Poznańskiego Parku Naukowo-Technologicznego Fundacji UAM

Transkrypt

1 Poznańskiego Parku Naukowo-Technologicznego Fundacji UAM ul. Rubież 46, Poznań Tel , Fax REGULAMIN INKUBATORA TECHNOLOGICZNEGO Poznańskiego Parku Naukowo-Technologicznego Fundacji UAM Poznań 2011 Regulamin z dnia r. wraz z późniejszymi zmianami Tekst jednolity (C) Copyright by Fundacja Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, Wszelkie prawa zastrzeżone 1

2 SPIS TREŚCI 1. Postanowienia ogólne Misja i cele InQbatora Zasady działalności InQbatora Zasady ogólne Zasady wejścia do InQbatora Preferencyjne warunki najmu pomoc publiczna Zasady wyjścia z InQbatora Powierzchnia biurowa pod wynajem Warunki wynajmu powierzchni biurowej Wyposażenie pomieszczeń biurowych Stawki czynszu i zmiana stawek czynszu Zasady zmiany opłaty eksploatacyjnej Zasady dostępu do InQbatora PreinQbacja Wirtualne Biuro Usługi dla lokatorów InQbatora Dział Administracji Podstawowe usługi InQbatora Dodatkowe usługi Biznesowe usługi lokatorskie Biznesowe usługi lokatorskie pomoc publiczna Uprawnienia i obowiązki firm prowadzących działalność w InQbatorze Współpraca lokatorów z InQbatorem Zasady obowiązujące lokatorów InQbatora Organizacja InQbatora Miejsce InQbatora w strukturze Fundacji UAM Władze InQbatora Kierownik InQbatora Postanowienia końcowe

3 1. Postanowienia ogólne Inkubator Technologiczny (dalej jako InQbator) powstał z inicjatywy Fundacji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza z siedzibą w Poznaniu (FUAM albo Fundacja UAM) w ramach jednego z jej działów Poznańskiego Parku Naukowo- Technologicznego (PPNT) z siedzibą w Poznaniu, przy ulicy Rubież 46 (budynek C). InQbator to wyodrębniona organizacyjnie i lokalowo jednostka FUAM, podporządkowana prawnie, finansowo i decyzyjnie Zarządowi Fundacji UAM, która daje początkującym przedsiębiorcom możliwość w zakresie skorzystania z pomocy w uruchomieniu i prowadzeniu działalności poprzez zapewnienie infrastruktury, preferencyjnych warunków najmu powierzchni biurowej oraz świadczenia usług doradczych. InQbator dysponuje również przestrzenią biurową dla mikro- i małych przedsiębiorstw już istniejących pod warunkiem spełnienia przez nie obowiązujących ( 3.2. Regulaminu InQbatora) warunków wejścia oraz innych postanowień Regulaminu (zwłaszcza 6). Ilekroć w dalszej części niniejszego dokumentu jest mowa o Regulaminie rozumie się przez to niniejszy Regulamin InQbatora. Fundacja Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza z siedzibą w Poznaniu zastrzega, że niniejszy Regulamin nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Do stosowania przez Fundację UAM w ramach InQbatora preferencyjnych warunków najmu powierzchni biurowej oraz rabatów na biznesowe usługi lokatorskie, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Tekst jednolity Dz. U. z 2007 roku Nr 59, poz. 404 z późn. zm.), przepisy wykonawcze do tej ustawy oraz przepisy Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. U. L 379 z str. 5-10). 2. Misja i cele InQbatora Działalność InQbatora ma na celu poprawę konkurencyjności oraz innowacyjności Wielkopolski poprzez wspieranie tworzenia i rozwoju przedsiębiorstw opartych na wiedzy, innowacjach i nowych technologiach. Misją InQbatora jest przybliżenie wyników badań naukowych (i ich twórców) do praktyki społecznej i gospodarczej całego regionu Wielkopolski. Oferta InQbatora jest skierowana do: założycieli nowych przedsiębiorstw, którzy poszukują wsparcia w fazie organizacyjnej 1, przedsiębiorstw innowacyjnych, znajdujących się w fazie wzrostu, które poszukują pomocy doradczej z zakresu marketingu, analiz rynku, itp., przedsiębiorstw planujących wdrożenie innowacji i oczekujących dostępu do potencjału badawczego środowiska akademickiego Wielkopolski, 1 Przez nowo powstałe przedsiębiorstwa na potrzeby Regulaminu rozumie się przedsiębiorców, którzy w chwili składania wniosku o wejście do InQbatora prowadzą działalność gospodarczą krócej niŝ rok. 3

