ZASADY ŁADU KORPORACYJNEGO LUBUSKIEJ SKOK Zielona Góra

Transkrypt

1 ZASADY ŁADU KORPORACYJNEGO LUBUSKIEJ SKOK Zielona Góra 1 S t r o n a

2 I. Wprowadzenie Niżej opisane Zasady Ładu Korporacyjnego Lubuskiej SKOK określają normy i procedury dotyczące zarządzania Lubuską SKOK. Zostały one opracowane w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oraz wewnętrzne zasady i regulaminy, które mogą podlegać zmianom w okresie obowiązywania Zasad Ładu Korporacyjnego Lubuskiej SKOK. Zmienione przepisy prawa lub wewnętrzne akty normatywne mają pierwszeństwo przed Zasadami Ładu Korporacyjnego Lubuskiej SKOK. Lubuska SKOK będzie dążyła do aktywnego stosowania i promowania Zasad Ładu Korporacyjnego Lubuskiej SKOK, które propagują przejrzystość funkcjonowania spółdzielni. W przekonaniu Zarządu Lubuskiej SKOK w dłuższym horyzoncie przełoży się to na wzrost wartości spółdzielni co przyniesie korzyści członkom kasy i da pozytywny oddźwięk na rynku SKOK jak i całym rynku kapitałowym. II. Zasady Ogólne Lubuska SKOK powstała 13 kwietnia 1994r., kiedy to odbyło się Zebranie Założycieli Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo - Kredytowej Pracowników Oświaty i Wychowania w Zielonej Górze (dawna nazwa Lubuskiej SKOK). Podczas zebrania członkowie założyciele przyjęli i podpisali statut SKOK. W dniu r. Zarząd SKOK Pracowników Oświaty i Wychowania w Zielonej Górze, złożył w Sądzie Rejestrowym w Zielonej Górze wniosek o zarejestrowanie spółdzielni. Postanowieniem z dnia r. Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wydział Gospodarczy wpisał Lubuską SKOK do rejestru Spółdzielni. Ideą powołania Spółdzielni była pomoc finansowa członkom oraz motywowanie do oszczędzania. Usługi pożyczkowe są więc dostępne dla osób, które mają ograniczony dostęp do kredytu bankowego - stąd samopomocowy charakter Kasy. Depozyty zaś są oprocentowane korzystniej niż w bankach. Członkowie Założyciele wskazali, że najwyższym celem Lubuskiej SKOK jest DOBRO CZŁONKÓW. Ramy ładu korporacyjnego Lubuskiej SKOK określają następujące akty prawne: 1) ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz.U Nr 30 poz. 210); 2) ustawa z dnia 5 listopada 2009 r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowokredytowych (Dz.U poz. 855); 3) statut Lubuskiej Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-Kredytowej; 4) polityka (zasady) zarządzania ryzykiem Lubuskiej Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo- Kredytowej; 5) polityka zarządzania ryzykiem stopy procentowej; 6) procedura zarządzania płynnością w sytuacji awaryjnej; 7) instrukcja zarządzania ryzykiem operacyjnym; 2 S t r o n a

3 8) instrukcja bezpieczeństwa dla lokalnych placówek SKOK i jednostek SKOK w organizacji uchwalona w dniu 11 stycznia 2010 r.; 9) polityka informacyjna Lubuskiej Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-Kredytowej; 10) zasady rozpatrywania skarg i reklamacji; 11) regulamin kontroli wewnętrznej. Ustawa Prawo spółdzielcze reguluje kwestie prawne związane z działalnością spółdzielni. Określa m.in. zasady tworzenia i rejestracji spółdzielni, prawa i obowiązki członków spółdzielni, organy spółdzielni, kompetencje walnego zgromadzenia i zarządu spółdzielni, zasady nadzoru nad spółdzielnią, przepisy o zebraniach grup członkowskich, zasady prowadzenia gospodarki spółdzielni, zasady lustracji spółdzielni. Ustawa o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych określa zasady tworzenia, organizacji i działalności spółdzielczych kas oszczędnościowo - kredytowych, a także zasady sprawowania nad nimi nadzoru. Podstawowym celem ustawy jest zapewnienie stabilności finansowej SKOK-ów, prawidłowości ich funkcjonowania oraz zwiększenie bezpieczeństwa depozytów ich członków. Statut Lubuskiej SKOK w szczególności określa zadania, strukturę organizacyjną i sposób działania spółdzielni. Opisuje również proces nabycia jak i ustania członkostwa oraz prawa i obowiązki członków. Statut reguluje również szczegółowy zakres działania Walnego Zgromadzenia (Zebrania Przedstawicieli), Rady Nadzorczej, Zarządu oraz Zebrania Grup Członkowskich. Ważnym elementem jest także opisany system wewnętrznej kontroli i zasady gospodarki finansowej kasy. Polityka (zasady) zarządzania ryzykiem Lubuskiej SKOK regulują cel i metody identyfikowania, pomiaru i oceny ryzyka, a także jego monitorowania i kontroli. Pomiar ryzyka oznacza szacowanie wartości straty, którą Lubuska SKOK może ponieść w poszczególnych obszarach działania. Kompleksowy model zarządzania ryzykiem obejmuje powiązanie głównych obszarów organizacji, jakimi są: strategia, procesy biznesowe, organizacja oraz systemy informatyczne. System zarządzania ryzykiem zapewnia: a) świadome podejmowanie ryzyka, b) wyraźne zdefiniowanie zasad zarządzania ryzykiem, planów awaryjnych, jasny podział kompetencji i odpowiedzialności, c) czytelne metody uwzględniania ryzyka w wycenie oferowanych produktów, d) skuteczny system kontroli ryzyka. Instrukcja zarządzania ryzykiem operacyjnym, obejmująca sposób zarządzania, rolę organów i stanowisk pracy w procesie zarządzania, i sposób oceny i monitorowania ryzyka operacyjnego odnoszącego się m.in. do: a) struktury organizacyjnej Lubuskiej SKOK oraz jej adekwatności do realizacji strategicznych celów, 3 S t r o n a

4 b) dostosowanie kwalifikacji pracowników oraz ich rozwoju dla potrzeb Lubuskiej SKOK, c) zapobiegania działalności przestępczej pracowników, klientów oraz innych osób na szkodę Lubuskiej SKOK, d) zgodności działań Lubuskiej SKOK z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, e) bezpieczeństwa fizycznego oraz systemów teleinformatycznych Lubuskiej SKOK, f) postępowania w sytuacjach zagrożenia bieżącego funkcjonowania Lubuskiej SKOK, g) zdarzeń, których skutki dotykają Lubuską SKOK, a ich przyczyny znajdują się poza jego bezpośrednią kontrolą, h) adekwatności polityki i praktyki ubezpieczeniowej Lubuskiej SKOK w relacji do ponoszonego ryzyka. Instrukcja bezpieczeństwa dla lokalnych placówek SKOK i jednostek SKOK w organizacji zawiera procedury na wypadek wystąpienia zdarzeń losowych, m.in.: a) instrukcja działania na wypadek napadu, b) instrukcja działania na wypadek włamania, c) instrukcja działania na wypadek zaistnienia groźby podłożenia bomby, d) instrukcja działania na wypadek podejrzanej przesyłki pocztowej lub kurierskiej, e) instrukcja działania na wypadek zdarzenia - pożar, f) instrukcja postępowania na wypadek awarii systemu zabezpieczeń elektronicznych, g) instrukcja postępowania na wypadek awarii systemu zabezpieczeń mechanicznych, h) instrukcja postępowania na wypadek utracenia zamknięć, i) instrukcja postępowania na wypadek alarmu o charakterze zagrożenia masowego dla ludności objęte powszechnym obowiązkiem obrony cywilnej. Polityka informacyjna określa zakres, częstotliwość, formę i miejsce ogłaszania informacji o charakterze jakościowym i ilościowym w celu realizacji polityki informacyjnej Lubuskiej SKOK poprzez udostępnianie osobom zewnętrznym, w szczególności klientom (członkom) Lubuskiej SKOK oraz uczestnikom rynków finansowych, aktualnej i wiarygodnej informacji na temat Lubuskiej SKOK, umożliwiającej pełną ocenę jej stabilności finansowej. Kontrola wewnętrzna, określona regulaminem, obejmuje m.in. następujące obszary: a) zgodność działań komórek Lubuskiej SKOK z obowiązującym prawem, b) ogólna prawidłowość prowadzenia dokumentacji w komórce ds. księgowości, c) bezpieczeństwo operacji gotówkowych, procedury i dokumentacja kasowa, d) procedury i dokumentacja kredytowa, statystyki kredytowe, w tym dotyczące windykacji należności wątpliwych, e) procedury i dokumentacja depozytowa, statystyka depozytowa, f) zgodność działania z normami dopuszczalnego ryzyka. 4 S t r o n a

