ZASADY PROWADZENIA DOKUMENTACJI MERYTORYCZNEJ I FINANSOWEJ DO ZADAŃ REALIZOWANYCH PRZEZ MZSKF W 2016 ROKU

Transkrypt

1 ZASADY PROWADZENIA DOKUMENTACJI MERYTORYCZNEJ I FINANSOWEJ DO ZADAŃ REALIZOWANYCH PRZEZ MZSKF W 2016 ROKU Kraków, styczeń 2016 r.

2 Spis treści Spis treści... 2 A. Szkolenie kadry wojewódzkiej młodzików (kwm) i kadry wojewódzkiej juniorów młodszych (kwjm) oraz organizacja zawodów Systemu Sportu Młodzieżowego Planowanie szkolenia i współzawodnictwa kw Program organizacji szkolenia i harmonogram planowanych działań Wykaz zawodników szkolonych w kwm i kwjm Wykaz kadry trenerskiej i osób współpracujących Inne dokumenty Finansowanie akcji szkoleniowo-startowych kwm i finałów MMM Finansowanie akcji szkoleniowo-startowych kwjm Przeprowadzanie i rozliczanie akcji szkoleniowych kw Przeprowadzanie i rozliczanie organizacji zawodów systemu sportu młodzieżowego (MMM) B. Przygotowanie i udział reprezentantów województwa małopolskiego w zawodach finałowych systemu sportu młodzieżowego Planowanie przygotowania i udziału reprezentantów województwa małopolskiego w zawodach finałowych systemu sportu młodzieżowego Przeprowadzanie i rozliczanie przygotowania i udziału reprezentantów województwa małopolskiego w zawodach finałowych ssm C. Szkolenie małopolskiej kadry w sportach zimowych Planowanie szkolenia małopolskiej kadry w sportach zimowych Przeprowadzanie i rozliczanie szkolenia małopolskiej kadry w sportach zimowych D. Wykaz załączników składanych przy realizacji zadań szkoleniowo-startowych E. Spis załączników

3 A. Szkolenie kadry wojewódzkiej młodzików (kwm) i kadry wojewódzkiej juniorów młodszych (kwjm) oraz organizacja zawodów Systemu Sportu Młodzieżowego Założenia Programu dofinansowania ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej zadania z obszaru wspierania szkolenia sportowego i współzawodnictwa młodzieży związanego ze szkoleniem i współzawodnictwem zawodników kadry wojewódzkiej młodzików i juniorów młodszych w roku 2016 zostały określone w decyzji nr 9 Ministra Sportu i Turystyki z dnia 26 stycznia 2016 r. i opublikowane na stronie internetowej: Załącznik nr 01 zawierający liczby zawodników i limity osobodni szkolenia w poszczególnych sportach oraz obowiązujące w danym roku stawki, zatwierdzone przez Zarząd MZSKF zostały opublikowane na ze stronie internetowej: oraz 1. Planowanie szkolenia i współzawodnictwa kw Pierwszym etapem w realizacji programu jest prawidłowe zaplanowanie poszczególnych okresów szkolenia, które będzie zakończenie udziałem w finale imprezy głównej. W terminie określonym podczas narady trenerów, ozs lub klub wiodący składa na piśmie do MZSKF wniosek zawierający propozycje limitu zawodników kadry wojewódzkiej młodzików oraz limitu kadry wojewódzkiej juniorów młodszych. Liczba potencjalnych członków kw powinna wynikać z kryteriów powoływania zawodników do kadr wojewódzkich opracowanych przez ozs lub pzs. Po otrzymaniu informacji z Ministerstwa Sportu i Turystyki o liczbie szkolonych zawodników w ramach kw, zarząd MZSKF na podstawie złożonych przez ozs-y lub kluby wiodące wniosków, wyników osiągniętych w roku ubiegłym oraz dotychczasowej realizacji zadań zleconych, dokonuje podziału limitu pomiędzy zainteresowane sporty. Dokumenty dotyczące szkolenia kadry wojewódzkiej juniorów młodszych oznaczone literą a winny być składane na papierze w kolorze żółtym, dokumenty dotyczące szkolenia kadry wojewódzkiej młodzików z literą b na papierze w kolorze białym Program organizacji szkolenia i harmonogram planowanych działań Po otrzymaniu limitów kadr wojewódzkich trener koordynator wyznaczony przez ozs lub klub wiodący na dany rok przygotowuje Program organizacji szkolenia wg załącznika nr 2 oraz harmonogram planowanych działań wg załącznika nr 02a lub 02b do umowy MSiT Program organizacji szkolenia wg załącznika nr 2 powinien zawierać: nazwę sportu oraz limit miejsc; opis celu szkolenia; opis głównych zadań szkoleniowych; opis środki przewidziane do szkolenia; wykaz akcji szkoleniowych (należy wybrać rodzaj akcji) o o zgrupowanie (7 i więcej dni); konsultacja: szkoleniowa, startowa (do 6 dni) konsultacje startowe nie mogą dotyczyć eliminacji i finałów zawodów mistrzowskich krajowych; o dokładny termin i miejsce realizacji zadania; liczbę dni szkolenia, liczbę osób uczestniczących w zadaniu (zawodników i trenerów); liczbę osobodni szkolenia (wg określonych zasad naliczenia dni szkoleniowych); wykaz sprawdzianów i startów kontrolnych poza eliminacjami i finałami ujętymi w regulaminie ssm; w tym punkcie należy podać termin i miejsce wykonania testów sprawności ogólnej i specjalnej opracowanych lub wskazanych przez pzs; wykaz startów w zawodach eliminacyjnych i finałowych ujętych w regulaminie ssm: o rodzaj zawodów (kadra wojewódzka juniorów młodszych: Ponadwojewódzkie eliminacje i finały OOM lub Mistrzostwa Polski Juniorów Młodszych; kadra wojewódzka młodzików: Międzywojewódzkie Mistrzostwa Młodzików lub Mistrzostwa Polski Młodzików); o dokładny termin i miejsce realizacji zadania; liczbę dni zawodów, liczbę osób uczestniczących w zadaniu (zawodników i trenerów); liczbę osobodni zawodów. 3

4 Program organizacji szkolenia akceptuje pod względem merytorycznym pion szkolenia i Prezes MZSKF oraz podpisuje trener koordynator i zatwierdza przedstawiciel okręgowego związku sportowego lub klubu wiodącego w terminie do dnia 13 stycznia lub przed pierwszą akcją szkoleniową W przypadku kadry wojewódzkiej juniorów młodszych, a także w przypadku braku okręgowego związku sportowego program organizacji szkolenia dodatkowo musi zostać zatwierdzony przez przedstawiciela właściwego polskiego związku sportowego (wysyła MZSKF) Harmonogram planowanych działań winien zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; wykaz akcji szkoleniowo-startowych zawierający: o datę rozpoczęcia i zakończenia akcji wpisaną w formacie rrrr-mm-dd; o liczbę dni szkolenia (wartość jest obliczana automatycznie jako pełne osobodni można wpisać ręcznie jako liczbę pełnych dni wyżywienia); o liczbę osób uczestniczących w akcji osobno zawodników i szkoleniowców; o liczbę osobodni szkolenia (wartość jest obliczana automatycznie jako iloczyn liczby dni szkolenia i liczby zawodników); o o miejsce realizacji akcji (nazwa miejscowości); kwoty finansowania z poszczególnych źródeł (wartości są wyliczane automatycznie na podstawie stawek określonych w załączniku nr 01 w przypadku niższych kosztów realizacji zadania kwoty można zmniejszyć proporcjonalnie dla wszystkich źródeł); w przypadku organizowania na terenie województwa Międzywojewódzkich Mistrzostw Młodzików wykaz tych zawodów zawierający dane jak powyżej (koszty organizacyjne MMM są dofinansowywane tylko ze środków MSiT) Harmonogram planowanych działań winien być zaakceptowany i zatwierdzony wg zasad określonych w pkt W trakcie realizacji harmonogramu dopuszcza się korektę ilości szkolonych zawodników oraz terminu i miejsca realizacji akcji szkoleniowych. Najpóźniej w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem akcji należy przesłać elektronicznie do MZSKF wniosek z merytorycznym uzasadnieniem zmian zgodnie z zasadami określonymi w pkt i Zmiana zostaje przyjęta do realizacji dopiero po akceptacji pionu szkolenia oraz Prezesa MZSKF. W przypadku niedostarczenia w terminie 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęciem zadania ww. wniosku lub dokumentacji określonej w pkt 2.2. lub 3.1. z zastrzeżeniem pkt 2.4. niniejszego dokumentu, MZSKF uznaje, iż akcja nie będzie organizowana, a środki finansowe przeznaczone na ten cel zostają przesunięte do rezerwy, bez możliwości ponownego wykorzystania przez ten sam sport Akcje szkoleniowo-startowe organizowane w ramach szkolenia kadry wojewódzkiej młodzików i kadry wojewódzkiej juniorów młodszych mogą być realizowane w okresie od 15 stycznia 2016 r. do 30 listopada 2016 r Wykaz zawodników szkolonych w kwm i kwjm Biorąc pod uwagę opracowane przez pzs, ozs lub klub wiodący kryteria naboru do kadry wojewódzkiej młodzików i kadry wojewódzkiej juniorów młodszych (należy dołączyć do dokumentów), a w szczególności: wyników sportowych; wyników testów sprawności ogólnej i specjalnej opracowanych lub wskazanych przez pzs; aktualnego orzeczenia lekarskiego o zdolności do uprawiania danego sportu, wydanego przez lekarza medycyny sportowej lub lekarza posiadającego certyfikat ukończenia kursu wprowadzającego do specjalizacji w dziedzinie medycyny sportowej; opinii trenerów klubowych dotyczących prognozy rozwoju sportowego powołanych zawodników; trener koordynator powołuje z klubów województwa małopolskiego zawodników do kadry wojewódzkiej i przygotowuje wykaz zawodników szkolonych w kadrze wojewódzkiej młodzików i juniorów młodszych wg załącznika nr 10 do umowy MSiT (osobno). Dokument ten winien zawierać w nagłówku: zaznaczoną nazwę kadry której dotyczy (młodzika / juniora młodszego poprzez wykreślenie niewłaściwej); nazwę sportu zgodną z regulaminem ssm; limit szkolonych zawodników przyznany przez MZSKF; oraz następujące dane zawodników: nazwisko; 4

