Kodeks Etyki Lipiec 2017
SPIS TREŚCI Preambuła 3 Zasady ogólne 4 Zasady budowania relacji z najważniejszymi grupami interesariuszy 5 Udział w życiu publicznym 9 Bezpieczeństwo informacji i danych 10 Bezpieczeństwo transakcji z kontrahentami 11 Konflikty interesów 12 Zwalczanie nielegalnych płatności i korupcji 14 Stosowanie kodeksu etyki w organizacji 15
Preambuła W naszym przekonaniu kultura organizacyjna Grupy Scanmed oparta o etyczne działanie jest kluczem do sukcesu biznesowego. Naszym celem jest budowanie długotrwałych relacji opartych na zaufaniu i odpowiedzialności wobec naszych klientów, pracowników, akcjonariuszy i otoczenia. Reputacja organizacji jest jej wartością i powinna być wzmacniana oraz chroniona poprzez upowszechnianie etycznego działania przez każdego członka naszej organizacji. Niniejszy Kodeks Etyki wytycza najważniejsze zasady postępowania dla wszystkich osób zatrudnionych w spółkach Grupy Scanmed na podstawie umowy o pracę jak i osób współpracujących na podstawie zlecenia, umowy o dzieło lub innego rodzaju umowy cywilnoprawnej: od Członków Zarządu i Dyrektorów po Kierowników, pracowników i współpracowników wszystkich szczebli. Kodeks etyki został przygotowany podczas prac Komisji ds. Etyki i przyjęty przez Zarządy spółek Grupy Scanmed. Każda osoba odpowiada za to, aby jej postępowanie było zgodne z obowiązującymi przepisami prawa a także standardami etycznymi, a środowisko pracy powinno te starania wspierać. Dla kierownictwa oznacza to szczególną odpowiedzialność i konieczność dawania swoim zachowaniem właściwego przykładu. Do zadań kierownictwa należy dbanie o to, aby pracownicy zapoznali się z Kodeksem i stosowali jego zasady. Zalecamy zapoznanie się z Kodeksem i korzystanie z niego jako drogowskazu w działaniach podejmowanych w imieniu Grupy Scanmed. Wszelkie pytania dotyczące kodeksu należy kierować do Działu HR, Działu Prawnego, Pełnomocnika CSR, Ambasadora ds. Etyki lub bezpośrednio do Komisji Etycznej. Zachęcamy również, aby bez obaw zgłaszać wszelkie sytuacje budzące wątpliwość natury etycznej. Kodeks objaśnia również jak należy to zrobić. Nasze zachowania decydują o reputacji Grupy Scanmed. Wierzymy, że niniejszy zbiór zasad pomoże nam wspólnie spełniać najwyższe standardy etyczne, jakich oczekiwać można od lidera na rynku prywatnej opieki medycznej w Polsce. Zarząd Scanmed S.A.
I. ZASADY OGÓLNE 1. Poszanowanie zasad prawa Zarządzając wszystkimi aspektami naszej działalności, jesteśmy świadomi obowiązujących norm prawnych i je przestrzegamy. Zapoznając się z Kodeksem i zgłaszając niezgodne z prawem lub wątpliwe etycznie przypadki postępowania, dążymy do praworządności i przestrzegania wysokich norm etycznych. 2. Osobista odpowiedzialność Wszyscy pracownicy ponoszą osobistą odpowiedzialność za wykonywane zadania, znajdujące się w zakresie obowiązków pracownika. 3. Lojalność wobec firmy Wszystkich pracowników i współpracowników Grupy Scanmed obowiązuje przestrzeganie zasady lojalności wobec firmy oraz niedziałania na jej niekorzyść. 4. Uczciwość Pracownik chroni interesy społeczności Grupy Scanmed oraz poszczególnych jej członków. Pracownik w swoich działaniach na równi traktuje wszystkich pacjentów, współpracowników i interesantów, nie ulegając naciskom i nie przyjmując żadnych zobowiązań wynikających z pokrewieństwa, znajomości czy przynależności, nie podejmując prac ani zajęć kolidujących z obowiązkami służbowymi. Nieakceptowane jest przyjmowanie prezentów, rozrywek i innych korzyści osobistych, które mogłyby wpływać na decyzje podejmowane w imieniu spółek Grupy Scanmed, w tym zwłaszcza związane z działalnością leczniczą. Pracownik nie wykorzystuje informacji służbowych do celów prywatnych i przestrzega przepisów prawa. 5. Przyjmowanie korzyści Prezenty i upominki niekolidujące z uwagami wymienionymi w pkt.4 niniejszego kodeksu, przekraczające wartość 100 PLN powinny być zgłaszane do Komisji Etyki w formie elektronicznej na adres: komisjaetyki@scanmed.pl
