Pani/Pan Prezes Sądu Okręgowego /-wszyscy-/

Warszawa, dnia 15.06.2010 roku R Z E C Z P O S P O L I T A P O L S K A MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI Dep artament Wykonania Orzeczeń i Probacji Al. Ujazdowskie 11 00-950 WARSZAWA Skr. Poczt. 33 Centrala tel. 52 12 888 DWOiP-II-5300-23/09 Pani/Pan Prezes Sądu Okręgowego /-wszyscy-/ W nawiązaniu do pisma Departamentu Wykonania Orzeczeń i Probacji z dnia 22 grudnia 2009 roku w sprawie przesłania i polecenia rozpowszechnienia wśród kuratorów sądowych oraz sędziów orzekających w sprawach karnych opracowania zatytułowanego Metodologia prowadzenia dokumentacji w sprawach dotyczących dozoru kuratora sądowego. Krótki przewodnik po wzorach i formularzach wraz z załącznikami w postaci wzorów formularzy wykorzystywanych w sprawach dozorowych uprzejmie informuję, że Departament Wykonania Orzeczeń i Probacji przeprowadził weryfikację uwag i zastrzeżeń zgłoszonych przez środowisko sędziowskie i kuratorskie w związku z wprowadzeniem do obrotu i praktycznym funkcjonowaniem omawianej dokumentacji. Przegląd i analiza zasygnalizowanych problemów, zarówno natury prawnej jak i organizacyjnej, skutkowały uwzględnieniem przez Departament części postulatów, a w konsekwencji również modyfikacją treści niektórych formularzy oraz poświęconego im komentarza w zakresie szczegółowo przedstawionym poniżej. Na wstępie należy przypomnieć, że Ministerstwo Sprawiedliwości przystąpiło do prac nad wypracowaniem jednolitych wzorów druków i formularzy w sprawach dozorowych mając na względzie liczne w tym zakresie postulaty przedstawicieli kuratorskiej służby sądowej oraz potrzebę podniesienia jakości wykonywanych przez kuratorów sądowych zadań i czynności. Asumptem dla tego rodzaju działań stała się analiza bogatego materiału

źródłowego w postaci teczek dozoru ze wszystkich okręgów sądowych w kraju, wskazująca na znaczną różnorodność praktyk, zwyczajów i merytorycznego poziomu w zakresie gromadzenia i generowania przez kuratorów sądowych dokumentów w czasie trwania dozoru. Taki stan rzeczy ujawnił pilną potrzebę podjęcia działań mających na celu ujednolicenie dokumentacji kuratorskiej i zasad jej obiegu w skali całego kraju. Efektem podjętych prac stała się przedstawiona wyżej Metodologia wraz z załącznikami w postaci wzorów druków i formularzy, które zostały wprowadzone do Katalogu urządzeń ewidencyjnych i druków używanych w sądach powszechnych Ministerstwa Sprawiedliwości, gdzie nadano im nowe skróty i oznaczenia. Opracowanie to prezentuje zapatrywania Ministerstwa Sprawiedliwości na wzorcową metodologię pracy kuratora sądowego w dozorze, dokładnie opisując poszczególne formularze, wskazując na sposób ich wypełniania i obiegu oraz przedstawiając obowiązującą wykładnię przepisów i wynikających z nich zadań i czynności kuratorów sądowych. Metodologia wraz z załącznikami w postaci wzorów i formularzy przekazana została Państwu Prezesom pismem Departamentu Wykonania Orzeczeń i Probacji z dnia 22 grudnia 2009 roku znak sprawy DWOiP-II-5300-23/09 z prośbą o podjęcie działań zmierzających do jej wprowadzenia do obligatoryjnego stosowania w sekretariatach sądowych i w zespołach kuratorskiej służby sądowej. Z informacji nadesłanych przez Prezesów poszczególnych sądów okręgowych wynika, że wprowadzanie omawianej dokumentacji do wykonania z reguły nie napotykało szczególnych trudności i odbywało się bez zbędnej zwłoki. Część Prezesów, a także przedstawicieli środowiska kuratorskiego zgłosiło jednak szereg krytycznych uwag i opinii w zakresie stosowania nowych wzorów i Metodologii. W wyniku ich analizy i weryfikacji Departament Wykonania Orzeczeń i Probacji podjął decyzję o korekcie treści niektórych formularzy i odnoszącej się do nich instrukcji w celu usprawnienia postępowania wykonawczego, lepszego dostosowania formularzy do rzeczywistych potrzeb sędziów i kuratorów oraz pełniejszej realizacji obowiązujących przepisów. W ramach prac nad modelową metodologią pracy kuratora sądowego w dozorze opracowano następujące druki i formularze: Okładka teczki dozoru (MS/Doz.1), Polecenie wykonywania dozoru i powierzenie sprawowania dozoru kuratorowi sądowemu (MS/Doz.2), Zarządzenie wstępne kierownika zespołu (MS/Doz.3), Polecenie wstępne kuratora zawodowego (MS/Doz.4), Powierzenie dozoru kuratorowi społecznemu (MS/Doz.5), Informacja o dozorze kierowana do skazanego (MS/Doz.6), Oświadczenie dozorowanego o pouczeniu (MS/Doz.7), Notatka z pierwszej rozmowy z dozorowanym (MS/Doz.8), 2

