PRZEGLĄD ZMIAN W PRAWIE PRACY W 2019 R. na co muszą zwrócić uwagę pracodawcy adw. Krzysztof Gąsior partner w kancelarii Zawirska Gąsior 1
Program szkolenia 1. Rewolucyjne zmiany w zbiorowym prawie pracy nowe uprawnienia i obowiązki związane ze zmianą przepisów o związkach zawodowych 2. Nowe regulacje w zakresie formy wypłaty wynagrodzenia 3. Nowe zasady prowadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej 4. Dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy w 2019 r. 5. Monitoring pracowników 6. Obowiązki pracodawców związane z PPK 7. Zmiany w zakresie BHP 2
Związki zawodowe Rozszerzenie prawa wstępowania do organizacji związkowych Kategoria osób Do 31 grudnia 2018 r. Od 1 stycznia 2019 r. pracownicy TAK TAK wykonujący pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, o świadczenie usług, o dzieło) prowadzący jednoosobowo działalność gospodarczą (tzw. samozatrudnieni) emeryci, renciści (zachowują też przynależność do związku zawodowego) bezrobotni w przypadkach i na warunkach określonych statutami związków wolontariusze, stażyści, inne osoby świadczące pracę bez wynagrodzenia (na warunkach określonych statutami związków) NIE NIE TAK TAK TAK** TAK** wykonujący pracę na podstawie umowy agencyjnej TAK* TAK** wykonujący pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą TAK TAK** * jeżeli nie są pracodawcami ** jeżeli nie zatrudniają innych osób oraz mają prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związki NIE TAK TAK TAK 3
Związki zawodowe Zmiana definicji zakładowej organizacji związkowej (z.o.z.) Do 31 grudnia 2018 r. Od 1 stycznia 2019 r. 10 członków będących pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji 10 członków będących pracownikami u pracodawcy lub innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji 4
Związki zawodowe Zmiany w zakresie treści i częstotliwości przedstawiania informacji o liczebności organizacji Do 31 grudnia 2018 r. Od 1 stycznia 2019 r. o łącznej liczbie członków tej organizacji, w tym o liczbie członków, którymi są pracownicy lub osoby wykonujące pracę nakładczą o liczbie członków, którymi są pracownicy lub inne osoby wykonujące pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji co kwartał według stanu na ostatni dzień kwartału, do 10 dnia miesiąca następującego po tym kwartale co 6 miesięcy według stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia do 10 dnia miesiąca następującego po tym okresie 5
Związki zawodowe Konsekwencje nieprzedstawiania informacji przez organizacje związkowe: Do 31 grudnia 2018 r. Od 1 stycznia 2019 r. brak przepisów organizacji, która nie wypełniła w terminie obowiązków przedstawiania informacji o liczbie członków nie przysługują uprawnienia z.o.z. do czasu wykonania tych obowiązków 6
Związki zawodowe Procedura weryfikacyjna informacji o liczebności członków pracodawca (lub inna organizacja związkowa) składa z.o.z. pisemne zastrzeżenie co do liczebności (w ciągu 30 dni od przedstawienia informacji o liczebności) z.o.z. występuje do sądu rejonowego z wnioskiem o ustalenie jej liczebności na ostatni dzień danego półrocza sąd wydaje orzeczenie co do liczebności (w ciągu 60 dni od złożenia wniosku) jeżeli zastrzeżenie było bezpodstawne, ponowne zgłoszenie zastrzeżenia jest możliwe po upływie roku od uprawomocnieni a się orzeczenia! UWAGA : Kto w związku z pełnioną funkcją związkową w celu uzyskania uprawnień z.o.z. lub reprezentatywnej z.o.z., podaje liczbę członków organizacji związkowej wyższą niż wynikająca ze stanu faktycznego podlega grzywnie 7
Związki zawodowe Rozszerzenie zakazu dyskryminacji ze względu na przynależność związkową na osoby niebędące pracownikami: do postępowań dotyczących naruszenia zakazu nierównego traktowania będą stosowane odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu w sprawach z zakresu prawa pracy sądem właściwym będzie sąd pracy dyskryminujące postanowienia umów cywilnoprawnych mogą być uznane za nieważne: - zamiast nich będą stosowane odpowiednie przepisy regulujące dany stosunek prawny - w razie ich braku - postanowienia będą zastępowane odpowiednimi postanowieniami niemającymi charakteru dyskryminacyjnego 8
