SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) Część I Postanowienia Ogólne

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA () I. Przedmiot zamówienia. Część I Postanowienia Ogólne 1. Celem zamówienia jest wykonanie lub zakup, dostawa i montaż mebli, zakup i dostawa urządzeń wielofunkcyjnych, lampek biurkowych oraz stojaków na ubrania dla pracowników realizujących zadania związane z digitalizacją i rekonstrukcją materiałów audiowizualnych w budynku L pomieszczenia oraz w budynku K pomieszczenia 24 i 24A w związku z zawarciem umowy o dofinansowanie projektu nr POPC /16-00 Digitalizacja Polskiej Szkoły Telewizyjnej i Filmowej z Archiwum TVP S.A. współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata Przedmiot zamówienia podzielony jest na sześć części: CZĘŚĆ I - Meble biurowe i szafy do przechowywania. (CPV ) CZĘŚĆ II Fotele biurowe (CPV ) CZĘŚĆ III Krzesła konferencyjne i kanapy (CPV ) CZĘŚĆ IV Lampki biurkowe (CPV ) CZĘŚĆ V Urządzenia wielofunkcyjne (CPV ) CZĘŚĆ VI Stojak na ubrania (CPV ) 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Części II Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (zwanej dalej ) oraz w Załączniku Nr 1 do Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. II. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia oferty sporządzonej zgodnie z wymogami niniejszej do dnia 20 lutego 2017 r., do godz. 12:00 w formie elektronicznej na adres paulina.bogumil@tvp.pl. W tytule wiadomości proszę umieścić tekst: Oferta na wyposażenie biurowe część nr [ ] 2. Dopuszcza się składanie ofert częściowych na wykonanie przedmiotu zamówienia. Każdy z Wykonawców może złożyć ofertę na jedną, więcej lub wszystkie części stanowiące przedmiot zamówienia. Zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej części. 3. Dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwa lub więcej podmiotów ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum). 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do niniejszej, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do ich treści. 1

2 III. Ogólne warunki dostawy, gwarancji i płatności 1. Dostawa i uruchomienie: 1.1. Celem zamówienia jest wykonanie lub zakup, dostawa i montaż mebli, zakup i dostawa urządzeń wielofunkcyjnych, lampek biurkowych oraz stojaków na ubrania dla pracowników realizujących zadania związane z digitalizacją i rekonstrukcją materiałów audiowizualnych. Dostawa objętych zamówieniem przedmiotów może się odbywać od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 16:00 samochodem dostawczym na teren Telewizji Polskiej przez przejazd bramowy od strony ul. Samochodowej W transporcie do i wewnątrz budynku należy uwzględnić następujące ograniczenia: wymiar otworów drzwiowych głównych w świetle szer. 115 cm wys. 200 cm, 1.3. Objęte zamówieniem przedmioty należy dostarczyć do pomieszczeń w budynku L i K zlokalizowanych na parterze Elementy zamówienia poddane zostaną odbiorowi końcowemu najpóźniej w terminie do 45 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający dopuszcza dokonanie odbioru ilościowego przedmiotu umowy w maksymalnie trzech częściach (etapach). W terminie wskazanym przez Zamawiającego, ale nie później niż w terminie do 45 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy Meble po każdym odbiorze ilościowym zostają przejęte przez Zamawiającego i objęte ubezpieczeniem Zamawiającego Przez instalację i montaż mebli z CZĘŚCI I, II, III, IV, VI należy rozumieć ich wniesienie do pomieszczeń docelowych, rozpakowanie, złożenie lub zmontowanie i rozmieszczenie według wytycznych Zamawiającego. W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego W zakresie instalacji i montażu mebli, Wykonawca musi zapewnić wszelki niezbędny sprzęt i materiały (np. drabiny, rusztowania, kołki montażowe, kątowniki itp., które muszą zostać uwzględnione w wycenie mebli i które nie będą opłacane oddzielnie. 2. Gwarancja i serwis 2.1. Gwarancja na przedmiot zamówienia obejmować musi wszystkie dostarczone elementy. W zaoferowanym okresie gwarancji Wykonawca zapewni również bezpłatne czynności serwisowe, jeśli są one wymagane zgodne ze wskazaniami producenta mebli lub sprzętu. Zamawiający żąda minimalnego okresu gwarancji wynoszącego 24 miesiące. Okres gwarancji na przedmiot umowy określa oferta Wykonawcy i liczony jest od dnia odbioru końcowego przedmiotu umowy. 2.2 Zaoferowanie dłuższego niż minimalny określony powyżej, okres gwarancji skutkować będzie przyznaniem punktów w kryterium okres gwarancji, zgodnie z zasadami określonymi w Części IV ust III pkt

