1 R E G U L A M I N ZARZĄDU MIĘDZYZAKŁADOWEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ DOM W BYDGOSZCZY 1 I. PODSTAWY PRAWNE DZIAŁANIA ZARZĄDU SPÓŁDZIELNI Zarząd Międzyzakładowej Spółdzielni Mieszkaniowej DOM w Bydgoszczy, zwany dalej Zarządem działa na podstawie : 1) ustawy z dnia 16 września 1982r. Prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz.U. z 2003r. Nr 188 poz. 1848 z późn.zm.) 2) statutu Międzyzakładowej Spółdzielni Mieszkaniowej DOM w Bydgoszczy 3) postanowień niniejszego regulaminu. 2 II. SKŁAD ZARZĄDU SPÓŁDZIELNI 1. Zarząd składa się z dwóch osób, w tym Prezesa i jego Zastępcy wybranych spośród członków i nie członków Spółdzielni przez Radę Nadzorczą. Członkiem Zarządu może być osoba nie będąca członkiem Spółdzielni wskazana przez członka osobę prawną. 2. Rada Nadzorcza może odwołać członka Zarządu w głosowaniu tajnym większością 2/3 głosów przy obecności (kworum) określonym w Statucie. 3. Walne Zgromadzenie może odwołać członka Zarządu, któremu nie udzieliło absolutorium. 4. Odwołanie członka Zarządu wymaga pisemnego uzasadnienia. 5. Odwołany członek Zarządu może zaskarżyć do sądu uchwałę o odwołaniu w terminie dwóch tygodni od daty jej doręczenia wraz z uzasadnieniem. Spółdzielnię przed sądem reprezentuje Rada Nadzorcza. 6. Z członkiem Zarządu zatrudnionym w Spółdzielni Rada Nadzorcza nawiązuje stosunek pracy stosownie do wymogów kodeksu pracy. 7. Odwołanie członka Zarządu nie narusza jego uprawnień wynikających ze stosunku pracy.
2 8. Kandydat na członka Zarządu Spółdzielni powinien posiadać umiejętność kierowania i organizowania pracy w jednostkach gospodarczych, oraz co najmniej 5-cioletni staż pracy na kierowniczych stanowiskach. 9. Kandydatów na członka Zarządu Spółdzielni Rada Nadzorcza wybiera spośród osób posiadających wyższe wykształcenie w zawodach : ekonomista, prawnik, budownictwa lądowego. 3 1. Członek Zarządu nie może być jednocześnie członkiem Rady Nadzorczej Międzyzakładowej Spółdzielni Mieszkaniowej DOM w Bydgoszczy. 2. Członkowie Zarządu nie mogą brać udziału w głosowaniu w sprawach wyłącznie ich dotyczących. 3. W skład Zarządu nie może wchodzić osoba pozostająca w związku małżeńskim lub w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej i w drugim stopniu linii bocznej z członkiem Rady Nadzorczej. 4. Conajmniej jeden z członków Zarządu powinien posiadać licencję zawodową zarządcy nieruchomości i wykonywać te czynności. 4 1. Członkowie Zarządu nie mogą zajmować się interesami konkurencyjnymi wobec Spółdzielni, a w szczególności uczestniczyć jako wspólnicy lub członkowie władz przedsiębiorców prowadzących działalność konkurencyjną wobec Spółdzielni. Naruszenie zakazu konkurencji stanowi podstawę odwołania członka Zarządu oraz powoduje inne skutki prawne przewidziane w odrębnych przepisach. 2. Pod pojęciem działalności konkurencyjnej należy rozumieć przede wszystkim przypadki, w których : 1) inny podmiot prowadzi działalność konkurencyjną w stosunku do działalności Spółdzielni np. zabieganie o te same tereny inwestycyjne, wynajmowanie na tym samym terenie lokali o innym przeznaczeniu, negocjowanie warunków umów z tymi samymi podmiotami świadczącymi usługi, 2) podmiot zawarł ze Spółdzielnią umowę o świadczenie usług lub dostawy. 5 Członek Zarządu odpowiada wobec Spółdzielni za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu Spółdzielni, chyba że nie ponosi winy.
