Załącznik do Zarządzenia Dziekana WMIM UW Nr 3-2 z dnia 5 listopada 2012 r.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Dziekana WMIM UW Nr 3-2 z dnia 5 listopada 2012 r. Obsługa USOS na Wydziale MIM UW: aktualizacja podziału zadań i kompetencji. Uwaga. Podział zadań i kompetencji został opracowany z uwzględnieniem nadrzędnej, ogólnej zasady: Informację wprowadza do USOS ta osoba/jednostka administracji, z której zakresem obowiązków wiąże się wytworzenie odpowiedniej informacji oraz jej późniejsze przetwarzanie. Rozdział 1 Osoby Poniżej wskazane są zakresy (związanej z działaniem USOS) odpowiedzialności poszczególnych osób i komórek administracji. Całościowe procedury, obejmujące różnorodne działania, które wymagają współpracy wielu pracowników Wydziału, podane są w rozdziale Dziekan Podział nowych zadań W razie potrzeby: rozstrzyganie sporów kompetencyjnych 1.1 Pełnomocnik Dziekana d/s USOS Nadzór techniczny nad całością działania USOS w skali Wydziału, organizacja niezbędnego wsparcia dla pracowników 1.2 Pełnomocnik Dziekana d/s rozwoju USOS Wsparcie merytoryczne dla prodziekana d/s studenckich w zakresie modelowania spraw studiów w USOS. Wsparcie merytoryczne dla pracowników funkcyjnych Wydziału w zakresie użycia USOS i aplikacji zintegrowanych z USOS. Wsparcie merytoryczne i techniczne dla pełnomocnika Dziekana ds. USOS. Nadzór nad utrzymaniem lokalnych aplikacji zintegrowanych z USOS. Wsparcie w zakresie wszystkich niestandardowych zadań związanych z dostępem do danych w USOS. Analiza potrzeb użytkowników USOS i planowanie zmian w systemie. Uzgadnianie postulatów Wydziału związanych z rozwojem USOS z UW i MUCI oraz nadzór nad ich realizacją. Kierowanie zespołem programistów Laboratorium Komputerowego. 1.3 Prodziekan d/s studenckich Nadzór nad pracą Sekcji Studenckiej i obsługa podań studenckich; Nadzór nad przygotowaniem obsady zajęć, układaniem planu i rejestracją na zajęcia. 1.4 Sekcja Studencka obsługa całości spraw osobowych związanych z tokiem studiów, w tym m.in.: rozliczanie studentów po zakończeniu odpowiedniego etapu studiów; wpisywanie informacji o wszelkich decyzjach prodziekana podjętych w związku z podaniami studentów; generowanie wszystkich wydziałowych protokołów egzaminacyjnych; przygotowanie list stypendialnych i wprowadzenie danych o podziale 2/8

2 stypendiów, zatwierdzonym przez Wydziałową Komisję Stypendialną; naliczanie opłat za studia; po rejestracji podstawowej: wprowadzenie informacji o zatwierdzeniu/odrzuceniu próśb studentów i doktorantów o rejestrację, wg wskazań prodziekana ds. studenckich. 1.5 Zespół programistów Laboratorium Komputerowego Zadania programistyczne: generowanie raportów i statystyk oraz inne prace wymagające bezpośrednich operacji na bazie, na polecenie Dziekana lub prodziekanów. 1.6 Wicedyrektorzy Instytutów d/s dydaktycznych Nadzór nad stanem katalogu przedmiotów i ustalanie oferty dydaktycznej instytutów Wydawanie Sekretariatom poleceń związanych z przygotowaniem kompletnej obsady zajęć. 1.7 Sekretariaty Instytutów Dokonywanie wszelkich korekt, uzupełnień i poprawek w katalogu przedmiotów. Wykonywanie poleceń dyrekcji Instytutów związanych z przygotowaniem obsady zajęć na nadchodzący rok studiów. Wpisywanie czasowych zatrudnień osób, mających prowadzić zajęcia w ramach umów o zlecenie i dzieło. Wpisywanie tematów prac magisterskich zatwierdzonych przez odpowiednie komisje. Aktualizowanie danych o pracownikach: konsultacje, numery pokoi, telefony, zainteresowania naukowe (wersja polska i angielska). 