PRAWO PRACY W PRAKTYCE. Zatrudnianie. nowego pracownika

Transkrypt

1 PRAWO PRACY W PRAKTYCE Zatrudnianie nowego pracownika w w w.kadr yonline.pl

2 Materiał został dobrany spośród porad udzielonych przez specjalistów z zakresu prawa pracy Konsultacja: Monika Frączek Iwona Jaroszewska-Ignatowska główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej radca prawny prowadzący Kancelarię Prawa Pracy Wydawca: Piotr Gawroński Redaktor Szymon Sokolik Korekta Zespół ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2008 S P I S T R E Ś C I Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a, tel , faks Skład i łamanie Raster studio Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel

3 SPIS TREŚCI I. Zanim zatrudnisz pracownika 3 II. Umowa o pracę 11 III. Twoje obowiązki po zatrudnieniu nowego pracownika 24 S P I S T R E Ś C I 1

4 Na co uważać w trakcie rekrutacji? Co zapisać w umowie o pracę? O czym pamiętać po zatrudnieniu pracownika? Chcesz znać odpowiedź na tego typu pytania? Przeczytaj tę broszurę! Znajdziesz tu nie tylko porady, lecz także wiele przykładów, wzorów i zestawień. Pomogą Ci one uporządkować Twoje liczne obowiązki przy zatrudnianiu nowego pracownika, tak abyś nie musiał już sam o wszystkim pamiętać! Co możesz, a co musisz zrobić, gdy zatrudniasz nowego pracownika przeprowadź rozmowę rekrutacyjną daj do wypełnienia kwestionariusz kandydata skieruj na badania wstępne podpiszcie umowę o pracę załóż akta osobowe daj do wypełnienia kwestionariusz pracownika zapoznaj z regulaminem pracy wręcz zakres obowiązków wręcz informację o warunkach zatrudnienia i o równym traktowaniu zgłoś do ZUS (urzędu pracy) zorganizuj szkolenie bhp uwzględnij w ewidencji czasu pracy i ewidencji wynagrodzenia dostarcz środki bhp I. Z a n i m z a t r u W d n s t i s ę z p p r a c o w n i k a kandydat do pracy pracownik obowiązkowe nieobowiązkowe skieruj kandydata lub pracownika 2

5 I. ZANIM ZATRUDNISZ PRACOWNIKA O co można pytać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej? Przepisy ściśle określają, jakich informacji możesz żądać od potencjalnego pracownika. W postępowaniu rekrutacyjnym musisz też stosować zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (zakazu dyskryminacji). Uważaj więc, o co pytasz i co zamieszczasz w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Inaczej pracownik może pozwać Cię do sądu lub zawiadomić Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych. Od kandydata żądać możesz jedynie niektórych danych Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać jedynie danych wymienionych w art kp, a więc: imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Innych informacji możesz żądać, wyłącznie jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Niektórych danych możesz żądać dopiero od pracownika Nie możesz żądać podania przez kandydata do pracy np. miejsca urodzenia, numeru telefonu, nazwiska rodowego oraz faktu posiadania dzieci. Dopiero gdy kandydat do pracy stanie się pracownikiem, wolno Ci żądać od niego tego typu danych (a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci) jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. PRZYKŁAD I. Z a n i m z a t r u d n i s z p r a c o w n i k a Dopiero od pracownika (a nie kandydata do pracy) możesz wymagać zdjęć (tylu, ile potrzeba do celów służbowych, np. 1 do identyfikatora i 1 do książeczki ubezpieczeniowej). Uważaj na kryteria dyskryminacyjne! Prowadząc rozmowę, czyń to w taki sposób, aby nie stworzyć wrażenia, że kandydat jest dyskryminowany, np. ze względu na: płeć, niepełnosprawność, przynależność związkową 3

