JAK ZATRUDNIAĆ PRACOWNIKÓW PO ZMIANACH PRZEPISÓW

Transkrypt

1 PRACA ZBIOROWA JAK ZATRUDNIAĆ PRACOWNIKÓW PO ZMIANACH PRZEPISÓW OD 1 WRZEŚNIA 2016 R. ISBN września 2016 r. 1

2 Spis treści WSTĘP REKRUTACJA PRACOWNIKÓW Ogłoszenia rekrutacyjne Rozmowa kwalifikacyjna Testy psychologiczne Kłamstwo w czasie rekrutacji Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie prawa w czasie rekrutacji Zakończenie procesu rekrutacyjnego Przedwstępna umowa o pracę Obowiązki pracodawcy przed zatrudnieniem pracownika Zebranie koniecznej dokumentacji Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie Kwestionariusz osobowy pracownika Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy Wstępne badania lekarskie Zawarcie umowy o pracę Zasady zawierania umów o pracę Treść umowy o pracę Określenie stron umowy o pracę Rodzaj umowy o pracę Umowa na okres próbny Umowa na czas określony Umowa na czas nieokreślony Data zawarcia umowy o pracę Rodzaj pracy Miejsce wykonywania pracy Wynagrodzenie za pracę Wymiar czasu pracy Termin rozpoczęcia pracy Limit godzin ponadwymiarowych Systemy czasu pracy w umowie o pracę Nieobowiązkowe elementy umowy o pracę Zmiana warunków umowy o pracę Założenie akt osobowych września 2016 r.

3 6. zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego Dokumenty zgłoszeniowe Dokumenty do wyrejestrowania lub zmiany/korekty danych Obowiązki pracodawcy dotyczące nowo zatrudnionego pracownika Oświadczenie do celów obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy Oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów Informacja indywidualna dla pracownika Zakres obowiązków pracownika Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy i wynagradzania Udostępnienie przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu Szkolenia wstępne i okresowe bhp Informacja o ryzyku zawodowym Oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich Zgoda pracownika na wypłatę wynagrodzenia na konto Umowa o zakazie konkurencji Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy Umowa o zakazie konkurencji po zakończeniu umowy o pracę Umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie Wspólna odpowiedzialność materialna Wydanie pracownikowi środków indywidualnej ochrony oraz odzieży i obuwia roboczego Prowadzenie ewidencji czasu pracy września 2016 r. 3

4 Jak zatrudniać pracowników po zmianach przepisów od 1 września 2016 r. WSTĘP W 2016 r. weszło w życie kilka nowelizacji Kodeksu pracy, mających duży wpływ na zatrudnianie pracowników. Najważniejsza z nich zaczęła obowiązywać od 22 lutego 2016 r. Zmiana dotyczyła zasad zatrudniania pracowników na podstawie umów o pracę zawartych na okres próbny oraz na czas określony. Od tego dnia ograniczona została liczba umów na czas określony, jakie można podpisać z tym samym pracownikiem oraz czas ich trwania. Obecnie można zawrzeć maksymalnie 3 umowy na czas określony z danym pracownikiem, a okres zatrudnienia na podstawie takich umów nie może przekroczyć 33 miesięcy. Od 1 września 2016 r. weszła w życie kolejna nowelizacja Kodeksu pracy. Znowelizowane przepisy określają, że w razie zawarcia umowy o pracę w formie innej niż pisemna, przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca potwierdza mu ten fakt na piśmie. W dokumencie podaje informację o stronach umowy, rodzaju umowy oraz jej warunkach. Dotychczas można było potwierdzić pracownikowi warunki zatrudnienia najpóźniej w pierwszym dniu pracy. Po podpisaniu umowy o pracę pracownik nabywa prawo do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym pracodawca ma obowiązek zgłosić go w ZUS. Musi tego dokonać w ciągu 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy (stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono w dniu zawarcia umowy). Zatrudnienie nowego pracownika powoduje powstanie także wielu innych obowiązków po stronie pracodawcy. Oprócz pobrania od pracownika stosownych oświadczeń (np. o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich), pracodawca powinien także poinformować nowo zatrudnioną osobę m.in. o treści regulaminu pracy, zakresie obowiązków oraz wysłać pracownika na wstępne szkolenie bhp września 2016 r.

5 1. REKRUTACJA PRACOWNIKÓW Pracodawca, decydując się na zatrudnienie pracownika, powinien najpierw przeprowadzić rekrutację. Może być ona wewnętrzna (ograniczona do pracowników danej firmy) lub zewnętrzna (spośród osób spoza firmy). Jeżeli jest to rekrutacja wewnętrzna, to już na tym etapie pracodawca powinien pamiętać, aby poinformować pracowników o możliwości zatrudnienia w firmie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony o wolnych miejscach pracy (art ustawy Kodeks pracy, dalej k.p.). Pracodawca poinformował pracowników, że chce zatrudnić w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na stanowisku specjalisty ds. marketingu. Chęć zatrudnienia na tym stanowisku wyraziła pracownica zatrudniona dotychczas na 1/2 etatu jako kadrowa. Posiada ona kwalifikacje do wykonywania pracy w charakterze specjalisty ds. marketingu, ponieważ już wcześniej pracowała na takim stanowisku. Pracodawca zmienił etat tej pracownicy z 1/2 na pełny wymiar czasu pracy. Dodatkowo zatrudnił kadrową spoza firmy na 1/2 etatu na zwolnione stanowisko w dziale kadr. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe. Niepoinformowanie pracowników o wolnym etacie w firmie, tylko pozyskanie pracownika z zewnątrz, nie daje pracownikom prawa do roszczenia o zmianę etatu. Jeżeli jednak pracownicy ponieśli z tego powodu szkodę, mogą wystąpić w stosunku do pracodawcy o odszkodowanie do sądu pracy na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, które stosujemy posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w prawie pracy (art. 300 k.p.) Ogłoszenia rekrutacyjne Pracodawca powinien rozpocząć rekrutację od sporządzenia ogłoszeń rekrutacyjnych. Przy ich formułowaniu powinien uważać, aby nie doszło do dyskryminowania kandydatów do pracy. W zakresie nawiązania stosunku pracy pracodawca powinien równo traktować kandydatów do pracy, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną (art. 18 3a 1 k.p.). Pracodawca postanowił zatrudnić do pracy jedynie osobę niepalącą. Takie kryterium zawarł w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Jego zdaniem, osoby palące dezorganizują pracę firmy z powodu częstego robienia przerw na palenie. Sporządzone przez pracodawcę ogłoszenie rekrutacyjne jest niezgodne z prawem. Dyskryminuje ono kandydatów do pracy w zakresie zatrudnienia. 20 września 2016 r. 5

