ARCHDIECEZJA CHICAGO WYTYCZNE W SPRAWIE KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ PROWADZONEJ PRZEZ PARAFIE I SZKOŁY Czerwiec 2011 r. 1
WYTYCZNE W SPRAWIE KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ PROWADZONEJ PRZEZ PARAFIE I SZKOŁY Narzędzia komunikacji elektronicznej stały się ogromnie ważnymi środkami komunikacji parafii i szkół z parafianami, uczniami, rodzicami i ogółem opinii publicznej. Narzędzia te są fascynujące i przyjazne w użyciunie wolno jednak zapominać, że należą one do parafii i szkół, nie zaś do osób wyznaczonych do ich monitorowania i utrzymywania. Podobnie jak treści biuletynu lub gazetki, komunikaty przesyłane z użyciem narzędzi komunikacji elektronicznych pochodzą od parafii i szkół. Tym samym parafie i szkoły ponoszą za nie odpowiedzialność. Sugerujemy przestrzeganie następujących wytycznych przy opracowywaniu i korzystaniu z tych narzędzi w działaniach duszpasterskich i innych: Własność i dostęp do narzędzi komunikacji elektronicznych Parafie i szkoły stosują różnorodne narzędzia internetowe do komunikacji. Narzędzia te obejmują m.in. witryny internetowe, portale wymiany treści (np. YouTube), witryny sieci społecznościowych (np. Facebook), blogi i mikroblogi (np. Twitter) i inne witryny mediów Parafia lub szkoła musi dbać o to, by na bieżąco znać i zatwierdzać tworzenie oraz korzystanie z wszelkich narzędzi komunikacji, które pracownicy i wolontariusze chcieliby tworzyć w związku ze swoją pracą. Ponadto parafia lub szkoła musi być właścicielem witryny internetowej, konta/portalu wymiany treści, konta sieci społecznościowej, blogu lub innych kont/witryn mediów W przypadku witryny internetowej oznacza to, że nazwa domeny musi być zarejestrowana na parafię lub szkołę, nie zaś na indywidualnego pracownika lub wolontariusza. W przypadku kont sieci społecznościowych, blogów i innych kont mediów społecznościowych oznacza to, że konto zarejestrowane jest na parafię lub szkołę, albo na konkretne stanowisko (np. przełożonego duszpasterstwa szkoły) w obrębie parafii lub szkoły, i że dane logowania i hasło znane są lub dostępne dla kapłana i dyrektora oraz dwóch innych pracowników. 2
Utrzymywanie narzędzi komunikacji elektronicznej Parafia lub szkoła powinna monitorować treści wszystkich witryn internetowych, witryn/portali wymiany treści, kont sieci społecznościowych, blogów lub innych witryn/kont mediów społecznościowych, aby mieć pewność, że nie zawierają one żadnych niestosownych materiałów. Niestosowne materiały obejmują treści poufne, zastrzeżone, pornograficzne, zawierające pogróżki, dyskryminujace, oczerniające, poniżające lub chronione prawami autorskimi. Wielu pracowników i wolontariuszy może pracować z takimi narzędziami lub stosować je, dobrą praktyką jest jednak wyznaczanie jednej osoby w parafii lub szkole do przeglądu wszystkich treści i usuwania nieodpowiednich treści z wszelkich oficjalnie autoryzowanych narzędzi komunikacji elektronicznej. Należy pamiętać, że parafie i szkoły nie są zobowiązane do goszczenia forów dyskusji publicznej w narzędziach komunikacji elektronicznej będących własnością parafii lub szkoły. Osoba odpowiedzialna za monitorowanie takich narzędzi może i powinna usuwać kwestionowane treści. Na witrynach lub stronach należy zamieszczać zasady korzystania wyjaśniające, że administrator (t.j. osoba odpowiedzialna za publikację i monitorowanie treści) ma prawo do usuwania różnorodnych treści z dowolnej przyczyny. Warto podać przykłady treści, które mogą podlegać usunięciu (np. treści obsceniczne, oczerniające, niezwiązane z wątkami dyskusji, itd.). Jeżeli narzędzia parafii lub szkoły oferują funkcje skontaktuj się z nami lub umożliwiają zamieszczanie uwag, parafia lub szkoła powinna ustalić, kto będzie uprawniony i odpowiedzialny do udzielania odpowiedzi w imieniu takiej organizacji. Publikacja zdjęć, video i nagrań Należy pamiętać, że jeżeli zdjęcia lub nagranie audio/video będą umieszczone na Internecie, parafia lub szkoła musi dopilnować, że uzyskano uprzednio odpowiednią