Specyfika zarządzania nieruchomościami mieszkaniowymi stanowiącymi własność osób fizycznych i prawnych z wyodrębnioną własnością lokali.

Transkrypt

1 Definicja wspólnoty mieszkaniowej Definicja wspólnoty mieszkaniowej została określona w art. 6 Ustawy z dnia roku o własności lokali, zgodnie z którym wspólnotę mieszkaniową stanowi ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa, w chwili wydzielenia i sprzedaży pierwszego lokalu. Właściciel od kiedy Kto jest właścicielem, czyli od którego momentu można uważać nabywcę lokalu za jego właściciela? Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali, przewiduje w art. w art. 7, trzy sposoby ustanowienia odrębnej własności lokalu: 1 - w drodze umowy 2 - jednostronnej czynności prawnej właściciela nieruchomości 3 - orzeczenia sądu znoszącego współwłasność Ad.1 Umowa o ustanowienie odrębnej własności powinna być sporządzona w formie aktu notarialnego w razie niezachowania tej formy czynność taka jest nieważna (art.58kc). Do powstania tej własności niezbędny jest wpis do księgi wieczystej (art. 7 pkt 2 Uowl). Wpis taki ma charakter konstytucyjny, tzn. tworzący prawo. Ponieważ wpis w księdze wieczystej ma moc wsteczną od chwili złożenia wniosku o dokonanie wpisu, należy uznać, iż nabywca wyodrębnionego lokalu staje się właścicielem lokalu od dnia złożenia wniosku o wpis tego prawa do księgi wieczystej (art. 29 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. księgach wieczystych i hipotece). Ad.2 W przypadku zbycia istniejącej już odrębnej własności lokalu, do czego również jest niezbędna forma aktu notarialnego, nabywca staje się właścicielem od chwili zawarcia umowy. Wpis do księgi wieczystej ma tu tylko charakter deklaratoryjny (potwierdzający). Ad.3 W przypadku orzeczenia sądowego dopiero orzeczenie prawomocne umożliwia wpisanie nowego właściciela we właściwej KW. Wspólnota mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej jest jednak zaliczana do podmiotów gospodarczych, związku z czym zobowiązana jest do posiadania numeru REGON. Wspólnota mieszkaniowa pomimo nie posiadania osobowości prawnej może pozywać i być pozywana. Wspólnota ma tzw. zdolność sądową, co oznacza, że została dopuszczona do obrotu cywilno-prawnego. Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek posiadania rachunku bankowego. Jest również zobowiązana do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego w celu uzyskania NIP. Wspólnota może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Za zobowiązania wspólnota odpowiada bez ograniczeń, a każdy z właścicieli w części odpowiadającej jego udziałowi w nieruchomości. Lokal samodzielny W myśl art.2 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali, samodzielnym lokalem mieszkalnym, w rozumieniu ustawy jest wydzielona trwałymi ścianami w obrębie budynku izba lub zespół izb przeznaczonych na pobyt ludzi, które

2 w raz z pomieszczeniami pomocniczymi służą zaspokajaniu ich potrzeb mieszkaniowych. Przepis ten stosuje się również do samodzielnych lokali wykorzystywanych zgodnie z przeznaczeniem na cele inne niż mieszkaniowe. Spełnienie wymagań, o których mowa powyżej stwierdza starosta w formie zaświadczenia. Pomieszczenie przynależne do lokalu Do lokalu mogą przynależeć, jako jego części składowe, pomieszczenia choćby do niego bezpośrednio nie przylegały lub były położone w granicach nieruchomości gruntowej poza budynkiem, w którym wyodrębniono dany lokal, są to m.in.: piwnica, strych, komórka, garaż, zwane dalej pomieszczeniami przynależnymi Art. 2 ust. 4 Uowl. Ponieważ pomieszczenie przynależne określono jako część składową lokalu, nie jest możliwe zbycie samego pomieszczenia przynależnego, gdyż byłaby to czynność sprzeczna z art.47 1 KC, która określa iż część składowa rzeczy nie może być odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych. Nieruchomość wspólna Z prawem własności lokalu nierozerwalnie związane jest prawo właściciel lokalu do udziału w nieruchomości wspólnej. Zgodnie z Art. 3 Uowl, w razie wyodrębnienia własności lokali właścicielowi przysługuje udział w nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością lokalu. Nie można żądać zniesienia współwłasności nieruchomości wspólnej dopóki trwa odrębna własność lokalu. Nieruchomość wspólną stanowi grunt oraz części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali. Udział w nieruchomości wspólnej Udział właściciela w nieruchomości wspólnej wyznacza zakres praw i obowiązków właściciela w stosunku do przedmiotu współwłasności oraz zakres jego uprawnień. Udział właściciela lokalu wyodrębnionego w nieruchomości wspólnej odpowiada, zgodnie z Art. 3 ust. 3 Uowl stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z pomieszczeniami przynależnymi do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi. Powierzenie zarządu i wybór zarządu Akt notarialny, uchwała zaprotokołowana przez notariusza Termin powierzania zarządu został zastrzeżony tylko dla umów zawieranych w formie aktu notarialnego, które muszą być zawierane przez wszystkich właścicieli lokali ( w dużych wspólnotach mogą być zmienione z woli większości). Jednym z podstawowych atrybutów prawa własności jest możliwość decydowania przez właścicieli o podstawowych kwestiach związanych z zarządzaniem własnością. Zapisy art. 18 Uowl umożliwiają właścicielom lokali określenie sposobu zarządu nieruchomością wspólną w sposób inny niż to określają kolejne zapisy Uowl, przy czym to określenie sposobu zarządu ma nastąpić w umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Wyrażona w ten sposób wola właścicieli lokali ma pierwszeństwo przed regulacjami dotyczącymi sprawowania zarządu, zawartymi w ustawie, zgodnie z art. 18 ust. 3.

