SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

WOJEWÓDZKI OŚRODEK ANIMACJI KULTURY W BIAŁYMSTOKU Postępowanie nr: OI-4210-14/15 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA przetargu nieograniczonego na świadczenie usług w zakresie zakwaterowania i wyżywienia 87 uczestników VIII Międzynarodowego Festiwalu Muzyki, Sztuki i Folkloru PODLASKA OKTAWA KULTUR 2015 kod CPV: 55.00.00.00-0 usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55.10.00.00-1 usługi hotelarskie 55.30.00.00-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków wartość zamówienia mniejsza niż kwoty określone przepisami wydanymi na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych Zatwierdzam Dyrektor WOAK w Białymstoku / / Białystok, dn. 26 czerwca 2015 r. Cezary Jan Mielko

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury 15-950 Białystok, ul. Kilińskiego 8 tel. 85 740 37 11, faks 85 740 37 19 strona internetowa www.woak.bialystok.pl e-mail: woak@woak.bialystok.pl zwany dalej ZAMAWIAJĄCYM zaprasza do składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), zwaną dalej Ustawą, na wykonanie następującego zamówienia: I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wspólny słownik zamówień CPV: 55.00.00.00-0 55.10.00.00-1 55.30.00.00-3 I.1. Przedmiot zamówienia: usługi zakwaterowania i wyżywienia 87 uczestników VIII Międzynarodowego Festiwalu Muzyki, Sztuki i Folkloru pn. PODLASKA OKTAWA KULTUR 2015 w terminie 20-27.07.2015 r., zwanego dalej w SIWZ także Festiwalem zakwaterowanie wg standardu określonego w Załączniku Nr 1 do SIWZ i całodzienne wyżywienie 87 uczestników Festiwalu. I.2. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia: 1) Miejsce zakwaterowania i wyżywienia miasto Białystok lub okolice Białegostoku do 15 km. 2) Liczba uczestników Festiwalu korzystających z usług zakwaterowania i wyżywienia ma charakter szacunkowy i może ulec zmianie w granicach określonych poniżej. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) zmiany menu w uzgodnieniu z Wykonawcą na żądanie danej grupy uczestników Festiwalu, których wyżywienie jest kulturowo odmienne od europejskiego, na 3 dni przed rozpoczęciem Festiwalu; b) rezygnacji z części posiłków i noclegów w przypadku, gdy faktyczna ilość korzystających z wyżywienia i noclegów jest niższa niż pierwotnie zgłoszona i planowana przez uczestników Festiwalu, bądź w przypadku nie zgłoszenia się któregoś zespołu w terminie trwania imprezy (bez winy Zamawiającego), o których to zmianach Zamawiający powiadomi Wykonawcę w dniu rozpoczęcia Festiwalu; c) rezygnacji z części posiłków w związku z koniecznością nieprzewidzianego wyjazdu zespołu przed zakończeniem Festiwalu, o czym Zamawiający powiadomi Wykonawcę w dniu poprzedzającym dzień, w którym dane posiłki miały być serwowane. 2

4) Wykonawca winien dołączyć do oferty menu z rozbiciem na poszczególne dni i posiłki wg załączonego wzoru Załącznik Nr 9 do SIWZ. 5) Wykonawca zapewni w ramach usługi zakwaterowania dostęp danej grupie uczestników do pomieszczeń na próby (np. sala wielofunkcyjna, sala gimnastyczna, świetlica). 6) Wykonawca zapewni bezpłatny parking z możliwością dojazdu i parkowania autokarów, busów i samochodów osobowych uczestników Festiwalu, w zakresie szczegółowo określonym Załącznikiem Nr 1 SIWZ. I.3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. I.4. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia uzupełniającego, nie więcej niż o 10% w stosunku do przedmiotu zamówienia. I.5. I.6. II. II.1. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet należnego wynagrodzenia Wykonawcy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia: od 20 lipca 2015 r. do 27 lipca 2015 r. II.2. Miejsce realizacji zamówienia: miasto Białystok i okolice Białegostoku do 15 km III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej podane warunki dotyczące: a) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, b) posiadania wiedzy i doświadczenia, c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d) sytuacji ekonomicznej i finansowej. III.2. Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: a) w zakresie warunku wskazanego w punkcie III.1. lit. b Zamawiający wymaga posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia umożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, tj. zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej 2 zadań, z których każde polegało na świadczeniu dla zorganizowanej grupy minimum 100 osób usług wyżywienia 3