5 imię; datę urodzenia dwie ostatnie cyfry roku; płeć jednoliterowo K lub M; nr licencji pzs lub innego dokumentu potwierdzającego przynależność zawodnika do danego pzs licencje ozs; nazwę klubu sportowego (pełna nazwa zawierająca: formę stowarzyszenia skrót i nazwę właściwą np. TS Wisła Kraków, UKS Sokół-Mościce Tarnów, itp.), miejscowość klubu; wiodącą konkurencję, kategorię wagową, styl, osadę, itp., w której startuje zawodnik; nazwisko i imię trenera klubowego (najpierw nazwisko, następnie pełne imię); proponowaną kadrę w której zawodnik będzie szkolony w bieżącym roku (skróty: kadra wojewódzka juniorów młodszych KWJm lub rezerwa KWJm-r, kadra wojewódzka młodzików KWM lub rezerwa KWM-r); kategorię wiekową (obowiązuje skrót dla młodzika mł); Każdy zawodnik objęty programem winien posiadać nr PESEL zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (L.Dz poz. 388, 1337, 1864, 2281). Podając powyższe dane proszę nie używać wersalików (nazwy własne pisane małymi literami z wyjątkiem pierwszej) Roczniki zawodników w kategorii wiekowej młodzików powinny być zgodne z zatwierdzonymi przez MSiT regulaminami współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży uzdolnionej w poszczególnych sportach obowiązującymi w 2016 r. lub wytycznymi pzs dotyczącymi szkolenia zawodników w poszczególnych sportach Do kadr wojewódzkich nie można zakwalifikować zawodników będących uczniami SMS, NSMS oraz członków OSSM i placówek sportowych współpracujących z pzs na zasadach określonych w rozporządzeniu MEN z dnia 15 października 2012 r. w sprawie warunków tworzenia, organizacji oraz działania oddziałów sportowych, szkół sportowych oraz szkół mistrzostwa sportowego (Dz.U poz. 1129). Stosowne oświadczenie o powyższym fakcie składa ozs lub pzs przy zatwierdzaniu załącznika nr Wykaz zawodników szkolonych w kadrze wojewódzkiej winien być zaakceptowany i zatwierdzony wg zasad określonych w pkt i niniejszego dokumentu W trakcie realizacji programu dopuszcza się raz w roku korektę listy zawodników szkolonych w kadrze wojewódzkiej, w terminie zależnym od specyfiki funkcjonowania danego sportu. Sugerowane terminy to do 15 czerwca lub do 15 września. Korekta winna być sporządzona wg załącznika nr 10 do umowy MSiT z podaniem w nagłówku daty od kiedy będzie obowiązywać zmiana ( na okres od ). Korekta zawodników kw winna być zaakceptowana i zatwierdzona wg zasad określonych w pkt i niniejszego dokumentu Wykaz kadry trenerskiej i osób współpracujących Równolegle z listą zawodników kadry wojewódzkiej trener koordynator przygotowuje wykaz kadry trenerskiej i osób współpracujących wg załącznika nr 11 do umowy MSiT. Dokument ten winien zawierać następujące dane kadry szkoleniowej i osób współpracujących: nazwisko i imię; nazwę sportu; klasę trenerską / instruktorską (tylko dla kadry szkoleniowej); nr licencji właściwego pzs (tylko dla kadry szkoleniowej); okres zatrudnienia (koordynator wypełnia MZSKF, pozostałe osoby należy wpisać: zał 2 do umowy ); funkcję jaką pełni dana osoba: o kadra szkoleniowa koordynator lub szkoleniowiec, o osoby współpracujące mechanik, choreograf, fizjoterapeuta, itp.; formę zatrudnienia: o umowa zlecenie, o działalność gospodarcza; w przypadku koordynatora wynagrodzenie ryczałtowe będzie finansowane ze środków FRKF; pozostałe osoby uczestniczące w planowanych akcjach szkoleniowo-startowych będą finansowane ze środków Województwa Małopolskiego lub z dopłat ozs/ klubu wiodącego, klubów sportowych, rodziców. 5

6 Wykaz kadry trenerskiej i osób współpracujących winien być zaakceptowany i zatwierdzony wg zasad określonych w pkt oraz niniejszego dokumentu Inne dokumenty Na 7 dni przed rozpoczęciem akcji realizowanej wg harmonogramu planowanych działań (załącznik nr 02a lub 02b do umowy MSiT) należy złożyć do MZSKF zgodnie z wykazem zawodników (załącznik nr 10 do umowy MSiT) niżej wymienione dokumenty dotyczące wszystkich zawodników biorących udział w szkoleniu: oświadczenie o ochronie danych osobowych; zgodę rodziców na uczestnictwo w akcjach szkoleniowych; kserokopię aktualnych badań lekarskich wydanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 kwietnia 2011 r. w sprawie trybu orzekania o zdolności do uprawiania określonej dyscypliny sportu przez dzieci i młodzież do ukończenia 21. roku życia oraz zawodników pomiędzy 21. a 23. rokiem życia (Dz.U. Nr 88, poz. 500), rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 29 sierpnia 2009 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu ambulatoryjnej opieki specjalistycznej (Dz.U. Nr 139, poz.1142 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 kwietnia 2011 r. w sprawie kwalifikacji lekarzy uprawnionych do wydawania zawodnikom orzeczeń lekarskich o stanie zdrowia oraz zakresu wymaganych badań lekarskich niezbędnych do uzyskania orzeczenia lekarskiego (Dz.U. Nr 88, poz. 502). Zaświadczenie lekarskie zawodników wydaje lekarz medycyny sportowej lub lekarz posiadający certyfikat w zakresie orzecznictwa sportowo-lekarskiego wydany przez Polskie Towarzystwo Medycyny Sportowej. Wykaz poradni medycyny sportowej posiadających umowę z NFZ oraz lekarzy posiadających certyfikat w zakresie orzecznictwa sportowo-lekarskiego wydany przez PTMS można znaleźć na stronie Na 7 dni przed rozpoczęciem akcji realizowanej wg harmonogramu planowanych działań (załącznik nr 02a lub 02b do umowy MSiT) należy złożyć do MZSKF oświadczenia o ochronie danych osobowych szkoleniowców ujętych w wykazie kadry trenerskiej i osób współpracujących (załącznik nr 11a lub 11b do umowy MSiT) Na 7 dni przed rozpoczęciem akcji realizowanej wg harmonogramu planowanych działań (załącznik nr 02a lub 02b do umowy MSiT) należy złożyć do MZSKF oferty od kontrahentów świadczących usługi w zakresie wyżywienia, zakwaterowania, wynajmu obiektów sportowych, których koszt w skali roku przekroczy kwotę 2000,00 zł brutto celem podpisania umowy Finansowanie akcji szkoleniowo-startowych kwm i finałów MMM W ramach organizacji akcji szkoleniowo-startowych kadry wojewódzkiej młodzików MZSKF pokrywa ze środków MSiT koszty rodzajowe do wysokości limitu 40,00 zł / osobodzień obejmujące: zakwaterowanie zawodników, w tym opłaty klimatyczne; zorganizowane wyżywienie zawodników; wynajem obiektów i urządzeń sportowych; transport sprzętu sportowego (dotyczy sprzętu wielkogabarytowego np. łódki, kajaki, rowery, itp. wymaga zatwierdzenia przez MZSKF na etapie preliminarzy jednostkowych); paliwo do zabezpieczenia treningów Ze środków Województwa Małopolskiego można dofinansować akcje organizowane do dnia 30 listopada 2016 r. do wysokości limitu 24,90 zł / osobodzień obejmującego następujące koszty rodzajowe: zakwaterowanie zawodników; zorganizowane wyżywienie zawodników; wynajem obiektów i sprzętu sportowego; wynagrodzenie szkoleniowców; transport osób i sprzętu sportowego; zakup materiałów szkoleniowych (piłeczki, lotki, amunicja, magnezja, itp.) Pozostałe koszty organizacji akcji szkoleniowo-startowych pokrywane będą z dopłat ozs/ klubu wiodącego, klubów sportowych, rodziców Całkowita kwota kosztów bezpośrednich dla poszczególnych akcji musi być równa co najmniej iloczynowi ilości dni, ilości zawodników i stawki naliczeniowej osobodnia, która w 2016 r. wynosi min. 80,00 zł, a w przypadku akcji dochodzeniowych 60,00 zł (proporcjonalnie na poszczególne źródła finansowania). 6