Sprawozdanie z objęcia dozoru (MS/Doz.9), Pismo przewodnie do sądu przesyłane wraz ze sprawozdaniem z objęcia dozoru (MS/Doz. 10), Karta czynności dozoru (MS/Doz.11a i MS/Doz.11b), Sprawozdanie z przebiegu dozoru (MS/Doz.12), Wezwanie dozorowanego do siedziby zespołu (MS/Doz.13), Zarządzenie kierownika zespołu w przedmiocie zmiany kuratora zawodowego (MS/Doz.14), Informacja o zmianie kuratora sądowego (MS/Doz.15), Zawiadomienie kuratora społecznego o zakończeniu dozoru (MS/Doz.16), Sprawozdanie z wywiadu kontrolnego (MS/Doz. 17), Oświadczenie dozorowanego dotyczące wyjazdu za granicę (MS/Doz.18), Pismo przewodnie sądu przekazującego teczkę dozoru zgodnie z właściwością miejscową (MS/Doz.19), Wniosek kuratora zawodowego o zwolnienie skazanego od dozoru (MS/Doz.20a), Wnioski kuratora zawodowego w przedmiocie zarządzenia wykonania kary i odwołania warunkowego zwolnienia (MS/Doz.20b, MS/Doz.20c, MS/Doz.20d, MS/Doz.20e), Sprawozdanie z zakończenia dozoru (MS/Doz.21), Zarządzenie końcowe kierownika zespołu (MS/Doz.22) i Pismo przekazujące teczkę dozoru do akt sprawy karnej (MS/Doz.23). Zgłoszone uwagi i wątpliwości dotyczyły większości wymienionych wyżej dokumentów i miały charakter zarówno techniczny jak i merytoryczny. Nie wniesiono ich jedynie w odniesieniu do wzorów oznaczonych symbolami MS/Doz.13, MS/Doz.18, MS/Doz.19 i MS/Doz.23. W zakresie wzorów o symbolach MS/Doz.1, MS/Doz.6, MS/Doz.7, MS/Doz.10, MS/Doz.14, MS/Doz.16 i MS/Doz.22 sformułowane krytyczne opinie nie miały na tyle istotnego charakteru, by mogły skutkować zmianą treści tych formularzy lub zasad ich stosowania. Pozostałe zarzuty i wątpliwości w części zostały uznane za uzasadnione, w wyniku czego zadecydowano o wprowadzeniu nieznacznych modyfikacji w treści niektórych formularzy i poczynieniu dodatkowych uwag do instrukcji ich obsługi, scharakteryzowanych poniżej według kolejności numeracji poszczególnych wzorów. 1) Wzór polecenia wykonywania dozoru i powierzenie sprawowania dozoru kuratorowi sądowemu MS/Doz.2: Pierwotnej treści formularz uwzględniał możliwość podania adresu lub konta pokrzywdzonego w celu umożliwienia realizacji przez dozorowanego obowiązków uiszczenia należności oraz wszystkich innych obowiązków, dla których znajomość adresu lub konta jest niezbędna. Z powodu obaw, że zaproponowane rozwiązanie może naruszać przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.), a także przepisy kodeksu postępowania karnego w części określającej krąg 3

podmiotów mogących mieć dostęp do danych osobowych uczestników postępowania, zwłaszcza art. 333 3, postanowiono usunąć z omawianego formularza poświęcone temu zagadnieniu wiersze oraz odnoszący się do nich przypis oznaczony symbolem podwójnej gwiazdki ( ** ). Ponadto, w celu zapewnienia jednolitości rozwiązań przyjętych we wszystkich formularzach, zadecydowano o zmianie treści nagłówka wskazującego adresata pisma poprzez zastąpienie formuły... Zespół kuratorskiej służby sądowej Sądu Rejonowego w... wykonujący orzeczenia w sprawach karnych formułą Sąd Rejonowy w...... Zespół Kuratorskiej Służby Sądowej wykonujący orzeczenia w sprawach karnych. 2) Wzór zarządzenia wstępnego kierownika zespołu MS/Doz.3: Wzór uniwersalnego zarządzenia wstępnego kierownika zespołu zawiera w pkt 4) kierowane do sekretarza sądowego w zespole polecenie ustalenia, na podstawie programu komputerowego lub w wykazie Doz, za pomocą skorowidza alfabetyczno-numerowego, czy w zespole były lub są prowadzone sprawy wobec dozorowanego. Zastosowana formuła obejmuje również polecenie załączenia do teczki dozoru kserokopii sprawozdań z objęcia i zakończenia dozoru lub nadzoru, jeśli zostanie potwierdzone, że w zespole lub w innych zespołach w sądzie (wykonujących zarówno orzeczenia w sprawach rodzinnych i nieletnich, jak i w sprawach karnych), prowadzono wobec dozorowanego dozory lub nadzory. Celem zaproponowanego rozwiązania było zapewnienie kuratorowi zawodowemu wystarczającego materiału do podjęcia decyzji w przedmiocie powierzenia sprawy kuratorowi społecznemu lub przyjęcia sprawy do osobistego prowadzenia, a także uzyskanie pełnej wiedzy na temat osoby i środowiska dozorowanego. Obowiązek załączania kopii wynika z faktu, iż informacje zawarte w sprawozdaniach z dotychczasowych dozorów i nadzorów muszą być na bieżąco dostępne dla kuratora wykonującego czynności w nowej sprawie (m.in. pozwalają ocenić ich efektywność i właściwie dobrać metody pracy przy nowym dozorze). W wielu zespołach funkcjonuje oprogramowanie komputerowe, które pozwala na łatwe sprawdzenie, czy wobec tego samego dozorowanego toczyły się inne sprawy w danym zespole; takie oprogramowanie przechowuje sprawozdania z poprzednich spraw i ich dołączenie do bieżącej teczki dozoru nie będzie wiązać się z nadmiernym obciążeniem. W miarę upływu czasu coraz więcej spraw będzie odnotowywanych w systemach informatycznych, co spowoduje systematyczne zmniejszanie się problemów związanych z niedostatkiem obsługi biurowej. Niemniej jednak aktualne braki w kadrze urzędniczej i oprogramowaniu komputerowym, sygnalizowane 4