zgodę (t.j. zgodę pisemną) na ich publikację. Podobnie, przed umieszczeniem informacji umożliwiających identyfikację danej osoby na witrynie, parafia lub szkoła powinna uzyskać pisemną zgodę takiej osoby. Pracownikom i wolontariuszom nie wolno umieszczać na Internecie nagrań jakichkolwiek treści związanych z ich obowiązkami pracowników lub wolontariuszy, chyba że parafia lub szkoła udzieli zgody na takie zamieszczanie i uzyska wymaganą zgodę zainteresowanych stron. Ta zasada stosuje się do różnorodnych sytuacji, w tym m.in.: trenerów, którzy chcą zamieścić nagranie z meczu; nauczycieli muzyki, którzy chcą zamieścić nagranie z mszy lub uroczystości kościelnych; nauczycieli, duszpasterzy uczniów lub katechetów, którzy chcą zamieścić filmy z wycieczek, spotkań i innych imprez; albo też zakrystiana, który chce 3
umieścić homilię księdza z ostatniej niedzielnej mszy. O ile parafie lub szkoły mają kontrolę nad reklamami zamieszczanymi w oficjalnie autoryzowanych narzędziach komunikacji elektronicznej, przy wyborze i zatwierdzaniu reklam firmowych należy kierować się zasadami zdrowego rozsądku. Poszanowanie praw autorskich w świecie cyfrowym Prawa autorskie wpływają na posługiwanie się narzędziami komunikacji elektronicznej przez parafie i szkoły. Warto pamiętać fakt, że jakieś treści są dostępne na Internecie nie znaczy, że wolno się nimi swobodnie posługiwać do wszelkich celów. Tym samym nie należy umieszczać na Internecie żadnych treści nieoryginalnych (np. zdjęć, dzieł sztuki, artykułów itd.) bez uzyskania pisemnego zezwolenia od właściciela praw autorskich. Wytyczne te dotyczą również umieszczaniavideo lub nagrań mszy lub innych uroczystości, zawierających muzykę chronioną prawami autorskimi i inne materiały chronione tymi prawami. Wszelkie pytania, czy dane dzieło chronione jest prawami autorskimi, należy kierować do Biura Usług Prawnych. Odpowiadanie na negatywne uwagi zamieszczone na witrynach osób trzecich Powstanie kolaboracyjnych aplikacji sieciowych, takich jak witryny sieci społecznościowych, stworzyło nowe fora wymiany informacji. Pod wieloma względami jest to pozytywna przemiana, lecz przy okazji powstały mównice, na których poszczególne osoby mogą zgłaszać swoje niezadowolenie. Uczniowie i dorośli mogą wyładowywać tam swoją frustrację, zamieszczać skargi lub naśmiewać się z parafii, szkół, agencji, pracowników, uczniów i programów online. W pewnych sytuacjach taka komunikacja może osiągnąć charakter pogróżek lub znęcania się. Typową odpowiedzią jest żądanie usunięcia takich uwag i podjęcie działań przeciwko osobie, która je zamieściła. Jednak parafie i szkoły mają bardzo niewiele kontroli nad nieprzychylnymi treściami zamieszczanymi na witrynach osób trzecich lub witrynach sieci Konkretne zasady użycia witryny określają, jaki materiał zostanie usunięty przez właściciela witryny, a jaki pozostanie zamieszczony na witrynie. 4
Często osoby trzecie usuwają z witryn jedynie treści naruszające przepisy prawa. Obejmuje to treści oczerniające, nąkające i treści naruszające prawa własności intelektualnej. Jeżeli osoba umieszczająca takie treści jest parafianinem lub rodzicem dziecka uczącego się w szkole, skuteczniejsze może być zwrócenie się do niej bezpośrednio z prośbą o usunięcietakich treści. Należy pamiętać, że usunięcie niekorzystnych treści stanowi często najbardziej pożądany sposób rozwiązania sprawy. W przypadku uczniów zakres podjętych ewentualnie działań dyscyplinarnych zależy od treści umieszczonych online. Należy rozróżnić treści z pogróżkami, stanowiące przykłady znęcania się czy w inny sposób szkodliwe dla uczniów i innych, od treści, które są negatywne, ale nie są w inny sposób szkodliwe. We wszystkich przypadkach przed podjęciem działań dyscyplinarnych szkoła powinna skonsultować się z Biurem Szkół Katolickich (Office of Catholic Schools), aby uzyskać wskazówki w sprawie rozwiązania sytuacji. Pytania i uwagi należy kierować do Biura Usług Prawnych: Hortensia Carreira Esquivel hcarreira@archchicago.org (312) 534-8783 5