachunku bieżącego UHRW ze względu na to, że w przypadku wszelkich wniosków podlegających wymogowi złożenia w określonym terminie, takich jak sprzeciwy lub odwołania, płatność zostaje uznana za dokonaną w terminie nawet wówczas, gdy odnośna dokumentacja, której dotyczy dana płatność (np. pismo zawierające sprzeciw) zostaje złożona w ostatnim dniu terminu, o ile na danym rachunku bieżącym dostępne są środki w wystarczającej wysokości (zob. pkt 4.3 poniżej). Choć data faktycznego obciążenia rachunku bieżącego jest zazwyczaj późniejsza, to zgodnie z art. 6 decyzji nr EX-96-1 Prezesa Urzędu w brzmieniu zmienionym w roku 2006 uznaje się, że płatność nastąpiła w dniu odbioru przez Urząd wniosku dotyczącego danej czynności proceduralnej lub w innym terminie dogodnym dla strony postępowania. W przypadku, gdy osoba dokonująca zgłoszenia lub danej czynności proceduralnej (strona postępowania lub jej pełnomocnik) określa się jako posiadacz rachunku bieżącego w Urzędzie, Urząd automatycznie obciąża taki rachunek bieżący, o ile w danym przypadku nie wydano przeciwnych instrukcji. Dla umożliwienia prawidłowej identyfikacji danego rachunku Urząd zaleca wyraźne podanie numeru identyfikacyjnego UHRW nadanego posiadaczowi rachunku bieżącego w Urzędzie. System rachunków bieżących jest systemem dokonującym automatycznych obciążeń, co oznacza że po identyfikacji danego rachunku Urząd może obciążyć go stosownie do etapu, na jakim znajdują się dane procedury, i zależnie od dostępności środków na rachunku kwotą wszystkich opłat należnych w terminach przewidzianych dla takich procedur, natomiast data płatności określana jest każdorazowo bez dodatkowych instrukcji. Jedyny wyjątek od tej zasady przewidziano w sytuacji, gdy posiadacz rachunku bieżącego powiadomił Urząd na piśmie o zamiarze rezygnacji z wykorzystania swojego rachunku bieżącego do uiszczenia danej opłaty lub należności. W takim jednak przypadku właściciel rachunku może ponownie zmienić sposób płatności na płatność przy pomocy rachunku bieżącego w dowolnym momencie przed upływem terminu danej płatności. Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 8

Brak wskazania kwoty opłaty lub niewłaściwe jej wskazanie nie powoduje skutków negatywnych, ponieważ rachunek bieżący zostaje obciążony w sposób automatyczny z tytułu odpowiedniej czynności proceduralnej, której dotyczy dana płatność. W przypadku, gdy kwota środków na rachunku bieżącym jest niewystarczająca, posiadacz zostaje powiadomiony o takim fakcie przez Urząd oraz otrzymuje możliwość uzupełnienia środków na rachunku z dopłatą 20% na pokrycie należności administracyjnych z tytułu braku środków. Jeżeli posiadacz zastosuje się do powyższego, Urząd uznaje, że płatność została otrzymana w dniu odbioru przezeń odnośnego dokumentu (np. pisma zawierającego sprzeciw), z tytułu którego wniesiono daną płatność. W przypadku, gdy płatność ma na celu uzupełnienie środków na rachunku bieżącym, wystarczy podanie numeru rachunku bieżącego. Uzupełniając środki na rachunku, posiadacz powinien zapewnić kwotę wystarczającą do pokrycia wszystkich należnych opłat bądź przynajmniej wskazać priorytetowe cele, na jakie mają posłużyć środki. Bezpieczny dostęp internetowy do informacji na temat rachunku bieżącego za okres co najmniej jednego roku zapewnia posiadaczom narzędzie ACCOUNT ONLINE. Usługa ta obejmuje saldo, zestawienie wszystkich transakcji, wyciągi miesięczne oraz wyszukiwarkę umożliwiającą odnalezienie konkretnej transakcji. Uiszczenie opłaty poprzez obciążenie rachunku bieżącego osoby trzeciej wymaga przedstawienia wyraźnego pisemnego upoważnienia. Uznaje się, że płatność nastąpiła w dniu otrzymania przez Urząd takiego