7 Dodatkowo w ramach każdej akcji szkoleniowo-startowej muszą zostać ujęte koszty pośrednie dotyczące obsługi realizacji zadania, które ponosi biuro MZSKF, w kwocie 2,00 zł / osobodzień Koszty całkowite organizacji wszystkich akcji szkoleniowych ujętych w harmonogramie muszą być rozbite na poszczególne źródła finansowania wg powyższych zasad Ze środków MSiT można finansować koszty organizacyjne MMM obejmujące: wynajem obiektów i sprzętu sportowego; ryczałty sędziowskie przejazdy sędziów (na podstawie oryginału biletu komunikacji zbiorowej w jedną stronę i kserokopii biletu powrotnego) zakwaterowanie i wyżywienie sędziów zamiejscowych (w uzasadnionych przypadkach po zatwierdzeniu przez MZSKF); obsługę medyczną; obsługę techniczną, biura zawodów i porządkową; paliwo do zabezpieczenia zawodów (w uzasadnionych przypadkach po zatwierdzeniu przez MZSKF) nagrody regulaminowe (tylko dyplomy za m-ca 1-6 w konkurencjach drużynowych lub 1-8 w konkurencjach indywidualnych i medale za miejsca 1-3 lub 1-4); zakup drobnego sprzętu sportowego jednorazowego użytku i materiałów szkoleniowych niezbędnego do przeprowadzenia zawodów Ostateczną wysokość dofinansowania kosztów organizacyjnych zawodów MMM ustala zarząd MZSKF na podstawie złożonych preliminarzy lub wniosków i wysokości kwoty dotacji MSiT przeznaczonej na ten cel Łącznie z dokumentacją roczną szkolenia kadry wojewódzkiej młodzików trener koordynator składa do MZSKF upoważnienia osób do pełnienia funkcji trenera koordynatora, do merytorycznej / finansowej realizacji programu szkolenia i współzawodnictwa sportowego kadry wojewódzkiej młodzików lub juniorów młodszych, do pobierania i rozliczania zaliczek w MZSKF w danym roku, wg załącznika nr 6b. Upoważnienie winno zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; datę wystawienia upoważnienia; dane stowarzyszenia wydającego upoważnienie; podstawę wydania upoważnienia (nr uchwały zarządu ozs lub klubu wiodącego); nazwisko, imię, serię i nr dowodu osobistego osoby upoważnionej; podpis osoby potwierdzającej upoważnienie z ramienia ozs lub klubu wiodącego Dodatkowo ozs lub klub wiodący składa do MZSKF oświadczenie o posiadaniu środków na pokrycie kosztów szkolenia kadry wojewódzkiej młodzików do wysokości stawki naliczeniowej 82,00 zł / osobodzień wg załącznika nr 7b. Oświadczenie winno zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; datę wystawienia oświadczenia; dane stowarzyszenia wydającego oświadczenie; pieczątki i podpisy dwóch osób upoważnionych, zgodnie ze sposobem reprezentacji stowarzyszenia określonym w statucie Podstawą rozpoczęcia procesu szkolenia kwm i uruchomienia środków finansowych w każdym ze sportów jest dostarczenie do MZSKF w pierwszej kolejności w formie elektronicznej do dnia 08 stycznia 2016 r. następujących dokumentów: program organizacji szkolenia kwm (załącznik nr 2); harmonogram planowanych działań (załącznik nr 02b do umowy MSiT); wykaz zawodników szkolonych w kadrze wojewódzkiej młodzików (załącznik nr 10 do umowy MSiT); wykaz kadry trenerskiej i osób współpracujących (załącznik nr 11b do umowy MSiT); upoważnienia do pełnienia funkcji trenera koordynatora kwm, do merytorycznej / finansowej realizacji programu szkolenia i współzawodnictwa sportowego kadry wojewódzkiej, do pobierania i rozliczania zaliczek (załącznik nr 6b); oświadczenie o posiadaniu przez ozs lub klub wiodący brakujących środków do wysokości stawki naliczeniowej (załącznik nr 7b) Wszystkie ww. dokumenty będą drukowane w MZSKF i po akceptacji przez pion szkolenia i osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie ze statutem MZSKF, przekazane trenerowi 7

8 koordynatorowi celem zatwierdzenia przez ozs/ klub wiodący, a w szczególnych przypadkach określonych w pkt także pzs wysyła MZSKF (pkt i ) Finansowanie akcji szkoleniowo-startowych kwjm W ramach organizacji akcji szkoleniowo-startowych kadry wojewódzkiej juniorów młodszych MZSKF pokrywa ze środków MSiT koszty rodzajowe w wysokości limitu 75,00 zł / osobodzień obejmujące: zakwaterowanie zawodników, w tym opłaty klimatyczne; zorganizowane wyżywienie zawodników; wynajem obiektów i urządzeń sportowych; transport sprzętu sportowego (dotyczy sprzętu wielkogabarytowego np. łódki, kajaki, rowery, itp. wymaga zatwierdzenia przez MZSKF na etapie preliminarzy jednostkowych); paliwo do zabezpieczenia treningów Pozostałe koszty organizacji akcji szkoleniowo-startowych, w tym wynagrodzenie szkoleniowców, pokrywane będą z dopłat ozs/ klubu wiodącego, klubów sportowych, rodziców Całkowita kwota kosztów bezpośrednich dla poszczególnych akcji musi być równa iloczynowi ilości dni, ilości zawodników i maksymalnej stawki naliczeniowej osobodnia, która w 2016 r. wynosi min. 75,00 zł, a w przypadku akcji dochodzeniowych 60,00 zł Dodatkowo w ramach każdej akcji szkoleniowo-startowej muszą zostać ujęte koszty pośrednie dotyczące ubezpieczenia nnw zawodników i obsługi realizacji zadania, które ponosi biuro MZSKF, w kwocie 2,00 zł / osobodzień Łącznie z dokumentacją roczną szkolenia kadry wojewódzkiej juniorów młodszych trener koordynator składa do MZSKF upoważnienia osób do pełnienia funkcji trenera koordynatora, do merytorycznej / finansowej realizacji programu szkolenia i współzawodnictwa sportowego kadry wojewódzkiej juniorów młodszych, do pobierania i rozliczania zaliczek w MZSKF w danym roku, wg załącznika nr 6a. Upoważnienie winno zawierać elementy określone w pkt niniejszego dokumentu Podstawą rozpoczęcia procesu szkolenia kwjm i uruchomienia środków finansowych w każdym ze sportów jest dostarczenie do MZSKF w pierwszej kolejności w formie elektronicznej do dnia 08 lutego 2016 r. następujących dokumentów: program organizacji szkolenia (załącznik nr 2); harmonogram planowanych działań (załącznik nr 02a do umowy MSiT); wykaz zawodników szkolonych w kadrze wojewódzkiej juniorów młodszych (załącznik nr 10a do umowy MSiT); wykaz kadry trenerskiej i osób współpracujących (załącznik nr 11a do umowy MSiT); upoważnienia do pełnienia funkcji trenera koordynatora kwm, do merytorycznej / finansowej realizacji programu szkolenia i współzawodnictwa sportowego kadry wojewódzkiej, do pobierania i rozliczania zaliczek (załącznik nr 6a); Wszystkie ww. dokumenty będą drukowane w MZSKF i po akceptacji przez pion szkolenia i osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie ze statutem MZSKF, przekazane trenerowi koordynatorowi celem zatwierdzenia przez ozs/ klub wiodący oraz pzs wysyła MZSKF (pkt i ). 2. Przeprowadzanie i rozliczanie akcji szkoleniowych kw 2.1. Poszczególne akcje szkoleniowe winny być realizowane zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem planowanych działań Na 7 dni przed rozpoczęciem akcji z wyjątkiem akcji realizowanych w okresie wakacji letnich, należy złożyć do MZSKF: program zgrupowania/konsultacji; preliminarz zgrupowania/konsultacji; podpisane umowy zlecenie muszą został wypłacone do końca miesiąca, w którym zakończyła się akcja; oferty od kontrahentów; regulamin zgrupowania/konsultacji; oświadczenia o ochronie danych osobowych; kserokopię badań lekarskich; zgody rodziców lub opiekunów prawnych zawodników na uczestnictwo w akcji; 8

