Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego

Załącznik do uchwały Nr 31/1247/16 Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego z dnia 17 sierpnia 2016 r. Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Zasady składania i wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania dla trybu Nr RPKP.09.04.02-IZ.00-04-07P/16 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 Oś Priorytetowa 9 Solidarne społeczeństwo Działanie 9.4 Wzmocnienie sektora ekonomii społecznej Poddziałanie 9.4.2 Koordynacja sektora ekonomii społecznej 1

Wykaz stosowanych skrótów 1. DW EFS Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. EFS Europejski Fundusz Społeczny. 3. GWD Generator Wniosków o Dofinansowanie dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. 4. Instrukcja Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach części Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 współfinansowanej z EFS stanowiąca załącznik do niniejszych Zasad. 5. IZ RPO WK-P Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020; adres siedziby: Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń. 6. JST jednostka samorządu terytorialnego. 7. KE Komisja Europejska. 8. KOF-M Karta oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego stanowiąca załącznik do niniejszych Zasad. 9. Komitet Monitorujący RPO WK-P 2014-2020 Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020; 10. KOP Komisja Oceny Projektów. 11. PFRON Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 12. RPO WK-P 2014-2020 Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. 13. SzOOP Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. 14. UE Unia Europejska. 15. Ustawa Pzp Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.). 16. Ustawa wdrożeniowa Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 2020 (Dz. U. z 2016 r. poz. 1146). 17. Wezwanie Wezwanie do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 wraz z załącznikami. 18. Wniosek o dofinansowanie projektu wniosek o dofinansowanie projektu pozakonkursowego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. 19. Wykaz Wykaz projektów zidentyfikowanych przez właściwą instytucję w ramach trybu pozakonkursowego wraz z informacją o projekcie i podmiocie, który będzie wnioskodawcą stanowiący załącznik nr 5 do SzOOP. 20. Wytyczne Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 21. Zasady Zasady składania i wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. 2

Spis treści I. Podstawowe informacje... 4 1.1. Czym są Zasady?... 4 1.2. Termin i miejsce złożenia wniosku oraz harmonogram oceny... 4 1.3. Podmiot uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie projektu... 5 1.4. Tytuł i/lub zakres projektu... 5 1.5. Szacowana wartość projektu i forma finansowania... 7 1.6. Udzielanie informacji... 7 1.7. Podstawa prawna i dokumenty programowe... 8 II. Wymagania projektowe... 10 2.1. Wymagania odnośnie do grupy docelowej... 10 2.2. Wymagania czasowe... 11 2.3. Wymagania finansowe... 11 2.3.1 Informacje ogólne... 11 2.3.2 Wkład własny... 12 2.3.3 Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu... 12 2.3.3 Wymagania dotyczące kosztów pośrednich... 13 2.3.4 Pozostałe uproszczone metody rozliczania wydatków... 14 2.3.5 Kwalifikowalność wydatków związanych z zatrudnianiem personelu... 14 2.3.6 Cross-financing... 17 2.3.7 Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne... 17 2.3.8 Reguła proporcjonalności... 18 2.3.9 Podatek od towarów i usług... 19 2.3.10 Koszty racjonalnych usprawnień... 20 2.4. Wymagania dotyczące wskaźników rezultatu i produktu... 20 2.5. Wymagania dotyczące zlecania usług merytorycznych... 23 2.6. Zasada uczciwej konkurencji... 24 III. Wniosek o dofinansowanie projektu... 25 3.1. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu... 25 3.2. Wycofanie wniosku o dofinansowanie projektu... 27 3.3. Udostępnienie dokumentów związanych z oceną wniosku o dofinansowanie projektu... 27 IV. Procedura i kryteria wyboru projektu... 28 4.1. Ocena formalno-merytoryczna... 28 4.1.1. Zasady ogólne... 28 4.1.2. Kryteria formalne... 29 4.1.3. Kryteria horyzontalne... 32 4.1.4. Kryteria merytoryczne... 35 4.1.5. Kryteria dostępu... 38 4.2. Informacja o projekcie wybranym do dofinansowania... 40 V. Decyzja o dofinansowaniu projektu... 40 5.1. Informacje ogólne... 40 5.2. Dokumenty wymagane do podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu... 41 Spis załączników:... 42 3