4 przedsiębiorstw wywodzących się ze środowiska akademickiego: zakładanych przez studentów, absolwentów i pracowników naukowych, którzy poprzez prowadzenie działalności gospodarczej komercjalizują dorobek naukowy, osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - studentów, doktorantów, pracowników naukowych, absolwentów studiów wyższych I, II lub III stopnia (niezależnie od kierunku studiów, na którym studiują, lub który ukończyli), jeżeli nie upłynęło jeszcze 5 lat od ukończenia przez nich studiów, którzy planują rozpocząć działalność gospodarczą w okresie 6 miesięcy od rozpoczęcia współpracy z InQbatorem. InQbator jest przede wszystkim szansą dla nowo powstałych przedsiębiorstw o dużym potencjale wzrostu, tworzących nowe miejsca pracy i istotnych z punktu widzenia rozwoju gospodarczego Wielkopolski. InQbator oferuje powierzchnię biurową również dla przedsiębiorstw istniejących, które charakteryzują się innowacyjnością lub planują wdrożenie innowacji. 3. Zasady działalności InQbatora 3.1 Zasady ogólne InQbator przede wszystkim oferuje pomieszczenia biurowe pod wynajem dla nowo powstałych przedsiębiorstw: mikroprzedsiębiorców 2 i małych przedsiębiorców 2, którzy przez okres pobytu nie przekraczający 3 lat 3, korzystać mogą z pomocy szkoleniowej i doradczej oferowanej przez wyspecjalizowaną kadrę PPNT FUAM Lokatorem InQbatora, niezależnie od postanowień, o których mowa powyżej, mogą również zostać: a) przedsiębiorstwa o dużym potencjale wzrostu lub planujące wdrożenie innowacji - które w momencie składania aplikacji działały na rynku dłużej niż 1 (jeden) rok (lokatorzy strategiczni), b) inne podmioty po uzyskaniu zgody Zarządu FUAM udzielonej w formie uchwały Zasady stosowane wobec lokatorów strategicznych. Wybór przedsiębiorcy lub przedsiębiorców na lokatorów strategicznych należy do Kierownictwa InQbatora. Przedsiębiorcy będący lokatorami strategicznymi podlegają innym zasadom niż pozostali lokatorzy InQbatora, w szczególności nie dotyczy ich zasada wynajmu powierzchni biurowej w ograniczonym okresie do 5 lat. O ich wejściu do InQbatora jak również o pozostałych zasadach i warunkach najmu powierzchni biurowej decyduje wyłącznie Kierownik InQbatora, po uprzednim rozpatrzeniu odpowiednich dokumentów danego przedsiębiorcy Zasady stosowane wobec innych podmiotów. 2 W rozumieniu przepisów ustawy z dnia 02 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz. U. z 2007 r. nr 155, poz z późn. zm.). 3 W szczególnych przypadkach pobyt przedsiębiorstwa w InQbatorze moŝe być dłuŝszy niŝ 3 lata. Szczegóły zostały określone w 4.1 Regulaminu. 4

5 W wyjątkowych przypadkach Kierownictwo InQbatora może rekomendować Zarządowi FUAM przyjęcie do InQbatora podmiotu, który nie jest nowo powstałym przedsiębiorcą, ani też nie spełnia warunków do uznania za lokatora strategicznego, jednakże charakterystyka działalności takiego podmiotu wiąże się z promocją przedsiębiorczości lub promocją innowacji. Każdorazowe przyjęcie takiego podmiotu do InQbatora wymaga uchwały Zarządu FUAM, podjętej na wniosek Kierownika InQbatora Ograniczenia branżowe. Preferencyjne warunki najmu, jak również rabaty na biznesowe usługi lokatorskie, o których mowa w 7.4 Regulaminu nie mogą być stosowane przez InQbator do: a) podmiotów gospodarczych działających w sektorach rybołówstwa i akwakultury, objętych rozporządzeniem Rady (WE) nr 104/ ; b) podmiotów gospodarczych działającym w dziedzinie produkcji podstawowej produktów rolnych wymienionych w załączniku I do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską 5 ; c) podmiotów gospodarczych działających w dziedzinie przetwarzania i wprowadzania do obrotu produktów rolnych wymienionych w załączniku I do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską 5 ; d) podmiotów gospodarczych działającym w sektorze węglowym zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu (WE) nr 1407/ ; e) podmiotów gospodarczych znajdujących się w trudnej sytuacji. 3.2 Zasady wejścia do InQbatora Procedura wejścia do InQbatora podzielona jest na następujące etapy: a) ogłoszenie przez Kierownictwo InQbatora na stronie internetowej InQbatora ( i stronie internetowej PPNT ( informacji o możliwości wynajęcia lokalu użytkowego, wraz z podaniem informacji na temat cech charakterystycznych lokalu i procedury ubiegania się o jego wynajęcie, b) przedłożenie przez przedsiębiorcę kompletu dokumentów, o których mowa w poniżej, c) badanie formularza aplikacyjnego i bizensplan (za wyj. Wirtualnego Biura) pod kątem formalnym oraz ocena przedsiębiorstwa pod kątem zgodności jego działalności z celami InQbatora dokonywane przez zespół oceniający w składzie: Kierownik InQbatora, reprezentant Działu Wspierania Postaw Przedsiębiorczych, Działu Rozwoju i Promocji firm oraz Działu Administracji InQbatora, w okresie nie dłuższym niż 1 (jeden) tydzień od dokonania zgłoszenia, 4 Rozporządzenie Rady (WE) nr 104/2000 z dnia 17 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnej organizacji rynków produktów rybołówstwa i akwakultury (Dz. U. L 17 z r. str ). 5 Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską (Dz. U. z 2004 r. nr 90 poz. 864/2 z późn. zm.) 6 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1407/2002 z dnia 23 lipca 2002 r. w sprawie pomocy państwa dla przemysłu węglowego (Dz. U. L 205 z r. str. 1-8) 5

