SZCZEGÓŁOWE ZASADY WYDAWANIA ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI DOKTORANTA

Transkrypt

1 załącznik do zarządzenia Rektora UG nr 62/R/12 ze. zm. SZCZEGÓŁOWE ZASADY WYDAWANIA ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI DOKTORANTA ROZDZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE 1 1. Niniejsze zasady określają tryb postępowania przy wydawaniu doktorantom Uniwersytetu Gdańskiego Elektronicznej Legitymacji Doktoranta. 2. Przez użyte w niniejszych zasadach skróty i pojęcia należy rozumieć: 1) Elektroniczna Legitymacja Doktoranta - ELD; 2) Akademicki System Teleinformatyczny - system FAST; 3) Centrum Personalizacji Elektronicznej Legitymacji - CP-ELS; 4) Uczestnik studiów doktoranckich doktorant; 5) Uniwersytet Gdański UG; 6) Podpis elektroniczny składany przez osobę upoważnioną do wystawiania legitymacji doktoranta przy użyciu karty kryptograficznej - karta kryptograficzna Wzór ELD został określony rozporządzeniem MNiSW w sprawie studiów doktoranckich oraz stypendiów doktoranckich z dnia 5 października 2011 roku (Dz. U. Nr 225, poz z późn. zm). 2. ELD posiada funkcję karty bibliotecznej i może pełnić rolę biletu miesięcznego pod warunkiem aktywowania tej funkcji w Zarządzie Transportu Miejskiego w Gdańsku lub Zarządzie Komunikacji Miejskiej w Gdyni. 3. Doktorant otrzymuje jeden blankiet ELD na cały czas trwania studiów Wyjątek stanowią szczególne przypadki określone w rozdziale IV niniejszych zasad. 4. Wysokość opłat za wydanie ELD określa Rektor zarządzeniem. 5. UG ma 14 dni na wydanie doktorantowi ELD od daty łącznego spełnienia warunków: 1) wgrania do systemu FAST poprawnego zdjęcia zgodnego z wymaganymi parametrami, 2) złożenia poprawnego wniosku, 3) zaksięgowania opłaty na koncie UG. Doktoranci pierwszego roku otrzymują ELD po immatrykulacji. 6. Doktoranci mają prawo do posiadania legitymacji doktoranta do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach doktoranta lub skreślenia z listy uczestników studiów doktoranckich. Doktorant, który utracił prawo do posiadania legitymacji doktoranta, zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić ją do dziekanatu. 7. Za prawidłowość działania systemów informatycznych związanych z systemem FAST, będącym bazą danych doktorantów, którzy mają uprawnienia do posiadania ELD odpowiada Ośrodek Informatyczny UG. 1

2 8. Wydruk Elektronicznych Legitymacji Doktoranta odbywa się w CP-ELS. Pracownik CP-ELS ponosi pełną odpowiedzialność za mienie znajdujące się w CP-ELS, w tym za druki ścisłego zarachowania, jakimi są blankiety ELD. 9. Doktorant nie ma roszczenia wobec UG z tytułu nieterminowego wydania legitymacji, jeżeli dane podane przez doktoranta są nieprawidłowe lub zdjęcie nie spełnia oznaczonych parametrów. Rozdział II ZADANIA DZIEKANATÓW 3 1. Dziekanaty są zobligowane do: 1) niezwłocznej weryfikacji danych umożliwiających immatrykulację doktorantów, 2) do bieżącej weryfikacji danych osobowych doktorantów a także aktualizacji w systemie FAST informacji o ich statusie i osiągnięciach. 2. Dziekanat do dnia 1 września każdego roku dokonuje weryfikacji danych immatrykulacyjnych doktorantów w czasie umożliwiającym wydruk i personalizację ELD przed początkiem roku akademickiego. Wyjątek stanowią dane doktorantów studiów, na które rekrutacja trwa we wrześniu. 3. Za opóźnienia wynikające z nieterminowej weryfikacji danych w systemie FAST odpowiada dziekanat Kierownicy dziekanatów wyznaczają osoby odpowiedzialne: 1) za pobieranie wydrukowanych ELD, 2) za pobieranie hologramów na dany rok akademicki, 3) za przedłużanie ważności legitymacji. 2. Pracownicy dziekanatów zobowiązani są weryfikować i odnotowywać wpłaty za ELD w systemie FAST. 3. Pracownicy dziekanatów w momencie odbioru wydrukowanych ELD z CP-ELS są zobowiązani do okazania pracownikowi CP-ELS karty kryptograficznej. 4. Pracownicy dziekanatów wydają ELD doktorantom i przedłużają jej ważność. 5. Kierownik dziekanatu może wyznaczyć, poza dziekanatem, inne miejsce w którym dokonuje się przedłużania ważności ELD. ROZDZIAŁ III INFORMACJE DOTYCZĄCE PROCEDURY WYDAWANIA ELD 5 1. Doktorant składa wniosek o ELD w Portalu Studenta. Szczegółowa instrukcja składania wniosku znajduje się na stronie internetowej: 2. Podczas składania wniosku, o którym mowa w ust. 1 doktorant: 2