5 III. Skład i zasady działania organów Lubuskiej SKOK Organami Lubuskiej SKOK są Walne Zgromadzenie (Zebranie Przedstawicieli), Rada Nadzorcza, Zarząd i Zebranie Grup Członkowskich. 1. Walne Zgromadzenie (Zebranie Przedstawicieli) jest najwyższym organem Lubuskiej SKOK. W przypadku, gdy liczba członków kasy przekroczy 100 osób, Walne Zgromadzenie zostaje zastąpione przez Zebranie Przedstawicieli. Wybory Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli dokonują zebrania Grup Członkowskich na okres 3 lat. Zwyczajne Walne Zgromadzenie (Zebranie Przedstawicieli) zwoływane jest przez Zarząd raz w roku w terminie do 30 czerwca. Do zadań Walnego Zgromadzenia należą w szczególności uchwalanie kierunków rozwoju działalności Kasy, rozpatrywanie sprawozdań Rady Nadzorczej, zatwierdzenie sprawozdań rocznych i sprawozdań finansowych, udzielanie absolutorium członkom Zarządu, podejmowanie uchwał w sprawie łączenia, podziału lub likwidacji Kasy, uchwalenie zmian Statutu, wybór i odwoływanie członków Rady Nadzorczej, uchwalenie regulaminu obrad Walnego Zgromadzenia. 2. Rada Nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością Kasy. Składa się z 6 członków: Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego, Sekretarza i pozostałych członków. Rada Nadzorcza powoływana i odwoływana jest przez Walne Zgromadzenie na okres 6 lat. Posiedzenia zwołuje przewodniczący Rady Nadzorczej lub, w razie jego nieobecności, Sekretarz co najmniej raz na 3 miesiące. Do zakresu obowiązków Rady Nadzorczej, zgodnie ze statutem, wchodzą m.in: a) zatwierdzanie przygotowanych i uchwalonych przez Zarząd planów działania Kasy, b) kontrola działalności Zarządu i Komisji Kredytowej, c) czuwanie nad prawidłowym dokumentowaniem wszystkich operacji finansowych Kasy, d) przedstawienie na Walnym Zgromadzeniu sprawozdań ze swej działalności, e) zatwierdzanie struktury organizacyjnej Kasy oraz zasad wynagradzania jej pracowników, f) uchwalanie regulaminów działania organów Kasy, g) powoływanie i odwoływanie członków Zarządu. 3. Zarząd Lubuskiej SKOK składa się z 3 do 5 osób, w tym Prezesa i Wiceprezesów. Członków Zarządu, w tym prezesa i wiceprezesów, powołuje i odwołuje Rada Nadzorcza spośród członków kasy. Członkowie Zarządu kierują działalnością Kasy i reprezentują ją na zewnątrz. Do zadań Zarządu należą wszystkie sprawy związane z kierowaniem Kasy, z wyjątkiem zadań zastrzeżonych dla Rady Nadzorczej i Prezesa Zarządu, m.in.: a) przygotowanie i uchwalanie planów działalności Kasy, 5 S t r o n a

6 b) przyjmowanie członków zgodnie z wymogami prawa spółdzielczego oraz występowanie z wnioskiem o pozbawienie członkostwa, c) przyjmowanie rocznego planu dochodów i wydatków Kasy, d) prowadzenie działalności oszczędnościowej i kredytowej, e) sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem księgowości, f) zwoływanie Walnego Zgromadzenia, g) przedkładanie Walnemu Zgromadzeniu (Zebraniu Przedstawicieli) rocznych sprawozdań i sprawozdań finansowych do zatwierdzenia, h) zabezpieczenie majątku Kasy. 4. Zebranie Grup Członkowskich zwołuje Zarząd przed każdym Zebraniem Przedstawicieli. Do uprawnień Zebrania należy m.in. wybieranie i odwoływanie przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli, rozpatrywanie spraw, które mają być przedmiotem obrad najbliższego Zebrania Przedstawicieli, czy rozpatrywanie okresowych sprawozdań Rady Nadzorczej i Zarządu. IV. System kontroli wewnętrznej Zgodnie ze statutem, w Lubuskiej SKOK działa system kontroli wewnętrznej celem wspomagania procesów decyzyjnych. Zapewnia on skuteczność i efektywność działalności Kasy, wiarygodność sprawozdawczości finansowej oraz zgodność działania Kasy z aktualnie obowiązującym prawem, statutem oraz wewnętrznymi uchwałami. System kontroli wewnętrznej obejmuje mechanizmy kontroli ryzyk, na które narażona jest Kasa, badanie zgodności działania Kasy z aktualnie obowiązującym prawem, statutem oraz wewnętrznymi uchwałami, oraz audyt wewnętrzny. Zarząd odpowiedzialny jest za wprowadzanie i zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, natomiast Rada Nadzorcza sprawuje nad nią nadzór i ocenia jego skuteczność. Szczegółowe zasady i zakres sytemu kontroli wewnętrznej w Kasie określają procedury oraz regulamin funkcjonowania kontroli wewnętrznej uchwalone przez Zarząd Kasy i zatwierdzone przez jej Radę Nadzorczą. W Kasie tworzy się komórkę audytu wewnętrznego, która odpowiedzialna jest za badanie adekwatności i skuteczności zarządzania ryzykiem oraz kontroli wewnętrznej kasy. V. Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem w Lubuskiej SKOK regulują wewnętrzne akty normatywne przyjmujące postać polityk, zasad, instrukcji i procedur dotyczących identyfikacji, pomiaru i oceny ryzyka, a także jego monitorowania i kontroli. Aktami tymi są w szczególności: 6 S t r o n a