II. ZASADY BUDOWANIA RELACJI Z NAJWAŻNIEJSZYMI GRUPAMI INTERESARIUSZY 1. Relacje pomiędzy pracownikami 1.1 Poszanowanie godności Relacje pomiędzy wszystkimi osobami zatrudnionymi lub współpracującymi w Grupie Scanmed opierają się na wzajemnym szacunku. Wszyscy pracownicy i współpracownicy zobowiązani są respektować godność innych pracowników lub współpracowników. 1.2 Atmosfera akceptacji Atmosfera pracy i świadczenia usług w Grupie Scanmed sprzyja akceptacji różnic między pracownikami lub współpracownikami zarówno pod względem płci, rasy, przekonań religijnych, pochodzenia i stylu życia. 1.3 Zaufanie Budujemy relacje, które opierają się na zaufaniu do pracowników, współpracowników, przełożonych i podwładnych. Zdajemy sobie sprawę z odpowiedzialności, która z tego zaufania wynika. 1.4 Brak tolerancji dla dyskryminacji, mobbingu i molestowania Sprzeciwiamy się wszelkim objawom dyskryminacji. Wszyscy pracownicy traktowani są w sposób równy, stwarzamy równe szanse rozwoju zawodowego i awansu. Naszym obowiązkiem jest tworzenie warunków dla bezpiecznego i bezstronnego traktowania pracowników i współpracowników. 1.5 Wspieranie różnorodności Naszym pracownikom i współpracownikom umożliwiamy rozwój kompetencji, między innymi poprzez szkolenia, programy edukacyjne i rozwojowe, co umożliwia pełną realizację potencjału oraz rozwój swoich kwalifikacji i umiejętności. 1.6 Bezpieczeństwo w miejscu pracy Naszym obowiązkiem jest zapewnić bezpieczne miejsce pracy. Należy przestrzegać wszelkich instrukcji i procedur bezpieczeństwa.
2. Relacje z klientami/pacjentami 2.1 Jakość i bezpieczeństwo usług Naszym celem jest dbanie o dobro i bezpieczeństwo Klientów/Pacjentów i ich rodzin poprzez świadczenie usług medycznych na najwyższym poziomie. Przykładamy najwyższą wagę do jakości naszych usług poprzez doskonalenie systemu jakości, bezpieczeństwo świadczonych usług, dbałość o satysfakcję klienta, doskonalenie kadr medycznych, rozbudowę infrastruktury medycznej i technicznej, rozwój oferty usług medycznych, działalność profilaktyczną i promocję zdrowia, transparentność w komunikacji z otoczeniem. 2.2 Pracownicy realizują swoje obowiązki w sposób niebudzący wątpliwości etycznych i zwiększający zaufanie leczonych pacjentów w szczególności zaś: Wykonują swoją pracę mając zawsze na względzie szacunek i poszanowanie godności pacjentów i ich rodzin, oraz współpracowników, wykorzystując w maksymalnym stopniu swoją wiedzę i umiejętności, respektują prawo pacjenta do intymności i godności osobistej, wzmacniają zaufanie do wykwalifikowanego personelu medycznego, kreują i utrwalają dobre imię Scanmed i jak najlepszy wizerunek pracownika ochrony zdrowia, nie przyjmują żadnych korzyści materialnych lub osobistych ani obietnic tych korzyści, angażują się w rozwój własnych kompetencji i wiedzy w celu jak najlepszego wykonywania pracy w Szpitalu, podczas realizowania określonego świadczenia medycznego mają obowiązek udzielenia pacjentowi i jego rodzinie wyczerpujących informacji, które mogą mieć wpływ na podjętą przez chorego decyzję i wyrażenie zgody na proponowaną procedurę terapeutyczną, W bezpośrednich kontaktach z pacjentem i jego rodziną pracownicy wyróżniają się: taktownością, uprzejmością, wysoką kulturą osobistą oraz przede wszystkim życzliwością i dbałością o odpowiednią i rzetelną obsługę pacjenta, starając się pomóc w szybkim i sprawnym powrocie do zdrowia.
3. Relacje z akcjonariuszami 3.1 Zaufanie Jesteśmy świadomi zaufania, jakim obdarzyli nas nasi akcjonariusze oraz odpowiedzialności, jaka z tego zaufania wynika. 3.2 Transparentność Relacje z akcjonariuszami budowane są w oparciu o transparentną politykę informacyjną. Działania biznesowe prowadzone są w sposób przejrzysty. Udzielamy kompletnych, prawidłowych, aktualnych i zrozumiałych informacji. Polegamy na naszych pracownikach w przygotowywaniu w sposób poprawny i bezstronny informacji o prowadzonych transakcjach.