3 1) potwierdza, że jego dane osobowe zawarte w systemie FAST są poprawne, 2) gwarantuje jakość i poprawność wprowadzonego do systemu zdjęcia, 3) potwierdza znajomość przepisów wewnętrznych UG w zakresie dokonywania opłaty za ELD. 3. Za prawidłowość danych osobowych w systemie FAST, w tym również prawidłowe parametry zdjęcia, odpowiada doktorant. Jeżeli doktorant podczas składania wniosku o ELD w Portalu Studenta UG zauważy, że jego dane osobowe są błędne powinien niezwłocznie zgłosić się do właściwego dziekanatu, w celu ich poprawienia. Po usunięciu błędów w danych doktorant może kontynuować składanie wniosku. 4. Zdjęcie do ELD winno być kolorowe, w formacie JPG, o rozmiarze 236 x 295 pikseli, co odpowiada zdjęciu o wymiarach 2,5 cm x 2 cm zeskanowanemu w rozdzielczości 300 dpi. Doktoranci mogą samodzielnie importować wymagane zdjęcia do systemów UG poprzez Portal Studenta UG CP ELS ma obowiązek wydrukować legitymację w ciągu 14 dni od momentu złożenia poprawnego wniosku i opłacenia ELD. 2. Odebrane ELD z CP ELS, zgodnie z 4, przekazywane do właściwych dziekanatów. 3. Fakt przyjęcia ELD do dziekanatu pracownik niezwłocznie odznacza w systemie FAST. 4. Pracownik UG dokonujący operacji przedłużenia ważności ELD jest zobowiązana do posiadania karty elektronicznej, zawierającej kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego, zgodny z wymogami zawartymi w rozporządzeniu MNiSW z dnia 5 października 2011 roku w sprawie studiów doktoranckich oraz stypendiów doktoranckich. 5. Odebranie ELD przez doktoranta pracownik dziekanatu odznacza w systemie FAST. ROZDZIAŁ IV ZASADY POSTĘPOWANIA W PRZYPADKACH SZCZEGÓLNYCH 7 Błędy w danych doktoranta w ELD 1. Jeśli doktorant w Portalu Studenta UG podał i potwierdził nieprawidłowe dane osobowe lub umieścił niewłaściwe zdjęcie, wygenerowana na ich podstawie ELD jest niezgodna z wymogami zawartymi w rozporządzeniu MNiSW z dnia 5 października 2011 roku w sprawie studiów doktoranckich oraz stypendiów doktoranckich. 2. Doktorant ma obowiązek niezwłocznie zwrócić ELD wygenerowaną na podstawie nieprawdziwych danych do dziekanatu i zgłosić konieczność jej wymiany. 3. Dziekanat, na pisemny wniosek doktoranta, ma obowiązek niezwłocznie wprowadzić poprawki do systemu FAST. 4. Dziekanat odpowiednio oznacza błędną ELD w systemie FAST a następnie przechowuje w teczce doktoranta. 5. Doktorant wnosi opłatę za nową ELD na indywidualne konto opłat doktoranckich. 6. Pracownik dziekanatu składa w systemie FAST wniosek o wydanie nowej ELD. 3

