ORAZ INSTRUKCJA PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z PRZEPROWADZONYCH ZAMÓWIEŃ DO KONTROLI IZ RPO WM

Transkrypt

1 INFORMACJA DOTYCZĄCA ZAMÓWIEŃ W PROJEKCIE (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata obowiązującymi od dnia r.). ORAZ INSTRUKCJA PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z PRZEPROWADZONYCH ZAMÓWIEŃ DO KONTROLI IZ RPO WM (obowiązująca od r.) Beneficjent zobowiązany jest do udzielania zamówień w ramach Projektu w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (PZP) lub/i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata (zwane Wytycznymi). Zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych poprzez zamówienie należy rozumieć umowę odpłatną, zawartą zgodnie z warunkami wynikającymi z PZP, albo z umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach PO (w tym umowy dotyczące zamówień podlegających zasadzie konkurencyjności, czy procedurze rozeznania rynku, zgodnie z sekcją 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata ) KONTROLA ZAMÓWIEŃ Kontroli podlegają zamówienia wytypowane w oparciu o metodologię doboru postępowań do kontroli. Próba do kontroli obejmuje te postępowania dla których Beneficjent złoży w danym miesiącu w systemie SL 2014 kompletną dokumentację. Po wyborze postępowań do kontroli, Beneficjent zostanie poinformowany w systemie (najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca), które postępowania złożone w danym miesiącu będą podlegały kontroli. Wydatki nie objęte kontrolą zamówień Beneficjent może rozliczać we wnioskach o płatność. W celu przeprowadzenia kontroli zamówień, której podlegają zgodnie z przyjęta metodologią doboru postepowań do kontroli zamówienia stanowiące wydatki kwalifikowane projektu (z wyłączeniem wydatków rozliczanych ryczałtem), Beneficjent jest zobowiązany do przekazania pełnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w terminie do 14 dni od daty zawarcia umowy z wykonawcą wyłonionym w ramach przeprowadzonego postępowania. W zakresie postępowań, dla których umowy z wykonawcami zostały podpisane przed dniem podpisania Umowy/Uchwały/Porozumienia o dofinansowaniu, Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć dokumentację dla tych postępowań w terminie do 14 dni od daty zawarcia Umowy/Uchwały/Porozumienia. W przypadku zamówień udzielanych w częściach w ramach jednego postępowania Beneficjent przekazuje komplet dokumentacji wraz z protokołem z postępowania po rozstrzygnięciu wszystkich części (po podpisaniu wszystkich umów). W przypadku podpisania aneksu do umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego zamówienia, Beneficjent jest zobowiązany do przekazania aneksu wraz z dokumentacją uzasadniającą konieczność zawarcia w terminie do 14 dni od dnia jego zawarcia. Powyższe dotyczy wszystkich podpisanych aneksów, w tym także aneksów obejmujących wydatki niekwalifikowalne do umów będących wydatkami kwalifikowanymi w projekcie.

