Zamawiający Narodowe Centrum Kultury ul. Płocka 13, 01 231 Warszawa tel. 22 2 100 100, faks 22 2 100 101 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w przetargu nieograniczonym na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016. o wartości poniżej progu określonego w art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 roku, poz. 2164) Sprawa numer DA.261.17.2016 Warszawa, dnia 17.02.2016 r.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, dalej jako SIWZ, zwana również instrukcją dla Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 roku, poz. 2164) zwanej dalej w skrócie upzp, na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016 o wartości poniżej progu określonego w art. 11 ust. 8 upzp. 1. Opis sposobu przygotowywania oferty 1. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami, które stanowią dodatki do instrukcji dla Wykonawców i zgodnie z wymaganiami niniejszej SIWZ oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez tego Wykonawcę. 3. Dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwa lub więcej podmiotów (konsorcjum), pod warunkiem, że Wykonawcy spełnią następujące wymagania: 3.1. przynajmniej jeden z Wykonawców spełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określone w 2 ust. 1, 3.2. każdy z Wykonawców wchodzący w skład konsorcjum złoży dokumenty, o których mowa w 2 ust. 2 pkt 2.2, 2.3 oraz 2.4 niniejszej SIWZ, 3.3. pozostałe dokumenty w imieniu konsorcjum składa ten lub ci spośród Wykonawców wchodzących w skład konsorcjum, od których niniejsza SIWZ lub umowa regulująca zasady współpracy wymaga potwierdzenia spełniania warunku, 3.4. Wykonawcy występujący wspólnie (konsorcjum) ustanowią pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wraz z ofertą należy przedstawić stosowne pełnomocnictwo przewidujące ich sposób współdziałania oraz zakres odpowiedzialności. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 upzp. 7. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 8. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 9. Zamawiający nie przeprowadził dialogu technicznego przed wszczęciem postępowania. 10. W postępowaniu nie będzie żądane wadium. 11. W postępowaniu nie będzie żądane wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 12. Oferta oraz dokumenty określone w 2 SIWZ winny być trwale ze sobą spięte. 13. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do SIWZ, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do ich treści. 14. Oferta winna być sporządzona na piśmie (ręcznie, na maszynie do pisania lub w postaci wydruku komputerowego), w języku polskim, w formie zapewniającej czytelność jej treści. 15. Wszystkie strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być zaparafowane przez Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty (poprawki, przekreślenia, dopiski) powinny być zaparafowane przez Wykonawcę w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 16. Strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być kolejno ponumerowane (z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt 19). W treści oferty winna być umieszczona informacja o łącznej liczbie stron oferty wraz z liczbą i wykazem załączników do oferty. 17. Ofertę należy złożyć w formie oryginału. Pozostałe dokumenty z wyłączeniem pełnomocnictwa do złożenia oferty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność Strona 2 z 26
z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem). 18. O ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę, do oferty powinno być załączone pełnomocnictwo do jej podpisania w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do złożenia oferty upoważnia również do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wszystkich dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba że z treści pełnomocnictwa wynika co innego. 19. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 upzp. Strony zawierające informacje, o których mowa w zdaniu poprzednim, winny być oddzielnie ze sobą połączone, ale ponumerowane, z zachowaniem kontynuacji numeracji stron oferty. 20. Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości, bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy wraz z numerami telefonów kontaktowych oraz zaadresowane na następujący adres Zamawiającego: Narodowe Centrum Kultury ul. Płocka 13, 01 231 Warszawa oraz opisane: Oferta na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016. Nie otwierać przed godz. 10:30 dnia 25.02.2016 r. 21. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak jak oferta, ale opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA. 22. Niespełnienie wymagań określonych w pkt 12, 15, 16, 19, 20 nie będzie skutkować odrzuceniem oferty, lecz wszelkie negatywne konsekwencje mogące wyniknąć z nie zachowania tych wymagań będą obciążały Wykonawcę. 23. Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania, z uwzględnieniem przepisu art. 93 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. 24. Kompletna oferta powinna zawierać: 24.1. prawidłowo wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1 do SIWZ), 24.2. pełnomocnictwo (o ile zostało udzielone), 24.3. oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 2. Warunki, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz wymagane dokumenty 1. Warunki wymagane od Wykonawców. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 1.2. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie co najmniej trzech usług z zakresu świadczenia usług hotelowych i Strona 3 z 26
restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą o wartości co najmniej 100.000,00 złotych brutto każda. Maksymalna liczba usług, która będzie stanowiła podstawę oceny ofert to 5, jedna usługa oznacza usługę wykonaną na podstawie jednej umowy. 1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 1.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej Wykonawca może polegać na wiedzy, doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. 2. Dokumenty wymagane dla potwierdzenia warunków, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi, roboty budowlane wymagań określonych przez Zamawiającego: 2.1. podpisane oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 upzp (załącznik nr 2 do SIWZ), 2.2. podpisane oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 upzp (załącznik nr 3 do SIWZ), 2.3. podpisane oświadczenie Wykonawcy o przynależności do grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dn. 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, ze zm.) (załącznik nr 4 do SIWZ), 2.4. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), 2.5. wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej trzech usług z zakresu świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą o wartości co najmniej 100.000,00 złotych brutto każda wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały wykonane oraz z załączeniem dowodów czy usługi te zostały wykonane należycie (załącznik nr 6 do SIWZ). 2.6. aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłatami podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postepowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, 2.7. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postepowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. 3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzające odpowiednio, że: 3.1. nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, Strona 4 z 26
3.2. nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. 4. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawcę stanowiących załączniki oferty. Ocena będzie dokonana metodą: spełnia nie spełnia. 3. Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy I. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016. 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Lokalizacja. 2.1.1. Zamawiający wymaga, aby wszystkie usługi, tj. zakwaterowanie, wyżywienie uczestników oraz wynajem sal wraz z niezbędną infrastrukturą zlokalizowane były w jednym obiekcie/kompleksie obiektów. 2.1.2. Zamawiający wymaga, aby obiekt, w którym realizowane będą usługi był zlokalizowany w odległości maksymalnie do 45 km od centrum Warszawy (liczonego od Pałacu Kultury i Nauki, Plac Defilad 1). Zamawiający będzie weryfikował odległość za pomocą narzędzia maps.google.pl, jako najkrótszą trasę samochodową od adresu: PKiN, Plac Defilad 1, Warszawa do adresu obiektu hotelowego, w którym realizowane będą usługi. 2.1.3. Zamawiający wymaga, aby w odległości nie większej niż 600 m od obiektu, w którym zlokalizowane będą usługi znajdował się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Zamawiający będzie weryfikował odległość za pomocą narzędzia maps.google.pl. W przypadku, gdy w odległości do 600 m od obiektu, w którym zlokalizowane będą usługi nie znajduje się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić transport dla uczestników szkolenia z Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1) pierwszego dnia szkolenia do obiektu, w którym realizowane będą usługi oraz ostatniego dnia szkolenia z obiektu do Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1). Koszt transportu doliczony zostanie przez Wykonawcę do kosztów szkolenia i zawarty w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do SIWZ. 2.2. Terminy szkoleń. 2.2.1. Zamawiający zrealizuje 27 sesji szkoleniowych w następujących terminach: 2.2.1.1. 06-08 kwietnia 2016r. 2.2.1.2. 11-13 kwietnia 2016r. 2.2.1.3. 20-22 kwietnia 2016r. 2.2.1.4. 25-27 kwietnia 2016r. 2.2.1.5. 27-29 kwietnia 2016r. 2.2.1.6. 09-11 maja 2016r. 2.2.1.7. 11-13 maja 2016r. 2.2.1.8. 23-25 maja 2016r. 2.2.1.9. 23-25 maja 2016r. 2.2.1.10. 30 maja 01 czerwca 2016r. 2.2.1.11. 01-03 czerwca 2016r. Strona 5 z 26
2.2.1.12. 01-03 czerwca 2016r. 2.2.1.13. 02-04 czerwca 2016r. 2.2.1.14. 15-17 czerwca 2016r. 2.2.1.15. 14-16 września 2016r. 2.2.1.16. 19-21 września 2016r. 2.2.1.17. 26-28 września 2016r. 2.2.1.18. 28-30 września 2016r. 2.2.1.19. 12-14 października 2016r. 2.2.1.20. 17-19 października 2016r. 2.2.1.21. 19-21 października 2016r. 2.2.1.22. 24-26 października 2016r. 2.2.1.23. 07-09 listopada 2016r. 2.2.1.24. 14-16 listopada 2016r. 2.2.1.25. 16-18 listopada 2016r. 2.2.1.26. 20-23 listopada 2016r. 2.2.1.27. 27-30 listopada 2016r. 2.2.2. W przypadku konieczności zmiany terminu szkolenia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, zakłada się możliwość uzgodnienia innego terminu szkolenia, dogodnego zarówno dla Zamawiającego jak i Wykonawcy. O konieczności zmiany terminu szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę na min. 5 dni przed terminem realizacji szkolenia. 2.3. Liczba uczestników. 