Opis systemu B2B. Przygotowanie projektu infrastruktury elektrotechnicznej dla klientów,

Transkrypt

1 Opis systemu B2B W ramach realizacji projektu wdrożony zostanie jeden system B2B. W wyniku realizacji przedmiotowej inwestycji zostanie wdrożony 1 kompleksowy system automatyzujący relacje B2B pomiędzy Wnioskodawcą a jego partnerami z kręgu wykonawców i podwykonawców projektów instalacji elektrotechnicznych. Platforma ta składać się będzie z szeregu modułów pozwalających na wykorzystywanie wielu różnych dedykowanych funkcjonalności i obsługi procesów biznesowych, których główny katalog prezentuje się w sposób następujący: Przygotowanie projektu infrastruktury elektrotechnicznej dla klientów, Prowadzenie wzajemnego porównywania posiadanych zasobów materiałów i sprzętu w perspektywie danego projektu, Składanie zamówień na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji magazynów w perspektywie danej inwestycji, Zarządzanie realizacją zamówień (prac ziemnych i montażowych), Transmisja dokumentów. Cel: Automatyzacja wymiany informacji i danych pomiędzy współpracującymi przedsiębiorcami przy pomocy wdrażanego systemu B2B w obszarze przygotowywania ofert oraz sprzedaży towarów i produktów. Projekt ma zapewnić automatyzację wymiany informacji pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami biznesowymi. Dodatkowo dzięki zastosowaniu tak innowacyjnej platformy B2B możliwa będzie również automatyczna wymiana informacji (za pośrednictwem systemu B2B) na linii wnioskodawca <=> partner biznesowy <=> zleceniodawca kupujący usług wnioskodawcy tj. zlecający przeprowadzenie montażu/prac ziemnych na swoim obiekcie/gminie/województwie. Jest to niezwykle istotne ze względu na fakt, iż wymienione podmioty stanowią część branży o niezwykle wysokich i sformalizowanych wymaganiach względem dokładności form przekazu oraz precyzji w każdym aspekcie wykonywanych czynności. Stąd komunikacja w ramach niniejszego projektu rozumiana jest jako: ogół komunikatów i dokumentów potrzebnych do stworzenia i realizacji w terenie projektów montażu infrastruktury energetycznej, od wstępnego rozpoznania potrzeb przez stworzenie projektu z uwzględnieniem map geodezyjnych i niezbędnych pozwoleń, po końcowe rozliczenie, przez zespół złożony ze specjalistów zatrudnionych zarówno po stronie wnioskodawcy jak i partnerów. Budowa dedykowanego systemu jest praco i kosztochłonna, ponieważ ma on charakter otwarty", czyli najpierw udostępnia narzędzie do budowy algorytmów analizujących warunki przeprowadzenia robót / montażu, a potem mechanizm zapełnienia go treścią merytoryczną. W zamian daje możliwość: 1) ciągłej poprawy przygotowanych algorytmów w celu zwiększenia ich użyteczności a w praktyce ich stosowania (część założeń przyjętych z góry, mimo należytej troski, może okazać się nie do końca

2 właściwa); 2) dostosowanie przygotowanych algorytmów do nowych rozwiązań technicznych, prawnych, nowych rodzajów sprzętu pojawiających się w posiadaniu partnerów i podwykonawców etc. 3) dodanie nowych algorytmów, rodzajów sprzętu, materiałów składowych infrastruktury w miarę utrzymania i rozwoju projektu, co pozwoli pozyskać nowych kontrahentów i włączyć ich do systemu; 4) rozszerzanie aplikacji o nowe rodzaje instalacji, co pozwoli zdobyć nowe rynki, rozszerzyć ofertę i pozyskać nowych kontrahentów. System ma za zadanie obsługiwać wszystkich obecnych kontrahentów Wnioskodawcy: dostawców elementów infrastruktury, podwykonawców, wypożyczalni sprzętu i usług, a także co niemniej ważne przyszłych, którzy obecnie nie współpracują jeszcze z EVDIC, stąd potrzeba rozwiązania otwartego" / skalowalnego. System ma umożliwić spójną wymianę informacji pomiędzy wnioskodawcą i partnerami (ekspertami) różnych dziedzin, poprzez umożliwienie im bezpośredniego kontaktu i wspólnej pracy nad jednym projektem. Daje możliwość podniesienia jakości oferowanych usług i tak ważnego w naszej branży skrócenia czasu ich wykonania (każda godzina pracy ciężkiego sprzętu kosztuje) oraz co niemniej ważne umożliwia ciągły rozwój technologii poprzez zbieranie i analizę czynności podejmowanych w systemie przez projektantów. Wprowadzi również do oferty Wnioskodawcy i partnerów możliwość szybkiego przygotowania wspólnego projektu oraz jego całościowej realizacji wyłącznie za pośrednictwem udostępnionych im przez system narzędzi ZDALNYCH. Najważniejsze techniczne aspekty realizacji i wdrożenia projektowanej platformy B2B. Realizację powyższych zadań ma umożliwić wielobiegunowość platformy B2B. Cała architektura sprzętowa i programistyczna systemu będzie obejmować główną platformę B2B koordynującą wymianę danych i udostępniającą główne funkcje za pomocą poszczególnych modułów. Platforma B2B będzie oparta na rozwiązaniu webowym, co umożliwi bezproblemowe dołączenie do niej nowych użytkowników. Dedykowana platforma B2B jako zintegrowany zespół narzędzi biznesowych będzie zaprojektowana i wykonana tak, by zapewnić systemowi obsługę bardzo dużej ilości danych równocześnie a dodatkowo będzie to system otwarty do którego w każdym momencie możliwe będzie dołączenie nowych typów