WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE REALIZACJI UMÓW NA WYKONANIE OCEN ENERGETYCZNYCH 1. Pierwsza wizyta u mieszkańca wizja lokalna: a) Kluczowe jest, aby podczas tej wizyty był właściciel budynku lub osoba upoważniona (powinna posiadać odpowiednie upoważnienie na piśmie od właściciela). b) Audytor ma obowiązek posiadać przy sobie imienne oświadczenie wystawione przez Gminę, informujące, że dany audytor pracuje w porozumieniu z Gminą w celu przeprowadzenia ocen energetycznych. c) Audytor zbiera dane dotyczące budynku, dokonuje pomiarów i wpisuje je do ankiety. d) Właściciel/osoba upoważniona powinna na zakończenie wizyty sprawdzić, czy wpisane dane są prawidłowe. e) Właściciel/osoba upoważniona potwierdza własnoręcznym podpisem prawidłowość prowadzonych danych. Ważne jest, żeby podczas wizji lokalnej nie była to przypadkowa osoba, która akurat jest w domu, ponieważ może nie mieć wystarczającej wiedzy dotyczącej budynku lub planowanych prac remontowych. f) Na tym etapie właściciel/osoba upoważniona nie podpisuje żadnych innych dokumentów, oświadczeń, zgody na przetwarzanie danych osobowych. g) Audytor nie udziela żadnych informacji o zasadach i terminie uzyskania dotacji, w tym w szczególności o możliwej wysokości dofinansowania, sposobach dokumentowania rozliczania dotacji. Udzielanie takich informacji to wyłączna kompetencja Gminy. h) Zamawiający zaleca, w przypadku niewłaściwego postępowania ze strony audytora, zapisanie jego imienia i nazwiska, i zgłoszenie do Wykonawcy lub Gminy. W przypadku trudności w skontaktowaniu się z właścicielem/osobą upoważnioną, w celu umówienia pierwszego spotkania, Wykonawca zwraca się do koordynatora w gminie z prośbą o pomoc. Termin na realizację oceny zostaje wstrzymany do czasu nawiązania kontaktu przez koordynatora i odbycia przez Wykonawcę pierwszej wizyty. W przypadku braku możliwości skontaktowania się przez koordynatora w gminie z właścicielem/osobą upoważnioną w ciągu 15 dni roboczych od zgłoszenia zaistniałej sytuacji przez Wykonawcę, Wnioskodawca podejmuje decyzję, czy dany budynek wykreślić z listy budynków przekazanej do Wykonawcy. 2. Druga wizyta u mieszkańca przedstawienie wyników oceny: a) Kluczowe jest, aby podczas tej wizyty był właściciel budynku lub osoba upoważniona (powinna posiadać odpowiednie upoważnienie na piśmie od właściciela). b) Audytor ma obowiązek posiadać przy sobie imienne oświadczenie wystawione przez Gminę, informujące, że dany audytor pracuje w porozumieniu z Gminą w celu przeprowadzenia ocen energetycznych. c) Dokument oceny energetycznej ma być prezentowany w wersji papierowej w całości. d) Właściciel/osoba upoważniona powinna sprawdzić prawidłowość wprowadzonych do oceny danych adresowych, parametrów techniczno-użytkowych budynku oraz zdjęć. e) Audytor przedstawia i omawia z właścicielem/osobą upoważnioną wyniki oceny energetycznej, w tym w szczególności przedstawia obliczoną moc kotła. Jeśli z obliczeń wynika, że w budynku należy przeprowadzić określone prace termomodernizacyjne, audytor przedstawia możliwe warianty. 1
f) Właściciel/osoba upoważniona podpisuje oświadczenie, które jest wyrażeniem zgody lub braku zgody na zaproponowany wariant termomodernizacji. W przypadku braku potrzeby dokonania w budynku prac termomodernizacyjnych sam podpis właściciela/osoby upoważnionej. OŚWIADCZENIE WŁAŚCICIELA/OSOBY UPOWAŻNIONEJ imię i nazwisko właściciela lub osoby upoważnionej (drukowanymi literami) i adres ( gmina, miejscowość, ulica, nr domu) Zapoznałam/zapoznałem się z wynikami oceny energetycznej Sprawdziłam/sprawdziłem poprawność wprowadzonych danych Wyrażam zgodę na zaproponowany wariant termomodernizacji (możliwość przystąpienia do projektu) Nie wyrażam zgody na zaproponowanego wariant termomodernizacji (rezygnacja z udziału w projekcie) Brak zaleceń termomodernizacyjnych Reklamacja Ponowna weryfikacja.. Data i podpis właściciela/osoby upoważnionej: Odmowa podpisu Uzasadnienie. Pieczątka