2 Kontroli IZ RPO WM w zakresie prawidłowości zawarcia aneksów do umów podlegają aneksy dla tych postępowań, które podlegały kontroli, za wyjątkiem postępowań przeprowadzonych w trybie rozeznania rynku. W przypadku trybu rozeznania rynku dokonanie zmiany ceny oraz przedmiotu zamówienia, a także innych zmian o istotnym charakterze może mieć wpływ na kwalifikowalność wydatków. Dokumentację z przeprowadzonych postępowań Beneficjent przekazuje poprzez system informatyczny SL2014 zgodnie z niniejszą instrukcją zamieszczania przedmiotowej dokumentacji. INSTRUKCJA PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z PRZEPROWADZONYCH ZAMÓWIEŃ DO KONTROLI IZ RPO WM I CZEŚĆ OGÓLNA Dokumentacja przekazana do kontroli poprzez zakładkę ZAMÓWIENIA PUBLICZNE w systemie SL 2014 obejmuje: 1. Właściwe do zastosowanego przez Beneficjenta trybu oświadczenie o przekazaniu do IZ RPO WM kompletnej dokumentacji: Związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne (załącznik nr 1) - dotyczy zamówień zgodnie z ustawą PZP, dotyczącej wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą rozeznania rynku (załącznik nr 1a), dotyczącej wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą konkurencyjności (załącznik nr 1b) dotyczy beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu PZP w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 PZP, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), a także beneficjentów dla beneficjentów którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy PZP w zakresie wydatków powyżej zł), dotyczącej przypadków szczególnych podlegających wyłączeniu ze stosowania ustawy PZP, zasady konkurencyjności z uwagi na zakres przedmiotowy (załącznik nr 1c). Do każdego postępowania składane jest osobne oświadczenie. Dokument powinien być podpisany elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. W przypadku projektów realizowanych przy udziale partnerów, osoba wskazana w oświadczeniu do reprezentowania beneficjenta musi posiadać stosowne umocowanie, oraz podpisywać wszystkie dokumenty w zakresie kontroli. Elektroniczne wersje powyższych dokumentów znajdują się na stronie internetowej pod adresem: Strona 2 z 10

3 2. Przygotowany przez Beneficjenta wykaz dokumentów przekazanych za pośrednictwem systemu SL podpisany elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta wraz z kompletem dokumentacji. 3. Print Screen (zrzut ekranowy) strony internetowej, na której umieszczona jest dokumentacja dotycząca zamówienia / bazy konkurencyjności/ strony internetowej beneficjenta. 4. W przypadku przekazywania aneksu/ aneksów do kontraktu tabelkę załącznik nr 2 podpisany elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. Przy przekazywaniu kolejnych aneksów, każdorazowo należy uwzględnić wszystkie zawarte wcześniej aneksy, wraz z uwzględnieniem kwot. 5. W przypadkach szczególnych tabelkę załącznik nr 3 - Wykaz umów z wykonawcami - podlegające zwolnieniu ze stosowania ustawy /zasady konkurencyjności z uwagi na zakres przedmiotowy (np. umowy barterowe). 6. Oświadczenie w zakresie szacowania wartości zamówienia/podziału dotyczy wszystkich beneficjentów i zamówień - załącznik nr 4. II DOKUMENTACJA PRZETARGOWA (tryb udzielania zamówień zgodny z ustawą PZP) IZ RPO WM informuje, iż dokumentacja dotycząca zamówień zgodnie z trybami wynikającymi z ustawy PZP (głównie przetarg nieograniczony/ograniczony) która jest zamieszczana na stronie internetowej Zamawiającego może być pobrana przez kontrolujących - w tym celu należy podać aktywny LINK bezpośrednio do strony, z której mają zostać pobrane dokumenty (załącznik nr 1). Nie należy podawać ogólnej strony Zamawiającego, tylko wprost miejsce gdzie są zamieszczone dokumenty. Wszystkie dokumenty dotyczące postępowania, które nie są upubliczniane Zamawiający jest zobowiązany przekazać w systemie SL W wykazie dokumentów należy doprecyzować, które