3 2.3. Gwarancją nie są objęte uszkodzenia mechaniczne powstałe na skutek niewłaściwego użytkowania (niezgodnego z przeznaczeniem lub instrukcją) lub na skutek wandalizmu, zalania, obtłuczenia, zarysowania lub działania szkodliwych substancji chemicznych, z wyjątkiem tych produktów, dla których w specyfikacji technicznej wskazano wymóg odporności na działanie tych związków chemicznych lub wilgoci, oraz opisano ich zastosowanie W przypadku uszkodzenia lub awarii objętej gwarancją i uniemożliwiającej eksploatację maksymalny czas na wykonanie naprawy i przywrócenie do pełnej sprawności to 14 dni od momentu zgłoszenia uszkodzenia lub awarii przez Zamawiającego. W uzasadnionych przypadkach strony mogą ustalić termin dłuższy niż 14 dni. 3. Warunki płatności 3.1. Zamawiający nie przewiduje możliwości rozliczeń częściowych za dostawę i montaż poszczególnych przedmiotów, przy czym dostawy mogą się odbyć w maksymalnie trzech etapach Wykonawca wystawi fakturę w ciągu 7 dni od daty podpisania Protokołu Odbioru końcowego przez Zamawiającego. 3.3 Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, nastąpi przelewem na konto wskazane na fakturze VAT w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Część II Opis przedmiotu zamówienia 1. Celem zamówienia jest wykonanie lub zakup, dostawa i montaż mebli, zakup i dostawa urządzeń wielofunkcyjnych, lampek biurkowych oraz wieszaków na ubrania dla pracowników realizujących zadania związane z digitalizacją i rekonstrukcją materiałów audiowizualnych. Część I Meble biurowe (CPV ) 1. Biurko prostokątne x80x75(h) 2. Biurko z nadstawką 4 Specyfikacja w zał. Nr 1A do 3. Biurko w kształcie litery L 3 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 1 do 3

4 lewostronne 4. Biurko w kształcie litery L prawostronne 5 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 1 do 5. Biurko prostokątne 5 160x80x75(h) 6. Biurko w kształcie litery L lewostronne 1 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 1 do 7. Dostawka do biurka z poz. 8 2 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 2 do 8. Biurko z nadstawką 1 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 2 do 9. Ścianka działowa długa 6 Do biurka z pozycji 1. Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 3 do 10. Ścianka działowa krótka 41 Do biurka z pozycji 1. i 5. Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 3 do 11. Stolik kawowy okrągły 5 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 4 do 12. Stół konferencyjny 1 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 5 do 13. Szafka podbiurkowa 3 Specyfikacja w zał. Nr 1A poz. 6 do 14. Blat z nogami 1 Specyfikacja w zał. nr 1A poz. 7 do 15. Szafa wolnostojąca o wysokości 230 cm 16. Szafa wolnostojąca o wysokości 200 cm 11 Specyfikacja w zał. nr 1A do poz. 8 2 Specyfikacja w zał. nr 1A do poz Komoda o wysokości 100 cm 3 Specyfikacja w zał. nr 1A do poz Komoda o wysokości 80 cm 1 Specyfikacja w zał. nr 1A do 4

