Załącznik do Zarządzenia nr 6 /2013 z dnia 28 lutego 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej rozliczania podróży służbowych pracowników i wyjazdów osób niebędących pracownikami Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie. INSTRUKCJA dotycząca rozliczania podróży służbowych pracowników i wyjazdów osób niebędących pracownikami Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie 1. Niniejsza instrukcja dotyczy rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników oraz wyjazdów osób niebędących pracownikami Instytutu. Instrukcja związana z wyjazdami krajowymi i zagranicznymi doktorantów objęta jest odrębną procedurą (zarządzenie nr 35/2011). 2. Podstawę prawną niniejszej instrukcji stanowi: 1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). 2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późn. zm.). 1 Zlecenie podróży służbowej pracownika odbywa się na druku polecenie wyjazdu służbowego zatwierdzonego przez Dyrektora Instytutu, którego wzór stanowi załącznik nr 1. 1. Pracownicy na niezbędne koszty podróży krajowej lub zagranicznej otrzymują zaliczkę w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. 2. Osoby niebędące pracownikami, a wykonującymi zadania na rzecz Instytutu mogą otrzymać należności na potrzeby wyjazdu krajowego lub zagranicznego na podstawie zawartego z IFJ porozumienia, którego wzór stanowi załącznik nr 2. 3. W związku z realizacją wyjazdów zagranicznych pracownicy, osoby niebędące pracownikami składają w Dziale Ekonomicznego Planowania wniosek wyjazdowy potwierdzony przez bezpośredniego przełożonego oraz zaakceptowany przez Dyrektora Instytutu, którego wzór stanowi załącznik nr 3. 2
4. W przypadku gdy wraz ze zgłoszeniem wyjazdu konieczne jest dokonanie płatności przelewem tytułem m.in. udziału w konferencji, szkoleniu lub opłaty depozytu hotelowego pracownicy lub osoby niebędące pracownikami, w tym doktoranci składają formularz dokonania opłaty w Dziale Finansowo-Księgowym, którego wzór stanowi załącznik nr 4. Jeżeli płatność dotyczy uczestnictwa w konferencji do wniosku należy dołączyć formularz zgłoszeniowy/rejestracyjny udziału. 1. Z tytułu odbywanej podróży krajowej lub zagranicznej przysługują diety oraz zwrot kosztów zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (Dz. U. z 2013 poz. 167) 2. Z tytułu użycia samochodu prywatnego do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, koszty przejazdu obliczane są jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę za 1 kilometr przebiegu zgodnie z Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późn. zm.). 1. Rozliczenia kosztów wyjazdu wnioskodawca zobowiązany jest dokonać w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży w Kasie Instytutu. Pracownicy Instytutu dokonują rozliczenia kosztów na druku Rachunek kosztów podróży, którego wzór stanowi załącznik nr 5. 2. Osoby niebędące pracownikami rozliczenia kosztów podróży dokonują na druku: Rachunek kosztów z wyjazdu krajowego, którego wzór stanowi załącznik nr 6 lub na druku: Rachunek kosztów z wyjazdu zagranicznego, którego wzór stanowi załącznik nr 7. 3. Rozliczenia należy dokonać na podstawie dołączonych biletów za przejazd oraz oryginalnych dokumentów (tj.: faktur, rachunków) wystawionych na Instytut Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków, NIP: 6750000444, nie dotyczy to diet i ryczałtów. W uzasadnionych przypadkach można złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Jeśli wystąpiło przy tym zwiększenie kosztów podróży oświadczenie potwierdza dysponent kosztów oraz komórka merytorycznie odpowiedzialna. 