sprzętu, algorytmów rodzaju podłoża i warunków pogodowych, zmian obowiązującego prawa. Założenia projektowe uwzględniają taką elastyczność systemu, aby przez przynajmniej 5 lat od zakończenia wdrożenia nie nastręczał on problemów technologicznych do podpięcia nowych użytkowników i typów kontrahentów. Niezwykle szybki postęp rozwiązań informatycznych powoduje, że warstwa B2B również będzie zmuszona do intensywnego rozwoju, w którym nie powinno być miejsca dla rozwiązań prowizorycznych lub zaprojektowanych do użycia w wąskim spektrum podmiotów danej części rynku, a także o niskich parametrach związanych z szeroko rozumianym bezpieczeństwem. Biorąc pod uwagę fakt, że rozwiązania tanie są obarczone ograniczeniami często uniemożliwiającymi dalszy naturalny rozwój platformy B2B w projekcie zdecydowano się na wykorzystanie najwyższej jakości, wysokowydajnych oraz bezpiecznych

3 elementów na poziomie systemowym i aplikacyjnym, a także wysoką elastyczność projektu dostosowaną do obecnych i przyszłych przewidywanych potrzeb użytkowników. Niemniej ważne będzie tutaj wybranie technologii preferowanych z punktu widzenia Green IT, które na chwilę obecną nie są rozpowszechnione tak bardzo jak tradycyjne modele projektowania oprogramowania webowego. Współpracę pomiędzy wnioskodawcą a partnerami przy wspólnym projekcie można podzielić na trzy etapy konteksty komunikacyjne. Etapy planowania, realizacji i utrzymania wyników projektu. W każdym z tych etapów praca będzie odbywała się na różnych modułach, które będą realizowane w ramach niniejszego projektu. W ramach realizacji projektu w celu uruchomienia kompleksowej platformy B2B zapewniającej automatyzację procesów biznesowych zachodzących pomiędzy wnioskodawcą oraz partnerami biznesowymi zostanie wdrożonych 6 modułów: 1) Moduł analizy warunków przeprowadzenia robót / montażu 2) Moduł kreatora projektów instalacji 3) Moduł DMS (Document Management System) 4) Moduł zarządzania zasobami 5) Moduł zarządzania pracą zespołów (Work Flow) 6) Moduł CRM 1) Moduł analizy warunków przeprowadzenia robót / montażu Na etapie tworzenia projektu infrastruktury elektrotechnicznej po raz pierwszy pojawia się charakterystyczny element: współpraca kilku bądź kilkunastu osób reprezentujących poszczególne specjalności (przepisy zakładu/klienta, wymogi prawne, wymagania stawiane przez rodzaj podłoża, geodezja, pozwolenia dla poszczególnych działek itd. ) oraz wnioskodawcę, podwykonawców i klienta. Pociąga to za sobą konieczność automatycznej weryfikacji poprawności ich cząstkowych osiągnięć, a także automatyzacji scalania ich w jeden projekt. Dlatego system oprócz standardowych rozwiązań komunikacyjnych wzbogacony zostanie o inteligentny moduł analizy warunków przeprowadzenia robót / montażu działający w oparciu o dane wprowadzane przez specjalistów podczas realizowania swoich zadań poprzez system. Wyciągnięte przez system wnioski z poprawek wprowadzanych do projektów, uwag odnośnie zastosowanych urządzeń bądź rozwiązań budowlanych, zmiany dokonywane w zaproponowanych przez system projektach itp. będą wpływały na propozycje dawane użytkownikom w kolejnych projektach oraz w zhierarchizowanych alertach (od zagrożenia życia po możliwość np. uszkodzenia kabla elektrycznego przez gryzonie). Z każdym kolejnym projektem zrealizowanym w systemie, on sam będzie się stawał coraz ważniejszym uczestnikiem i koordynatorem komunikacji pomiędzy partnerami. Wnioskodawca i partnerzy będą zatem tworzyli, każdy swoją specjalistyczną warstwę tematyczną tego samego projektu, a system połączy ich starania w jedną spójną całość. Dzięki modułowi analizy danych będzie on w stanie wykazać błędy i niebezpieczeństwa wynikające z zastosowania niewłaściwych technik budowlanych, czy też użycia komponentów instalacji niezdatnych dla danego rodzaju gleby lub nie spełniających wymogów prawnych z o wiele większą pewnością i prędkością niż człowiek. System

4 umożliwi wprowadzenie modyfikacji do projektu i jego części składowych, a następnie zapamięta je, jako wskazówkę dla swojej dalszej pracy. Opisany powyżej moduł zapewnia całkowitą skalowalność i możliwość rozbudowy (dodatkowo rozbudowa następuje automatycznie na podstawie śledzonych czynności podejmowanych przez użytkowników). 2) Moduł kreatora projektów instalacji System wyeliminuje czasochłonny proces wymiany informacji pomiędzy partnerami, który jest niezbędny do stworzenia projektu infrastruktury elektrotechnicznej, a opiera się na połączeniu praktycznej i teoretycznej wiedzy fizycznej oraz znajomości przepisów tudzież praktycznych umiejętności wykonywania instalacji. Sercem systemu będzie moduł kreatora projektów instalacji, który po raz pierwszy połączy całą wiedzę analityczną i prawną z zakresu projektowania infrastruktury elektrotechnicznej na poziomie akademickim i praktyki "terenowej". Efektem jego działania będzie automatyczna i natychmiastowa walidacja stworzonych w kreatorze projektów, na podstawie danych wejściowych zebranych od współpracujących ze sobą partnerów i ekspertów oraz automatyczne sygnalizowanie wykrytych błędów oraz ich rodzaju. Moduł