upoważnienia. Upoważnienie udzielone zostaje przez posiadacza rachunku bieżącego i musi zawierać jego zgodę na obciążenie rachunku daną opłatą. Jeżeli posiadacz nie jest stroną ani pełnomocnikiem strony, Urząd sprawdza, czy dostępne jest takie upoważnienie. W przypadku jego braku Urząd przesyła zainteresowanej stronie pismo z prośbą o przedstawienie upoważnienia do obciążenia rachunku osoby trzeciej. Strona występująca o możliwość uiszczenia opłaty poprzez obciążenie rachunku bieżącego osoby trzeciej zobowiązana jest do przesłania Urzędowi upoważnienia drogą pocztową w celu umożliwienia mu obciążenia rachunku. W celu otwarcia rachunku bieżącego UHRW należy przesłać wniosek faksem na numer ogólny: +34 965131344 lub na adres e-mail: fee.information@oami.europa.eu Kwota minimalna konieczna do otwarcia rachunku bieżącego wynosi 3 000 EUR. 3 Moment płatności Artykuł 4 ROWZT Artykuł 4 ROWW Opłaty należy wnosić najpóźniej w dniu, w którym stają się one wymagalne. Jeżeli wyznaczony został termin płatności, taką płatność należy wnieść w wyznaczonym terminie. Opłaty i należności, w odniesieniu do których termin wymagalności nie jest określony w rozporządzeniach, stają się wymagalne w dniu otrzymania wniosku o usługę, której dotyczy opłata lub należność, np. wniosku o wpis. Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 9

4 Dzień, w którym płatność zostaje uznana Artykuł 8 ust. 1 i ust. 3 ROWZT Artykuł 7 ROWW Artykuł 7 decyzji nr EX-96-1 Prezesa Urzędu z 11/01/1996 w sprawie otwierania rachunków bieżących w Urzędzie, ze zmianami wprowadzonymi w latach 1996, 2003 i 2006 Artykuł 24 decyzji nr EX-11-3 Prezesa Urzędu z 18/04/2011 w sprawie prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd: Płatność elektroniczna kartą kredytową Dzień, w którym płatność zostaje uznana, uzależniony jest od sposobu płatności. 4.1 Płatność przelewem W przypadku, gdy płatność zostaje dokonana przelewem lub w formie wpłaty na rachunek bankowy Urzędu, dniem, w którym płatność zostaje uznana jest data uznania daną kwotą rachunku bankowego Urzędu. 4.1.1 Płatność opóźniona z dopłatą lub bez dopłaty Płatność otrzymana przez Urząd po upływie terminu zostaje uznana za dokonaną terminowo, jeżeli zainteresowana osoba udokumentuje, że (a) wpłaty w banku dokonano lub przelew zlecono w państwie członkowskim i w terminie oraz że (b) jednocześnie wniosła dopłatę w wysokości dziesięciu procent całkowitej należnej kwoty (do kwoty maksymalnej 200 EUR) (wyrok z 12/05/2011 w sprawie T-488/09 Redtube I, pkt 38 oraz decyzja z 10/10/2006 w sprawie R 203/2005-1 Blue Cross ). Nie dotyczy to spóźnionego wniesienia dopłaty. W przypadku spóźnionej dopłaty za opóźnioną uznaje się całą płatność, bez możliwości zastosowania środka naprawczego w postaci wniesienia dopłaty do dopłaty. Dopłata nie staje się wymagalna w sytuacji, gdy dana osoba wykaże, że płatność została zainicjowana wcześniej niż dziesięć dni przed upływem właściwego terminu. Osobie, która wniosła płatność po upływie terminu, Urząd może wyznaczyć termin na udowodnienie faktu, że jeden z powyższych warunków został spełniony. 4.1.2 Dowód płatności i daty płatności Artykuł 76 RWZT Artykuł 8 ust. 4 ROWZT Artykuł 63 RWW Artykuł 7 ust. 4 ROWW Dopuszczalne są wszelkie środki dowodowe, takie jak: zlecenie przelewu (np. zlecenie SWIFT) zawierające stemple i datę przyjęcia przez bank; Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 10