i zakwaterowania. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w punkcie IV.2.b) SIWZ, b) w zakresie warunku wskazanego w punkcie III.1. lit. a, c, d ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w punkcie IV.2.a) SIWZ, Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia. Niespełnienie chociażby jednego z warunków skutkować będzie wykluczeniem z postępowania. III.3. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku Wykonawców, każdy z Wykonawców musi złożyć dokumenty wymienione w pkt. IV ust. 1 ppkt. a)-d). Pozostałe dokumenty mogą być składane jako wspólne. Wykonawcy działający wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia i zgodnie z art. 23 ust. 2 Ustawy i zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. III.4. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 10 do SIWZ. III.5. Wykonawca może wykonać zamówienie osobiście lub powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Niespełnienie chociażby jednego z warunków skutkować będzie wykluczeniem z postępowania. IV. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU IV.1. W celu udokumentowania, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów: a) oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania Załącznik Nr 2 do SIWZ. b) informacji dotyczącej przynależności, bądź braku przynależności do grupy kapitałowej według Załącznika Nr 3 do SIWZ, c) aktualnego odpisu z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy lub innych dokumentów potwierdzających status Wykonawcy, d) oświadczenia Wykonawcy potwierdzającego, że nie zalega z opłacaniem należnych podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczenia, 4

że Wykonawca uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 4 do SIWZ, IV.2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt.1. lit. c) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości, b) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. IV.3. Dokumenty, o których mowa w ust. 2. lit. a i b powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. IV.4. Dokument, o którym mowa w ust. 2 lit. c, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. IV.5. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. IV.2 specyfikacji, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. IV.6. W celu udokumentowania, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów: a) oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik Nr 5 do SIWZ; b) wykazu zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie co najmniej 2 zadań, z których każde polegało na świadczeniu usług wyżywienia i zakwaterowania zorganizowanych grup dla min. 100 osób Załącznik Nr 6 do SIWZ. V. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI V.1. V.2. V.3. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku przekazania informacji i oświadczeń faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w drodze zapytania. Pod warunkiem, że zapytanie zostanie złożone Zamawiającemu nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert Zamawiający udzieli odpowiedzi niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, oraz udostępni je na swojej stronie internetowej www.woak.bialystok.pl Treść wyjaśnienia zostanie przekazana jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym doręczono SIWZ bez wskazania źródła zapytania. 5

VI. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważniony jest Andrzej Borkowski Kierownik Działu Organizacji Imprez Kulturalnych WOAK w Białymstoku, tel. 85 744 68 63, fax. 85 744 68 63. VII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ VIII.1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. VIII.2. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY IX.1. Ofertę należy przygotować zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik Nr 7 do niniejszej Specyfikacji. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca może złożyć ofertę na część zamówienia lub kilka części, bądź wszystkie łącznie. Oferta złożona na część zamówienia musi obejmować pełny zakres zamówienia tej części. IX.2. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. IX.3. Upoważnienie do podpisania ofert winno być dołączone do oferty, o ile umocowanie nie wynika z innych dokumentów stanowiących integralną część oferty. IX.4. Wraz z ofertą Wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz dokumenty, potwierdzające spełnienie tych warunków, wymienionych w pkt. IV SIWZ. IX.5. Dokumenty załączone do oferty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. IX.6. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty oraz załączone oświadczenia i dokumenty były ponumerowane kolejnymi numerami, a wszystkie kartki oferty były spięte w sposób trwały. IX.7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. IX.8. Ofertę należy złożyć w dwóch kopertach: 1) kopertę zewnętrzną nieoznakowaną nazwą Wykonawcy należy opatrzyć adresem i nazwą Zamawiającego w sposób następujący: 6

Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury 15-950 Białystok, ul. Kilińskiego 8 z dopiskiem: Oferta na usługi w zakresie zakwaterowania i wyżywienia 87 uczestników VIII Międzynarodowego Festiwalu Muzyki, Sztuki i Folkloru pn. PODLASKA OKTAWA KULTUR 2015 2) kopertę wewnętrzną, która oprócz opisu jw. winna zawierać nazwę i adres Wykonawcy. IX.9. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składana oferta z dopiskiem na zewnętrznej kopercie ZAMIANA. IX.10. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego zawiadomienia (wg takich samych zasad jak wprowadzenie zmian) z dopiskiem na zewnętrznej kopercie WYCOFANIE. Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności. Koperty wewnętrzne ofert wycofanych nie będą otwierane. IX.11. Oferta oraz wszelkie oświadczenia są jawne, za wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeśli Wykonawca nie później niż przed upływem terminu składania ofert zastrzegł, iż nie mogą one być ujawniane. Informacje zastrzeżone powinny być w sposób trwały oddzielone i oznaczone jako część niejawna oferty. IX.12. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. X. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY X.1. X.2. X.3. X.4. X.5. X.6. Wykonawca określa cenę jednostkową dla usługi zakwaterowania oraz dla usługi wyżywienia. Cena usługi zakwaterowania winna być określona jako cena jednostkowa netto i brutto za zakwaterowanie 1 osoby za jedną dobę. Cena usługi wyżywienia winna być określona jako cena jednostkowa netto i brutto za wyżywienie 1 osoby, z wyszczególnieniem ceny poszczególnych posiłków (śniadanie, obiad, kolacja). Wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia stanowić będzie sumę cen jednostkowych należnych za uczestników faktycznie korzystających z zakwaterowania i wyżywienia. Cena musi być wyrażona w złotych polskich netto i brutto, z uwzględnieniem należnego podatku VAT. Wykonawca, który nie jest podatnikiem VAT, winien złożyć wraz z ofertą stosowne oświadczenie. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN. 7

XI. KRYTERIA OCENY OFERT XI.1. Przy dokonywaniu wyboru oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria: Lp. Kryterium Znaczenie 1. Cena 100% XI.2. Przedmiotem oceny w kryterium cena będzie cena jednostkowa brutto. XI.3. Ocena kryteriów podanych powyżej odbywać się będzie wg następujących zasad: Sposób obliczania punktacji w kryterium cena: C = Cn/Ci 100, gdzie: Cn = najniższa cena oferowana Ci = cena badanej oferty XI.4. Maksymalna ilość punktów, jaką można uzyskać wynosi 100 pkt. XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT XII.1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Sekretariat WOAK w Białymstoku, ul. Kilińskiego 8, pok. 10, 15-950 Białystok. XII.2. Termin składania ofert upływa dnia 6 lipca 2015 r. o godz. 10:00. XII.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego po upływie określonego wyżej terminu zostaną zwrócone bez otwierania. XII.4. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego sala 12 WOAK w Białymstoku, ul. Kilińskiego 8, 15-950 Białystok, w dniu 6 lipca 2015 r. o godz. 10:30. XII.5. Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nazwy Wykonawców, ich adresy, oferowane ceny. XII.6. Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, informację z otwarcia ofert na ich pisemny wniosek. XIII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY XIII.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom przedstawionym w Ustawie oraz SIWZ i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium oceny ofert. XIII.2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adresy wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierających punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 8

3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 4) terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 Ustawy, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. XIII.3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje, o których mowa w ppkt. XIII.2.1) na stronie internetowej www.woak.bialystok.pl oraz miejscu publicznym dostępnym w swojej siedzibie. XIII.4. W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta została wybrana, Zamawiający określi termin i miejsce podpisania umowy. XIV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XV. ZAWARCIE UMOWY XV.1. Zamawiający dokona zawarcia umowy z Wykonawcą, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą w postępowaniu, na warunkach załączonego do SIWZ wzoru umowy Załącznik Nr 8. XV.2. W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta została wybrana, Zamawiający określi termin i miejsce zawarcia umowy. XVI. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcom, którym interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy, przysługuje środek ochrony prawnej zgodnie z art. 179 i następne Ustawy. ZAŁĄCZNIKI: 1. Standard świadczenia usług zakwaterowania i wyżywienia Załącznik Nr 1. 2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania Załącznik Nr 2. 3. Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej Załącznik Nr 3. 4. Oświadczenie o niezaleganiu z uiszczaniem należnych podatków, opłat i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne Załącznik Nr 4. 5. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik Nr 5. 6. Wykaz zamówień zrealizowanych przez wykonawcę Załącznik Nr 6. 7. Formularz ofertowy Załącznik Nr 7. 8. Wzór umowy Załącznik Nr 8. 9. Menu Załącznik Nr 9. 10. Zobowiązanie innych podmiotów do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia Załącznik Nr 10. 9