zapewni całkowitą skalowalność i możliwość rozbudowy. (Zob. część na temat innowacji). Współpraca partnerów na etapie tworzenia projektów będzie wymagała zatem wprowadzania dużych ilości danych wejściowych, a prezentacja wyników walidacji musi odbywać się w przejrzystym środowisku, które nie pozostawi wątpliwości w której z dziedzin projektowania nastąpił błąd. Komfort pracy zostanie zapewniony poprzez dynamiczny, przejrzysty i dostosowany do specyfiki projektu interfejs. Interfejs 2D+ polega na tym, że projektanci posługują się zasadniczo interfejsem płaskim, ale wyniki ich wspólnej pracy można przeglądać na zasadzie wzajemnie przenikających się i połączonych odnośnikami warstw. Moduł pozwala na dołączenie dowolnej ilości nowych elementów, a nawet całych warstw tematycznych (np. uwagi koordynatora ze strony klienta wyprowadzone na osobną warstwę tematyczną). Znany z projektów architektonicznych efekt nałożonych na siebie kalek zostanie przeniesiony na ekran komputera. 3) Moduł DMS (Document Management System) Wnioskodawca i partnerzy zajmują się działaniami na polu newralgicznym pod względem przetwarzania materiałów poufnych oraz skali ich wykorzystania. Dane przekazywane w trakcie wspólnego tworzenia i realizacji projektów zawierają często dane na temat własności prywatnej, wewnętrznych spraw przedsiębiorstw / klientów, ale także danych strategicznych dla kraju jak np. projekt infrastruktury telekomunikacyjnej województwa itp. Pociąga to za sobą konieczność zabezpieczenia systemu, poprzez implementację modułu DMS (Document Management System), który umożliwi wymianę danych w bezpiecznym środowisku zgodnym ze standardami wymiany (EDI lub równoważnym) i protokołami zabezpieczeń sieci komputerowej. Dokumenty opatrzone dodatkową klauzulą tajności będą zapisywane na serwerze w wersji zakodowanej i wyświetlane bez możliwości druku, z dostępem jedynie po zastosowaniu podpisu elektronicznego. Moduł zostanie w trakcie produkcji w 100% dopasowany do wymogów struktury zarządzania Wnioskodawcy i partnerów z możliwością jego dalszej rozbudowy (edytor nowych dokumentów) na wypadek przyjęcia nowych kontrahentów i założenia nowych typów kont. Zob. część na temat DMS. 4) Moduł zarządzania zasobami

5 Pomimo swojej złożoności stworzenie wspólnego projektu to tylko pierwszy etap współpracy Wnioskodawcy i partnerów. Po jego zakończeniu instalacja elektrotechniczna przechodzi w fazę realizacji, która z kolei zaczyna się od zamówienia odpowiednich elementów i materiałów oraz wynajęcia potrzebnego sprzętu ciężkiego jest to moment newralgiczny dla kosztów realizacji projektu, a przy tym jak żaden inny wymagający wielokrotnie powielanych kontaktów telefonicznych, mailowych oraz wymiany podpisów i zobowiązań. Sprawę skompletowania wszystkich elementów komplikuje dodatkowo fakt, że Wnioskodawca i jego partnerzy posiadają własne zasoby sprzętu i materiałów, które muszą być na bieżąco sprawdzane, aby niepotrzebnie nie dublować zakupów. System ma pozwolić na prowadzenie wspólnej polityki zakupowej. Z jednej strony pozwolić na sprawdzenie we wspólnym stanie magazynowym posiadanych elementów oraz wolnego sprzętu do realizacji danej inwestycji z drugiej na wystosowanie jednego pakietu zamówień (łatwiejsze zniżki w hurtowniach i wypożyczalniach) po stwierdzeniu braków. Moduł zarządzania zasobami (zintegrowany z DMS i narzędziami komunikacyjnymi) automatycznie przełoży braki magazynowe na pakiet zapytań ofertowych, przetargów, aukcji i ogłoszeń (do decyzji właściciela projektu), poinformuje kontrahentów o rozpoczęciu postępowania, zbierze dane, rozstrzygnie wstępnie postępowanie. Całkowicie zmieni się tym samym podejście do komunikacji pomiędzy partnerami i kontrahentami w dziedzinie poszukiwania dostawców. Moduł zapewnia całkowitą skalowalność i możliwość rozbudowy. (szczegóły w części dot. innowacji) 5) Moduł zarządzania pracą zespołów (Work Flow) Zarządzanie przebiegiem realizacji projektu ma w branży energetycznej kilka momentów krytycznych, które odciążyć powinien moduł zarządzania pracą zespołów (Work Flow). Odegra on rolę w procesie zbierania pozwoleń na prace ziemne, koordynacji dostaw i harmonogramu pracy sprzętu ciężkiego, i zbierania świadectw odbioru odcinków. Na chwilę obecną zarządzanie wspólnym projektem wymaga kontaktów poprzez call center, działy księgowe i logistyczne kilku firm z koniecznością zaakceptowania przez nie koordynatora spoza przedsiębiorstwa (i z drugiej strony odpowiedzialności koordynatora za pracowników innych przedsiębiorstw) pojawiają się tutaj zatem duże problemy kompetencyjne i terminowe. Work flow służyć będzie do całościowego zarządzania realizacją projektu. A zatem do: zarządzania niezbędnymi pozwoleniami (zgoda na przekopanie działki, wyłączanie ulic w miastach itd.) stworzenia harmonogramu pracy poszczególnych podwykonawców na poszczególnych odcinkach, stworzenia harmonogramu pracy maszyn, koordynacji dostaw z harmonogramem prac, koordynacji odbioru odcinków, generowania raportów o poszczególnych podmiotach będących właścicielami procesów, generowania raportów o rentowności.