Wykonawcy g) Na tym etapie właściciel/osoba upoważniona nie podpisuje żadnych innych dokumentów, oświadczeń, zgody na przetwarzanie danych osobowych. h) Audytor nie zostawia egzemplarza oceny w wersji papierowej lub elektronicznej mieszkańcowi. Obydwa egzemplarze oceny najpierw składane są w Gminie do rozliczenia. Reklamacja i) Właściciel/osoba upoważniona ma prawo, podczas drugiej wizyty, zgłosić reklamację. j) Reklamacja jest uzasadniona w przypadku: wpisania do oceny energetycznej błędnych danych adresowych, wpisania do oceny energetycznej błędnych parametrów technicznoużytkowych budynku, załączenia niewłaściwych zdjęć np. innego budynku, dokonania błędnych obliczeń, sformułowania błędnych wniosków. k) Wniosek o reklamację jest złożony na formularzu oświadczenia oraz na formularzu reklamacji/ponownej weryfikacji Właściciel/osoba upoważniona otrzymuje potwierdzenie złożenia reklamacji. 2
FORMULARZ REKLAMACJI/PONOWNEJ WERYFIKACJI Wnioskodawca: Miejscowość:. Ulica: Nr domu:.. Nazwisko:. Imię:. Nr telefonu:. Nr oceny: _ / _ / _.... Imię i nazwisko audytora ZGŁASZAM REKLAMACJĘ WYKONANEJ OCENY data Powód reklamacji: błędne wprowadzenie danych dot. stanu obecnego budynku dotyczący: przegrody system grzewczy system przygotowania ciepłej wody użytkowej moc kotła system wentylacji nieuwzględnienie w zaleceniach termomodernizacyjnych planów właściciela inny (np. nieprawidłowe dane dotyczące imienia i nazwiska mieszkańca, nieprawidłowe dane adresowe itd.) ZGŁASZAM WNIOSEK O PONOWNĄ WERYFIKACJĘ WYKONANEJ OCENY data Powód weryfikacji:. (podpis właściciela/osoby upoważnionej/wnioskodawcy) 3
ROZPATRZENIE REKLAMACJI POZYTYWNE NEGATYWNE ROZPATRZENIE WNIOSKU O PONOWNĄ WERYFIKACJI PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO (w załączeniu w formie wiadomości e-mail) POZYTYWNE NEGATYWNE l) Zaleca się, aby wniosek o reklamację zawierał wskazanie konkretnego błędnego punktu oceny energetycznej. m) Zamawiający zaleca posiadanie przez audytora ankiety z danymi zebranymi podczas wizji lokalnej, dzięki czemu będzie możliwa weryfikacja danych zawartych w ankiecie i wstępna ocena czy reklamacja jest zasadna. n) W przypadku reklamacji złożonej przez właściciela wynikającej m.in. z błędnego wprowadzenia danych, błędnych obliczeń i wniosków, Wykonawca ma obowiązek poprawić ocenę energetyczną budynku na własny koszt w terminie 3 dni roboczych od zgłoszenia reklamacji. o) W przypadku, gdy reklamacja zgłoszona przez właściciela/osobę upoważnioną jest niezasadna, Wykonawca informuje o tym fakcie zgłaszającego reklamację właściciela/osobę upoważnioną oraz Wnioskodawcę (Gminę) mailowo o powodzie odrzucenia reklamacji. Wniosek o ponowną weryfikację oceny: p) Właściciel/osoba upoważniona ma prawo zgłosić żądanie ponownej weryfikacji oceny. q) Żądanie ponownej weryfikacji oceny jest uzasadnione w przypadku: wystąpienia sytuacji, która nie wiąże się obiektywnymi błędami po stronie Wykonawcy. r) Wniosek o ponowną weryfikację odbywa się pisemnie poprzez złożenie adnotacji na ocenie energetycznej nie akceptuję wyniku oceny oraz proszę o ponowną weryfikację oceny przez innego audytora oraz podpis właściciela/osoby upoważnionej. s) Wniosek o ponowną weryfikację powinien zawierać odpowiednie uzasadnienie. t) Wykonawca przekazuje wniosek o ponowną weryfikację do Zamawiającego. u) Ponowna weryfikacja oceny wymaga zgody Zamawiającego. 4