9 wniosek o zaliczkę w przypadku pobierania uzgodnionej wcześniej z Głównym Księgowym zaliczki na realizację zadania Program zgrupowania/konsultacji określony załączniczkiem nr 8a lub 8b winien zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; rodzaj akcji szkoleniowej (zgrupowanie, konsultacja szkoleniowa, konsultacja startowa, konsultacja selekcyjna); dokładny termin realizacji; dokładny adres miejsca realizacji zadania (nazwa ośrodka, ulica, nr domu, miejscowość, telefon); nazwisko i imię osoby będącej kierownikiem akcji i nr telefonu kontaktowego; nazwiska, imiona i nr licencji szkoleniowców prowadzących zajęcia podczas akcji (w tym także wymieniony wyżej trener koordynator i kierownik akcji, jeśli prowadzą zajęcia z młodzieżą) wszyscy winni być zgłoszeni w wykazie kadry trenerskiej i osób współpracujących oraz zaakceptowani i zatwierdzeni zgodnie z pkt i niniejszego dokumentu; opis celu realizacji akcji; potrzeby w zakresie sprzętu i urządzeń sportowych; listę zawodników uczestniczących w akcji wraz z rezerwą, zawierającą dane: o nazwisko i imię; o rok urodzenia; o klub sportowy; o nazwisko i imię trenera klubowego; liczba zawodników uczestniczących w akcji i dni szkolenia winny wynikać z harmonogramu planowanych działań; każdy zawodnik ujęty w programie jednostkowym musi być powołany do kadry na podstawie wykazu zawodników szkolonych w kadrze wojewódzkiej zatwierdzonego zgodnie z pkt i niniejszego dokumentu; zaleca się umieszczenie w programie akcji większej liczby zawodników niż limit uczestników, ze względu na możliwość późniejszego dokooptowania zawodników z rezerwy (w momencie wyjazdu na akcję lub podczas jej trwania), na skutek kontuzji lub innych przyczyn powodujących rezygnację zawodników ze składu podstawowego; szczegółowy program szkolenia zawierający: o datę i godzinę przyjazdu oraz pierwszy posiłek, o planowane bloki zajęć w kolejnych dniach pobytu, a w przypadku startu w zawodach także komunikat organizacyjny tych zawodów, o datę i godzinę wyjazdu oraz ostatni posiłek; ramowy plan dnia (wg wzoru); Program winien być zatwierdzony dwuosobowo przez trenera koordynatora i przedstawiciela zarządu ozs/ klubu wiodącego oraz przyjęty do realizacji przez kierownika akcji W przypadku akcji realizowanych w okresie wakacji letnich program zgrupowania/konsultacji należy złożyć do MZSKF do dnia 17 czerwca, jednak nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem akcji Program zostaje przyjęty do realizacji po akceptacji przez pion szkolenia i Prezesa MZSKF Równocześnie z programem zgrupowania/konsultacji należy złożyć do MZSKF preliminarz zgrupowania/konsultacji określony załącznikiem nr 9a lub 9b. Preliminarz winien zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; rodzaj akcji szkoleniowej (zgrupowanie, konsultacja szkoleniowa, konsultacja startowa, konsultacja selekcyjna); dokładny termin realizacji oraz miejscowość; planowane koszty rodzajowe z podaniem ilości osób, ilości dni i stawek osobodnia (koszty całkowite podziału w poszczególnych pozycjach preliminarza na źródła finansowania dokonuje MZSKF); całkowity planowany koszt zadania; nazwisko i imię osoby sporządzającej preliminarz oraz pieczątkę i podpis trenera koordynatora; akceptację przedstawiciela ozs/ klubu wiodącego Preliminarz zostaje przyjęty do realizacji po akceptacji Głównego Księgowego i Prezesa MZSKF W przypadku ujęcia w preliminarzu kosztów wynagrodzenia szkoleniowców należy złożyć kompletne podpisane umowy zlecenia. Wynagrodzenie szkoleniowców musi zostać wypłacone do końca miesiąca, w którym kończy się akcja szkoleniowa. 9

10 2.9. Równocześnie z programem i preliminarzem zgrupowania/konsultacji należy złożyć do MZSKF regulamin zgrupowania/konsultacji określony załącznikiem nr 20a lub 20b. Regulamin zgrupowania/konsultacji winien zawierać: nazwę sportu; rodzaj akcji szkoleniowej (zgrupowanie, konsultacja nazwę sportu;) dokładny termin realizacji oraz miejscowość. Regulamin winien być przyjęty do realizacji przez trenera koordynatora lub kierownika akcji oraz zaakceptowany przez pion szkolenia MZSKF W przypadku zmian w planowanej do realizacji akcji (termin, miejsce, liczba zawodników; liczba osób towarzyszących, kwota łączna) najpóźniej w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem razem z programem i preliminarzem jednostkowym należy przesłać elektronicznie pismo o zmianę (określone w dokumencie Zal_zmiana_akcje.doc) wymaga zatwierdzenia przez pion szkolenia i Prezesa MZSKF. Równoczesna zmiana miejsca i terminu oznacza rezygnację z planowanej akcji i wprowadzenie nowej akcji do planu po zmianach W przypadku rezygnacji z realizacji akcji ujętej w planie organizacyjnym szkolenia i harmonogramie, najpóźniej w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem akcji należy przesłać ww. pismo z propozycją przeniesienia naliczonych środków finansowych na inne akcje W przypadku zmian podczas trwania akcji dotyczących liczby zawodników, liczby osób towarzyszących, czasu trwania akcji (zmniejszenie liczby dni), miejsca akcji (w szczególnych przypadkach przy braku możliwości przeprowadzenia treningów), trener koordynator lub kierownik akcji jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie drogą elektroniczną pion szkolenia MZSKF W przypadku pobierania uzgodnionej wcześniej z Głównym Księgowym zaliczki na realizację zadania, 7 dni przed rozpoczęciem akcji należy złożyć do MZSKF wniosek na zaliczkę określony załącznikiem nr 14. Zaliczki będą wypłacane tylko i wyłącznie przelewem na konto osobiste zaliczkobiorcy w terminie do 3 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem akcji. Wniosek na zaliczkę powinien zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; datę wypełnienia wniosku; nazwisko i imię osoby pobierającej zaliczkę; kwotę zaliczki; przedmiot zakupu (nazwa zadania, termin i miejsce realizacji); datę, pieczęć i podpis zaliczkobiorcy Osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie każdej akcji szkoleniowej jest kierownik akcji, wyznaczony każdorazowo przez trenera koordynatora spośród trenerów współpracujących Podczas prowadzenia akcji szkoleniowej kierownik akcji powinien: posiadać kserokopię zatwierdzonego do realizacji programu zgrupowania/konsultacji; posiadać kserokopię zatwierdzonego do realizacji preliminarza kosztów; posiadać kserokopię polisy następstw nieszczęśliwych wypadków do pobrania w biurze MZSKF; posiadać podpisany przez uczestników regulamin akcji, który musi być wywieszony w widocznym miejscu i bezwzględnie go przestrzegać; posiadać licencje lub inne dokumenty potwierdzające przynależność zawodnika do danego pzs; posiadać aktualne badania lekarskie poświadczone w książeczce/karcie zdrowia zawodnika zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 kwietnia 2011 r. w sprawie trybu orzekania o zdolności do uprawiania określonej dyscypliny sportu przez dzieci i młodzież do ukończenia 21. roku życia oraz zawodników pomiędzy 21. a 23. rokiem życia (Dz.U. Nr 88, poz. 500), rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 29 sierpnia 2009 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu ambulatoryjnej opieki specjalistycznej (Dz.U. Nr 139, poz.1142 z późn.zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 kwietnia 2011 r. w sprawie kwalifikacji lekarzy uprawnionych do wydawania zawodnikom orzeczeń lekarskich o stanie zdrowia oraz zakresu wymaganych badań lekarskich niezbędnych do uzyskania orzeczenia lekarskiego (Dz.U. Nr 88, poz. 502). Zaświadczenie lekarskie zawodników wydaje lekarz medycyny sportowej lub lekarz posiadający certyfikat w zakresie orzecznictwa sportowolekarskiego wydany przez Polskie Towarzystwo Medycyny Sportowej. Wykaz poradni medycyny sportowej posiadających umowę z NFZ oraz lekarzy posiadających certyfikat w zakresie orzecznictwa sportowo-lekarskiego wydany przez PTMS można znaleźć na stronie 10

