Postępowanie Z1/284429 Konin, 17.07.2018 r. Zamawiający, tj. Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin S.A. z siedzibą w Koninie informuje o zmianach w prowadzonym postępowaniu przetargowym na dostawy biomasy dla Elektrowni Konin w okresie od 01.09.2018r. do 31.08.2021r. zgodnie ze Zaktualizowanym Zapytaniem Ofertowym. 1. Przedmiot zamówienia. Dostawy biomasy drzewnej oraz biomasy pochodzenia rolniczego (agro) dla bloku biomasowego w Elektrowni Konin w okresie od 01.09.2018r. do 31.08.2021r. Zapotrzebowanie w okresie od 01.09.2018r. do 31.08.2019r. wynosi: biomasa drzewna łącznie 391 500 Mg, biomasa pochodzenia rolniczego (agro) łącznie 43 500 Mg. Zamawiający przewiduje zbliżone poziomy zapotrzebowania w następnych 12 miesięcznych Okresach Dostaw. 1.1. Biomasa musi spełniać wymogi określone w Ustawie z dnia 20 lutego 2015 r. o odnawialnych źródłach energii (Dz. U. z 2017r. poz. 1148 wraz z późniejszymi zmianami). Zamawiający przewiduje dostawy następujących rodzajów biomasy: a) biomasa drzewna w postaci zrębki leśnej (drewno energetyczne celowo rozdrobnione), b) biomasa drzewna w postaci zrębki tartacznej (odpad/pozostałość z przemysłu przetwarzającego produkty z produkcji leśnej), c) biomasa drzewna w postaci trocin, d) biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci zrębki wierzby z upraw energetycznych, e) biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci zrębki z sadów, f) biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci peletu ze słomy, g) biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci peletu z łuski słonecznika, h) Zamawiający rozpatrzy również oferty na dostawy biomasy pochodzenia rolniczego (agro) w postaci zrębki topoli, robinii akacjowej oraz innych drzew lub krzewów pochodzących z upraw energetycznych. 1.2. Wymagania odnośnie parametrów fizykochemicznych dla poszczególnych rodzajów biomasy zostały opisane w Załączniku nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego (nie dotyczy pkt. 1.1. h). 1.3. Oferty mogą być składane na wszystkie lub wybrane rodzaje biomasy (zgodnie z pkt. 1.1.). 1.4. Minimalny wolumen danego rodzaju biomasy (zgodnie z pkt. 1.1.) oferowany przez jednego Dostawcę wynosi 6 000 Mg w każdym kolejnym Okresie Dostaw objętym niniejszym postępowaniem, tj. od 01.09.2018r. do 31.08.2019r., od 01.09.2019r. do 31.08.2020r. oraz od 01.09.2020r. do 31.08.2021r.
1.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego podziału zamawianej ilości i rodzaju biomasy pomiędzy oferentów. 1.6. Szczegółowe zasady realizacji Umowy w kolejnych latach zawarte są we Wzorze Umowy Wieloletniej na Dostawy Biomasy, stanowiącej Załącznik nr 7. 2. Termin dostawy. Wstępny harmonogram dostaw dla 12 miesięcznego zapotrzebowania został przedstawiony przez Zamawiającego w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 3. Warunki dostawy. 3.1. Miejsce dostawy: Elektrownia Konin, ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin. 3.2. Dostawca ponosi wszelkie koszty i ryzyka związane z dostawą i transportem biomasy do Zamawiającego. Oferta winna być skalkulowana na bazie formuły DDP wg Incoterms 2010. 3.3. Dostawy będą realizowane samowyładowczymi samochodowymi środkami transportu przystosowanymi do przewozu biomasy. Rozładunek będzie następował na placach składowych biomasy w Elektrowni Konin. Niemożliwy będzie odbiór biomasy z pojazdów bez otwartej od góry przestrzeni ładunkowej. Ze względów technicznych dopuszcza się tylko pojazdy z tylnym rozładunkiem. 3.4. Dostawca zagwarantuje ciągłość dostaw w okresie obowiązywania umowy zgodnie z ustalonym harmonogramem. 3.5. Dostawca bierze na siebie odpowiedzialność za braki i wady powstałe w czasie transportu biomasy do miejsca przeznaczenia i ponosi z tego tytułu wszelkie skutki prawne. 3.6. Dostawca może zostać obciążony kosztami usunięcia uszkodzeń spowodowanych przez kierowcę podczas rozładunku i innych manewrów na terenie elektrowni. 4. Warunki płatności. 4.1. Zamawiający przewiduje następujące warunki płatności za dostawy biomasy: a) warunkiem koniecznym rozpoczęcia dostaw biomasy jest przedłożenie Zamawiającemu dokumentów wymaganych przed realizacją dostaw zgodnie z wymogami opisanymi w Załączniku nr 5, b) rozliczenie dostaw biomasy następować będzie w tygodniowych okresach rozliczeniowych, c) zapłata za zrealizowane dostawy następować będzie na rachunek bankowy dostawcy w terminie 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury, d) jeżeli do dnia płatności faktury dostawca nie spełni wymogów przewidzianych w umowie dot. dokumentów niezbędnych do przyznania świadectw pochodzenia Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 30% kwoty brutto faktury.
