Rozdział I Rodzaj zadania

Transkrypt

1 Działając na podstawie art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 roku, poz z późn. zm.) oraz Uchwały Nr XLVI/526/14 Rady Miasta Chełm z dnia 30 października 2014r. w sprawie Programu współpracy Miasta Chełm z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2015 rok. (Dz. Woj. Lubel z 2014 roku poz.4286) oraz Zarządzenia Nr 1263/14 Prezydenta Miasta Chełm z dnia 08 grudnia 2014 roku w sprawie zasad i trybu przyznawania oraz rozliczania dotacji na zadania publiczne realizowane w trybie otwartego konkursu ofert Prezydent Miasta Chełm ogłasza otwarty konkurs ofert na wsparcie działalności organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art.3 ust.3 ustawy w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym poprzez dofinansowanie wkładu własnego do zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów Rozdział I Rodzaj zadania Konkurs obejmuje wsparcie zadań publicznych skierowanych do mieszkańców Chełma realizowanych w roku 2016 przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy w ramach programów finansowanych ze środków pochodzących spoza budżetu miasta Chełm poprzez dofinansowanie tzw. wkładu własnego w zakresie poniżej wskazanych priorytetowych zadań: 1. zwiększenie dostępności pomocy terapeutycznej i rehabilitacyjnej dla osób uzależnionych od alkoholu, 2. udzielanie rodzinom, w których występują problemy alkoholowe pomocy psychospołecznej i prawnej, a w szczególności ochrony przed przemocą, 3. prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie rozwiązywania problemów i przeciwdziałania narkomanii, w szczególności dla dzieci i młodzieży, w tym prowadzenie pozalekcyjnych zajęć sportowych, a także działań na rzecz dożywiania dzieci uczestniczących w pozalekcyjnych programach opiekuńczo - wychowawczych i socjoterapeutycznych. Rozdział II Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania 1. W 2016 roku na realizację zadań publicznych wymienionych w rozdziale I wybranych w drodze Konkursu planuje się przeznaczyć łączną kwotę w wysokości zł (trzydzieści tysięcy złotych), 2. Zastrzega się prawo do zmiany wysokości środków finansowych przeznaczonych do rozdysponowania w niniejszym konkursie. Rozdział III Zasady przyznawania dotacji 1. O przyznanie dotacji z budżetu miasta Chełm mogą ubiegać się organizacje pozarządowe oraz inne podmioty wymienione w art 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014 r. poz z późn. zm.) zwane dalej Oferentami, jeśli ich cele statutowe są zgodne z obszarem w jakim strona 1z7

2 realizowane jest zadanie oraz założeniami Konkursu, 2. Dotacja może być przyznana jedynie na dofinansowanie tzw. wkładu własnego Oferenta określonego we wniosku, projekcie bądź ofercie, zwanego dalej projektem, realizowanego ze środków pochodzących spoza budżetu miasta Chełm, 3. Środki pochodzące z dotacji nie mogą być przeznaczone na działalność gospodarczą, polityczną oraz religijną Oferenta, 4. Ofertę na dofinansowanie tzw. wkładu własnego, może złożyć Oferent, który: 1) otrzymał już na realizację projektu środki finansowe ze źródeł zewnętrznych, 2) złożył projekt u grantodawcy zewnętrznego i stara się o pozyskanie środków finansowych ze źródeł zewnętrznych. 6. Środki zewnętrzne należy rozumieć jako środki finansowe pochodzące m.in. z funduszy: a) budżetu państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego, b) innych państw i organizacji międzynarodowych, c) polskich i zagranicznych organizacji pozarządowych, f) podmiotów komercyjnych. 7. Oferta na realizację zadania publicznego, która otrzymała dotację z budżetu miasta Chełm w ramach innych otwartych konkursów ofert lub z pominięciem otwartego konkursu ofert zgodnie z art. 19a ustawy nie może być jednocześnie przedmiotem wniosku w niniejszym konkursie. W przypadku uzyskania dofinansowania w przedmiotowym konkursie Oferent nie może ubiegać się o inne dodatkowe środki z budżetu miasta Chełm na to zadanie. 8. W przypadku, gdy Oferent jest w trakcie ubiegania się o środki finansowe ze źródeł zewnętrznych, ale na chwilę składania oferty w niniejszym Konkursie nie otrzymał decyzji o jej przyznaniu, dotacja z budżetu miasta Chełm może zostać przyznana warunkowo do momentu otrzymania ostatecznej decyzji w tej kwestii. 9. W przypadku, gdy Oferent nie uzyska środków finansowych ze źródeł zewnętrznych, deklarowanych w ofercie, nie zostanie z nim zawarta umowa dotacyjna. 10. W przypadku, gdy Oferent otrzyma dotację ze źródeł zewnętrznych mniejszą od zadeklarowanej w projekcie, co skutkować będzie zmniejszeniem tzw. wkładu własnego Oferenta do projektu, wówczas dotacja z budżetu miasta Chełm zostanie obniżona proporcjonalnie, zgodnie z przyznanym poziomem dofinansowania od grantodawcy zewnętrznego. Podmiot musi jednak zapewnić ten wkład na poziomie nie mniejszym niż jego procentowy udział w całości kosztów zadania deklarowany w ofercie i pod warunkiem zachowania zakresu rzeczowego zadania. Oferent dokonuje stosownie do przyznanej kwoty dotacji zmiany harmonogramu i kosztorysu realizacji zadania. 11. Podpisanie umowy i przekazanie środków finansowych z budżetu miasta Chełm na wsparcie realizacji zadań publicznych, o których mowa w Rozdz. I, będzie możliwe dopiero po otrzymaniu przez Oferenta dotacji od grantodawcy zewnętrznego oraz przedstawieniu dowodu jej uzyskania w postaci kserokopii podpisanej umowy, którą Oferent dostarczy do Urzędu Miasta Chełm Wydziału Spraw Społecznych w terminie 7 dni od dnia rozstrzygnięcia. W przypadku obowiązywania innego niż umowa dokumentu, świadczącego o przyznaniu dofinansowania, dokument taki traktowany będzie na równi z umową. Jest to warunek niezbędny do zawarcia umowy pomiędzy Miastem Chełm a Oferentem. 12. Dotacja z budżetu miasta Chełm może zostać udzielona Oferentowi w wysokości do 100% wymaganego tzw. wkładu własnego, tj. takiego, który ma on obowiązek zapewnić zgodnie z zasadami innych konkursów, przy pozyskiwaniu środków finansowych na realizację zadań ze źródeł zewnętrznych, jednak nie więcej niż 6,000 zł (sześć tysięcy złotych). 13. Zlecanie zadania i udzielanie dotacji następuje z odpowiednim zastosowaniem przepisów art. 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014 r. poz z późn. zm.). 14. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu. Wprowadzenie zmian w kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego możliwe jest w przypadku zachowania procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zadania strona 2z7