6 Dyskryminacja jest zakazana już na etapie zatrudniania pracowników, a więc na etapie rekrutacji w każdym jej stadium. Dyskryminacja może być bezpośrednia lub pośrednia. Dyskryminacja bezpośrednia polega na różnicowaniu sytuacji kandydatów do pracy ze względu na dane kryterium, np. wiek, płeć, niepełnosprawność itp. Natomiast dyskryminacja pośrednia występuje wtedy, gdy na skutek pozornie neutralnego postanowienia, zastosowanego kryterium lub podjętego działania występują lub mogłyby wystąpić niekorzystne dysproporcje albo szczególnie niekorzystna sytuacja w zakresie nawiązania stosunku pracy wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do grupy wyróżnionej ze względu na jedną lub kilka przyczyn będących podstawą dyskryminacji. Do dyskryminacji pośredniej nie dojdzie, jeżeli postanowienie, kryterium lub działanie jest obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma być osiągnięty, a środki służące do osiągnięcia tego celu są właściwe i konieczne. y dyskryminacji pośredniej wskazuje orzecznictwo sądowe. owo w wyroku z 12 maja 2000 r. (II SA 143/00) NSA uznał, że: (...) uchwała zarządu gminy zakazująca kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych zatrudniania bez jego zgody emerytów i rencistów jest bezprawna. W tym wyroku sąd uznał, że utrudnianie zatrudnienia pewnej grupy kandydatów jest sprzeczne z prawem i może być uznane za dyskryminację. W praktyce w procesie rekrutacji do dyskryminacji kandydatów do pracy dochodzi najczęściej ze względu na płeć, wiek i niepełnosprawność. Pracodawca nie może więc zawrzeć w ofercie pracy informacji wskazujących na preferowaną płeć, wiek czy pełnosprawność kandydata, chyba że jest w stanie w sposób obiektywny udowodnić, że na danym stanowisku może pracować np. tylko i wyłącznie kobieta. Agencja reklamowa ma przeprowadzić kampanię promocyjną sukien ślubnych. W tym celu chce zatrudnić modelki do prezentacji takich sukien. Jeżeli firma zamieści ogłoszenie, że poszukuje tylko kobiet modelek, a nie mężczyzn modeli, to nie naruszy przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Natomiast sformułowanie oferty pracy, w której pracodawca preferuje określoną płeć kandydatów do pracy bez obiektywnego uzasadnienia, będzie naruszało przepisy zakazujące dyskryminacji w zatrudnieniu. Pracodawca prowadzący sklep spożywczy wywiesił ogłoszenie na witrynie sklepu, że poszukuje kasjerek do pracy w sklepie. Takie ogłoszenie narusza przepisy prawa pracy, ponieważ dyskryminuje mężczyzn, którzy chcieliby podjąć pracę kasjera. Aby nie popełnić błędu, pracodawca powinien określić w ogłoszeniu, że poszukuje kasjerów do pracy w sklepie września 2016 r.

7 Pracodawcy, tworząc ofertę pracy, powinni również pamiętać, aby nie ukrywać treści dyskryminujących w zdjęciach ilustrujących ogłoszenie o pracy. Zatem charakteru dyskryminującego nie może mieć całe ogłoszenie, a nie tylko jego treść. Pracodawca chce zatrudnić pracownika na stanowisku kierowcy. W ogłoszeniu o pracę zamieścił zdjęcie przedstawiające samych mężczyzn. Takie ogłoszenie może zostać uznane za dyskryminujące pracowników ze względu na płeć. Nie ma bowiem przeszkód, aby pracę na stanowisku kierowcy podjęły również kobiety. Istotne jest, aby nie naruszyć przepisów o równym traktowaniu pracowników w zatrudnieniu w odniesieniu do stanowisk lub zawodów, które nie mają męskiego lub żeńskiego odpowiednika w języku polskim. Dotyczy to np. takich stanowisk, jak sekretarka. W takim przypadku w ogłoszeniu trzeba koniecznie wskazać, że pracodawca na takie stanowisko poszukuje zarówno kobiet, jak i mężczyzn. Pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń) lub zapewnić pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawcy nie mogą się zwolnić z odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji niezgodnie z przepisami o równym traktowaniu pracowników w zatrudnieniu, jeśli powierzą przeprowadzenie tego procesu w swoim imieniu firmie rekrutacyjnej. W związku z naruszeniem przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu kandydaci do pracy, którzy byli dyskryminowani, mogą ubiegać się o odszkodowanie (art. 18 3d k.p.). Nie może być ono niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2016 r zł). Przepisy nie przewidują natomiast górnej granicy tego odszkodowania Rozmowa kwalifikacyjna Najczęściej do dyskryminacji bezpośredniej lub pośredniej może dojść w czasie rozmowy kwalifikacyjnej, która jest kolejnym etapem rekrutacji pracowników. Pracodawca może też przeprowadzać rekrutację pracowników na podstawie otrzymanych od kandydatów: CV, listów motywacyjnych, świadectw, certyfikatów i dyplomów, ale najczęściej o zatrudnieniu danej osoby decyduje właśnie rozmowa kwalifikacyjna. Na żądanie pracodawcy osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje następujące dane osobowe: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), 20 września 2016 r. 7