4. Relacje z dostawcami oraz konkurentami 4.1 Jesteśmy silnym, ale uczciwym konkurentem. Niedopuszczalne jest nielegalne porozumiewanie się z konkurentami, klientami, dostawcami, a w szczególności działania monopolistyczne. W swoich działaniach Grupa Scanmed opiera się na zasadach uczciwej konkurencji. Naruszenie przepisów o konkurencji czy też antymonopolowych może pociągać za sobą odpowiedzialność karną, a także prowadzić do poważnej odpowiedzialności cywilnej. 4.2 Transparentność zasady wyboru ofert W relacjach z dostawcami kierujemy się zasadami transparentności w szczególności w sytuacjach wyboru ofert poszczególnych kontrahentów. Jasno określamy oczekiwania wobec naszych dostawców, wybór najkorzystniejszej oferty następuje na podstawie znanych jednolitych kryteriów oraz z uwzględnieniem spełnienia przez dostawców przyjętych w Grupie Scanmed standardów jakości.
5. Umowy Zawierane w imieniu Grupy Scanmed umowy powinny mieć charakter pisemny oraz mieścić się w zakresie pełnomocnictw posiadanych przez danego pracownika. Umowy powinny przejść właściwą ścieżkę akceptacji oraz być ewidencjonowane. 6. Relacje z otoczeniem społecznym 6.1 Stale wspieramy i patronujemy ważnym wydarzeniom sportowym i kulturalnym, w szczególności zapewniając zabezpieczenie medyczne. 6.2 Systematycznie przeprowadzamy edukację prozdrowotną oraz inicjujemy akcje profilaktyczne dla społeczności lokalnej.
III. UDZIAŁ W ŻYCIU PUBLICZNYM 1. Apolityczność Grupa Scanmed deklaruje apolityczność, powstrzymując się od angażowania w życie polityczne. 2. Udział w życiu publicznym Pracownicy Grupy Scanmed mogą angażować się w działalność społeczną i polityczną jako osoby prywatne. Działalność taka służy budowaniu społeczeństwa obywatelskiego. Grupa Scanmed uczestniczyć może w dyskusjach prowadzonych przez gremia polityczne rząd, parlament, samorządy, organizacje pozarządowe, o ile dotyczą one działalności firmy i jej pracowników. 3. Próby wywarcia wpływu Wszelkie próby wywarcia wpływu na działalność Grupy Scanmed przez partie polityczne, organizacje i polityków powinny być zgłaszane do Zarządu lub bezpośredniego przełożonego.
IV. BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI I DANYCH 1. Informacje poufne Przykładamy istotną wagę do ochrony informacji poufnych dotyczących pracowników, Pacjentów oraz kontrahentów. Wdrażamy i egzekwujemy środki ochrony tych informacji. 2. Bezpieczeństwo danych osobowych Jesteśmy świadomi wagi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych i podejmujemy działania niezbędne do ochrony praw i interesów osób powierzających te dane osobowe w zakresie ich bezpieczeństwa. Traktujemy obowiązki osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa tych danych jako należące do podstawowych obowiązków pracowniczych oraz egzekwujemy wykonywanie tych obowiązków. 3. Przetwarzanie informacji Dbamy o to, aby powierzone informacje i dane były przetwarzane w niezbędnym zakresie jedynie przez osoby upoważnione.
V. BEZPIECZEŃSTWO TRANSAKCJI Z KONTRAHENTAMI 1. Przestrzeganie standardów etycznych przez kontrahentów Grupa Scanmed oczekuje od wszystkich kontrahentów, z którymi współpracuje przestrzegania najwyższych standardów etycznych we wszystkich prowadzonych działaniach. 2. Postępowanie zgodne z prawem Kontrahenci współpracujący z Grupą Scanmed powinni przestrzegać norm wyznaczanych przez polskie i międzynarodowe akty prawne oraz normę SA8000, w szczególności dotyczące praw dziecka, pracy przymusowej, godzin pracy, wynagrodzenia, wolności wypowiedzi i równości szans. Od naszych kontrahentów wymagamy bezwzględnego przestrzegania przepisów antykorupcyjnych, zapisanych w polskim prawie i międzynarodowych traktatach. 3. Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz środowiska naturalnego Od kontrahentów wymagamy zapewnienia optymalnych warunków zdrowia i bezpieczeństwa pracy ich pracowników, a także prowadzenia działalności w sposób respektujący ochronę środowiska oraz wdrożenia struktury i systemów zarządzania zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska w celu spełnienia wymagań określonych w ustawach i rozporządzeniach. 4. KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW Szczegółowe wymagania dla dostawców Grupy Scanmed zostały zawarte w Kodeksie postępowania dla dostawców. Dostawcy proszeni są o jego podpisanie, a następnie poddawani są regularnym ocenom.
