REGULAMIN KONKURSU YOUNG CREATIVES MEDIA

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU YOUNG CREATIVES MEDIA POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Celem konkursu YOUNG CREATIVES MEDIA (dalej: Konkurs ) jest wyłonienie najzdolniejszych młodych zespołów, pracujących w szeroko rozumianej komunikacji marketingowej oraz propagowanie standardów, jakie powinni spełniać młodzi ludzie pracujący w tej branży. 2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR z siedzibą w Warszawie przy ul. Czerskiej 8/10, Warszawa, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji, Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej oraz do Rejestru Przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: , NIP: , REGON: (dalej: Organizator ). 3. Regulamin udostępniony jest do wglądu na stronie internetowej Innovation pod adresem: (dalej Strona www ) UCZESTNICY 4. Uczestnikami Konkursu mogą być dwuosobowe zespoły złożone z osób fizycznych ( Zespoły ), które spełniają wszystkie warunki określone w Regulaminie ( Uczestnicy ). 5. Każdy z członków Zespołu musi spełniać wszystkie warunki przewidziane dla Uczestnika. 6. Uczestnik, w chwili dokonywania zgłoszenia do Konkursu musi spełniać łącznie, następujące warunki: a. Jest osobą pełnoletnią, urodzoną po 25 czerwca 1986 roku. b. Posiada pełną zdolność do czynności prawnych. 1

2 c. Jest pracownikiem domu mediowego lub działu mediowego agencji reklamowej. Uczestnicy pracujący w dziale mediowym agencji reklamowej muszą zajmować stanowiska mediowe. 7. W Konkursie nie mogą uczestniczyć pracownicy Organizatora zatrudnieni na podstawie umów określonych w Kodeksie pracy, a także na podstawie umów cywilnoprawnych stale współpracujący z Organizatorem w sprawach związanych z działalnością Organizatora, w tym przygotowaniem Konkursu. 8. Uczestnikami nie mogą być także członkowie rodzin osób wymienionych w pkt. 7. Przez członków rodziny rozumie się wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, małżonków oraz wstępnych, zstępnych i rodzeństwo małżonków. 9. Warunkiem uczestnictwa w Konkursie jest przesłanie prawidłowo wypełnionego zgłoszenia (dalej Zgłoszenie ) w terminie do 30 stycznia 2017 roku, na adres kornelia.mielczarek@sar.org.pl ZGŁOSZENIA DO KONKURSU 10. Zgłoszenia do Konkursu może dokonać wyłącznie podmiot zgłaszający ( Podmiot Zgłaszający ). Podmiotem Zgłaszającym może być: a. podmiot, w którym zatrudnieni są Uczestnicy lub z którym współpracują; b. Uczestnicy działający samodzielnie w swoim imieniu 11. Zgłoszenie musi składać się z: a. Prawidłowo wypełnionego i opatrzonego odpowiednimi podpisami Podmiotu Zgłaszającego i Uczestników Formularza Zgłoszeniowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu (dalej Formularz Zgłoszeniowy ). Prawidłowe wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego polega na wypełnieniu wszystkich jego pól (chyba, że zostały oznaczone jako nieobowiązkowe), w tym oświadczenia Uczestników, że zapoznali się z niniejszym Regulaminem i akceptują wszystkie jego postanowienia, jak również oświadczenia, że wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych w celach związanych z przeprowadzeniem Konkursu. b. Kopii potwierdzenia dokonania opłaty zgłoszeniowej w wysokości 700 zł + 23% VAT, dokonanej przez Podmiot Zgłaszający przelewem na następujący rachunek bankowy: Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR Bank Zachodni WBK, nr rachunku: , z dopiskiem YC Media + imię i nazwisko uczestnika/ów konkursu, 2