I. Podstawowe informacje Wniosek o dofinansowanie projektu jest składany w odpowiedzi na Wezwanie przesłane przez Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko- Pomorskiego (adres do korespondencji: Punkt Informacyjno-Podawczy ul. Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń). Projekt wybrany do dofinansowania będzie realizowany w ramach RPO WK-P 2014-2020, Osi Priorytetowej 9 Solidarne społeczeństwo, Działania 9.4 Wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałania 9.4.2 Koordynacja sektora ekonomii społecznej. Projekt dofinansowany będzie ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 1.1. Czym są Zasady? Informacje zawarte w Zasadach wraz z załącznikami (w tym Instrukcją) zawierają wytyczne, którymi wnioskodawca 1 musi się kierować na etapie tworzenia i składania wniosku o dofinansowanie projektu. W związku z powyższym, IZ RPO WK-P będzie wymagała od wnioskodawców stosowania zapisów określonych w niniejszych Zasadach. UWAGA! IZ RPO WK-P zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów Zasad w przypadku m.in. zmiany przepisów prawa lub zmiany wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, co będzie powodowało konieczność zmian lub uszczegółowienia zapisów Zasad. Informacja o ewentualnych zmianach wraz z uzasadnieniem i wskazaniem daty, od której będą one obowiązywać zostanie przesłana wnioskodawcy oraz zamieszczona na stronie internetowej IZ RPO WK-P www.rpo.kujawsko-pomorskie.pl, a także na portalu funduszy europejskich www.funduszeeuropejskie.gov.pl. W przypadku zidentyfikowania okoliczności uniemożliwiających prawidłową i efektywną realizację procesu wyboru projektu w trybie pozakonkursowym IZ RPO WK-P może podjąć decyzję o anulowaniu Wezwania w następujących przypadkach: zaistnienia sytuacji nadzwyczajnej, której nie dało się przewidzieć do chwili nadania do wnioskodawcy Wezwania, a której wystąpienie czyni niemożliwym lub rażąco utrudnia kontynuowanie procedury pozakonkursowej lub stanowi zagrożenie dla interesu publicznego; ogłoszenia aktów prawnych lub wytycznych horyzontalnych w istotny sposób sprzecznych z postanowieniami niniejszych Zasad. Informacja o anulowaniu Wezwania wraz z podaniem terminu oraz przyczyny jego anulowania zostanie przesłana wnioskodawcy. 1.2. Termin i miejsce złożenia wniosku oraz harmonogram oceny 1 Gdy jest to zasadne, przez wnioskodawcę należy rozumieć podmiot realizujący projekt. 4

Wniosek o dofinansowanie projektu należy złożyć do 2 września 2016 r. 2, w Punkcie Informacyjno- Podawczym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, ul. Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń, w godzinach pracy Urzędu, tj. w poniedziałki, środy i w czwartki od 7:30 do 15:30, we wtorki od 7:30 do 17:00, w piątki od 7:30 do 14:00. Wniosek o dofinansowanie projektu w formie papierowej wraz z pismem przewodnim może być dostarczony: osobiście lub przez posłańca (dostarczyciel otrzyma dowód wpływu przesyłki opatrzony podpisem i datą) decyduje data wpływu do Punktu Informacyjno-Podawczego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu; poprzez nadanie w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 1113) decyduje data wpływu do Punktu Informacyjno-Podawczego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu. Na podstawie zapisów Systemu oceny projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 szacuje się, że orientacyjny: termin oceny projektu przypada na październik 2016 r. 1.3. Podmiot uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie projektu Zgodnie z Wykazem o dofinansowanie projektu może ubiegać się Województwo Kujawsko-Pomorskie/ Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej. 1.4. Tytuł i/lub zakres projektu Zgodnie z Wykazem wnioskodawca zobowiązany jest złożyć wniosek o dofinansowanie projektu o tytule Koordynacja rozwoju ekonomii społecznej w województwie kujawsko-pomorskim. Zakres projektu musi być zgodny z typem projektu określonym w SzOOP dla Poddziałania 9.4.2, tj.: Wsparcie działań z zakresu koordynacji i monitorowania rozwoju sektora ekonomii społecznej w regionie obejmujące: a) tworzenie regionalnych sieci współpracy OWES działających w regionie, w tym w szczególności poprzez organizowanie regionalnych spotkań sieciujących dla OWES, umożliwiających wymianę informacji pomiędzy ośrodkami na temat podejmowanych działań, postępów i problemów w realizacji wsparcia, stosowanych rozwiązaniach i metodach pracy itp., a także agregowanie informacji na temat działalności OWES i wyników ich pracy na poziomie całego regionu oraz uspójnianie i synchronizowanie tych działań w regionie. Wspieranie działań OWES nakierowanych na jednostki samorządu terytorialnego; 2 W przypadku niezłożenia wniosku o dofinansowanie projektu w wyznaczonym terminie IZ RPO WK-P ponownie wzywa wnioskodawcę do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu, wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego upływu terminu IZ RPO WK-P niezwłocznie wykreśla projekt z Wykazu. 5