3 6 III. ZAKRES DZIAŁANIA ZARZĄDU 1. Zarząd kieruje działalnością Spółdzielni oraz reprezentuje ją na zewnątrz. 2. Do kompetencji Zarządu należy podejmowanie wszelkich decyzji nie zastrzeżonych w ustawie prawo spółdzielcze, ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych i Statucie innym organom Spółdzielni, a w szczególności: 1) podejmowanie uchwał w sprawach przyjęcia w poczet członków Spółdzielni, 2) zawieranie umów o budowę lokali, 3) zawieranie umów o ustanowienie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu, 4) zawieranie umów o ustanowienie odrębnej własności lokalu, 5) zawieranie umów o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (budynku wybudowanym na gruncie, do którego Spółdzielni nie przysługuje prawo własności lub użytkowania wieczystego), 6) zwieranie umów o przeniesienie własności lokalu, 7) zawieranie umów najmu lokali oraz umów dzierżawy gruntów, 8) sporządzanie projektów planów gospodarczych i finansowych, 9) prowadzenie gospodarki Spółdzielni na podstawie uchwalonych planów i wykonywanie związanych z tym czynności organizacyjnych i finansowych, 10) zabezpieczenie i ubezpieczenie majątku Spółdzielni, 11) sporządzanie rocznych sprawozdań i sprawozdań finansowych oraz przedkładanie ich do zatwierdzania Walnemu Zgromadzeniu, 12) udzielanie pełnomocnictw, 13) zwoływanie Walnego Zgromadzenia, 14) zaciąganie kredytów bankowych i innych zobowiązań, 15) współdziałanie z organizacjami spółdzielczymi oraz z innymi organizacjami, 16) nabywanie, zbywanie lub obciążanie nieruchomości po uprzednim uzyskaniu zgody uprawnionego organu Spółdzielni, 17) ustalanie szczegółowych zasad rachunkowości obowiązującej w Spółdzielni 18) podejmowanie decyzji w sprawie umarzania w całości lub w części odsetek za zwłokę z tytułu opłat za używanie lokalu. 3. Zarząd składa sprawozdanie ze swojej działalności Radzie Nadzorczej i Walnemu Zgromadzeniu. 4. Członkowie Zarządu kierują i nadzorują prace przyporządkowanych im bezpośrednio stanowisk pracy Spółdzielni, stosownie do struktury organizacyjnej i podziału czynności. 5. Projekt struktury organizacyjnej sporządza Zarząd Spółdzielni w formie uchwały i przedkłada Radzie Nadzorczej w celu zatwierdzenia. 6. Prezes Zarządu Spółdzielni organizuje, kieruje i prowadzi nadzór nad całokształtem pracy Spółdzielni poprzez Członków Zarządu i samodzielne stanowiska pracy. Do kompetencji Prezesa Zarządu rozumianych jako zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności należą:
4 1) koordynowanie pracy Zarządu w toku bieżącej działalności Spółdzielni dla zapewnienia skuteczności i formalnej prawidłowości jego działań, 2) nadzór i kontrola bezpośrednio sobie podporządkowanych stanowisk kierowniczych i realizowanych przez nie zadań, 3) reprezentowanie interesów Spółdzielni i członków wobec organów administracji państwowej i samorządu terytorialnego oraz działających w ich imieniu instytucji kompetentnych w sprawach należących do obszaru działalności Spółdzielni, 4) podejmowanie decyzji niezbędnych dla właściwej działalności Spółdzielni, które nie są zastrzeżone do decyzji Rady Nadzorczej i kolegialnych decyzji Zarządu, 5) nadzór nad sporządzaniem rzetelnych, uwzględniających możliwości Spółdzielni i źródła finansowania projektów finansowo - gospodarczych oraz zapewnienie skutecznej kontroli ich realizacji po uchwaleniu przez właściwe organy Spółdzielni, 6) dokonywanie okresowej oceny sytuacji gospodarczej i finansowej Spółdzielni i podejmowanie skutecznych działań zmierzających do jej stałej poprawy, 7) organizowanie procesu zarządzania Spółdzielnią poprzez wprowadzanie rozwiązań organizacyjnych zapewniających efektywność jej działań głównie w aspekcie należytej obsługi jej członków i zabezpieczenie ich interesów, 8) wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych regulujących system zarządzania i działalności Spółdzielni, 9) rozstrzyganie kwestii spornych wynikających w toku działalności Spółdzielni, załatwianie spraw zgłaszanych w trybie skarg i wniosków przez pracowników Spółdzielni, 10) organizowanie posiedzeń Zarządu Spółdzielni, 11) reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz, 12) wydawanie opinii dotyczących kwalifikacji i przydatności do pracy samodzielnych stanowisk w Spółdzielni, 13) zgłaszanie na prośbę Rady Nadzorczej własnych opinii i uwag dotyczących kwalifikacji i przydatności pozostałych członków Zarządu. 7. Zastępca Prezesa Zarządu odpowiedzialny jest jako Członek Zarządu za całokształt spraw związanych z działalnością Spółdzielni w zakresie spraw techniczno - inwestycyjnych oraz eksploatacji i konserwacji zasobów mieszkaniowych. W szczególności do zadań Zastępcy Prezesa Zarządu należy: 1) rzetelne, efektywne, sumienne i staranne wykonywanie powierzonej pracy, 2) należyte dbanie o mienie Spółdzielni, miejsce pracy i powierzony sprzęt, 3) przestrzeganie zasad i zapisów Statutu oraz obowiązujących w Spółdzielni regulaminów i porządku pracy, 4) przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz przepisów ppoż., 5) reprezentowanie Spółdzielni wobec innych jednostek i instytucji w zakresie swoich kompetencji i zakresu działania, 6) uczestniczenie w pracach i posiedzeniach Zarządu, 7) organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy w podległych stanowiskach pracy, 8) zabezpieczenie terminowego sporządzania planów i sprawozdań z zakresu powierzonej działalności,
5 9) przygotowanie materiałów i udział w posiedzeniach organów statutowych Spółdzielni, w tym Walnego Zgromadzenia, Rady Nadzorczej oraz Komisji Rady Nadzorczej, 10) przestrzeganie zasad określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych oraz ustawie o ochronie danych osobowych, 11) analizowanie wyników ekonomiczno-finansowych gospodarki zasobami mieszkaniowymi, 12) współdziałanie przy opracowywaniu planów gospodarczo-finansowych, 13) analiza zużycia mediów w zasobach, 14) nadzorowanie rozliczeń centralnego ogrzewania w Spółdzielni, 15) prowadzenie kontroli zasiedleń i eksploatacji mieszkań, 16) nadzorowanie spraw eksmisyjnych, 17) analizowanie projektów umów z przedsiębiorstwami świadczącymi usługi na rzecz Spółdzielni, 18) prowadzenie spraw związanych z wyodrębnianiem lokali, 19) nadzorowanie spraw związanych z własnością i gospodarką nieruchomościami Spółdzielni, 20) organizowanie przewidzianych prawem przeglądów budynków i instalacji, 21) załatwianie spraw interwencyjnych i skarg mieszkańców, 22) dokonywanie okresowych kontroli stanu zasobów oraz pracy podległych pracowników, 23) sporządzanie planów remontów