8 wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Często kandydaci do pracy podają w CV jeszcze inne dane, np. stan cywilny itp. Jeżeli takie informacje zostaną podane przez samych kandydatów, to nie będzie to stanowiło naruszenia przepisów prawa pracy. Natomiast do naruszenia przepisów dojdzie wówczas, gdy pracodawca będzie żądał takich danych od kandydatów na pracowników. Oprócz wyżej wymienionych danych pracodawca może żądać również innych informacji, jeżeli wynika to z przepisów szczególnych. Do najczęściej popełnianych błędów w tym zakresie należy żądanie od kandydatów do pracy informacji o niekaralności. Generalną zasadą jest, że pracodawca nie może takiej informacji żądać od kandydata do pracy. Jedynie wtedy, gdy przepis szczególny na to pozwala, pracodawca jest uprawniony do uzyskania informacji o niekaralności od osoby starającej się o zatrudnienie. Pracodawca nie może również żądać od kandydatek do pracy informacji, czy są w ciąży. Nie można domagać się przedstawienia zaświadczenia o ciąży. Naruszeniem przepisów będzie nawet zadawanie pytań o ciążę w sposób pośredni. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca zapytał kandydatkę do pracy, czy lubi dzieci. Rekrutacja była przeprowadzana na stanowisko asystentki zarządu. Takie pytanie może zostać uznane za naruszające prawo. Pracodawca może bowiem w ten sposób dowiedzieć się o jej stanie rodzinnym lub uzyskać informację o tym, czy kandydatka ma zamiar mieć dzieci Testy psychologiczne Podczas procesu rekrutacji pracodawca może zdecydować się na przeprowadzenie dla kandydatów do pracy testów psychologicznych. Przy przeprowadzaniu tych testów pracodawca musi jednak uważać, aby nie doszło do naruszenia przepisów prawa. Aby testy psychologiczne zostały przeprowadzone zgodnie z prawem, należy: uzyskać pisemną zgodę kandydata na przeprowadzenie takiego testu, poinformować kandydata, jakie jego cechy i umiejętności zostaną sprawdzone w badaniu psychologicznym oraz czemu ma służyć taki test (test nie może być wykorzystany do uzyskania informacji, których nie można żądać od kandydata do pracy, np. o jego poglądach politycznych, sytuacji majątkowej itp.), powierzyć przeprowadzenie testu osobie posiadającej stosowne uprawnienia do jego przeprowadzenia, np. psychologowi, zabezpieczyć wyniki testów; testy mogą być udostępnione publicznie tylko za zgodą kandydata. pracodawca nie może przeprowadzić testów psychologicznych bez zgody kandydata do pracy września 2016 r.

9 1.4. Kłamstwo w czasie rekrutacji Jeżeli pracodawca zażądał podczas rekrutacji informacji mieszczących się w granicach prawa, a okaże się, że kandydat na pracownika skłamał, pracodawca może odstąpić od umowy o pracę zawartej pod wpływem błędu wywołanego przez kandydata. W przypadku gdy pracodawca niezgodnie z prawem żąda ujawnienia danych osobowych, uznaje się, że kandydatowi na pracownika przysługuje tzw. prawo do kłamstwa, a więc możliwość podania informacji niezgodnej z prawdą, jednak korzystnej dla kandydata w danej sytuacji. Nielegalne działanie pracodawcy powoduje, że nie może on w takiej sytuacji skorzystać ze swojego podstawowego uprawnienia, tj. nie może odstąpić od umowy, powołując się na błąd. Późniejsze ujawnienie kłamstwa pracownika nie uprawnia pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia. Takie działanie pracodawcy mogłoby być uznane za nadużycie prawa odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie prawa w czasie rekrutacji Żądanie przez pracodawcę podania przez kandydata do pracy informacji, których ujawnienia pracodawca nie może zgodnie z prawem od niego żądać, jest naruszeniem dóbr osobistych kandydata. Naruszenie dóbr osobistych pozwala kandydatowi do pracy domagać się od pracodawcy m.in. zapłaty zadośćuczynienia lub odszkodowania (art ustawy Kodeks cywilny, dalej: k.c.). Żądanie od kandydata do pracy danych, których ujawnienia pracodawca nie może żądać, jest naruszeniem dóbr osobistych kandydata. Jeżeli kandydat do pracy nie zostaje zatrudniony wskutek odmowy podania danych czy podania przez pracownika danych, których pracodawca żąda niezgodnie z prawem, to może być to uznane za naruszenie przez pracodawcę zasady równego traktowania w zatrudnianiu. Naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu daje z kolei kandydatowi możliwość dochodzenia od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18 3d k.p.) Zakończenie procesu rekrutacyjnego Zakończenie procesu rekrutacyjnego kończy się wybraniem kandydata, który ma być zatrudniony. Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca może przechowywać CV kandydatów do pracy tylko za zgodą osób, które je złożyły. Nie wystarczy do tego zgoda upoważniająca pracodawcę do przetwarzania danych osobowych, która została zawarta w CV kandydatów do pracy. 20 września 2016 r. 9