6 6) Moduł CRM Będzie to podstawowy moduł budowanej platformy B2B, na którym oparta będzie administracja całością systemu B2B, możliwość jego skalowania, samodzielnej nauki systemu, a także wzajemnych powiązań pomiędzy modułami funkcyjnymi. Będzie zawierał również mechanizm pomiaru oszczędności energii. Całość sytemu zostanie przygotowana w dwóch wersjach językowych polskiej i angielskiej, z uwagi na udział partnera zagranicznego. System umożliwi również łatwe dodawanie kolejnych tłumaczeń w przyszłości. Projekt ma na celu stworzenie całkowicie nowego i nie istniejącego na rynku rozwiązania informatycznego. Co za tym idzie, obecnie nie istnieją jego odpowiedniki ani u wnioskodawcy ani u jego partnerów. Założenia projektu wynikają z analizy potrzeb przeprowadzonej wśród kontrahentów wnioskodawcy oraz wśród branży robót ziemnych i montażu elektrotechnicznego. Wszystkie elementy planowanego systemu mają unikalny charakter dostosowany do specyfiki partnerów i branży. Moduł analizy warunków przeprowadzenia robót / montażu to znacznie więcej niż tylko pomoc kontekstowa. Ma on za zadanie zbierać informacje na temat kluczowych czynności wykonywanych przez ekspertów podczas projektowania infrastruktury dobór sprzętu przy danych warunkach, poprawki, wybór elementów infrastruktury (urządzeń, marek, materiałów) w zależności od zmieniających się warunków środowiskowych, rozwiązania problemów prawnych itd. Zebrane informacje będą przetwarzane automatycznie (+ moderacja administratora ze strony wnioskodawcy) w bazę procedur, podpowiedzi i ostrzeżeń. Te z kolei będą prezentowane użytkownikom projektującym kolejne systemy w formie tekstowej jako warstwy tematyczne interfejsu 2D+. Moduł analizy danych da projektowi wartość dodaną w postaci jeszcze lepszego wsparcia dla wszystkich procesów zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami. Moduł kreatora projektów instalacji, jak wspomniano powyżej, po raz pierwszy połączy całą wiedzę analityczną i prawną z zakresu praktyki wykonywania montażu elektrotechnicznego. Eksperci merytoryczni przygotują w tym celu ponad 100 praw/algorytmów dla najczęściej podejmowanych czynności w trakcie projektowania, doboru, zakupu i montażu. Wybrano te czynności, które na bazie doświadczeń Wnioskodawcy można uznać za powtarzalne i możliwe do analitycznego opisu, a także te gdzie pojawia się wysokie ryzyko błędu możliwe do wyeliminowania przez analizę techniczną (merytoryczną). Będą to: 1. kontrola kompletności dokumentacji prawnej dla robót ziemnych 2. kontrola kompletności dokumentacji prawnej dla robót wysokościowych 3. kontrola dokumentów księgowych, uprawnień wykonawczych ekip, bhp i innych 4. analiza błędów podstawowych projektowych 5. nadzór techniczny nad doborem przewodów elektrotechnicznych do zadania 6. nadzór techniczny nad doborem przewodów telekomunikacyjnych do zadania 7. dobór osłon do kabli, światłowodów i innych przewodów: anty UV, anty gryzoń, promień skrętu

7 etc. 8. dobór akcesoriów elektrotechnicznych: rury, rurki, korytka, złączki etc. 9. dobór materiałów spawalniczych, spajalniczych i innych łączeniowych 10. dobór optymalnych urządzeń wykonawczych łączeniowych jak spawarki, zgrzewarki, zaciskarki, etc. 11. dobór maszyn budowlanych i innych urządzeń wykonawczych jak koparki, wdmuchiwarki kabli etc. 12. podstawowa analiza czynnych elementów elektrotechnicznych do zadania 13. analiza zastosowania audytu termowizyjnego. Założono łącznie minimum 100 algorytmów dla powyższych tematów, co stanowi liczbę bezpieczną z punktu widzenia przyszłego funkcjonowania systemu i jego walorów wysokich walorów użytkowych, które mają przełożyć się na sukces ekonomiczny inwestycji. Na tym etapie nie dzielimy łącznej liczby algorytmów na poszczególne kategorie tematyczne, bowiem częściowo pokrywają się one swoimi zakresami, nie mniej jednak dołożymy wszelkich starań i naszej najlepszej wiedzy technicznej, żeby ostateczny kształt systemu był zorganizowany w sposób praktyczny i najlepiej odpowiadający potrzebom firmy. Zaimplementowanie wymienionych algorytmów w momencie rozruchu da możliwość automatycznej walidacji każdego projektu tworzonego przez kilku projektantów z różnych firm równocześnie. Co więcej system sam będzie w stanie na ich bazie zaproponować gotowe rozwiązania (każdego dnia bardziej precyzyjne dzięki wspomnianemu już modułowi analizy danych) i przedstawić je projektantowi jako bazę dla modyfikacji projektu (aby ten spełniał wymogi norm, prawne, regulaminu zakładu). W znaczącym stopniu usprawni to pracę projektantów, którzy będą na bieżąco informowani o konsekwencjach swoich wyborów na wszystkich wymienionych wcześniej warstwach tematycznych w celu uzyskania największej dokładności projektu. Opisywany system nie ma odpowiednika na rynku światowym i powstanie w całości w celu zaspokojenia obecnych potrzeb branży, wnioskodawcy i jego partnerów. Wyświetlenie wyników dokonywanej na bieżąco analizy projektu w formie graficznej dokona się poprzez Interfejs 