5. Warunki formalne udziału w postępowaniu. 5.1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy: a) są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej realizację umowy, d) nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, e) posiadają pełne i niezaprzeczalne prawo do oferowania dostawy rodzajów biomasy będących przedmiotem postępowania na terenie Polski i ponoszą pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich, f) posiadają zdolność do udokumentowania pochodzenia biomasy zgodnie z wymogami opisanymi w Załączniku nr 5, 5.2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Dostawca jest zobowiązany do złożenia stosownych oświadczeń zgodnie z Załącznikiem nr 6 do Zapytania Ofertowego oraz załączenia dokumentów zgodnie z zapisami pkt. 7.5. Zapytania Ofertowego. 6. Miejsce i termin przyjmowania ofert. 6.1 Oferty należy składać osobiście lub przesłać na adres Zamawiającego: Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin SA Departament Logistyki i Zakupów Elektrownia Pątnów, budynek B, pokój nr 23 ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin w zamkniętej kopercie z dopiskiem: Postępowanie przetargowe na dostawy biomasy dla Elektrowni Konin - Oferta. 6.2 Oferty można składać do dnia 25.07.2018r., godz. 16.00. 6.3 Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie zostaną rozpatrzone. W przypadku składania ofert drogą pocztową lub kurierem, decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Zamawiającego. 7. Sposób przygotowania oferty. 7.1 Każdy Dostawca składa jedną ofertę. 7.2 Oferta powinna zawierać: nazwę i adres Dostawcy, przedmiot zamówienia, wykaz składanych oświadczeń i dokumentów, podpisy osób upoważnionych zgodnie z reprezentacją, miejsce i datę sporządzenia oferty. 7.3 Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymogami opisanymi w Zapytaniu Ofertowym. 7.4 Formularz ofertowy (Załącznik nr 1 a-h) wraz z załącznikami i dokumentami sporządzonymi przez Dostawcę musi być podpisany przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Dostawcy. W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów
rejestrowych załączonych do oferty, wymaga się aby Dostawca dołączył do oferty oryginał pełnomocnictwa do podpisania oferty. 7.5 Oferta musi zawierać: a) formularz ofertowy (przygotowany na podstawie Załącznika nr 1 a-h do Zapytania Ofertowego, osobno dla każdego rodzaju biomasy), b) opis doświadczenia zawodowego Dostawcy (przygotowany na podstawie Załącznika nr 2), w którym Zamawiający oczekuje przedstawienia wykazu dostaw o podobnym charakterze zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, c) parafowane przez Dostawcę Załącznik nr 3 (Parametry fizykochemiczne biomasy), Załącznik nr 4 (Wstępny harmonogram dostaw biomasy), Załącznik nr 5 (Wymagane dokumenty dotyczące realizacji dostaw), d) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (przygotowane na podstawie Załącznika nr 6), e) parafowany przez Dostawcę Wzór Umowy Wieloletniej na Dostawy Biomasy (Załącznik nr 7), f) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie z CEIDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do CEIDG, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, g) aktualne zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Dostawca nie zalega z opłatami podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, h) polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Dostawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Uwaga: dokumenty wymienione w punkcie 7.5. od f) do h) winny być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Dostawcę. 8. Sposób obliczania ceny. 8.1 W Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 a-h do Zapytania Ofertowego) należy podać cenę netto za jednostkę energii chemicznej biomasy (PLN/GJ) wraz z transportem biomasy na miejsce dostawy wskazane w pkt. 3.1 Zapytania Ofertowego. 8.2 Cena netto za jednostkę energii chemicznej biomasy musi być podana liczbą i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną liczbą i słownie, za prawidłową uznaje się cenę podaną słownie. 8.3 W zaoferowanej cenie muszą być zawarte wszelkie podatki (z wyjątkiem VAT), cła i inne zobowiązania podatkowe wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