dokumenty są przekazane za pośrednictwem systemu. W sytuacji, gdy link/(i) podany/(e) przez Beneficjenta będzie nieaktywny, Beneficjent będzie zobowiązany dostarczyć całą dokumentację w systemie SL Przesłana za pośrednictwem systemu SL 2014 dokumentacja przetargowa powinna być zamieszczana w zakładce Zamówienia publiczne z nazwą postepowania odpowiadająca numerowi ogłoszenia o zamówieniu oraz pogrupowana w foldery/pliki nazwane w sposób umożliwiający szybką identyfikację ich zawartości (zaleca się korzystanie z kompresji plików) wraz z wykazem dokumentów, np.: dokumentacja z szacowania, ogłoszenie, ogłoszenie o zmianach, wnioski o dopuszczenie udziału w postępowaniu, zaproszenie do składania ofert (w zależności od trybu), komplet dokumentacji będącej załącznikami do ogłoszenia, protokół z postępowania, zestawienie ofert wraz z punktacją, oświadczenia ZP-1, wyjaśnienia/pytania do SIWZ, protesty/odwołania (dokumenty potwierdzające wysłanie zawiadomienia do wykonawców, odwołanie wraz z kompletną dokumentacją, rozstrzygnięcie odwołania potwierdzenie wpływu ofert. Strona 3 z 10

4 oferta wybrana, oferty, które stanowiły najkorzystniejszy bilans kryterium ceny i innych kryteriów oceny ofert, lecz z różnych przyczyn zostały wykluczone/odrzucone z udziału w postępowaniu, korespondencja w sprawie uzupełnień/ wyjaśnień do oferty, korespondencja w sprawie poprawy omyłek wraz z odpowiedzią wykonawcy, korespondencja w sprawie rażąco niskiej ceny dokumenty potwierdzające wysłanie zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty do wykonawców. Umowę (zgodnie pkt IV UMOWA -Informacja o kontrakcie) aneksy (zgodnie z pkt V. ANEKSY DO UMÓW ZAWARTYCH Z WYKONAWCAMI) ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, wyniki kontroli zewnętrznych wraz z określeniem w wykazie dokumentów rodzaju kontroli poprzez wpisanie podmiotu kontrolującego np. kontrola uprzednia Prezesa, NIK, UKS, inne), inne (wymienić) W polu Uwagi proszę o wpisanie nazwy postępowania lub ewentualnie inne istotne kwestie (np. informacja odnośnie tajemnicy przedsiębiorstwa, informacja, iż wydatki w ramach postępowania będą rozliczane w również innym/innych projektach wraz z podaniem ich numerów). W przypadku gdy Beneficjent nie posiada numerów zamówień/umów proszony jest o wskazywanie numerów zgodnie z kolejnością przesłania zamówień. Nie należy wpisywać w nazwie zamówienia określeń typu brak, nie dotyczy, nie ma itp., ponieważ nie pozwala to na identyfikację zamówień w przypadku większej ilości. III WYDATKI PONIŻEJ EURO Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków nie precyzują sposobu postępowania Beneficjenta w przypadku poniesienia wydatków o wartości do 20 tys. PLN netto, lecz zgodnie z zapisami umowy Beneficjent zobowiązany jest do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach Programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu. Brak precyzyjnych procedur udzielania zamówień o wartości do 20 tys. PLN netto oznacza, że to Beneficjent określa w ramach wewnętrznych procedur mechanizmy funkcjonowania takich zamówień. Ww. wydatków Beneficjent nie przedstawia do kontroli oraz nie wykazuje ich w harmonogramie udzielania zamówień publicznych. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata szczegółowo określiły procedury zakupów bagatelnych, w tym przyjęły dwa progi: A. wydatki pomiędzy 20 tys tys. PLN netto, B. wydatki powyżej 50 tys. PLN netto. Dla każdego z przedziału zostały określone procedury wydatkowania środków unijnych. Strona 4 z 10