2.3.1. Zamawiający przewiduje udział w szkoleniach, o których mowa w pkt. 2.2.1.1, 2.2.1.2., 2.2.1.5., 2.2.1.6., 2.2.1.8.-2.2.1.11, 2.2.1.13., 2.2.1.14, 2.2.1.16., 2.2.1.18., 2.2.1.20., 2.2.1.22., 2.2.1.24., 2.2.1.25., 22 uczestników i 2 trenerów/organizatorów, czyli łącznie liczba osób korzystająca z jednego szkolenia wynosi 24. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do pierwotnych założeń. 2.3.2. Zamawiający przewiduje udział w szkoleniach, o których mowa w pkt. 2.2.1.3., 2.2.1.7., 2.2.1.12., 2.2.1.15., 2.2.1.17., 2.2.1.19., 2.2.1.21., 2.2.1.23., 20 uczestników i 2 trenerów/organizatorów, czyli łącznie liczba osób korzystająca z jednego szkolenia wynosi 22. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do pierwotnych założeń. 2.3.3. Zamawiający przewiduje udział w szkoleniu, o którym mowa w pkt. 2.2.1.4., 12 uczestników i 3 trenerów/organizatorów, czyli łącznie liczba osób korzystająca z jednego szkolenia wynosi 15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do pierwotnych założeń. 2.3.4. Zamawiający przewiduje udział w szkoleniach, o których mowa w pkt. 2.2.1.26 oraz 2.2.1.27., 25 uczestników i 2 trenerów/organizatorów, czyli łącznie liczba osób korzystająca z jednego szkolenia wynosi 27. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do pierwotnych założeń. 2.3.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników korzystających z zakwaterowania w ramach każdego szkolenia ( nie więcej jednak niż 50%) w stosunku do pierwotnych założeń wskazanych w 3 ust I pkt.2.3.1 do 2.3.4 2.3.6. Liczba uczestników każdorazowo będzie korygowana przez Zamawiającego na 5 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia. 2.4. Wymagania wobec usług hotelowych. 2.4.1. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w obiekcie hotelarskim o standardzie minimum 3 gwiazdek lub równoważnym, tj. spełniającym wymogi Strona 6 z 26
standardu 3-gwiazdkowego określonym w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. 2.4.2. Zamawiający przewiduje, że w ramach każdego szkolenia z zakwaterowania korzystać będzie: 2.4.2.1. 24 (w przypadku szkoleń wymienionych w punktach 2.2.1.1, 2.2.1.2., 2.2.1.5., 2.2.1.6., 2.2.1.8.-2.2.1.11, 2.2.1.13., 2.2.1.14, 2.2.1.16., 2.2.1.18., 2.2.1.20., 2.2.1.22., 2.2.1.24., 2.2.1.25.,) uczestników (zakwaterowanie w pokojach 2-os) i 2 trenerów/organizatorów (zakwaterowanie w pokojach 1-os.). 2.4.2.2. 22 (w przypadku szkoleń wymienionych w punktach 2.2.1.3., 2.2.1.7., 2.2.1.12., 2.2.1.15., 2.2.1.17., 2.2.1.19., 2.2.1.21., 2.2.1.23.) uczestników (zakwaterowanie w pokojach 2-os.) i 2 trenerów/organizatorów (zakwaterowanie w pokojach 1-os.). 2.4.2.3. 12 (w przypadku szkoleń wymienionych w puncie 2.2.1.4) uczestników (zakwaterowanie w pokojach 2-os.) i 3 trenerów/organizatorów (zakwaterowanie w pokojach 1-os.). 2.4.2.4. 25 (w przypadku szkoleń wymienionych w punktach 2.2.1.26 2.2.1.27) uczestników (zakwaterowanie w pokojach 2-os.) i 2 trenerów/organizatorów (zakwaterowanie w pokojach 1-os.). 2.4.3. Zamawiający zakłada, że liczba osób korzystających z zakwaterowania w ramach szkolenia może być mniejsza niż liczba osób w nim uczestniczących (nie więcej jednak niż o 50%) w stosunku do pierwotnych założeń. 2.4.4. Pokoje powinny być wyposażone w pojedyncze łóżka, pełny węzeł sanitarny, telewizor, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego. W każdym pokoju powinna być dostępna butelkowana woda gazowana i niegazowana. Temperatura w pokojach nie może być niższa niż 21 stopni Celsjusza (nie dopuszcza się grzejników przenośnych). 2.4.5. Zamawiający przewiduje możliwość zarezerwowania na życzenie uczestnika szkolenia pokoju 1-os. zamiast 2-os. Dopłata do pokoju 1-os. dokonywana będzie bezpośrednio przez uczestnika szkolenia na rzecz hotelu. 2.4.6. Obiekt hotelarski powinien być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. 2.4.7. Wykonawca jest odpowiedzialny za zakwaterowanie uczestników szkolenia, zgodnie z wytycznymi, które zostaną przesłane przez Zamawiającego na min. 5 dni przed terminem szkolenia. 2.4.8. Wykwaterowanie uczestników szkolenia następuje po zakończeniu szkolenia (zgodnie z przekazanym przez Zamawiającego harmonogramem). 2.4.9. Uczestnicy szkolenia mają możliwość bezpłatnego parkowania na parkingu hotelowym na czas trwania szkolenia. 2.4.10. Wykonawca zapewni informację nt. tytułu, lokalizacji i terminów szkolenia na podstawie przekazanych przez Zamawiającego danych poprzez zamieszczenie stosownych oznaczeń na terenie obiektu hotelowego (minimum na recepcji i w pobliżu sali konferencyjnej). 2.5. Wymagania wobec usług restauracyjnych. 2.5.1. Usługi restauracyjne obejmują serwis kawowy oraz 3 posiłki, serwowane zgodnie z ramowym harmonogramem szkoleń zawartym w pkt. 2.7: 2.5.1.1. Serwis kawowy: serwowany w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia, uzupełniany na bieżąco w trakcie trwania szkolenia, obejmujący: napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (butelkowana woda gazowana i Strona 7 z 26
niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), min. 2 rodzaje świeżych owoców, min. 2 rodzaje ciastek kruchych i/lub wypieków, cukier, cytryna, śmietanka do kawy. 2.5.1.2. Śniadanie: serwowane w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia, uwzględniające dania mięsne i wegetariańskie, obejmujące: min. 3 dania ciepłe (np. jajka, kiełbaski, naleśniki), min. 5 przystawek zimnych (np. wędliny, sery, jajka, dżemy, płatki śniadaniowe), min. 2 sałatki, min. 3 rodzaje pieczywa, min. 3 rodzaje świeżych warzyw i owoców, napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych, mleko), cukier, cytryna, śmietanka do kawy, masło. 2.5.1.3. Obiad: serwowany w formie bufetu w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia, uwzględniające potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmujący: dania ciepłe (min. 2 zupy, min. 3 dania główne, min. 3 rodzaje dodatków np. ryż, ziemniaki, kasza, warzywa), min. 2 sałatki, min. 2 rodzaje deseru (np. ciasta, owoce, lody), napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), cukier, cytryna, śmietanka do kawy. 2.5.1.4. Obiadokolacja: serwowana w formie bufetu w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia, uwzględniająca potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmująca: dania ciepłe (min. 3 dania), min. 5 przystawek zimnych (np. wędliny, sery, jajka, ryby), min. 2 sałatki, min. 3 rodzaje pieczywa, napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), cukier, cytrynę, śmietankę do kawy, masło. 2.5.1.5. Kolacja: serwowana w formie bufetu w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia, uwzględniająca potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmująca: dania ciepłe (min. 3 dania), min. 5 przystawek zimnych (np. wędliny, sery, jajka, ryby), min. 2 sałatki, min. 3 rodzaje pieczywa, napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), cukier, cytrynę, śmietankę do kawy, masło. 2.5.2. Szczegółowe menu posiłków serwowanych podczas każdego szkolenia, zgodne z wytycznymi zawartymi w pkt 2.5, zostanie uzgodnione z Zamawiającym na podstawie 2 propozycji przedstawionych przez Wykonawcę, nie później niż na 5 dni przed terminem realizacji szkolenia. Menu powinno być zróżnicowane w poszczególnych dniach trwania szkolenia. 2.5.3. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej itp.) 2.5.4. Serwis kawowy zlokalizowany będzie w sali konferencyjnej, w której odbywa się szkolenie lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie. 2.5.5. Śniadanie, obiad, obiadokolacja i kolacja serwowane będą w odrębnej sali restauracyjnej zarezerwowanej do dyspozycji uczestników szkolenia, wyposażonej w stoły i krzesła w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia lub części sali restauracyjnej specjalnie wydzielonej dla uczestników szkolenia. 2.5.6. Nie dopuszcza się serwowania posiłków w naczyniach jednorazowych. 2.5.7. Wykonawca odpowiada za estetyczny sposób serwowania posiłków, bieżące uzupełnianie dań i napoi oraz regularne sprzątanie miejsc, w których są serwowane. 2.5.8. Zakłada się, że wszyscy uczestnicy szkolenia (również nie korzystający z zakwaterowania) korzystają z posiłków. 2.6. Wymagania wobec sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą. Strona 8 z 26
2.6.1. Zamawiający wymaga aby wyposażenie sali konferencyjnej obejmowało: stoły i krzesła konferencyjne w ilości adekwatnej do liczby uczestników, stół prezydialny, projektor multimedialny, ekran, flipchart i markery, klimatyzację (dopuszcza się klimatyzatory przenośne), bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, laptop z możliwością podłączenia kamery i głośników. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca zapewni dodatkowe głośniki i przedłużacze umożliwiające podłączenie przez uczestników własnego sprzętu. Temperatura w sali konferencyjnej nie może być niższa niż 21 stopni Celsjusza (nie dopuszcza się grzejników przenośnych). 2.6.2. Zamawiający wymaga, aby sala konferencyjna spełniała wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do liczby uczestników szkolenia i posiadała dostęp do światła dziennego. 2.6.3. Przed rozpoczęciem szkolenia wykonawca zaaranżuje salę zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego, w szczególności w zakresie sposobu ustawienia stołów, krzeseł, stanowiska wykładowcy oraz sprzętu multimedialnego. 2.6.4. Nie dopuszcza się wystroju bankietowego w sali konferencyjnej, na życzenie Zamawiającego Wykonawca usunie z sali konferencyjnej zbędne lub nieadekwatne elementy wystroju. 2.6.5. Wykonawca zapewni obsługę techniczną do dyspozycji Zamawiającego na czas trwania szkolenia. 2.6.6. W przypadku awarii sprzętu Wykonawca zobowiązuje się go wymienić na sprawny w ciągu 15 min. od chwili zgłoszenia awarii przez Zamawiającego 2.6.7. Sala konferencyjna udostępniona zostanie do dyspozycji uczestników szkolenia na cały czas trwania szkolenia od chwili rozpoczęcia szkolenia do jego zakończenia, także poza godzinami jego trwania określonymi w harmonogramie. 2.6.8. Nie dopuszcza się zmian sali konferencyjnej w trakcie trwania szkolenia. 2.7. Ramowy harmonogram szkoleń. 2.7.1. Przewiduje się realizację 2 typów szkoleń: 2.7.1.1. I typ szkoleń: 25 szkoleń po 15 godzin, szkolenia, o których mowa w pkt. od 2.2.1.1. do 2.2.1.25., Ramowy harmonogram: Dzień szkolenia Ramowy program Usługi 1 dzień 14.00 16.00 szkolenie 16.00 17.00 obiadokolacja 17.00 19.00 szkolenie zakwaterowanie uczestników od godz. 13.00 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne od godz. 13.00 serwis kawowy dostępny w godz. 13.30-19.00 2 dzień 8.00-9.00 śniadanie 9.00-13.00 szkolenie 13.00-16.00 obiad 16.00-19.00 szkolenie 19.00 20.00 kolacja serwis kawowy dostępny w godz. 08.30-19.00 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne cały dzień 3 dzień 8.30-9.30 śniadanie 9.30-13.30 szkolenie 13.30-14.30 obiad serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-13.30 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne do godz. 14.30 wykwaterowanie uczestników ok. godz. 14.00 Strona 9 z 26