10 Taka zgoda dotyczy bowiem jedynie procesu rekrutacji. Natomiast, aby zatrzymać CV w swojej bazie po procesie rekrutacji, pracodawca powinien mieć na to zgodę kandydata do pracy. 2. Przedwstępna umowa o pracę W celu zobowiązania pracodawcy i przyszłego pracownika do zawarcia w przyszłości umowy o pracę strony mogą zawrzeć tzw. umowę przedwstępną. Jej konstrukcja jest niezwykle prosta, lecz skutki daleko idące, gdyż może niekiedy stanowić podstawę roszczenia odszkodowawczego. Z wybranym kandydatem do pracy pracodawca może najpierw zawrzeć przedwstępną umowę o pracę, jeżeli z jakichś względów nie może być zawarta docelowa umowa o pracę. Pracodawca zdecydował się na zatrudnienie pracownika, którego obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia u jego dotychczasowego pracodawcy. Pracownik nie uzyskał zgody na wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron. Zawarł więc ze swoim przyszłym pracodawcą przedwstępną umowę o pracę. W ten sposób nowy pracodawca zagwarantował sobie, że pracownik podejmie u niego pracę po zakończeniu okresu wypowiedzenia u dotychczasowego pracodawcy. Przepisy prawa pracy nie zawierają regulacji dotyczącej przedwstępnej umowy o pracę. Możliwość jej zawarcia wynika z przepisów Kodeksu cywilnego, które stosujemy posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w prawie pracy (art. 300 k.p.). Umowa przedwstępna powinna zawierać istotne postanowienia docelowej umowy o pracę. Do takich postanowień zaliczamy: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy, termin zawarcia umowy o pracę. Brak istotnych elementów właściwych dla umowy o pracę powoduje, że dana umowa nie może być uznana za umowę przedwstępną. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 września 1997 r. (I PKN 243/97, OSNP 1998/12/357), uznając, że: Jeżeli nie doszło do zawarcia umowy przedwstępnej, bo rokowania stron nie ustalają istotnych postanowień, o których mowa w art k.p., a w szczególności nie określają rodzaju pracy, terminu jej rozpoczęcia i wynagrodzenia odpowiadającego rodzajowi pracy, to żadna ze stron pertraktacji nie jest uprawniona do dochodzenia zawarcia umowy o pracę ( ). W przypadku gdy strony nie ustaliły w treści umowy przedwstępnej terminu, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, powinna być ona zawarta w terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy. Jeżeli obie strony są uprawnio września 2016 r.

11 ne do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, decydujący jest w tej sytuacji termin wskazany przez stronę, która wcześniej złożyła oświadczenie w tej sprawie. Ani potencjalny pracodawca, ani przyszły pracownik nie mogą żądać zawarcia umowy przyrzeczonej, jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej. W umowie przedwstępnej można zawrzeć także inne elementy, np. odszkodowanie, w przypadku gdy któraś ze stron umowy nie będzie chciała zawrzeć umowy przyrzeczonej. Przepisy nie przewidują żadnej specjalnej formy, w jakiej powinna być zawarta umowa. Może być więc ona zawarta nawet w formie ustnej. Jednak do celów dowodowych najlepiej zawrzeć ją na piśmie. Jeżeli któraś ze stron odmawia zawarcia przyrzeczonej umowy, druga strona może żądać naprawienia szkody, jaką poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy. Zatem zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą domagać się odszkodowania za niezawarcie docelowej umowy o pracę. Niedoszły pracownik może również domagać się zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę. Takiego uprawnienia nie posiada natomiast pracodawca. za niezawarcie umowy przyrzeczonej pracodawca może dochodzić od niedoszłego pracownika tylko odszkodowania. Wzór przedwstępnej umowy o pracę PRZEDWSTĘPNA UMOWA O PRACĘ zawarta w dniu.. r. między:..., zam. w ul...., zwanym w dalszej części umowy Kandydatem na pracownika a Firmą..., z siedzibą w..., ul.... reprezentowaną przez..., zwaną w dalszej części umowy Pracodawcą. 1 Strony zobowiązują się do zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony, na podstawie której Kandydat na pracownika zostanie zatrudniony przez Pracodawcę w wymiarze pełnego etatu na stanowisku... w Oddziale Firmy... 2 Wynagrodzenie zasadnicze na umówionym wyżej stanowisku będzie wynosiło... zł (brutto) miesięcznie. Pozostałe składniki wynagrodzenia będą wypłacane zgodnie z Regulaminem Wynagradzania obowiązującym u Pracodawcy. 3 Strony ustalają termin zawarcia umowy o pracę nie później niż do dnia r. 4 Jeżeli jedna ze stron będzie uchylać się od zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę w ustalonym terminie, druga strona może żądać zapłaty kary umownej w wysokości 25% umówionego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. 20 września 2016 r. 11

12 5 Zmiany umowy pod rygorem nieważności mogą nastąpić tylko w formie pisemnej. 6 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron (kandydat na pracownika) (pracodawca) Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne (art k.c.). Pracownik może dochodzić zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę także w sytuacji, gdy wprawdzie pracodawca zawarł z nim umowę o pracę, ale warunki tej umowy nie są zgodne z warunkami, jakie były ustalone w przedwstępnej umowie o pracę. Pracodawca zawarł z kandydatem do pracy przedwstępną umowę o pracę. W umowie przedwstępnej ustalono, że pracownik będzie zarabiał 4000 zł brutto. Następnie pracodawca zawarł z nim umowę, w której ustalono, że wynagrodzenie wyniesie 3500 zł brutto. W firmie doszło bowiem do obniżenia stawek wynagrodzenia. Takie postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe. Pracownik może dochodzić przed sądem pracy zatrudnienia na warunkach ustalonych w umowie przedwstępnej, gdzie ustalono wynagrodzenie w wysokości 4000 zł brutto. 3. obowiązki pracodawcy przed zatrudnieniem pracownika Przed zatrudnieniem pracownika pracodawca powinien uzyskać od niego wiele dokumentów. Ponadto przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien odbyć wstępne badania lekarskie wykonane przez uprawnionego lekarza Zebranie koniecznej dokumentacji Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów: wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, września 2016 r.