6 d) w przypadku, gdy formularz przedsiębiorcy uzyska pozytywną ocenę (wstępna kwalifikacja) zorganizowanie spotkania zespołu oceniającego z przedsiębiorcą celem omówienia profilu przedsiębiorcy, planowanego zatrudnienia, oczekiwań w stosunku do InQbatora oraz sposobu, w jaki przedsiębiorca mógłby włączyć się w inicjatywy InQbatora; określenie ewentualnych dodatkowych warunków korzystania z zasobów InQbatora, e) wybór przedsiębiorcy przez zespół oceniający, dokonany poprzez ocenę sporządzoną pod kątem innowacyjności pomysłu na prowadzenie przedsiębiorstwa, branży, w której przedsiębiorca chce świadczyć usługi, planowanego poziomu zatrudnienia, cech przedsiębiorcy (jego wykształcenia, wieku, wcześniej prowadzonych działalności) oraz oceny po spotkaniu (ostateczna kwalifikacja), f) zawarcie umowy najmu powierzchni w InQbatorze oraz innych umów związanych ze świadczonymi usługami. Wejście do InQbatora jest możliwe jedynie w przypadku, gdy dysponuje on wolną powierzchnią, a przedsiębiorca uzyska pozytywną ocenę (wstępną oraz ostateczną) Kierownictwa InQbatora. Kierownictwo InQbatora podejmuje decyzje nie podlegające weryfikacji w żadnym trybie odwoławczym. Kandydat na lokatora nie może powoływać się na żadne zapewnienia związane z udostępnieniem mu powierzchni, inne niż formalna pozytywna ocena Kierownictwa InQbatora Wymagane dokumenty: a) formularz aplikacyjny, b) biznesplan, c) dowód rejestracji przedsiębiorstwa w odpowiednim rejestrze (ewidencja działalności gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy), d) decyzja o nadaniu numeru statystycznego REGON, e) decyzja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP), f) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach 7, g) zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu w opłacaniu składek 8, h) oświadczenie o wszelkiej pomocy de minimis otrzymanej w bieżącym roku budżetowym oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat budżetowych według wzoru udostępnianego przez Fundację UAM; w razie nieotrzymania w tym okresie pomocy przedsiębiorca może złożyć oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej według wzoru udostępnianego przez Fundację UAM (nie dotyczy oferty Wirtualnego Biura). W razie powzięcia przez Fundację UAM wątpliwości co do pozostawania przez przedsiębiorcę w trudnej sytuacji, w rozumieniu Wytycznych wspólnotowych dotyczących pomocy państwa w celu ratowania i restrukturyzacji zagrożonych 7 Dokumenty wymagane od przedsiębiorców, którzy rozpoczęli odprowadzanie składek na podatki. 8 Dokumenty wymagane od przedsiębiorców, którzy rozpoczęli odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne. 6

7 przedsiębiorstw (Dz. U. C 244 z str. 2 17), Fundacja UAM może zażądać od przedsiębiorcy udostępnienia innych dokumentów przedstawiających sytuację finansową przedsiębiorcy, nie wymienionych powyżej. 3.3 Preferencyjne warunki najmu pomoc publiczna Przedsiębiorcom, którzy w związku z korzystaniem z powierzchni biurowej InQbatora uzyskają preferencyjne warunki najmu tych powierzchni, Fundacja UAM przy podpisywaniu umowy najmu wydaje sporządzone na podstawie odpowiednich przepisów zaświadczenie o wysokości związanej z tym pomocy de minimis, jaka zostanie udzielona przedsiębiorcy, przy czym pomoc ta jest obliczana dla całego okresu najmu W razie gdyby w wyniku zastosowania przez Fundację UAM wobec danego przedsiębiorcy preferencyjnych warunków najmu, u tego przedsiębiorcy miało dojść do przekroczenia dopuszczalnego pułapu pomocy de minimis 9, przyjęcie takiego przedsiębiorcy do InQbatora może się odbyć na zasadach odrębnie ustalonych pomiędzy tym przedsiębiorcą a Kierownictwem InQbatora. 3.4 Zasady wyjścia z InQbatora. Zasady opuszczenia InQbatora przez przedsiębiorcę szczegółowo uregulowane są postanowieniami zawartej umowy najmu 3.5. Wyłączenia. Zasady wejścia do InQbatora określone w niniejszym 3 nie mają zastosowania do podmiotów, o których mowa w 5 i 6 Regulaminu, chyba że inne postanowienia Regulaminu stanowią inaczej. 4. Powierzchnia biurowa pod wynajem 4.1 Warunki wynajmu powierzchni biurowej. Podstawowy okres najmu powierzchni biurowej w InQbatorze wynosi 3 (trzy) lata. Po tym okresie istnieje możliwość ubiegania się o przedłużenie okresu najmu o kolejny rok, przy czym maksymalny okres pobytu przedsiębiorcy w InQbatorze wynosi 5 (pięć) lat. W celu przedłużenia okresu najmu przedsiębiorca zobowiązany jest przedłożyć Kierownictwu InQbatora pisemny wniosek wraz z uzasadnieniem. Ostateczną decyzję o przedłużeniu okresu najmu podejmuje Kierownik InQbatora kierując się wyłącznie własną oceną przedsiębiorcy, dokonaną w szczególności w oparciu o wyniki przeprowadzonego audytu przedsiębiorcy wnioskującego o przedłużenie okresu najmu. Po upływie 3-letniego, podstawowego okresu najmu, przedsiębiorca traci prawo do korzystania z preferencyjnych stawek czynszu najmu i począwszy od pierwszego miesiąca po upływie 3-letniego okresu najmu jest zobowiązany do zapłaty czynszu według stawek podstawowych. 9 Równowartość w złotych polskich kwoty EUR w dowolnie ustalonym okresie trzech lat budżetowych albo równowartość w złotych polskich kwoty EUR w dowolnie ustalonym okresie trzech lat budżetowych dla przedsiębiorców działających w sektorze transportu drogowego 7