2.1.1.1. II typ szkoleń: 2 szkolenia po 22 godzin, szkolenia, o których mowa w pkt. od 2.2.1.26. do 2.2.1.27., Ramowy harmonogram: Dzień szkolenia Ramowy program Usługi 1 dzień 18.00-19.00 kolacja 19.00-21.00 szkolenie zakwaterowanie uczestników od godz. 17.00 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne od godz. 18.00 2 dzień 8.00-9.00 śniadanie 9.00-14.00 zajęcia 14.00-15.00 obiad 16.00-20.0 zajęcia 20.00-21.00 kolacja 3 dzień 8.00-9.00 śniadanie 9.00-13.00 zajęcia 13.00-13.30 przerwa 13.30-15.00 zajęcia 15.00-16.00 obiad 4 dzień (wyjazd ok. 16.00) 22.30 kolacja 8.00-9.00 śniadanie 9.00-13.00 zajęcia 13.00-14.00 obiad 14.00-16.00 zajęcia serwis kawowy dostępny w godz. 18.30-21.00 serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-20.00 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne cały dzień serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-15.30 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne cały dzień serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-16.00 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne do godz. 16.00 wykwaterowanie uczestników ok. g. 14.00 2.7.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w ramowych harmonogramach szkoleń. II. Dodatkowe informacje dotyczące realizacji umowy 1. Wymagania dotyczące współpracy w ramach szkoleń. 1.1. Wykonawca zobowiązany jest wskazać 1. osobę koordynującą realizację wszystkich usług w ramach szkoleń. W trakcie trwania szkoleń wskazany koordynator będzie obecny i dyspozycyjny w miejscu ich realizacji. 1.2. Zamawiający i Wykonawca będą kontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu oraz osobiście w trakcie trwania szkolenia w sprawie szczegółów jego realizacji. 1.3. Przed rozpoczęciem realizacji szkoleń Zamawiający spotka się z koordynatorem wskazanym przez Wykonawcę na miejscu realizacji szkoleń w celu ustalenia szczegółów współpracy i zapoznania się z obiektem, w terminie dogodnym dla obu stron. 1.4. Zamawiający może w ciągu 3 dni przed terminem szkolenia dostarczyć na miejsce realizacji szkolenia materiały szkoleniowe i promocyjne, które Wykonawca zobowiązany jest zmagazynować i na 1 godzinę przed realizacją szkolenia dostarczyć do sali konferencyjnej, w której będzie ono realizowane. 1.5. Zamawiający przewiduje możliwość wykonania podczas szkoleń dokumentacji fotograficznej i filmowej na terenie obiektu. 1.6. Wykonawca zobowiązany jest do terminowej realizacji usług. 1.7. W przypadku, gdy w odległości do 600 m od obiektu, w którym zlokalizowane będą usługi nie znajduje się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie, Wykonawca zorganizuje transport dla uczestników szkolenia z Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1) pierwszego dnia szkolenia do obiektu, w Strona 10 z 26
którym realizowane będą usługi oraz ostatniego dnia szkolenia z obiektu hotelowego do Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1) przy czym: 1.7.1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia obsługi samochodów przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach, znających topografię Warszawy i odpowiednim stanie zdrowia, a w przypadku niedyspozycji kierowcy, do niezwłocznego zapewnienia zastępstwa, niezależnie od przyczyny niedyspozycji. 1.7.2. Środki transportu zapewnione przez Wykonawcę powinny być dostosowane do ilości uczestników, sprawne technicznie i posiadające minimum ubezpieczenie OC oraz NNW, nie starsze niż 5 lat, wyposażone w klimatyzację, czyste z zewnątrz i wewnątrz, wyposażone w oznaczenia pozwalające na szybką identyfikację środka transportu przez podróżnych (np. logo Zamawiającego umieszczone w widocznych miejscach). 1.7.3. Wykonawca ponosi koszty paliwa, opłaty parkingowe oraz wszelkie inne opłaty związane z transportem uczestników szkolenia. 1.7.4. Wykonawca odpowiada za punktualne podstawienie środków transportu we wskazane miejsca przy czym Zamawiający zobowiązuje się do podania na minimum 5 dni przed datą szkolenia terminu wyjazdu oraz powrotu, miejsc docelowych oraz ilości osób do przewiezienia, 1.7.5. W przypadku awarii pojazdu Wykonawca zobowiąże się niezwłocznie (w terminie do jednej godziny) oddać do dyspozycji Zamawiającego inny, sprawny pojazd podobnej klasy z kierowcą. Jeśli to nie nastąpi Zamawiający będzie mógł wynająć taksówkę/taksówki obciążając Wykonawcę poniesionymi kosztami, 1.7.6. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować bezpieczeństwo osób i mienia podczas wykonywania usługi przewozu 1.7.7. Zamawiający nie bierze żadnej odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia jakiegokolwiek typu, w wyniku których nastąpi szkoda materialna, uszkodzenie ciała czy śmierć, spowodowana działalnością Wykonawcy. 1.8. Wymagania dodatkowe 1.8.1. Wynagrodzenie płatne będzie oddzielnie za realizację usług związanych z danym szkoleniem, na podstawie faktycznie wyświadczonych przez Wykonawcę i wykorzystanych przez Zamawiającego usług z uwzględnieniem zastrzeżeń, o których mowa w 3 ust I pkt.2.3. 