13 dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, np. dyplom ukończenia szkoły wyższej, zaświadczenia o ukończeniu kursów, szkoleń, świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Wszystkie wymienione wyżej dokumenty powinny znaleźć się w części A akt osobowych pracownika ( 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Pracodawca nie może natomiast żądać od kandydata do pracy fotografii do zamieszczenia jej w aktach osobowych. Jedynie od osób już zatrudnionych pracodawca może domagać się zdjęcia, jeżeli jest mu ono potrzebne, np. do identyfikatora, ale pod warunkiem że z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, iż pracownicy mają obowiązek nosić identyfikatory czy legitymacje służbowe ze zdjęciem. Stanowisko takie zaprezentował również GIODO w piśmie nr DOLiS /07/461/08. Jeżeli w przepisach wewnątrzzakładowych takiego wymogu nie ma, to aby zamieścić zdjęcie pracownika na identyfikatorze, pracodawca musi mieć jego zgodę. Pracodawca może również wykorzystać do innych celów zdjęcie kandydata do pracy, jeżeli zostanie mu ono przekazane przez niego dobrowolnie, bez żądania pracodawcy, np. zostanie zamieszczone w CV kandydata. Nie ma natomiast przeszkód, aby pracodawca zamieszczał w aktach osobowych ksero dokumentów, które zawierają zdjęcie pracownika, np. prawo jazdy lub dyplom ukończenia szkoły wyższej. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć: dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. zaświadczenie o stopniu niepełnosprawności. Te dokumenty pracownicze również należy zamieścić w części A akt osobowych pracownika kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie Przepisy zawierają obecnie 2 różne wzory kwestionariuszy osobowych: kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika), 20 września 2016 r. 13

14 kwestionariusz osobowy dla pracownika (załącznik nr 1a do rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców...). Nie ma przeszkód, aby pracodawca skorzystał z własnego wzoru kwestionariusza osobowego. Musi jednak pamiętać, że zarówno w kwestionariuszu osobowym dla kandydata do pracy, jak i dla pracownika nie można zamieszczać informacji, których nie można żądać od tych osób. Wzór kwestionariusza osobowego zawarty w rozporządzeniu dla osób ubiegających się o zatrudnienie zawiera następujące dane, których można żądać od kandydata: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); należy zwrócić uwagę, że kandydat do pracy nie musi podawać pracodawcy adresu zameldowania, wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe), przebieg dotychczasowego zatrudnienia, dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania, np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera itp. Od kandydata do pracy, także od pracownika, nie można natomiast żądać nazwiska rodowego matki. Takie stanowisko prezentuje GIODO. Wynika ono z tego, że nazwisko rodowe matki nie jest wymienione w przepisach prawa pracy wśród danych, których można żądać od pracownika lub kandydata do pracy. Pracodawca nie może zamieszczać w aktach osobowych kserokopii dowodu osobistego. Dowód osobisty zawiera bowiem m.in. dane, których pracodawca nie może żądać od pracownika. Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE 1. Imię (imiona) i nazwisko Imiona rodziców Data urodzenia Obywatelstwo Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) Wykształcenie... (nazwa szkoły i rok jej ukończenia)... (zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy) 7. Wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauki lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania) 8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy) września 2016 r.

15 9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania (np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera) 10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 3 są zgodne z dowodem osobistym seria... nr wydanym przez...lub innym dowodem tożsamości (miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie) 3.3. Kwestionariusz osobowy pracownika W przypadku pracownika pracodawca może od niego żądać więcej informacji. Wynika to z obowiązków, jakie pracodawca ma wobec pracowników. Oprócz danych, jakich można żądać od kandydatów do pracy, od pracowników można dodatkowo wymagać: innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). We wzorze kwestionariusza osobowego dla pracownika, zawartym w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, oprócz wymienionych już powyżej danych, dopuszcza się zamieszczenie także: numeru identyfikacji podatkowej (NIP), informacji dotyczących powszechnego obowiązku obrony (stosunek do powszechnego obowiązku obrony, stopień wojskowy, numer specjalności wojskowej, przynależność ewidencyjna do WKU, numer książeczki wojskowej, przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP), danych osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku pracownika. Wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA 1. Imię (imiona) i nazwisko Numer ewidencyjny PESEL Numer identyfikacji podatkowej (NIP) Stan rodzinny (imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci) 20 września 2016 r. 15

