Załączniku nr 1 do Zarządzenia Dyrektora CFT PAN nr 13/2018 z dnia 24 października 2018r. Regulamin podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie I. Postanowienia ogólne Niniejszy Regulamin podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie (dalej: Regulamin ) określa zasady delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi w Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk (dalej: CFT PAN ). 1. Zgodnie z art.77 5 1 Kodeksu Pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.) Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 2. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). 3. Warunki kierowania za granicę osób, o których mowa w 3 ust. 1 w celach, o których mowa w 3 ust. 1 oraz przysługujących im z tego tytułu świadczeń reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz. U. z 2006 r., Nr 190, poz. 1405); 4. Wysokość oraz warunki rozliczenia podróży służbowej samochodem prywatnym określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.). 1. Wyjazdy za granicę i w kraju oprócz pracowników CFT PAN mogą odbywać: 1) stypendyści CFT PAN; 2) wykonawcy grantów realizowanych w CFT PAN 3) inne osoby w ramach realizacji zadań CFT PAN na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej zwani łącznie: Wyjeżdżający ) 1 2 3
2. Wyjeżdżający o których mowa w 3 ust. 1 realizują wyjazdy w celu: 1) prowadzenia badań naukowych; 2) prowadzenia działalności dydaktycznej; 3) szkoleniowym; 4) współpracy naukowej; 5) udziału w konferencjach, kongresach, sympozjach, warsztatach itp. 3. Każdy służbowy wyjazd za granicę i w kraju wymaga akceptacji właściwego przedstawiciela dyrekcji Centrum Dyrektora CFT PAN lub jego Zastępcy (dalej zwani jako: Dyrektor ). 4. W przypadku gdy wyjazd zostanie zrealizowany bez akceptacji, o której mowa w ust. 3, wyjeżdżającemu nie przysługują żadne świadczenia związane z tym wyjazdem, a w szczególności nie przysługuje zwrot z tego tytułu kosztów. 5. Regulacje związane z wyjazdami służbowymi osób określonych w 3 ust. 1 niniejszego regulaminu zostają każdorazowo określane w umowach łączących Strony niebędących umowami o pracę 1. Wyjazd służbowy zagraniczny realizowany jest na podstawie złożonego do Sekretariatu wniosku wyjeżdżającego, w którym powinny zostać określone: imię i nazwisko wyjeżdżającego; kraj/miejscowość; nazwa instytucji, do której nastąpi wyjazd; okres pobytu; cel wyjazdu; środek transportu, przewidywane koszty; źródło pokrycia kosztów; zaakceptowanego przez dysponenta środków finansowych oraz Dyrektora. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Wniosek w sprawie wyjazdu służbowego musi być złożony z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w przypadku późniejszego złożenia wniosku, zakup biletów i wypłata świadczeń finansowych przed wyjazdem, nie będzie zagwarantowana. 3. W przypadku wyjazdu krajowego, Wyjeżdżający ma obowiązek pobrać z Sekretariatu druk Polecenia wyjazdu służbowego, który wzór stanowi załącznik nr 2 niniejszego Regulaminu.. 4. W przypadku konieczności uiszczania opłat związanych z wyjazdem zagranicznym (np. opłaty konferencyjne, opłata za zakwaterowanie) znacznie przed terminem wyjazdu, procedura ubiegania się o zgodę na wyjazd i finansowanie wszystkich kosztów związanych z wyjazdem powinna rozpocząć się z 30-dniowym wyprzedzeniem. 5. Jeżeli płatności związane z wyjazdem mają być dokonane przelewem bankowym, Wyjeżdżający dostarcza do Księgowości dokumenty umożliwiające dopełnienie formalności tzn.: a) nazwę beneficjenta, adres; b) kwotę, nazwa waluty; c) bank beneficjenta (nazwa i adres, kraj); d) Swift/BIC Code; e) numer konta beneficjenta; f) treść przelewu; 6. W przypadku przedpłaty np. na konferencję, szkolenia lub inną imprezę naukową wymagane jest dostarczenie do Księgowości informacji zawartych w 4 ust. 5 oraz dokumenty zawierające 4