11 posiadać dokumenty potwierdzające uprawnienia szkoleniowe oraz licencję lub inne dokumenty potwierdzające przynależność szkoleniowca do właściwego pzs; prowadzić na bieżąco dziennik zajęć określony załącznikiem nr 19a lub 19b zawierający: nazwę sportu; rodzaj akcji (zgrupowanie, konsultacja szkoleniowa, konsultacja startowa); dokładny termin i miejsce realizacji zadania; nazwiska i imiona szkoleniowców, kierownika akcji i trenera koordynatora; listę obecności podczas zajęć w poszczególnych blokach treningowych; dokładny opis bloków treningów, zajęć teoretycznych i kulturalno oświatowych z podaniem czasu trwania i liczby uczestników; rejestr zwolnień zawodników z zajęć treningowych. Dziennik zajęć winien być podpisany przez każdego szkoleniowca prowadzącego zajęcia z zawodnikami podczas akcji szkoleniowej. potwierdzenie dokonania wpłat indywidualnych, w przypadku przebywania na akcji innych, nieuprawnionych osób (zgodnie z listą uczestników) Każdy uczestnik akcji szkoleniowej, której pobyt lub wynagrodzenie są finansowane ze środków MSiT lub Województwa Małopolskiego (zawodnik oraz szkoleniowiec lub osoba współpracująca) jest zobowiązany podpisać potwierdzenia udziału w zgrupowaniu/konsultacji określone załącznikiem nr 11a lub 11b. Potwierdzenie uczestnictwa winno zawierać: pieczęć z miejsca pobytu; nazwę sportu; rodzaj akcji szkoleniowej (zgrupowanie, konsultacja szkoleniowa, konsultacja startowa, konsultacja selekcyjna); dokładny termin realizacji oraz miejscowość; wykaz zawodników uczestniczących w akcji szkoleniowej zawierający: o nazwisko i imię; o rok urodzenia; o przynależność klubową; o liczbę dni pobytu zgodną z programem i preliminarzem; o podpis zawodnika; o ewentualne uwagi; wykaz szkoleniowców i osób współpracujących zawierający: o nazwisko i imię; o klub macierzysty; o liczbę dni pobytu; o podpis szkoleniowca lub osoby współpracującej; o ewentualne uwagi. W dokumencie potwierdzenie udziału należy ująć tylko i wyłącznie zawodników, którzy w ramach tej akcji są finansowani ze środków MSiT lub Województwa Małopolskiego, ewentualnie osoby dodatkowe zgłoszone na etapie złożenia do MZSKF programu i preliminarza jednostkowego, za które całkowite koszty pobytu ponosi zainteresowany ozs lub klub wiodący, klub sportowy, rodzice. Potwierdzenie udziału winno być podpisane za zgodność ze stanem faktycznym przez kierownika akcji lub trenera koordynatora W przypadku uczestnictwa w akcji mniejszej niż została zgłoszona w programie i preliminarzu jednostkowym liczby zawodników lub szkoleniowców, kierownik akcji lub trener koordynator jest zobowiązany powiadomić o tym biuro MZSKF najpóźniej w dniu rozpoczęcia zadania (w momencie meldunku w miejscu pobytu). W przypadku braku takiej informacji środki finansowe naliczone na nieobecnych zawodników podlegają zwrotowi do MSiT, bez możliwości ich ponownego zagospodarowania. MZSKF rozlicza ze środków MSiT tylko i wyłącznie koszty określone w pkt i , natomiast ze środków Województwa Małopolskiego koszty określone w pkt Pozostałe koszty realizacji zadania mogą zostać rozliczone ze środków pochodzących z dopłat ozs lub klubu wiodącego, klubów sportowych, rodziców Rozliczenie finansowe zadań szkoleniowo-startowych wino być złożone na druku rozliczenia kosztów zadania zleconego określonym załącznikiem nr 12. Rozliczenie kosztów winno zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; rodzaj akcji szkoleniowej (zgrupowanie, konsultacja szkoleniowa, konsultacja startowa, konsultacja selekcyjna); dokładny termin realizacji oraz miejscowość; planowane liczby uczestników i dni szkolenia oraz koszty rodzajowe zgodne z preliminarzem; 11

12 faktyczne liczby uczestników i zrealizowanych dni szkolenia oraz poniesione koszty rodzajowe; łączny planowany i wykonany koszt zadania (podziału poszczególnych kosztów na źródła finansowania dokonuje MZSKF); pieczątki i podpisy dwóch osób upoważnionych na podstawie statutu ozs/ klubu wiodącego do podejmowania zobowiązań finansowych (np. Prezes, Wiceprezes lub Sekretarz oraz Główny Księgowy lub Skarbnik) W przypadku zmian w zrealizowanej akcji (ilość dni, ilość uczestników, kwota łączna) razem z rozliczeniem jednostkowym należy złożyć pismo (określone w dokumencie Zal_zmiana_akcje.doc) z propozycją przeniesienia niewykorzystanych środków finansowych na inne akcje wymaga zatwierdzenia przez pion szkolenia i Prezesa MZSKF W przypadku rozliczania pobranej zaliczki lub zwrotu poniesionych wydatków należy złożyć druk rozliczenia zaliczki określony załącznikiem nr 15. Rozliczenie zaliczki winno zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; datę wypełnienia rozliczenia; nazwisko i imię osoby rozliczającej zaliczkę; kwotę pobranej zaliczki (w przypadku nie pobierania zaliczki wpisać: 0,00 zł; słownie: bez zaliczki); datę otrzymania zaliczki; zestawienie faktur z podaniem rodzaju wydatku (w przypadku umów zleceń / o dzieło kwota netto) i łączną sumę wydatków; łączną kwotę do wypłaty lub zwrotu; datę i podpis osoby wpłacającej/odbierającej (zaliczkobiorcy). Wszelkie wypłaty związane z rozliczeniem zaliczki będą realizowane tylko i wyłącznie przelewem na konto osobiste Zaliczkobiorcy. Podobnie w przypadku niewykorzystania wszystkich środków finansowych pobranych w formie zaliczki, zwrotu należy dokonać tylko i wyłącznie przelewem na konto MZSKF z którego otrzymano środki Do rozliczenia należy dołączyć oryginały dokumentów księgowych obciążające MZSKF, opisane zgodnie ze wzorem, opieczętowane i podpisane przez trenera koordynatora. Każda zakupiona usługa lub towar na fakturze winny być skalkulowane wg ilości osób/szt., ilości dni/godz. i stawki jednostkowej (wg wzoru faktury stanowiącej załącznik do niniejszego dokumentu). W przypadku braku szczegółowej kalkulacji w nazwie usługi lub towaru informacja ta winna znaleźć się na fakturze w uwagach (nie ma możliwości wystawienia specyfikacji do faktury jako osobnego dokumentu) W przypadku dokumentów księgowych sporządzonych w języku obcym wymagane jest wiarygodne przetłumaczenie ich na język polski. W przypadku zastrzeżeń jednostek dotujących do zagranicznych dokumentów księgowych trener koordynator jest zobligowany do dostarczenia tłumaczenia przysięgłego ww. dokumentów W przypadku rozliczania akcji szkoleniowo-startowej kadry wojewódzkiej młodzików należy przedstawić koszty bezpośrednie obciążające MZSKF do wysokości stawki naliczeniowej osobodnia, która w 2016 r. wynosi 80,00 zł / osobodzień (nie są przyjmowane kserokopie dokumentów obciążających inne jednostki uczestniczące w zadaniu) Sprawozdanie z wykonanej akcji należy przygotować na druku sprawozdania zgrupowania/konsultacji określonym załącznikiem nr 13. Sprawozdanie winno zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; rodzaj akcji szkoleniowej (zgrupowanie, konsultacja szkoleniowa, konsultacja startowa, konsultacja selekcyjna); dokładny termin realizacji; dokładny adres miejsca realizacji (nazwa ośrodka/obiektu, ulica, nr domu, miejscowość); nazwisko i imię trenera będącego kierownikiem akcji; nazwiska, imiona i nr licencji szkoleniowców prowadzących zajęcia podczas akcji (w tym także wymieniony wyżej trener koordynator i kierownik akcji, jeśli prowadzą zajęcia z młodzieżą) wszyscy winni być zgłoszeni w wykazie kadry trenerskiej i osób współpracujących oraz zaakceptowani i zatwierdzeni zgodnie z pkt niniejszego dokumentu opis celu realizacji akcji; realizację założonego programu; wykaz zawodników spóźnionych, nieobecnych i zwolnionych; inne uwagi; 12