5 A. ROZEZNANIE RYNKU W przypadku zamówień o szacunkowej wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, dokonuje się rozeznania rynku w celu potwierdzenia, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa Beneficjent przedkłada następujące dokumenty: Lub dokument z szacowania, potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta (wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta ), oferty wraz z potwierdzeniem wpływu - Udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Jeżeli w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta, wówczas należy uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodząca z innego źródła. Jedna oferta nie jest wystarczająca dla udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Oferta niezgodna z ogłoszeniem nie stanowi oferty ważnej. protokół/notatkę z wyboru ofert, (jeśli był/a sporządzany/a), umowę, jeśli została zawarta, (zgodnie pkt IV UMOWA -Informacja o kontrakcie) aneksy (zgodnie z pkt V. ANEKSY DO UMÓW ZAWARTYCH Z WYKONAWCAMI) ewentualnie inne dokumenty (jeśli były sporządzane). dokument z szacowania, potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców, oferty wraz z potwierdzeniem wpływu. Udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Wymóg będzie spełniony, gdy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe zostaną złożone co najmniej dwie ważne oferty, przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi oferty ważnej. W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych (co najmniej dwóch) z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili (co najmniej dwóch) z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu (dokumentu świadczącego o istnieniu co najmniej dwóch ofert. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie może być uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.) protokół/notatkę z wyboru ofert (jeśli był/a sporządzany/a), umowę, jeśli została zawarta, (zgodnie pkt IV UMOWA -Informacja o kontrakcie) aneksy (zgodnie z pkt V. ANEKSY DO UMÓW ZAWARTYCH Z WYKONAWCAMI) ewentualnie inne dokumenty (jeśli były sporządzane). IZ RPO WM informuje, iż dokumentacja zamieszczana na stronie internetowej Zamawiającego może zostać pobrana przez kontrolujących - w tym celu należy podać aktywny LINK bezpośrednio do strony z której mają zostać pobrane dokumenty (załącznik nr 1a). Nie należy podawać ogólnej strony Zamawiającego, tylko wprost miejsce gdzie są Strona 5 z 10

6 zamieszczone dokumenty. Wszystkie dokumenty dotyczące postępowania, które nie są upubliczniane Zamawiający jest zobowiązany przekazać w systemie SL Beneficjent proszony jest również o wypełnienie informacji o zamówieniu w systemie SL 2014 w zakładce Zamówienia publiczne" oraz informacji o umowie w zakładce Kontrakt" (jeśli dotyczy). Z uwagi na brak możliwości wyboru trybów pozaustawowych w systemie SL 2014, jako tryb udzielenia zapytania należy wskazać Zapytanie o cenę", natomiast w polu uwagi wpisać zastosowany tryb oraz tytuł zamówienia W przypadku braku upublicznienia zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta i wysłania zapytań ofertowych, jako datę ogłoszenia należy wpisać datę wysłania zapytania. W przypadku braku zawarcia umowy z wykonawcą, w polu uwagi o zamówieniu należy zawrzeć stosowną adnotację. B. ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Udzielenie zamówienia w ramach projektu przez beneficjenta następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku: beneficjenta niebędącego zamawiającym w rozumieniu PZP w przypadku zamówień przekraczających wartość 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu PZP w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 PZP, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). W przypadku beneficjenta, który jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w PZP. Szczegółowe zasady dotyczące zasady konkurencyjności zostały opisane w sekcji Wytycznych. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane zgodnie z Zasadą Konkurencyjności Beneficjent przedkłada następujące dokumenty: dokument z szacowania, potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego: a) zamieszczonego w Bazie Konkurencyjności: - przez Wnioskodawców wszczynających postępowanie o udzielenie zamówienia po podpisaniu umowy, - przez Wnioskodawców wszczynających postępowanie o udzielenie zamówienia przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, a po ogłoszeniu konkursu (od 1 stycznia 2018 r). Strona 6 z 10