6 itd. Katalog przyczyn dyskryminacji (z art. 18 3a kp) nie jest zamknięty, co oznacza, że kandydat może domagać się odszkodowania, jeśli uzna, iż był dyskryminowany z innego powodu (np. dlatego że pochodzi ze wsi, że nie jest szczupły, że to kawaler). Niektóre dane tylko za zgodą pracownika Chociaż nie masz prawa, aby żądać innych danych niż ściśle wymienione w przepisach, pewne informacje możesz uzyskać od kandydata za jego zgodą. Kandydatom zadaje się np. pytania badające osobiste predyspozycje (jak choćby o słabe i mocne strony, największy sukces życiowy i porażkę itp.). Nie musisz mieć pisemnej zgody na przetwarzanie tych danych (w tym ich uzyskiwanie). Jednak zanim zaczniesz zadawać tego rodzaju pytania, upewnij się, że kandydat jest świadomy swojego prawa do odmowy udzielenia odpowiedzi na pytanie. Uważaj na dane z testów psychologicznych! Pracownika możesz kierować na testy psychologiczne, gdy pozwala na to przepis szczególny, np. kierowców. Dane wymagane na podstawie odrębnych przepisów Od niektórych kandydatów do pracy możesz domagać się szerszych informacji. Jest to jednak możliwe tylko wówczas, gdy wyraźnie stanowią tak przepisy. Istnieją zawody, np. strażnik miejski, których wykonywanie jest dozwolone tylko osobom niekaranym w takich przypadkach możesz żądać zaświadczenia o niekaralności. Dla niektórych pracodawców, jak choćby instytucji kościelnych, istotna jest dopuszczalność pytań o wyznanie lub religię. PRZYKŁAD Pan Henryk prowadzi sklep. Chce zatrudnić dwóch sprzedawców, którzy podczas codziennych obowiązków obsługują kasę. Nie wolno mu jednak żądać od kandydatów przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, gdyż żaden przepis prawa nie przewiduje, by od kandydata na kasjera można było żądać takiego zaświadczenia. Dowodem dla Ciebie oświadczenie lub dokumenty Możesz poprzestać na tym, co deklaruje pracownik. Albo żądać także udokumentowania tego, np. dowodem osobistym czy dyplomem ukończenia szkoły. Nie wymuszaj odpowiedzi Zwróć uwagę, aby nie wymuszać od kandydata udzielenia odpowiedzi na pytania. A zatem nie używaj stwierdzeń typu: Jeśli mamy panią tutaj przyjąć, to musimy wiedzieć, czy planuje pani urodzenie dziecka. 4

7 Uwaga! Jeśli zadasz kandydatowi pytanie niezgodne z prawem, może odmówić udzielenia odpowiedzi lub skłamać (za co potem nie wolno Ci wyciągać wobec niego konsekwencji). PRZYKŁAD Kandydatka została zapytana na rozmowie kwalifikacyjnej, czy w ciągu najbliższych 2 lat planuje posiadanie dzieci. Odpowiedziała, że nie. Po roku pracy zaszła w ciążę. Pracodawca dowiedział się, że już wcześniej tę ciążę planowała. Nie może jednak wyciągać wobec niej jakichkolwiek konsekwencji. Rozmowa rekrutacyjna: przykłady pytań zabronionych Kategoria Pytanie Uwagi Pochodzenie Przekonania Przynależność Zdrowie Orzeczenia organów państwowych Inne Ma pan ciemną karnację skóry. Czy to znaczy, że jest pan Romem? Czy uważa pan, że polityka gospodarcza partii X dobrze służy Polsce? Woli pan czytać prasę prawicową czy lewicową? Czy w poprzednim zakładzie pracy należał pan do związku zawodowego? Czy to prawda, że jest pan protestantem? Czy jest pani w ciąży? Ile planuje pani mieć dzieci? Czy pali pan papierosy? Czy nie wydaje się pani, że z pani sylwetką będzie pani ciasno za barem? Czy był pan karany? Czy zdarzyło się panu zapłacić mandat za przekroczenie prędkości? Czy ma pan kredyt na mieszkanie lub dom? Jaka jest pana sytuacja materialna, np. ile domów i samochodów Pan posiada? Czy jest pani mężatką? Uważaj, aby niechcący nie zadać tego rodzaju pytania np. w trakcie luźnej rozmowy z kandydatem. Jeśli rekrutujesz fachowca z danej dziedziny, możesz zapytać go np. o merytoryczną ocenę skutków danego przepisu prawa czy też jaką prasę fachową czyta. Pytanie o wyznanie jest uzasadnione, gdy wiąże się to z rodzajem i charakterem działalności pracodawcy, a religia (wyznanie) stanowi istotne i usprawiedliwione wymaganie. Zgodnie z orzecznictwem ETS pytanie o ciążę nie jest dozwolone, nawet jeżeli szukasz kandydatki do pracy na stanowisku, na którym zabronione jest zatrudnianie ciężarnych. Pytanie o karalność jest dozwolone, jeżeli na danym stanowisku na podstawie odrębnych przepisów wymagana jest niekaralność. Od tej zasady są wyjątki, np. sędzia przed objęciem urzędu musi przedstawić oświadczenie majątkowe. 5

8 O co możesz pytać na podstawie przepisów szczególnych? (przykłady) Kategoria Uwagi Podstawa prawna Obywatelstwo, np.: cudzoziemiec, urzędnik służby cywilnej Karalność, np.: pracownik samorządowy na stanowisku urzędniczym, inspektor transportu drogowego, strażnik miejski Informacja o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych: każdy zatrudniany Wyznanie, np.: katecheta, pracownik merytoryczny episkopatu Możesz pytać o obywatelstwo ze względu na procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców i przepisy o zatrudnieniu w administracji. Możesz sprawdzić, czy osoby te były karane ze względu na wymóg niekaralności określony w ustawie. Masz obowiązek uzyskać pisemne oświadczenie w tym zakresie od każdej osoby, którą planujesz zatrudnić. Pytanie o wyznanie jest tu uzasadnione charakterem działalności pracodawcy i rodzajem stanowiska. art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001), art. 4 ustawy z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 r. nr 49, poz. 483). art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz ze zm.), art. 76 pkt 2 ustawy z 6 wrześ nia 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz ze zm.), art. 24 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. nr 123, poz. 779). art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz ze zm.). art. 18 3b 4 Kodeksu pracy. Podstawa prawna: art. 18 3a 18 3e, art kp, 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.), art. 23, art. 27, art. 43 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), przepisy szczególne, np. w zakresie dozwolonych testów psychologicznych: rozporządzenie MI z 7 lutego 2002 r. w sprawie warunków i trybu przeprowadzania badań lekarskich i psychologicznych kierowców (Dz.U. nr 12, poz. 117), art. 123 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2004 r. nr 99, poz ze zm.). 6