2D+. Projektanci uzyskają możliwość wspólnej pracy nad projektem, przy czym każdy opracowywać będzie własną "warstwę" tematyczną. Warstwy będą łączyły się relacjami z podstawowym projektem infrastruktury tj. np. określenie typu instalacji pociągnie za sobą możliwość wyświetlenia odpowiednich alertów z ostrzeżeniami dla miejsc, w których źle dobrano przekrój kabla, zmiana określenia typu gleby pociągnie za sobą wyświetlenie artykułów dotyczących wymogów prawnych; nad tym wszystkim użytkownik wyświetli jeszcze np. warstwę ze wskazówkami przygotowanymi przez klienta na której oprócz tekstu zamieszone zostały również fotografie poszczególnych odcinków. Praca oparta na interfejsie 2D+ znacznie przyspieszy realizację projektu i da możliwość przejrzystej wizualizacji, a także lepszego dostosowania projektu do warunków środowiskowych a co za tym idzie mniejszej ilości poprawek. Ma to szczególne znaczenie dla weryfikacji poprawności wspólnych przedsięwzięć wnioskodawcy i partnerów. Elementem systemu szczególnie ważnym dla bezpieczeństwa danych poufnych jest moduł DMS (Document Management System), który umożliwi wymianę danych w bezpiecznym środowisku zgodnym

8 ze standardami. (więcej na ten temat poniżej) Obecnie obowiązującym sposobem wymiany dokumentów jest przesyłanie ich mailami, a podpisane oryginały przesyłane są za pomocą kurierów, listów poleconych oraz przesyłek kurierskich. Dzięki systemowi całkowitej automatyzacji ulegnie proces wielokrotnego przesyłania kolejnych wersji projektu, rozliczeń, potwierdzeń odbioru, protokołów zdawczo odbiorczych. Wykorzystanie nowego systemu pozwoli całkowicie wyeliminować koszty i czasochłonność związane z wysyłką dokumentów pocztą. Moduł zarządzania zasobami po pierwsze da możliwość wspólnego zarządzania zasobami posiadanych maszyn i elementów składowych infrastruktury, a dokładna wiedza w tym względzie jest kluczowa dla niedublowania zakupów. Braki magazynowe i sprzętowe stwierdzone w kontekście danej inwestycji system automatycznie przełoży na pakiet zapytań ofertowych, przetargów, aukcji i ogłoszeń (do decyzji właściciela projektu). Zapytania mogą być rozsyłane ze względu na markę lub lokalizację inwestycji. Robot stanowiący część modułu będzie przeszukiwał strony www i zbierał informacje o potencjalnych dostawcach z uwzględnieniem danych geograficznych i zakresu oferty produktowej/usługowej. Dostawcy posiadający konto w systemie będą mogli brać udział w aukcjach zleceń ANTYAUKCJA, czyli kto da mniej aukcja będzie trwała określoną ilość czasu i doprowadzi do wyboru dostawcy realizującego zamówienie w najkrótszym czasie i po najniższej cenie (według ustalonego dla aukcji współczynnika). Obecnie proces wyboru dostawców jest najdłuższym etapem w fazie realizacji projektu. Wymaga nawet kilku telefonistów, którzy korzystają ze zbioru danych dostawców lub samodzielnie przeszukują internet. Do porównywania ofert używany jest arkusz kalkulacyjny. Ta całkowicie niedoskonała metoda doprowadza często do wybierania ofert z konieczności a nie z powodu ich atrakcyjności. Szczególnie trudne jest wzięcie pod uwagę czynnika geograficznego (np. w przypadku zakupu kabli od producenta, położenie fabryki względem miejsca prowadzenia inwestycji może podnosić znaczenie cenę produktu pomimo że na papierze był najtańszy, koszt końcowy jest wyższy) proponowany system automatycznie weźmie pod uwagę elementy wyceny, zmniejszając koszty poszukiwania dostawców do poziomu opłaty za moderację systemu. Zapewni pełną przejrzystość wyboru dostawców (dla partnerów współpracujących przy projekcie) przez co wyeliminowane zostaną przypadki nieporozumień na tym polu. Czynniki geograficzne prowadzą do ostatniego modułu funkcjonalnego Modułu zarządzania pracą zespołów (Work Flow). Odegra on rolę w procesie zlecania dostaw i ich koordynacji względem harmonogramu wykonywania prac. Istotnym jest by zrozumieć specyfikę branży: realizowane projekty elektrotechniczne balansują zawsze na granicy opłacalności. Każda godzina pracy sprzętu to koszty ponoszone przez wykonawcę. Brak koordynacji dostaw komponentów na odpowiednie odcinki pracy skutkuje przestojami stanowiącymi straty mogące zniweczyć cały zarobek z wygranego przetargu. Zresztą nie chodzi tylko o dostawy komponentów, ale również o braki w dokumentacji i zmianę przydziału maszyn dla odcinków. Niniejszy moduł pozwoli uporać się Wnioskodawcy i partnerom ze zmiennością kosztów wykonania oraz pozbyć się kosztów związanych z niedopatrzeniami przy zarządzaniu kilkoma/kilkunastoma zespołami robotników np. w skali województwa. Będą przez to mogli wykonywać większe zlecenia i znacznie podnieść swoje zyski. Work flow pozwoli całkowicie odmienić tę sytuację, zapewniając scentralizowane zarządzanie czasem pracy maszyn i pozwalając skoordynować przepływ dokumentacji i dostawy komponentów. Służyć będzie zatem do całościowego zarządzania realizacją projektu, czyli: zarządzania niezbędnymi pozwoleniami (zgoda na przekopanie działki, wyłączanie ulic w miastach itd.)

9 stworzenia harmonogramu pracy poszczególnych podwykonawców na poszczególnych odcinkach, stworzenia harmonogramu pracy maszyn, koordynacji dostaw z harmonogramem prac, koordynacji odbioru odcinków, generowania raportów o poszczególnych podmiotach będących właścicielami procesów, generowania raportów o rentowności. Wszystkie moduły systemu będą się wzajemnie uzupełniać, wspierając i potęgować swoje możliwości, co przy zbiorczym zamówieniu pozwoli otrzymać je po niższej cenie niż gdyby produkować tworzyć każdy osobno i następnie łączyć. W ramach niniejszej inwestycji nastąpi wdrożenie technologii elektronicznej wymiany danych. Elektroniczna wymiana danych będzie odbywać się przy udziale standardu EDIFACT lub równorzędnym. Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (UN / EDIFACT) jest międzynarodową normą dotyczącą elektronicznej wymiany danych, opracowaną w ramach Organizacji Narodów Zjednoczonych. Prace w zakresie utrzymania i dalszego rozwoju tego standardu są dokonywane przez UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) w ramach Komisji Gospodarczej ONZ dla Europy. W 1987 roku EDIFACT został przyjęty przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) jako norma ISO Norma EDIFACT uwzględnia: 1) Zasady składni, wytyczne i wielopoziomowy system katalogów (tzw. Baza Normatywna EDIFACT) strukturyzujące dane. 2) Protokół interaktywnej wymiany danych (I EDI). Standardowe komunikaty, które pozwalają na wymianę danych pomiędzy różnymi krajami i wieloma branżami. Obecnie EDIFACT uwzględnia ponad 200 standaryzowanych komunikatów. Wskazana technologia elektronicznej wymiany danych zagwarantuje wysoką skalowalność platformy B2B i umożliwi dołączenie do niej w dowolnej chwili nowych użytkowników. Całość rozwiązania budowana jest na uniwersalnych interfejsach, które mogą zostać wykorzystywane przez kolejnych partnerów. Technologia elektronicznej wymiany danych obejmie następujące procesy biznesowe: Przygotowanie projektu infrastruktury elektrotechnicznej dla klientów, Przeprowadzenie wzajemnej inwentaryzacji magazynów w perspektywie danego projektu, Składanie zamówień na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji magazynów w perspektywie danej inwestycji, Zarządzanie realizacją zamówień logistyka, Transmisja dokumentów.

10 Elementem systemu szczególnie ważnym dla bezpieczeństwa danych poufnych jest moduł DMS (Document Management System), który umożliwi wymianę danych w bezpiecznym środowisku zgodnym ze standardami wymiany (EDIFACT lub równoważnym) i protokołami zabezpieczeń sieci komputerowej. Struktura repozytorium dokumentów zgodna będzie z normą EDIFACT, co pozwoli na szybką integrację z systemami klientów zagranicznych. Dokumenty opatrzone dodatkową klauzulą tajności będą zapisywane na serwerze w wersji zakodowanej i wyświetlane bez możliwości druku, a dostęp do nich uzyskiwany będzie jedynie po zastosowaniu podpisu elektronicznego. Moduł wymiany dokumentów zostanie zintegrowany z pozostałymi elementami systemu oraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przez co całkowitej automatyzacji ulegnie proces rozliczeń, potwierdzeń odbioru, protokołów zdawczoodbiorczych. Moduł zostanie w trakcie produkcji w 100% dopasowany do wymogów struktury zarządzania Wnioskodawcy i partnerów z możliwością ciągłej rozbudowy (edytor nowych dokumentów) na wypadek przyjęcia nowych kontrahentów i założenia nowych typów kont. Budowa modułowa systemu ma zapewnić możliwość dynamicznego podłączania systemu DMS w dowolnym miejscu dowolnego procesu. Oznacza to, że jeśli pojawi się w systemie nowy moduł, nowy rodzaj klienta, nowy typ procesu, DMS pozwoli na stworzenie właściwej struktury danych i wykreowania nowego typu dokumentu, a następnie zaimplementowanie go w odpowiednim miejscu formularza / interfejsu nowego modułu. Przy założeniu, że wszystkie te czynności będzie mógł wykonać samodzielnie moderator ze strony wykonawcy, bez konieczności dopłat i korzystania z usług firm informatycznych. Implementacja DMS w poszczególnych modułach systemu. Moduł kreatora projektów instalacji służy do tworzenia projektów infrastruktury elektrotechnicznej. Wynikiem jego działania są projekty zawierające poufne dane klientów na temat struktury zakładu, własności działek oraz przebieg infrastruktury mającej znaczenie strategiczne łączność, zasilanie. Obecnie praca nad projektem wymaga nie tylko obiegu dokumentów papierowych, lecz również wielokrotnych wyjazdów (pomiędzy województwami) ekspertów dziedzinowych z różnych przedsiębiorstw w celu omawiania szczegółów współpracy. Proponowany system pozwoli na niemal całkowite wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych (niemal, ponieważ część dokumentacji w świetle prawa musi pozostać w formie papierowej np. ostateczna wersja projektu instalacji z odpowiednimi podpisami urzędowymi do wglądu ewentualnej kontroli, urzędy nie są w tej chwili przygotowane do użycia podpisów elektrycznych) oraz zminimalizowanie konieczności wyjazdów służbowych do niezbędnego minimum. Zażegnane zostanie również zagrożenie wynikające z wielokrotnego przesyłania informacji poufnych również o znaczeniu strategicznym dla klienta/kraju, a co niemniej ważne wyeliminowane zostaną ludzkie błędy i omyłki. Moduł zarządzania zasobami automatycznie przekłada projekt na pakiet zapytań ofertowych, przetargów, aukcji i ogłoszeń (do decyzji właściciela projektu). Umożliwia wnioskodawcy i partnerom całkowite wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych w tej sferze działalności. DMS da do dyspozycji użytkownikom systemu gotowe formatki ofertowe standaryzując tym samym proces przetargowy, czyniąc go przejrzystym i poddawanym analizie. System ustandaryzuje także formę odpowiedzi na zapytania ofertowe, wszyscy kontrahenci będą korzystali z tych samych formatek ofertowych (struktura do decyzji ogłaszającego przetarg), co pozwoli automatycznie przedstawiać wyniki zapytań i automatycznie obliczać cenę całościową np. z kosztami transportu. System będzie też zbierał archiwum ofert do późniejszego wglądu. Do porównywania ofert używany jest obecnie arkusz kalkulacyjny, a zatem dla pracy wnioskodawcy i partnerów, a także dla całej branży jest to całkowita innowacja pozwalająca zmniejszyć czas realizacji projektu o ok. 70% i zmniejszyć koszty do poziomu