internetowe zlecenie płatnicze przesłane drogą internetową lub wydruk potwierdzenia przelewu internetowego, o ile zawiera ono informacje na temat daty przelewu, banku, do którego go przekazano, oraz adnotację o treści przelew zrealizowano lub podobnej. Dopuszczalne jest przedstawienie następujących dodatkowych środków dowodowych: potwierdzenie otrzymania instrukcji płatniczych przez bank; pisma z banku, w którym dokonano płatności, potwierdzające datę złożenia zlecenia lub dokonania płatności, ze wskazaniem postępowania, którego dotyczyła płatność; oświadczenia strony lub jej pełnomocnika w formie pisemnej, zaprzysiężone lub poświadczone bądź mające podobny skutek w świetle prawa państwa, na terenie którego zostały sporządzone. Powyższe dodatkowe środki dowodowe uznaje się za wystarczające wyłącznie wówczas, gdy zostają przedstawione razem z innymi dowodami. Powyższa lista nie ma charakteru wyczerpującego. W przypadku, gdy dowody są niejednoznaczne, Urząd przesyła prośbę o dostarczenie dalszych dowodów. W przypadku nieprzedstawienia dowodów postępowanie, którego dotyczyła płatność, uznaje się za niebyłe. W przypadku braku wystarczających dowodów lub w przypadku niezastosowania się płatnika do prośby Urzędu o dostarczenie brakujących informacji Urząd uznaje, iż termin płatności nie został dotrzymany. Urząd może również wezwać zainteresowaną osobę do wniesienia dopłaty w tym samym terminie. W przypadku niewniesienia dopłaty uznaje się, że termin płatności nie został dotrzymany. Opłata, należność lub ich uiszczona część podlega zwrotowi ze względu na nieważność płatności. Zasada 96 ust. 2 RWWZT Artykuł 81 ust. 2 RWWW Język dowodu: dokumenty mogą być składane w każdym z języków urzędowych UE. W przypadku, gdy dokumenty zostały sporządzone w języku innym niż język postępowania, Urząd może zażądać wykonania tłumaczenia na jeden z języków Urzędu. 4.2 Płatność kartą kredytową Uznaje się, że płatność kartą kredytową zostaje dokonana w dniu, w którym następuje udane złożenie wniosku elektronicznego, którego dotyczy taka płatność. Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 11

4.3 Płatność za pośrednictwem rachunku bieżącego Decyzja nr EX-96-1 Prezesa Urzędu z 11/01/1996 w sprawie otwierania rachunków bieżących w Urzędzie, ze zmianami wprowadzonymi w latach 1996, 2003 i 2006 W przypadku, gdy płatność dokonywana jest za pośrednictwem rachunku bieżącego prowadzonego w UHRW, decyzja nr EX-96-1 Prezesa Urzędu w brzmieniu z powyższymi zmianami stanowi, iż dzień, w którym płatność zostaje uznana, zostaje ustalony w sposób dogodny dla strony postępowania. Na przykład w przypadku opłaty za zgłoszenie wspólnotowego znaku towarowego opłaty zasadniczo pobierane są z rachunku bieżącego w ostatnim dniu jednomiesięcznego terminu na uiszczenie opłaty. Zgłaszający/pełnomocnik może jednak wydać Urzędowi dyspozycję, by rachunek został obciążony po otrzymaniu zgłoszenia wspólnotowego znaku towarowego. W przypadku wycofania wniosku (sprzeciwu, wniosku o wykreślenie, odwołania) przez stronę przed upływem terminu na wniesienie płatności opłata nie zostaje pobrana z rachunku bieżącego, a Urząd uznaje, że dany wniosek nie został złożony. 5 Zwrot opłat Artykuł 7 ust. 2, art. 9 i art. 13 ROWZT Artykuły 84, 154 i 156 RWZT Artykuł 6 ust. 2 i art. 8 ust. 1 RWW Artykuł 30 ust. 2 RWWW Kwestia zwrotu opłat jest szczegółowo uregulowana przez rozporządzenia. Zwroty dokonywane są przelewem lub za pośrednictwem rachunków bieżących UHRW, nawet wówczas, gdy opłaty zostały uiszczone kartą kredytową. 5.1 Zwrot opłaty za zgłoszenie Zasada 9 ust. 1 i ust. 2 RWWZT Artykuły 10, 13 i 22 RWWW Artykuł 44 ust. 6 RWZT W przypadku wycofania zgłoszenia wspólnotowego znaku towarowego opłaty nie są zwracane z wyjątkiem sytuacji, gdy oświadczenie o wycofaniu wpływa do Urzędu: jeżeli płatności dokonano przelewem przed datą, w której daną kwotę faktycznie zaksięgowano na rachunku bankowym Urzędu; jeżeli płatności dokonano kartą kredytową w tym samym dniu, w którym wpłynęło zgłoszenie zawierające dyspozycje/dane dotyczące karty kredytowej; jeżeli płatności dokonano za pośrednictwem rachunku bieżącego w terminie jednego miesiąca przewidzianego na uiszczenie podstawowej opłaty za zgłoszenie lub, w przypadku gdy złożono pisemne zlecenie natychmiastowego obciążenia rachunku bieżącego, najpóźniej w tym samym dniu, w którym otrzymano takie zlecenie. Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 12

