OPUBLIKOWANO: 19 PAŹDZIERNIKA 2018 Dokumentacja likwidowanej szkoły Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.) Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 60 ze zm.) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 217) Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 967 ze zm.) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r., poz. 1170 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r., poz. 1646) Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 939) Początek roku szkolnego to czas, w którym zamykane są ostatnie procedury związane z likwidacją szkoły. Szkoła publiczna, zgodnie z art. 89 ust. 1 Prawa oświatowego, może być zlikwidowana z końcem roku szkolnego przez organ prowadzący szkołę, po zapewnieniu przez ten organ uczniom możliwości kontynuowania nauki w innej szkole publicznej tego samego typu, a także kształcącej w tym samym lub zbliżonym zawodzie. Organ prowadzący jest obowiązany, co najmniej na 6 miesięcy przed terminem likwidacji, zawiadomić o zamiarze likwidacji szkoły: rodziców uczniów (w przypadku szkoły dla dorosłych uczniów), właściwego kuratora oświaty oraz organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego właściwej do prowadzenia szkół danego typu. Z tym terminem likwidacji szkoły publicznej są również ściśle powiązane regulacje Karty nauczyciela dotyczące rozwiązywania stosunku pracy z nauczycielami, czyli najczęściej stosowany w tym wypadku art. 20. Regulacja ta nakazuje rozwiązanie stosunku pracy z nauczycielem w razie całkowitej likwidacji szkoły. Zgodne z ust. 3 rozwiązanie stosunku pracy następuje z końcem roku szkolnego, po uprzednim trzymiesięcznych wypowiedzeniu. Formalnie jest zatem nauczyciel zatrudniony w likwidowanej szkole do końca sierpnia danego roku, choć oczywiście w miesiącach wakacyjnych przebywa na urlopie. Nadal jednak niezbędne jest prowadzenie księgowości szkoły, skoro są w niej zatrudnieni pracownicy, nadal powstaje
dokumentacja kadrowa itd. W praktyce zatem dopiero po 1 września, gdy szkoła już nie funkcjonuje, udaje się zakończyć procedury związane z jej likwidacją. Podobna sytuacja powstaje również w szkołach niepublicznych. Zgodnie z art. 172 ust. 4 Prawa oświatowego osoba prowadząca szkołę lub placówkę może ją zlikwidować z końcem roku szkolnego. W tym przypadku osoba prowadząca szkołę lub placówkę jest obowiązana co najmniej na 6 miesięcy przed terminem likwidacji zawiadomić o zamiarze i przyczynach likwidacji: rodziców uczniów, organ ewidencyjny, oraz gminę, na której terenie jest położona szkoła lub placówka. Jeżeli organem który dokonał wpisu do ewidencji jest gmina, wówczas oczywiście nie dokonuje się osobnego powiadomienia gminy i organu ewidencyjnego, bowiem jest to jeden i ten sam podmiot. Inna sytuacja wystąpi jednak w przypadku, gdy organem ewidencyjnym jest powiat, np. w przypadku liceów czy techników wówczas o zamiarze likwidacji powiadamiany jest ten powiat jako organ ewidencyjny oraz gmina na terenie której położone jest liceum. Zatem zarówno szkoła publiczna jak i niepubliczna działa do końca roku szkolnego. Pytanie zachodzi, jak należy postąpić z powstała w niej do czasu likwidacji dokumentacją? Dokumentacja szkoły W szkole powstaje cały szereg dokumentów. Oczywiście w pierwszym momencie przychodzi tu na myśl dokumentacja przebiegu nauczania, której rodzaje dla szkół niebędących szkołami artystycznymi określają obecnie dwa rozporządzenia: Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Rozporządzenia te dotyczą tej samej materii, natomiast pierwsze z nich obowiązuje w szkołach starego ustroju szkolnego, a zgodnie z regulacją art. 363 Przepisów wprowadzające ustawę Prawo oświatowe zachowuje ono moc do czasu zakończenia kształcenia odpowiednio w dotychczasowym gimnazjum, trzyletnim liceum ogólnokształcącym, czteroletnim technikum, klasach dotychczasowej zasadniczej szkoły zawodowej prowadzonych w branżowej szkole I stopnia, dotychczasowej szkole policealnej i szkole specjalnej przysposabiającej do pracy. Z kolei nowe rozporządzenie stosuje się w szkołach nowego ustroju, czyli 8-letnich szkołach podstawowych, będzie się je również stosować w czteroletnich liceach, pięcioletnich technikach, itd.