1.8 Opiekunowie studiów licencjackich i magisterskich Współpraca z dziekanem, pełnomocnikiem dziekana ds. USOS i Sekcją Studencką przy obsłudze rejestracji na seminaria magisterskie i proseminaria; dbanie o uaktualnienie danych o tej rejestracji po sesji poprawkowej. 1.9 Opiekun studiów wieczorowych Obsługa rejestracji na zajęciach na tych studiach; Definiowanie ankiet Dziekanat (sprawy kadrowe) Zakładanie w USOS kont do USOSweb nowym pracownikom; Przekazanie do kadr na Krakowskim oświadczeń pracowników o zmianie danych: adres, numer dokumentu tożsamości. Kontrolowanie, czy kadry uaktualniły dane w USOS Dziekanat (studia doktoranckie) a) obsługa całości spraw osobowych związanych z tokiem studiów doktoranckich oraz prowadzeniem w USOS przewodów doktorskich, w tym: immatrykulacja słuchaczy studiów doktoranckich, zakładanie kont dostępowych do systemów informacyjnych i przydzielanie żetonów, nadawanie uprawnień do rejestracji, rozliczanie z wymagań programu, wprowadzanie informacji o kolejnych etapach przewodu doktorskiego, wprowadzanie osób uczestniczących w przewodzie Planista Przypisanie grupom zajęciowym terminów i miejsc odbywania zajęć. 3/8

3 1.12 Sekcja Finansowa Wciąganie plików z banku z wpłatami studentów, rozliczanie wpłat z należnościami; Wpisywanie pracownikom numerów kont bankowych Sekcja Obsługi Badań Przygotowanie umów o dzieło finansowanych z grantów. Uwaga: Rozdział 2 Czynności i procedury. Podział kompetencji i obieg informacji 1. Dziekan, przy wsparciu technicznym pełnomocnika ds. USOS, organizuje odpowiednie przeszkolenie decydentów i pracowników administracji WMIM. 2. Wszyscy użytkownicy zgłaszają wszelkie usterki techniczne (np. niewłaściwe funkcjonowanie formularzy i filtrów, niemożność zapamiętania wpisywanych informacji) na adres "usos@mimuw.edu.pl", z kopią do pełnomocnika dziekana ds. USOS. 2.1 Katalog przedmiotów Obsługują sekretariaty Instytutów. Koordynują dyrektorzy Instytutów ds. dydaktycznych. Uprawnienia kontrolne mają pełnomocnik dziekana ds. USOS oraz prodziekan ds. studenckich. Za kompletność danych w katalogu odpowiadają dyrekcje Instytutów. Wpisywanie nowych przedmiotów (terminy ustala prodziekan ds. studenckich, zwracając się do dyrektorów Instytutów o przygotowanie obsady zajęć na kolejny rok akademicki). Uzupełnianie braków, drobne modyfikacje (zmiany liczby punktów ECTS, korekty opisu zaakceptowane prze dyrektora itp.) i uaktualnianie istniejących rekordów. 2.2 Obsada zajęć. Edycje przedmiotów w cyklach dydaktycznych (kolejnych semestrach i latach). Układanie planu Uwaga: Ponieważ przygotowanie obsady zajęć, planu zajęć i terminowe uruchomienie rejestracji na zajęcia wymaga zgodnej współpracy wielu osób, wszystkie osoby wymienione niżej są zobowiązane do dołożenia szczególnych starań, by dotrzymać wyznaczonych przez dziekana terminów wykonania swoich zadań. W odpowiednich okresach roku przygotowanie obsady i planu zajęć jest najważniejszym, pierwszoplanowym zadaniem wszystkich odpowiedzialnych za ten proces osób. Prodziekan ds. studenckich: co roku z odpowiednim wyprzedzeniem inicjuje cały proces i wyznacza realistyczne terminy zakończenia jego poszczególnych etapów; nadzoruje całość procesu Dyrektorzy Instytutów: układają projekt obsady zajęć, przypisując edycjom poszczególnych przedmiotów koordynatorów i planując (na podstawie danych z lat poprzednich i liczebności kolejnych lat studiów) liczby grup ćwiczeniowych i laboratoryjnych. Do zadań dyrekcji należy: rozsądne zaplanowanie liczby przedmiotów do wyboru (monograficznych, 4/8