3 Zarząd we wspólnotach małych Art. 19 odnosi się do wspólnot, w których liczba lokali jest nie większa niż siedem zastosowanie mają przepisy KC oraz przepisy kodeksu postępowania cywilnego Zarząd z osób fizycznych Art. 20 odnosi się do wspólnot, w których ilość lokali jest większa niż siedem - zarząd z osób fizycznych wybranych z grona właścicieli lub spoza ich grona. Zarząd przymusowy powoływany przez sąd. Możliwość powoływania zarządu przymusowego przez sąd na podstawie art. 26 ust. 1 Uowl może być wykorzystywana w dwóch przypadkach: 1) jeśli wspólnota, która powinna powołać zarząd, nie zrobiła tego 2) jeśli wybrany zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną nie wypełnia należycie swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki Z wnioskiem o ustanowienie zarządcy przez sąd w oparciu o art. 26 ust 1 ustawy o własności lokali, może zwrócić się każdy właściciel lokalu w danej nieruchomości. Ma on bowiem zastosowanie w innych sytuacjach: 1) gdy nie można uzyskać zgody współwłaścicieli w istotnych sprawach dotyczących zwykłego zarządu 2) gdy większość współwłaścicieli narusza zasady prawidłowego zarządu lub krzywdzi mniej Zakres uprawnień oraz wynagrodzenie zarządcy przymusowego określa sąd. Sąd też odwołuje zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego powołania. (art.26 ust.1 Uowl i art. 614 KPC) Ze szczególną sytuacją mamy do czynienia wówczas, gdy właściciele lokali, wbrew przepisom art. 200 KC i art. 27 Uowl postanowili nie brać udziału w zarządzie nieruchomością wspólną i, mimo że minęły co najmniej dwa lata od chwili, gdy ustanowiono odrębną własność lokali w nieruchomości, w której ze względu na jej wielkość (ponad 7 lokali) istnieje obowiązek określenia sposobu lub powierzenia albo wyboru zarządu, nie podejmują żadnych kroków zmierzających do uregulowania kwestii zarządu nieruchomością wspólną zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali. Wówczas, jeśli istnieje zarządca, który zarządzał nieruchomością przed ustanowieniem w niej odrębnej własności a z jakiś przyczyn nie chce lub nie może nadal zarządzać tą nieruchomością, także i on może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego oparciu o art. 26 ust. 2 Uowl. Podsumowanie Możliwość zastosowania różnych sposobów zarządu w odniesieniu do różnych wspólnot mieszkaniowych przedstawia się następująco: Lp. Sposób zarządu Możliwość zastosowania 1. Zarząd sprawowany bezpośrednio przez właścicieli 2. Określenie sposobu zarządu umową zawartą w formie aktu notarialnego Małe wspólnoty Zarówno małe jak i duże wspólnoty