13 Sprawozdanie winno być podpisane przez dwie osoby trenera koordynatora i kierownika akcji. W przypadku, gdy trener koordynator jest również kierownikiem akcji sprawozdanie podpisuje dodatkowo trener współpracujący, natomiast gdy w akcji uczestniczy 1 szkoleniowiec, będący zarazem trenerem koordynatorem, drugi podpis winien złożyć przedstawiciel ozs Do sprawozdania z akcji szkoleniowej należy dołączyć min. 1 wypełniony dziennik zajęć podpisany przez wszystkich uczestniczących w akcji szkoleniowców oraz podpisany przez uczestników regulamin akcji. Liczba dzienników winna wynikać z charakteru akcji szkoleniowej oraz liczby grup szkoleniowych. W przypadku akcji startowej do sprawozdania zamiast dziennika należy dołączyć komunikat końcowy zawodów z zaznaczonymi startami zawodników uczestniczących w akcji Wszystkie dokumenty rozliczeniowe winny być dostarczone do MZSKF najpóźniej w terminie 14 dni po zakończeniu akcji. Dokumenty księgowe obciążające MZSKF płatne przelewem należy dostarczyć w powyższym terminie lecz nie później niż 3 dni robocze od daty płatności. Dokumenty księgowe muszą być zatwierdzone w MZSKF do końca miesiąca, w którym zakończyła się dana akcja. 3. Przeprowadzanie i rozliczanie organizacji zawodów systemu sportu młodzieżowego (MMM) 3.1. W przypadku organizowania zawodów określonych w pkt nniniejszego dokumentu 7 dni przez rozpoczęciem akcji należy złożyć do MZSKF: regulamin zawodów; preliminarz zawodów określony załącznikiem nr 10b; wniosek o zaliczkę w przypadku pobierania uzgodnionej wcześniej z Głównym Księgowym zaliczki na realizację zadania Regulamin zawodów winien zawierać: nazwę zawodów; dokładny termin i miejsce rozgrywania zawodów; termin i miejsce zgłaszania uczestników (biuro zawodów); nazwisko i imię kierownika zawodów telefon kontaktowy; warunki uczestnictwa (roczniki zgodne z regulaminem współzawodnictwa w danym sporcie); rozgrywane konkurencje; program minutowy zawodów; termin i miejsce odprawy technicznej; zasady punktacji zgodnie z regulaminem współzawodnictwa w danym sporcie; informacje dodatkowe (np. nagrody, itp.) Dodatkowo regulamin zawodów należy przesłać w tym samym terminie do innych wojewódzkich interdyscyplinarnych stowarzyszeń sportowych, okręgowych związków sportowych lub klubów w województwach, z których zawodnicy są uprawnieni do startu w zawodach. Lista większości adresów znajduje się na stronie Polskiej Federacji Sportu Młodzieżowego Preliminarz zawodów określony załącznikiem nr 10b winien zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; dokładny termin realizacji oraz miejscowość; planowane koszty rodzajowe z podaniem ilości osób, ilości dni i stawek osobodnia (koszty obejmują tylko kwotę dofinansowania MZSKF wg pkt łączny planowany koszt zadania finansowany przez MZSKF; nazwisko i imię osoby sporządzającej preliminarz oraz pieczątkę i podpis trenera koordynatora; akceptację przedstawiciela ozs/ klubu wiodącego Preliminarz zostaje przyjęty do realizacji po akceptacji Głównego Księgowego i Prezesa MZSKF W przypadku zmian w organizacji zawodów określonych w planie organizacyjnym (termin, miejsce) razem z regulaminem i preliminarzem jednostkowym należy przesłać elektronicznie pismo o zmianę (określone w dokumencie Zal_zmiana_akcje.doc) wymaga zatwierdzenia przez pion szkolenia i Prezesa MZSKF. Równoczesna zmiana miejsca i terminu oznacza rezygnację z planowanej akcji i wprowadzenie nowej akcji do planu po zmianach W przypadku rezygnacji z organizacji zawodów ujętych w planie organizacyjnym najpóźniej w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem należy przesłać elektronicznie ww. pismo W przypadku pobierania uzgodnionej wcześniej z Głównym Księgowym zaliczki na realizację zadania, 7 dni przed rozpoczęciem akcji należy złożyć do MZSKF wniosek na zaliczkę określony 13

14 załącznikiem nr 14. Zaliczki będą wypłacane tylko i wyłącznie przelewem na konto osobiste zaliczkobiorcy w terminie do 3 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem akcji. Wniosek na zaliczkę powinien zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; datę wypełnienia wniosku; nazwisko i imię osoby pobierającej zaliczkę; kwotę zaliczki; przedmiot zakupu (nazwa zadania, termin i miejsce realizacji); datę, pieczęć i podpis zaliczkobiorcy Osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie zawodów jest kierownik zawodów wyznaczony każdorazowo przez trenera koordynatora MZSKF rozlicza ze środków MSiT tylko i wyłącznie koszty określone w pkt Pozostałe koszty realizacji zadania mogą zostać rozliczone ze środków pochodzących z dopłat ozs lub klubu wiodącego, klubów sportowych, rodziców Rozliczenie finansowe zadań organizacji zawodów winno być złożone na druku rozliczenia kosztów zadania zleconego określonym załącznikiem nr 17b. Rozliczenie kosztów winno zawierać: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; dokładny termin realizacji oraz miejscowość; planowane liczby uczestników i dni szkolenia oraz koszty rodzajowe zgodne z preliminarzem; faktyczne liczby uczestników i zrealizowanych dni trwania zawodów oraz poniesione koszty rodzajowe; łączny planowany i wykonany koszt zadania (podziału poszczególnych kosztów na źródła finansowania dokonuje MZSKF); pieczątki i podpisy dwóch osób upoważnionych na podstawie statutu ozs/ klubu wiodącego do podejmowania zobowiązań finansowych (np. Prezes, Wiceprezes lub Sekretarz oraz Główny Księgowy lub Skarbnik) Rozliczanie pobranej zaliczki lub zwrotu poniesionych wydatków określono w pkt Do rozliczenia należy dołączyć oryginały dokumentów księgowych obciążające MZSKF według zasad określonych w pkt Przy rozliczaniu ryczałtów sędziowskich na zawodach określonych w pkt niniejszego dokumentu, stosuje się stawki uzależnione od pełnionej funkcji i czasu trwania zawodów określone w załączniku nr Do wypłat wynagrodzenia dla sędziów obowiązuje druk delegacji sędziowskiej określony załącznikiem nr 16a. Druk winien zawierać: nazwisko i imię sędziego; nr uprawnień sędziowskich (licencji); nr PESEL; dokładny adres zameldowania lub zamieszkania; nazwę i adres urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zameldowania zamieszkania; stawkę ryczałtu sędziowskiego; zwrot kosztów przejazdu w obie strony na podstawie dołączonych oryginałów biletów w jedną stronę oraz dojazdów tylko sędziowie zamiejscowi; podpis sędziego potwierdzający przyjęcie oferowanych warunków (na 1 stronie); rachunek kosztów z obliczonym podatkiem dochodowym; datę wypłaty i podpis osoby wypłacającej (na 2 stronie); datę odbioru gotówki i podpis sędziego (na 2 stronie) Wszystkie dokumenty rozliczeniowe winny być dostarczone do MZSKF najpóźniej w terminie 14 dni po zakończeniu zawodów. Dokumenty księgowe obciążające MZSKF płatne przelewem należy dostarczyć w powyższym terminie, lecz nie później niż 3 dni robocze od daty płatności. Dokumenty księgowe muszą być zatwierdzone w MZSKF do końca miesiąca, w którym zakończyła się dana akcja Do rozliczenia zawodów określonych w pkt niniejszego dokumentu należy dostarczyć komunikat końcowy zawierający wyniki rywalizacji w konkurencjach i kategoriach zgodnych z regulaminem współzawodnictwa w danym sporcie. Wyniki powinny zawierać: nazwę zawodów; dokładny termin i miejsce rozgrywania; 14