4 7. Po wpłynięciu opłaty, pracownik dziekanatu oznacza w systemie FAST wniosek o wydanie ELD, jako opłacony. 6. CP ELS ma obowiązek w ciągu 14 dniu wydrukować nową legitymację, którą odbiera 8 Zmiana danych doktoranta w ELD 1. Jeśli doktorant w trakcie trwania studiów doktoranckich zmienił dane osobowe, powinien zgłosić ten fakt we właściwym dziekanacie. 2. Dziekanat, na wniosek doktoranta, ma obowiązek niezwłocznie wprowadzić zmiany w danych do systemu FAST. 3. Doktorant wnosi opłatę za nową ELD na indywidualne konto opłat doktoranckich. 4. Pracownik dziekanatu składa wniosek o wydanie nowej ELD. 5. Po wpłynięciu opłaty, pracownik dziekanatu oznacza w systemie FAST wniosek, jako opłacony. 6. CP ELS ma obowiązek w ciągu 14 dniu wydrukować nową legitymację, którą odbiera 7. W celu odebrania ELD z poprawnymi danymi, doktorant jest zobowiązany zwrócić do dziekanatu nieaktualną ELD. Niedokonanie zwrotu poprzedniej ELD wyklucza wydanie nowej legitymacji. 8. Pracownik dziekanatu nieaktualną ELD odpowiednio oznacza i przechowuje ELD w teczce doktoranta. 9 Zmiana zdjęcia doktoranta w ELD 1. Jeśli doktorant chce zmienić ELD z powodu zmiany zdjęcia, winien umieścić w Portalu Studenta UG nowe zdjęcie oraz poinformować dziekanat o zmianie. 2. Pracownik dziekanatu składa w systemie FAST wniosek o wydrukowanie duplikatu ELD. 3. Doktorant ponownie wnosi opłatę za ELD na indywidualne konto opłat doktoranckich. 4. Po wpłynięciu opłaty, pracownik dziekanatu w systemie FAST oznacza wniosek, jako opłacony. 5. CP ELS ma obowiązek w ciągu 14 dniu wydrukować duplikat legitymacji, który odbiera 6. W celu odebrania ELD z nowym zdjęciem, doktorant jest zobowiązany zwrócić do dziekanatu nieaktualną ELD. Niedokonanie zwrotu poprzedniej ELD wyklucza wydanie nowej legitymacji. 7. Pracownik dziekanatu nieaktualną ELD odpowiednio oznacza i przechowuje ELD w teczce doktoranta. 10 Zniszczenie ELD 1. Doktorant winien poinformować dziekanat o zniszczeniu ELD. 2. Pracownik dziekanatu wstępnie określa przyczynę zniszczenia ELD. W przypadku, gdy pracownik dziekanatu nie będzie w stanie określić przyczyny zniszczenia ELD, zobowiązany jest do przekazania uszkodzonej ELD do CP-ELS. Pracownik CP-ELS określa przyczynę uszkodzenia, odpowiednio oznaczając ją w systemie FAST i rozstrzyga na czyj koszt będzie drukowana nowa ELD. 4

5 3. Pracownik dziekanatu składa w systemie wniosek o duplikat ELD. 4. Doktorant ma obowiązek uzyskać informację z dziekanatu o rozstrzygnięciu, kto winien pokryć koszt druku duplikatu ELD. Jeśli ustalono, iż przyczyna zniszczenia ELD leży po stronie doktoranta - wnosi on opłatę za ELD na indywidualne konto opłat doktoranckich. 5. Po wpłynięciu opłaty, pracownik dziekanatu w systemie FAST oznacza wniosek, jako opłacony. 6. CP ELS ma obowiązek w ciągu 14 dniu wydrukować nową legitymację, którą odbiera 7. W celu odebrania duplikatu ELD, doktorant jest zobowiązany zwrócić do dziekanatu uszkodzoną ELD. Niedokonanie zwrotu zniszczonej ELD wyklucza wydanie duplikatu ELD. 8. ELD zniszczoną z winy doktoranta pracownik dziekanatu odpowiednio oznacza w systemie FAST i przechowuje ELD w teczce doktoranta. 9. W przypadku zniszczenia ELD powstałego nie z winy doktoranta, pracownik dziekanatu oznacza odpowiednio ELD w systemie FAST oraz przekazuje zniszczony blankiet ELD do CP-ELS. 11 Zagubienie lub utrata ELD 1. Jeśli doktorant zagubił ELD lub została ona skradziona, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt we właściwym dziekanacie. Pracownik dziekanatu zobowiązany jest oznaczyć utratę ELD w systemie FAST. Po wypełnieniu przez doktoranta wszystkich formalności związanych ze zgłoszeniem zagubienia lub kradzieży legitymacji, pracownik dziekanatu w systemie FAST blokuje utraconą ELD a następnie składa wniosek o wydanie duplikatu ELD. W przypadku odnalezienia ELD przed upływem 14 dni od daty zgłoszenia jej utraty pracownik dziekanatu na wniosek doktoranta odblokowuje ELD. 2. Doktorant ponownie wnosi opłatę za ELD na indywidualne konto opłat studenckich. Wysokość opłaty określona jest we właściwym zarządzeniu Rektora. 3. Po wpłynięciu opłaty, pracownik dziekanatu w systemie FAST oznacza wniosek o duplikat ELD, jako opłacony. 4. CP-ELS ma obowiązek w ciągu 14 dniu wydrukować duplikat legitymacji, którą odbiera upoważniona osoba z wydziału i przekazuje do właściwego dziekanatu. 5. W celu odebrania nowej ELD przez studenta, pracownik dziekanatu zobowiązany jest do unieważnienia poprzedniej legitymacji. 12 Rezygnacja ze studiów doktoranckich 1. Doktorant, który dostał się na studia w UG i otrzymał ELD, a następnie zrezygnował ze studiów doktoranckich, zobowiązany jest zwrócić ELD do dziekanatu (nie dotyczy osób studiujących na równoległych studiach doktoranckich). 2. Doktorant nie może odebrać dokumentów poświadczających ukończenie studiów doktoranckich, jeśli nie zwrócił ELD do właściwego dziekanatu. 3. Pracownik dziekanatu niezwłocznie oznacza w systemie FAST zwrot ELD. 4. Dziekanat przechowuje ELD w teczce doktoranta. 5