4 3. Powierzenie zarządu nieruchomością wspólną konkretnej osobie fizycznej lub prawnej umową zawartą w formie aktu notarialnego 4. Wybór zarządu wspólnoty składającego się z jednej lub kilku osób fizycznych 6. Ustanowienie zarządcy przymusowego przez sąd Zarówno małe jak i duże wspólnoty Obowiązkowy we wspólnotach dużych jeżeli nie uregulowały one inaczej kwestii zarządu w umowie zawartej w formie aktu notarialnego Małe i duże wspólnoty Umowa o sprawowanie zarządu Zarządzanie odbywa się w oparciu o umowę zarządzania. Umowa ta musi zapewnić zarządcy dostateczne środki na utrzymanie nieruchomości, w przeciwnym przypadku zarządca pozostaje bezczynny, zachowując prawo do wynagrodzenia. Umowa o sprawowania zarządu zawarta między zarządcą a właścicielem powinna określać zakres praw i obowiązków zarówno zarządcy wobec właściciela jak też odwrotnie. Taka jest istota stosunków prawnych kształtowanych w warunkach wolnego rynku. Oznacza to w szczególności, że 1) zarządca nie powinien podejmować zarządu bez uprzedniego zawarcia umowy 2) umowa ma pierwszeństwo przed przepisami, chyba że przepis jest bezwzględnie obowiązujący 3) w razie wygaśnięcia umowy, zarządca może dalej zarządzać nieruchomością tylko w ściśle określonych przypadkach 4) z chwilą ustania przyczyn będących przeszkodą do zawarcia umowy, zarządca powinien albo zawrzeć umowę, albo odstąpić od zarządzania 5) umowa winna w sposób wyczerpujący określić wzajemne prawa i obowiązki zarządcy i właściciela nieruchomości, odesłania do przepisów muszą być zatem precyzyjne i są dopuszczalne w drodze wyjątku 6) formy umowy przepisy nie przesądzają, ani żadnej z form pod rygorem nieważności nie zastrzegają faktycznie nie ulega jednak wątpliwości, że umowa o zarządzanie powinna być zawarta na piśmie a dopełnienie jej przed notariuszem nie jest konieczne Zebranie wspólnoty mieszkaniowej Zwoływanie zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Zwołanie zebrania jest pierwszą czynnością niezbędną do ważnego odbycia zebrania wspólnoty mieszkaniowej, a więc zarazem i pierwszą czynnością w procesie "stanowienia" uchwał przez właścicieli lokali. Ustawa o własności lokali przewiduje dwa rodzaje zebrań: doroczne i fakultatywne.

5 Zebranie doroczne. Zebranie doroczne (art. 30 ust. 1 pkt 3) jest obligatoryjne, tj. musi się odbyć, i zwoływane jest co najmniej raz w roku. Przedmiotem zebrania jest przynajmniej (porządek obrad może przewidywać również inne zagadnienia): uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządu lub zarządcy, sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium. Powyższe zebranie zwołuje zarząd lub zarządca nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. W przypadku niedokonania zwołania, ustawa przewiduje, że każdy właściciel może samodzielnie zwołać takie zebranie. Pomimo tego, że przedmiotem zebrania dorocznego są sprawy o najwyższym stopniu ważności dla funkcjonowania wspólnoty, ustawa nie zawiera żadnych sankcji w przypadku niedojścia tego zebrania do skutku. W razie braku zainteresowania w odbyciu zebrania ze strony zarządu (zarządcy) oraz właścicieli lokali nie istnieją procedury (brak podstawy prawnej) aby ktokolwiek z zewnątrz mógł narzucić swoją wolę wspólnocie. Pośrednio może to nastąpić jako konsekwencja podjęcia przez wierzycieli działań przeciwko wspólnocie i właścicielom, którzy to przecież odpowiadają za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej w części odpowiadającej ich udziałom w tej nieruchomości. Wymusi to reakcję ze strony właścicieli zagrożonych np. procesem sądowym i ewentualnym postępowaniem komorniczym. Zebrania te powinny mieć za przedmiot przynajmniej art. 30 ust. 1 pkt 3. Zebranie fakultatywne. Zebranie fakultatywne (art. 31), zwoływane jest zawsze przez zarząd (zarządcę). Zebrania tego nie mogą zwołać sami właściciele. Natomiast inicjatywa zwołania tego zebrania może pochodzić tak od zarządu (zarządcy), jak i od właścicieli. Zarząd (zarządca) może, a nawet ma obowiązek, zwołać takie zebranie zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba. Oceny, czy potrzeba taka rzeczywiście zachodzi, dokonuje sam zarząd (zarządca). Jeżeli natomiast wniosek o zwołanie zebrania złoży grupa właścicieli dysponująca więcej niż 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej, zarząd (zarządca) jest obowiązany zwołać takie zebranie - jest związany wolą właścicieli i nie może oceniać czy wniosek jest zasadny czy nie. W przypadku wniosku pochodzącego od grupy właścicieli posiadających mniej niż 1/10 udziałów, zarząd (zarządca) dysponuje swobodą w ocenie czy rzeczywiście zebranie jest konieczne. Tak więc wniosek taki może nie zostać uwzględniony, bez żadnych bezpośrednich konsekwencji dla podmiotu zwołującego. Podmiot zwołujący. Jak to zostało wskazane, zwoływać zebranie może zarząd bądź właściciele. W przypadku zarządu, który jest organem wspólnoty mieszkaniowej, zwołać zebranie, jeżeli zarząd jest organem kolegialnym, powinni wszyscy członkowie. W przypadku zarządcy, który jest osobą fizyczną, to ta osoba decyduje samodzielnie o zwołaniu zebrania. W przypadku zarządcy - osoby prawnej, wydaje się, że decyzję