1.8.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego (w szczególności w przypadku nie zgłoszenia się wystarczającej liczby uczestników). O odwołaniu szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę na min. 14 dni przed rozpoczęciem szkolenia. W takim przypadku Wykonawca nie nabywa prawa do wynagrodzenia. III. Zmiany postanowień umowy Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany istotnych postanowień umowy zawartej na skutek przeprowadzenia niniejszego postępowania w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku: 1. Konieczności zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego; 2. Rezygnacji z części zamówienia w przypadku rezygnacji z realizacji projektu z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w takim przypadku zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia wykonawcy; 3. Konieczności wprowadzenia zmian technologicznych realizacji zamówienia zmianie może ulec wynagrodzenie wykonawcy lub termin realizacji umowy. Strona 11 z 26
4. Pożądany lub wymagany termin wykonania umowy Zamówienie powinno być wykonane od 06.04.2016r. do 30.11.2016r. 5. Opis kryterium, którym zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty Oznaczenie kryterium Kryterium Liczba pkt C. Cena za realizację wszystkich świadczeń 80 D. Doświadczenie wykonawcy 20 Razem 100 1. Kryterium (C): Cena za realizację wszystkich świadczeń Skala punktów możliwych do otrzymania w ramach tego kryterium ( 80 pkt.): 1.1. Wykonawca oblicza cenę oferty na realizację przedmiotu zamówienia biorąc pod uwagę wartość netto. Następnie oblicza wysokość podatku VAT i ustala cenę. Cena ta będzie brana pod uwagę przez Komisję w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty. 1.2. Podczas oceny ofert w/w kryterium oceny stosowany będzie następujący sposób obliczenia: oferta z najniższą ceną ofertową uzyska maksymalną liczbę punktów przewidzianą dla tego kryterium Cmin = 80 pkt. Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem: Cmin : Cb x 80 pkt, gdzie: Cmin - cena oferty minimalnej, Cb - cena oferty badanej. 1.3. Cena musi obejmować wszystkie elementy związane z realizacją zamówienia. 2. Kryterium (D): Doświadczenie wykonawcy w świadczeniu usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą. 2.1. Podczas oceny ofert ww. kryterium oceniane będą usługi spełniające wymogi opisane w 2 ust. 1 pkt. 1.2. niniejszej SIWZ. 2.2. Podczas oceny ofert ww. kryterium oceny stosowany będzie następujący sposób obliczenia: oferta z najwyższą liczbą zrealizowanych usług w zakresie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą uzyska maksymalną liczbę punktów, tj. 20. Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem: Db : Dmax x 20 pkt, gdzie: Dmax ilość zrealizowanych usług oferty o najwyższej liczbie zrealizowanych usług, Db - ilość zrealizowanych usług oferty badanej. 2.3. Maksymalna liczba usług, która będzie stanowiła podstawę oceny ofert to 5. 3. Ostateczna ocena stanowić będzie sumę punktów uzyskanych w obu kryteriach: O = C + D. 6. Wskazanie miejsca i terminu składania ofert 1. Oferty należy złożyć w Narodowym Centrum Kultury, Warszawa, ul. Płocka 13, na recepcji do godziny 10:00 w dniu 25.02.2016 r. pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym terminie bez względu na przyczyny opóźnienia. 2. Zamawiający może przed terminem składania ofert przedłużyć termin ich składania z inicjatywy własnej lub przychylając się do wniosku podmiotu, który z przyczyn od siebie niezależnych nie jest w stanie złożyć oferty w terminie. 7. Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą Strona 12 z 26
1. Wykonawca będzie związany ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert. 2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, o którym mowa w pkt. 1, z zastrzeżeniem że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. 3. Wniesienie odwołania po upływie terminu do składania ofert zawiesza bieg terminu związania ofertą do czasu ogłoszenia orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą. 8. Wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert Oferty zostaną otwarte w Narodowym Centrum Kultury, Warszawa, ul. Płocka 13, o godzinie 10:30 w dniu 25.02.2016 r. 9. Informacje o trybie otwarcia i oceny ofert 1. Wykonawcy mogą być obecni przy otwieraniu ofert i zgłaszać na piśmie oświadczenia do protokołu. 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 3. Podczas otwarcia zostaną ogłoszone nazwy i adresy Wykonawców oraz ceny ofert. 4. Oferty zostaną sprawdzone czy zostały sporządzone zgodnie z przepisami ustawowymi i zaproszeniem do składania ofert, a następnie ocenione zgodnie z kryteriami i warunkami zawartymi w instrukcji dla Wykonawców przez Komisję podczas niejawnego posiedzenia. 5. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub, którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie chyba, że mimo ich uzupełnienia konieczne będzie unieważnienie postępowania. 6. Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 7. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 8. Zamawiający poprawi w ofercie: 8.1. oczywiste omyłki pisarskie, 8.2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 8.3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 9. Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 10. Zamawiający powiadomi na piśmie o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. Powiadomienie to zawierać będzie informacje o: 10.1. Wykonawcach wykluczonych z postępowania, wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego, 10.2. Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego, Strona 13 z 26