3 publicznego określonych w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego. 15. Oferent zobowiązany jest do wykorzystania dotacji w terminie wskazanym w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego. Przez wykorzystanie dotacji rozumie się zapłatę za zrealizowanie zadań, na które dotacja jest udzielona. 16. Podmiot, któremu udzielono dotacji na realizację zadania jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 17. Miasto Chełm może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie podpisania umowy, gdy jeszcze przed jej podpisaniem zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną i finansową oferenta. Rozdział IV Termin i warunki realizacji 1. Zadanie winno być zrealizowane w terminie do dnia 15 grudnia 2016 r. z zastrzeżeniem, iż szczegółowe terminy wykonania zadania określone zostaną w umowie. 2. Konkurs obejmuje zadania, których realizacja w części finansowanej przez Miasto Chełm rozpoczyna się nie wcześniej niż od dnia podpisania umowy z podmiotem wyłonionym w konkursie, a kończy nie później niż 15 grudnia 2016 r. 3. Umowę na wspieranie zawiera się na czas realizacji zadania, określonego w ofercie z podaniem terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadania. 4. Przy sporządzaniu kosztorysu realizacji zadania poszczególne jego pozycje mogą być finansowane w 100% z dotacji. W kosztorysie należy wskazać, które z pozycji finansowane będą z wkładu własnego. 5. Bez względu na czas realizacji zadania, określony w projekcie lub w umowie o dotację ze źródeł zewnętrznych, w ofercie składanej w niniejszym Konkursie (m.in. w harmonogramie planowanych działań, kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania oraz przewidywanych źródłach finansowania zadania) należy ująć wyłącznie te działania i ich koszty, które w 2016 roku będą: a) obejmowały okres dofinansowania realizacji projektu z budżetu Miasta Chełm, b) skierowane do mieszkańców Chełma. 6. Kosztorys będący częścią oferty składanej do niniejszego Konkursu musi stanowić odzwierciedlenie kosztorysu złożonego u grantodawcy zewnętrznego. Oznacza to zakaz włączania do kosztorysu nowych pozycji budżetowych. 7. Zadanie winno być skierowane do jak największej liczby mieszkańców Chełma. 8. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami i przepisami, jak również w zakresie opisanym w ofercie. 9. Szczegółowe warunki realizacji, finansowania i rozliczenia zadania regulować będzie umowa zawarta pomiędzy Miastem Chełm a Oferentem. Rozdział V Termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w terminach: a) do dnia 10 lutego 2016 roku, b) do dnia 31 marca 2016 roku. 2. Ofertę należy złożyć osobiście w godzinach lub przesłać do Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, Chełm w zaklejonych kopertach opatrzonych pieczątka i nazwą podmiotu z dopiskiem Konkurs ofert na wsparcie działalności organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art.3 ust.3 ustawy w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym poprzez strona 3z7