VI. KONFLIKTY INTERESÓW 1. Działania konkurencyjne Unikamy czynności i interesów finansowych, które kolidują z wykonywaną przez nas pracą, z lojalnością wobec Grupy Scanmed lub mogą wpływać na nasze oceny dokonywane w imieniu Grupy Scanmed. Wykonywanie drugiej pracy lub działanie na zlecenie firmy spoza Grupy Scanmed może wywołać konflikt interesów. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby nasze działania nie wpływały niekorzystnie na jakość wykonywanej przez nas pracy, nie stanowiły konkurencji dla działalności spółek Grupy Scanmed oraz nie szkodziły wizerunkowi Grupy Scanmed. 2. Wykorzystywanie własności spółki Naszym zadaniem jest budowanie wartości Grupy Scanmed. Niewłaściwe jest wykorzystywanie własności lub czasu należącego do firmy dla celów prywatnych. Należy dbać o to, aby własność spółki nie była wykorzystywana w niewłaściwy sposób lub marnotrawiona. Niedbałe, nieskuteczne lub nielegalne wykorzystywanie własności Grupy Scanmed jest działaniem nieetycznym. 3. Wykorzystywanie systemów Grupy Scanmed Nasze systemy przeznaczone są do użytku służbowego. Korzystanie z nich do celów własnych jest dopuszczone o ile nie zakłóca pracy własnej, pracy innych osób oraz nie ma negatywnego wpływu na działalność Grupy Scanmed. Zabronione jest wykorzystywanie systemów w celu wysyłania, umyślnego rozprzestrzeniania, pobierania i przechowywania materiałów, w szczególności: zawierających treści o charakterze seksualnym, obraźliwym, molestującym czy dyskryminującym plików i danych zwiększających ryzyko rozprzestrzenia wirusów materiałów chronionych prawem autorskim
materiałów poufnych wszelkich innych materiałów, które mogą służyć do celów nielegalnych lub nieetycznych 4. Nepotyzm Należy unikać sprawowania nadzoru lub podejmowania decyzji zatrudnienia w odniesieniu do krewnych lub osób bliskich. Niniejsza wskazówka nie ma charakteru bezwzględnego zakazu jednak należy zadbać w sposób szczególny, aby bliskie relacje nie wpływały na poczynania zawodowe. 5. Kontrahenci Od naszych kontrahentów wymagamy informowanie o możliwych konfliktach interesów, które wpływać mogą na wywiązanie się przez nich z zawartych usług lub realizację kontraktów w imieniu Grupy Scanmed.
VII. ZWALCZANIE NIELEGALNYCH PŁATNOŚCI I KORUPCJI 1. Zakaz korupcji biernej Grupa Scanmed stanowczo i konsekwentnie przeciwstawia się wszelkim formom korupcji. Pracownicy Grupy nie mogą przyjmować w trakcie pełnienia obowiązków służbowych: środków pieniężnych, prezentów, upominków, usług i innych form gratyfikacji od osób prywatnych, przedstawicieli instytucji, urzędów państwowych, organizacji politycznych, firm prywatnych. Wyjątek stanowią prezenty mieszczące się w granicach powszechnie obowiązujących zwyczajów, o wartości nie przekraczającej 100 zł. 2. Zakaz korupcji czynnej i pośredniej Pracownicy Grupy Scanmed nie mogą oferować środków pieniężnych, prezentów, upominków, usług i innych form gratyfikacji osobom prywatnym, przedstawicielom instytucji, urzędów państwowych, organizacji politycznych, firm prywatnych. Przepisy odnoszą się również do korupcji pośredniej, której dopuszczają się osoby trzecie na rzecz danej spółki lub osoby. Wyjątek stanowią prezenty mieszczące się w granicach powszechnie obowiązujących zwyczajów, o wartości nie przekraczającej 100 zł. 3. Przepisy prawa i etyka branżowa W swoim działaniu pracownicy Grupy Scanmed działają zgodnie z przepisami prawa krajowego i międzynarodowego oraz kodeksami etyk branżowych.