i konserwacji budynków, 24) kontrolowanie prawidłowości i zasadności otrzymywanych przez Spółdzielnię rachunków związanych z eksploatacją zasobów, 25) określanie ramowych zakresów czynności i odpowiedzialności podległym pracownikom, 26) egzekwowanie właściwej dyscypliny pracy, 27) podpisywanie korespondencji wychodzącej poza wyjątkiem zastrzeżonym dla Prezesa Zarządu, 28) występowanie do Prezesa Zarządu z wnioskami w sprawach osobowych (kadrowopłacowych) w stosunku do pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz opiniowanie wniosków kierowników w sprawach podległych pracowników, 29) podejmowanie decyzji w sytuacjach awaryjnych, klęsk żywiołowych itd., 30) podejmowanie z upoważnienia Zarządu decyzji w innych sprawach. IV. ORGANIZACJA PRACY ZARZĄDU 7 1. Zarząd pracuje kolegialnie na odbywanych okresowo posiedzeniach. W okresie między posiedzeniami Zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności pomiędzy członkami Zarządu. 2. Prezes Zarządu ustala terminy i porządek posiedzeń Zarządu. 3. O posiedzeniu Zarządu i porządku obrad zainteresowani powinni być zawiadomieni co najmniej na dwa dni przed terminem posiedzenia. 4. Porządek posiedzenia powinien przewidywać rozpatrzenie spraw wynikających z bieżącej działalności Spółdzielni.
6 5. Każdy członek Zarządu przed rozpoczęciem posiedzenia może wnieść do porządku obrad sprawy jego zdaniem wymagające kolegialnego rozstrzygnięcia. 6. Za prawidłowo przygotowanie materiałów, które mają być przedmiotem obrad Zarządu odpowiada właściwy członek Zarządu, zgodnie z podziałem czynności. 8 1. Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów. Dla ważności uchwał konieczna jest obecność dwóch członków Zarządu. 2. Zarząd podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym. 3. Przy rozbieżności stanowisk członków Zarządu, gdy Zarząd składa się z 2 osób, decyzję w przedmiotowej sprawie podejmuje Rada Nadzorcza. 4. W sprawach pilnych, o ile zwołanie natychmiastowe posiedzenia Zarządu nie jest możliwe, podjęcie decyzji kolegialnej może nastąpić obiegiem tj. w drodze podpisania projektu decyzji kolejno przez poszczególnych członków Zarządu. 5. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział inne osoby zaproszone przez Zarząd. 6. Jeżeli Zarząd otrzyma do realizacji uchwałę Rady Nadzorczej, która jest niezgodna z prawem lub Statutem albo niemożliwa do wykonania z przyczyn obiektywnych, powiadamia o tym Radę Nadzorczą, przekazując na piśmie uzasadnienie, w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. 9 1. Posiedzenia Zarządu są protokołowane. 2. Protokoły powinny zawierać : datę posiedzenia, numer protokołu, nazwiska członków Zarządu oraz innych osób uczestniczących w posiedzeniu, porządek obrad, treść i kolejny numer podejmowanych uchwał decyzji i ewentualne sprzeciwy do uchwały. Plany, sprawozdania, wnioski i inne materiały będące przedmiotem obrad powinny być załączone do protokołu. 3. Protokoły podpisują członkowie Zarządu Spółdzielni. 4. Protokół powinien być sporządzony przed następnym posiedzeniem Zarządu. 5. Zarząd prowadzi rejestr swoich uchwał. 6. Każda uchwała podjęta przez Zarząd powinna mieć nadany numer kolejny i datę jej podjęcia. 7. Dokumentacja z posiedzeń Zarządu przechowywana jest w biurze Spółdzielni.