3 12. Podmioty Zgłaszające mają obowiązek dopełniać we własnym zakresie obieg dokumentów potrzebny do uiszczenia płatności przewidzianej za Zgłoszenia, zaproszenia na Forum Innovation i inne opłaty. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedopełnienie przez Podmioty Zgłaszające wszelkich formalności (purchase order). Jednoznacznym zamówieniem udziału w Konkursie dla Organizatora jest wysłanie Zgłoszenia. W związku z powyższym na Formularzach Zgłoszeniowych wymagany jest podpis: osoby (lub osób) odpowiedzialnej za zgłoszenie z Podmiotu Zgłaszającego (lub Podmiotów Zgłaszających), oraz osoby (lub osób) odpowiedzialnej z Podmiotu Zgłaszającego (lub Podmiotów Zgłaszających) za kwestie finansowe związane z pokryciem kosztów dotyczących realizacji nagrody oraz prezentacji prac nagrodzonych w Festiwalu Cannes Lions, bez którego udział laureatów Konkursu w festiwalu nie będzie możliwy. 13. Podmiot Zgłaszający oraz Uczestnicy poprzez akceptację Regulaminu na Formularzu Zgłoszeniowym wyrażają zgodę na wykorzystanie przez Organizatora imion, nazwisk, wizerunku, danych biograficznych i innych informacji dotyczących Uczestnika w związku z informowaniem o Konkursie oraz jego promocją niezależnie od nośnika oraz medium. Za promocje Konkursu uważa się w szczególności tworzenie trailerów, filmów, albumów fotograficznych, katalogów, relacji z Konkursu na portalach internetowych, w tym na portalach społecznościowych, a także utrwalenie i rozpowszechnianie wizerunku. PREELIMINACJE 14. Organizator zastrzega sobie prawo przeprowadzenia Preeliminacji do Eliminacji (dalej Preeliminacje ). Preeliminacje polegają na wyborze Zespołów, które wezmą udział w Eliminacjach, spośród tych które dokonały prawidłowego Zgłoszenia. Informacje o konieczności przeprowadzenia Preeliminacji Organizator przekaże Uczestnikom w terminie 3 dni po terminie zamknięcia Zgłoszeń. 15. Preeliminacje odbędą się w terminie i w miejscu wskazanym przez Organizatora i polegać będą na przygotowaniu pracy preeliminacyjnej (dalej: Praca Preeliminacyjna ) zgodnie z wymaganiami określonymi w briefie preeliminacyjnym (dalej: Brief Preeliminacyjny ). 16. Niestawienie się na Preeliminacjach, w czasie i miejscu wskazanym uprzednio przez 3

4 Organizatora, wyklucza Uczestnika z Konkursu. Uczestnik nie zostanie wykluczony z Konkursu jeśli uprzednio uzyska zgodę Organizatora na niestawienie się na Preeliminacjach. 17. W ramach Preeliminacji Zespoły stawią się w terminie i miejscu wyznaczonym przez Organizatora i dokonają rejestracji uczestnictwa w Preeliminacjach. Po zakończeniu rejestracji Zespołom wręczone zostaną kopie Briefu Preeliminacyjnego. 18. Następnie Zespoły rozpoczną przygotowywanie Prac Preeliminacyjnych. Termin dostarczenia Prac Preeliminacyjnych Organizatorowi mija po upływie 48 godzin od chwili rozpoczęcia przygotowywania Prac Preeliminacyjnych poprzez dostarczenie Pracy Preeliminacyjnej Organizatorowi na wskazany przez Organizatora adres Praca Preeliminacyjna powinna być przygotowana w wersji elektronicznej i składać się z prezentacji wykonanej w programie Microsoft Power Point, złożonej z nie więcej niż 10 slajdów wraz ze slajdem tytułowym, który nie jest obligatoryjny. Każdy slajd powinien zawierać nie więcej niż 700 znaków (wliczając w to odstępy międzywyrazowe - spacje). Prezentacja powinna być zapisana w dwóch plikach: z rozszerzeniem PPT lub PPTX oraz PDF. 20. Uczestnicy przygotowują Prace Preeliminacyjne działając samodzielnie i indywidualnie. Przygotowując Prace Preeliminacyjne Uczestnicy mogą korzystać wyłącznie z materiałów dostarczonych przez Organizatora. 21. Jury Preeliminacji składa się z wybranych członków Jury konkursu Innovation Jury Preeliminacji wybierze 15 najlepszych Prac Preeliminacyjnych, których autorzy zakwalifikowani zostaną do udziału w Eliminacjach Young Creatives Media (dalej: Eliminacje ). Wyniki Preeliminacji ogłoszone zostaną w terminie do 7 dni od upływu terminu na składanie Prac Preeliminacyjnych na stronie oraz zostaną zakomunikowane Uczestnikom za pośrednictwem poczty elektronicznej . ELIMINACJE 23. Eliminacje odbędą się w terminie i w miejscu wskazanym przez Organizatora, o których zakwalifikowane Zespoły zostaną poinformowane z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty . Informacje są dostępne również na stronie Niestawienie się na Eliminacjach, w czasie i miejscu wskazanym uprzednio przez Organizatora, wyklucza Uczestnika z Konkursu. Uczestnik nie zostanie wykluczony z Konkursu jeśli uprzednio uzyska zgodę Organizatora na niestawienie się na Eliminacjach. 4