5 poz. 8 CZĘŚĆ II fotele biurowe (CPV ) 19. Fotel obrotowy biurowy 50 Specyfikacja w zał. nr 1B do CZĘŚĆ III krzesła konferencyjne i kanapy (CPV ) 20. Kanapa dwuosobowa 3 Specyfikacja w zał. nr 1C do poz Krzesło konferencyjne 25 Specyfikacja w zał. nr 1C do poz. 2 CZĘŚĆ IV lampki biurkowe (CPV ) 22. Lampka biurkowa (z żarówką) 50 Specyfikacja w zał. nr 1D do CZĘŚĆ V urządzenia wielofunkcyjne (CPV ) 5

6 23. Urządzenie wielofunkcyjne 2 Specyfikacja w zał. nr 1E do CZĘŚĆ VI wieszaki na ubrania (CPV ) 24. Stojak na ubrania 10 Specyfikacja w zał. nr 1F do Część III Wymagane dokumenty I. Dokumenty i oświadczenia jakie musi zawierać Oferta 1. Prawidłowo wypełniony Formularz Ofertowy - Załącznik Nr 2 do. Formularz ten należy wypełnić osobno dla każdej części zamówienia, na jaką Wykonawca składa ofertę. 2. Prawidłowo wypełniony odpowiedni dla danej części zamówienia Formularz Cenowy: - Załącznik Nr 2A dotyczy CZĘŚCI I zamówienia, - Załącznik Nr 2B dotyczy CZĘŚCI II zamówienia, - Załącznik Nr 2C dotyczy CZĘŚCI III zamówienia, - Załącznik Nr 2D dotyczy CZĘŚCI IV zamówienia, - Załącznik Nr 2E dotyczy CZĘŚCI V zamówienia, - Załącznik Nr 2F dotyczy CZĘŚCI VI zamówienia, 3. Wraz z ofertą składaną na CZĘŚĆ I, II, III, IV, V, VI zamówienia, dla każdego oferowanego przedmiotu należy dołączyć osobną kartę katalogową, która powinna zawierać co najmniej: a) proponowany produkt, b) opis elementów: np. półek, drążków podłużnych i poprzecznych, ich liczbę i wymiary, oraz wykaz użytych materiałów; lub parametrów technicznych w przypadku przedmiotów z CZĘŚCI IV i V c) szkice podglądowe oferowanych mebli, wszystkie wymiary oraz opis szczegółów technicznych pozwalających zweryfikować wymagania Zamawiającego. Uwaga! W przypadku, gdy karta katalogowa nie będzie zawierać wszystkich informacji pozwalających na weryfikacje spełniania wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do załączenia innego dodatkowego dokumentu zawierającego 6

7 te informacje. Część IV Procedura postępowania dotycząca wyboru oferty najkorzystniejszej I. Ocena Wykonawców i ofert 1. Zamawiający powiadomi na piśmie o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zamieści informacje na stronie internetowej Zamawiającego oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. II. Opis sposobu obliczania ceny 1. Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 2. Cena winna być podana cyfrowo i słownie w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (do 1 grosza). 3. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. 4. Nie dopuszcza sie rozliczeń w walutach obcych. 5. Wykonawca poda w Formularzu Ofertowym Załącznik Nr 2 do cenę oferty wyliczoną za pomocą odpowiedniego dla danej części zamówienia Formularza Cenowego Załącznik Nr 2A, 2B, 2C, 2D, 2E, 2F do. 6. Wykonawca, dokonując kalkulacji warunków cenowych swoich ofert jest zobowiązany do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji. III. Opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. 1. Ocenie będą podlegały oferty ważne Oferty oceniane będą na podstawie następujących kryteriów: cena brutto waga 95% okres gwarancji waga 5% 1.2. Ocena ofert zostanie dokonana wg poniższego wzoru: P = Pc + Pg gdzie: P łączna liczba punktów przyznanych badanej ofercie, Pc liczba punktów w kryterium cena brutto, Pg liczba punktów w kryterium okres gwarancji, 1.3. Ocena w poszczególnych kryteriach dokonywana będzie na poniższych zasadach: 7