8 4.2 Wyposażenie pomieszczeń biurowych. Przedsiębiorca może wynająć wydzielone pomieszczenie biurowe lub wyodrębnione stanowisko pracy w przeszklonym boksie na sali wspólnej. InQbator udostępnia lokatorom powierzchnię biurową pod działalność uwzględniając aktualną dostępność oraz potrzeby lokatorów. Każdy nowo powstały przedsiębiorca ma możliwość, w granicach dostępności i w ramach opłaty za czynsz, do skorzystania z wyposażenia pomieszczeń biurowych udostępnianego przez InQbator. Obejmuje ono: meble biurowe: regał, szafę zamkniętą, biurko, krzesło biurowe, kontener na dokumenty (zamykany na klucz), biurowy aparat telefoniczny, komputer stacjonarny klasy PC, monitor i drukarkę. Korzystanie z wyposażenia odbywa się na zasadach określonych w protokole zdawczoodbiorczym podpisanym przez obie strony. W razie naruszenia przez przedsiębiorcę zasad korzystania z przekazanego wyposażenia, określonych w zawartej przez lokatora umowie najmu, Kierownik InQbatora może żądać od lokatora zwrotu przekazanego wyposażenia, zaś lokator jest zobowiązany zwrócić wszelkie przekazane mu wyposażenie, w terminie 7 (siedmiu) dni od otrzymania żądania zwrotu na piśmie. Koszty bieżącej eksploatacji, konserwacji i ewentualnych napraw przekazanego wyposażenia ponosi wyłącznie przedsiębiorca. 4.3 Stawki czynszu i zmiana stawek czynszu. Stawki czynszu określone są każdorazowo w załączniku do umowy najmu Cenniku Usług i mogą być zmieniane według poniższych zasad: Po upływie każdego roku obowiązywania zawartej przez lokatora umowy najmu Kierownik InQbatora ma prawo podnieść stawkę podstawową czynszu najmu za metr kwadratowy o wskaźnik równy średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonemu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za ostatni rok kalendarzowy. Waloryzacja dokonywana jest na podstawie jednostronnego oświadczenia Fundacji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, które może zostać zawarte na pierwszej fakturze obejmującej zwaloryzowaną kwotę czynszu. Do waloryzacji dokonanej w tym trybie nie stosuje się przepisów art Kodeksu cywilnego. W przypadku gdy ze względu na termin ogłoszenia podanego wskaźnika nowa, zwaloryzowana stawka podstawowa czynszu najmu za metr kwadratowy nie będzie znana w terminie jej zapłaty wynikającym z umowy najmu, przedsiębiorca wpłaci czynsz w dotychczasowej wysokości, a po otrzymaniu oświadczenia Fundacji o dokonanej waloryzacji uzupełni go niezwłocznie, nie później jednak niż z chwilą zapłaty czynszu za następny (najbliższy) miesiąc. 4.4 Zasady zmiany opłaty eksploatacyjnej. Opłaty za media (energia elektryczna, woda ciepła i zimna, centralne ogrzewanie etc.) oraz inne koszty operacyjne są pobierane w formie zryczałtowanej opłaty eksploatacyjnej obliczanej na podstawie stawki opłaty eksploatacyjnej za jeden metr kwadratowy. 8

9 Stawka opłaty eksploatacyjnej za metr kwadratowy jest aktualizowana przez Kierownika InQbatora dwa razy do roku: 1 maja i 1 listopada każdego roku kalendarzowego. Cennik zawierający zaktualizowaną stawkę opłaty eksploatacyjnej Kierownik InQbatora przekazuje przedsiębiorcom nie później niż na 10 (dziesięć) dni roboczych przed terminem rozpoczęcia obowiązywania nowej stawki eksploatacyjnej. Wysokość zmienionej stawki opłaty eksploatacyjnej jest uzależniona od aktualnej wysokości stawek operatorów i dostawców mediów. 4.5 Zasady dostępu do InQbatora. Przedsiębiorcy będący lokatorami InQbatora mają możliwość dostępu do wynajmowanych pomieszczeń biurowych lub stanowisk pracy 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, na następujących warunkach: od poniedziałku do piątku w godzinach od 6 00 do dostęp do wynajmowanych pomieszczeń biurowych lub stanowisk pracy jest swobodny, w pozostałych godzinach, w soboty oraz w dni wolne od pracy, dostęp do wynajmowanych pomieszczeń biurowych lub stanowisk pracy mają tylko osoby wskazane pisemnie przez przedsiębiorcę lub inne przebywające w jego towarzystwie, po sprawdzeniu ich tożsamości przez pracowników służby ochrony Wyłączenia. Zasady najmu powierzchni biurowej określone w niniejszym 4 nie mają zastosowania do podmiotów, o których mowa w 5 i 6 Regulaminu, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień umów zawartych z tymi podmiotami. 5. PreinQbacja 5.1. Przygotowanie do prowadzenia działalności gospodarczej. InQbator może zaoferować osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej (zwanym dalej Kandydatem na przedsiębiorcę lub Kandydatami ) odpłatne usługi służące pomocy przez okres 6 miesięcy w przygotowaniu do rozpoczęcia przez te osoby działalności gospodarczej (zwany dalej PreinQbacją ), który może zostać przedłużony za zgodą i według uznania Kierownictwa InQbatora. Wśród Kandydatów na przedsiębiorcę mogą znaleźć się wyłącznie: studenci, doktoranci, pracownicy naukowi, absolwenci studiów wyższych I, II lub III stopnia (niezależnie od kierunku studiów, na którym studiują, lub który ukończyli), jeżeli nie upłynęło jeszcze 5 lat od ukończenia przez nich studiów (data ukończenia studiów oznacza datę na dyplomie ukończenia studiów), którzy planują rozpocząć działalność gospodarczą w niedługim czasie Współpraca. PreinQbacja opierać się będzie na wzajemnej współpracy między InQbatorem i Kandydatem, w szczególności zaś na usługach oferowanych Kandydatom przez InQbator przez okres 6 miesięcy przed rozpoczęciem działalności gospodarczej przez te osoby w zakresie odpłatnego doradztwa i monitorowania działań Kandydata w 9