w przedstawionych uwagach, niewątpliwie mogą powodować trudności w uzyskaniu kopii wskazanych wyżej dokumentów, co skutkowało korektą omawianego zapisu poprzez opatrzenie go przypisem oznaczonym symbolem potrójnej gwiazdki ( *** ), wskazującym na możliwość odstąpienia od dołączania kserokopii w wyjątkowych przypadkach, jeśli wykonanie tej czynności napotyka szczególne trudności techniczne. Podkreślenia wymaga okoliczność, iż odstąpienie winno mieć charakter wyjątkowy i wynikać z indywidualnej oceny konkretnej sprawy. W żadnej mierze nie może stać się regułą, zwłaszcza w zespołach mających zapewnione odpowiednią obsługę sekretarską i sprzęt techniczny (dostęp do komputerów, drukarki, kserokopiarki). W treści Metodologii zawarty został zapis wskazujący, iż zarządzenie kierownika zespołu powinno zawsze znajdować się jako pierwszy dokument w teczce dozoru i być oznaczone jako karta nr 1. W związku ze zgłoszonymi wątpliwościami należy podnieść, że w zdecydowanej większości przypadków do zespołów wpływają w teczce dozoru jedynie odpis wyroku wraz z powierzeniem sprawowania dozoru; rzadko bywają zszyte, najczęściej złączone są ze sobą za pomocą tzw. wąsów. W takich sytuacjach dostosowanie się do powyższego wymogu nie powinno nastręczać większych trudności. Jeśli jednak dokumenty w teczce dozoru są już zszyte, to omawiany wymóg musi być interpretowany w sposób racjonalny poprzez dopuszczenie możliwości wszycia zarządzenia jako kolejnego dokumentu w teczce dozoru, dla uniknięcia dodatkowych i niewątpliwie zbędnych czynności. Nie można było natomiast uwzględnić sugestii podważających zasadność wydawania przez kierownika zespołu zarządzenia wstępnego z uwagi na funkcjonowanie tzw. zasady terytorialności, powodującej niejako automatyczne przydzielanie spraw poszczególnym kuratorom. Wystarczające w tym zakresie jest przytoczenie treści 63 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych, który stanowi, że w ramach obowiązków określonych w art. 41 ust. 1 ustawy o kuratorach sądowych kierownik zespołu m.in. rozdziela pracę między kuratorów z uwzględnieniem właściwego ich obciążenia. Z przepisu tego wprost wynika kompetencja kierownika zespołu do przydzielania spraw poszczególnym kuratorom, a omawiany formularz z jednej strony umożliwia realizację tej kompetencji, z drugiej zaś ułatwia kontrolę nad obciążeniem poszczególnych kuratorów. Należy dodać, że tzw. zasada terytorialności nie jest uregulowana w obowiązujących przepisach, a jej stosowanie wynika wyłącznie z przyjętej praktyki. 5

3) Wzór polecenia wstępnego kuratora zawodowego MS/Doz.4: Formularz polecenia wstępnego kuratora zawodowego uwzględniał w pkt 5) złożenie przez kuratora oświadczenia w zakresie zaznajomienia się z aktami sprawy karnej sądu, w którym mieści się zespół, a także zaznajomienia się z dotychczasowymi dozorami lub nadzorami sprawowanymi w tym sądzie, ewentualnie zamieszczenia adnotacji, że takie sprawy się nie toczyły. Zastosowanie tego rodzaju formuły stanowiło konsekwencję obowiązków kuratora sądowego na wstępnym etapie postępowania określonych w 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 czerwca 2002 roku w sprawie zakresu praw i obowiązków podmiotów sprawujących dozór, zasad i trybu wykonywania dozoru oraz trybu wyznaczania przez stowarzyszenia, organizacje i instytucje swoich przedstawicieli do sprawowania dozoru (Dz.U. Nr 91, poz. 812, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie dozoru). W myśl tego przepisu kurator sądowy po objęciu dozoru powinien m.in. zaznajomić się z aktami sprawy karnej i innymi niezbędnymi źródłami informacji o skazanym oraz zaznajomić się z przebiegiem dotychczasowych dozorów i nadzorów wykonywanych przez kuratorów rodzinnych. Jakkolwiek występujące w omawianym przepisie słowo powinien budzi uzasadnione wątpliwości interpretacyjne, w opinii Departamentu wykładnia systemowa, celowościowa i funkcjonalna przemawiają za jego interpretacją jako nakazu zrealizowania określonego obowiązku. Podtrzymując zatem dotychczasowe stanowiska w tej sprawie uznano jednocześnie za zasadne usunięcie prezentowanego oświadczenia z treści formularza w wyniku uwzględnienia tych postulatów przedstawicieli środowiska kuratorskiego, które wskazywały na bezcelowość potwierdzania na piśmie wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawnych oraz oceniały oświadczenie jako przejaw braku zaufania do pracy kuratorów sądowych. 4) Wzór powierzenia dozoru kuratorowi społecznemu MS/Doz.5: Powyższy formularz znajduje zastosowanie w przypadku powierzenia kuratorowi społecznemu dozoru na podstawie zarządzenia wstępnego kierownika zespołu lub decyzji własnej kuratora zawodowego. W celu zminimalizowania obciążenia kuratorów zawodowych pracą o charakterze biurowym uwzględniono postulat dopuszczenia możliwości podpisywania tego rodzaju dokumentu przez sekretarza sądowego na podstawie zarządzenia kuratora zawodowego. Usunięto również z treści formularza miejsce na umieszczenie numeru 6