b) tworzenie regionalnych sieci podmiotów ekonomii społecznej (klastry, franczyzy) oraz włączanie podmiotów ekonomii społecznej w istniejące na poziomie regionalnym organizacje branżowe (sieci, klastry); c) tworzenie regionalnych sieci kooperacji podmiotów ekonomii społecznej o charakterze reintegracyjnym (CIS, KIS, ZAZ, WTZ), mających umożliwić wzajemne uczenie się i wymianę informacji oraz wsparcie tych podmiotów w osiąganiu standardów usług; d) inicjowanie współpracy jednostek systemu pomocy społecznej, podmiotów ekonomii społecznej, w tym o charakterze reintegracyjnym, OWES dla zwiększenia synergii działań podejmowanych przez te podmioty w procesie aktywizacji osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym i wzrostu zatrudnienia w sektorze ekonomii społecznej m.in. w celu zapewnienia ciągłości procesu reintegracyjnego, a także współpracy ww. podmiotów z innymi podmiotami takimi jak szkoły, uczelnie wyższe, instytucje rynku pracy, przedsiębiorstwa m.in. w celu zwiększenia liczby staży i praktyk w PES czy też w typowych przedsiębiorstwach; e) budowanie powiązań pomiędzy nauką, biznesem i ekonomią społeczną na poziomie regionalnym (spotkania, warsztaty, doradztwo, wymiana informacji) w celu nawiązania stałej współpracy; f) organizacja przedsięwzięć służących zwiększaniu widoczności PES jako dostawców produktów i usług oraz wspieranie sprzedaży ich produktów i usług świadczonych na poziomie regionalnym (np. targi ekonomii społecznej, sprzedaż produktów i usług podmiotów ekonomii społecznej za pomocą jednego regionalnego portalu); g) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi podmiotami lokalnymi, w szczególności z PES, w zakresie tworzenia lokalnych planów rozwoju ekonomii społecznej (spotkania, wymiana informacji, dobre praktyki, doradztwo), stosowania klauzul społecznych lub społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych, zlecania zadań PES; h) wspieranie realizacji przez podmioty ekonomii społecznej usług użyteczności publicznej i współpraca z OWES w tym zakresie; i) zapewnienie funkcjonowania Regionalnego Komitetu Rozwoju Ekonomii Społecznej, o którym mowa w KPRES, i organizowanie jego prac oraz tworzenie możliwości współpracy kluczowych interesariuszy w zakresie kreowania rozwoju ekonomii społecznej w regionie; j) wyznaczanie kierunków rozwoju ekonomii społecznej, aktualizacja regionalnego programu rozwoju ekonomii społecznej; k) reprezentowanie interesów sektora ekonomii społecznej na poziomie regionalnym oraz włączenie ekonomii społecznej do strategii rozwoju województwa w obszarach związanych z rynkiem pracy, integracją społeczną, rozwojem przedsiębiorczości oraz innowacji, rozwojem usług użyteczności publicznej oraz innymi priorytetami, w ramach których jest możliwy regionalny rozwój ekonomii społecznej. Tym samym działania projektowe powinny przyczyniać się do realizacji celu szczegółowego Rozwój potencjału i możliwości do zwiększenia zatrudnienia w istniejących podmiotach ekonomii społecznej. Realizowane w ramach projektu przedsięwzięcia muszą być zgodne z Krajowym Programem Rozwoju Ekonomii Społecznej, Kujawsko-Pomorskim Programem na Rzecz Ekonomii Społecznej do roku 2020 oraz Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020. 6

1.5. Szacowana wartość projektu i forma finansowania Szacowana całkowita wartość projektu: Kwota obejmuje wartość dofinansowania. Dofinansowanie ogółem: w tym wsparcie finansowe EFS: 2 880 000 zł 2448000 zł 2 448 000 zł Środki na realizację projektu są wypłacane jako: - płatność ze środków europejskich przekazywana przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) na podstawie zlecenia płatności wystawionego przez IZ RPO WK-P. Dofinansowanie jest przekazywane zgodnie z Zasadami realizacji projektu własnego, stanowiącymi załącznik nr 9 do niniejszych Zasad. 1.6. Udzielanie informacji Wyjaśnień w kwestiach dotyczących Wezwania i Zasad udziela IZ RPO WK-P w odpowiedzi na zapytania kierowane na adres poczty elektronicznej ue.konsultacje@kujawsko-pomorskie.pl oraz pytania kierowane za pomocą faksu (56) 62 18 543. Informacji dotyczących Zasad udzielają również pracownicy punktów informacyjnych, czynnych w godzinach: poniedziałki i wtorki 7.30-17.30 środy, czwartki, piątki 7.30-15.30 1. Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Toruniu Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń tel. (56) 621 85 98; (56) 621 84 86; (56) 621 82 68; ue.konsultacje@kujawsko-pomorskie.pl 2. Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Bydgoszczy Przedstawicielstwo Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego ul. Jagiellońska 9, 85-950 Bydgoszcz tel. (52) 327 68 84; (52) 321 33 42; 797 304 123 ue.bydgoszcz@kujawsko-pomorskie.pl 3. Lokalne Punkty Informacyjne: Przedstawicielstwo Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Grudziądzu ul. Sienkiewicza 22, 86-300 Grudziądz tel. (56) 462 45 15; 797 304 124 ue.grudziadz@kujawsko-pomorskie.pl 7

Przedstawicielstwo Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego we Włocławku ul. Bechiego 2, 87-800 Włocławek tel. (54) 235 67 21; (54) 235 67 12; 797 304 126 ue.wloclawek@kujawsko-pomorskie.pl Przedstawicielstwo Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Inowrocławiu ul. Roosevelta 36-38, 88-100 Inowrocław tel. (52) 355 91 95; 797 304 125 ue.inowroclaw@kujawsko-pomorskie.pl Pytania można zgłaszać również przy pomocy Formularza zgłaszania pytań dotyczących funduszy europejskich: http://mojregion.eu/index.php/rpo/formularz-zglaszania-pytan. Zachęcamy do skorzystania z usługi informacyjnej na etapie przygotowywania projektu/wniosku o dofinansowanie projektu świadczonej przez pracowników Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. Usługa ma na celu przedstawienie zasad i warunków decydujących o przyznaniu wsparcia z Funduszy Europejskich, a także cech, którymi musi charakteryzować się konkretny projekt oraz warunków które musi spełnić składający go wnioskodawca, aby ubiegać się o wsparcie w danym konkursie. Wsparcie świadczone jest zgodnie ze Standardami funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, dostępnymi na stronie http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/ofunduszach/standardy-dzialania-punktow/. W przypadku wystąpienia problemów technicznych z funkcjonowaniem GWD należy zgłosić się o pomoc do Biura Obsługi Technicznej Systemu Analiz w Wydziale Analiz i Ewaluacji Departamentu Rozwoju Regionalnego na adres poczty elektronicznej: generatorwnioskow@kujawsko-pomorskie.pl. 1.7. Podstawa prawna i dokumenty programowe Dokumenty programowe i horyzontalne: 1. Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 przyjęty decyzją wykonawczą Komisji nr C (2014) 10021 z dnia 16 grudnia 2014 r.; 2. Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata 2014-2020 stanowiący załącznik do uchwały nr 30/1163/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 27 lipca 2016 r.; 3. System oceny projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata 2014-2020 stanowiący załącznik do uchwały nr 18/568/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 4 maja 2016 r.; 4. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 31 marca 2015 r.; 5. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 10 kwietnia 2015 r.; 8

6. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 30 kwietnia 2015 r.; 7. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 22 kwietnia 2015 r.; 8. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 3 marca 2015 r.; 9. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 8 maja 2015 r.; 10. Wytyczne Ministra Rozwoju w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020 zatwierdzone w dniu 3 marca 2016 r. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty programowe i horyzontalne są dostępne na stronie internetowej www.rpo.kujawsko-pomorskie.pl. Akty prawne: 1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE, L 347/320 z 20 grudnia 2013 r. z późn. zm.); 2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE, L 347/470 z 20 grudnia 2013 r. z późn.zm.); 3. Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352/1 z 24 grudnia 2013 r.); 4. Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187/1 z 26 czerwca 2014 r.); 5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922); 6. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963); 7. Ustawa z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. z 2015 r. poz. 1212 z późn. zm.); 8. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 239 z późn. zm.); 9. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.); 10. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.); 11. Ustawa z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. Nr 94, poz. 651 z późn. zm.); 12. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.); 9

13. Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769); 14. Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2016 r. poz. 217); 15. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2016 r. poz. 1161); 16. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2016 r. poz. 657 z późn. zm.); 17. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2016 r. poz. 75); 18. Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzieleniem zamówień (Dz. U. poz. 200). Wnioskodawca ubiegający się o dofinansowanie oraz beneficjent realizujący projekt zobowiązany jest do korzystania z aktualnych wersji aktów prawnych. Nieznajomość powyższych dokumentów skutkować może niewłaściwym przygotowaniem projektu, nieprawidłowym wypełnieniem formularza wniosku o dofinansowanie projektu, opracowaniem budżetu, itp. Odpowiedzialność za znajomość podstawowych aktów prawnych związanych z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie projektu spoczywa na wnioskodawcy. II. Wymagania projektowe 2.1. Wymagania odnośnie do grupy docelowej Projekt przygotowany w odpowiedzi na Wezwanie musi być skierowany bezpośrednio do następujących grup odbiorców: podmioty, o których mowa w art. 4, ust. 2 pkt. 2 i 3 ustawy o spółdzielniach socjalnych; podmioty ekonomii społecznej; pracownicy i wolontariusze podmiotów ekonomii społecznej; jednostki samorządu terytorialnego oraz ich jednostki organizacyjne; pracownicy i wolontariusze jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych; instytucje rynku pracy oraz pomocy i integracji społecznej; ośrodki wsparcia ekonomii społecznej (OWES); pracownicy i wolontariusze OWES; przedstawiciele sektora nauki i biznesu. Ponadto warunkiem kwalifikowalności uczestnika projektu jest spełnienie przez niego kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie, potwierdzonych odpowiednim dokumentem urzędowym lub zaświadczeniem, a w przypadku braku możliwości uzyskania ww. dokumentu odpowiednim oświadczeniem uczestnika projektu. 10

Co do zasady kwalifikowalność uczestnika projektu potwierdzana jest bezpośrednio przed udzieleniem mu pierwszej formy wsparcia w ramach projektu, przy czym jeżeli charakter wsparcia uzasadnia prowadzenie rekrutacji na wcześniejszym etapie realizacji projektu kwalifikowalność uczestnika projektu potwierdzana może być na etapie rekrutacji do projektu. 2.2. Wymagania czasowe Zgodnie z Wykazem przewidywany okres realizacji projektu został wyznaczony w terminie od IV kwartału 2015 r. do IV kwartału 2018 r. Okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu, zostały poniesione w terminie 30 dni kalendarzowych po zakończeniu realizacji projektu, w odniesieniu do zobowiązań zaciągniętych w okresie realizacji projektu oraz zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. W takim przypadku wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych. Okres kwalifikowania wydatków dla projektu jest określony w zatwierdzonym przez IZ RPO WK-P wniosku o dofinansowanie projektu stanowiącym załącznik do Zasad realizacji projektu własnego, przy czym okres ten nie może wykraczać poza daty graniczne określone w Wytycznych, tj. pomiędzy 1 stycznia 2014 r. a 31 grudnia 2023 r. Co do zasady wydatki poniesione przed przyjęciem przez Zarząd Województwa Kujawsko- Pomorskiego uchwały w sprawie przyznania dofinansowania na realizację projektu pozakonkursowego mogą zostać uznane za kwalifikowalne wyłącznie w przypadku spełnienia warunków kwalifikowalności określonych w Wytycznych i Zasadach realizacji projektu własnego. Równocześnie należy podkreślić, że wydatkowanie do chwili zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie projektu i przyjęcia uchwały przez Zarząd Województwa odbywa się na wyłączną odpowiedzialność danego wnioskodawcy. W przypadku, gdy projekt nie otrzyma dofinansowania, uprzednio poniesione wydatki nie będą mogły zostać zrefundowane. Do współfinansowania ze środków UE nie można przedłożyć projektu, który został fizycznie ukończony (w przypadku robót budowlanych) lub w pełni zrealizowany (w przypadku dostaw i usług) przed przedłożeniem IZ RPO WK-P wniosku o dofinansowanie projektu niezależnie od tego, czy wszystkie dotyczące tego projektu płatności zostały przez wnioskodawcę dokonane. Przez projekt ukończony/zrealizowany należy rozumieć projekt, dla którego przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie projektu nastąpił odbiór ostatnich robót, dostaw lub usług. 2.3. Wymagania finansowe 2.3.1 Informacje ogólne Zgodnie z Wykazem maksymalna wartość projektu wynosi 2 880 000 zł. Do realizacji projektu jest wymagane wniesienie wkładu własnego wnioskodawcy stanowiącego 15% wydatków kwalifikowalnych. 11

Maksymalny poziom dofinansowania UE wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu wynosi 85%. Maksymalny poziom dofinansowania całkowitego wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu wynosi 85%. Wnioskodawca sporządza budżet projektu zgodnie z Instrukcją oraz wymogami wynikającymi z Wytycznych. Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest przede wszystkim w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Niemniej, na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest ocena kwalifikowalności planowanych wydatków. Przyjęcie danego projektu do realizacji nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną poświadczone, zrefundowane lub rozliczone. Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu w zakresie obowiązków beneficjenta wynikających z Zasad realizacji projektu własnego, Wytycznych oraz przepisów prawa. 2.3.2 Wkład własny Wkład własny może być wniesiony zarówno w formie pieniężnej, jak i w formie niepieniężnej. Wnioskodawca określa formę wniesienia wkładu własnego. Możliwe jest łączenie różnych form wnoszenia wkładu własnego. Wkład własny nie musi stanowić własności wnioskodawcy. Wkład własny wnoszony jest przez wnioskodawcę, niemniej jednak będzie on mógł pochodzić z różnych źródeł, w tym np. samorządu regionalnego. W przypadku projektów partnerskich wkład finansowy może pochodzić od partnerów. W przypadku projektów, w których założono wydatki objęte pomocą publiczną, wnioskodawca jest zobowiązany do wniesienia wkładu prywatnego wymaganego przepisami pomocy publicznej. Wkład własny może być wniesiony na przykład w formie: wynagrodzeń związanych z potencjałem kadrowym, wkładu niepieniężnego związanego z udostępnieniem pomieszczeń na działania merytoryczne czy pracą wolontariusza. Uwaga! Niedozwolona jest sytuacja, w której beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny, który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych. Taka sytuacja uznana będzie jako podwójne finansowanie. Szczegółowe informacje odnośnie do wkładu niepieniężnego oraz warunków jego kwalifikowalności zostały określone w rozdziale 6.10 Wytycznych. 2.3.3 Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu Koszty projektu są przedstawiane we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego. 12

Wnioskodawca przedstawia w budżecie planowane koszty projektu z podziałem na: koszty bezpośrednie koszty dotyczące realizacji poszczególnych zadań merytorycznych w projekcie, koszty pośrednie koszty administracyjne związane z obsługą projektu. We wniosku o dofinansowanie projektu wykazywany jest również szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności i racjonalności wydatków projektu na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu. Koszty bezpośrednie powinny zostać oszacowane z uwzględnieniem stawek rynkowych. 2.3.3 Wymagania dotyczące kosztów pośrednich Koszty pośrednie są kwalifikowalne w ramach projektów finansowanych z EFS, chyba że co innego stanowią wytyczne horyzontalne, wytyczne programowe lub SzOOP. Koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w szczególności: a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu, w tym w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń oraz koszty związane z wdrażaniem polityki równych szans przez te osoby, b) koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki), c) koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki, d) koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu), e) koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu, f) wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego, g) działania informacyjno-promocyjne projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych), h) amortyzacja, najem lub zakup aktywów (środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w lit. a - d, i) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu, j) koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu, k) koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu, l) koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu, m) koszty ubezpieczeń majątkowych, n) koszty ochrony, o) koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. 13

W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane wydatki objęte cross-financingiem, o którym mowa w podrozdziale 2.3.6 Zasad. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie zostaną wykazane w ramach kosztów bezpośrednich. Podmiot dokonujący oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu ma obowiązek zweryfikować, czy w ramach zadań merytorycznych określonych w budżecie projektu (w kosztach bezpośrednich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie. Dodatkowo na etapie realizacji projektu podmiot zatwierdzający wniosek o płatność weryfikuje, czy w zestawieniu poniesionych wydatków bezpośrednich załączanym do wniosku o płatność nie zostały wykazane koszty pośrednie. Na podstawie pkt 7 podrozdziału 8.4 Wytycznych IZ RPO WK-P podjęła decyzję o zastosowaniu pełnych stawek kosztów pośrednich. Tym samym koszty pośrednie stanowią: a) 25 % kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości do 1 mln zł włącznie, b) 20 % kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln zł do 2 mln zł włącznie, c) 15 % kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln zł do 5 mln zł włącznie. Do personelu projektu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich nie ma zastosowania podrozdział 2.3.5 Zasad, za wyjątkiem zapisów dotyczących osoby dysponującej środkami dofinansowania projektu (tj. osoby upoważnionej do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta), która nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu. IZ RPO WK-P może obniżyć stawkę ryczałtową kosztów pośrednich w przypadkach rażącego naruszenia przez beneficjenta zapisów Zasad realizacji projektu własnego w zakresie zarządzania projektem. 2.3.4 Pozostałe uproszczone metody rozliczania wydatków W przedmiotowym trybie pozakonkursowym pozostałe uproszczone metody rozliczania wydatków, tj. stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe nie obowiązują. 2.3.5 Kwalifikowalność wydatków związanych z zatrudnianiem personelu 1. Personel projektu, to wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub wykonujące zadania lub czynności w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione 3, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 3 Ilekroć mowa o osobie samozatrudnionej, należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, która jest beneficjentem projektu i jednocześnie stanowi personel tego projektu. 14