15 wyniki w poszczególnych konkurencjach: o datę oraz godzinę startu i zakończenia konkurencji; o zajęte miejsce; o nazwisko i imię zawodnika; o rok urodzenia; o pełną nazwę klubu (patrz pkt ); o wynik końcowy; o naliczone punkty wg regulaminu systemu sportu młodzieżowego w danym sporcie, podpis sędziego głównego. Celem naliczenia punktów za zajęte miejsca w MMM, komunikat końcowy należy przesłać do Zespołu Sportu Młodzieżowego Instytutu Sportu, Warszawa, ul. Trylogii 2/16 z dopiskiem Wyniki lub e- mailem: zbigniew.kostka@insp.waw.pl Do rozliczenia zawodów należy dołączyć sprawozdanie sędziego głównego oraz potwierdzenie wydania dyplomów i medali w ilościach zgodnych z regulaminem współzawodnictwa w danym sporcie sporządzone według załącznika nr W przypadku gier zespołowych warunkiem naliczenia punktacji w ramach systemu sportu młodzieżowego jest dostarczenie do MZSKF wyników rozgrywek eliminacyjnych: półfinałowych, ćwierćfinałowych i wojewódzkich łącznie ze składami imiennymi zawierającymi roczniki zawodników zespołów punktujących w rozgrywkach (zgodnie z regulaminem współzawodnictwa w danym sporcie) Zawody rozegrane do 31 października zostaną zaliczone do punktacji bieżącego roku. W celu naliczenia punktów należy dostarczyć wyniki do MZSKF najpóźniej do 31 października oraz w tym samym terminie przesłać kopię do Zespołu Sportu Młodzieżowego Instytutu Sportu (patrz pkt 3.13.). Wyniki można śledzić na bieżąco na stronie internetowej ZSM IS: B. Przygotowanie i udział reprezentantów województwa małopolskiego w zawodach finałowych systemu sportu młodzieżowego W bieżącym roku MZSKF będzie kontynuował dofinansowany przez Województwo Małopolskie program przygotowania i udziału reprezentantów w zawodach finałowych systemu sportu młodzieżowego w kategorii wiekowej młodzieżowca, juniora, juniora młodszego i młodzika. Celem zadania jest przygotowanie do startu w finałach imprezy głównej poprzez organizację zgrupowań i konsultacji szkoleniowych, udział w eliminacjach oraz zdobycie jak największej ilości punktów w zawodach finałowych Mistrzostw Polski lub Mistrzostw Międzywojewódzkich. 4. Planowanie przygotowania i udziału reprezentantów województwa małopolskiego w zawodach finałowych systemu sportu młodzieżowego 4.1. Zadanie będzie obejmować organizację zgrupowań i konsultacji szkoleniowych, udział w zawodach eliminacyjnych oraz udział w zawodach finałowych zawodników w kategorii wiekowej młodzieżowców, juniorów, juniorów młodszych i młodzików ze szczególnym naciskiem na zadania dotyczące eliminacji i finałów imprezy głównej. Druki z literą c lub d dotyczące przygotowania i udziału reprezentantów województwa małopolskiego w eliminacjach i finałach SSM winny być składane na papierze w kolorze jasnozielonym W przypadku gdy ozs lub klub wiodący zdecyduje, iż obsługę ww. zadania będzie prowadził MZSKF, składa stosowne upoważnienie określone w załączniku nr 7c zawierające: pieczęć ozs lub klubu realizującego zadania; datę wystawienia upoważnienia; dane stowarzyszenia wydającego upoważnienie; pieczątki i podpisy dwóch osób upoważnionych zgodnie z statutem ozs lub klubu wiodącego do podejmowania zobowiązań finansowych (np. Prezes, Wiceprezes lub Sekretarz oraz Główny Księgowy lub Skarbnik), które jednocześnie potwierdza zabezpieczenie środków finansowych w wysokości minimum 25 % przyznanego dofinansowania ze środków Województwa Małopolskiego, jako dopłat do kosztów realizacji zadania. 15

16 4.3. W ramach dokumentów rocznych należy złożyć upoważnienia do pełnienia funkcji trenera koordynatora ssm, do merytorycznej / finansowej realizacji programu, do pobierania i rozliczania zaliczek, określone załącznikiem nr 6c na zasadach określonych w pkt niniejszego dokumentu Roczny preliminarz kosztów zadania winien być sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 5c z wyszczególnieniem wszystkich kosztów rodzajowych osobno dla każdej organizowanej akcji. Preliminarz kosztów należy złożyć w terminie do 7 dni po ogłoszeniu przez MZSKF wysokości kwoty dotacji przypadającej na dany sport Przy wycenie kosztów organizacji zadań wymagany jest wkład własny ozs/ klubu wiodącego w wysokości minimum 25 % przyznanego dofinansowania ze środków Województwa Małopolskiego. Stosowne oświadczenie należy złożyć w formie określonej w załączniku nr 7c Decyzję o wysokości dofinansowania przyznanego na poszczególne zainteresowane sporty podejmuje zarząd MZSKF po rozstrzygnięciu otwartego konkursu ofert organizowanego przez Województwo Małopolskie, na podstawie: zasięgu dyscypliny w systemie sportu młodzieżowego (ilość grup we współzawodnictwie), ilości zdobytych punktów w roku poprzednim w ramach systemu sportu młodzieżowego oraz prognoz i możliwości na rok bieżący. Informacja ta zostanie opublikowana niezwłocznie na stronie internetowej MZSKF Ze środków pochodzących z dotacji Województwa Małopolskiego MZSKF finansuje tylko koszty: wyżywienia zawodników i szkoleniowców osób współpracujących; zakwaterowania zawodników i szkoleniowców osób współpracujących; wynajmu obiektów i sprzętu sportowego, w tym karnetów na wyciągi i przejazdu kolejami linowymi, wynagrodzenia szkoleniowców, transportu osób i sprzętu, zakupu materiałów szkoleniowych (piłeczki, lotki, amunicja, magnezja, itp.). Koszty inne niż wymienione w pkt 4.7. w całości będą ponoszone z dopłat ozs/ klubu wiodącego, klubów, rodziców W ramach zadania mogą być dofinansowane akcje jednostkowe organizowane w okresie od 15 stycznia 2016 r. do 30 listopada 2016 r. 5. Przeprowadzanie i rozliczanie przygotowania i udziału reprezentantów województwa małopolskiego w zawodach finałowych ssm 5.1. W przypadku organizacji akcji szkoleniowych (zgrupowań i konsultacji szkoleniowych) przy składaniu dokumentów obowiązują zasady jak dla kw określone w pkt , niniejszego dokumentu (z zastrzeżeniem, iż numery załączników obowiązujące w tym zadaniu kończą się literą c ) W przypadku organizacji wyjazdu na zawody eliminacyjne lub finałowe MMP, MPJ, OOM, MPJm, MMM lub MPM przy składaniu dokumentów obowiązują zasady jak dla kw określone w pkt , , 3.2. niniejszego dokumentu. Zamiast programu akcji należy złożyć listę uczestników zawodników i trenerów określoną załącznikiem nr 8d zawierającą: pieczęć ozs lub klubu wiodącego realizującego zadanie; nazwę sportu; rodzaj akcji startowej (MMP, MPJ, OOM, MPJm, MMM, MPM); dokładny termin realizacji; dokładny adres miejsca realizacji zadania (nazwa ośrodka, ulica, nr domu, miejscowość, telefon); nazwisko i imię trenera będącego kierownikiem ekipy i nr telefonu kontaktowego; nazwiska i imiona trenerów współpracujących uczestniczących w akcji; listę zawodników uczestniczących w akcji wraz z rezerwą, zawierającą dane: o nazwisko i imię; o rok urodzenia; o klub sportowy; o nazwisko i imię trenera klubowego MZSKF rozlicza ze środków Województwa Małopolskiego tylko i wyłącznie koszty określone w pkt 4.7. niniejszego dokumentu W przypadku rozliczania akcji szkoleniowych (zgrupowań i konsultacji szkoleniowych) oraz wyjazdów na zawody eliminacyjne lub finałowe MMP, MPJ, MPJm, MMM lub MPM przy składaniu dokumentów rozliczeniowych i sprawozdawczych obowiązują zasady jak dla kw określone w pkt , , niniejszego dokumentu (z zastrzeżeniem, iż numery załączników obowiązujące w tym zadaniu kończą się literą c ). 16