VIII. STOSOWANIE KODEKSU ETYKI W ORGANIZACJI Kodeks Etyczny pracowników Scanmed ma rangę dokumentu obowiązującego i w dniu podpisania go przez pracowników zostanie poddany do publicznej wiadomości. Nowo przyjęci pracownicy mają obowiązek zapoznać się z Kodeksem. Z wnioskiem o wprowadzenie zmian w Kodeksie może wystąpić każdy pracownik Scanmed. Kodeks Etyczny pracowników Scanmed podlega corocznemu przeglądowi oraz stałemu monitoringowi przez pracowników Szpitala oraz pacjentów. Celem procedury jest podniesienie skuteczności dokumentu i podniesienie prestiżu pracowników medycznych jako zespołu osób chcących realnie pracować w oparciu o wewnętrznie uzgodniony i podany do ogólnej wiadomości zbiór zasad. Kodeks Etyczny Scanmed jest zamieszczony na stronie intranetowej. 1. Organ odpowiedzialny Organem odpowiedzialnym za dbałość o realizację zasad niniejszego Kodeksu Etycznego oraz rozwiązywanie problemów etycznych pojawiających się w obszarze funkcjonowania Grupy Scanmed jest Komisja Etyczna. W miarę możliwości i potrzeb Komisja Etyczna będzie przedstawiać Zarządowi Scanmed S.A. informacje ze swojej działalności oraz związane z realizacją Kodeksu Etyki Biznesu. Społeczną kontrolę przestrzegania Kodeksu Etycznego Grupy Scanmed gwarantuje Ambasador ds. Etyki. Przeprowadza on selekcję i ocenę zgłoszonych skarg pracowników pod kątem ich spójności z Kodeksem Etycznym i innymi rozwiązaniami obowiązującymi w Firmie. Ściśle współpracuje z Komisją ds. Etyki przy rozwiązywaniu zgłaszanych spraw i sytuacji spornych. Ambasador ds. Etyki jest powoływany na mocy uchwały Zarządu, w której szczegółowo zostały określone jego zadania i uprawnienia. 2. Skutki naruszenia zasad Kodeksu Etyki Istotne naruszenie zasad niniejszego Kodeksu przez personel jest traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować sankcjami przewidzianymi w Regulaminie Pracy lub Kodeksie Pracy. Możliwe jest również dochodzenie od pracowników i współpracowników naprawienia szkody w pełnej wysokości zgodnie z obowiązującymi w tym względzie przepisami. Niezależnie od powyższego złamanie przepisów prawa w obszarach objętych niniejszym Kodeksem skutkować może odpowiedzialnością cywilną oraz karną. 3. Zgłaszanie
3.1 Źródłem informacji o ewentualnych naruszeniach lub wątpliwościach dotyczących realizacji Kodeksu Etycznego są: pisemne skargi składane przez klientów spółek Grupy Scanmed Multimedis do Rzecznika Praw Pacjenta, Pełnomocnika CSR informacje przekazywane do Ambasadora ds. Etyki w formie pisemnej lub elektronicznej informacje przekazywane do Komisji Etycznej w formie pisemnej lub elektronicznej inne źródła pozyskania takich informacji przez Komisję 3.2 Wątpliwości dotyczące zgodności postępowania z Kodeksem Etyki można zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu, przedstawicielowi Działu HR, Działu Prawnego, Pełnomocnikowi CSR, Ambasadorowi ds. Etyki, Rzecznikowi Praw Pacjenta lub bezpośrednio do Komisji Etycznej. 3.3 Zgłoszeń do Komisji Etyki można dokonywać w formie elektronicznej za pomocą adresu e-mail: kodeksetyki@scanmed.pl oraz za pośrednictwem elektronicznego systemu do zgłaszania naruszeń: platforma SA8000: http://sa8000.local. scanmed.pl, zakładka Zgłoś naruszenie. Zespół ds. Etyki rozpatruje wnioski w terminie 30 dni od daty wpływu. Omówienie poszczególnych przypadków oraz procedura konsultacji przypadku ma charakter poufny. Wypracowana opinia Zespołu jest podawana do wiadomości wnioskodawcy w formie pisemnej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Zespół podejmuje decyzje o wdrożeniu działań naprawczych. W przypadku naruszenia zasad etyki przez pracownika Scanmed, bezpośredni przełożony zostaje powiadomiony przez Zespół o wystąpieniu problemu etycznego w ramach kierowanej jednostki z zachowaniem zasad anonimowości personalnej. 4. Raportowanie W systemie kwartalnym Komisja Etyczna będzie przedstawiać Zarządowi Scanmed S.A. informacje ze swojej działalności, tj. liczbę posiedzeń wraz z ich tematami, zestawienie zgłoszonych spraw oraz status ich realizacji.