v) Termin na wykonanie ponownej oceny przez innego audytora to 11 dni kalendarzowych od momentu zgłoszenia i akceptacji przez Zamawiającego. W przypadku braku możliwości zrealizowania drugiego spotkania i uzyskania podpisu od właściciela/osoby uprawnionej, Wykonawca zwraca się do koordynatora w gminie. Koordynator, w ciągu 15 dni roboczych od zgłoszenia zaistniałej sytuacji przez Wykonawcę, po ustaleniach z właścicielem/osobą upoważnioną, potwierdza prawidłowe wykonanie oceny energetycznej w załączniku nr 6. Termin na realizację oceny zostaje wstrzymany do czasu nawiązania kontaktu z mieszkańcem przez koordynatora i ustalenia, czy jest możliwe drugie spotkanie. W przypadku nie wyrażenia przez właściciela/osobę uprawnioną zgody na drugie spotkanie z Wykonawcą, lub zgody na złożenie podpisu pod oświadczeniem, w ciągu 15 dni roboczych od zgłoszenia zaistniałej sytuacji przez Wykonawcę, koordynator w gminie skontaktuje się z właścicielem/osobą upoważnioną i zweryfikuje, czy jest możliwość uzyskania podpisu na oświadczeniu. Jeśli jest taka możliwość przekazuje niezwłocznie uzyskaną informację Wykonawcy. Jeśli koordynator w gminie stwierdzi, że brak jest możliwości uzyskania podpisu od mieszkańca, potwierdza prawidłowość przygotowania oceny w załączniku nr 6. W przypadku braku możliwości skontaktowania się przez koordynatora w gminie, w ciągu 15 dni roboczych od zgłoszenia zaistniałej sytuacji przez Wykonawcę, w celu umówienia drugiego spotkania z właścicielem/osobą upoważnioną, Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia zaistniałej sytuacji przez Wykonawcę (w formie mailowej) rozpatrzy sprawę indywidualnie w celu możliwości przyjęcia takiej oceny do rozliczenia. 3. Złożenie przez Wykonawcę ocen w Gminie: a) Wykonawca składa wykonane oceny energetyczne, sukcesywnie, w ciągu danego miesiąca. b) Zamawiający prosi o weryfikowanie ocen na bieżąco, a nie czekanie na wykonanie wszystkich ocen w danej Gminie. c) Na kompletną dokumentację oceny energetycznej składają się: 2 egzemplarze w wersji papierowej oraz na 2 płytach CD lub DVD w wersji elektronicznej edytowalnej i nieedytowalnej (PDF lub równoważnej), oświadczenie właściciela/osoby upoważnionej, w formie pisemnej (w uzasadnionych przypadkach w formie mailowej), potwierdzające zapoznanie się z wynikami oceny oraz dokumentacja fotograficzna stanowią integralną część każdej oceny, d) Każda ocena energetyczna jest podbita pieczątką firmową Wykonawcy i podpisana przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy. Zamawiający zwraca uwagę, że jeśli zidentyfikowano brak pieczątki lub podpisu ze strony Wykonawcy, to należy zgłosić to Wykonawcy w celu uzupełnienia przy najbliższej okazji, ale nie powinno to wstrzymywać zatwierdzenia oceny (jeśli jest to jedyny zidentyfikowany brak w danej ocenie). Reklamacja: e) Gmina, jako Wnioskodawca, ma prawo złożenia reklamacji. f) Reklamacja jest uzasadniona w przypadku: wpisania do oceny energetycznej błędnych danych adresowych, wpisania do oceny energetycznej błędnych parametrów technicznoużytkowych budynku, załączenia niewłaściwych zdjęć np. innego budynku, 5
dokonania błędnych obliczeń, sformułowania błędnych wniosków. g) W przypadku reklamacji złożonej przez Wnioskodawcę wynikającej m.in. z błędnego wprowadzenia danych, błędnych obliczeń i wniosków, Wykonawca ma obowiązek poprawić ocenę energetyczną budynku na własny koszt w terminie 3 dni roboczych od zgłoszenia reklamacji. h) W przypadku, gdy reklamacja zgłoszona przez Wnioskodawcę jest niezasadna, Wykonawca informuje o powodzie odrzucenia reklamacji wyłącznie zgłaszającego reklamację czyli Wnioskodawcę. 4. Załącznik nr 6 do umowy spis budynków do przygotowania protokołu zdawczoodbiorczego za dany miesiąc: a) Na koniec danego miesiąca Wykonawca przekazuje koordynatorowi w Gminie spis budynków, dla których w danym miesiącu zostały wykonane oceny energetyczne. b) Spis budynków jest sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 6 do umowy. c) Spis (załącznik nr 6) nie jest wypełniany przez Wykonawcę w dwóch ostatnich kolumnach Akceptacja warunków udziału w projekcie przez właściciela budynku oraz Włączenie budynku do projektu. d) Dwie ostatnie kolumny załącznika nr 6 wypełnia koordynator w Gminie na podstawie złożonych ocen energetycznych. e) Zaakceptowany przez pracownika Gminy załącznik nr 6 (podpis osoby upoważnionej, pieczątka Gminy) zostaje przekazany do Wykonawcy. f) Wykonawca przekazuje zaakceptowany przez Gminę załącznik nr 6 do Zamawiającego do 5 dnia każdego kolejnego miesiąca. 6