6 o zwołaniu zebrania powinien podjąć właściwy organ zarządzający (np. zarząd spółki), wg. odpowiednich przepisów regulujących pracę tego organu. Możliwe jest również przekazanie kompetencji w tym zakresie zatrudnionemu, licencjonowanemu zarządcy. Forma zawiadomienia o zebraniu. Uowl w art. 32 stanowi, że zarząd (zarządca) zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie. Niestety, ustawa nie stanowi jak ma wyglądać to zawiadomienie. Najpewniejszą dowodowo jest metoda doręczania właścicielowi zawiadomienia za pokwitowaniem - może to być dokonane np. listem poleconym lub pokwitowaniem odbioru lub zapoznania się z informacją od członka zarządu lub pracownika zarządcy. Można również bronić stanowiska, że za wystarczające do ważnego zwołania zebrania będzie włożenie zawiadomienia do skrzynki pocztowej lub nawet samo wywieszenie informacji o zebraniu na klatce schodowej, w miejscu umożliwiającym łatwe zapoznanie się z tą informacją przez każdego z właścicieli. Terminy zawiadomień. Coroczne zebranie powinno odbyć się nie później roku. Okresem rozliczeniowym wspólnoty jest rok kalendarz. (art. 29 Uowl) a więc coroczne zebranie nie może być zwołane na dzień gdyż nie zakończył się jeszcze rok, za który ma nastąpić udzielenie absolutorium i na który przyjęto plan gospodarczy. Zebranie w pierwszym kwartale będzie jak najbardziej ważne. Pomimo niedotrzymania terminu, organ zwołujący nie traci swoich kompetencji do zwołania ważnego zebrania, choć może zostać "uprzedzony" przez każdego z właścicieli, który z dniem 1kwietnia może już samodzielnie zwołać coroczne zebranie. Termin zwołania zebrania fakultatywnego, z oczywistych względów będzie wynikał z pojawiających się przyczyn zwołania takiego zebrania. W przypadku zwoływania zebrania przez samych właścicieli tj. gdy zarząd zarządca) nie zwołał corocznego zebrania, Uowl nic nie mówi o terminie. Podejmowanie decyzji w małych wspólnotach. W przypadku tzw. "małych" wspólnot mieszkaniowych, tj. liczących mniej niż 7 lokali, nie odbywają się zebrania i głosowania. Wynika to z faktu, iż zgodnie z art. 19 Uowl stosuje się do takich wspólnot przepisy Kodeksu cywilnego. Z kolei art. 199 KC stanowi, że do rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli, a do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli (art. 201 KC). Sposób wyrażenia zgody i jej forma będzie zależała od konkretnej czynności, która ma być podjęta przez właścicieli. Może to być przykładowo złożenie podpisu na akcie notarialnym sprzedaży części nieruchomości, ustne zezwolenie na dokonanie pomalowania budynku, a nawet dorozumiane wyrażenie zgody poprzez uiszczenie należności za wykonane prace remontowe. Zgoda właścicieli może zostać udzielona przed, w trakcie czynności, jak i po niej (potwierdzenia), choć i to może być uzależnione od charakteru czynności. Przepisy nie przewidują również żadnej procedury związanej z uzyskiwaniem zgody, tzn. nie ma konieczności zwoływania formalnych zebrań, itp.