17 C. Szkolenie małopolskiej kadry w sportach zimowych W bieżącym roku MZSKF będzie kontynuował dofinansowany przez Województwo Małopolskie program szkolenia małopolskiej kadry w sportach zimowych. Celem zadania jest uzupełnienie szkolenia kadry wojewódzkiej młodzików oraz juniorów młodszych poprzez zabezpieczenie dodatkowych dni szkoleniowych dla najzdolniejszych zawodników z kategorii wiekowej juniora młodszego i w uzasadnionych przypadkach młodzika, reprezentujących sporty zimowe jako priorytetowe w województwie małopolskim. 6. Planowanie szkolenia małopolskiej kadry w sportach zimowych 6.1. Zadanie będzie obejmować organizację zgrupowań oraz konsultacji szkoleniowych i startowych, zawodników w kategorii juniorów młodszych oraz wybitnych młodzików w sportach zimowych (biathlon, łyżwiarstwo figurowe, łyżwiarstwo szybkie, narciarstwo klasyczne biegi oraz skoki i kn, snowboard, sporty saneczkowe). Druki z literą e dotyczące szkolenia małopolskiej kadry w sportach zimowych winny być składane na papierze w kolorze jasnopomarańczowym W ramach dokumentów rocznych należy złożyć upoważnienia do pełnienia funkcji trenera koordynatora małopolskiej kadry w sportach zimowych, do merytorycznej / finansowej realizacji programu, do pobierania i rozliczania zaliczek określone załącznikiem nr 6e na zasadach określonych w pkt niniejszego dokumentu Przy wycenie kosztów organizacji zadań wymagany jest wkład własny ozs/ klubu wiodącego w wysokości minimum 28 % przyznanego dofinansowania ze środków Województwa Małopolskiego. Stawka osobodnia szkolenia w ramach realizacji tego zadania wynosi średnio 80,00 zł, z czego ze środków Województwa Małopolskiego będzie finansowana w kwocie 62,50 zł, a z dopłat ozs/ klubu wiodącego, klubów, rodziców w kwocie 17,50 zł. Stosowne oświadczenie należy złożyć w formie określonej w załączniku nr 7e na zasadach określonych w pkt niniejszego dokumentu Roczny preliminarz kosztów zadania winien być sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 5e z wyszczególnieniem wszystkich kosztów rodzajowych osobno dla każdej organizowanej akcji. Preliminarz kosztów należy złożyć w terminie do 7 dni po ogłoszeniu przez MZSKF wysokości kwoty dotacji przypadającej na dany sport Decyzję o wysokości dofinansowania przyznanego na poszczególne zainteresowane sporty podejmuje zarząd MZSKF po rozstrzygnięciu otwartego konkursu ofert organizowanego przez Województwo Małopolskie, na podstawie: zasięgu dyscypliny w systemie sportu młodzieżowego (ilość grup we współzawodnictwie), ilości zdobytych punktów w roku poprzednim w ramach systemu sportu młodzieżowego oraz prognoz i możliwości na rok bieżący. Informacja ta zostanie opublikowana niezwłocznie na stronie internetowej MZSKF Ze środków pochodzących z dotacji Województwa Małopolskiego MZSKF finansuje tylko koszty: wyżywienia zawodników i szkoleniowców osób współpracujących; zakwaterowania zawodników i szkoleniowców osób współpracujących; wynajmu obiektów i urządzeń sportowych, w tym karnetów na wyciągi i przejazdu kolejami linowymi, wynagrodzenia szkoleniowców, transportu osób i sprzętu, Koszty inne niż wymienione w pkt 6.6. w całości ponoszone będą z dopłat ozs/ klubu wiodącego, klubów, rodziców W ramach zadania mogą być dofinansowane akcje jednostkowe organizowane w okresie od 15 stycznia 2016 r. do 15 grudnia 2016 r. 7. Przeprowadzanie i rozliczanie szkolenia małopolskiej kadry w sportach zimowych 7.1. Podczas realizacji akcji szkoleniowych oraz przy składaniu dokumentów obowiązują zasady jak dla kw określone w pkt , niniejszego dokumentu (z zastrzeżeniem, iż numery załączników obowiązujące w tym zadaniu kończą się literą e ) MZSKF rozlicza ze środków Województwa Małopolskiego tylko i wyłącznie koszty określone w pkt 6.6. niniejszego dokumentu W przypadku rozliczania akcji szkoleniowych (zgrupowań oraz konsultacji szkoleniowych i startowych) przy składaniu dokumentów rozliczeniowych i sprawozdawczych obowiązują zasady jak dla 17

18 kw określone w pkt , , niniejszego dokumentu (z zastrzeżeniem, iż numery załączników obowiązujące w tym zadaniu kończą się literą e ). 18

19 KOREKTA DOKUMENTACJI PLANOWANIE ROCZNE D. Wykaz załączników składanych przy realizacji zadań szkoleniowo-startowych DOKUMENTACJA ROCZNA SZKOLENIA KWJM Program organizacji szkolenia 12 Harmonogram planowanych działań 02a do umowy MSiT Wykaz zawodników kadry wojewódzkiej 10 do umowy MSiT Wykaz kadry trenerskiej 11a do umowy MSiT realizowanych przez MZSKF w 2016 roku DOKUMENTACJA ROCZNA SZKOLENIA KWM DOKUMENTACJA ROCZNA PRZYGOTOWANIE I UDZIAŁ SSM DOKUMENTACJA ROCZNA MK ZIMA Program organizacji szkolenia Harmonogram planowanych Roczny preliminarz finansowy Roczny preliminarz finansowy działań - 02b do umowy MSiT 5c 5e Wykaz zawodników kadry wojewódzkiej 10 do umowy MSiT - - Wykaz kadry trenerskiej 11b do umowy MSiT - - Upoważnienie osób 6a Upoważnienie osób 6b Upoważnienie osób 6c Upoważnienie osób 6e - Kryteria powoływania zawodników do kwjm* Oświadczenie o posiadaniu środków 7b Kryteria powoływania zawodników do kwm* Oświadczenie o posiadaniu środków 7c - - Oświadczenie o posiadaniu środków 7e *Trener koordynator wnioskuje o zakwalifikowanie zawodników do KW danego sportu na podstawie: wyników sportowych, wyników testów sprawności ogólnej i specjalnej, badań lekarskich oraz prognozy rozwoju sportowego zawodnika. KOREKTA DOKUMENTACJI SZKOLENIA KWJM KOREKTA DOKUMENTACJI SZKOLENIA KWM KOREKTA DOKUMENTACJI PRZYGOTOWANIE I UDZIAŁ SSM KOREKTA DOKUMENTACJI MK ZIMA Harmonogram planowanych działań 02a_korekta Harmonogram planowanych działań 02b_korekta Roczny preliminarz finansowy 5c_korekta Roczny preliminarz finansowy 5e_korekta Wykaz zawodników kadry wojewódzkiej 11a_korekta Wykaz zawodników kadry wojewódzkiej 11b_korekta

20 PO Z A D A N I U P R Z E D Z A D A N I E M AKCJA SZKOLENIOWA KWJM - KWM AKCJA SZKOLENIOWA PRZYGOTOWANIE SSM - MK ZIMA UDZIAŁ SSM MMM MPM MPJM MPJ MMP ORGANIZACJA MMM Program 8a lub 8b Program 8c lub 8e Lista 8d Regulamin zawodów Preliminarz 9a lub 9b Preliminarz 9c lub 9e Preliminarz 9c Preliminarz 10b Regulamin 20a lub 20b Regulamin 20c lub 20e Regulamin 20c - Oferta Oferta - - Umowy zlecenia podpisane Umowy zlecenia podpisane Umowy zlecenia podpisane Umowy zlecenia podpisane Oświadczenia o ochronie danych osobowych Kserokopia aktualnych badań lekarskich Zgody rodziców na uczestnictwo w akcjach szkoleniowych W przypadku startu kontrolnego/ sprawdzianu regulamin zawodów/ informacja o sprawdzianie Oświadczenia o ochronie danych osobowych Oświadczenia o ochronie danych osobowych W przypadku startu kontrolnego/ sprawdzianu regulamin zawodów/ informacja o sprawdzianie Regulamin zawodów - - Potwierdzenie udziału 11a lub 11b Potwierdzenie udziału 11c lub 11e Potwierdzenie udziału 11c Rozliczenie kosztów 17b Rozliczenie kosztów 12a lub 12b Rozliczenie kosztów 12c lub 12e Rozliczenie kosztów 12c Delegacje sędziowskie 16a Sprawozdanie 13a lub 13b Sprawozdanie 13c lub 13e Sprawozdanie 13c Podpisany regulamin 20a lub 20b Podpisany regulamin 20c lub 20e Podpisany regulamin 20c - Dziennik Zajęć (dodatkowo wyniki zawodów lub sprawdzianu) 19a lub 19b/ Wyniki zawodów Dziennik Zajęć (dodatkowo wyniki zawodów lub sprawdzianu) 19c lub 19e/ Wyniki zawodów Wyniki zawodów Sprawozdanie Sędziego Głównego. Potwierdzenie wręczenia dyplomów i medali - 18 Wyniki zawodów ZMIANA PRZED AKCJĄ ZMIANA W TRAKCIE AKCJI W przypadku zmian w planowanej do realizacji akcji (termin, miejsce, liczba zawodników; liczba osób towarzyszących, kwota łączna) najpóźniej w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem razem z programem i preliminarzem jednostkowym należy przesłać elektronicznie pismo o zmianę (określone w dokumencie Zal_zmiana_akcje.doc) wymaga zatwierdzenia przez pion szkolenia i Prezesa MZSKF. Równoczesna zmiana miejsca i terminu oznacza rezygnację z planowanej akcji i wprowadzenie nowej akcji do planu po zmianach. W przypadku zmian podczas trwania akcji dotyczących liczby zawodników, liczby osób towarzyszących, czasu trwania akcji (zmniejszenie liczby dni), miejsca akcji (w szczególnych przypadkach przy braku możliwości przeprowadzenia treningów) trener koordynator lub kierownik akcji jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie drogą elektroniczną pion szkolenia MZSKF. 20