7 b) podmioty, które wszczynają postępowanie o udzielenie zamówienia przed podpisaniem umowy oraz przed ogłoszeniem konkursu stosują rozwiązanie polegające na publikacji zapytań ofertowych na własnych stronach internetowych, przy jednoczesnym rozesłaniu zapytania ofertowego do przynajmniej trzech potencjalnych wykonawców. W przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego upublicznienie polega na umieszczeniu tego zapytania na stronie internetowej wskazanej przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie w umowie o dofinansowanie - stronie gwarantującej odpowiedni stopień upublicznienia informacji o zamówieniu. w przypadku zmiany zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, potwierdzenie upublicznienia zamiennego zapytania ofertowego (informacja powinna zawierać datę upublicznienia zapytania ofertowego, a także opis dokonanych zmian), Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian. treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami zamawiającego wraz z potwierdzeniem upublicznienia, oferty wraz z potwierdzeniem wpływu, umowę (zgodnie pkt IV UMOWA -Informacja o kontrakcie) aneksy (zgodnie z pkt V. ANEKSY DO UMÓW ZAWARTYCH Z WYKONAWCAMI) protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności, związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert (tj. powiązań, o których mowa pkt 2 lit. B wytycznych), potwierdzenie przekazania informacji o wyniku postępowania, w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. IZ RPO WM informuje, iż dokumentacja zamieszczana na stronie internetowej Zamawiającego może zostać pobrana przez kontrolujących - w tym celu należy podać aktywny LINK bezpośrednio do strony, z której mają zostać pobrane dokumenty (załącznik 1 b). Nie należy podawać ogólnej strony, tylko wprost miejsce gdzie są zamieszczone dokumenty. Wszystkie dokumenty dotyczące postępowania, które nie są upubliczniane Zamawiający jest zobowiązany przekazać w systemie SL Baza konkurencyjności Funduszy Europejskich, czyli portal internetowy umożliwiający publikację zapytań ofertowych w ramach prowadzonych postępowań przez beneficjentów zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności, dostępna jest pod adresem internetowym: Beneficjent proszony jest również o wypełnienie informacji o zamówieniu w systemie SL 2014 w zakładce Zamówienia publiczne" oraz informacji o umowie w zakładce Kontrakt". Z uwagi na brak trybów pozaustawowych w systemie SL 2014, jako tryb udzielenia zapytania należy wskazać Zapytanie o cenę". Za datę ogłoszenia należy uznać datę publikacji ogłoszenia w bazie konkurencyjności, a w przypadku upublicznienia ogłoszenia przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, datę upublicznienia informacji na stronie internetowej. Strona 7 z 10

8 WYDATKI POWYŻEJ EURO realizowane przez beneficjentów IZ RPO WM , którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy PZP W zakresie wydatków przekraczających EURO Beneficjent, który nie jest zobowiązany do stosowania ustawy PZP, zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności" oraz upublicznienia zapytania ofertowego w Bazie konkurencyjności Funduszy Europejskich", zgodnie z instrukcją zawartą powyżej wraz z oświadczeniem załącznikiem 1b. W oświadczeniu należy wskazać podstawę prawną nie stosowania ustawy PZP przez Beneficjenta. IV UMOWA Z WYKONAWCĄ (Informacja o kontrakcie) Dane dotyczące umowy o udzielenie zamówienia, należy wpisać w systemie SL 2014 w informacjach o kontrakcie oraz załączyć dokument w postaci umowy. (możliwość uzupełnienia informacji o kontrakcie staje się aktywna dopiero po przesłaniu informacji o zamówieniu). Kopie dokumentów stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa winny zostać dostarczone do IZ RPO WM w wersji papierowej potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz odpowiednio oznaczone i zabezpieczone (w tym samym dniu, co dokumentacja przekazywana w systemie SL 2014). W systemie SL 2014 proszę o adnotację w polu UWAGI Tajemnica przedsiębiorstwa. UWAGA IZ RPO WM zastrzega, iż próba do kontroli obejmuje te postępowania o udzielenie zamówienia dla których Beneficjent złoży w danym miesiącu w systemie SL 2014 kompletną dokumentację. Postępowania, dla których dokumentacja nie zostanie uzupełniona w danym miesiącu zostaną objęte próbą w tym miesiącu w którym dokumenty zostaną uzupełnione. Beneficjent nie powinien załączać do wniosku o płatność wydatków ponoszonych w ramach postępowania przetargowego, którego kontrola jeszcze się nie zakończyła. Nie dotyczy to postępowań, które nie zostały objęte kontrolą w wyniku zastosowania metodologii, o czym Beneficjent został poinformowany pismem. Wydatki nie objęte kontrolą zamówień Beneficjent może rozliczać we wnioskach o płatność W sytuacji, gdy taki wydatek zostanie złożony do wniosku o płatność, a kontrola postępowania nie zostanie jeszcze zakończona, z uwagi na trwający bieg terminu weryfikacji wniosku o płatność, beneficjentowi takiemu nie będzie wyrażana zgoda na przedłużenie terminu składania wyjaśnień/uzupełnień oraz zastrzeżeń, w zakresie prowadzonej kontroli z zakresu zamówień. IZ RPO WM zastrzega sobie możliwość odstąpienia od stosowania powyższej zasady. V. ANEKSY DO UMÓW ZAWARTYCH Z WYKONAWCAMI IZ RPO WM dokonuje kontroli prawidłowości przeprowadzonych zamówień w tym również weryfikacji prawidłowości zawarcia aneksów do umów. Beneficjent jest zobowiązany do przekazania aneksu wraz z dokumentacją uzasadniającą jego zawarcie w terminie 14 dni od jego podpisania poprzez system SL 2014, zakładka Kontrakt. Powyższe dotyczy Strona 8 z 10

9 wszystkich podpisanych aneksów, w tym także aneksów obejmujących wydatki niekwalifikowalne do umów będących wydatkami kwalifikowanymi w projekcie. W polu Uwagi proszę o wskazanie krótkiej informacji czego zmiana dotyczy. W przypadku gdy wydatek ujęty w aneksie dotyczy kosztów niekwalifikowalnych, proszę o uwzględnienie takiej informacji. Każdorazowo wraz z przesłaniem aneksu/aneksów należy wypełnić załącznik nr 2 - wykaz aneksów, z aktualnym stanem aneksów na dzień składania dokumentacji. Kontroli IZ RPO WM w zakresie prawidłowości zawarcia aneksów do umów podlegają aneksy dla tych postępowań, które podlegały kontroli, za wyjątkiem postępowań przeprowadzonych w trybie rozeznania rynku. W przypadku dostarczenia do IZ RPO WM aneksów do skontrolowanych zamówień w terminie późniejszym niż kompletna dokumentacja z postępowania, IZ RPO WM zastrzega, iż informacja pokontrolna w zakresie zasadności podpisania aneksu będzie wysyłana do Beneficjenta jedynie w przypadku, gdy Beneficjent został wezwany do złożenia wyjaśnień/uzupełnienia dokumentów, a także w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących korektą finansową/ pomniejszeniem wydatków kwalifikowalnych. W przypadku nie stwierdzenia podczas kontroli nieprawidłowości skutkujących pomniejszeniem/ korektami i braku wzywania do złożenia wyjaśnień, IZ RPO WM nie sporządza informacji pokontrolnej i czynności kontrolne uznaje się za zakończone (po upływie terminu 30 dni od dnia przekazania zgodnie z instrukcją aneksu wraz z kompletną dokumentacją uzasadniającą jego zawarcie WM może wydłużyć wskazany termin, o czym Beneficjent zostanie każdorazowo poinformowany. W przypadku przekazania do kontroli aneksu do umowy zawartej w ramach postępowania, które nie zostało jeszcze skontrolowane przez IZ RPO WM, aneks zostanie skontrolowany jednocześnie z zamówieniem do którego został zawarty jeśli postępowanie to zostanie wyłonione do kontroli w wyniku zastosowania metodologii. Jeżeli do postępowania