6 13 Skreślenie z listy uczestników studiów doktoranckich 1. Doktorant, który został skreślony z listy doktorantów zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić ELD do dziekanatu (nie dotyczy osób studiujących na równoległych studiach doktoranckich). 2. W przypadku gdy doktorant nie zwrócił ELD w ciągu dwóch miesięcy o d daty skreślenia, zostanie ona automatycznie unieważniona. Nie można cofnąć unieważnienia ELD. 3. Doktorant nie może odebrać dokumentów z uczelni, jeśli nie zwrócił ELD do właściwego dziekanatu. 4. Pracownik dziekanatu niezwłocznie oznacza fakt zwrotu ELD w systemie FAST. 5. Dziekanat przechowuje ELD w teczce doktoranta. 14 Zakończenie studiów doktoranckich 1. Doktorant zobowiązany jest zwrócić ELD do właściwego Dziekanatu najpóźniej w dniu obrony pracy doktorskiej (nie dotyczy osób studiujących na równoległych studiach doktoranckich). 2. Legitymacja traci ważność z dniem obrony pracy doktorskiej. 3. Pracownik dziekanatu niezwłocznie oznacza fakt zwrotu ELD w systemie FAST. 4. Dziekanat przechowuje ELD w teczce doktoranta. 15 Przywrócenie ELD 1. W przypadku, gdy doktorant ponownie podejmie lub kontynuuje naukę na kolejnych studiach doktoranckich na UG, a jego dane nie uległy zmianie, nie musi ponosić kosztów wydrukowania nowej ELD. Poprzednia legitymacja może zostać przywrócona pod warunkiem uprzedniego zwrócenia ELD do dziekanatu. 2. Aby odebrać przywróconą legitymację, doktorant zobowiązany jest zgłosić się do dziekanatu do którego zwrócił ELD. 3. Pracownik dziekanatu odnotowuje fakt przywrócenia ELD w systemie FAST. Odebranie ELD doktorant potwierdza własnoręcznym podpisem. Poświadczenie przywrócenia ELD przechowuje się w teczce doktoranta. ROZDZIAŁ V ZWROT OPŁATY ZA WYDANIE ELD Osobom, które zrezygnują ze studiów doktoranckich, jednak nie później niż do ostatniego dnia składania dokumentów rekrutacyjnych, przysługuje zwrot opłaty za ELD. 2. Zwrot opłaty za ELD nie przysługuje: 1) osobie, która dostała się na studia doktoranckie w UG w wyniku postępowania rekrutacyjnego, a następnie, po zakończeniu okresu przyjmowania dokumentów rekrutacyjnych zrezygnowała z podjęcia studiów, 2) osobie, która dostała się na studia doktoranckie w UG w wyniku postępowania rekrutacyjnego, ale zrezygnowała z podjęcia studiów dopiero po immatrykulacji. 6

7 3. Podstawą zwrotu opłaty za ELD jest rezygnacja ze studiów doktoranckich oraz indywidualny, pisemny wniosek do dziekana wydziału o zwrot opłaty za ELD. 4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 3 należy dołączyć oryginał dokumentu potwierdzającego dokonanie wpłaty oraz kopię rezygnacji ze studiów doktoranckich wraz z potwierdzeniem przyjęcia rezygnacji ze studiów przez pracownika właściwego wydziału. Wniosek winien zawierać imię i nazwisko osoby ubiegającej się o zwrot opłaty za ELD, dokładny adres, a także informację czy zwrot pieniędzy ma odbyć się na konto bankowe czy w kasie UG. 5. Dokumentację związaną ze zwrotem opłaty za ELD sporządza Kwestura UG. ROZDZIAŁ VI OPŁATA ZA WYDANIE NOWEJ ELD W ZWIĄZKU Z BRAKIEM MIEJSCA NA PRZYKLEJENIE KOLEJNEGO HOLOGRAMU W przypadku braku miejsca na legitymacji na przyklejenie kolejnego hologramu doktorant zwraca ELD do właściwego dziekanatu i wnosi opłatę za wydanie nowego blankietu ELD. 2. W przypadku braku miejsca na ELD na przyklejenie kolejnego hologramu niezawionionego przez doktoranta np.: ścieranie hologramu i tym samym wielokrotne naklejanie hologramu z tą samą datą ważności opłatę za kolejną ELD ponosi UG. 7