7 W przypadku wybrania przez "małą:' wspólnotę zarządu lub powierzenia zarządu nieruchomością wspólną zarządcy, podmioty ten nie będą miały obowiązku zwoływania dorocznego zebrania, jeżeli tego nie określono wyraźnie w przyjętym sposobie zarządu nieruchomością wspólną. Ustawa stanowi, że "mała" wspólnota ma stosować odpowiednio przepisy KC nie stosuje ona innych przepisów rozdziału IV Uowl dotyczących zarządu nieruchomością wspólną. Postanowienia o zwoływaniu zebrań dotyczą tylko "dużych" wspólnot. Można oczywiście stosować te przepisy przez analogię, jednak ich niestosowanie nie może rodzić żadnych negatywnych. Podejmowanie uchwał w dużej wspólnocie mieszkaniowej Uchwały są najważniejszym sposobem podejmowania decyzji we wspólnocie mieszkaniowej. Ustawodawca wart. 22 w związku z art. 18 ust. 3 i 19, zastrzegł, iż w dużych wspólnota mieszkaniowych (liczących powyżej 7 lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych) czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały właścicieli wyrażającej zgodę na dokonanie takiej czynności. Nie ma przeszkód prawnych, aby właściciele lokali określając sposób zarządu nieruchomością wspólną na podstawie art. 18 ust. 1, przyjęli, iż również w małej wspólnocie (poniżej 7 lokali) obowiązywały zasady wynikające z ustawy o własności lokali, w szczególności, co do podejmowania decyzji w drodze uchwał, a więc podjęli decyzję o odejściu od stosowania (w całości lub części) przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Sposoby podejmowania uchwał. Ustawa przewiduje, iż możliwe jest podjęcie uchwał: - na zebraniu - w drodze indywidualnego zbierania głosów - przy użyciu obydwu sposobów. Istotnym jest podkreślenie, iż ustawa traktuje powyższe sposoby jako równorzędne. Brak jest w ustawie jakiegokolwiek ograniczenia w wyborze sposobu dochodzenia do podjęcia uchwały. Można jednak wskazać, iż podejmowanie uchwał na zebraniu odpowiada najbardziej idei współuczestniczenia właścicieli w zarządzaniu nieruchomością wspólną. gdyż pozwala im na wypowiedzenie się o sprawie, poznanie wszelkich za i przeciw, wyjaśnianie na bieżąco wszelkich wątpliwości, itd. Obliczanie większości i we wspólnocie mieszkaniowej Zapis Uowl - art. 23 ust. 1 - w powyższej kwestii jest dosyć lakoniczny: "uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów" i wywołuje w praktyce sporo problemów. Większość jest to miernik relatywny, wskazujący jaką liczbą głosów należy podjąć decyzję, aby miała ona moc prawnie wiążącą. Administrowanie danymi osobowymi Administratorem danych osobowych właścicieli nieruchomości wspólnoty mieszkaniowej jest wspólnota mieszkaniowa, którą zgodnie z zapisem art. 6 Uowl jest ogół właścicieli. Których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Na zarządcy zatem nie spoczywa obowiązek zgłaszania takiego zbioru danych osobowych, jak również z takiego obowiązku zwolniona jest na mocy art. 43 ust. 1

8 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych wspólnota mieszkaniowa, z uwagi na fakt, że przetwarza dane osobowe członków zrzeszonych we wspólnocie mieszkaniowej. Należy jednak podkreślić, że zarządca nieruchomości przetwarza dane członków wspólnoty zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych a zatem może je przetwarzać wyłącznie w zakresie celu przewidzianym w umowie. Bez względu na zakres umowy, wspólnota mieszkaniowa ponosi nadal odpowiedzialność za ochronę tych danych. Obsługa techniczna nieruchomości Właściwe użytkowanie (eksploatacja) nieruchomości to jeden z głównych celów zarządzania. W celu prawidłowego utrzymania nieruchomości zarządca powinien mieć ogólne pojęcie o poszczególnych etapach procesu budowlanego, z których najdłuższym jest użytkowanie. Do cyklów procesu budowlanego należą: 1) opracowanie dokumentacji techniczno-budowlanej 2) uzyskanie pozwolenia na budowę 3) przystąpienie do użytkowania 4) użytkowanie obiektu budowlanego 5) rozbiórka obiektu budowlanego Zasadniczym zbiorem przepisów prawnych regulujących proces budowlany jest Prawo budowlane wraz z rozporządzeniami wykonawczymi. Inne przepisy związane z zagadnieniami obsługi technicznej, z którymi zarządca nieruchomości będzie się spotykał to: - prawo ochrony środowiska - prawo zamówień publicznych - prawo energetyczne - ustawa o ochronie przeciwpożarowej W ramach wykonywania swoich obowiązków zarządca powinien podejmować działania w zakresie: - remontów - napraw głównych - napraw bieżących - konserwacji - ulepszeń - przebudowie - rozbudowie - adaptacji - rekonstrukcji - modernizacji Zakres obowiązków zarządcy w dziedzinie napraw i ulepszeń wynika z kontroli okresowych, przeglądów, zgłoszeń lokatorskich. Realizacja tych obowiązków