5 25. W ramach Eliminacji o wyznaczonej uprzednio przez Organizatora godzinie odbędzie się briefing, w trakcie którego Uczestnikom Konkursu przedstawiony zostanie brief mediowy (dalej: Brief ) przygotowany przez partnera Konkursu (dalej: Partner ). 26. Bezpośrednio po otrzymaniu Briefu Uczestnicy przystąpią do przygotowywania prac eliminacyjnych (dalej: Prace Eliminacyjne ) w odpowiedzi na Brief przedstawiony w Konkursie. 27. Każdy Zespół przygotuje maksymalnie 1 (jedną) Pracę Eliminacyjną. W przypadku oddania przez Uczestnika więcej niż jednej Pracy Eliminacyjnej, Organizator weźmie pod uwagę jedynie Pracę Eliminacyjną oddaną jako pierwszą. 28. Zespoły przygotowują Pracę Eliminacyjną działając samodzielnie i indywidualnie. Przygotowując Pracę Eliminacyjną Uczestnicy mogą korzystać z dowolnego sprzętu, w miejscu wskazanym przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji samodzielnej pracy Uczestników. 29. Termin na dostarczenie Prac Eliminacyjnych Organizatorowi mija po upływie 24 godzin od chwili przedstawienia Briefu. Poprzez dostarczenie Prac Eliminacyjnych Organizatorowi rozumie się zebranie ich przez przedstawiciela Organizatora, który je opieczętowuje. Prace dostarczone po terminie nie będą brane pod uwagę. 30. Praca Eliminacyjna powinna być przygotowana w wersji elektronicznej i składać się z prezentacji wykonanej w programie Microsoft Power Point z użyciem template dostarczonego przez Organizatora, złożonej z nie więcej niż 10 slajdów wraz ze slajdem tytułowym, który nie jest obligatoryjny. Każdy slajd powinien zawierać nie więcej niż 700 znaków (wliczając w to odstępy międzywyrazowe - spacje). Prezentacja powinna być zapisana w pliku z rozszerzeniem PPT lub PPTX. 31. W terminie i miejscu wyznaczonym przez organizatora, odbędą się prezentacje Prac Eliminacyjnych (dalej: Prezentacje ). W tym dniu Zespoły zobowiązane są do stawienia się w miejscu wskazanym przez Organizatora, w celu osobistego przedstawienia Prezentacji przed jury Finału (dalej: Jury Finału ). Jury Finału jest tożsame z Jury Preeliminacji. 32. Prezentacja powinna trwać nie dłużej niż 5 minut. Po przedstawieniu Prezentacji Jury Finału przysługuje przez czas nie krótszy niż 5 minut prawo zadawania Zespołom pytań dotyczące wykonanych przez nich Prac Eliminacyjnych. Jedno z pytań obowiązkowo zadane będzie w języku angielskim. 33. Spośród Prac Eliminacyjnych wykonanych i dostarczonych zgodnie z Regulaminem Jury wybierze najlepszą Pracę Eliminacyjną (dalej Praca Nagrodzona ), a Zespół, który ją wykonał, otrzyma tytuł laureata Young Creatives Media (dalej: Laureat ). Ponadto Jury wybierze maksymalnie dwie prace wyróżnione (dalej Prace 5

6 Wyróżnione ), a zespoły, które je wykonały, otrzymają tytuł zespołu wyróżnionego Young Creatives Media (dalej: Zespół Wyróżniony ). Laureat nie może być jednocześnie Zespołem Wyróżnionym. 34. Ogłoszenie Laureata nastąpi podczas Forum Innovation w dniu 24 kwietnia 2017 r. 35. Ze względu na wymogi Festiwalu Cannes Lions niedopuszczalna jest sytuacja w której wygrywają Zespoły, w których co najmniej jeden z Uczestników miałby zostać równocześnie laureatem innej kategorii konkursu Young Creatives, organizowanego przez Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, a którego regulamin i zasady opisane są na stronie Ewentualne konflikty w tym zakresie rozwiązuje specjalnie do tego wyznaczone Jury Konkursu. LAUREACI 36. Laureaci Konkursu otrzymają nagrodę (dalej Nagroda ) w postaci możliwości wzięcia udziału w konkursie Young Creatives Media podczas Festiwalu Cannes Lions. 37. Prace Nagrodzone zostaną zaprezentowane podczas Forum Innovation. Organizator może podawać do publicznej wiadomości imiona i nazwiska Uczestników, którzy zostali wyłonieni w Preeliminacjach, Eliminacjach oraz wzięli udział w Festiwalu Cannes Lions, a także rozpowszechniać wizerunek Uczestników w ramach promocji i informowania o Konkursie. 38. Organizator nie pokrywa żadnych kosztów związanych z realizacją Nagród oraz prezentacją Prac Nagrodzonych, w tym z udziałem Laureatów w Festiwalu Cannes Lions. Koszty te powinien pokryć Podmiot Zgłaszający określony indywidualnie w Formularzu Zgłoszeniowym i nie odpowiada za nie Organizator. W przypadku, gdy Podmiotów Zgłaszających jest 2 są oni zobowiązani do uiszczenia kosztów za każdego z Uczestników, którego zgłosili. 39. W przypadku zgłoszenia Uczestnika poprzez Podmiot Zgłaszający, który nie jest jednocześnie Uczestnikiem Uczestnik ma obowiązek reprezentować Podmiot Zgłaszający na Festiwalu Cannes Lions. Dopilnowanie tej kwestii leży po stronie Podmiotu Zgłaszającego. 40. Podmiot Zgłaszający odpowiada za pokrycie kosztów Uczestników podczas pobytu na Festiwalu Cannes Lions, w tym kosztów zakwaterowania, kosztów wyżywienia oraz kosztów podróży związanych z Festiwalem Cannes Lions. 6