informację o warunkach na jakich wyjazd ma być zorganizowany np.: zaproszenie; broszura; materiały zawierające informację określające cel, dokładny termin, program. 7. Sprawy paszportowo-wizowe Wyjeżdżający załatwia osobiście we właściwych biurach i urzędach. W przypadku zwrotu kosztów wizy i/lub opłaty wizowej przez CFT PAN, Wyjeżdżający zobowiązany jest przedstawić stosowne rachunki. 1. Wyjeżdżający, który z własnej winny nie wywiązał się z przyjętych zobowiązań wynikających z założonego celu, jest zobowiązany do zwrotu wypłaconych świadczeń i kosztów poniesionych przez CFT PAN. 2. W przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku nie z winny Wyjeżdżającego, zobowiązany jest on do pisemnego uzasadnienia odwołania wyjazdu w Księgowości, wraz z wskazaniem źródła finansowania kosztów już poniesionych. 5 II Realizacja wyjazdu 1. Wyjazd służbowy, polega na realizacji zadania służbowego w kraju lub za granicą, związanego obowiązkami Wyjeżdżającego, w terminie i na zasadach określonych przez Dyrektora. 2. Przed zatwierdzeniem wyjazdu służbowego przez Dyrektora, żadne formalności związane z wyjazdem nie będą podejmowane. 1. Wyjeżdżający odbywający podróż służbową otrzymuje na wniosek zaliczkę w walucie polskiej na wskazane przez siebie konto bankowe. 2. Wyjeżdżający dokonuje wymiany waluty we własnym zakresie zgodnie z przeznaczeniem. 3. Warunkiem otrzymania zaliczki na wyjazd jest, rozliczenie się z poprzedniej podróży, chyba, że istnieją okoliczności określone w 11 ust. 3. 6 7 1.Wyjeżdżający dokonuje wyboru trasy podróży i wstępnej rezerwacji biletów lotniczych wyłącznie u usługodawcy posiadającego umowę z CFT PAN. 2. Zatwierdzenie realizacji zakupu biletu dokonuje Sekretariat, po uprzednim potwierdzeniu przez Wyjeżdżającego zgodności danych na rezerwacji. 3. Nie będą rozpatrywane wnioski o zwrot kosztów podróży na bilet lotniczy zakupionego u usługodawcy innego niż, wymieniony w 8 ust. 1. 4. W przypadku podróży odbywającej się transportem kolejowym, autokarem, busem bądź transportem morskim, Wyjeżdżający dokonuje zakupu biletu samodzielnie. 8
5. Podróż służbowa w/w środkami transportu powinna odbyć się 2 klasą, a w uzasadnionych przypadkach, po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora CFT PAN, podróż może odbyć się 1 klasą. 6. Zgoda Dyrektora CFT PAN, o Której mowa w 8 ust. 5, nie jest wymagana w przypadku Pracowników CFT PAN zatrudnionego na stanowisku profesora. 7. Dojazdy pracownika do miejsca pracy nie stanowią podróży służbowej, lecz są jego obowiązkiem i na pracowniku ciąży obowiązek pokrywania kosztów z nimi związanych. 1.Użycie prywatnego samochodu do celów służbowych przysługuje wyłącznie Pracownikowi CFT PAN, który zostaje skierowany przez Sekretariat do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy. 2. Warunkiem udzielenia zgody przez Dyrektora na wykorzystanie przez Pracownika samochodu prywatnego do celów wyjazdu służbowego jest posiadanie ważnych badań określonych w 9 ust. 1 oraz zawarcie Umowy o użycie samochodu prywatnego do celów podróży służbowej, która stanowi załącznik nr 3 niniejszego Regulaminu. Rezerwacji noclegu Wyjeżdżający dokonuje samodzielnie w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor podejmuje decyzję o zwrocie kosztu w wyższej wysokości niż określony limit. 9 10 III Rozliczenie wyjazdu 1.Rozliczenie finansowe wyjazdu powinno być dokonane w Księgowości w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej. 2. W przypadku niedotrzymania terminu, o którym mowa w ust.1 Wyjeżdżający zostanie wezwany do rozliczenia się w terminie siedmiu dni, a po bezskutecznym upływie terminu wezwania, równowartość nierozliczonej środków zostanie potrącona pracownikowi z wynagrodzenia. 3. W przypadku niedotrzymania terminu określonego w ust.1, Wyjeżdżający wskazany w 3 ust.1 pkt 1, zostanie wezwany do rozliczenia się w terminie siedmiu dni, a po bezskutecznym upływie terminu wezwania, równowartość nierozliczonej środków zostanie potrącona z jego wynagrodzenia. 