16 5. Powszechny obowiązek obrony: a) stosunek do powszechnego obowiązku obrony... b) stopień wojskowy... numer specjalności wojskowej... c) przynależność ewidencyjna do WKU d) numer książeczki wojskowej... e) przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku (imię i nazwisko, adres, telefon) 7. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria... nr... wydanym przez... lub innym dowodem tożsamości (miejscowość i data) (podpis pracownika) 3.4. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy Pracodawca może zażądać od kandydata do pracy jedynie świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia obejmujących okresy pracy jedynie w roku kalendarzowym, w którym pracownik stara się o zatrudnienie. Nie może zatem żądać takich dokumentów za poprzednie okresy pracy. Dopiero kandydat do pracy lub pracownik może z własnej inicjatywy przedłożyć również świadectwa pracy oraz inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie za wcześniejsze lata pracy. Z reguły tak się dzieje, ponieważ dzięki tym dokumentom pracownik może wykazać swój staż pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. prawo do urlopu wypoczynkowego, dodatek stażowy itp. W przypadku gdy pracownik nie przedstawi żadnych świadectw pracy czy innych dokumentów potwierdzających wcześniejsze zatrudnienie, należy go traktować jak osobę podejmującą pierwszą pracę w życiu. Wówczas, np. urlop wypoczynkowy, nalicza się pracownikowi po przepracowaniu każdego miesiąca pracy w wymiarze 1,66 dnia, jeżeli przysługuje mu wymiar urlopu w wysokości 20 dni. Pracownik podał pracodawcy wcześniejsze okresy pracy w kwestionariuszu osobowym w rubryce dotyczącej przebiegu zatrudnienia. Wynikało z nich, że ma przepracowane 12 lat i 6 mie września 2016 r.

17 sięcy. Pracownik nie przedstawił jednak pracodawcy żadnego świadectwa pracy. W takiej sytuacji pracodawca powinien traktować go jako pracownika podejmującego pierwszą pracę, ponieważ na podstawie informacji podanych w kwestionariuszu osobowym nie można ustalać stażu pracy pracownika Wstępne badania lekarskie Wstępne badania lekarskie pracownik powinien odbyć przed dopuszczeniem do pracy. Pracodawca nie może bowiem dopuścić do pracy pracownika niezdolnego do wykonywania pracy (art k.p.). Koszt profilaktycznych badań lekarskich ponosi pracodawca (art k.p.). Wstępne badanie lekarskie przeprowadza uprawniony do tego lekarz medycyny pracy, który wystawia pracownikowi orzeczenie stwierdzające, że jest zdolny lub niezdolny do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Zaświadczenie wystawione przez lekarza profilaktyka do celów sanitarno-epidemiologicznych, jak również wpis w książeczce zdrowia nie są wystarczające i nie zastępują badań określających zdolność pracownika do pracy na danym stanowisku pracy. Zatem mimo ważności badań do celów sanitarno-epidemiologicznych pracodawca powinien skierować pracownika na wstępne badania lekarskie. Pracownik został zatrudniony jako kierowca samochodu dostawczego w firmie cateringowej. W związku z kontaktem pracownika z żywnością został on poddany badaniom do celów sanitarno-epidemiologicznych, które nie wykazały w tym zakresie przeciwwskazań do wykonywania przez niego pracy. Pracodawca nie poddał pracownika badaniom profilaktycznym, uznając, że badania do celów sanitarno-epidemiologicznych są wystarczające. Pracownik wioząc towar dostał ataku epilepsji, w wyniku czego doprowadził do wypadku drogowego. Gdyby pracodawca poddał pracownika badaniom profilaktycznym, lekarz medycyny pracy musiałby ocenić, czy jest on zdolny do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy mimo schorzenia padaczkowego. Postępowanie pracodawcy było zatem nieprawidłowe. badań lekarskich nie zastępują badania przeprowadzone przez lekarza profilaktyka do celów sanitarno-epidemiologicznych. Skierowanie na badania lekarskie wystawiane przez pracodawcę musi zawierać: określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane, 20 września 2016 r. 17

18 w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona; w tym przypadku pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu, opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia, oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach. Obowiązkowym badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko (lub stanowisko na takich samych warunkach pracy), na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym samym pracodawcą (art pkt 1 k.p.). Badaniom wstępnym nie podlegają również osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Pracownik zatrudniony na stanowisku księgowego rozwiązał umowę o pracę za porozumieniem stron z końcem sierpnia 2016 r. Od 1 września 2016 r. miał podjąć pracę u innego pracodawcy również na stanowisku księgowego. W maju pracownik został skierowany przez dotychczasowego pracodawcę na okresowe badania lekarskie i w związku z tym dysponuje aktualnym orzeczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Nowy pracodawca stwierdził, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na oferowanym stanowisku pracy i zwolnił pracownika z wstępnych badań lekarskich. Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownicą za porozumieniem stron w związku z jej przejściem na emeryturę z końcem sierpnia 2016 r. Pracownica była zatrudniona na stanowisku specjalisty ds. kadr. Następnie pracodawca ponownie zatrudnił pracownicę od 5 września 2016 r. na tym samym stanowisku. W takim przypadku pracodawca nie musi kierować tej pracownicy na wstępne badania lekarskie września 2016 r.

