Zbiory audiowizualne archiwów państwowych Ewa Podgórska KONFERENCJA METODYCZNA, PROBLEMY OPRACOWANIA MATERIAŁÓW AUDIOWIZUALNYCH W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH, Warszawa 3-4 kwietnia 2008
Przepisy archiwalne Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Decyzja Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 24 kwiet w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych Decyzja nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lipca zmieniająca decyzję w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych Zarządzenie Nr 27 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 10 sierpnia 1972 r. w sprawie opracowywania nagrań w archiwach państwowych Pismo okólne Nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 20 maja 1996 r. w sprawie zatwierdzania przez właściwe archiwa państwowe kwalifikatorów wartości archiwalnej fonograficznej i wideograficznej dokumentacji działalności programowej byłej państwowej jednostki organizacyjnej Polskie Radio i Telewizja oraz akceptowania spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych kategorii A ( z 2 załącznikami: zał. 1 kwalifikator, zał. 2 wzór opisu fonogramu/wideogramu).
Inne przepisy Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. (Dz. U. z dnia 20 listopada 1999 r.) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz.U. z dnia 9 czerwca 2006 r. nr 98 poz 680) Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst pierwotny: Dz. U. 1994 r. nr 24 poz. 83)
Zbiory audiowizualne w archiwach Trudności związane z oszacowaniem wielkości zbiorów (wielopostaciowość, niemożność policzenia przed opracowaniem, dane w ja i j. inw) Fotografie ok. 700 000 do 1 miliona (14 mln z ADM) Nagrania dźw. ok. 6 000 (35 000 z ADM) Wizyjne ok. 2 000 (ok. 4 000 z ADM)
archiwum ADM AGAD AAN Białystok Bydgoszcz Częstochowa Elbląg Gdańsk Gorzów Wlkp Kalisz Katowice Kielce Koszalin Kraków Leszno Lublin Łódź Olsztyn fotografie 13 000 000 3 819 219 117 4 558ja, + 7 805 191 jinw + 872ja 30 938 jinw ok. 504 jinw +93ja, 2 117 jinw*, + 25718 ja 2 684 jinw, 1060ja, + z aktami + 18 868jinw 3 737 +kilka tys 17 566 ja + 21 084 jinw 2 088 ja nagrania dźwiękowe 29 000 1 989 3 t kilkadziesiąt 15pł, 5t (=7jinw) 20t (6,5h) 167 kilkaset + 1 199 ja 215jinw pł, t* 183t 203 jinw 1jinw (6t) 16t, 1pł 133pł + 35pł i t 30t, 63pł nagrania wizyjne ok. 2000 29 2f 2 1f 1f(32min) 4 (kilkadziesiąt) f,vhs,cd + 1f (16) 1121 ja 2 VHS 196f 20f 1video 13f (szpul) 44f 32f
archiwum Opole Piotrków Płock Poznań Przemyśl Radom Rzeszów Siedlce Suwałki Szczecin Toruń Warszawa Wrocław Zamość Zielona Góra RAZEM fotografie 1 243 jinw 10567* 706 jinw + 14 865 43 418 1 355 jinw* (ok. 11000ja) 1 252 jinw + 9725 ja + 2832 + powyżej 20 000 ja 21 374 ja + 123 123 8 000 + 5 100 + 4 616ja + 640 642 + kilkadziesiąt tys. nagrania dźwiękowe 1t, 2pł 152 t+ 560 81 16 ja t 20 t 24t 88 jinw, t,cd (108ja-92h) 8 94t,7pł 3t ok. 100 5460 + kilkaset? nagrania wizyjne 9 8f 2 15 1f, 44 wideo 3f, 1 VHS 14f 17 1f 431 szpul f, 24ja + 2058 + kilkadziesiąt
Zbiory wizyjne porównanie z wybranymi instytucjami TVP 90% Archiwa 0,36% Filmoteka 10% WF Czołówka 0,46%
Wielkość zbiorów wizyjnych w archiwach ADM ok. 4000 AP Katowice 1121 AP Zielona Góra 455 AP Koszalin 196 AP Radom 45 AP Łódź 44 AP Olsztyn 32
Zbiory nagrań dźwiękowych Pozostałe zbiory 98% Archiwa 0,39% ADM 2% W oparciu o dane ankiety rozesłanej w ramach programu TAPE
Zbiory nagrań dźwiękowych w archiwach ADM 29 000 AAN 1 989 AP Katowice -1 199 AP Poznań - 560 AP Kielce - 215 AP Kraków - 203 AP Gorzów WLKP, Płock kilkaset?
Warunki przechowywania taśm magnetycznych wg. Magnetic Tape Storage and Handling A Guide for Libraries and Archives Dr. John W.C. Van Bogart National Media Laboratory June 1995
Zbiory fotografii porównanie z wybranymi instytucjami ADM 59% PAP 31% FORUM 1% East News Archiwa 4% 3% IS PAN 2%
Wielkość zbiorów fotografii w archiwach ADM ok. 13 milionów AAN ok.200 000 AP m.st. Warszawy ok. 120 000 AP Przemyśl ponad 40 000 AP Gdańsk, Katowice, Szczecin, Łódź, Toruń, Kraków powyżej 20 000
Stan opracowania zbiorów Fotografie najbardziej zaawansowany, choć niezadowalająco. Najsłabiej opracowane fotografie wchodzące w skład zespołów aktowych. Nagrania dźwiękowe, filmy większość nie jest opracowana, a nawet przesłuchana, obejrzana. Przyczyny: zaległości w opracowaniu wszystkich zbiorów wynikające z niedoborów kadrowych, czasami niska ocena wartości zbiorów audiowizualnych przez zarządzających, brak własnego sprzętu technicznego, brak środków na wynajem sprzętu i usług kopiowania, brak gotowych baz danych lub środków na ich zakup, brak wskazówek dot. opracowania zbiorów wizyjnych, przekonanie o braku zainteresowania użytkowników zbiorami audiowizualnymi,
Prace do wykonania Opracowanie wskazówek dot. opracowania nagrań dźwiękowych i wizyjnych, rozpoznanie zasobów, selekcja, wspólne dla wszystkich archiwów bazy danych, sporządzenie kopii użytkowych nagrań dźwiękowych i wizyjnych zakwalifikowanych do trwałego przechowywania.
Rozwiązania organizacyjne Ewidencyjne rozpoznanie zbiorów sporządzenie listy tytułów, konfrontacja z innymi zbiorami, rozpoznanie stanu prawnego zbiorów, przekazanie niektórych zbiorów w depozyt do ADM (NAC), opracowanie i wdrożenie brakujących wskazówek, podjęcie decyzji o opracowaniu zbiorów i wydzielenie stanowisk pracy.
Koszty pozapłacowe (rozłożone w czasie) koszty rozpoznania zbiorów nagrań dźwiękowych i wizyjnych: przesłuchanie nagrań dźwiękowych (bez ADM) ok. 70 000 PLN, przegląd zbiorów wizyjnych ok. 140 000 PLN koszty kopiowania zbiorów nagrań dźwiękowych i wizyjnych na nośniki cyfrowe: ponad 135 000 PLN nagrania dźwiękowe (bez ADM), ponad 1 000 000 PLN nagrania wizyjne (wszystkie archiwa). bazy danych wyposażenie wszystkich archiwów w stosowne oprogramowanie X