W przypadku, gdy podstawowa opłata za zgłoszenie podlega zwrotowi, zwracane są również wszelkie dodatkowe opłaty klasowe. Urząd nie zwraca samych dodatkowych opłat klasowych z wyjątkiem sytuacji, gdy zostały one wniesione w nadmiarze w stosunku do klas wskazanych przez zgłaszającego w zgłoszeniu wspólnotowego znaku towarowego i gdy Urząd nie zażądał dokonania takiej płatności. Z kolei w przypadku wzorów wystąpienie braków, które mają wpływ na datę złożenia tj. data złożenia nie zostaje uznana ze względu na takie braki i które nie zostają usunięte w terminie wyznaczonym przez Urząd, dany wzór (wzory) nie jest (nie są) traktowany(-e) jako wzór (wzory) wspólnotowy(-e), a wszelkie wniesione opłaty podlegają zwrotowi. W przeciwnej sytuacji opłaty nie podlegają zwrotowi niezależnie od warunków, jeżeli zgłoszony wzór został zarejestrowany. 5.2 Zwrot opłaty za sprzeciw Zasada 17 ust. 1, zasada 18 ust. 5 i zasada 19 ust. 1 RWWZT W przypadku uznania sprzeciwu za niewniesiony (ze względu na złożenie po upływie trzymiesięcznego terminu), nieuiszczenia pełnej kwoty opłaty za sprzeciw lub jej uiszczenia po upływie terminu na wniesienie sprzeciwu Urząd dokonuje zwrotu opłaty łącznie z opłatą dodatkową. 5.3 Zwrot opłat za znaki międzynarodowe wskazujące UE Decyzja nr ADM-11-98 Prezesa Urzędu dotycząca uregulowania niektórych zwrotów opłat Zob. Wytyczne, część M: Znaki międzynarodowe, pkt 3.12. 5.4 Zwrot opłat za odwołanie Warunki zwrotu opłat za odwołanie określono w zasadzie 51 RWWZT oraz w art. 35 ust. 3 i art. 37 RWWW. 5.5 Zwrot opłat za przedłużenie Zasada 30 ust. 6 i ust. 7 RWWZT Opłaty uiszczone przed rozpoczęciem biegu sześciomiesięcznego terminu na przedłużenie nie są uwzględniane i podlegają zwrotowi. W przypadku, gdy opłata została uiszczona, a rejestracja nie została przedłużona (tj. w przypadku, gdy opłata została uiszczona dopiero po upływie terminu dodatkowego lub gdy kwota uiszczonej opłaty jest niższa niż kwota opłaty podstawowej i kwota Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 13

opłaty za opóźnioną opłatę / opóźnione złożenie wniosku o przedłużenie lub w przypadku nieusunięcia niektórych innych braków), opłata podlega zwrotowi. W przypadku, gdy posiadacz zleca Urzędowi obciążenie rachunku w momencie wystąpienia o przedłużenie, a następnie częściowo (w odniesieniu do niektórych klas) lub całkowicie wycofuje wniosek o przedłużenie, pobrana już opłata za przedłużenie nie podlega zwrotowi. Szczegółowe informacje przedstawiono w Wytycznych, część E: Czynności wykonywane w rejestrze, dział 4: Przedłużenie. 5.6 Zwrot nieznacznych kwot Artykuł 10 ust. 1 ROWZT Artykuł 9 ust. 1 ROWW Decyzja nr EX-03-6 Prezesa Urzędu z 20/01/2003 określająca nieznaczne kwoty opłat i należności Opłaty nie uznaje się za uregulowaną do chwili uiszczenia jej pełnej kwoty. W przeciwnym wypadku kwota już uiszczona zostaje zwrócona po upływie terminu płatności ze względu na fakt, iż w takiej sytuacji opłata staje się bezzasadna. W miarę możliwości Urząd może jednak zwrócić się do zainteresowanej osoby o uzupełnienie płatności w terminie. W przypadku, gdy w celu pokrycia opłaty lub należności zostaje wpłacona zawyżona kwota, nadwyżka nie zostaje