19 Wzór skierowania na badania lekarskie , dnia. r. (oznaczenie pracodawcy) SKIEROWANIE NA BADANIA LEKARSKIE (wstępne/okresowe/kontrolne* ) ) Działając na podstawie art a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.), kieruję na badania lekarskie: Pana/Panią* )... (imię i nazwisko) nr PESEL** )... zamieszkałego/zamieszkałą* )... (miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu) zatrudnionego/zatrudnioną* ) lub podejmującego/podejmującą* ) pracę na stanowisku lub stanowiskach pracy określenie stanowiska/stanowisk* ) pracy*** ) Opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia, oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkod liwych dla zdrowia, wykonanych na tym stanowisku/stanowiskach należy wpisać nazwę czynnika/czynników i wielkość/wielkości narażenia**** ) : I. Czynniki fizyczne: II. Pyły: III. Czynniki chemiczne: IV. Czynniki biologiczne: V. Inne czynniki, w tym niebezpieczne: Łączna liczba czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy wskazanych w skierowaniu:... (podpis pracodawcy) Objaśnienia: * ) Niepotrzebne skreślić. ** ) W przypadku osoby, której nie nadano numeru PESEL seria, numer i nazwa dokumentu stwierdzającego tożsamość, a w przypadku osoby przyjmowanej do pracy data urodzenia. *** ) Opisać: rodzaj pracy, podstawowe czynności, sposób i czas ich wykonywania. 20 września 2016 r. 19

20 **** ) Opis warunków pracy uwzględniający w szczególności przepisy: 1) wydane na podstawie: a) art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy dotyczące wykazu substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, b) art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy dotyczące wykazu szkodliwych czynników biologicznych, c) art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy dotyczące badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, d) art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy dotyczące wykazu najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, e) art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. Prawo atomowe (Dz.U. z 2014 r. poz. 1512) dotyczące dawek granicznych promieniowania jonizującego; 2) załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 69, poz. 332, z późn. zm.). Skierowanie na badania lekarskie pracodawca musi wydać pracownikowi w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pracownik pozostawia u lekarza medycyny pracy, drugi zatrzymuje dla siebie. Posiadanym skierowaniem może się posłużyć u kolejnego pracodawcy, któremu musi je przedłożyć, jeżeli pracodawca ten chce uznać ważność badań lekarskich pracownika z poprzedniego zakładu. Badanie musi zostać przeprowadzone wyłącznie przez uprawnionego lekarza medycyny pracy, który na tej podstawie wystawi orzeczenie lekarskie. Lekarz jest zobowiązany wydać orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Zatem powinien wydać dwa oryginalne egzemplarze tego orzeczenia. Jeżeli orzeczenie zostało wydane w jednym egzemplarzu lub w oryginale i kopii, to pracodawca powinien umieścić w aktach osobowych pracownika kopię tego orzeczenia. Pracownik, otrzymując oryginalne orzeczenie, może przedłożyć je kolejnemu pracodawcy wraz ze skierowaniem na to badanie w celu zweryfikowania jego ważności u kolejnego pracodawcy, na podstawie czynników szkodliwych, uciążliwych i niebezpiecznych, które zostały zapisane w tym skierowaniu. Orzeczenie ze wstępnych profilaktycznych badań lekarskich pracodawca umieszcza w części A akt osobowych pracownika. Wszystkie pozostałe orzeczenia (okresowe, kontrolne) należy umieszczać w części B akt. 4. Zawarcie umowy o pracę Umowa o pracę jest najczęściej spotykanym sposobem nawiązania stosunku pracy. Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę na czas nieokreślony oraz umowy terminowe, takie jak: na czas określony (w tym umowa na zastępstwo) oraz na okres próbny Zasady zawierania umów o pracę Stosunek pracy zostaje nawiązany w wyniku zgodnego oświadczenia woli obu stron tego stosunku prawnego, tj. pracodawcy i pracownika. Każda umowa, bez względu na swoją na września 2016 r.

21 zwę, jeżeli zawiera cechy charakterystyczne dla stosunku pracy, jest umową o pracę (art k.p.). Elementy cechujące umowę o pracę to: stałe miejsce pracy, stałe godziny pracy, osobiste świadczenie pracy, wykonywanie pracy w podporządkowaniu i na ryzyko pracodawcy, wynagrodzenie w pieniądzu przysługujące za wykonaną pracę. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Po nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 września 2016 r., jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art k.p.). Dotyczy to zawarcia zarówno umowy o pracę na okres próbny, jak i umowy na czas określony oraz umowy na czas nieokreślony. Co istotne, w przypadku umów zawieranych na czas określony, gdy ich liczba będzie większa niż 3 albo umowy te będą zawarte na okres dłuższy niż 33 miesiące: w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, w celu wykonywania pracy o charakterze doraźnym lub sezonowym, w celu wykonywania pracy przez okres kadencji, w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia powinno zawierać także określenie tego celu lub okoliczności zawarcia takiej umowy. Informacja potwierdzająca zawarcie umowy powinna być sporządzona w formie pisemnej. Pracodawca sporządza 2 egzemplarze pisemnego potwierdzenia zawarcia umowy z których jeden otrzymuje pracownik, drugi zaś pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracownika ( 2 i 6 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Zmienione przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę sankcję za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy w postaci kary grzywny w wysokości od 1000 do zł (art. 281 pkt 2 k.p.). Wzór informacji potwierdzającej zawarcie umowy w formie innej niż pisemna Wydawnictwo Ogień i Woda Poznań, 1 września 2016 r. ul. Przepiękna Poznań Pan Stefan Musiał ul. Zakręcona 10/ Poznań POTWIERDZENIE ZAWARCIA UMOWY O PRACĘ Potwierdzam, iż w dniu 23 sierpnia 2016 r. została zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony pomiędzy pracodawcą: Wydawnictwem Ogień i Woda reprezentowanym przez właściciela Grzegorza Wójcika 20 września 2016 r. 21