10.3. wyborze najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem nazwy i adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienia jej wyboru, a także informacje na temat innych złożonych ofert oraz punktację przyznaną tym ofertom w trakcie ich oceny 10.4. terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Informacja ta zamieszczona będzie jednocześnie na stronie internetowej Zamawiającego oraz w miejscu publicznie dostępnym na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego 11. Komisja Przetargowa Zamawiającego wybiera ofertę najkorzystniejszą, przez co należy rozumieć ofertę z najwyższą liczbą punktów. 10. Nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami Zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami i wykonawcami oraz opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących treści niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz oświadczenie w przedmiocie czy Zamawiający zamierza zwołać zebranie Wykonawców. 1. Zamawiający upoważnia do bezpośredniego kontaktowania się i do udzielania wyjaśnień: Panią Annę Ciecierską, tel. 22 2 100 182, aciecierska@nck.pl, godz. 09:00 15:00; w sprawach formalnych Panią Dorotę Wysocką, tel. 22 2 100 120, przetargi@nck.pl, godz. 09:00 15:00, oraz Panią Katarzynę Matuszewską, tel. 22 2 100 173. przetargi@nck.pl, godz. 09:00 15:00. 2. Zamawiający określa sposób porozumiewania się z zachowaniem zasad określonych w art. 27 upzp pisemnie lub pocztą elektroniczną. 3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekażą oświadczenia, wnioski, zawiadomienia drogą inną niż pisemna, każda ze stron na żądanie drugiej strony ma obowiązek niezwłocznie potwierdzić fakt ich otrzymania. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający odpowie na zadane pytania, przesyłając treść pytań i odpowiedzi wszystkim uczestnikom postępowania, pod warunkiem, że pytanie wpłynie do Zamawiającego, w terminie określonym w art. 38 ust.1 i 1a upzp. UWAGA: żadne wyjaśnienia treści SIWZ nie będą udzielane telefonicznie. 5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, bez ujawniania źródła zapytania, Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia. 6. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli SIWZ jest udostępniany na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie. 7. Wyjaśnienia treści SIWZ, o których mowa w punkcie 5 dodatkowo zostaną zamieszczone na stronie internetowej, na której jest udostępniony SIWZ http://www.nck.pl/przetargi/ 8. W sytuacji opisanej w punkcie 6 powyżej Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie w ofertach zmian wynikających ze zmiany treści SIWZ. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców, którym przekazał SIWZ. Ponadto informacja ta zostanie zamieszczona na stronie internetowej, na której jest udostępniony SIWZ. 9. Wprowadzone przez Zamawiającego zmiany treści SIWZ, a także pisemne odpowiedzi na zadane pytania stają się integralną częścią SIWZ. 10. Pytania należy kierować do Pana Edwarda Chudzika Zastępcy Dyrektora Narodowego Centrum Kultury lub Pana Kazimierza Monkiewicza Zastępcy Dyrektora Narodowego Centrum Kultury. 11. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania przedofertowego. Strona 14 z 26
11. Unieważnienie postępowania 1. Zamawiający unieważni postępowanie w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 upzp. 2. O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia przed upływem terminu składania ofert oraz Wykonawców, którzy złożyli oferty w przypadku unieważnienia po upływie terminu składania ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 3. W przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert zawiadomienie o unieważnieniu postępowania dodatkowo będzie zawierać informacje o: 3.1. Wykonawcach wykluczonych z postępowania, 3.2. Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. 12. Udzielenie Zamówienia 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym w upzp, SIWZ oraz została uznana za najkorzystniejszą. 2. Zamawiający ogłosi wyniki postępowania na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie oraz na swojej stronie internetowej, a o wynikach niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców. 3. Wykonawca ma obowiązek zawrzeć umowę, której wzór stanowi załącznik numer 5 do SIWZ 4. Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana Zamawiający wskaże miejsce i termin podpisania umowy. Umowę z tym Wykonawcą Zamawiający podpisze w terminie określonym w art. 94 upzp), nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą. 5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy lub nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ponownej ich oceny, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. 6. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, pod warunkiem przedstawienia przed jej podpisaniem umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta została złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 13. Wzór umowy Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do SIWZ dla Wykonawców. 14. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawcom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Edward Chudzik Zastępca Dyrektora Narodowego Centrum Kultury Strona 15 z 26