7 PRAWA DO PRAC PREELIMINACYJNYCH, ELIMINACYJNYCH I NAGRODZONYCH 41. Uczestnik oświadcza, że zgłaszane przez niego Prace Preliminacyjne i Prace Eliminacyjne stanowią rezultat jego indywidualnej i oryginalnej twórczości oraz że przysługują mu wszelkie prawa do tych prac i nie są one w żaden sposób ograniczone ani obciążone, a ponadto oświadcza, że korzystanie z tych prac zgodnie z Regulaminem nie zagrozi ani nie naruszy niczyich praw, dóbr, prawa, dobrych obyczajów ani tajemnicy chronionej prawem albo na podstawie zobowiązania. 42. W zamian za możliwość wzięcia udziału w Konkursie Podmiot Zgłaszający udziela Organizatorowi licencji niewyłącznej na czas nieokreślony bez ograniczeń terytorialnych na korzystanie z Prac Preeliminacyjnych lub Prac Eliminacyjnych, w tym Prac Nagrodzonych, z chwilą ich zgłoszenia w Konkursie, na wszelkich znanych w chwili ustalenia prac polach eksploatacji, w tym wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, dla celów promocyjnych, informacyjnych i reklamowych Organizatora, sponsorów i Partnerów Konkursu, w tym promowania i informowania o Konkursie w szczególności poprzez zamieszczanie ich na stronach www, w mailingach informacyjnych, filmach i prezentacjach o Konkursie, w komunikacji mobilnej, internetowej, prasowej i innych (wraz z prawem udzielenia sublicencji). 43. W terminie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia Laureatów Konkursu, Organizatorowi przysługiwać będzie prawo do nabycia od Podmiotu Zgłaszającego wszystkich praw, w szczególności praw autorskich wraz z prawami zależnymi, do Prac Preeliminacyjnych oraz Prac Eliminacyjnych, w tym Prac Nagrodzonych, w najszerszym przewidzianym przez prawo zakresie, w tym na wszystkich polach eksploatacji wskazanych w art. 50 i 74 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w zamian za wynagrodzenie w wysokości 4000 zł (słownie: cztery tysiące złotych) netto. W tym celu Organizator przedstawi Podmiotowi Zgłaszającemu umowę przeniesienia praw do Pracy Preliminacyjnej i/lub Pracy Eliminacyjnej, w tym Pracy Nagrodzonej, zgodnie z powyższymi warunkami, a Podmiot Zgłaszający będzie zobowiązany Umowę taką podpisać. 44. Uczestnik wyraża zgodę na nieoznaczanie jego autorstwa Pracy Preeliminacyjnej lub Pracy Eliminacyjnej. 7

