CZĘŚĆ II SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Strona 1 z 6
I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług logistycznych obsługi podróży służbowych w PSE SA 1. Kompleksowe świadczenie usług logistycznych obsługi podróży służbowych będzie polegało na rezerwacji, sprzedaży i dostawie pod wskazany adres biletów lotniczych (krajowych i międzynarodowych), kolejowych (krajowych i międzynarodowych), promowych na połączenia z/do Polski; anulacji i zwrocie u przewoźnika wyżej wymienionych biletów, w przypadku anulowania wyjazdu; zakupie i dostarczaniu (elektronicznie) polis ubezpieczeniowych dla delegatów wyjeżdżających za granicę (zakres musi odpowiadać wymogom określonym w ust. 18); wykonywaniu czynności związanych z formalnościami wizowymi, w tym wykupieniem wiz dla przedstawicieli Zamawiającego; rezerwacji miejsc w hotelach za granicą; kompleksowej organizacji spotkań międzynarodowych na terenie Polski i za granicą, w tym rezerwacji miejsc w hotelach, wynajmowaniu sal konferencyjnych, organizacji posiłków, transporcie uczestników spotkania zgodnie z zamówieniem, zakupie biletów na imprezy kulturalne, realizacji imprez integracyjnych. 2. Poszczególne czynności w zakresie usług logistycznych obsługi podróży służbowych realizowane będą na podstawie odrębnych pisemnych zleceń szczegółowych udzielonych przez Zamawiającego, zaś strony każdorazowo ustalać będą ich zakres i termin wykonania. 3. Zlecone usługi winny być wykonane z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy, normami i przepisami prawa. 4. Wykonawca udzieli Zamawiającemu upustu na bilety lotnicze krajowe i międzynarodowe (wystawione w systemie IATA Amadeus, z pominięciem tzw. tanich przewoźników, np. RyanAir/WizzAir). Wykonawca udzieli Zamawiającemu bonifikaty od wartości zamówionych usług logistycznych. Upust zostanie udzielony jako procent od rynkowej ceny biletów (rynkowa cena biletu - podstawa taryfy uwzględniająca zniżki przysługujące Zamawiającemu na podstawie umów partnerskich z liniami lotniczymi, bez opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu, bez opłat lotniskowych). Zamawiający dopuszcza upust w wysokości 0%. Bonifikata zostanie udzielona jako wartość pieniężna w zł netto. Zamawiający dopuszcza bonifikatę w wysokości 0 zł. Strony uzgodnią szczegółowy sposób rozliczania oferowanego upustu / bonifikaty, przy czym Zamawiający dopuszcza rozliczanie upustu / bonifikaty w cyklu kwartalnym, na fakturze własnej Wykonawcy. Strony po podliczeniu upustu / bonifikaty należnego Zamawiającemu, uzgodnią formę rozliczenia upustu / bonifikaty z Wykonawcą. 5. Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego wystawienia Zamawiającemu faktur VAT za wykonane usługi wraz ze szczegółową specyfikacją, zawierającą poszczególne, szczegółowo określone usługi (w szczególności nazwisko Pracownika PSE S.A., trasę podróży oraz daty rozpoczęcia i zakończenia podróży), ich cenę jednostkową netto, Strona 2 z 6
wynagrodzenie Wykonawcy, podatek VAT, cenę brutto, w terminie do 7 dni od daty realizacji usług. 6. Zamawiający będzie opłacać faktury VAT w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. 7. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji szczegółowo określonej usługi zgodnie z jego warunkami w terminie najpóźniej do godz. 12:00 dnia poprzedzającego rozpoczęcie służbowej podróży zagranicznej i krajowej każdego przedstawiciela Zamawiającego oraz z zastosowaniem stałych opłat prowizyjnych w oparciu o stawki wskazane w umowie. 8. Wszelkie dokumenty, których przekazanie jest możliwe drogą elektroniczną (mail, skan dokumentu) będą dostarczane przez Wykonawcę w ten sposób. 9. Zamawiający dopuszcza dostawę biletów w formie fizycznej, przy czym, w takim wypadku, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia zamówionych biletów, bądź, w przypadku rezygnacji z podróży, ich odbioru, w przeciągu 120 minut od zgłoszenia Zamawiającego. (dotyczy Centrali PSE S.A. w Konstancinie-Jeziornie, Oddziału Warszawa oraz PSE Inwestycje S.A.) Koszt dostawy dokumentów musi być zawarty w opłacie transakcyjnej. 10. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby usługi realizowane dla Zamawiającego były wysokiej jakości, a przedmiot Umowy był wykonywany z zachowaniem profesjonalnej staranności. 11. Zamawiający i Wykonawca zobowiązani są do współdziałania przy wykonywaniu usług. 12. Umowa zostanie zawarta na okres 12 miesięcy i będzie obowiązywać przez 12 miesięcy od daty zawarcia, lub na okres do dnia, w którym łączna wartość przedmiotu umowy osiągnie wartość 1.700.000,00 złotych polskich, będącą równowartością kwoty 402.376,39 euro (bez podatku VAT) wg kursu euro w stosunku do złotego określonego w przepisach na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zależności od tego, który z powyższych okresów upłynie pierwszy. 13. Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego dostarczania Zamawiającemu miesięcznych raportów dotyczących zamówionych usług. Raport zawierać będzie opis danego zamówienia (imię, nazwisko wyjeżdżającego, data podróży, cel podróży, koszt zamówionych usług, Oddział PSE S.A. zlecający dane zamówienie). Raport będzie przekazywany do 10 dnia każdego miesiąca na adres e-mail osoby wskazanej do realizacji umowy w danym Oddziale PSE S.A.. 14. W przypadku sytuacji awaryjnych Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby działać z należytą starannością stosownie do charakteru sytuacji 15. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu zwrot należności za niewykorzystane bilety w terminie 7 dni, z zastrzeżeniem potrącenia części opłat wynikających z ogólnych przepisów taryfowych stosowanych przez poszczególnych przewoźników. 16. Wykonawca zobowiązuje się do działalności swych przedstawicieli w biurze w godzinach 09:00-17:00 Strona 3 z 6
17. Wykonawca w ramach wynagrodzenia o którym mowa w 2 ust. 7 zobowiązuje się do udostępnienia poza godzinami działalności biura awaryjnego numeru telefonu, dostępnego całodobowo dla osób wyjeżdżających, wskazanych przez PSE S.A., w nagłych sytuacjach spowodowanych w szczególności odwołaniem/zmianą lotu. Kontakt z przedstawicielem Wykonawcy pod awaryjnym numerem telefonu dotyczyć będzie w szczególności informowania o dostępnych połączeniach oraz pomocy w rezerwowaniu/zamawianiu biletów lotniczych. 18. Ubezpieczenie dla delegatów wyjeżdżających za granicę, o którym mowa w ust. 1 będzie odpowiadać co najmniej następującym warunkom: 18.1. Ubezpieczenie obejmować będzie: 1) ubezpieczenie kosztów leczenia, 2) ubezpieczenie assistance, 3) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, 4) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej Ubezpieczonego, 5) ubezpieczenie bagażu. 18.2. Ubezpieczenie kosztów leczenia: 18.2.1. Ubezpieczenie obejmować będzie organizację i pokrycie niezbędnych kosztów leczenia w związku z następstwami nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku w czasie podróży służbowej, niezbędnych do przywrócenia Ubezpieczonemu stanu zdrowia umożliwiającego bezpieczny i niezagrażający życiu lub zdrowiu powrót lub transport do Polski lub kontynuowanie zaplanowanej podróży. 18.2.2. Ubezpieczenie obejmować będzie także szkody powstałe: 1) w wyniku wykonywania pracy fizycznej, 2) w następstwie wypadków komunikacyjnych, 3) w następstwie zawałów serca lub krwotoków śródczaszkowych (udarów mózgu), 4) w następstwie chorób lub stanów chorobowych, w tym w następstwie chorób przewlekłych, 18.2.3. Główna suma ubezpieczenia powinna wynosić nie mniej niż 200.000 zł na jednego ubezpieczonego. 18.3. Ubezpieczenie assistance: 18.3.1. Ubezpieczenie będzie obejmować organizację i pokrycie kosztów pomocy Assistance w związku z następstwami nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku w czasie podróży służbowej. 18.4. Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków: 18.4.1. Przedmiotem ubezpieczenia będą następstwa nieszczęśliwych wypadków doznanych przez Ubezpieczonego w czasie odbywania zagranicznych podróży służbowych tj. śmierć ubezpieczonego oraz trwały uszczerbek na zdrowiu. Strona 4 z 6