10 wymiarze do 3 (trzech) godzin zegarowych w danym miesiącu kalendarzowym realizowanych w ramach spotkań w siedzibie InQbatora Kandydaci. Kandydatem na przedsiębiorcę może zostać osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, która spełni wszystkie wymogi wskazane przez InQbator, zwłaszcza złoży w InQbatorze wymienione poniżej dokumenty i przejdzie z wynikiem pozytywnym postępowanie przed zespołem oceniającym InQbatora w składzie określonym w c) Regulaminu. Wymagane dokumenty: - formularz aplikacyjny; - biznesplan na okres 3 lat od momentu rozpoczęcia działalności; - oświadczenie o zapoznaniu się i akceptacji Regulaminu; - dyplom ukończenia studiów w przypadku osób, które ukończyły studia; - oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej i zamiarze jej podjęcia najpóźniej po okresie PreinQbacji. InQbator może domagać się również innych dokumentów i oświadczeń niewymienionych powyżej, które uzna za niezbędne dla oceny pomysłu osoby starającej się o status Kandydata na przedsiębiorcę, według swojego uznania. O zakwalifikowaniu danej osoby na Kandydata decyduje swobodnie Kierownictwo InQbatora, a decyzje Kierownictwa nie podlegają żadnej weryfikacji oraz wzruszeniu (są ostateczne i prawnie wiążące) Wybór kandydata. Wyłonienie Kandydata spośród osób, które złożyły wymagane dokumenty następuje zgodnie z poniższymi zasadami: a) InQbator prowadzi w sposób wskazany w a) Regulaminu nabór osób planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej; b) zespół oceniający InQbatora dokonuje analizy dokumentacji złożonej przez osoby ubiegające się o status Kandydata pod kątem formalnym oraz merytorycznym, badając zwłaszcza, czy dana aplikacja (formularz) i pozostałe dokumenty odpowiadają celom i przedmiotowi działalności InQbatora; c) po dokonaniu oceny dokumentacji InQbator zawiadamia osoby, które złożyły wszystkie wymagane dokumenty o wynikach oceny i organizuje spotkanie w celu ustalenia dalszych działań; d) zawarcie umowy dotyczącej usług świadczonych przez InQbator określającej zakres i koszt usług PreinQbacji Zakończenie współpracy. W przypadku, gdy w ocenie InQbatora, w okresie PreinQbacji, Kandydat nie będzie czynił postępów w przygotowaniach do rozpoczęcia działalności lub przestanie spełniać wymogi stawiane Kandydatom przez InQbator określone w Regulaminie, InQbator jest uprawniony do zakończenia współpracy z Kandydatem na zasadach uregulowanych w umowie Pojęcia. 10

11 Kandydat na przedsiębiorcę lub Kandydat, o którym mowa w niniejszym 5 Regulaminu nie oznacza kandydata na lokatora, do którego to pojęcia Regulamin odwołuje się w innych postanowieniach. 6. Wirtualne Biuro 6.1 Udostępnienie adresu InQbatora InQbator może zaoferować mikroprzedsiębiorcom i małym przedsiębiorcom w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (T. j. Dz. U. z 2010 roku. Nr 220, poz.1447), którzy nie są lokatorami InQbatora w rozumieniu Regulaminu, odpłatne usługi udostępnienia adresu siedziby oraz adresu do korespondencji na zasadach rynkowych, które określi stosowna umowa. W razie wystąpienia sprzeczności między Regulaminem a umową, pierwszeństwo będzie miała umowa zawarta z przedsiębiorcą Dokumenty. Przedsiębiorcy zainteresowani skorzystaniem z usług InQbatora wskazanych w zobowiązani są złożyć w InQbatorze następujące: wymienione w litery a, c, d, e, f, g, h. 6.3 Odpłatne korzystanie z powierzchni biurowej InQbatora InQbator może zaoferować podmiotom określonym w 6.1.1, na zasadach nie podlegających warunkom preferencyjnym najmu wskazanym zwłaszcza w 3 Regulaminu, lecz na zwykłych zasadach rynkowych, najem stanowisk pracy w Sali budynku InQbatora z dostępem do kuchni i innych urządzeń wspólnych, z dostępem do Internetu w czasie ustalonym z Kierownictwem InQbatora na zasadach uregulowanych w odpowiedniej umowie. Z danej Sali budynku InQbatora w tym samym czasie korzystać mogą wspólnie również inni przedsiębiorcy Przedsiębiorcom korzystającym z powierzchni biurowej na zasadach określonych w InQbator może umożliwić za osobną, dodatkową opłatą dostęp do sali konferencyjnej i sal szkoleniowych za uprzednią rezerwacją dokonaną przez przedsiębiorcę w elektronicznym systemie rezerwacji sal InQbatora, dostęp do urządzenia kserokopiarki oraz usługi doradcze kadry InQbatora i innych działów PPNT FUAM Wszystkie usługi świadczone przez InQbator określone w niniejszym 6 nie mają charakteru preferencyjnego. 7. Usługi dla lokatorów InQbatora 7.1 Dział Administracji. Codzienne administrowanie InQbatorem należy do zadań Działu Administracji ulokowanego w budynku C4 (pokój 51). Dział Administracji obsługuje najemców w zakresie: zawierania umów, wystawiania faktur za usługi świadczone przez InQbator (czynsz, opłaty eksploatacyjne, inne), 11