8 45. Uczestnik zobowiązuje się wobec Organizatora, że ani on, ani jakiekolwiek inne podmioty uprawnione do danej Pracy Preeliminacyjnej oraz Pracy Eliminacyjnej, w tym Pracy Narodzonej nie będą wykonywać w stosunku do Organizatora lub osób korzystających z tych prac za jego zezwoleniem, praw osobistych, w tym nadzoru autorskiego ani uprawnień związanych z ochroną praw osobistych. W tym zakresie Uczestnik najpóźniej z chwilą zgłoszenia Pracy Preeliminacyjnej oraz Pracy Eliminacyjnej w Konkursie uzyska niezbędne zgody i zezwolenia wszystkich podmiotów uprawnionych. 46. W przypadku gdy Podmiot Zgłaszający nie jest jednocześnie Uczestnikiem, zapewnia on Organizatora i gwarantuje, że nabędzie wszelkie prawa do Prac Preeliminacyjnych oraz Prac Eliminacyjnych, w tym Pracy Nagrodzonej w zakresie określonym w niniejszym Regulaminie oraz uzyska od Uczestników wszelkie niezbędne zgody i zezwolenia, w tym w zakresie praw osobistych i zależnych opisanych w Regulaminie. Podmiot Zgłaszający niebędący jednocześnie Uczestnikiem zobowiązuje się jednocześnie nie wykonywać praw osobistych, w tym nadzoru autorskiego do Prac Preeliminacyjnych i Prac Eliminacyjnych, w tym Pracy Nagrodzonej oraz uzyskać takie zobowiązania od Uczestników. Powyższe zostanie potwierdzone w umowie, o której mowa w pkt. 43 Regulaminu. 47. Wszelkie nośniki, na których utrwalono Prace Preeliminacyjne i Prace Eliminacyjne i przekazano Organizatorowi - pozostają własnością Organizatora. REKLAMACJE 48. Wszelkie reklamacje dotyczące sposobu przeprowadzenia Konkursu mogą być zgłaszane za pośrednictwem a na adres ktr@ktr.org.pl. 49. Reklamacja powinna zawierać: imię, nazwisko oraz adres Uczestnika, jak również wskazywać powód/powody reklamacji oraz ich dokładny opis. 50. Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Organizatorzy zwrócą się do Uczestnika składającego reklamację o ich uzupełnienie we wskazanym zakresie. 51. Reklamacje rozpatrywane będą w ciągu 14 dni od dnia ich otrzymania lub od dnia otrzymania niezbędnych danych je uzupełniających. O rozpatrzeniu i wyniku rozpatrzenia reklamacji Uczestnik zostanie powiadomiony za pośrednictwem poczty Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana wyłącznie na adres przypisany do danego Uczestnika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Organizator może 8

9 wysłać odpowiedź na inny, wskazany przez składającego reklamację, adres , który nie jest przypisany do Uczestnika. 53. Werdykt Jury w zakresie wyboru Nagrodzonych Prac nie podlega reklamacji. Reklamacje w tym zakresie Organizator pozostawia bez rozpoznania. DANE OSOBOWE 54. Administratorem danych osobowych podanych w ramach Konkursu, w tym m.in. danych podanych w ramach Formularza Zgłoszeniowego ( Dane ), jest Organizator. 55. Dane przetwarzane będą w celu przeprowadzenia Konkursu. Za dodatkową zgodą Dane przetwarzane będą również w innych celach, w tym w celach marketingowych. 56. Uczestnik oraz osoby działające w imieniu Podmiotu Zgłaszającego mają prawo dostępu do treści swoich Danych oraz do ich poprawiania. Osoby te zobowiązują się do poinformowania Organizatora o jakiejkolwiek zmianie Danych. 57. Dane podawane są dobrowolnie, jednak ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie celu przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia wzięcie udziału Konkursie. KLAUZULA POUFNOŚCI 58. Uczestnicy i osoby działające w imieniu Podmiotu Zgłaszającego są zobowiązani do nieujawniania jakimkolwiek osobom trzecim w okresie od dnia Eliminacji (lub Preeliminacji) jakichkolwiek informacji i założeń przekazanych przez Partnera podczas Konkursu, w tym treści Brief u. Informacje te są poufne i stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Partnera. Powyższy zakaz dotyczy również nieujawniania jakimkolwiek osobom trzecim Pracy Eliminacyjnej, Pracy Preeliminacyjnej lub ich elementów. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 59. Skrócony opis zasad przeprowadzenia Konkursu może znajdować się na stronach internetowych Organizatora lub na materiałach reklamowych lub promocyjnych. Wszystkie treści zawarte w materiałach reklamowo-promocyjnych mają charakter jedynie 9

10 informacyjny. Moc prawną mają jedynie postanowienia niniejszego Regulaminu i obowiązujące przepisy prawa. 60. Naruszenie przez Uczestnika któregokolwiek z postanowień Regulaminu uprawnia Organizatora do podjęcia decyzji o wykluczenia Uczestnika z Konkursu i/lub utracie przez tego Uczestnika prawa do Nagrody. 61. W zakresie dozwolonym przez prawo Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, pod warunkiem, że nie naruszy to praw nabytych przez Podmioty Zgłaszające. O zmianie Regulaminu Organizator powiadomi na stronie internetowej: Załączniki: Załącznik nr 1 wzór Formularza Zgłoszeniowego 10