Obydwa rozporządzenie zawierają jednak rozwiązania analogiczne, przewidując zakładanie i prowadzenie w szkołach m. in.: księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu, księgi uczniów, dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy, arkuszy ocen i księgi arkuszy ocen. Dokumentacja przebiegu nauczania to jednak jedynie część dokumentacji powstającej w szkole, która jest bardzo skomplikowanych organizmem, w którym przebiega cały szereg procesów nie związanych ściśle z prowadzeniem nauczania, wychowania i opieki, ale również z obsługą administracyjną szkoły. Mamy zatem dokumentację kadrową, obejmującą umowy o pracę, wypowiedzenia stosunku pracy, wypowiedzenia zmieniające, regulaminy pracy, regulaminy ocen pracowników niepedagogicznych, dokumentację chorobową itd. Do tego mamy dokumentację księgowa, o ile księgowość jest w danej szkole prowadzona, dokumentację kontroli zarządczej (w szkoła samorządowych) itd. Zasady postępowania z całą tą dokumentacją określa szereg przepisów, różniących się nieco swoimi regulacjami w zależności od tego, czy mamy do czynienia ze szkołą publiczną prowadzoną przez samorząd, szkołą publiczną niesamorządową, czy też szkołą niepubliczną. W przypadku szkół publicznych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego zastosowanie ma art. 89 ust. 6 Prawa oświatowego, zgodnie z którym dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji. Dokumentacja przebiegu nauczania musi zostać przekazana kuratorowi z istotnej przyczyny w razie zagubienia przykładowo świadectwa szkolnego promocyjnego, świadectwa ukończenia szkoły i świadectwa dojrzałości to właśnie kurator oświaty jest właściwy do wydania duplikatu takiego dokumentu, zgodnie z 22 ust. 9 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych. Duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa, dyplomu lub zaświadczenia. Co jednak istotne, w przypadku szkół niesamorządowych szkół publicznych obowiązują już nieco inne zasady, wynikające z treści art. 89 ust. 7 Karty nauczyciela. Zgodnie z tą regulacją dokumentację zlikwidowanej szkoły lub placówki publicznej prowadzonej przez osobę prawną lub fizyczną przekazuje się właściwemu organowi jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 88 ust. 4, czyli organowi, który wydał zezwolenie na założenie danej szkoły. Ciekawe jest to, że w tym wypadku nie mamy już do czynienia z zastrzeżeniem, że dokumentację przebiegu nauczania należy przekazać organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, zatem cała dokumentacja niesamorządowej szkoły, zarówno kadrowa, księgowa jak i przebiegu nauczania jest przekazywana do jednostki samorządu terytorialnego, która wydała zezwolenie na prowadzenie danej szkoły.
W tym miejscu znowu należy odnieść się do regulacji wcześniej przywołanego 22 ust. 9 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, bowiem przepis ten wskazuje, że w przypadku likwidacji szkoły duplikat świadectwa szkolnego promocyjnego, świadectwa ukończenia szkoły i świadectwa dojrzałości, wydawanego po zdaniu egzaminu dojrzałości, wydaje organ, o którym mowa w art. 89 ust. 6 i 7 lub art. 172 ust. 5 Prawa oświatowego. Zatem w przypadku szkół publicznych prowadzonych przez inną niż samorząd osobę prawną lub osobę fizyczną to nie kurator wyda duplikat świadectwa, tylko odpowiedni organ gminy (wójt) lub powiatu (zarząd). To rozwiązanie jest nieco niekonsekwentne, skoro dokumentacja przebiegu nauczania likwidowanych publicznych szkół samorządowych powinna zostać przekazana kuratorowi, a obowiązek ten nie istnieje w przypadku likwidowanych publicznych szkół niesamorządowych. Niekonsekwencję tego rozwiązania widać natomiast dobitniej jeżeli odwołamy się to do rozwiązań dotyczących zasad postępowania z dokumentacją likwidowanej szkoły niepublicznej, czyli do art. 172 ust. 5 Prawa oświatowego. Zgodnie z tą regulacją dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji. Przepis ten zatem wyraźnie nakazuje przekazanie kuratorowi dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły niepublicznej i w tym wypadku również kurator będzie właściwy do wydania duplikatów świadectw. Jednocześnie żaden przepis Prawa oświatowego nie wskazuje, jak należy postępować w przypadku dokumentacji niepedagogicznej likwidowanej niepublicznej szkoły. Przywołana regulacja art. 172 ust. 5 Prawa oświatowego nie odnosi się w żadnym stopniu do dokumentacji kadrowo płacowej i pozostałej dokumentacji niebędącej dokumentacją przebiegu nauczania. Obowiązek archiwalny Po likwidacji niepublicznej szkoły pozostanie ogromna ilość dokumentów, których nie można przekazać kuratorowi oświaty, nie stanowią bowiem dokumentacji przebiegu nauczania. Z kolei, jeżeli szkołę prowadziła osoba fizyczna, problem z przechowywaniem zgromadzonych dokumentów może być ogromny. Są to dokumenty związane choćby z zatrudnieniem nauczycieli, których nie można po prostu wyrzucić. W tej sytuacji należy się wywiązać z kolejnego obowiązku jaki powstanie po zlikwidowaniu szkoły, czyli obowiązku archiwizacji pozostałej dokumentacji. Zwrócić tu można uwagę, że zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy do obowiązków pracodawcy należy przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Oczywiście obowiązek przechowywania dokumentacji wynika nie tylko z przepisów prawa pracy. Można tu jeszcze przytoczyć art. 32 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania (czyli osoba prowadząca) zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.
Jak więc wywiązać się z obowiązku przechowywania dokumentów, gdy była osoba prowadząca nie ma środków technicznych ku temu, aby je przechowywać? Odpowiedzi na to pytanie dostarcza art. 51u Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z tą regulacją w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia: zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej, wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Regulacja ta wskazuje zatem również okresy przechowywania dokumentów w archiwum i najkrótszym terminem jest tu 50 lat od wytworzenia dokumentacji płacowej. Co istotne z punktu widzenia organu prowadzącego niepubliczną szkołę, to właśnie na nim spoczywa obowiązek zapewnienia środków finansowych niezbędnych do opłacenia archiwum, któremu przekazano dokumentacje. Pytanie oczywiście zachodzi, czy osoba prowadząca zlikwidowaną szkołę może jednak zdecydować, z uwagi właśnie na wspomniane koszty, że samodzielnie będzie przechowywać dokumentację i samodzielnie ją udostępniać. Oczywiście jest to możliwe, lecz w tym wypadku należy pamiętać o regulacji art. 51 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, stosownie do którego Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Byłej osobie prowadzącej niepubliczną szkołę może zatem zostać wydane polecenie przekazania dokumentów do archiwum.