12 prowadzenia rejestru i rezerwacji salek konferencyjnych (C3/3, C4/53, C4/56, C5/103), wydawania zaświadczeń o pomocy de minimis. W Dziale Administracji znajdują się również zapasowe klucze do pomieszczeń wynajmowanych przez przedsiębiorców, złożone w zaplombowanych kopertach zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym. Kierownik InQbatora może skorzystać z tych kluczy w celu wejścia do lokali, zgodnie z zasadami opisanymi we właściwych zawartych umowach najmu. Ponadto Dział Administracji upoważniony jest do wydania zapasowego kompletu kluczy na uzasadnione żądanie i do rąk własnych przedsiębiorcy. Dział Administracji prowadzi rejestr wydań i zwrotów zapasowych kompletów kluczy, które winny zostać zwrócone niezwłocznie. Każdorazowo po zwrocie klucze zostaną złożone w zaplombowanych kopertach. 7.2 Podstawowe usługi InQbatora. Usługi oferowane w ramach czynszu podstawowego obejmują: dostęp do pomieszczeń biurowych przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, na zasadach opisanych w 4.5 Regulaminu, dostęp do wspólnych pomieszczeń socjalnych (kuchnia, toalety), dostęp do linii telefonicznej, możliwość przyłączenia do szerokopasmowego Internetu, dostawę prądu i ciepła w sezonie grzewczym, klimatyzację pomieszczeń, możliwość korzystania z parkingu, na zasadach określonych odrębnie przez Kierownika InQbatora, dozór terenu wokół InQbatora oraz ochronę lokali w czasie gdy uaktywniony jest w nich system alarmowy, odśnieżanie, możliwość umieszczenia podstawowych informacji o przedsiębiorcy na stronie internetowej InQbatora. 7.3 Dodatkowe usługi. Do usług dodatkowych należą: szerokopasmowe łącze internetowe, inne usługi informatyczne, usługa ksero, wynajem sali konferencyjnej i sal szkoleniowych. Stawki opłat za korzystanie z usług dodatkowych, są określone w Cenniku Usług InQbatora, który stanowi załącznik do umowy. 7.4 Biznesowe usługi lokatorskie. W ramach usług biznesowych InQbator oferuje konsultacje dla swoich lokatorów. Konsultacje udzielane są przez specjalistów z zakresu przedsiębiorczości, innowacyjności, transferu technologii, projektów międzynarodowych oraz przedsiębiorczości akademickiej. Konsultacje zapewniane są przez zespół InQbatora, inne działy PPNT FUAM oraz specjalistów spoza PPNT Fundacji UAM. 12

13 Poza konsultacjami InQbator oferuje lokatorom następujące usługi biznesowe: audyty technologiczne, doradztwo strategiczne, poszukiwanie partnerów biznesowych, promocję firmy w kraju i za granicą w ramach prowadzonych projektów, organizacja bezpośrednio spotkań partnerskich, doradztwo technologiczne i finansowe (konsultacje wniosków projektowych i projektów w ramach funduszy strukturalnych UE), pomoc w poszukiwaniu źródeł finansowania, pomoc w negocjacjach z partnerami krajowymi i zagranicznymi, wsparcie uczestnictwa sektora MSP w programach 7. Programu Ramowego UE, pomoc w przygotowaniu innych projektów europejskich, organizację misji zagranicznych, konferencji, dni informacyjnych, seminariów i szkoleń dla przedsiębiorców z zakresu oferowanych usług. Konsultacje oraz usługi biznesowe są usługami płatnymi, za wyjątkiem usług dofinansowanych w 100% przez środki publiczne krajowe lub europejskie w ramach realizowanych projektów. Wysokość opłat określa Cennik Usług InQbatora, przy czym poziom odpłatności dla nowo powstałych lokatorów, w rozumieniu 2 oraz Regulaminu, wynosi 25% (dwadzieścia pięć procent) wartości świadczonych usług. Rabat w wysokości 75% (siedemdziesiąt pięć procent), jest uprawnieniem lokatora wynikającym z faktu płacenia czynszu najmu. Maksymalna liczba godzin konsultacji oraz usług biznesowych wynosi do 10 godzin kwartalnie dla lokatorów. 7.5 Biznesowe usługi lokatorskie pomoc publiczna Przed skorzystaniem przez lokatora InQbatora z biznesowych usług lokatorskich, lokator zobowiązany jest przedłożyć Kierownictwu InQbatora oświadczenie o wszelkiej pomocy de minimis otrzymanej przez tego lokatora w bieżącym roku budżetowym oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat budżetowych według wzoru udostępnianego przez Fundację UAM; w razie nieotrzymania w tym okresie pomocy lokator może złożyć oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej według wzoru udostępnianego przez Fundację UAM W razie, gdyby w związku z faktem preferencyjnego świadczenia usług lokatorskich, na warunkach opisanych w 7.4 Regulaminu, u danego lokatora mogło dojść do przekroczenia dopuszczalnego pułapu pomocy de minimis, InQbator może odmówić takiemu lokatorowi udzielenia rabatów, o których mowa w 7.4 Regulaminu Przedsiębiorcom, którzy w związku z korzystaniem z biznesowych usług lokatorskich uzyskają wsparcie mające charakter pomocy publicznej, Fundacja UAM przy wykonywaniu biznesowych usług lokatorskich wydaje sporządzone na podstawie odpowiednich przepisów zaświadczenie o wysokości związanej z tym pomocy de minimis, jaka zostanie udzielona przedsiębiorcy Wyłączenia. 13