oraz wolontariusze wykonujący świadczenia na zasadach określonych w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 2. Kluczowe dla stwierdzenia, czy dana osoba stanowi personel projektu jest określenie, czy osoba ta wykonuje zadania osobiście. O ile przy zatrudnianiu osób na podstawie stosunku pracy czy wykonywaniu zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej problem interpretacyjny nie powinien wystąpić, to może się on pojawić przy osobach samozatrudnionych, osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osobach współpracujących. Osobiste wykonywanie zadań należy bowiem odróżnić od zlecania usług podmiotom gospodarczym w ramach projektu. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jako personelem projektu, niezbędne jest nałożenie obowiązku osobistej realizacji umowy na osobę prowadzącą przedmiotową działalność gospodarczą. Jednocześnie w celu wyeliminowania wszelkich wątpliwości co do osobistej realizacji wykonywanej przez personel projektu umowy, należałoby w sposób jednoznaczny i precyzyjny wyłączyć zarówno możliwość podzlecania usług nią objętych osobom trzecim, jak i wskazać konkretną osobę, która miałaby realizować umowę. Tym samym personel projektu stanowią osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą bez względu na to, czy zatrudniają one pracowników czy nie, pod warunkiem osobistego wykonywania zadań przez te osoby. Zatem, jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą będzie wykonywać osobiście pracę na rzecz projektu, będzie uwzględniona jako personel projektu; w przypadku gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą otrzyma zlecenie np. na realizację badania i będzie je realizować z wykorzystaniem innych swoich pracowników lub wykonawców zewnętrznych, mówimy o zlecaniu usługi. 3. Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z Ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 710). 4. W ramach wynagrodzenia personelu, niekwalifikowalne są: a) wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z Ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.) na PFRON, b) świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS) dla personelu projektu, c) koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, d) nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu, e) koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że: i. zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz, ii. zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu oraz, iii. potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników wnioskodawcy. 15

5. Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy 4 i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu. 6. Osoba dysponująca środkami dofinansowania projektu (tj. osoba upoważniona do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta) nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu. 7. Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: a) obciążenie z tego wynikające, nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, b) łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie, c) wykonanie zadań przez tę osobę jest potwierdzone protokołem odbioru sporządzonym przez tę osobę wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconym na wykonanie zadań w projekcie 5, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie stosunku pracy, a dokumenty związane z jej zaangażowaniem wyraźnie wskazują na jej godziny pracy 6. Spełnienie warunków, o których mowa w lit. a i b, należy zweryfikować przed zaangażowaniem osoby do projektu. Warunki powinny być spełnione w całym okresie kwalifikowania wynagrodzenia danej osoby w tym projekcie, przy czym w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie spełnienia warunku, o którym mowa w lit. b za niekwalifikowalne należy uznać wynagrodzenie personelu projektu (w całości lub w części) w tym projekcie, w ramach którego zaangażowanie personelu projektu spowodowało naruszenie tego warunku. Limity zaangażowania zawodowego winny być zgodne z podrozdziałem 6.16 Wytycznych. 8. Beneficjent zobowiązany jest do wprowadzania na bieżąco 7 następujących danych do systemu informatycznego 8 w zakresie angażowania personelu projektu w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w Wytycznych: a) dane dotyczące personelu projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko, b) dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach projektu: stanowisko, forma zaangażowania w projekcie, data zaangażowania do projektu, okres zaangażowania osoby w projekcie, wymiar czasu pracy oraz godziny pracy, jeśli zostały określone w dokumentach związanych z jej zaangażowaniem, 4 W rozumieniu zgodnym z art. 9 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), innych ustaw i aktów wykonawczych regulujących prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumieniach zbiorowych, regulaminach i statutach określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. 5 W protokole nie jest wymagane wskazywanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy. 6 Godziny pracy powinny być wskazane ze szczegółowością od ( ) do ( ). 7 Dane, o których mowa w lit. a i b, powinny być wprowadzone niezwłocznie, po zaangażowaniu osoby do projektu, a dane o których mowa w lit. c niezwłocznie po odebraniu protokołu. 8 Przez system informatyczny rozumie się aplikację główną centralnego systemu teleinformatycznego (SL2014). 16