porządkowego wykazu D uznając, że w korespondencji między zespołem a kuratorem społecznym wskazywanie takiego numeru jest bezprzedmiotowe. 5) Wzór notatki z pierwszej rozmowy z dozorowanym MS/Doz.8: Wzór notatki został opracowany przede wszystkim dla dokumentowania pierwszego spotkania kuratora z dozorowanym, które nastąpiło zanim do zespołu wpłynęła z sekretariatu sądowego teczka dozoru. Zdarza się bowiem, że skazany stawia się w siedzibie zespołu w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o oddaniu go pod dozór liczonego od momentu ogłoszenia wyroku lub postanowienia (np. w przedmiocie warunkowego przedterminowego zwolnienia). Zwykle jego sprawa nie jest wówczas jeszcze zarejestrowana w urządzeniach ewidencyjnych zespołu, a teczka dozoru nie została jeszcze nadesłana z sekretariatu sądowego. Z punktu widzenia tak kultury urzędowania jak i efektywności przyszłego dozoru niedopuszczalne byłoby odprawianie w takiej sytuacji skazanego. Optymalnym i pożądanym rozwiązaniem jest w takim wypadku obsłużenie dozorowanego przez dyżurującego w danym dniu kuratora zawodowego. Pierwsza rozmowa ma na celu pouczenie dozorowanego o jego obowiązkach i uprawnieniach oraz uzyskanie podstawowych informacji na temat jego osoby i środowiska, co ułatwi przyszły dozór i pomoże kuratorowi zorientować się w sytuacji dozorowanego, jego podstawowych deficytach, potrzebach i problemach. W związku z zarzutami, że wprowadzony do użytku wzór jest nadmiernie rozbudowany i powiela informacje, które następnie znajdą się w sprawozdaniu z objęcia dozoru należy podkreślić, że każdy z tych dokumentów spełnia odmienną funkcję, przy czym informacje zawierane w notatce co oczywiste winny przybrać zwięzłą i syntetyczną formę, a ich zakres winien być każdorazowo oceniany i dostosowywany przez kuratora do potrzeb konkretnego przypadku. Nie oznacza to wszakże dowolności oceny kuratora, który przy wypełnianiu formularza powinien mieć na względzie scharakteryzowane wyżej funkcje i cele pierwszej rozmowy z dozorowanym oraz przydatność poszczególnych informacji dla przyszłej pracy z dozorowanym. W żadnej mierze nie można takiej rozmowy traktować ulgowo i powierzchownie, by nie zniweczyć jej edukacyjnego waloru i nie zniechęcić już na wstępie dozorowanego do pozytywnego działania i współpracy z kuratorem. W związku z wątpliwościami co do charakteru i dopuszczalności przewidzianego w omawianej notatce pouczenia dozorowanego o obowiązku mówienia prawdy należy wskazać, że pouczenie to nie ma ściśle procesowego umocowania lecz wynika z ogólnej zasady lojalności organów procesowych, która znajduje zastosowanie we wszystkich stadiach 7

postępowania karnego i nakłada na organy procesowe obowiązek pouczania uczestników tego postępowania o ich obowiązkach i uprawnieniach, bezpośrednio związanych z treścią wydawanego orzeczenia, podejmowanej decyzji czy wykonywanej czynności (por. art. 16 1 i 2 kodeksu postępowania karnego oraz art. 1 2 kodeksu karnego wykonawczego). W niniejszym przypadku winno być rozumiane jako pouczenie dozorowanego o obowiązku podania obiektywnie prawdziwych danych na temat swojej osoby i środowiska. Niedostosowanie się do tego obowiązku nie rodzi oczywiście konsekwencji w postaci odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań lecz może być zakwalifikowane jako uchylanie się od dozoru w rozumieniu art. 160 2 kodeksu karnego wykonawczego lub art. 68 2 i art. 75 2 kodeksu karnego. Z uwagi na okoliczność, że naruszenie obowiązku mówienia prawdy może skutkować wskazanymi wyżej wysoce negatywnymi konsekwencjami dla dozorowanego, potrzeba stosownego pouczenia jawi się jako czytelna i zrozumiała. 6) Wzór sprawozdania z objęcia dozoru MS/Doz.9: Przepis 4 rozporządzenia w sprawie dozoru stanowi, że w sprawozdaniu z objęcia dozoru należy przedstawić diagnozę środowiskową, zamierzenia readaptacyjne, metody prowadzenia dozoru i kontroli zachowania skazanego, warunki osobiste i bytowe skazanego oraz jego stosunek do dozoru i obowiązków okresu próby, a także określić możliwości i przeszkody ich realizacji oraz podać źródła informacji o skazanym. Zaproponowany wzór sprawozdania w części merytorycznej podzielony został na osiem bloków tematycznych oznaczonych cyframi rzymskimi, a niektóre z nich dalszymi punktami oznaczonymi cyframi arabskimi. Wszystkie części i punkty zostały dosyć szczegółowo opisane celem wskazania i doprecyzowania informacji, które powinny znaleźć się w treści sprawozdania. Zawarte w druku sprawozdania opisy wyznaczają minimum zagadnień, na temat których kurator winien uzyskać wiedzę obejmując dozór. Zarówno niektóre tytuły jak i zakres wyszczególnionych informacji wzbudziły jednak liczne i w części uzasadnione kontrowersje, skutkujące wprowadzeniem do omawianego formularza zmian i poprawek. Słusznie bowiem zauważono, że tytuł Części I Diagnoza osobopoznawcza i środowiskowa nie koresponduje z przytoczonym wyżej przepisem rozporządzenia, który charakteryzując konieczne elementy sprawozdania z objęcia dozoru pojęcie diagnozy odnosi wyłącznie do środowiska dozorowanego, a w zakresie warunków osobistych i bytowych wymaga jedynie ich przedstawienia. Z tej przyczyny niezbędną stała 8

się korekta omawianego tytułu poprzez zastąpienie go formułą Diagnoza środowiskowa oraz warunki osobiste i bytowe. Zmiana tytułu Części I, powodowana chęcią precyzyjnego dostosowania formularza do obowiązujących przepisów, nie mogła jednak skutkować modyfikacją zakresu informacji, które powinny zostać zawarte w treści sprawozdania, mimo szczególnego nasilenia krytycznych w tej części uwag i opinii, eksponujących obawę o brak kompetencji kuratora sądowego do dokonywania weryfikacji i oceny elementów osobowości dozorowanego. Dokładne rozeznanie okoliczności charakteryzujących osobowość dozorowanego, w szczególności poziomu rozwoju intelektualnego, jego wiedzy o rzeczywistości i postawy wobec powszechnie uznawanych wartości społecznych stanowi warunek prawidłowego określenia deficytów społecznych i indywidualnych dozorowanego oraz zaprojektowania właściwych środków zaradczych i oddziaływań, a w konsekwencji powodzenia dozoru rozumianego jako zapobiegnięcie powrotowi dozorowanego do przestępstwa. Dlatego niezbędne z punktu widzenia skuteczności przyszłych zabiegów resocjalizacyjnych i readaptacyjnych jest ujawnienie i scharakteryzowanie okoliczności wyszczególnionych w treści omawianego formularza w punktach opatrzonych tytułami Intelekt, Osobowość oraz Postawa i sposób myślenia, które obejmują podstawowe informacje na temat sposobu myślenia, odczuwania, zachowania i adaptacji dozorowanego oraz jego potrzeb i postaw. Należy przy tym podkreślić, że intencją twórców Metodologii nie było zobowiązanie kuratorów sądowych do stosowania zaawansowanych narzędzi psychometrycznych lecz zachęcenie do poszerzenia i pogłębienia kontaktów kuratora z dozorowanym, jego rodziną i otoczeniem oraz odnotowania w treści sprawozdania własnych w tym przedmiocie spostrzeżeń. Oczywistym przy tym pozostaje, że dokładny zakres i stopień szczegółowości ujawnianych informacji winien być uzależniony od charakterystyki konkretnego przypadku i oceniany z punktu widzenia ich przydatności dla przyszłej pracy z dozorowanym. W związku z uwagami sugerującymi, że Metodologia narusza przepisy prawne o zatarciu skazania należy wyraźnie zaznaczyć, że kwestia uzupełnienia dokumentacji wygenerowanej przez samych kuratorów ze spraw poprzednich, dotyczących tego samego dozorowanego, w tym także nieletniego, dotyczy wyłącznie spraw, w których nie doszło do zatarcia skazania. Żaden element treści omawianego formularza bądź komentarza do niego nie dawał podstaw do sformułowania zarzutu, iż Metodologia wyłącza stosowanie powszechnie obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. Zasada gromadzenia danych z ostatnich 10 lat nie może być stosowana w stosunku do nieletnich, wobec których, zgodnie z art. 89 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o postępowaniu w sprawach nieletnich 9

(tekst jedn. Dz. U. z 2002 roku, Nr 11, poz. 109 z późn. zm.) orzeczenie środka poprawczego uważa się z mocy prawa za niebyłe, z chwilą ukończenia przez sprawcę 23 lat, a także, co oczywiste, wobec osób, których skazania uległy zatarciu. W zakresie Części I z punktu 5) zatytułowanego Stosunki i środowisko rodzinne wykreślono sformułowanie karalność członków rodziny uznając, że brak jest podstaw prawnych do zbierania przez kuratora i zamieszczania w treści sprawozdania informacji na ten temat. Z uwagi na wątpliwości co do możliwości określenia przez kuratora społecznego skali trudności danego dozoru w sprawozdaniu z jego objęcia podkreślenia wymaga okoliczność, że w obowiązujących przepisach brak jest definicji sprawy trudnej, w związku z czym należy przyjąć pewien zakres uznaniowości oceny, przy zachowaniu zasad logicznego myślenia wspomaganego doświadczeniem zawodowym kuratora. Obserwacja zachowania dozorowanego podczas pierwszego spotkania powiązana z informacjami uzyskanymi z akt sprawy karnej oraz przebiegu dotychczasowych dozorów i nadzorów pozwala na wstępną ocenę sylwetki sprawcy, jego potencjału i deficytów, a w konsekwencji na zdiagnozowanie ewentualnych trudności w sprawowaniu dozoru. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby stosowny wniosek sformułowany został przez kuratora społecznego później, po lepszym poznaniu sprawcy i jego środowiska. Wzgląd na trudności organizacyjne i możliwość nadmiernego obciążenia pracą kierowników niektórych zespołów kuratorskiej służby sądowej spowodował usunięcie z treści formularza miejsca na podpis i pieczęć kierownika zespołu wraz z odpowiednim przypisem. W świetle przepisów regulujących status kierownika, przede wszystkim art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o kuratorach sądowych (Dz.U. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz 63 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. nr 38, poz. 249 z późn. zm.), nie ulega jednak wątpliwości, że kierownik jest uprawniony m.in. do zapoznawania się, w zależności od potrzeb, ze sprawozdaniami sporządzanymi przez kuratorów swojego zespołu (np. w toku procedury awansowej kuratora zawodowego). 7) Wzór karty czynności dozoru MS/Doz.11a i MS/Doz.11b: Karta czynności stanowi podstawowy dokument odzwierciedlający czynności dokonywane przez kuratora sądowego w danej sprawie. Opracowany w ramach Metodologii wzór spotkał sie z krytycznymi opiniami w takim zakresie, w jakim 10

przewidywał zamieszczenie godziny wykonywania danej czynności, propozycji wysokości ryczałtu dla kuratora społecznego oraz informacji o urlopie wypoczynkowym kuratora zawodowego. Pierwszy z przytoczonych wyżej zarzutów nie mógł zostać uznany za uzasadniony. W zakresie karty dozoru rozporządzenie w sprawie dozoru wskazuje podstawowe elementy, które powinny znaleźć sie w tym dokumencie ( 3 ust. 3), nie stwarzając wszakże przeszkód do zamieszczania w nim informacji dodatkowych, przydatnych z punktu widzenia kontroli obciążenia, efektywności i terminowości pracy kuratora sądowego przez kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej i kuratora okręgowego. Wskazywanie godziny wykonywania czynności, samo w sobie będąc zadaniem czysto technicznym, niezbyt absorbującym i nie wymagającym szczególnego zaangażowania czasowego, stanie się również pomocne w sytuacjach konfliktowych, w razie kwestionowania przez dozorowanego wykonania czynności przez kuratora. Zadecydowano natomiast o wykreśleniu z treści omawianego formularza rubryki poświęconej na wpisanie przez kuratora zawodowego propozycji ryczałtu dla kuratora społecznego z tytułu zwrotu kosztów ponoszonych w związku ze sprawowanym przez niego dozorem uznając, iż ustawodawca obowiązek sformułowania propozycji w tym zakresie nałożył wyłącznie na kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej (art. 90 ust. 1 ustawy o kuratorach sądowych). Oczywiście ocena kuratora zawodowego, mającego najlepsze rozeznanie w pracy kuratora społecznego, byłaby ze wszech miar przydatna, jednak sami kuratorzy ocenili omawiane zalecenie jako niepotrzebnie angażujące ich w pracę o charakterze niemerytorycznym. Należy w konsekwencji podnieść, że przedstawianie w karcie czynności propozycji wysokości ryczałtu przez kuratora zawodowego jest dopuszczalne i wskazane lecz nieobowiązkowe. Za zbędne uznano podawanie informacji o urlopie wypoczynkowym, ponieważ dane w tym zakresie mogą być bez trudu sprawdzone w inny sposób, a ponadto, jak słusznie zauważono, urlop nie usprawiedliwia przewlekłości postępowania i wymaga zapewnienia na ten czas zastępstwa. 8) Wzór sprawozdania z przebiegu dozoru MS/Doz.12: W zakresie formularza sprawozdania z przebiegu dozoru, z przyczyn tożsamych jak w przypadku formularza sprawozdania z objęcia dozoru (MS/Doz.9), podjęto decyzję o zastąpieniu tytułu Części I Zmiany w zakresie diagnozy osobopoznawczej 11

i środowiskowej tytułem Zmiany w zakresie diagnozy środowiskowej oraz warunków osobistych i bytowych, a także o usunięciu miejsca na podpis i pieczęć kierownika zespołu wraz z odpowiednim przypisem. W nawiązaniu do uwag stwierdzających zbytnią obszerność i szczegółowość druku należy wskazać, że rozporządzenie w sprawie dozoru, w przeciwieństwie do sprawozdania z objęcia oraz zakończenia dozoru, nie wskazuje niezbędnych elementów sprawozdania z przebiegu dozoru. Nie ulega jednak wątpliwości, że trzeba w nim odnotowywać zmiany, które mają miejsce w trakcie wykonywania dozoru oraz spostrzeżenia kuratora co do postępów w realizacji planu pracy z dozorowanym, w tym kwestie zachowania się dozorowanego w trakcie dozoru. Takie też zalecenia zostały wprost sformułowane w treści Metodologii. W zakresie problemu częstotliwości sporządzania przez kuratorów sądowych okresowych sprawozdań z przebiegu dozoru wyrażono w Metodologii zapatrywanie, w myśl którego kurator sądowy ma obowiązek sporządzania sądowi takich sprawozdań co najmniej raz na sześć miesięcy, chyba że sąd lub kierownik zespołu poleci większą częstotliwość. Pogłębiona analiza tej problematyki, ocenianej również przez pryzmat ograniczonych możliwości organizacyjnych kuratorskiej służby sądowej, skutkowała weryfikacją uprzednio zaprezentowanej wykładni obowiązujących w tym zakresie przepisów. W myśl przepisu art. 172 2 kkw kurator sądowy obowiązany jest do składania sądowi okresowych sprawozdań z przebiegu dozoru, w szczególności ma obowiązek bezzwłocznego powiadomienia sądu o popełnieniu przez skazanego przestępstwa lub o innym rażącym naruszeniu przez niego porządku prawnego. Z kolei 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dozoru stanowi, że kurator sądowy składa sądowi pierwsze sprawozdanie z objęcia dozoru, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia nawiązania kontaktu ze skazanym, kolejne zaś sprawozdania z przebiegu dozoru na żądanie sądu. Realizacja obowiązku wynikającego z art. 172 2 kkw niewątpliwie wymaga bieżącej orientacji kuratora sądowego w zachowaniu dozorowanego, gdyż w przeciwnym wypadku obowiązek ten miałby fikcyjny charakter. Żaden ze wskazanych wyżej przepisów nie konkretyzuje jednak, w jakich okresach czasu (cyklach) sprawozdania z przebiegu dozoru mają być składane sądowi. Wydaje się, że ustawodawca pozostawił tę decyzję do uznania sądu, który może zarządzić, aby kurator składał przedmiotowe sprawozdania w ściśle określonych cyklach, albo też bez wyznaczania takich okresów może w każdym czasie wydać zarządzenie nakazujące kuratorowi przedłożenie takiego sprawozdania. Zacytowane przepisy nie dają również podstaw do jednoznacznego wnioskowania, że kurator osoby pozostającej pod dozorem jest 12

zobowiązany do sporządzania sprawozdań z przebiegu dozoru w innych sytuacjach aniżeli tych, w których ma obowiązek przedłożenia tych sprawozdań sądowi. Samo bowiem podobieństwo instytucji kontroli skazanego w okresie próby przewidzianej w 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 czerwca 2003 roku w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania uprawnień i obowiązków kuratorów sądowych (Dz.U. nr 112, poz. 1064) do dozoru wydaje się być niewystarczające do przeniesienia przewidzianych w nim rozwiązań na grunt instytucji dozoru. Należy jednak podkreślić, że nie jest możliwa do zaakceptowania sytuacja, w której sąd nie wydaje zarządzeń o przedkładaniu okresowych sprawozdań w trakcie dozoru, jest to bowiem podstawowy obowiązek tak sądu jak i kuratora wynikający z przepisu art. 172 2 kkw. Zaniechanie w tym zakresie skutkować będzie sporządzeniem i złożeniem do teczki dozoru dwóch tylko sprawozdań z objęcia i z zakończenia dozoru, co przy uwzględnieniu długości okresu próby należy uznać za absolutnie niewystarczające dla dokumentowania realizacji wychowawczych i kontrolnych celów dozoru. 9) Wzór informacji o zmianie kuratora sądowego - MS/Doz.15: Formularz powyższy służy powiadamianiu dozorowanego o zmianie kuratora zawodowego. Podobnie jak w przypadku formularza o symbolu MS/Doz.5, w celu zminimalizowania obciążenia kuratorów zawodowych pracą o charakterze biurowym uwzględniono postulat dopuszczenia możliwości podpisywania tego rodzaju dokumentu przez sekretarza sądowego na podstawie zarządzenia kuratora zawodowego. 10) Wzór sprawozdania z wywiadu kontrolnego - MS/Doz.17: W myśl 6 ust. 1 pkt 1) rozporządzenia w sprawie dozoru do obowiązków kuratora zawodowego należy kontrolowanie prawidłowości i efektywności sprawowania dozorów oraz innych czynności zleconych sądowym kuratorom społecznym. Przeprowadzenie wywiadu kontrolnego jest najlepszym, najbardziej wartościowym sposobem na weryfikację pracy kuratora społecznego, niezależnie od bieżącej kontroli polegającej na zapoznawaniu się z kartami czynności i sprawozdaniami z przebiegu dozoru oraz na utrzymywaniu bezpośredniego kontaktu z kuratorem. Kontrola pracy w terenie jest niezbędna dla wyrobienia sobie pełnego obrazu pracy kuratora społecznego, pozwala bowiem na ocenę prawidłowości jego pracy z dozorowanym, w szczególności zasadności doboru określonych metod tej pracy 13

oraz zgodności ustalonego przez kuratora zawodowego stanu faktycznego z informacjami podawanymi przez kuratora społecznego. Tak scharakteryzowanemu celowi służy omawiany formularz, który jednak w ślad za sprawozdaniami z objęcia i z przebiegu dozoru podlegał nieznacznej korekcie polegającej na zastąpieniu tytułu Części I o brzmieniu Dane osobopoznawcze i środowiskowe dozorowanego sformułowaniem Dane środowiskowe oraz warunki osobiste i bytowe dozorowanego. Usunięto również zalecenie dołączenia sprawozdania z wywiadu kontrolnego do teczki dozoru, niewskazane bowiem dla efektywności dozoru oraz przyszłych relacji dozorowanego z kuratorem społecznym, by dozorowany miał dostęp do dokumentu, w którym formułowana jest ocena pracy tego kuratora, zwłaszcza wtedy gdy dokument zawiera negatywne pod adresem kuratora społecznego uwagi, oceny bądź spostrzeżenia. Zasadnym jest załączanie takiego sprawozdania do teczki osobowej danego kuratora społecznego, a do teczki dozoru tylko w przypadku braku uwag krytycznych. 11) Wzór wniosku kuratora zawodowego o zwolnienie skazanego od dozoru MS/Doz.20a oraz wzory wniosków kuratora zawodowego w przedmiocie zarządzenia wykonania kary i odwołania warunkowego zwolnienia MS/Doz.20b, MS/Doz/20c, MS/Doz.20d i MS/Doz.20e: W związku z zarzutami zbytniego sformalizowania omawianych formularzy należy wskazać, że w treści Metodologii podkreślono indywidualny charakter każdej ze spraw, zwłaszcza w odniesieniu do wniosku o zwolnienie skazanego od dozoru oraz wniosków w przedmiocie zarządzenia wykonania kary na podstawie art. 75 2 kk lub art. 160 2 kkw. W każdym tego rodzaju wniosku można przedstawić dodatkowe argumenty przemawiające za jego zasadnością, dostosowując tym samym przedstawiane elementy stanu faktycznego i argumentację do konkretnego przypadku. Ściśle sformalizowany charakter ma jedynie uzasadnienie wniosków w przedmiocie zarządzenia wykonania kary na podstawie art. 75 1 kk lub art. 160 1 kkw, co wynika z charakteru przesłanek obligujących sąd do podjęcia decyzji w tym zakresie. W takich przypadkach nie ma potrzeby dodatkowego opisywania zachowania skazanego w okresie próby, albowiem nie ma to żadnego znaczenia dla kwestii rozpoznania wniosku przez sąd. Zbliżony charakter obu instytucji powoduje, iż wnioski powinny zawierać podobną treść, obejmującą jedynie niezbędne elementy, uwzględnione w omawianych wzorach. Wprowadzenie tych wzorów wynika z niejednolitej dotychczas praktyki w zakresie formułowania wniosków, wiążącej się często z nieczytelnością 14

i niezrozumiałością składanych pism. Podkreślenia wymaga fakt, że tego rodzaju wnioski stanowią niezwykle ważną w postępowaniu wykonawczym czynność o charakterze materialno-procesowym, co skutkuje koniecznością należytej dbałości i troski o ich stronę formalną i merytoryczną. 12) Wzór sprawozdania z zakończenia dozoru MS/Doz.21: Podobnie jak w przypadku formularza sprawozdania z objęcia dozoru (MS/Doz.9) oraz formularza sprawozdania z przebiegu dozoru (MS/Doz.12) podjęto decyzję o zastąpieniu tytułu Części I Podsumowanie dozoru w zakresie diagnozy osobopoznawczej i środowiskowej tytułem Podsumowanie dozoru w zakresie diagnozy środowiskowej oraz warunków osobistych i bytowych. W związku z omawianym wzorem w przedstawionych opiniach wyrażony został pogląd o braku podstaw do sporządzania sprawozdania z zakończenia dozoru w przypadku uwzględnienia przez sąd wniosku o zarządzenie wykonania kary lub odwołania warunkowego przedterminowego zwolnienia, ponieważ samo uzasadnienie wniosku stanowi podsumowanie okresu próby i jest miejscem na sformułowanie negatywnej oceny. Należy w związku z tym podnieść, że rzeczywiście uprawomocnienie się orzeczenia w przedmiocie podjęcia przez sąd warunkowo umorzonego postępowania, zarządzenia wykonania warunkowo zawieszonej kary pozbawienia wolności lub odwołania warunkowego zwolnienia powoduje automatyczne zakończenie dozoru kuratora sądowego. Wskazane jest jednak, aby w tego rodzaju sytuacjach kurator podjął próbę zanalizowania i określenia na przyszłość (w ewentualnych kolejnych sprawach dozorowych lub nadzorowych), jakie były podstawowe przyczyny niepowodzenia procesu resocjalizacyjnego. Usprawiedliwionym jest odstąpienie od sporządzania tego rodzaju sprawozdania jedynie w przypadku uwzględnienia przez sąd wniosku o zwolnienie od dozoru kuratora sądowego, ponieważ uzasadnienie wniosku zawiera już argumenty przemawiające za sukcesem dozoru i podsumowujące dotychczasowy przebieg dozoru, a także wtedy, gdy dozorowany zmarł lub został skazany na karę dożywotniego pozbawienia wolności, kiedy szansa na uzyskanie warunkowego przedterminowego zwolnienia jest wyjątkowo odległa. Na zakończenie informuję, że powyższe uwagi i modyfikacje w zakresie niektórych wzorów i formularzy są wynikiem uzgodnień poczynionych przez Departament z przedstawicielami środowiska kuratorskiego w związku z prawnymi i faktycznymi 15

problemami, jakie ujawniły się po ich wprowadzeniu do praktycznego wykorzystania. Uprzejmie proszę o rozpowszechnienie zmodyfikowanej dokumentacji wraz z niniejszym komentarzem wśród kuratorów sądowych oraz wśród sędziów orzekających w sprawach karnych oraz o podjęcie działań zmierzających do wprowadzenia tej dokumentacji do obligatoryjnego stosowania zarówno w sekretariatach sądowych, jak i w zespołach kuratorskiej służby sądowej. Nadto, w związku z potrzebą inkorporowania poprawionych wzorów do programów komputerowych, używanych w zespołach kuratorskiej służby sądowej, a także do bieżącej pracy w edytorze tekstów, uprzejmie informuję, że formularze wraz z komentarzem zostaną przesłane do wszystkich kuratorów okręgowych w wersji elektronicznej, z prośbą o ich przekazanie do kierowników zespołów i wszystkich kuratorów sądowych w pionie dla dorosłych. Załączniki: - zmodyfikowane formularze Polecenia wykonywania dozoru i powierzenia sprawowania dozoru kuratorowi sądowemu (MS/Doz.2), Zarządzenia wstępnego kierownika zespołu (MS/Doz.3), Polecenia wstępnego kuratora zawodowego (MS/Doz.4), Powierzenia dozoru kuratorowi społecznemu (MS/Doz.5), Sprawozdania z objęcia dozoru (MS/Doz.9), Karty czynności dozoru (MS/Doz.11a i MS/Doz.11b), Sprawozdania z przebiegu dozoru (MS/Doz.12), Informacji o zmianie kuratora sądowego (MS/Doz.15), Sprawozdania z wywiadu kontrolnego (MS/Doz. 17) oraz Sprawozdania z zakończenia dozoru (MS/Doz.21) 16