11 1. Rozliczenie kosztów wyjazdu dokonywane jest według rzeczywiście poniesionych wydatków, merytorycznie uzasadnionych związanych z celem podróży. 2. Wyjeżdżający zobowiązany jest dołączyć do rozliczenia dokumenty, takie jak: 1. Sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego, który stanowi wzór w załączniku nr 4 do niniejszego Regulaminu. 2. Rozliczenie kosztów służbowej w kraju lub poza granicami kraju, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu, wraz z oświadczeniem do przedmiotowego wniosku stanowiącym załącznik nr 5a niniejszego Regulaminu, 3. fakturę za hotel, 12
4. fakturę za dokonaną opłatę rejestracyjną lub inną formę potwierdzającą wysokość dokonanej opłaty, 5. karty pokładowe w przypadku podróży samolotem, 6. wykorzystane w podróży bilety kolejowe, autobusowe, promowe itp., 7. ewidencje przebiegu pojazdu, w przypadku podróży samochodem prywatnym, który stanowi wzór w załącznik nr 3a do niniejszego Regulaminu. 3. W przypadku braku możliwości przedłożenia stosowanych dokumentów, tj. faktury, rachunki lub bilety, za zgodą Dyrektora wyjeżdżający składa inne dokumenty potwierdzające zapłatę, a w przypadku ich braku pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 4. Do rozliczenia kosztów delegacji stosuje się kurs, po jakim wyceniono wyjeżdżającemu zaliczkę. W przypadku nieotrzymania zaliczki w walucie obcej rozliczenia kosztów następuje po średnim kursie NBP ogłoszonym dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. IV Postanowienia końcowe 1. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem będą miały zastosowanie obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa polskiego, a wszelkie spory rozstrzygane będą przez właściwe sądy polskie. 2. Wymienione w Regulaminie załączniki tj. Załącznik nr 1, Załącznik nr 2, Załącznik nr 3, Załącznik nr 3a, Załącznik nr 4, Załącznik nr 5 oraz Załącznik nr 5a, stanowią integralną część niniejszego regulaminu 3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 24 października 2018 r. 13
Załącznik nr 1 do Regulamin podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie... imię i nazwisko wyjeżdżającego... stanowisko służbowe Warszawa, dnia WNIOSEK NA WYJAZD SŁUŻBOWY ZA GRANICĘ NR... do (kraj, miejscowość, placówka naukowa):.. na okres: od do.. w celu:...... środek lokomocji. w przypadku samochodu będącego własnością pracownika: (marka samochodu). (pojemność silnika) adres, telefon, email do kontaktu:... Proszę o zaliczkę w łącznej kwocie:..... (złotych) w tym: hotel...dni... (kwota) diety... dni..... (kwota) dieta dojazdowa: tak/nie opłata konferencyjna... Podanie o urlop: W związku z wyjazdem proszę o udzielenie: delegacji...od...do... urlopu bezpłatnego od...do urlopu naukowego (PŁATNY) od do. koszty wyjazdu obciążą zlecenie:... podpis wyjeżdżającego...... podpis Dysponenta środków finansowych Strona przyjmująca pokrywa następujące koszty:... Zgoda na wykorzystanie do odbycia podróży służbowej samochodu nie będącego własnością Centrum... (data, podpis i pieczęć Dyrektora )
Decyzja zatwierdzającego wyjazd:... Warszawa, dnia........ pieczątka, podpis Dyrektora OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA Biorąc pod uwagę przepisy w zakresie dyscypliny finansów publicznych, oświadczam, że w przypadku nierozliczenia pobranej na wyjazd zaliczki w terminie 14 dni kalendarzowych od daty powrotu ze służbowej podróży zagranicznej (w sekretariacie, a następnie w kasie) wyrażam zgodę na potrącenie z mojego wynagrodzenia całej kwoty pobranej zaliczki. Zgodnie z Regulaminem, w przypadku gdy wyjazd zagraniczny nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po mojej stronie, a niebędących udokumentowanymi przyczynami losowymi, ode mnie niezależnymi, jeśli nie będzie możliwy i celowy wyjazd innej osoby w zastępstwie, zobowiązuję się do pokrycia kosztów poniesionych w związku z planowanym wyjazdem. Jeśli koszty te poniesione zostaną przez Centrum, zobowiązuję się do ich zwrotu w przeciwnym przypadku wyrażam zgodę na potrącenie stosownej kwoty z mojego wynagrodzenia.... (data I podpis pracownika)