c) w zakresie protokołów, o których mowa w lit. c powyżej dane dotyczące godzin faktycznego zaangażowania za dany miesiąc kalendarzowy ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godzinę zaangażowania. 9. Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii. 10. Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości, z zastrzeżeniem podrozdziału 2.3.7 Zasad, wyłącznie w przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne. 11. W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie. Szczegółowe zasady angażowania personelu zostały określone w rozdziale 6.16 Wytycznych. 2.3.6 Cross-financing Cross-financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie: a) zakupu nieruchomości, b) zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, c) dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń. Zakup środków trwałych, za wyjątkiem zakupu nieruchomości, infrastruktury i środków trwałych przeznaczonych na dostosowanie lub adaptację budynków i pomieszczeń, nie stanowi wydatku w ramach cross-financingu. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne. Szczegółowe informacje odnośnie do cross-financingu zostały określone w rozdziale 6.8 i 8.7 Wytycznych. 2.3.7 Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne Środki trwałe zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), z zastrzeżeniem inwestycji, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 tej ustawy, są to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, 17

kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej; zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy. Środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na: a) środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu, b) środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu. Wydatki, o których mowa powyżej, mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie projektu wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu. W ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków projektu. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne. W ramach projektów współfinansowanych z EFS środki trwałe nabyte w ramach projektu po zakończeniu jego realizacji są wykorzystywane na działalność statutową beneficjenta lub mogą zostać przekazane nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku. Wydatki związane z zakupem środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że wartości te będą ujęte w ewidencji księgowej 9. Wydatki poniesione na zakup używanych środków trwałych są kwalifikowalne, jeśli spełnione są wszystkie wymienione poniżej warunki: a) sprzedający środek trwały wystawił deklarację określającą jego pochodzenie, b) sprzedający środek trwały potwierdził w deklaracji, że dany środek nie był w okresie poprzednich 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości) współfinansowany z pomocy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych, c) cena zakupu używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu. Szczegółowe informacje odnośnie do technik finansowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zostały określone w rozdziale 6.12 Wytycznych. 2.3.8 Reguła proporcjonalności 9 Wyodrębniona dla projektu ewidencja, prowadzona w oparciu o Ustawę o rachunkowości (księgi rachunkowe), krajowe przepisy podatkowe (księgi podatkowe), a w przypadku beneficjentów niepodlegających reżimowi tych ustaw, w oparciu o Wytyczne. 18

Beneficjent jest zobowiązany do realizacji projektu w zakresie określonym i zatwierdzonym we wniosku o dofinansowanie projektu, z uwzględnieniem konieczności zachowania trwałości rezultatów projektu. Projekt rozliczany jest na etapie końcowego wniosku o płatność pod względem finansowym proporcjonalnie do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, co jest określane jako reguła proporcjonalności. Zgodnie z regułą proporcjonalności: a) w przypadku niespełnienia kryterium zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący RPO WK-P 2014-2020 IZ RPO WK-P może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne, b) w przypadku nieosiągnięcia celu projektu 10 IZ RPO WK-P może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne; wysokość wydatków niekwalifikowalnych uzależniona jest od stopnia niezrealizowania celu projektu; wydatki niekwalifikowalne obejmują wydatki związane z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte i odpowiedni odsetek kosztów pośrednich; stopień nieosiągnięcia założeń projektu określany jest przez IZ RPO WK-P. Reguła proporcjonalności weryfikowana jest przez IZ RPO WK-P według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność. IZ RPO WK-P może odstąpić od rozliczenia projektu zgodnie z regułą proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków tej regule podlegających, jeśli beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu lub w przypadku wystąpienia siły wyższej. 2.3.9 Podatek od towarów i usług Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy wnioskodawca nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Zapłacony VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy wnioskodawcy, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (nie ma prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub do ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie ww. prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na niepodjęcie przez wnioskodawcę czynności zmierzających do realizacji tego prawa. Przepisy ustawy o VAT stanowią, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wnioskodawcy jedynie w przypadku, kiedy spełnione zostaną jednocześnie następujące dwa warunki: wnioskodawca jest podatnikiem VAT oraz zakupione przez wnioskodawcę towary i usługi wykorzystywane są przez wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych. 10 Wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. 19