14 Usługi InQbatora określone w niniejszym 7 nie mają zastosowania do podmiotów, o których mowa w 5 i 6 Regulaminu, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień umów zawartych z tymi podmiotami. 8. Uprawnienia i obowiązki firm prowadzących działalność w InQbatorze 8.1 Współpraca lokatorów z InQbatorem. Wraz z zawarciem umowy najmu, przedsiębiorcy przyjęci do InQbatora deklarują swą gotowość do wzajemnej wymiany informacji i doświadczeń oraz ewentualnej współpracy, opartych każdorazowo na zasadzie dobrowolności. InQbator ma prawo do promowania firm jego lokatorów, poprzez przekazywanie innym osobom informacji o lokatorach InQbatora, jednak nie ma prawa prowadzenia rozmów o charakterze handlowym i dokonywania ustaleń merytorycznych w ich imieniu. Firmy w InQbatorze mają prawo do powoływania się na przynależność do InQbatora, jednak nie mają prawa zaciągać żadnych zobowiązań w imieniu InQbatora. W trakcie przebywania w InQbatorze przedsiębiorca powinien podejmować starania w celu uzyskania własnego lokalu na prowadzenie działalności gospodarczej, umożliwiającego opuszczenie InQbatora po wygaśnięciu umowy najmu. Wszelkie informacje dotyczące inkubowanych przedsiębiorstw, będące w posiadaniu pracowników Fundacji UAM są objęte tajemnicą. 8.2 Zasady obowiązujące lokatorów InQbatora. a) każdy z lokatorów InQbatora zobowiązuje się bezwzględnie przestrzegać przepisów i zasad bhp oraz przeciwpożarowych, b) każdy z lokatorów InQbatora będzie utrzymywał wynajmowaną powierzchnię biurową oraz jej otoczenie w należytym porządku i czystości, c) lokator InQbatora nie może powodować nadmiernych zakłóceń i wibracji, nieprzyjemnych lub uciążliwych zapachów lub trujących wyziewów; nie może używać także jakichkolwiek elektrycznych, elektronicznych lub innych urządzeń, które emitują nadmierny hałas lub są niebezpieczne dla innych lokatorów InQbatora, albo zakłócają działanie innych przyrządów i urządzeń oraz odbiorników radiowo-telewizyjnych w InQbatorze lub jego otoczeniu i bez wyraźnej zgody Kierownika InQbatora nie zainstaluje żadnego urządzenia nadawczego czy anteny, d) lokator InQbatora samodzielnie i na własny koszt zabezpiecza zagospodarowanie odpadów, śmieci, surowców wtórnych, nieczystości płynnych, co do których odrębne przepisy przewidują szczególne zasady ich składowania, transportu, recyklingu, odzysku lub utylizacji i ponosi wszelkie konsekwencje mogące wynikać z naruszenia obowiązujących w tym zakresie przepisów, e) każdy z lokatorów InQbatora zobowiązuje się korzystać z elektryczności, ogrzewania oraz wody w sposób zapewniający jak najmniejszą uciążliwość dla środowiska, f) w razie przekroczenia przez lokatora InQbatora ustalonej w umowie najmu ilości pracowników, zleceniobiorców, wykonawców lub współpracowników lokatora, 14

15 zatrudnionych przez lokatora w ramach wynajmowanej powierzchni (obliczonej każdorazowo jako maksymalna ilość osób zatrudnionych dla powierzchni lokalu liczonej w metrach kwadratowych), lokator taki będzie zobowiązany do zapłaty zryczałtowanej zwiększonej opłaty eksploatacyjnej, zgodnie z Cennikiem Usług, g) w przypadku, gdy którykolwiek z lokatorów InQbatora w wyniku rozwoju nie będzie spełniał warunków do uznania go za mikroprzedsiębiorcę lub małego przedsiębiorcę, wobec takiego przedsiębiorcy zastosowanie znajdzie zryczałtowana zwiększona miesięczna opłata eksploatacyjna, przewidziana w Cenniku Usług InQbatora, h) lokatorzy InQbatora zobowiązują się do pełnej współpracy z Działem Administracji InQbatora w celu zapewnienia jak najbardziej efektywnego funkcjonowania sieci grzewczej, elektrycznej i wodnej InQbatora, w szczególności nie będą regulowali urządzeń kontrolnych tych systemów, i) lokator InQbatora otrzyma klucze do powierzchni wynajmowanej na zasadach opisanych w protokole zdawczo-odbiorczym. Lokator InQbatora zobowiązuje się nie instalować żadnych dodatkowych zamków i zabezpieczeń na drzwiach. Wszystkie nie zatwierdzone przez Dział Administracji InQbatora zamki, mogą być zdjęte, a ślady po nich usunięte na koszt lokatora, j) po zakończeniu najmu, lokator zwróci wszystkie posiadane komplety kluczy, karty magnetyczne oraz klucze do skrzynki pocztowej do Działu Administracji InQbatora oraz przekaże wszelkie wyposażenie przyjęte w ramach umowy najmu i protokołu zdawczo-odbiorczego, k) lokator InQbatora jest odpowiedzialny za zamykanie na klucz drzwi do wynajmowanych pomieszczeń oraz pozostawianie zabezpieczonych innych dróg bezpośredniego dostępu do nich, w szczególności poprzez zamykanie okien oraz kodowanie systemu alarmowego dla wynajmowanych pomieszczeń, l) lokator InQbatora nie będzie instalował lub używał żadnych maszyn i urządzeń, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną przez niego działalnością na powierzchni wynajętej, bez uprzedniej zgody Kierownictwa InQbatora, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, m) jakikolwiek znak, napis, obraz lub reklama umieszczone wewnątrz pomieszczeń wynajmowanych przez lokatora InQbatora, które są widoczne na zewnątrz budynku InQbatora będą zainstalowane na koszt Najemcy i w taki sposób, oraz w takiej formie, jaką uprzednio zaakceptuje Kierownik InQbatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Żaden znak, napis, obraz lub reklama nie mogą być umieszczone na oknie zewnętrznym lub tak, by były widoczne na zewnątrz InQbatora bez uprzedniej zgody Kierownika InQbatora udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z tym że każdy lokator ma obowiązek umieszczenia na swojej stronie internetowej informacji o siedzibie pod adresem InQbatora zgodnie z wzorem określonym przez InQbator, n) lokator InQbatora, jego klienci, osoby zaproszone i goście nie będą tarasować chodników, wejść, klatek schodowych i innych miejsc wewnątrz i w sąsiedztwie InQbatora. Lokator InQbatora nie będzie umieszczał jakichkolwiek obiektów w bezpośrednim sąsiedztwie okien lub szklanych drzwi łączących się z częścią 15