4 fakultatywnych na matematyce etc.), w celu zminimalizowania liczby zmian przeprowadzanych po kolejnych etapach rejestracji; zaplanowanie górnych limitów przyjęć na poszczególne przedmioty; wskazanie koniecznych powiązań grup ćwiczeniowych i laboratoryjnych; wskazanie grup ćwiczeniowych przeznaczonych dla studentów JSIM i JSEM; zaznaczenie, gdzie obsada grup różnych przedmiotów (np. AM I.1 i AM I.2) ma być taka sama w odpowiednich grupach w semestrze zimowym i letnim; zebranie od koordynatorów przedmiotów zwięzłych informacji o trybie egzaminu i wymaganiach związanych z zaliczeniem przedmiotu (aby informacja była dostępna już w rejestracji dla studentów) przekazują odpowiednie zadania sekretariatom (patrz niżej) i nadzorują ich wykonanie; w wyznaczonym przez prodziekana terminie przekazują listę przedmiotów cykli i ich koordynatorów prodziekanów; informują planistę o planowanych zajęciach pracowników i doktorantów WMIM w innych jednostkach UW; Sekretariaty Instytutów, na polecenie dyrekcji: wprowadzają do katalogu przedmiotów kompletne dane o nowych przedmiotach; dokonują w USOS tymczasowych zatrudnień osób, które nie są pracownikami WMIM, a mają prowadzić zajęcia w ramach różnych czasowych form zatrudnienia; tworzą w USOSie listę przedmiotów cykli, wpisując ich koordynatorów; tworzą zgodne z projektami obsady grupy zajęciowe przedmiotów cykli; wpisują ich prowadzących, dbając o odpowiednie powiązania grup tam, gdzie to jest konieczne; wpisują uwagi do przedmiotów cykli. Planista (powoływany przez dziekana, który określa zakres jego obowiązków oraz związaną z ich pełnieniem zniżkę dydaktyczną lub dodatek specjalny): ustala terminy zajęć i miejsce odbywania zajęć i wpisuje je do USOSa; dokonuje niezbędnych późniejszych korekt planu, zgodnie z procedurą zatwierdzoną przez dziekana (uwzględniających także likwidację grup lub tworzenie nowych, spowodowane wynikami rejestracji na przedmioty). Uwaga: Planista nie ma prawa wprowadzać żadnych zmian do planu zajęć w okresie trwania rejestracji na przedmioty lub do grup na nadchodzący semestr. Plan zajęć na dany semestr (rok) powinien być gotowy na tydzień przed rozpoczęciem rejestracji na zajęcia tego semestru (roku). Planista informuje elektronicznie pracowników Wydziału o terminie składania dezyderatów dotyczących planu zajęć na kolejny semestr i rok; pracownicy nie mają gwarancji, że jakiekolwiek dezyderaty zgłoszone po upływie terminu wyznaczonego przez planistę zostaną spełnione. Likwidacji kolizji w planie, ujawnionych podczas zapisów na przedmioty lub wcześniej, planista dokonuje w porozumieniu z wicedyrektorami instytutów ds. dydaktycznych oraz prodziekanem ds. studenckich, biorąc pod uwagę liczbę osób, których dotyczy kolizja, oraz względy merytoryczne wynikające z programów studiów prowadzonych na Wydziale. W przypadku niemożności rozwiązania konfliktu w planie, spowodowanego życzeniami pracownika dotyczącymi dni lub pory odbywania zajęć, planista przekazuje informację dziekanowi, prodziekanowi ds. studenckich i dyrektorowi odpowiedniego instytutu. Pełnomocnik dziekana ds. USOS: po zgłoszeniu przez dyrekcje instytutów, że projekty obsady zajęć zostały przygotowane, kontroluje kompletność danych w katalogu przedmiotów i przekazuje informację o brakach dyrektorom i prodziekanowi; 5/8