8 Każda z ważnych ofert będzie punktowana w kryterium określonym pkt ) poprzez porównanie ceny brutto oferty najniższej do ceny brutto badanej ze wszystkich ważnych ofert, wg poniższego wzoru: Pc = (Cn : Cb) x 95% x 100 pkt gdzie: Cn cena brutto najniższa spośród wszystkich ofert podlegających ocenie, Cb cena brutto oferty badanej Każda z ważnych ofert będzie punktowana w kryterium określonym w pkt ) poprzez przyznanie punktów za zaoferowany okres gwarancji w następujący sposób: 1) za zaoferowanie okresu gwarancji od 24 do 35 miesięcy Wykonawca otrzyma 2 punkty, 2) za zaoferowanie okresu gwarancji powyżej 36 miesięcy Wykonawca otrzyma 5 punktów Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która łącznie (suma punktów przyznanych we wszystkich kryteriach oceny ofert) uzyska największą liczbę punktów obliczonych zgodnie z wzorem określonym w pkt Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. CZĘŚĆ V Postanowienia końcowe 1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Udzielenie zamówienia 2.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym w niniejszej Specyfikacji oraz została uznana za najkorzystniejszą Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający ogłosi wyniki postępowania Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. 3. Istotne postanowienia umowy Postanowienia umowy oraz zasady współpracy pomiędzy wybranym do realizacji zamówienia Wykonawcą a Zamawiającym określają istotne postanowienia umowy stanowiące Załącznik Nr 3 do 4. Obowiązujące przepisy Zamówienie zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2015 r. poz. 2164). tj. bez zastosowania procedur określonych tą ustawą, bowiem wartość szacunkowa przedmiotowego zamówienia nie przekracza 8

9 wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. W kwestiach, które nie zostały wyjaśnione w niniejszej zastosowanie maja przepisy Kodeksu cywilnego. 5. Informacje o zasadach wprowadzania zmian do zawartej umowy Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonany zostanie wybór Wykonawcy. Zmiany dotyczyć mogą następujących kwestii: a) osoby uprawnionej do kontaktu lub podpisania protokołu odbioru ze strony Zamawiającego lub Wykonawcy. Zmiana dokonana zostanie w przypadku zaistnienia okoliczności faktycznie obiektywnych, które uniemożliwiać będą konkretnej osobie wskazanej w umowie do realizacji jej postanowień, np.: rozwiązanie umowy o prace, choroba, śmierć pracownika, utrata uprawnień, itp., b) stawki podatku VAT, zgodnie w powszechnie obowiązującymi przepisami prawa z uwzględnieniem zmiany w całościowym wynagrodzeniu Wykonawcy. Zmiana dokonana zostanie w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie rozliczeń podatkowych i obowiązujących stawek podatku VAT mających związek z niniejszym przedmiotem zamówienia. Jeżeli w trakcie realizacji umowy Zamawiający lub Wykonawca dojdzie do wniosku, że w celu właściwej realizacji zamówienia istnieje potrzeba dokonania przewidzianej przez Zamawiającego w zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty, to każda ze stron może sie zwrócić do drugiej na piśmie z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany. Zmiany będą dokonywane na piśmie w postaci aneksu do zawartej umowy po uprzednim wyrażeniu zgody na zmianę przez obie strony. Załączniki : 1) Załącznik nr 1 - SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 2) Załącznik nr 2,2A,2B2,2C,2D,2E,2F - FORMULARZ OFERTOWY/ CENOWY 3) Załącznik nr 3 WZORY UMÓW 9