zwrócona, jeśli jej kwota jest nieznaczna i strona zainteresowana wyraźnie nie zażądała zwrotu. Decyzją nr EX-03-6 Prezesa Urzędu z 20/01/2003 wysokość nieznacznych kwot została ustalona jako 15 EUR. 6 Decyzje w sprawie kosztów Artykuł 85 RWZT Zasada 94 RWWZT 6.1 Podział kosztów Podziału kosztów w postępowaniach inter partes dokonuje się w decyzji w sprawie kosztów wydanej przez Wydział Sprzeciwów, Wydział Unieważnień i Izbę Odwoławczą. Koszty takie obejmują w szczególności koszt ewentualnego zawodowego pełnomocnictwa i związanej z nim opłaty. Szczegółowe informacje na temat podziału kosztów w postępowaniu w sprawie sprzeciwu przedstawiono w Wytycznych, część C: Sprzeciw, dział 1: Kwestie proceduralne. W przypadku, gdy dana decyzja zawiera oczywiste błędy w kwestii kosztów, strony mogą, zależnie od okoliczności, wystąpić o sprostowanie (zasada 53 RWWZT) lub o uchylenie lub stwierdzenie nieważności decyzji (art. 80 RWZT). Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 14

6.2 Ustalanie kosztów Decyzja ustalająca kwotę kosztów dotyczy kwoty ryczałtowej przewidzianej w zasadzie 94 RWWZT z tytułu zawodowego pełnomocnictwa oraz opłat (zob. powyżej) ponoszonych przez stronę wygrywającą, niezależnie od tego, czy zostały one faktycznie poniesione. Ustalone koszty mogą być zmienione w odniesieniu do danego postępowania zgodnie z art. 85 ust. 6 RWZT. 6.3. Wykonywanie decyzji w sprawie kosztów Artykuł 86 RWZT Urząd nie jest uprawniony do realizacji procedur wykonawczych. Winny one być realizowane przez właściwe organy krajowe. 6.3.1 Warunki Strona wygrywająca może wykonać decyzję w sprawie kosztów, jeżeli: dana decyzja zawiera decyzję ustalającą koszty na korzyść takiej strony; decyzja uprawomocniła się; strona może przedstawić dowód uprawomocnienia się decyzji w formie odpowiednich wyciągów z baz danych Urzędu lub indywidualnego potwierdzenia wystawionego przez Urząd; decyzja posiada klauzulę wykonalności nadaną przez właściwy organ krajowy. 6.3.2 Organ krajowy Poszczególne państwa członkowskie wyznaczają organ krajowy odpowiedzialny za nadawanie klauzuli wykonalności decyzjom Urzędu ustalającym koszty. Państwo członkowskie podaje informację o wyznaczonym organie do wiadomości Urzędu oraz Trybunału Sprawiedliwości (art. 86 ust. 2 RWZT). Urząd publikuje informacje na temat wyznaczonych organów w swoim Dzienniku Urzędowym. Dostępne są informacje na temat Belgii, Danii, Niemiec, Irlandii, Francji, Niderlandów, Austrii, Słowacji i Zjednoczonego Królestwa. 6.3.3 Postępowania a. Zainteresowana strona musi wystąpić do właściwego organu krajowego o nadanie decyzji klauzuli wykonalności. Obecnie warunki dotyczące języków, w jakich należy sporządzać wnioski, tłumaczenia istotnych fragmentów decyzji, opłat i wymogu posiadania pełnomocnika uzależnione są od praktyki państw członkowskich i nie są zharmonizowane traktuje się je indywidualnie dla każdej sprawy. Właściwy organ nadaje decyzji klauzulę wykonalności bez formalności innych niż weryfikacja autentyczność decyzji. W kwestii błędnych decyzji w sprawie kosztów lub decyzji ustalających koszty zob. pkt 6.1 i 6.2 powyżej. Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 15

b. Po dopełnieniu tych formalności zainteresowana strona może przystąpić do wykonywania. Wykonywanie podlega przepisom postępowania cywilnego obowiązującym na terytorium, na którym następuje. Wykonywanie może być zawieszone wyłącznie na mocy orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Sądy danego kraju są jednak właściwe w sprawie skarg, gdy wykonywanie przebiega w sposób nieprawidłowy (art. 86 ust. 4 RWZT). Wytyczne dotyczące rozpatrywania spraw przez Urząd, Część A: Zasady ogólne Strona 16