Załącznik nr 1 do SIWZ NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY: ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY: NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ: TELEFON: FAKS: ADRES E-MAIL: NUMER NIP: NUMER REGON: OFERTA Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016 oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem zawartym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w L.p. Nazwa 1. Szkolenie w dn. 06-08 kwietnia 2016r. 2. Szkolenie w dn. 11-13 kwietnia 2016r 3. Szkolenie w dn. 20-22 kwietnia 2016r 4. Szkolenie w dn. 25-27 kwietnia 2016r. 5. Szkolenie w dn. 27-29 kwietnia 2016r 6. Szkolenie w dn. 09-11 maja 2016r. 7. Szkolenie w dn. 11-13 maja 2016r. 8. Szkolenie w dn. 23-25 maja 2016r. 9. Szkolenie w dn. 23-25 maja 2016r. 10. Szkolenie w dn. 30 maja - 01 czerwca 2016r. 11. Szkolenie w dn. 01-03 czerwca 2016r. 12. Szkolenie w dn. 01-03 czerwca 2016r. 13. Szkolenie w dn. 02-04 czerwca 2016r. 14. Szkolenie w dn. 15-17 czerwca 2016r. 15. Szkolenie w dn. 14-16 września 2016r. 16. Szkolenie w dn. 19-21 września 2016r. 17. Szkolenie w dn. 26-28 września 2016r. 18. Szkolenie w dn. 28-30 września 2016r. Wartość netto Podatek VAT Stawka Kwota Cena Strona 16 z 26
19. Szkolenie w dn. 12-14 października 2016r. 20. Szkolenie w dn. 17-19 października 2016r 21. Szkolenie w dn. 19-21 października 2016r. 22. Szkolenie w dn. 24-26 października 2016r. 23. Szkolenie w dn. 07-09 listopada 2016r. 24. Szkolenie w dn. 14-16 listopada 2016r. 25. Szkolenie w dn. 16-18 listopada 2016r. 26. Szkolenie w dn. 20-23 listopada 2016r. 27. Szkolenie w dn. 27-30 listopada 2016r. RAZEM: Razem słownie: Nazwa i adres obiektu w którym będą świadczone usługi (zakwaterowanie, wyżywienie, sale konferencyjne) Nazwa przystanku ZTM lub kolejowego położonego w odległości nie większej niż 600 m od obiektu hotelowego, w którym realizowane będą usługi 1 : Do celów rozliczeniowych w przypadku zmniejszeń, o których mowa w 3 I pkt 2.3, informujemy, że ceny jednostkowe wynoszą (poniższe ceny nie służą do porównywania ofert, a jedynie do celów rozliczeniowych po realizacji zamówienia, obliczonych na podstawie faktycznie zrealizowanych usług): Lp. 1. 2. NAZWA Wartość VAT netto stawka kwota Cena 1 2 3 4 5 Cena szkolenia w przeliczeniu na 1 uczestnika korzystającego z zakwaterowania/1 dzień szkolenia Cena szkolenia w przeliczeniu na 1 uczestnika nie korzystającego z zakwaterowania/1 dzień szkolenia Część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom: 1 W przypadku gdy w odległości do 600 m. od obiektu, w którym zlokalizowane będą usługi nie znajduje się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić transport dla uczestników szkolenia z Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1) pierwszego dnia szkolenia do obiektu, w którym realizowane będą usługi oraz ostatniego dnia szkolenia z obiektu do Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1). Koszt transportu doliczony zostanie przez Wykonawcę do kosztów szkolenia i zawarty w ofercie cenowej. Strona 17 z 26
1. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy w tym zakresie zastrzeżeń. 3. Oświadczamy, że zawarty w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia projekt umowy (Załącznik nr 5 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia) został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wskazanych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 4. Ofertę niniejszą składamy na... 2 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Załącznikami do niniejszej oferty są: 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 2 Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi SIWZ 3 Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty Strona 18 z 26
Załącznik nr 2 do SIWZ O Ś W I A D C Z E N I E (zgodnie z art. 22 ust. 1 upzp) (pieczęć Wykonawcy/Wykonawców) Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016 oświadczamy, że spełniamy warunki dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadania wiedzy i doświadczenia, 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej, Oświadczamy, że wszystkie złożone przez Wykonawcę/Wykonawców informacje i oświadczenia mające lub mogące mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia są prawdziwe w dacie ich przekazywania do Zamawiającego. Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art. 297 1kk. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Strona 19 z 26
Załącznik nr 3 do SIWZ O Ś W I A D C Z E N I E (zgodnie z art. 24 ust. 1 upzp) (pieczęć Wykonawcy/Wykonawców) Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2016 oświadczamy, że brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.) Oświadczamy, że wszystkie złożone przez nas informacje i oświadczenia mające lub mogące mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są prawdziwe w dacie ich przekazywania do Zamawiającego. Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art. 297 1kk. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Strona 20 z 26