4. Oświadczenie, o którym mowa w 4, pkt 3 wymaga akceptacji Dyrektora Instytutu. 5. W przypadku korzystania z usługi hotelowej, w ramach której zapewniono wyżywienie potrącenia wskazane w rozporządzeniu stosuje się odpowiednio. 6. Osoba, która korzysta ze świadczenia wymienionego 4 pkt 5 zobowiązana jest złożyć pisemne oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 8. 3 4
7. Podstawą rozliczenia kosztów przejazdu prywatnym samochodem dla celów podróży krajowej lub zagranicznej są umowa o przejazd samochodem prywatnym oraz ewidencja przebiegu pojazdu. 8. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku należy opisać na odwrocie. 9. Zmiana środka transportu wskazanego na zleceniu wyjazdu wymaga akceptacji Dyrektora Instytutu. 10. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje odpowiednio w przypadku wypłaty zaliczki po kursie z dnia jej pobrania, natomiast w pozostałych przypadkach wg kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 6/2013 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 28 lutego 2013 roku. Nr zadania POROZUMIENIE o pokrywaniu kosztów z tytułu udziału w pracach badawczych w czasie trwania projektu. W dniu w Krakowie pomiędzy Instytutem Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego polskiej Akademii Nauk z Siedzibą w Krakowie przy ul. Radzikowskiego 152, wpisanym do rejestru instytutów naukowych pod nr RIN-III-61/04, nr NIP: 675-000-04-44, REGON: 000326983, reprezentowanym przez: 1. Przy udziale: 2. Pani Danuty Adamskiej-p.o. Głównego Księgowego zwanym dalej Zleceniodawcą a Panem/Panią Zamieszkałą/ym w przy ul.... legitymujący się dowodem osobistym serianr... biorącym udział w pracach naukowo badawczych.... Zwanym dalej Zleceniobiorcą Zawiera się porozumienie na podstawie którego prowadzący projekt.. Zobowiązuje się do pokrywania kosztów z tytułu udziału w badaniach, w tym kosztów przejazdu i pobytu poza IFJ PAN związanych z prowadzeniem badań, zgodnie z przepisami określającymi wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju lub poza jego granicami. Zleceniobiorca zobowiązany jest dokonać rozliczenia poniesionych kosztów w terminie 14 dni od ich poniesienia, przedstawiając stosowne dokumentu, np. bilety, faktury. Zleceniobiorca Kierownik Projektu Zleceniodawca Główny Księgowy
Załącznik nr 3 do Zarządzenia 6/2013 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 28 lutego 2013 roku. INSTYTUT FIZYKI JĄDROWEJ im. H. NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK WNIOSEK WYJAZDOWY NR DEP-4521-... 1. Imię i nazwisko 2. Kraj wyjazdu Adres zamieszkania Instytucja zagr. Stanowisko /Zakład /Pracownia/ Nr paszportu Data wyjazdu... Data powrotu... (dzień wyjazdu z zagr.) 3. Cel wyjazdu: 4. Rodzaj finansowania: diety kontrakt stypendium IFJ odprowadza składkę ZUS: tak nie 5. Koszty pobytu za granicą pokrywa: Partner zagr. IFJ: Grant Wsp. Inne Diety: pobytowe... Opłata konferencyjna... hotelowe... ryczałt limit Przedpłata gotówka dojazdowa... ubezpieczenie.... Nr kosztów / nr zadania... podpis dysponenta...... 6. Koszty podróży pokrywa: Partner zagr. IFJ: Grant Wsp. Inne Nr kosztów / nr zadania... podpis dysponenta... Bilety kupuje: IFJ wyjeżdżający 7. Środki transportu:... cena biletu:... Trasa:... Wyjazd własnym samochodem: zwrot kosztów wg: ceny biletu kolejowego stawki za 1 km 8. Podpis wyjeżdżającego Akceptacja zwierzchnika Akceptacja dyrektora 9. Zmiany w datach wyjazdu / powrotu Data wyjazdu Data powrotu Kto zmienił, data, podpis
Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 6/2013 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 28 lutego 2013 roku. FORMULARZ OPŁAT Forma płatności przelew (przedpłata) Kraków dnia Waluta: Kwota: Jednostka organizacyjna Instytutu (np.: NZ21, DEP) Informacji udziela: (osoba wyjeżdżająca) Nr telefonu: E-mail: (imię i nazwisko) Beneficjent: Nazwa i adres Bank beneficjenta: Nazwa i adres: nr konta/iban SWIFT/BIC: Tytuł płatności: (dla beneficjenta) Rodzaj usługi: (np. opłata konf., depozyt hotelowy itp.) Miejsce docelowe i data wyjazdu: delegacja nr, wniosek wyjazdowy nr: Źródło płatności: Termin płatności: Akceptacja komórki merytorycznie odpowiedzialnej: (dotyczy projektów): (podpis osoby merytorycznie odpowiedzialnej): Podpisy zatwierdzających. data podpis. data podpis
Załącznik nr 6 do Zarządzenia nr 6/2013 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 28 lutego 2013 roku. RACHUNEK KOSZTÓW Z WYJAZDU KRAJOWEGO DO POROZUMIENIA z dnia... Imię i Nazwisko Wnioskodawcy... cel wyjazdu... źródło finansowania Czas podróży Wyjazd Przyjazd Śr.transportu miejscowość data godzina miejscowość data godzina Koszty podróży (zaznacz odpowiednie)* Liczba Kwota Razem 1. Diety 2. Noclegi : rachunek hotelowy / ryczałt * 3. Przejazd 4. Ryczałty na dojazdy 5. Opłata konferencyjna 6. Inne Ogółem koszty 7. Pobrana zaliczka: 8. Kwota do zwrotu / do wypłaty:... data i podpis Wnioskodawcy Sprawdzono pod względem merytorycznym oraz potwierdzono wykonanie celu wyjazdu: data, podpis Kierownika projektu/oddziału* Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Podpisy zatwierdzających (data) (podpis) * niepotrzebne skreślić (data) (podpis) (data) (podpis) Uwaga! Do rozliczenia należy dołączyć rachunki za hotel, bilety za przejazd i inne wydatki
Załącznik nr 7 do Zarządzenia nr 6/2013Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 28 lutego 2013 roku. RACHUNEK KOSZTÓW Z WYJAZDU ZAGRANICZNEGO DO POROZUMIENIA z dnia... / Imię i Nazwisko Wnioskodawcy/... /cel wyjazdu/... /źródło finansowania/ Czas podróży wyjazd przyjazd miejscowość data godzina miejscowość data godzina Koszty podróży (zaznacz odpowiednie)* Liczba Kwota 1. Opłata zjazdowa 2. Diety 3. Noclegi : rachunek hotelowy / ryczałt * 4. Przejazd 5. Dieta dojazdowa 6. Ryczałt na dojazdy 7. Inne Ogółem koszty 7. Pobrana zaliczka: 8. Kwota zwrotu waluty do kasy / do wypłaty: Razem kwota waluty obcej... data i podpis Wnioskodawcy 9. Kwota do wypłaty w złotych kwota waluty kurs kwota w złotych Sprawdzono pod względem merytorycznym oraz potwierdzono wykonanie celu wyjazdu: Kierownik projektu/oddziału Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Podpisy zatwierdzających (data) (podpis) (data) (podpis) (data) * niepotrzebne skreślić Do rozliczenia należy dołączyć rachunki za hotel, bilety za przejazd i inne wydatki (podpis)
Załącznik nr 8 do Zarządzenia 6/2013 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 28 lutego 2013 roku. Kraków dnia, (Imię i nazwisko) OŚWIADCZENIE Dotyczy: delegacji nr dla osób niebędących pracownikami: umowy nr...lub porozumienia z dnia Oświadczam, że w czasie odbytej podróży służbowej/wyjazdu zapewniono mi wyżywienie, w tym:* 1. śniadanie 2. obiad 3. kolację. Podpis * należy wpisać TAK lub NIE