9. Kryteria oceny ofert. 9.1 Przy wyborze oferty podstawowym kryterium jej oceny będzie cena netto za jednostkę energii chemicznej biomasy (PLN/GJ) wraz z transportem biomasy na miejsce dostawy wskazane w pkt. 3.1 Zapytania Ofertowego oraz oferowany wolumen dostaw. 9.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia zamówień częściowych więcej niż jednemu Dostawcy. 9.3 W przypadku, gdy zamówienie zostanie udzielone kilku Dostawcom, ilość dostarczanej przez nich biomasy zostanie ustalona na podstawie zaoferowanej przez nich ceny jednostkowej oraz ilości biomasy. 10. Otwarcie ofert. Otwarcie ofert przez Komisję przetargową nastąpi bez udziału Dostawców. 11. Koszty przygotowania oferty. 11.1 Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt. 11.2 Wszelkie koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu ponoszone są wyłącznie przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego. 12. Okres związania Ofertą. Dostawca jest związany ofertą przez okres 60 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 6.2 Zapytania Ofertowego. W sytuacji, gdy przeprowadzony zostanie drugi etap postępowania w formie negocjacji lub aukcji elektronicznej i Dostawca nie zmieni swojej oferty w tym etapie, oferta pozostaje wiążąca w w/w okresie. 13. Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego. 13.1. Do dnia 23.07.2018r. godz. 12.00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego. 13.2. Pytania można przesłać e-mailem na adres: komisja.biomasa@zepak.com.pl 13.3. Treść wyjaśnień będzie przekazana e-mailem lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej. 14. Zachowanie poufności 14.1. Członkowie Komisji przetargowej zobowiązani są do zachowania poufności danych i informacji uzyskanych w niniejszym postępowaniu. 14.2. Dostawcy są zobowiązani do zachowania poufności wszelkich informacji i materiałów uzyskanych w niniejszym postępowaniu.
15. Zastrzeżenia. 15.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego przeprowadzenia. 15.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian we Wzorze Umowy Wieloletniej na Dostawy Biomasy załączonym do Zapytania Ofertowego. 15.3. Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji. Zamawiający nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec podmiotów, które złożyły oferty, za jakiekolwiek szkody, które mogą wynikać z uczestnictwa w postępowaniu zakupowym bądź odrzucenia lub nierozpatrywania złożonych ofert. 15.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia mniejszej ilości biomasy niż wynika to ze złożonej oferty, a Dostawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia, w tym finansowe. 15.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakupu zarówno większej jak i mniejszej ilości biomasy określonej w pkt. 1 Zapytania ofertowego, na co Dostawca wyraża zgodę. 15.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podziału zamówionego wolumenu biomasy na poszczególne miesiące z zachowaniem proporcji wynikających z harmonogramu przedstawionego w Załączniku nr 4. 16. Pozostałe postanowienia. 16.1. Zamawiający nie zwraca materiałów lub dokumentów ofert przesłanych w związku z postępowaniem prowadzonym w oparciu o niniejsze Zapytanie ofertowe. 16.2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. 16.3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 16.4. Dostawca, którego oferta nie spełnia wymogów Zapytania Ofertowego, może zostać wykluczony z postępowania. 16.5. Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia Dostawcę, który w okresie 5 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie na rzecz Zamawiającego. 16.6. Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez platformę zakupową lub e-mailem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywki w formie uzgodnienia z Dostawcami. 16.7. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi złożenia przez Zamawiającego jakiejkolwiek oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, jak również nie rodzi jakiegokolwiek zobowiązania dla Zamawiającego do zawarcia umowy, przyjęcia ofert na dostawy biomasy lub odbioru jakichkolwiek dostaw biomasy od innych podmiotów.
16.8. W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że w załączniku do zapytania ofertowego zamieściliśmy klauzulę informacyjną o ochronie danych osobowych. Dostawcy/Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej. 16.9. Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał. 17. Załączniki do Zapytania Ofertowego: Zaktualizowany Załącznik nr 1a-h - Formularz ofertowy. Zaktualizowany Załącznik nr 2 - Opis doświadczenia zawodowego. Zaktualizowany Załącznik nr 3 - Parametry fizykochemiczne biomasy. Zaktualizowany Załącznik nr 4 - Wstępny harmonogram dostaw biomasy. Zaktualizowany Załącznik nr 5 - Wymagane dokumenty dotyczące realizacji dostaw. Zaktualizowany Załącznik nr 6 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Zaktualizowany Załącznik nr 7 Wzór Umowy Wieloletniej na Dostawy Biomasy. Zaktualizowany Załącznik nr 8 Oświadczenie Dostawcy RODO Zaktualizowany Załącznik nr 9 Klauzula informacyjna w sprawie ochrony danych osobowych Komisja Zakupowa