11 opłaty za moderację systemu. Elektroniczny obieg dokumentów ma szczególne znacznie również dla modułu logistyki zamówień (Work Flow), gdyż kontroluje on proces zlecania dostaw, śledzenia przesyłek i zbierania świadectw odbioru. Work flow służyć będzie do całościowego zarządzania realizacją projektu. A zatem do: zarządzania niezbędnymi pozwoleniami (zgoda na przekopanie działki, wyłączanie ulic w miastach itd.) stworzenia harmonogramu pracy poszczególnych podwykonawców na poszczególnych odcinkach, stworzenia harmonogramu pracy maszyn, koordynacji dostaw z harmonogramem prac, koordynacji odbioru odcinków. Obecnie ani po stronie wnioskodawcy ani po stronie partnerów nie istnieje system, który pozwalałby na całościową kontrolę i koordynację procesu wdrażania wspólnych projektów infrastruktury elektrotechnicznej tj. całościowego zarządzania sprawami dostaw, przebiegiem robót ziemnych i montażowych. Protokoły odbioru prac, wyniki testów i audytów, umowy cząstkowe i podwykonawcze, świadectwa odbioru dostaw i zakończenia robót i wszystkie inne dokumenty wymagające podpisów stron (często więcej niż dwóch) krążą pomiędzy kontrahentami za pomocą poczty i kurierów. Implementacja systemu DMS z kwalifikowanym podpisem elektronicznym pozwoli na całkowitą zmianę podejścia do obiegu dokumentów. Planowane rozwiązania pozwolą na niemal całkowite wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych. Dodatkowo wykorzystanie DMS z podpisem elektronicznym stworzy zupełnie nieznaną dotąd jakość pracy przy realizowaniu projektów przez kilka podmiotów równocześnie co idealnie pasuje do pracy wykonywanej przez Wnioskodawcę jako integratora i grupę jego partnerów, poddostawców i podwykonawców jako kontrahentów. Projekt przewiduje wdrożenie dwóch zaawansowanych usług automatycznego przetwarzania danych, jako modułów wnioskowanego systemu, natomiast jego całość udostępniona zostanie użytkownikom w formule Software as a Service. Opis usług: 1) Moduł analizy warunków przeprowadzenia robót / montażu działający w oparciu o dane wprowadzane przez specjalistów podczas realizowania swoich zadań poprzez system. Wyciągnięte przez system wnioski z poprawek wprowadzanych do projektów, uwag odnośnie zastosowanych urządzeń bądź rozwiązań budowlanych, zmiany dokonywane w zaproponowanych przez system projektach itp. będą wpływały na propozycje dawane użytkownikom w kolejnych projektach oraz w zhierarchizowanych alertach (od zagrożenia życia po możliwość np. uszkodzenia kabla elektrycznego przez gryzonie). Przedmiotem niniejszej usługi jest udostępnienie przez system bazy wiedzy powstałej na skutek

12 przetworzenia danych wejściowych wprowadzonych przez wszystkich użytkowników systemu. System nie przekazuje tych danych od użytkownika do użytkownika, lecz uśrednia je, przetwarza, łączy w łańcuchy decyzyjne (wybór kabla typu X powoduje konieczność zastosowania dodatkowej izolacji Y z uwagi na występowanie czynnika Z) Usługa udostępniać będzie komentarze innych projektantów oraz specjalistyczne opracowania branżowe w postaci "warstw" tematycznych nakładanych na projekt i powiązanych z jego poszczególnymi elementami poprzez odnośniki. Usługa ta bazować będzie na specyficznym dla wnioskodawcy know how na temat metod pracy nad projektami infrastruktury elektrotechnicznej oraz na jedynej w swoim rodzaju bazie informacji uzyskanych w trakcie wykonywania zleceń i konsultacji branżowych. Usługa taka jak dotąd nie istnieje na rynku, szczególnie w kontekście łączenia oferty różnych dostawców i producentów dla zbudowania jednej oferty dla odbiorcy. Przedmiot usługi znacznie wykracza zatem poza wymianę danych, dostęp do bazy danych, obsługę relacji handlowych lub dostęp do narzędzi koordynujących współpracę między przedsiębiorcami. 2) Moduł kreatora projektów instalacji, jak wspomniano powyżej, wdrożony system B2B po raz pierwszy połączy całą wiedzę analityczną i prawną z zakresu projektowania infrastruktury elektrotechnicznej na poziomie akademickim i praktyki "terenowej". Eksperci merytoryczni przygotują w tym celu 100 praw/algorytmów dla najczęściej podejmowanych w trakcie montażu czynności. Wybrano te czynności, które na bazie doświadczeń Wnioskodawcy można uznać za powtarzalne i możliwe do analitycznego opisu. Będą to: 1. kontrola kompletności dokumentacji prawnej dla robót ziemnych 2. kontrola kompletności dokumentacji prawnej dla robót wysokościowych 3. kontrola dokumentów księgowych, uprawnień wykonawczych ekip, bhp i innych 4. analiza błędów podstawowych projektowych 5. nadzór techniczny nad doborem przewodów elektrotechnicznych do zadania 6. nadzór techniczny nad doborem przewodów telekomunikacyjnych do zadania 7. dobór osłon do kabli, światłowodów i innych przewodów: anty UV, anty gryzoń, promień skrętu etc. 8. dobór akcesoriów elektrotechnicznych: rury, rurki, korytka, złączki etc. 9. dobór materiałów spawalniczych, spajalniczych i innych łączeniowych 10. dobór optymalnych urządzeń wykonawczych łączeniowych jak spawarki, zgrzewarki, zaciskarki, etc. 11. dobór maszyn budowlanych i innych urządzeń wykonawczych jak koparki, wdmuchiwarki kabli etc. 12. podstawowa analiza czynnych elementów elektrotechnicznych do zadania 13. analiza zastosowania audytu termowizyjnego. Pod tym względem projekt systemu jest całkowicie unikalny. Nigdy wcześniej nie połączono całej wiedzy z zakresu projektowania infrastruktury elektrotechnicznej w jednym systemie informatycznym.