4 dofinansowanie wkładu własnego do zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów - numer 8 z zaznaczeniem numeru zadania. 3. O zachowaniu terminu złożenia oferty decyduje data wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Chełm, potwierdzona pieczęcią wpływu, a nie data stempla pocztowego. Rozdział VI Tryb i kryteria stosowane przy wyborze oferty oraz termin dokonania wyboru ofert 2. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi w terminie nie dłuższym niż 30 dni po upływie terminu składania ofert, 3. Jeżeli środki finansowe przeznaczone na realizację niniejszego konkursu zostaną w całości rozdysponowane w pierwszym naborze, to oferty złożone w ramach drugiego naboru nie będą rozpatrywane. 4. Na niniejszy konkurs uprawniony podmiot może złożyć maksymalnie 1 ofertę. Nie dotyczy to sytuacji, kiedy Oferent nie uzyskał dotacji od grantodawcy zewnętrznego. Wówczas możliwe jest złożenie kolejnej oferty na inne zadanie, przy czym uprawniony podmiot może otrzymać nie więcej niż jedną dotację. 5. Złożona oferta nie podlega korektom oraz uzupełnianiu, 6. Ofertę należy złożyć wyłącznie na formularzu zgodnym z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. z 2011 r. Nr 6 poz. 25). 7. Do oferty należy dołączyć następujące załączniki: 1) kserokopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego/wydruk aktualnej informacji odpowiadającej odpisowi z KRS lub odpowiedni wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny i umocowanie osób go reprezentujących, 2) zatwierdzone sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) za 2014 lub 2015 rok, a w przypadku krótszej działalności sprawozdanie finansowe za cały okres działania, 3) sprawozdanie merytoryczne z działalności za 2014 lub 2015 rok, w przypadku dotychczasowej krótszej działalności za cały okres działania, 4) kserokopię złożonego projektu o dotację ze środków zewnętrznych wraz z dowodem złożenia (nadania) lub kopię umowy przyznającej dotację ze środków zewnętrznych wraz z kserokopią złożonego projektu. W przypadku złożenia projektu w języku obcym musi być on dodatkowo przetłumaczony na język polski (tłumaczenie zwykłe), 5) oświadczenie o braku dofinansowania/nieubieganiu się o dofinansowanie realizacji zadania publicznego objętego ofertą zgodnie z postanowieniami Rozdz. III ust.7 - załącznik nr 1 do ogłoszenia, 6) oświadczenie oferenta, iż podmiot biorący udział w konkursie nie jest w trakcie likwidacji oraz nie toczy się w stosunku do niego postępowanie likwidacyjne - załącznik nr 2 do ogłoszenia, 7) oświadczenie oferenta o zabezpieczeniu finansowego wkładu własnego na realizację zadania - załącznik nr W przypadku załączników lub innych dokumentów składanych w formie kserokopii, każda ze stron winna być podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w zakresie spraw majątkowych oferenta. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi każda ze stron winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. Każda strona winna być opatrzona także datą potwierdzenia zgodności z oryginałem. W przypadku, gdy oferent jest reprezentowany przez pełnomocnika należy załączyć pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta udzielone przez osoby, których prawo do reprezentowania podmiotu wynika z dokumentów rejestrowych. 9. Wzór oferty nie może zostać zmodyfikowany przez oferenta poprzez dodawanie lub strona 4z7