Załącznik nr 2 do Regulaminu podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN
Załącznik nr 3 do Regulamin podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie Umowa o używanie samochodu prywatnego przez pracownika do celów podróży służbowej zawarta dnia... w Warszawie pomiędzy: Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk, Al. Lotników 32/46 02-668 Warszawa, NIP: 525-000-92-81 REGON: 000844815 reprezentowanym przez: Dyrektora Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk... zwanych dalej w treści umowy CFT PAN, a... zam......... zwanym dalej w treści umowy Pracownikiem. 1 Pracownik oświadcza, iż jest właścicielem/użytkownikiem* samochodu osobowego marki... nr rej... o pojemności skokowej silnika... cm 3 i posiada ważne uprawnienia do jego kierowania oraz aktualne ubezpieczenie OC. 2 Pracownik zobowiązuje się do używania samochodu wymienionego w 1 do podróży służbowej (jazdy zamiejscowej) w okresie od... do... przy limicie km... 3 CFT PAN zobowiązuje się do zwrotu pracownikowi kosztów podróży służbowej na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za 1 km określoną na podstawie przepisów, o których mowa w 4. 4
Stawka za 1 km przebiegu w dniu zawarcia umowy wynosi... zł i została określona na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.). 5 1. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Nie wymaga zmiany umowy zmiana stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu, o którym mowa w 4. 6 W sprawach, których umowa nie reguluje, zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego oraz rozporządzenia, o którym mowa w 4. 7 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracodawca a drugi pracownik. CFT PAN Pracownik * - niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 3a do Regulamin podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie.............................................................................................. Numer rejestracyjny pojazdu:......... Dane CFT PAN (lub pieczątka) Pojemność silnika:........................... [cm 3 ].............................................................................................. Dane osoby używającej pojazd (nazwisko, imię, adres zamieszkania) Nr kolejny wpisu Data wyjazdu Opis trasy wyjazdu (skąd-dokąd) EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU za miesiąc.................. Cel wyjazdu Liczba faktycznie przejechanych kilometrów Stawka za 1 km przebiegu zł gr Wartość (5)x(6) zł gr Podpis pracownika 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Uwagi Podsumowanie strony Z przeniesienia Razem
Załącznik nr 4 do Regulamin podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie imię i nazwisko wyjeżdżającego: stanowisko służbowe: Warszawa, dn. SPRAWOZDANIE NR. Z WYJAZDU SŁUŻBOWEGO ZA GRANICĘ do (kraj, miejscowość, placówka naukowa): w okresie: Treść sprawozdania:...... podpis wyjeżdżającego
Załącznik nr 5 do Regulaminu podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN w Warszawie ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ W KRAJU LUB POZA GRANICAMI KRAJU 1.......................................................................................... (imię i nazwisko delegowanego) 2.......................................................................................... (cel podróży) 3.......................................................................................... (docelowe państwo/państwa podróży) 4.......................................................................................... (środek(środki) transportu) 5. Ustalanie kosztów podróży a) czas podróży