Obowiązuje od 22.12.2015 r. Regulamin programu Wolontariatu Pracowniczego Kompanii Piwowarskiej S.A. KOMPANIA WOLONTARIUSZY 1 Program 1. Organizatorem programu wolontariatu pracowniczego o nazwie Kompania Wolontariuszy, zwanego dalej Programem, jest Kompania Piwowarska S.A. z siedzibą przy ulicy Szwajcarskiej 11, 61-285 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000086269, o kapitale zakładowym 31.365.217,50 zł i kapitale wpłaconym 31.365.217,50 zł, NIP 646-03-25-155, REGON 270546630, zwana dalej KP. 2. Zasady przeprowadzenia Programu określa niniejszy Regulamin, który jest dostępny na stronach: http://kompaniawolontariuszy.pl oraz http://kp.pl/kompaniawolontariuszy oraz w wewnętrznych stronach KP: Infonet i Yammer. 3. Program organizowany jest i dotyczy działań na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. 2 Wolontariat pracowniczy i Organizacje 1. Wolontariat pracowniczy to działania polegające na podejmowaniu i wspieraniu przez KP dobroczynnej działalności jej pracowników na rzecz organizacji pozarządowych i instytucji, o których mowa w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwanych dalej łącznie Organizacjami. 2. Pracownicy-wolontariusze to osoby, które z potrzeby serca angażują się w działalność społeczną. Wolontariusze pracują charytatywnie na rzecz Organizacji, dzieląc się swoim czasem i umiejętnościami oraz wiedzą, natomiast KP umożliwia im udział w tych działaniach, także w godzinach pracy, jak również wspiera je finansowo i organizacyjnie. 3. Wyklucza się udział w Programie Organizacji reprezentowanych przez osoby, które zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, przestępstawa karnoskarbowe lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych oraz podmiotów, w stosunku do których prowadzone jest postępowanie egzekucyjne, upadłościowe, a także zalegających ze składkami na rzecz ZUS i posiadającymi zaległości podatkowe. 4. Organizacja może otrzymać pomoc finansową wyłącznie raz w danym roku budżetowym KP, który trwa od początku kwietnia danego roku do końca marca kolejnego roku. 5. Organizacja, aby uzyskać dofinansowanie, zobowiązana jest posiadać numer NIP oraz rachunek bankowy. Cele Programu są następujące: 3 Cel Programu - wsparcie Organizacji w realizacji ich działalności statutowej, z naciskiem na długofalowość działań i efektów.
- zainspirowanie pracowników-wolontariuszy KP do zgłaszania na rzecz Organizacji projektów przez Platformę Wolontariatu, - zachęcanie wszystkich pracowników KP do dołączania do projektów w roli lidera projektu lub do wsparcia projektów, które będą realizowane - w roli wolontariuszy. - tworzenie płaszczyzny do współpracy między Organizacjami zgłaszającymi projekty a pracownikami KP w ramach wolontariatu pracowniczego. 4 Projekty Kompanii Wolontariuszy 1. Projekty mogą być zgłaszane zarówno przez pracowników KP na rzecz Organizacji, jak i przez same Organizacje, które chcą zaprosić KP do współpracy. 2. O wsparcie w ramach Programu mogą ubiegać się wyłącznie projekty skierowane do osób pełnoletnich, dotyczące jednego z 5 strategicznych obszarów, tzw. źródeł wzrostu (Rozwój biznesu i społeczności, Odpowiedzialne Spożycie, Oszczędzanie wody, Czyste środowisko, Wydajne i przyjazne uprawy). 3. Projekty zgłasza się za pośrednictwem Platformy Wolontariatu, o której mowa w 5, na zamieszczonym tam formularzu. 4. Projekty można zgłaszać przez cały rok, jednakże jedna Organizacja może otrzymać wsparcie finansowe tylko 1 raz w roku, zgodnie z 2 ust. 4 Regulaminu. 5 Platforma Wolontariatu 1. Projekty zgłasza się za pośrednictwem Platformy Wolontariatu zamieszczonej na stronie internetowej pod adresem: http://kompaniawolontariuszy.pl (dalej: Platforma ) przy użyciu zamieszczonego tam formularza. 2. Wszystkie prawidłowo zgłoszone projekty rejestrowane są w bazie ofert online Platformy, do której mają dostęp tylko pracownicy KP. Projekty te będą widoczne dla wszystkich pracowników KP w całej Polsce - każdy będzie mógł poszukać projektu ze swojej okolicy i dołączyć do wolontaryjnych działań. 