22 a pracownikiem: Stefanem Musiałem. Strony ustaliły następujące warunki umowy: rodzaj pracy redaktor, miejsce pracy siedziba pracodawcy Poznań, ul. Przepiękna 13 wynagrodzenie 4500 zł miesięcznie, wymiar czasu pracy pełny etat, rozpoczęcie pracy 1 września 2016 r. Pracodawca.... Pracownik.... Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do części B jego akt osobowych. umowa o pracę powinna być sporządzona co najmniej w dwóch egzemplarzach. Postanowienia umowy o pracę nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, gdyż są one z mocy prawa nieważne. Zamiast nich stosuje się wówczas odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 k.p.) Treść umowy o pracę Każda umowa o pracę powinna zawierać określone elementy. Należą do nich: strony umowy dane pracodawcy (nazwa i adres firmy lub imię i nazwisko oraz adres pracodawcy) oraz dane pracownika (imię i nazwisko oraz adres), rodzaj umowy (na czas nieokreślony, określony, na zastępstwo itd.), data zawarcia umowy, rodzaj pracy najczęściej jest to podanie nazwy stanowiska pracy, na którym będzie zatrudniony pracownik, np. stolarz, sekretarka, pracownik ochrony itd., miejsce wykonywania pracy to jeden z najważniejszych elementów umowy o pracę. Nie ma problemu z jego określeniem w sytuacji, gdy praca jest wykonywana stale w jednym miejscu wówczas w umowie wskazuje się adres tego miejsca pracy. Problem pojawia się w przypadku pracowników, których praca jest świadczona stale w różnych miejscach, np. przedstawicieli handlowych, ekip budowlanych itp. W takim przypadku wskazanie jako miejsca pracy siedziby pracodawcy wiązałoby się każdorazowo z koniecznością refundacji pracownikom kosztów podróży służbowej. Najczęściej eksperci prawa pracy wskazują jako słuszne maksymalne rozszerzenie w umowie o pracę miejsca pracy do jednostki podziału terytorialnego kraju, a zatem określonego miasta, powiatu, województwa czy regionu, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia należy wymienić wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pra września 2016 r.

23 cownikowi. W przypadku wynagrodzenia prowizyjnego wynagrodzenie za pracę można określić procentowo, np. 5% zysku netto firmy. Jeżeli pracownik jest wynagradzany akordowo, można podać jego wynagrodzenie, np. wskazując stawkę należności za wykonane zadanie, czynność lub usługę, wymiar czasu pracy np. pełny etat, 1/2 etatu, 1/4 etatu, termin rozpoczęcia pracy to data, w której ma zostać nawiązany z pracownikiem stosunek pracy, a nie dzień, w którym pracownik ma stawić się do pracy (art. 26 k.p.), inne postanowienia w tym miejscu pracodawca i pracownik mogą uzgodnić dodatkowe elementy łączącego ich stosunku pracy, w przypadku zatrudnienia pracownika na część etatu obowiązkowym zapisem w umowie o pracę jest uzgodniony przez pracodawcę i pracownika dopuszczalny limit godzin pracy ponad określony w umowie o pracę wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art k.p.). Elementy umowy o pracę Obowiązkowe elementy umowy o pracę strony umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę, data zawarcia umowy o pracę, warunki pracy i płacy, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy, limit godzin ponadwymiarowych (dotyczy to tylko umów zawartych na niepełny etat), system czasu pracy (dotyczy to tylko systemu weekendowego i systemu skróconego tygodnia pracy). owe nieobowiązkowe elementy umowy o pracę zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, przydzielenie samochodu służbowego, przyznanie dodatkowych świadczeń, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Brak oznaczenia niektórych elementów powoduje nieważność umowy. Umowa o pracę jest nieważna, jeżeli nie zawarto w niej stron umowy i rodzaju pracy. Brak pozostałych elementów powoduje ich domniemanie na podstawie ogólnych przepisów prawa pracy. Umowa o pracę powinna być podpisana przez obie strony własnoręcznym podpisem. Nie można podpisywać umowy jedynie parafą. Umowa podpisana parafą będzie nieważna. W takim przypadku do nawiązania stosunku pracy dojdzie przez samo dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy. Umowa zostanie wówczas nawiązana w sposób dorozumiany na podstawie treści nieważnej umowy. brak oznaczenia stron umowy o pracę i rodzaju pracy powoduje nieważność umowy. 20 września 2016 r. 23

24 Określenie stron umowy o pracę Umowę o pracę zawierają pracodawca i pracownik. Pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 k.p.). Określenie pracodawcy w umowie o pracę będzie więc polegało na wskazaniu nazwy i adresu firmy lub na wskazaniu imienia i nazwiska oraz adresu pracodawcy. Umowę o pracę może zawrzeć w imieniu pracodawcy osoba uprawniona do jego reprezentacji wobec pracowników w zakresie dokonywania czynności z prawa pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). Określając w umowie o pracę pracownika jako jej stronę, należy podać jego imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania. Pracownik zostaje zatrudniony na stanowisku prezesa zarządu sp. z o.o. Spółka nie ma oprócz niego innych członków zarządu. W takim przypadku do podpisania umowy o pracę z prezesem zarządu będzie upoważniona rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników spółki Rodzaj umowy o pracę Wybór rodzaju umowy o pracę zależy najczęściej od tego, jakiego pracownika zatrudniamy (np. czy jest to wysokiej klasy specjalista poszukiwany na rynku pracy, czy pracownik rozpoczynający swoją karierę zawodową) oraz na jak długo potrzebujemy danego pracownika. Rodzaje umów o pracę umowa na okres próbny, Rodzaje umów o pracę umowa na czas określony (w tym umowa na zastępstwo), umowa na czas nieokreślony Umowa na okres próbny Umowa na okres próbny z reguły poprzedza inną umowę o pracę. Umowę tę zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy (art k.p.). Umowa na okres próbny może zostać zawarta maksymalnie na 3 miesiące. W praktyce pewne problemy pojawią się odnośnie do samego zapisu czasu trwania umowy na okres próbny września 2016 r.