7 1. Zasady polityki zarządzania ryzykiem określające metody i narzędzia pomiaru ryzyka kredytowego, operacyjnego, płynności, stóp procentowych oraz ryzyka wyniku finansowego. Akt ten określa również poziomy akceptowanego ryzyka, strukturę zarządzania ryzykiem, w tym podział kompetencji, strategię kadrową a także mechanizmy kontroli wewnętrznej. 2. Procedura zarządzania płynnością w sytuacji awaryjnej określająca przesłanki i gotowe plany działania w przypadku wystąpienia kryzysu płynności. 3. Instrukcja zarządzania ryzykiem operacyjnym określająca sposób zarządzania ryzykiem operacyjnym, rolę organów i stanowisk pracy w procesie zarządzania ryzykiem operacyjnym, sposób oceny i monitorowania ryzyka operacyjnego. 4. Procedura dot. ustalania i monitorowania płynności, ryzyka stóp procentowych, ryzyka kredytowego oraz poziomu przeterminowania kredytów długoterminowych (powyżej 60 miesięcy) w Lubuskiej SKOK. Zarząd SKOK określa strategię SKOK w zakresie zarządzania poszczególnymi rodzajami ryzyk oraz zapewnia działanie systemu zarządzania ryzykiem. Zarząd SKOK podejmuje kluczowe decyzje mające wpływ na profil ryzyka Kasy oraz uchwala regulacje wewnętrzne dotyczące zarządzania ryzykiem. Nadzór nad obszarem zarządzania ryzykiem jest formalnie przypisany do Zarządu Kasy. Analityk Kasy odpowiada za poszczególne funkcje związane z identyfikacją, pomiarem, oceną i monitoringiem zidentyfikowanych ryzyk. Realizacja tych funkcji następuje w szczególności poprzez przygotowanie i wprowadzanie systemowych rozwiązań w zakresie zarządzania ryzykiem. Analityk odpowiada w szczególności za identyfikację ryzyka, pomiar i raportowanie poziomu ryzyka, sporządzanie rekomendacji dla Zarządu SKOK dotyczących akceptowalnego poziomu ryzyka, tworzenie procedur i instrukcji dotyczących zarządzania ryzykiem. VI. Obowiązki sprawozdawcze Obowiązki sprawozdawcze Lubuskiej SKOK wykonywane przez komórkę odpowiedzialną za rachunkowość Lubuskiej SKOK (Wydział Księgowy) określone są przepisami wewnętrznymi, szczególnie polityką rachunkowości uchwaloną przez Zarząd. Dokument ten stanowi, w sposób jasny i przejrzysty, zasady, tryb przygotowywania sprawozdań oraz odpowiedzialność komórek organizacyjnych za sporządzanie sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe Lubuskiej SKOK sporządzane jest zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) i wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi, postanowieniami statutu Kasy oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Sprawozdanie finansowe Kasy sporządzane jest pod nadzorem merytorycznym Prezesa Zarządu odpowiadającego za finanse Kasy, zaś dokument 7 S t r o n a

8 w ostatecznej treści, przyjęty uchwałą Zarządu, jest przedkładany Radzie Nadzorczej przez Zarząd do zatwierdzenia w terminie do 31 marca roku następnego po roku obrotowym, za który zostało ono sporządzone. Roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta na zasadach określonych w art. 64 uor. Roczne sprawozdanie finansowe, po zbadaniu przez biegłego rewidenta podlega zatwierdzeniu przez Zebranie Przedstawicieli, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta i uchwałą Zebrania Przedstawicieli składane jest we właściwym sądzie rejestrowym. VII. Podsumowanie Lubuska SKOK prowadzi przejrzystą politykę informacyjną aby zapewnić bezpieczeństwo, szybkość oraz efektywny dostęp do informacji. Kasa prowadzi stronę internetową pod adresem Kasa przyjmuje i publikuje Zasady Ładu Korporacyjnego celem przybliżenia członkom Kasy polityki realizowanej szczególnie w ich interesie. Lubuska SKOK prowadząc swą działalność stara się budować powszechne zaufanie poprzez promowanie dobrych praktyk oraz przestrzeganie standardów organizacyjnych. Przedstawione Zasady Ładu Korporacyjnego, po pozytywnej ocenie Rady Nadzorczej, zostały uchwalone przez Zarząd Lubuskiej SKOK i weszły w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. 8 S t r o n a