3. Platforma służy do obsługi technicznej Programu. Jest to narzędzie integrujące w jednym miejscu wszystkie dane dotyczące wolontariatu, od momentu zaistnienia pomysłu, zgłoszenia projektu, włączania ludzi do współpracy, poprzez informacje o przyznanych środkach finansowych do rozliczenia projektu w formie raportu. Platforma jest pomostem pomiędzy Organizacjami a wolontariuszami. 6 Etapy zgłaszania projektu 1. Zgłaszanie projektów odbywa się przy pomocy formularza zgłoszeniowego, który jest dostępny na stronie http://kp.pl oraz na Platformie. Formularz należy pobrać na komputer, wypełnić i następnie wgrać na Platformę. Szczegółowa instrukcja dotycząca poszczególnych kroków wypełniania formularza znajduje się w zakładce Jak zgłosić projekt na wyżej wymienionych stronach. 2. Pracownik, aby zgłosić projekt, musi się uprzednio zalogować do Platformy. 3. Zgłoszenie projektu nie jest równoznaczne z jego realizacją i przyznaniem dofinansowania lub wsparcia przez KP. 4. W przypadku zgłaszania projektu przez pracownika KP, pracownik ten zostaje automatycznie liderem zgłaszanego projektu. Prawdłowo wypełnione zgłoszenie projektu zostaje zweryfikowane przez koordynatora wolontariatu i czeka na ocenę merytoryczną Rady Programowej.
5. W przypadku zgłoszenia projektu przez Organizację, aby przeszedł on do kolejnego etapu, czyli oceny Rady Programowej, musi on zostać wybrany przez jednego z pracowników KP, który stanie się jego liderem. 6. W kolejnym etapie projekt czeka na ocenę merytoryczną Rady Programowej. 7. Projekty niespełniające wymogów formalnych nie są rozpatrywane przez Radę Programową. 8. Rada Programowa podejmuje decyzję w zakresie akceptacji projektu oraz formy jego wsparcia, zaś informacja o decyzji Rady Programowej zostaje umieszczona na Platformie. 9. Rada Programowa dokona merytorycznej oceny projektów, biorąc pod uwagę następujące kryteria: a) przewidywana efektywność projektu (korzyści z projektu; liczba osób, które skorzystają z pomocy); b) udział pracowników wolontariuszy - czas, wkład własny i zaangażowanie; c) innowacyjność i pomysłowość - niestandardowe rozwiązania o wysokim stopniu skuteczności; d) wiarygodność Organizacji; e) racjonalność budżetu i wnioskowanej kwoty w stosunku do planowanych działań. 10. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji Rady Programowej, KP poinformuje Organizację o szczegółowych warunkach przyznania wsparcia. Organizacja, która uzyskała dofinasowanie do realizacji projektu jest zobowiązana do przesłania w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o dofinansowaniu, pisma z prośbą o darowiznę (wzór pisma prześle koordynator wolontariatu, drogą mailową). 11. Warunkiem przyznania dofinansowania lub innego rodzaju wsparcia materialnego jest zawarcie przez Organizację i KP umowy darowizny. 12. Czas realizacji projektu wynosi maksymalnie 2 miesiące od daty przekazania wsparcia przez KP. W uzasadnionych przypadkach KP może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu realizacji projektu. 13. Od momentu zgłaszania projektu działa system powiadomień mailowych na linii osoba zgłaszająca projekt / lider, wolontariusze, Organizacja, koordynator wolontariatu - co pozwala na sprawną komunikację i aktualizowanie informacji na jakim etapie jest projekt. 7 Wysokość przyznawanej pomocy 1. Maksymalna wysokość dofinansowania projektu to 10 000 zł. Szacowany budżet Projektu (w kwocie brutto) należy wpisać w zgłoszeniu projektu. 2. Decyzje o przydziale pomocy i liczbie finałowych projektów Rada Programowa podejmuje bezwzględną większością głosów w drodze głosowania, w obecności co najmniej połowy składu Rady Programowej. Decyzje mogą być podejmowane przez członków Rady Programowej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 3. Decyzje Rady Programowej, o których mowa w punkcie 2 są ostateczne.