9 Na co uważać przy sporządzaniu ogłoszeń o pracy? Uważaj na to, co piszesz w ogłoszeniach o pracę! Dyskryminacja może pojawić się nie tylko podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale często już w ogłoszeniach o pracę. Nie pisz więc w ogłoszeniu, że szukasz kobiet na stanowisko asystentki dyrektora, tylko kandydatów do pracy na stanowisku asystent dyrektora, kandydatów do pracy na stanowisku księgowy. Uwaga! Ogłoszenie o pracę zredaguj po polsku, chyba że rekrutujesz kandydatów do pracy za granicą. Na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli: 1) osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz 2) umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski. Jeśli rekrutujesz do pracy na terenie Polski, pisząc nazwę stanowiska, używaj języka polskiego. Nie pisz zatem, że szukasz osoby na stanowisko regional sales manager, tylko regionalnego kierownika sprzedaży. Podstawa prawna: art. 18 3a art. 18 3e, art kp, art. 7 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 ze zm.). Wyślij kandydata do pracy na badania (zanim stanie się pracownikiem) Przed przystąpieniem do pracy pracownik powinien wykonać wstępne badanie lekarskie. Uwaga! Jeśli chcesz uniknąć konieczności wypowiadania umowy gdyby okazało się, że nowo zatrudniony pracownik jest niezdolny do pracy wybranego kandydata wyślij na badanie wstępne jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Aby przyszły pracownik wykonał badanie, musi otrzymać od Ciebie skierowanie, które powinno zawierać: rodzaj badania profilaktycznego (badanie wstępne), określenie stanowiska pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony, informację o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych. 7

10 Po zatrudnieniu wybranego kandydata orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (wynik badania wstępnego) musisz wpiąć do części A jego akt osobowych. PAMIĘTAJ, ŻE PONOSISZ KOSZTY BADAŃ Musisz podpisać umowę z jednostką, która zapewni Twoim pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną. Wówczas kierujesz kandydata lub nowo zatrudnionego pracownika do takiej jednostki, a ta na koniec miesiąca wystawia Ci za to fakturę. Ponosisz też koszty przejazdu na badania do innej miejscowości. Podstawa prawna: art kp, 1 pkt 5 w zw. z 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.). Jeśli chcesz, wręcz kandydatowi kwestionariusz osobowy Kwestionariusz nieobowiązkowy, ale przydatny Przepisy przewidują dwa wzory kwestionariuszy, w których pracownicy i kandydaci do pracy podają swoje dane osobowe: jeden dla kandydata do pracy, drugi dla pracownika (pierwszy przechowuje się w części A, a drugi w części B akt osobowych). Możesz stosować oba wzory, lecz nie musisz. Możesz np. poprzestać na informacjach podanych przez pracownika w CV, pod warunkiem że wyraził na nim pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. CV wkłada się do części A akt osobowych zamiast kwestionariusza dla kandydata do pracy. 1 formularz po podpisaniu umowy Możesz też zamiast dwóch kwestionariuszy mieć tylko jeden dokument, w którym zamieścisz dane zarówno z pierwszego, jak i z drugiego kwestionariusza. Jednak wówczas musi ten kwestionariusz wypełniać nie kandydat do pracy, lecz dopiero pracownik. W kwestionariuszu tym będą bowiem znajdować się informacje, których możesz żądać tylko od pracownika. Taki kwestionariusz wypełniany przez pracownika (a nie przez kandydata) przechowuj w części B akt osobowych. 8

11 KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE 1. Imię (imiona) i nazwisko Imiona rodziców Data urodzenia Obywatelstwo Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) Wykształcenie... (nazwa szkoły i rok jej ukończenia), (zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy) 7. Wykształcenie uzupełniające... (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauk lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania) 8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia... (wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy) 9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania... (np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera) 10. Oświadczam, że pozostaję/nie pozostaję*) w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy (od lutego 2009 r. tego punktu się nie wypełnia). 11. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 4 są zgodne z dowodem osobistym seria... nr... wydanym przez... lub innym dowodem tożsamości (miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie) 9

12 Uwaga! Od pracownika nie można pozyskiwać odcisków palców, żeby mógł wchodzić do firmy (tzn. nie wolno sprawdzać obecności pracownika czy też ewidencjonować czasu pracy na podstawie czytnika linii papilarnych) Podstawa prawna: 6 ust. 2 pkt 1 w zw. z 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia. I I. U m o w a o p r a c ę 10