13 Algorytmy zostaną zmówione u ekspertów na poziomie akademickim, którzy współpracować będą ściśle z informatykami wykonawcy systemu w celu dostosowania algorytmów na potrzeby konkretnych języków programowania. Usługa stanowić będzie zatem komercjalizację wyników badań naukowych w zakresie technologii informatycznych i specjalistycznych algorytmów wymienionych już rodzajów czynności. Cała ta praca służy udostępnieniu użytkownikom systemu, który już w momencie rozruchu będzie w stanie z dużym prawdopodobieństwem zwalidować projekt infrastruktury elektrotechnicznej na podstawie zaimplementowanych algorytmów, praw i opracowań specjalistycznych. Użytkownik będzie mógł wprowadzić modyfikacje zasugerowane przez system np. podmienić typ kabla na inny spełniający warunki normy. System przedstawi raport z podsumowaniem projektu, którego przygotowanie w sposób tradycyjny wymagałoby wielu godzin pracy i żmudnych obliczeń. Opisane wyżej usługi zaawansowane zostaną udostępnione użytkownikom spoza firmy Evdic i jej partnerów jako integralna część systemu wraz z opisanymi w tym projekcie modułami do zarządzania danymi i procesami. Całość systemu jest kompleksową odpowiedzią na zapotrzebowanie branży elektrotechnicznej i robót ziemnych. Jak wykazujemy w części biznesplanu oraz prezentacji partnerów i przedsiębiorców zainteresowanych późniejszym wykorzystaniem systemu nasze otoczenie biznesowe uważa niniejszy projekt za szansę na poprawę jakości oferowanych projektów i optymalizacji przebiegu realizacji, a co za tym idzie na duże oszczędności na wykonawstwie dla nich, a zwiększoną ilość zakończonych sukcesem inwestycji dla naszego kraju. System ma charakter innowacyjny, dedykowany dla potrzeb branży, a jego największą zaletą jest skalowalność, elastyczność i częściowe otwarcie na dostęp z zewnątrz. Ważną rzeczą jest planowana dostępność funkcjonalności nie tylko dla partnerów i kontrahentów Evdic, ale także dla kadry technicznej i decyzyjnej zamawiającego usługę i dostawę inwestora, z którym czasem nasza firma nie ma bezpośredniego kontaktu, a jedynie ma kontakt ze swoim klientem kontrahentem czyli deweloperem, wykonawcą generalnym etc. Można mieć pewność, że realizacja niniejszego projektu, uzależniona od pozyskania dotacji, spowoduje znaczącą ekspansję rynkową firmy, co przełoży się na pozytywny wpływ oferowanych poprawnych merytorycznie (nawet optymalnych ekonomicznie koszt inwestycji do efektu, bezpieczeństwa utrzymania ruchu i użytkowania, ekonomiki i ochrony środowiska) rozwiązań na większą ilość podmiotów w Polsce i w Europie. System ten będzie krzewił pozytywną postawę wobec środowiska naturalnego poprzez optymalny energetycznie dobór rozwiązań u swoich użytkowników. Kompleksowość systemu pozwoli na to, aby był on wykorzystywany przez wnioskodawcę i jego partnerów do komunikacji pomiędzy sobą nawzajem w pracy nad wspólnymi projektami, a także do zarządzania każdą z firm. System ma współpracować z przyszłymi użytkownikami instalacji czyli przedstawicielami inwestora: głównie jego kadry technicznej i inżynierskiej. System będzie udostępniony w formule SaaS stąd dzierżawa odpowiednio skonfigurowanego serwera w ramach projektu, na rozruch (w późniejszym okresie infrastruktura będzie rozwijana siłami wnioskodawcy). Kluczowe w wyborze tej formuły jest umożliwienie szybkiego dostępu do proponowanych technologii informatycznych bez konieczności długotrwałych wdrożeń i dużych inwestycji ze strony partnerów. Niebagatelne znaczenie ma również brak konieczności instalacji oprogramowania i możliwość korzystania z niego w dowolnym momencie z dowolnego typu urządzenia.