8 Raport końcowy 1. Lider projektu jest zobowiązany do złożenia KP raportu końcowego otrzymanego uprzednio od Organizacji nie później niż w terminie 1 miesiąca od zakończenia realizacji projektu objętego wsparciem KP. Raport elektroniczny znajduje się na Platformie i może go złożyć jedynie pracownik KP. Raport musi zawierać: a) podsumowanie projektu (korzyści z projektu i współpracy z wolontariuszami), b) rozliczenie i skany faktur/rachunków z projektu, c) co najmniej 2 zdjęcia wolontariuszy z KP (zbiorowe/w trakcie działania), oraz zgody wolontariuszy na wykorzystanie przez KP ich wizerunków (na cele promocji społecznego zaangażowania KP). 2. W przypadku niewykonania obowiązków, o których mowa w ust. 1, Organizacja będzie zobowiązana do zwrotu KP otrzymanych środków bądź równowartości otrzymanego wsparcia. 3. Środki niewykorzystane lub wykorzystane niezgodnie z przedstawionym budżetem projektu podlegają zwrotowi na konto KP. 9 Rada Programowa i Koordynator wolontariatu 1. Rada Programowa (dalej Rada ) składa się z pracowników KP z różnych lokalizacji KP w Polsce, zajmujących różne stanowiska i reprezentujących poszczególne działy KP powoływanych przez Kierownika ds. zrównoważonego rozwoju KP. 2. Członkowie Rady za pełnienie swojej roli nie otrzymują wynagrodzenia. Ich praca jest wolontariatem. 3. Kadencja Rady trwa rok budżetowy w KP, tj. od 1.04. do 31.03. kolejnego roku. 4. Jeśli członek Rady z określonego powodu nie może pełnić swojej roli, niezwłocznie informuje o tym koordynatora wolontariatu w KP. 5. Skład Rady jest publikowany na wewnętrznych stronach KP. 6. Rada spotyka się raz na pół roku, bądź częściej na obradach i wówczas poddaje analizie i ocenie merytorycznej zgłoszone projekty, które przeszły do etapu oceny Rady. 7. Obrady Rady odbywają się poprzez osobiste uczestnictwo lub / i przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 8. Zadaniem Rady jest analiza zgłoszonych projektów w ramach Programu, ich merytoryczna ocena, wybór finałowych projektów i przyznanie dofinansowania w ramach określonego budżetu. 9. Członkowie Rady wpisują swoje oceny w specjalnej aplikacji do głosowania. 10. Pracę Rady wspiera koordynator wolontariatu w KP, powoływany przez Kierownika ds. zrównoważonego rozwoju KP. 11. Koordynator wolontariatu: a) czuwa nad prawidłowym przebiegiem realizacji Programu, b) pozostaje w stałym kontakcie z wolontariuszami oraz przedstawicielami Organizacji. c) przyjmuje na adres Kompania.Wolontariuszy@kp.sabmiller.com wszystkie pytania, propozycje zmian i uwagi.
10 Ochrona danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych jest Kompania Piwowarska S.A. z siedzibą przy ulicy Szwajcarskiej 11, 61-285 Poznań. Dane osobowe będą przetwarzane przez KP w celu realizacji Programu Kompania Wolontariuszy. Każda osoba, której dane będą przetwarzane przez KP ma prawo dostępu do nich i ich poprawiania. Podanie danych osobowych jest dobrowolne aczkolwiek konieczne aby móc brać udział w Programie. 2. Dane osobowe, w zakresie imienia i nazwiska, przynależność do danej Organizacji, miasto, osób zaangażowanych w dany Projekt, będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) osobom odwiedzjącym Portal: http://kompaniawolotariuszy.pl. 3. W przypadku podania danych osobowych osób trzecich biorących udział w Programie, osoba podająca dane osoby trzeciej oświadcza, że: a. uzyskała zgodę na udostępnienie KP danych tej osoby, której dane są zgłaszane w ramach niniejszego Programu, b. poinformowała osobę trzecią o treści niniejszego Regulaminu, a w szczególności o: i. adresie, pełnej nazwie administratora danych tj. KP, ii. celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach danych iii. źródle danych iv. prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania; v. uprawnieniach wynikających z art. 32 ust. 1 pkt 7 i 8 Ustawy (prawa sprzeciwu). 4. KP oświadcza, że będzie przetwarzać dane osobowe uczestników Programu zgodnie z wyżej wymienioną Ustawą w poszanowaniu prawa do prywatności każdej osoby. 5. W przypadku przetwarzania szerszego zakresu danych osobowych przez KP niż jest to niezbędne do uczestniczenia w niniejszym Programie, np. wizerunku osoby, przetwarzanie takie będzie odbywało się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody tej osoby, której dane dotyczą.