16 wspólną lub zewnętrzną InQbatora, które wyglądają nieestetycznie i natychmiast usunie takowe na żądanie Działu Administracji InQbatora, o) każdy z lokatorów InQbatora powinien przestrzegać odpowiednich przepisów prawa oraz unormowań lokalnych, a także przepisów i instrukcji budowlanych i nie będzie używał bezpośrednio, czy pośrednio powierzchni wynajmowanej niezgodnie z nimi lub w sposób mogący powodować zagrożenie dla osób lub własności, czy mogących spowodować podwyższenie stawki ubezpieczeniowej lub wymagających rozszerzenia ubezpieczenia, p) każdy z lokatorów InQbatora będzie współpracował we wszystkich działaniach dotyczących bezpieczeństwa InQbatora, jak również będzie informował niezwłocznie administrację InQbatora o uruchomieniu alarmu zainstalowanego w budynkach InQbatora, a w przypadku niepowiadomienia będzie ponosił koszty przybycia pracowników firmy świadczącej usługi ochrony na miejsce InQbatora, q) lokator InQbatora nie będzie przyłączał żadnych aparatów i urządzeń do sieci grzewczej, elektrycznej i wodociągowej InQbatora, bez uprzedniego otrzymania zgody Kierownictwa InQbatora udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, r) jakiekolwiek szkody powstałe przy przenoszeniu czy instalowaniu mebli, sprzętu i wyposażenia lokatora na terenie InQbatora będą usunięte na koszt lokatora, s) Dział Administracji InQbatora ma prawo określić i zlecić maksymalne obciążenie i prawidłowe położenie wszelkiego ciężkiego sprzętu i urządzeń, które mają być umieszczone w InQbatorze i odmówić umieszczenia tych, które w jego opinii mogą spowodować zniszczenie podłóg czy konstrukcji budynku, t) lokator InQbatora ma prawo dokonania ulepszeń wynajmowanych pomieszczeń, jednakże za wyłączną zgodą Kierownictwa InQbatora udzieloną pod rygorem nieważności w formie pisemnej; w szczególności postawienie ścianek działowych i innych stałych elementów w wynajmowanych pomieszczeniach wymaga każdorazowej zgody Kierownika InQbatora wyrażonej w formie pisemnej i dokonywane jest na wyłączny koszt lokatora, u) zabronione jest parkowanie pojazdów poza miejscami do tego wyraźnie przeznaczonymi, v) dla prawidłowej realizacji misji InQbatora, lokatorzy zobowiązani są uczestniczyć w spotkaniach organizowanych przez InQbatora w przypadkach wskazanych przez Administrację InQbatora. W przypadku, gdy Kierownik InQbatora pozwoli jednemu lub więcej lokatorom na odstąpienie od wewnętrznych przepisów InQbatora, nie znaczy to, że odpowiednie uregulowanie zostało zawieszone w stosunku do innych lokatorów. Postanowienia niniejszego 8 stosuje się odpowiednio do podmiotów określonych w 5 i 6 Regulaminu, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień umów zawartych z tymi podmiotami. 9. Organizacja InQbatora 9.1 Miejsce InQbatora w strukturze Fundacji UAM. 16

17 InQbator jest działem Fundacji UAM podporządkowanym prawnie, finansowo i decyzyjnie Zarządowi Fundacji UAM. Zarząd Fundacji UAM zatwierdza Regulamin InQbatora oraz jego ewentualne zmiany, a także wybiera Kierownika InQbatora. 9.2 Władze InQbatora. InQbator jest zarządzany przez Kierownika, któremu podlegają Dział Administracji, Dział Wspierania Postaw Przedsiębiorczych oraz Dział Rozwoju i Promocji Firm. 9.3 Kierownik InQbatora. Kierownik InQbatora w szczególności: sprawuje nadzór nad funkcjonowaniem placówki, udziela Zarządowi Fundacji UAM rekomendacji w sprawie zawarcia, przedłużenia bądź rozwiązania umów najmu z lokatorami InQbatora, udziela Zarządowi Fundacji UAM rekomendacji w sprawie zawarcia, przedłużenia bądź rozwiązania umów najmu z lokatorami strategicznymi InQbatora, ustala cennik usług oferowanych przez InQbator, uzyskawszy uprzednio akceptację Zarządu Fundacji UAM, udziela Zarządowi Fundacji UAM rekomendacji w sprawie sankcji wobec lokatorów, którzy naruszyli zapisy umowy lub niniejszego Regulaminu, proponuje Zarządowi FUAM wysokość stawki eksploatacyjnej, udziela Zarządowi Fundacji UAM rekomendacji w sprawie zmian do Regulaminu. 10. Postanowienia końcowe Pierwszeństwo umów przed Regulaminem. W przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy Regulaminem, a umową najmu lub inną umową przewidzianą w Regulaminie, pierwszeństwo ma umowa najmu lub ta inna umowa Postanowienia przejściowe. Pierwotna treść Regulaminu została przyjęta uchwałą 34/20/09 Zarządu Fundacji UAM z dnia 27 listopada 2009 roku. Regulamin obowiązuje od dnia 01 grudnia 2009 roku. Niniejszy tekst jednolity uwzględnia zmiany Regulaminu dokonane na podstawie uchwały 34/20/2009 Zarządu Fundacji UAM, uchwały nr 2/10/2011 z dnia roku. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem roku, za wyjątkiem postanowień Regulaminu wprowadzających nowe obowiązki dla lokatorów i innych podmiotów korzystających z usług InQbatora w zakresie: litera m) w zakresie dotyczącym obowiązku publikacji na stronie internetowej informacji o siedzibie pod adresem InQbatora; litera p) w zakresie dotyczącym ponoszenia kosztów przybycia pracowników ochrony na miejsce InQbatora w przypadku uruchomienia alarmu i niepowiadomienia o jego uruchomieniu administracji InQbatora przed przybyciem firmy świadczącej usługi ochrony, 17

18 litera v), które to postanowienia w stosunku do podmiotów, które mają zawarte umowy z Fundacją UAM wchodzą w życie po upływie 14 dni od dnia doręczenia nowej wersji Regulaminu (niniejszego tekstu jednolitego). Odesłania do Regulaminu w dotychczas zawartych umowach należy rozumieć jako odesłania do niniejszej wersji Regulaminu (Tekstu jednolitego) odpowiednio do właściwych merytorycznie jednostek redakcyjnych Regulaminu. 18