5 usuwanie pól. Wszystkie pola oferty muszą zostać wypełnione. W miejscach, które nie odnoszą się do oferenta należy wpisać nie dotyczy, 10. Oferta powinna być podpisana i opieczętowana przez osoby upoważnione posiadające na dzień składania oferty prawo do reprezentowania oferenta i składania oświadczeń woli w jego imieniu. 11. Poprawki mogą być dokonane jedynie przez czytelne przekreślenie błędnego zapisu i wstawienie obok poprawnego z parafą osób podpisujących ofertę. 12. Złożone oferty podlegają ocenie formalnej i merytorycznej dokonanej przez Komisję Konkursową powołaną Zarządzeniem Prezydenta Miasta Chełm. 13. Ocena formalna będzie przeprowadzona w oparciu o kartę oceny formalnej stanowiącą załącznik nr 4 do ogłoszenia. 14. Odrzuceniu z przyczyn formalnych podlegają oferty: 1) złożone po terminie, 2) niekompletne, złożone na innych drukach, nieprawidłowo wypełnione, nieczytelne, 3) dotyczące zadania, które nie jest objęte celami statutowymi podmiotu składającego ofertę, 4) nieuwzględniające zadania wskazanego w niniejszym ogłoszeniu, 5) złożone przez podmiot nieuprawniony, 6) podpisane przez osoby nieuprawnione, 7) przesłane drogą elektroniczną. 15. Oferty spełniające kryteria formalne są oceniane przez Komisję Konkursową pod względem merytorycznym w oparciu o kartę oceny merytorycznej oferty stanowiącej Załącznik Nr 5 do ogłoszenia. 16. Przy ocenie merytorycznej Komisja kieruje się następującymi kryteriami: 1) Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub podmioty określone w art. 3 ust. 3 ustawy max. 15 pkt.: a) posiadane zasoby rzeczowe zapewniające wykonanie zadania, b) doświadczenie podmiotu w realizacji podobnego typu zadań, c) czas i miejsce realizacji zadania. 2) Ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania - max. 25 pkt.: a) adekwatność planowanych działań do wysokości wnioskowanej kwoty dofinansowania, b) liczba uczestników zadania, c) zakładane rezultaty realizacji zadania. 3) Analiza i ocena realizowanych zadań publicznych przez organizacje pozarządowe lub podmioty określone w art. 3 ust. 3 w ostatnich dwóch latach max. 10 pkt.: a) dotychczasowe doświadczenie w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju na podstawie części V oferty. 17. Opinia o ofertach i propozycja wysokości dotacji Komisji przekazywana jest Prezydentowi Miasta Chełm. 18. Decyzję o wyborze Oferentów, którzy uzyskają dotację oraz o wysokości dotacji podejmuje Prezydent. Decyzja ta jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie. 19. O wynikach postępowania konkursowego Oferenci biorący udział w konkursie zostaną powiadomieni pisemnie poczta tradycyjna. Ogłoszenie o rozstrzygnięciu konkursu zamieszczone zostanie również : 1) w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Chełm: 2) na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Chełm, 3) na stronie internetowej Urzędu Miasta Chełm Ogłoszenie wyników konkursu powinno zawierać w szczególności: a) nazwę oferenta, b) nazwę zadania publicznego, c) wysokość przyznanych środków finansowych, strona 5z7

6 d) wyniki punktowej oceny merytorycznej. 21. Nie przewiduje się możliwości składania przez wykonawcę odwołań i protestów na żadnym etapie postępowania konkursowego. 22. Każdy w terminie 30 dni od daty ogłoszenia wyników konkursu może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty. Rozdział VII Informacja o zrealizowanych przez Miasto Chełm w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, za szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy 1. W latach zadania publiczne tego samego rodzaju nie były realizowane. Rozdział VIII Postanowienia końcowe 1. Wyłoniony podmiot jest zobowiązany pod rygorem rozwiązania umowy do zamieszczania we wszystkich drukach i materiałach reklamowych związanych z realizacją zadania (plakatach, zaproszeniach, regulaminach, komunikatach, ogłoszeniach prasowych, reklamach, itp.) informacji o tym, że zadanie jest dotowane przez Miasto Chełm. 2. Dotowany podmiot zobowiązany będzie do: 1) wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy, 2) dostarczania na wezwanie właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta oryginałów dokumentów (faktur, rachunków) oraz innej dokumentacji w celu umożliwienia kontroli prawidłowości wydatkowanych dotacji. 3. Kontrola, o której mowa wyżej nie ogranicza prawa Miasta do kontroli całości realizowanego zadania pod względem finansowym i merytorycznym. 4. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego określonego w umowie należy sporządzić w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego. Okresem sprawozdawczym jest rok budżetowy. Prezydent Miasta może wezwać do złożenia w roku budżetowym częściowych sprawozdań z wykonania zadania publicznego, nie wcześniej niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia wezwania. 5. Termin złożenia sprawozdania końcowego/częściowego z realizacji zadania zostanie określony w umowie. 6. Sprawozdanie powinno zawierać zestawienie faktur: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014r., poz z późn. zm.) oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. 7. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy. Wykonawca jest zobowiązany udostępnić w/w faktury (rachunki) na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Miasto Chełm może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Miasto Chełm. 8. Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach strona 6z7

7 projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji, jak również konieczne działania prawne (kopie umów), kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych), o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015r. poz ) 9. Szczegółowe informacje o otwartym konkursie ofert można uzyskać w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Chełm ul. Obłońska 20, pok. 7 tel. (082) Osobą upoważnioną do kontaktu jest: 1) Pani Iwona Gradus podinspektor Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Chełm, 2) Pani Anna Misiura inspektor Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Chełm, 11. Druk oferty, oświadczeń, sprawozdania oraz ramowego wzoru umowy można pobrać ze strony internetowej Urzędu Miasta Chełm: Sprawy Społeczne oraz Postępowanie konkursowe unieważnia się jeżeli: 1) nie złożono żadnej oferty, 2) żadna ze złożonych ofert nie spełnia wymogów zawartych w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert. PREZYDENT MIASTA /-/ Agata Fisz strona 7z7