9 utrzymanie obiektów budowlanych w należytym stanie technicznym i estetycznym została zapisana w art. 61 prawa Budowlanego. Sposób pokrywania kosztów prac remontowo-konserwacyjnych wynika z aktów prawnych dotyczących różnego statusu zasobów zarządzanych. W przypadku wspólnot mieszkaniowych ma zastosowanie Ustawa z 24 czerwca 1994 r o własności lokali, z zapisów której wynika iż właściciele ponoszą wydatki na koszty utrzymania części wspólnej, w tym wydatki na remonty i bieżącą konserwację ponoszą proporcjonalnie do swoich udziałów w częściach wspólnych nieruchomości (Art. 13 Utrzymanie lokalu i nieruchomości wspólnej, Art. 14 Koszty zarządu, Art. 15 Zaliczki, Art. 17 Odpowiedzialność Uowl). Wysokość zaliczek na poczet kosztów utrzymania części wspólnej, w tym zaliczki na przedsięwzięcia remontowe określana jest w podejmowanych przez współwłaścicieli nieruchomości wspólnej uchwałach, gdyż jest to czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu (Art.22 Uowl). Zakres robót remontowych przewidzianych na dany rok kalendarzowy powinien być określony w planie gospodarczym, który również podlega zatwierdzaniu poprzez podjęcie uchwały przez współwłaścicieli nieruchomości wspólnej. Kontrole i przeglądy Zgodnie z art. 62 Prawa Budowlanego zarządca lub właściciel są zobowiązani do przeprowadzania okresowych kontroli sprawdzenia stanu technicznej sprawności obiektów budowlanych. Obowiązki właściciela lub zarządcy w tym zakresie wynikają wprost z ww. artykułu ustawy, rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych oraz rozporządzenia ministra Infrastruktury o warunkach jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Przeprowadzane kontrole okresowe i przeglądy bieżące to rozeznanie potrzeb remontowo-konserwacyjnych, czyli pierwsze z zadań obsługi technicznej. Na tej podstawie zarządca sporządza plan potrzeb remontowo-konserwacyjnych i przyjmuje do realizacji ten jego zakres, który ma pokrycie w środkach finansowych właścicieli zasobu kierując się zachowaniem pierwszeństwa robót mających na celu: 1) eliminację zagrożenia bezpieczeństwa użytkowników lokali i osób trzecich 2) zabezpieczenie przeciwpożarowe 3) spełnienie wymagań ochrony środowiska 4) zachowanie zapobiegawczego charakteru remontu Do obowiązków zarządcy należy zapewnienie wykonawstwa zaplanowanych robót remontowo-konserwacyjnych. Wyboru wykonawców robót dokonuje się z zastosowaniem Prawa zamówień publicznych. W odniesieniu do wspólnot mieszkaniowych ustawa ta ma zastosowanie w przypadku, gdy ponad 50% udziałów stanowi własność Skarbu Państwa lub gminy. W pozostałych wypadkach sposób wyboru wykonawcy robót powinien być określony w uchwale i poddany pod głosowanie członków wspólnoty mieszkaniowej. Książka obiektu budowlanego Książka obiektu budowlanego jest ważnym dokumentem ustawowym, który służy do rejestracji wydarzeń związanych z obsługą techniczną obiektu budowlanego.

10 Zgodnie z art. 64 prawa budowlanego właściciel lub zarządca jest zobowiązany do prowadzenia dla każdego budynku lub obiektu budowlanego nie będącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, książkę obiektu budowlanego stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzonych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy w okresie użytkowania. Na podstawie delegacji ustawowej minister infrastruktury 3 lipca 2003 roku wydał rozporządzenie w sprawie książki obiektu budowlanego (DZU Z 2003 R NR120, POZ. 1134). Określa ono wzór i sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego.