Załącznik do ZW 8/2009 ZASADY FUNKCJONOWANIA ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI STUDENCKIEJ W POLITECHNICE WROCŁAWSKIEJ 1. 1. Studenci Politechniki Wrocławskiej, zwanej dalej Uczelnią, począwszy od roku akademickiego 2007/2008, otrzymują elektroniczną legitymację studencką, zwaną dalej ELS, wydawaną na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 224, poz. 1634), zwanego dalej rozporządzeniem, oraz na podstawie niniejszego zarządzenia. 2. ELS wydawana jest wszystkim uprawnionym studentom Uczelni (równieŝ studiującym w ramach wymiany międzynarodowej i krajowej) oraz słuchaczom Studium Języka Polskiego dla Cudzoziemców, zwanego dalej SJPC. 3. ELS jest dokumentem poświadczającym status studenta / słuchacza SJPC, zgodnie z zapisem 3. 4. ELS moŝe pełnić równieŝ funkcję karty bibliotecznej, karty umoŝliwiającej dostęp do laboratoriów, pomieszczeń, itp. 5. W wyjątkowych przypadkach (np. awaria systemu ELS), zamiast ELS mogą zostać wydane legitymacje papierowe. 6. Kierownik jednostki organizacyjnej (wydziału / ZOD / SKP / SJPC), wyznacza pracownika jednostki, odpowiedzialnego za kontakty z Centrum Personalizacji Politechniki Wrocławskiej, zwanego dalej CP, za kompletowanie, gromadzenie i dostarczanie danych do CP, za odbiór wydrukowanych ELS z CP oraz za organizację wydawania ELS studentom w jednostce organizacyjnej. 7. ELS jest drukowana przez CP, po dokonaniu wpłaty za ELS przez osobę przyjętą na studia / na kurs języka polskiego, oraz po dokonaniu wyboru podstawowego kierunku studiów (w przypadku chęci studiowania na kolejnym kierunku studiów). CP prowadzi bazę danych wydrukowanych (dla kaŝdego studenta / słuchacza SJPC) ELS oraz duplikatów ELS, imienny rejestr ELS wydanych poszczególnym jednostkom Uczelni, a takŝe rejestry wydanych jednostkom organizacyjnym hologramów. Na wydziałach / w ZOD-ach / SKP / w SJPC, prowadzone są rejestry ELS wydanych studentom / słuchaczom oraz rejestry hologramów. Za jakość i kompletność danych dostarczonych do CP (za dane osobowe, za jakość zdjęcia elektronicznego) odpowiadają pracownicy wykonujący czynności rekrutacyjne przy przyjmowaniu kandydatów na studia na danym wydziale / SKP, pracownik dziekanatu / ZOD-u / SKP, przyjmujący studentów z ruchu / przeniesienia i pracownik jednostki odpowiedzialny za kontakty jednostki organizacyjnej z CP. 1
2. 1. ELS wydają studentom odpowiednio: dziekanaty wydziałów / sekretariaty ZOD / Biuro Obsługi Studenta Studium Kształcenia Podstawowego (zwanego dalej BOS SKP), a słuchaczom SJPC sekretariat SJPC. Potwierdzenie odbioru ELS przez studenta / słuchacza SJPC umieszcza się w jego teczce osobowej. 2. Potwierdzenia waŝności ELS na kolejny semestr dokonują dziekanaty wydziałów / sekretariaty ZOD / BOS SKP / sekretariat SJPC, poprzez wykonanie niŝej wymienionych czynności: a) potwierdzenie w systemie informatycznym Edukacja.cl / e-ordo / Merkury / teczka osobowa, faktu nabycia przez studenta prawa do przedłuŝenia waŝności ELS, b) naklejenie w oznaczonych polach na rewersie ELS odpowiedniego hologramu z nadrukowaną datą waŝności do końca kolejnego semestru, c) zapisanie w układzie elektronicznym karty terminu waŝności ELS do końca kolejnego semestru, zgodnie z przepisem ust. 12 p. 2 lit. b załącznika nr 3 do rozporządzenia. 3. Potwierdzania waŝności ELS dokonują uprawnieni pracownicy. 4. Potwierdzania waŝności ELS moŝna dokonywać wyłącznie dla ostatnio wydanej (waŝnej) ELS. 5. Proces technicznego wykonania ELS dokonywany jest w CP. 3. 1. Prawo do posiadania ELS mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, a słuchacze SJPC do dnia ukończenia kursu języka polskiego lub skreślenia z listy słuchaczy SJPC. 2. Osoba podejmująca ponownie studia na Uczelni i nie studiująca na innym kierunku studiów Uczelni, otrzymuje nową ELS. 3. Student przyjęty jednocześnie na więcej niŝ jeden kierunek studiów Uczelni otrzymuje jedną ELS wydaną przez wydział / SKP, na którym student podjął studia w ramach podstawowego kierunku studiów. Na pozostałych kierunkach student nie otrzymuje ELS i tam teŝ składa oświadczenie, w którym informuje, jaki jest jego podstawowy kierunek studiów i w którym wskazuje, na jakim kierunku otrzymał ELS (wzór o świadczenia stanowi zał. nr 1). Oświadczenie to umieszcza się w teczce osobowej studenta. 4. W przypadku, gdy student rekrutował się jednocześnie na 2 róŝne kierunki i wydrukowano dla niego ELS na kierunku, z którego zrezygnował przed rozpoczęciem zajęć dydaktycznych, wydział prowadzący kierunek, z którego zrezygnował - przekazuje ELS do CP. CP przekazuje ELS dla tej osoby do wydziału prowadzącego kierunek drugi. 2
5. Student innej uczelni, podejmujący studia na Politechnice Wrocławskiej w ramach kierunku dodatkowego, otrzymuje ELS Uczelni. Studentowi PWr, który zostaje przyjęty na kierunek dodatkowy w PWr, nie wydaje się ELS do czasu ukończenia studiów na kierunku podstawowym. 6. Student przenoszony z innej uczelni na Politechnikę Wrocławską otrzymuje ELS Uczelni. 7. Studenci przyjęci na Politechnikę Wrocławską w ramach programów wymiany studentów (np. Erasmus, MOSTECH itp.) otrzymują ELS Uczelni. 8. W przypadku zmiany przez studenta wydziału, ZOD, kierunku, systemu lub stopnia studiów, student posługuje się dotychczas posiadaną ELS. 9. Osoba powracająca na Politechnikę Wrocławską po wznowieniu studiów lub student powracający z urlopu, nie posiadający ELS, składa wniosek o wydanie ELS (wzór stanowi zał. nr 2). 10. W przypadku utraty ELS przez studenta / słuchacza SJPC, obowiązany jest on do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu we właściwym dziekanacie wydziału / sekretariacie ZOD / BOS SKP / sekretariacie SJPC i złoŝenia stosownego oświadczenia oraz wniosku o wydanie ELS / duplikatu ELS (zał. nr 2). 11. Osoba, która utraciła status studenta / słuchacza SJPC (skreślenie z listy studentów / słuchaczy SJPC lub ukończenie studiów / kursu języka polskiego), nie ma prawa do posiadania ELS i obowiązana jest niezwłocznie zwrócić ją do dziekanatu / BOS SKP / sekretariatu ZOD / sekretariatu SJPC. Dziekanat / BOS SKP / sekretariat ZOD / sekretariat SJPC, umieszcza zwróconą ELS w teczce osobowej. W przypadku utraty ELS przez taką osobę, obowiązana jest ona przedłoŝyć we właściwym dziekanacie wydziału / sekretariacie ZOD / BOS SKP / sekretariacie SJPC stosowne oświadczenie, które umieszcza się w teczce osobowej. 12. W przypadku zgłoszenia przez studenta / słuchacza SJPC utraty, zniszczenia ELS albo w razie zwrotu ELS, upowaŝniony pracownik dziekanatu / sekretariatu ZOD / BOS SKP / sekretariatu SJPC, niezwłocznie dezaktywuje legitymację w systemie informatycznym obsługującym ELS. 13. W przypadku zmiany danych osobowych, dokonuje się wymiany ELS. Potwierdzenie odbioru ELS przez studenta umieszcza się w teczce osobowej studenta. 14. W przypadku, gdy studentowi nie przysługuje ELS, poniewaŝ otrzymał ją w innej jednostce Uczelni, informację taką umieszcza się w teczce osobowej studenta, wskazując jednostkę, w której student otrzymał ELS. 15. W przypadku mylnego przekazania ELS do innej jednostki, niŝ wynika to z przypisania studenta, jednostka taka niezwłocznie przekazuje ELS do CP, które przesyła niezwłocznie ELS do właściwej jednostki. 4. 1. W przypadku utraty lub zniszczenia ELS - wydawany jest duplikat ELS zawierający oznaczenie właściwe dla duplikatu. Koszt wydania ponosi student / słuchacz SJPC. 2. W przypadku konieczności wydania duplikatu ELS ze względu na wadę techniczną, uniemoŝliwiającą korzystanie z ELS, student nie wnosi opłaty za wydanie duplikatu. 3
Jeśli aktualnie posiadana przez studenta ELS nosi ślady fizycznego zniszczenia - student ponosi koszty wydania duplikatu. 3. W przypadku wymiany ELS z powodu zmiany danych osobowych (zmiana imienia, nazwiska, adresu), gdy student / słuchacz SJPC posiada: a) ELS wydawana jest ELS, zgodnie ze zmienionymi danymi osobowymi, b) duplikat ELS wydawany jest duplikat ELS. 4. Studenci / słuchacze SJPC ubiegający się o wydanie ELS (zmiana danych osobowych) lub duplikatu ELS, składają we właściwym dziekanacie wydziału / sekretariacie ZOD / BOS SKP / sekretariacie SJPC, wniosek o wydanie ELS / duplikatu ELS (zał. nr 2) oraz dowód wpłaty na wskazany rachunek bankowy Uczelni. Dowód wpłaty oraz wniosek o wydanie ELS / duplikatu ELS dołącza się do teczki osobowej studenta. 5. Jednostki Uczelni przekazują do CP zestawienie danych osobowych studentów, którzy złoŝyli wnioski o wydanie ELS (w związku ze zmianą danych osobowych) lub duplikatu ELS. 5. 1. Opłata za wydanie ELS wynosi 17,00 zł, w tym równieŝ za wydanie ELS z powodów określonych w 4 ust. 3. Opłata za wydanie duplikatu ELS wynosi 25,50 zł. 2. Opłata za wydanie ELS studentom / słuchaczom SJPC, którzy w roku akademickim 2007/2008 lub później otrzymali papierową legitymację studencką, wynosi 12 zł. 3. Opłatę za ELS student / słuchacz SJPC wnosi na rachunek bankowy Uczelni. Opłata powinna zawierać adnotację: opłata za ELS, Wydział.. / ZOD / SKP / SJPC lub opłata za duplikat ELS, Wydział. / ZOD / SKP / SJPC. 4. Opłata powinna zostać wniesiona przez: osobę przyjętą na studia w rekrutacji lipcowej w terminie do 20 sierpnia, w rekrutacji lutowej do 20 lutego, słuchacza przyjętego na kurs języka polskiego - do końca września. Osoby przyjęte na studia poza tymi terminami wnoszą opłatę w ciągu 2 tygodni od wydania decyzji o przyjęciu na studia. 5. ELS moŝe być wydana studentowi / słuchaczowi SJPC pod warunkiem zwrotu dotychczas uŝytkowanej papierowej legitymacji studenckiej lub oświadczenia o zagubieniu legitymacji, oraz złoŝenia oświadczenia o odpowiedzialności za zbycie lub udostępnianie ELS osobom trzecim (wzór oświadczenia stanowi zał. nr 3). 6. ELS jak i jej duplikat wydawana jest studentowi / słuchaczowi SJPC za okazaniem dowodu wpłaty. 6. 1. Blankiety ELS oraz hologramy są zakupywane i przechowywane przez CP, który to przyjmuje je na swój stan ewidencyjny dokumentem PZ (przychód zewnętrzny) zgodnie z fakturą zakupu. CP wydaje blankiety ELS oraz hologramy osobom upowaŝnionym z jednostek Uczelni, na podstawie wystawionego przez nie dokumentu 4
RW (rozchód wewnętrzny). CP rozlicza się z Kwesturą ilościowo wartościowo z blankietów ELS i hologramów w cyklu miesięcznym. 2. Zakupu dla jednostki organizacyjnej dodatkowych (w stosunku do posiadanych obecnie): certyfikatów podpisu elektronicznego, szkoleń, licencji na oprogramowanie OPTcamp do przedłuŝania waŝności i obsługi ELS, instalacji i reinstalacji tego oprogramowania, dokonuje pracownik odpowiedzialny za kontakty z CP na koszt tej jednostki. 3. Blankiety ELS oraz hologramy podlegają ścisłemu rozliczeniu ilościowemu, podobnie jak pozostałe druki ścisłego zarachowania (w lipcu i grudniu kaŝdego roku): a) CP rozlicza się z zakupionych, wydanych w Uczelni, zwróconych przez jednostki Uczelni oraz skasowanych komisyjnie blankietów ELS i hologramów; b) jednostki Uczelni (dziekanaty Wydziałów / sekretariaty ZOD / BOS SKP / SJPC) rozliczają się ilościowo z blankietów ELS i hologramów pobranych z CP na podstawie druków RW, wydanych studentom, skasowanym komisyjnie, zwróconych (za pisemnym potwierdzeniem) do CP. 4. Blankiety ELS uszkodzone w trakcie procesu personalizacji oraz wydrukowane zbędnie podlegają fizycznemu zniszczeniu w CP. Po wydaniu blankietów jednostkom PWr i po stwierdzeniu przez te jednostki, Ŝe blankiety ELS zostały zbędnie wydrukowane, takie ELS naleŝy niezwłocznie protokolarnie zwrócić do CP. Blankiety wydrukowane z błędami kasowane są w jednostce, która je pobrała. 5. Hologramy zniszczone w trakcie naklejania oraz niewykorzystane, podlegają fizycznemu zniszczeniu po upływie terminu ich waŝności, przez jednostki, które je pobrały, bądź przez CP, o ile nie zostały wydane jednostkom. 6. Blankiety ELS oraz hologramy ulegają fizycznemu zniszczeniu komisyjnie. CP oraz jednostki uprawnione do ich pobierania powołują komisje likwidacyjne, które sporządzają protokół z fizycznego zniszczenia blankietów ELS oraz hologramów. Protokoły kasacyjne naleŝy w ustalonych terminach przekazać wraz z całkowitym rozliczeniem ilościowym blankietów ELS i hologramów do Kwestury (Sekcja Ewidencji Majątku). 5