wyjazd data godzina przyjazd Państwo/Kraj Czas podróży służbowej b) dieta za czas podróży:..... ilość dewiz x.......... x............... =.......................................... (kwota diety) (waluta) (kurs waluty)..... ilość dewiz x.......... x............... =.......................................... (kwota diety) (waluta) (kurs waluty) c) koszty przejazdu: - określonym środkiem transportu:, w kwocie......................................... (środek transportu)...................................................................................................................................................................................... d) dieta dojazdowa/dojazdy/ryczałt na dojazdy: - dieta dojazdowa...................... x.=.................... (kwota diety) (waluta) (kurs waluty)...................... x.=.................... (kwota diety) (waluta) (kurs waluty) - dojazdy (m.in. środki komunikacji miejscowej)...................... x.=.................... (kwota waluty) (kurs waluty)...................... x.=.................... (kwota waluty) (kurs waluty)
- ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej:....................... x.................. x 10% x.=..................... (ilość rozpoczętych dób podróży) (kwota diety) (waluta) (kurs waluty)....................... x.................. x 10% x.=..................... (ilość rozpoczętych dób podróży) (kwota diety) (waluta) (kurs waluty) e) koszty noclegu: - ryczałt................. x...................... x 25% =.................. (ilość noclegów) (limit na nocleg) (waluta) (waluta) - ryczałt................. x...................... x 25% =.................. (ilość noclegów) (limit na nocleg) (waluta) (waluta) - w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym...................... x.=.................... (kwota waluty) (kurs waluty)...................... x.=.................... (kwota waluty) (kurs waluty) f) inne wydatki:................... rodzaj....................................................... (kwota)................... rodzaj........................................................ (kwota)................... rodzaj......................................................... (kwota) Ogółem koszty podróży w polskich złotych..................................... Rozliczenie: 1) w walucie polskiej - koszty w polskich złotych -. - zaliczka pobrana w dniu.w polskich złotych -.. - wydatki poniesione przez CFT przed dniem rozliczenia wyjazdu -.. - do zwrotu / do wypłaty* ) -.. Przeliczono według kursu z dn.... Tabela NBP nr... Źródło finansowania wyjazdu............................ (podpis Wyjeżdzającego) merytorycznym oraz stwierdzono wykonanie polecenia służbowego Rachunek sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym..................................................... (data) (podpis) (data) (podpis) Zatwierdzono do zapłaty na sumę................................... Słownie. (Główny księgowy)... (Dyrektor jednostki lub osoba upoważniona)
Załącznik nr 5a do Regulaminu podróży służbowych w kraju i poza granicami kraju Centrum Fizyki Teoretycznej PAN OŚWIADCZENIE DO DELEGACJI NR.... o noclegach, wyżywieniu i dojazdach komunikacji miejskiej podczas podróży służbowej Imię i Nazwisko. Oświadczam, że w podróży służbowej do :.. WYŻYWIENIE: nie miałem/am zapewnionego wyżywienia miałem/am zapewnione wyżywienie.. Śniadania w dniach Obiady w dniach.. Kolacje w dniach... NOCLEG: Przedkładam rachunek na nocleg.. Nie przedkładam rachunku za nocleg Niniejszym wnioskuję/nie wnioskuję o wypłacenie przysługującego mi z tego tytułu ryczałtu: Ilość noclegów. x. % kwoty limitu za nocleg = KOMUNIKACJA MIEJSKA: Przedkładam bilety komunikacji miejskiej. Nie przedkładam biletów komunikacji miejskiej.. Niniejszym wnioskuję/nie wnioskuję o wypłacenie przysługującego mi ryczałtu komunikacji miejskiej: Ilość dób... x =. (podpis wyjeżdżającego)