Związki zawodowe Zmiany dotyczące udzielania przez pracodawcę informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej Do 31 grudnia 2018 r. Od 1 stycznia 2019 r. ogólne sformułowanie obowiązku udzielania informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania brak terminu, w którym pracodawca powinien odpowiedzieć na żądanie związku doprecyzowanie rodzaju informacji których może domagać się związek informacje dotyczące: warunków pracy i zasad wynagradzania działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia 30-dniowy termin na udzielenie informacji przez pracodawcę (liczony od dnia otrzymania wniosku) 9
Związki zawodowe W wyniku rozszerzenia prawa do koalicji związkowej osoby wykonujące pracę zarobkową niebędące pracownikami uzyskają, m.in. prawo do: zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie z.o.z. zwolnienia od pracy na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jej funkcji związkowej szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem / rozwiązaniem stosunku prawnego innego niż stosunek pracy szczególnej ochrony przed jednostronną zmianą warunków pracy lub wynagrodzenia na niekorzyść rekompensaty pieniężnej w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia w przypadku naruszenia szczególnej ochrony 10
! Związki zawodowe UWAGA: od 1 stycznia 2019 r. przepisy ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, w których jest mowa o pracownikach, mają odpowiednie zastosowanie do innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową. Oznacza to, że spory pomiędzy związkami zawodowymi a pracodawcami i ich organizacjami dotyczące interesów tych osób będą rozwiązywane na zasadach określonych w ww. ustawie 11
Nowe zasady wypłaty wynagrodzenia Zmiana preferowanej formy wypłaty wynagrodzenia z gotówkowej na bezgotówkową od 1 stycznia 2019 r.: wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną 12
Nowe zasady wypłaty wynagrodzenia Do 22 stycznia 2019 r. pracodawca informuje pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych o obowiązku: podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku albo składa wniosek o dalszą wypłatę wynagrodzenia w gotówce w ciągu 7 dni od dnia otrzymania informacji od pracodawcy! UWAGA: Jeżeli w okresie od 1 stycznia 2019 r. do dnia otrzymania przez pracodawcę numeru rachunku pracownika albo wniosku o dalszą wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych przypada termin wypłaty wynagrodzenia - pracodawca wypłaca je do rąk własnych pracownika 13
Dokumentacja pracownicza w 2019 r. Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej: możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie) poinformowanie pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji zniszczenie poprzedniej formy dokumentacji w przypadku jej nieodebrania 14
Dokumentacja pracownicza w 2019 r. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nowy okres przechowywania dokumentacji stosuje się do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. w przypadku pracowników zatrudnionych przed tą datą (ale po 31 grudnia 1998 r.) istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat w przypadku złożenia raportów informacyjnych do ZUS 15
Dokumentacja pracownicza w 2019 r. Akta osobowe pracowników CZĘŚĆ A CZĘŚĆ B CZĘŚĆ C CZĘŚĆ D dokumentacja dotycząca danych osobowych, zgromadzona w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dokumentacja dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika dokumentacja związana z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej nowy podział akt osobowych dotyczy dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. w zakresie sposobu prowadzenia i podziału akt osobowych pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień 1 stycznia 2019 r. i zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy dotychczasowe. Nowe regulacje mają zastosowanie do dokumentacji tych pracowników gromadzonej od 1 stycznia 2019 r. do zakresu kart ewidencji czasu pracy tych pracowników prowadzonych w dniu 1 stycznia 2019 r., stosuje się przepisy dotychczasowe (np. dotyczące sposobu oznaczania dyżurów, pracy w poszczególnych dobach) 16
Dokumentacja pracownicza w 2019 r. Obowiązki pracodawcy związane ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: Pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej możliwości odbioru tej dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie 17
Dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy? Czy pracodawca może przechowywać CV kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji?? Czy takie działanie wymaga osobnej zgody kandydata? Pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji, chyba że kandydat wyraził zgodę na uczestniczenie w przyszłych rekrutacjach 18
Dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy Benefity pracownicze, np. karnety sportowe oraz usługi w zakresie BHP: zawarcie umów z dostawcami usług zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników poinformowanie pracowników o kategoriach przekazywanych danych Opieka zdrowotna dla pracowników: zawarcie umowy z dostawcą usług medycznych brak konieczności zawierania umów powierzenia przetwarzania danych (placówki medyczne są administratorami danych osobowych) poinformowanie pracowników 19
Dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy Obecnie trwają prace sejmowe nad nowelizacją Kodeksu pracy dotyczącą wyrażania zgody na przetwarzanie danych osobowych przez pracowników i kandydatów do pracy: zgoda kandydata lub pracownika jako podstawa przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż te wymienione w Kodeksie pracy zgoda nie może dotyczyć danych odnoszących się do wyroków skazujących i czynów zabronionych przetwarzanie danych wrażliwych (np. poglądy polityczne, orientacja seksualna, stan zdrowia) jest możliwe jedynie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy kandydata lub pracownika przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie jednak dopuszczalne, gdy jest to niezbędne ze względu na ochronę szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony brak zgody nie może pociągać negatywnych konsekwencji dla pracownika lub kandydata do pracy 20
Monitoring pracowników do maja 2018 r. polskie prawo nie regulowało kwestii monitoringu pracowników warunki legalnego monitoringu pracowników były wywodzone z ogólnych zasad (prywatność, prawo do kontroli i organizacji pracy, ochrona danych osobowych, itp.) brak jednolitego stanowiska co do procedury wprowadzenia monitoringu i koniecznych formalności 25 maja 2018 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy - nowe przepisy: art. 22[2] i 22[3] KP warunki wprowadzenia i stosowania legalnego monitoringu w zakładzie pracy podział: - monitoring wizyjny - kontrola poczty elektronicznej - inne formy monitoringu co to w zasadzie jest monitoring? 21
Monitoring pracowników Obowiązki (każda forma monitoringu): 1. Określenie celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu w wewnętrznych aktach prawa pracy 2. Obowiązek informacyjny z RODO (art. 12 i 13) 3. Poinformowanie pracowników o monitoringu 4. Oznaczenie monitorowanego terenu 5. Rozpoczęcie stosowania monitoringu 6. Informowanie zatrudnianych pracowników o stosowanym monitoringu 22
Monitoring pracowników monitoring wizyjny Monitoring wizyjny nadzór (nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy) w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu Jest dopuszczalny, gdy jest to niezbędne do zapewnienia (zasada niezbędności): bezpieczeństwa pracowników ochrony mienia kontroli produkcji zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę Katalog ten ma charakter zamknięty. Żadne inne względy (np. ocena pracy pracownika) nie uprawniają pracodawcy do stosowania monitoringu wizyjnego Okres przechowywania nagrań: zasadniczo maksymalnie 3 miesiące od powstania Katalog miejsc wyłączonych z możliwości monitorowania 23
Monitoring pracowników Inne formy monitoringu Stosowanie innych form monitoringu (w tym skrzynki email) jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne do (zasada niezbędności): zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy; oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy 24
Monitoring pracowników Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy ustalenie celu, zakresu i sposobu monitorowani a w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeni u pracodawcy poinformowa nie pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy - min. 2 tygodnie przed uruchomienie m monitoringu obowiązek informacyjny z RODO (m.in. okres przechowyw ania, odbiorcy danych, itp.) oznaczenie monitorowaneg o terenu poprzez odpowiednie znaki lub ogłoszenia dźwiękowe min. na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu pisemne poinformowanie pracownika o celu, zakresie i sposobie monitorowania przed dopuszczeniem do pracy 25
Obowiązki pracodawców związane z PPK Obowiązek utworzenia PPK Dotyczy: podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, czyli: pracodawców w rozumieniu Kodeksu pracy zleceniodawców nakładców rolniczych spółdzielni produkcyjnych, spółdzielni kółek rolniczych podmiotów, w których działają rady nadzorcze, jeżeli ich członkowie są wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji Nie dotyczy: podmiotu zatrudniającego, który prowadzi PPE i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z PPK 26
Obowiązki pracodawców związane z PPK Utworzenie PPK krok po kroku 1. wybór instytucji finansowej (w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników) 2. w przypadku braku porozumienia na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca powinien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK instytucję finansową wybiera podmiot zatrudniający 3. zawarcie umowy o zarządzanie PPK przez podmiot zatrudniający i instytucję finansową, która podlega wpisowi do ewidencji PPK na wniosek tej instytucji 4. zawarcie przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz poszczególnych zatrudnionych 27
Obowiązki pracodawców związane z PPK Terminy wejścia w życie ustawy o PPK podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób na dzień 31 grudnia 2018 r. 1 lipca 2019 r. podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób na dzień 30 czerwca 2019 r. 1 stycznia 2020 r. podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób na dzień 31 grudnia 2019 r. 1 lipca 2020 r. pozostałych podmioty zatrudniające oraz jednostki sektora finansów publicznych 1 stycznia 2021 r. 28
Obowiązki pracodawców związane z PPK umowy o prowadzenie należy zawrzeć do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, kiedy zaczynamy stosować ustawę do danego podmiotu umowę o zarządzenie należy zawrzeć nie później niż 10 dni roboczych przed upływem ww. terminu na zawarcie umów o prowadzenie Terminy dokonywania wpłat do PPK wpłaty mają być dokonywane od miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK wpłaty obliczamy i potrącamy w terminie wypłaty wynagrodzenia wpłaty dokonywane są w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którym zostały obliczone i pobrane 29
Obowiązki pracodawców związane z PPK PRZYKŁAD: Podmiot zatrudniający na dzień 31 grudnia 2018 r. zatrudniał ponad 250 osób. W związku z tym, obowiązki wynikające z ustawy o PPK będą miały zastosowanie do niego już 1 lipca 2019 r. Oznacza to, że podmiot zatrudniający powinien: zawrzeć umowę o zarządzanie PPK do 28 września 2019 r. zawrzeć umowę o prowadzenie PPK do 10 października 2019 r. dokonać wpłat do PPK od listopada 2019 r. (obliczonych od wynagrodzenia wypłaconego w październiku po zawarciu umowy o prowadzenie PPK) 30
Obowiązki pracodawców związane z PPK UWAGA! W styczniu 2019 r. na stronach PFR opublikowana zostało odmienna interpretacja: zawarcie umowy o zarządzanie PPK do 25 października 2019 r. zawarcie umowy o prowadzenie PPK do 12 listopada 2019 r. pierwsze potrącenia pierwsze wynagrodzenie wypłacane po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wpłaty do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy wpłaty zostały obliczone i pobrane z wynagrodzenia 31
Zmiany w BHP od 1 stycznia 2019 r. Ograniczenie obowiązku szkoleń okresowych dla pracowników administracyjno biurowych: szkolenia nie są wymagane w przypadku, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka, chyba że z oceny ryzyka pracodawcy wynika, że takie szkolenia są konieczne Umożliwienie przejęcia zadań służby BHP przez szersze grono pracodawców: pracodawca może samodzielnie wykonywać zadania tej służby, pod warunkiem że zatrudnia do 50 (a nie, jak do tej pory 20) pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka 32
Zmiany w BHP od 1 stycznia 2019 r. Grupy działalności z nie wyższą niż trzecią kategorią ryzyka to przykładowo: produkcja odzieży, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych handel hurtowy i detaliczny transport lotniczy działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi informacja i komunikacja, działalność finansowa i ubezpieczeniowa działalność związana z obsługą rynku nieruchomości działalność związana z administracyjną obsługą biura administracja publiczna działalność związana z kulturą, rozrywką i rekreacją 33
Kontakt adw. Krzysztof Gąsior +48 (22) 873 83 64 +48 797 956 181 krzysztof.gasior@zawirska.com www.zawirska.com 34