7 10 W okresie między posiedzeniami Zarządu ogólne kierownictwo, nadzór i kontrola całokształtu bieżącej działalności Spółdzielni należy do Prezesa Zarządu, który w sprawach nie zastrzeżonych do kolegialnej decyzji Zarządu, podejmuje działania niezbędne do realizacji zadań statutowych Spółdzielni. Członkowie Zarządu są obowiązani : 11 1. Uczestniczyć na zaproszenie Rady Nadzorczej w posiedzeniach Rady oraz udzielać potrzebnych wyjaśnień i przedstawiać żądane materiały i dokumenty. 2. Dokonywać określonej analizy wyników działalności Spółdzielni oraz przedstawiać Radzie odpowiednie sprawozdania i wnioski w tym zakresie. 3. Udzielać odpowiedzi na otrzymane skargi i wnioski członków Spółdzielni w terminach przewidzianych Statutem Spółdzielni. 12 Funkcję Prezesa Zarządu w czasie jego nieobecności pełni Zastępca Prezesa. 13 1. Członkowie Zarządu kierują pracami podporządkowanych im bezpośrednio stanowisk pracy. 2. Członkowie Zarządu dla prawidłowego wykonywania czynności określonych w ust. 1 wydają w zakresie nie zastrzeżonym do kolegialnych decyzji Zarządu, zarządzenia niezbędne do prawidłowej realizacji powierzonych im zadań. Są oni odpowiedzialni za wprowadzenie w życie uchwał Zarządu przez podległe im bezpośrednio komórki organizacyjne Spółdzielni. 3. Prezes Zarządu może wstrzymać wykonanie decyzji członka Zarządu, do rozstrzygnięcia kolegialnego przez Zarząd Spółdzielni. 4. Prezes Zarządu może wstrzymać wykonanie decyzji członka Zarządu także na wniosek innego członka Zarządu. 5. Prezes może odstąpić od wstrzymania decyzji, jeżeli uzna za konieczne niezwłoczne wykonanie jej. 6. Zarówno w przypadku wstrzymania przez Prezesa decyzji, jak i jej wykonania zamieszcza on sprawę w porządku posiedzenia Zarządu, które powinno być zwołane niezwłocznie w terminie uzgodnionym z zainteresowanymi członkami Zarządu.
8 14 1. Oświadczenia woli za Spółdzielnię składają dwaj członkowie Zarządu lub jeden Członek Zarządu i Pełnomocnik Zarządu. 2. Oświadczenia o których mowa w ust.1 składa się w ten sposób, że pod nazwą Spółdzielni osoby upoważnione do ich składania zamieszczają swoje podpisy. 3 Oświadczenia pisemne skierowane do Spółdzielni, a złożone w jej lokalu albo pisemnie jednemu z członków Zarządu lub pełnomocnikowi mają skutek prawny względem Spółdzielni. 15 Zarząd może udzielić jednemu z członków Zarządu lub innej osobie pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni lub jej wyodrębnionej organizacyjnie i gospodarczo jednostki, a także pełnomocnictwa do dokonywania czynności określonego rodzaju lub czynności szczególnych. 16 1. Przekazanie przez ustępujący Zarząd lub członka Zarządu czynności nowemu Zarządowi lub członkowi Zarządu następuje protokołem zdawczo-odbiorczym przy udziale przedstawiciela Rady Nadzorczej Spółdzielni. 2. Protokół zdawczo odbiorczy powinien zawierać wykaz przekazanych do załatwienia spraw, akt, dokumentów, jak również dane odzwierciedlające aktualny stan przekazywanych agend Spółdzielni. 3. Egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego podpisane przez osoby uczestniczące w czynnościach przekazywania otrzymują po jednym egzemplarzu przekazujący, przyjmujący, a jeden pozostaje w aktach Spółdzielni. 17 1. Niniejszy regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą Międzyzakładowej Spółdzielni Mieszkaniowej DOM w Bydgoszczy w dniu 26 sierpnia 2010r. Uchwałą Nr 39 /2010 i wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 2. Traci moc regulamin Zarządu MSM DOM w Bydgoszczy uchwalony przez Radę Nadzorczą MSM DOM w dniu 26 sierpnia 2004r.