wobec którego zakończono kontrolę z pomniejszeniem w wysokości 25% lub 100% zostaje zawarty aneks niezwiększający wartości umowy, kontroli tego aneksu nie przeprowadza się pod warunkiem, że Informacja pokontrolna została podpisana lub nie wniesiono odwołania od wydanej decyzji o pomniejszeniu/korekcie. Kontrolę prawidłowości zawartego aneksu przeprowadza się (wznawia) jeżeli Beneficjent skorzysta z jakichkolwiek środków odwoławczych w zakresie nałożonego pomniejszenia/korekty na umowie zasadniczej, jeśli do momentu wpłynięcia aneksu nie wydano ostatecznego rozstrzygnięcia podtrzymującego nałożone pomniejszenie/korektę. Kontroli IZ RPO WM podlegają aneksy do umów dla tych postępowań, które podlegały kontroli za wyjątkiem postępowań przeprowadzonych w trybie rozeznania rynku. Mając na uwadze, iż przeprowadzając zamówienie w trybie rozeznania rynku, nie ma obowiązku podpisania umowy, aneksy dotyczące umów zawartych tym trybie nie podlegają kontroli w ramach zamówień. Beneficjent zobowiązany jest jednak iż do ich przekazania. Należy jednak pamiętać, iż dokonanie zmian prowadzących do zmiany ceny oraz przedmiotu zamówienia, a także innych o istotnym charakterze, może mieć wpływ na kwalifikowalność wydatków. V. WYJAŚNIENIA/UZUPEŁNIENIA W TRAKCIE KONTROLI ZAMÓWIENIA PODSTAWOWEGO LUB ANEKSU Strona 9 z 10

10 W przypadku konieczności udzielania wyjaśnień/uzupełnień w zakresie kontroli korespondencję należy tytułować w sposób pozwalający na szybką weryfikację przez zapis # KONTROLA ZP i np. Dotyczy uzupełnień/wyjaśnień PZP (lub odpowiednio rozeznania rynku/ konkurencyjności) wraz numerem zamówienia (zgodnie z oznaczeniem zamówienia w zakładce zamówienia publiczne). Zaleca się skorzystać z opcji odpowiedzi na wiadomość. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, korespondencję należy zatytułować, jako # KONTROLA ZP - Zastrzeżenia do IP wraz numerem zamówienia (zgodnie z oznaczeniem zamówienia w zakładce zamówienia publiczne). Dokumentacja powinna być opatrzona podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania Beneficjenta. VI ZAMÓWIENIA PODLEGAJĄCE WYŁACZENIU ZE STOSOWANIA USTAWY PZP/ ZASADY KONKURENCYJNOŚCI W przypadku zamówienia przeprowadzonego na podstawie zwolnienia wynikającego z ustawy PZP np. art. 4d, art. 67a lub zwolnienia z zasady konkurencyjności Beneficjent przekazuje w dokumentację poprzez zakładkę KORESPONDENCJA jako tytuł wiadomości wpisując #KONTROLA ZP ZWOLNIENIE/WYŁĄCZENIE. Obligatoryjną dokumentacją jest Załącznik nr 1 c gdzie należy wskazać podstawę prawną zastosowania zwolnienia ze stosowania ustawy/zasady konkurencyjności oraz załącznik 3 wykaz wszystkich umów objętych niniejszym wyłączeniem. Załączniki musza być podpisane podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta. VII. PODPISYWANIE INFORMACJI POKONTROLNEJ W SYSTEMIE SL 2014 PRZEZ BENEFICJENTA IZ RPO WM przesyła informację pokontrolną za pośrednictwem systemu SL 2014 opatrzoną bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym będącą załącznikiem do pisma przewodniego. W przypadku braku wniesienia zastrzeżeń Beneficjent powinien opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokument przesłany i podpisany przez pracownika zespołu kontrolnego (prawidłowo podpisany dokument zawiera podpisy elektroniczne kontrolującego oraz osoby/osób upoważnionych do reprezentowania beneficjenta, natomiast nieprawidłowym jest drukowanie dokumentu i podpisywanie go). VIII HARMONORAM ZAMÓWIEŃ Beneficjent zgodnie z umowa o dofinansowanie powinien przekazać harmonogram udzielania zamówień (dotyczy wszystkich zamówień objętych projektem (również tych zrealizowanych). Proszę o przekazywanie zestawienia w edytowalnej wersji Excel. IZ RPO WM podkreśla, iż z harmonogramu przetargów powinno wynikać realizowanie projektu w trybie zaprojektuj i wybuduj jeśli taki tryb był deklarowany we wniosku o dofinansowanie. Strona 10 z 10