18.4.3. Wysokość świadczenia z tego tytułu śmierci wynosić będzie 100% sumy ubezpieczenia. 18.4.4. Suma ubezpieczenia dla wyżej wymienionych ryzyk wynosić będzie co najmniej 50.000 zł na jednego ubezpieczonego. 18.4.5. Świadczenia dodatkowe: Ubezpieczenie powinno obejmować co najmniej wskazane w poniższej tabeli świadczenia dodatkowe z nie niższymi niż wskazane limitami odpowiedzialności: Lp. Rodzaj świadczenia Wysokość świadczenia 1. zwrot kosztów nabycia przedmiotów 5 000,00 zł ortopedycznych, protez, środków pomocniczych, kosztów odbudowy zębów 2. zwrot kosztów pogrzebu 5 000,00 zł 18.5. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej: 18.5.1. Ubezpieczenie obejmować będzie odpowiedzialność cywilną za szkody w mieniu lub na osobie wyrządzone osobom trzecim przez Ubezpieczonego w trakcie podróży służbowej. 18.5.2. Suma gwarancyjna na jednego Ubezpieczonego będzie wynosiła co najmniej 200 000 zł (na szkody osobowe i rzeczowe). 18.6. Ubezpieczenie bagażu 18.6.1. Ubezpieczenie obejmować będzie zniszczenie, uszkodzenie, utratę bagażu podróżnego zaistniałą podczas podróży służbowej. 18.6.2. Suma ubezpieczenia wynosić będzie co najmniej 5 000 zł na każdego ubezpieczonego. 18.7. Zamawiający w odniesieniu do ubezpieczeń wskazanych w niniejszym ust. 18 pozostawia sobie możliwość zawarcia ubezpieczenia we własnym zakresie. 19.Wykonawca będzie obciążać Zamawiającego za wystawienie polis ubezpieczeniowych zgodnie z kwotami na które wystawione będą polisy. Zwrot i wygaszenie ubezpieczeń dokonywane będą bez prowizji. 20. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług logistycznych dla następujących Oddziałów PSE S.A.: Centrala PSE S.A. Oddział Warszawa Oddział Radom Oddział Katowice Strona 5 z 6
Oddział Bydgoszcz Oddział Poznań Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia Umowy na świadczenie usług logistycznych na warunkach finansowych nie gorszych, niż warunki niniejszej Umowy, ze spółką wchodzącą w skład Grupy Kapitałowej Polskich Sieci Elektroenergetycznych, tj. z: PSE Inwestycje S.A., 00-033 Warszawa ul. Wojciecha Górskiego 9, NIP 526-10-27-348 REGON 010953590 KRS 0000092539 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o ile wskazany podmiot wystąpi do Wykonawcy z odrębnym wnioskiem o zawarcie umowy na świadczenie usług logistycznych Zamawiający wskaże Wykonawcy osoby upoważnione do realizacji umowy z danego Oddziału PSE S.A.. II. PROGNOZOWANA PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO ILOŚĆ USŁUG OBSŁUGI PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH Lp. Nazwa usługi Prognozowana liczba zleceń 1. Wystawienie pojedynczego biletu lotniczego krajowego i międzynarodowego 1000 2. Wystawienie pojedynczego biletu lotniczego krajowego i międzynarodowego (bilety niedostępne w systemie IATA/Amadeus, tzw. tani przewoźnik, w tym zakup biletów przez Internet, na wskazanej przez Zamawiającego stronie, przy użyciu karty kredytowej Wykonawcy) 3. Zwrot lub zmiana pojedynczego biletu lotniczego 50 4. Wystawienie pojedynczego biletu kolejowego zagranicznego 20 5. Wystawienie pojedynczego biletu kolejowego krajowego 200 6. Zwrot lub zmianę pojedynczego biletu kolejowego krajowego i zagranicznego 5 7. Dokonanie jednostkowej rezerwacji hotelowej (krajowej i międzynarodowej, w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Zamawiającego) 8. Zakup pojedynczego biletu/voucheru na linie autobusowe/autokarowe/prom (w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Zamawiającego) 9. Pośrednictwo przy wynajmie samochodu kraj/zagranica (w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Zamawiającego) 10. Pojedyncze pośrednictwo wizowe (dla jednej osoby 5 40 5 10 5 Strona 6 z 6