5 przygotowuje rejestrację; odpowiada za wpisanie limitów przyjęć na poszczególne przedmioty, terminowe przygotowanie i uruchomienie (poszczególnych rodzajów i tur) rejestracji. 2.3 Rejestracja na zajęcia Prodziekan ds. studenckich: co roku przygotowuje zarządzenie Dziekana określające terminy rejestracji. Sprawuje nadzór nad przygotowaniem, przebiegiem i obróbką wyników rejestracji Rejestracja na proseminaria i seminaria magisterskie [w przypadku seminariów magisterskich:] opiekunowie studentów etapu magisterskiego informatyki i matematyki (w przyszłości: studentów studiów drugiego stopnia) [w przypadku proseminariów na matematyce:] opiekun studentów etapu licencjackiego (pierwszego stopnia) na matematyce. Opiekunowie: Organizacja spotkań dla studentów z prowadzącymi proseminaria; Ustalenie limitów miejsc w porozumieniu z prowadzącymi seminaria; obróbka wyników rejestracji, a także ich korekta we wrześniu, po zakończeniu sesji poprawkowej; informacje i przypomnienia dla studentów o terminach rejestracji. Pełnomocnik dziekana ds. USOS: przygotowanie rejestracji (przedmioty) i wpisanie limitów miejsc do USOS; przygotowanie rankingu ocen do rejestracji, uruchomienie i zamknięcie rejestracji; przekazanie opiekunom wyników rejestracji, zatwierdzenie wygenerowanych wyników po uzyskaniu akceptacji od opiekunów. Sekcja Studencka: zdefiniowanie zbioru osób uprawnionych do rejestracji (studenci, doktoranci) w/g instrukcji pełnomocnika dziekana ds. USOS i dokonywanie późniejszych uzupełnień wpisanie na seminaria studentów IV roku (kontynuacja); wprowadzenie korekt dokonanych we wrześniu, w związku z powtarzaniem lat przez część studentów Rejestracja podstawowa Terminy wyznacza Dziekan w corocznym zarządzeniu, zgodnie z Regulaminem Studiów i aktualnymi Uchwałami RW normującymi rejestrację na Wydziale. Zadania i ich wykonanie: Ustalenie limitów miejsc na poszczególnych przedmiotach: wicedyrektorzy Instytutów ds. dydaktycznych. Przypomnienie studentom o rejestracji: prodziekan ds. studenckich. Wpisanie limitów do USOS, uruchomienie i zamknięcie rejestracji w ustalonym przez dziekana terminie: pełnomocnik dziekana ds. USOS. Obróbka wyników i decyzje o akceptacji/odrzuceniu próśb rejestracyjnych: dyrektorzy, przy wsparciu pełnomocnika ds. USOS, gdy potrzebne są rankingi ocen, a następnie: Wprowadzenie decyzji o zmianie statusu próśb rejestracyjnych do USOS: Sekcja Studencka, wg wskazań prodziekana, któremu informacje o decyzjach 6/8

6 przekazują wicedyrektorzy ds. dydaktycznych. Niezbędne korekty planu - zmiany liczb grup i ich obsady: planista, wg informacji od wicedyrektorów ds. dydaktycznych. Decyzje o likwidacji przedmiotów, na które zgłosiło się zbyt mało chętnych: wicedyrektorzy Instytutów ds. dydaktycznych, w porozumieniu z prodziekanem ds. studenckich; Ustalenie liczb wolnych miejsc na pozostałych przedmiotach w następnych turze rejestracji, decyzje o zakończeniu rejestracji na przedmioty, na których limit miejsc został wyczerpany: wicedyrektorzy Instytutów ds. dydaktycznych Rejestracja do grup Odbywa się przed rozpoczęciem zajęć na dany semestr (rok). ustalenie, jakie przedmioty - np. ZPP I i ZPP II - są wyłączone z rejestracji do grup (pełnomocnik dziekana ds. USOS, w porozumieniu z dyrektorami instytutów); automatyczne zapisanie studentów do grup na tych przedmiotach, gdzie jest tylko jedna grupa ćwiczeniowa lub laboratoryjna: Sekcja Studencka; ustalenie i wpisanie limitów miejsc w grupach: pełnomocnik dziekana ds. USOS, w porozumieniu z dyrektorami instytutów; dokonanie powiązań grup ćwiczeniowych i laboratoryjnych na przedmiotach wskazanych przez dyrekcje Instytutów: pełnomocnik dziekana ds. USOS; uruchomienie i zamknięcie rejestracji w terminie określonym w zarządzeniu dziekana: pełnomocnik dziekana ds. USOS. Uwaga: Studenci I roku są na zajęcia pierwszego semestru rejestrowani administracyjnie. Nadzór: prodziekan ds. studenckich wspólnie z dyrektorami instytutów, wykonanie wg wskazań prodziekana: zaplecze informatyczne Sekcji Studenckiej. Na przedmioty semestru letniego studenci I roku rejestrują się samodzielnie, uczestnicząc we wszystkich etapach rejestracji, podobnie jak wszyscy inni studenci Giełda wymiany miejsc w grupach Uruchamia i zamyka w odpowiednim terminie: pełnomocnik dziekana ds. USOS Rejestracja dodatkowa Odbywa się elektronicznie (jako rejestracja bezpośrednia na przedmioty i do grup), zgodnie z uchwałą 2-43 Rady Wydziału. ustalenie, jakie przedmioty mają w tej rejestracji uczestniczyć i jakie są na nich limity miejsc (wicedyrektorzy Instytutów ds. dydaktycznych, wspólnie z prodziekanem ds. studenckich); wpisanie limitów do USOS, obsługa rejestracji w terminach wyznaczonych w zarządzeniu Dziekana (pełnomocnik dziekana ds. USOS) Studenci MISMaP z kierunkiem innym niż matematyka, informatyka Obecnie: decyduje prodziekan ds. studenckich, na podstawie papierowych podań 7/8

7 przekazanych przez Sekretariat MISMaP. Dane do USOS wprowadza Sekcja Studencka. Docelowo: dołączyć do elektronicznej rejestracji dodatkowej Dokumentacja toku studiów Całość spraw z tym związanych prowadzi Sekcja Studencka (za wyjątkiem rozpatrywania podań studenckich, które obsługuje prodziekan). Uwaga: Dokumentacją toku studiów doktoranckich zajmuje się osoba w sekcji kadrowej dziekanatu, prowadząca studia doktoranckie. 2.5 Sprawy osobowe, zatrudnienia itp. Zakładanie kont w USOS nowym pracownikom: Dziekanat - kadry. Przekazanie do kadr na Krakowskim oświadczeń pracowników o zmianie danych: adres, numer dokumentu tożsamości. Kontrolowanie, czy kadry uaktualniły dane w USOS. Zmiany informacji o numerach telefonów i pokojów, godzinach konsultacji, zainteresowaniach: Sekretariaty Instytutów. 2.6 Sprawy związane z finansami Prodziekan ds. studenckich: ustalanie cennika opłat (na podstawie Uchwały Rady Wydziału, zatwierdzonej przez Rektora) i decyzje o odpłatnościach za powtarzanie zajęć oraz wznawianie studiów; Sekcja Studencka: naliczanie opłat za studia; Sekcja Finansowa: Wciąganie plików z banku z wpłatami studentów, rozliczanie wpłat z należnościami. 2.7 Helpdesk USOSweb pełnomocnik dziekana ds. USOS. 2.8 Zadania programistyczne i inne wymagające bezpośredniego dostępu do danych w bazie zespół programistów Laboratorium Komputerowego. 2.9 Planowanie rozwoju USOS w zakresie nowych potrzeb informatycznych Wydziału pełnomocnik dziekana ds. rozwoju USOS Kierowanie zespołem programistów Laboratorium Komputerowego pełnomocnik dziekana ds. rozwoju USOS 8/8