I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja dotyczy trybu postępowania z depozytami wartościowymi, pieniężnymi w Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie.

Transkrypt

1 I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Instrukcja dotyczy trybu postępowania z depozytami wartościowymi, pieniężnymi w Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie Instrukcja została opracowana w oparciu o niżej wymienione przepisy i akty normatywne: a. ustawy z dnia r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. z 2006r. Nr 208 poz. 1537), b. ustawa o pomocy społecznej z dnia r. ( Dz. U. z 2004r. Nr 64 poz. 593 z póź. zm.), oraz posiłkowo: c. rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia r. zasadach i trybie postępowania w sprawie złożenia przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego (Dz. U. Nr 42, poz. 261 z 1965r.), d. rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania przy zabezpieczaniu spadku i sporządzaniu inwentarza ( Dz. U. Nr 92, poz. 411 z 1991r.) Depozytami wartościowymi są przedmioty wartościowe i dokumentarne. 2. Do przedmiotów wartościowych zalicza się: a. pieniądze zagraniczne i złote monety, b. kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców oraz drogie kamienie (biżuteria), c. zagraniczne papiery wartościowe, d. krajowe papiery wartościowe, e. pieniądze obiegowe polskie, f. inne przedmioty uznane za wartościowe przez DPS w Nowogardzie. 3. Do przedmiotów dokumentalnych zalicza się w szczególności weksle, skrypty dłużne, listy gwarancyjne, książeczki oszczędnościowe, książeczki czekowe i oryginalne dowody zabezpieczające prawa własności Depozyty wartościowe przechowywane są w sejfie w kasie DPS w Nowogardzie Smużyny 2, a biżuteria, dodatkowo, w kasie filii DPS w Nowogardzie ul. Piłsudskiego Za depozyty wartościowe pozostawione w sejfie ponosi odpowiedzialność DPS w Nowogardzie.

2 3. Za przedmioty wartościowe i dokumentarne nie złożone przez mieszkańca do depozytu DPS nie ponosi odpowiedzialności. 4. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie depozytu w sejfie jest kasjer, a w przypadku biżuterii przechowywanej w sejfie filii koordynator prac filii. II TRYB POSTĘPOWANIA Z DEPOZYTAMI WARTOŚCIOWYMI Osoby przebywające w Domu Pomocy Społecznej lub w imieniu tych osób opiekunowie prawni oraz inne osoby np. kurator i pracownik pierwszego kontaktu mogą przekazywać do depozytu DPS posiadane przedmioty wartościowe i dokumenty stanowiące własność mieszkańca. 2. Osoba, która nie skorzystała z możliwości określonej w ust. 1 powinna być pouczona, że Dom Pomocy Społecznej nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty wartościowe i dokumentarne nie przekazane do depozytu (załącznik Nr 1). 3. Depozyty wartościowe należy zabezpieczyć komisyjnie w sposób wykluczający wyjęcie lub zamianę przedmiotów bez naruszenia opakowania. 4. Komisję ds. zabezpieczenia przedmiotów wartościowych i dokumentarnych powołuje Dyrektor DPS w Nowogardzie. 5. Komisja bezpośrednio po przyjęciu przedmiotów do depozytu sporządza w 3- ch egzemplarzach protokolarny spis przedmiotów (załącznik Nr 2). 6. Spis przedmiotów powinien zawierać następujące dane: a. nazwisko i imię, datę urodzenia mieszkańca, b. datę przyjęcia depozytu, c. nazwisko, imię i stanowisko osób przyjmujących przedmioty, d. szczegółowe opisanie przedmiotów ( rodzaj, jakość, cechy szczególne i znaki, uszkodzenia, ilość i wagę itp.), e. podpisy wyżej wymienionych osób, 7. Jeden egzemplarz spisu przedmiotów komisja składa wewnątrz opieczętowanego depozytu, drugi egzemplarz dołącza do teczki osobowej mieszkańca, która znajduje się u pracownika socjalnego, trzeci egzemplarz spisu komisja wydaje mieszkańcowi składającemu depozyt. 8. Na opakowaniu depozytów komisja zamieszcza napisy określające: a. nazwisko i imię, datę urodzenia osoby składającej depozyt, b. rodzaj depozytu, c. numer w księdze depozytów Księgę depozytu prowadzi kasjer Domu Smużyny 2 i koordynator filii przy ul. Piłsudskiego 9, 2. Księga depozytu posiada ponumerowane strony, umocowane w sposób uniemożliwiający ich wyrywanie, zamianę lub dokładanie. Każda ze stron

3 (obok numeracji) posiada podpis i pieczęć dyrektora i głównego księgowego (Załącznik Nr 4), którzy stwierdzają cyfrowo i słownie ilość stron podpisami. 3. Księga depozytu zawiera następujące dane: a. Numer kolejny, b. Nazwisko i imię mieszkańca, c. Datę urodzenia i imiona rodziców, d. Datę przyjęcia depozytów, e. Rodzaj przedmiotu wartościowego, jakość, cechy, znak lub wartość depozytu pieniężnego (pieniądze zagraniczne), f. Datę wydania depozytu, g. Nazwisko i imię osób uczestniczących przy odbiorze depozytu, h. Podpis osoby odbierającej depozyt. 4. Księgę depozytów należy przechowywać pod zamknięciem Mieszkaniec otrzymuje swój depozyt za zwrotem pokwitowania depozytowego. 2. Przy odbiorze depozytu przez mieszkańca, osoby uczestniczące przy tej czynności muszą zwrócić uwagę, aby pieczęcie i opakowanie nie były naruszone. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności między wartością depozytu i spisem przedmiotów należy sporządzić komisyjnie protokół ustalający rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania. Do tego protokołu należy dołączyć spis przedmiotów i opakowanie. Komisja protokół (Załącznik Nr 3) z załącznikami kieruje do Dyrektora DPS. Dyrektor DPS kieruje zawiadomienie do organu powołanego do ścigania przestępstw W razie zgonu mieszkańca, depozyt wartościowy wydaje się jego prawnym spadkobiercom. 2. Podstawę do wydania depozytów stanowi każdorazowo sądowe postanowienie o stwierdzeniu praw do spadku. 3. Osoba odbierająca depozyt (spadkobierca) kwituje odbiór podpisem i datą a ponadto pracownik zobowiązany do prowadzenia księgi depozytowej wpisuje czytelnie do księgi depozytów nazwisko i imię, numer dowodu osobistego danej osoby oraz nazwę organu, który dowód wydał W przypadku nie podjęcia depozytów wartościowych po śmierci mieszkańca, DPS wzywa osoby uprawnione do ich odbioru wyznaczając 3 letni termin odbioru.

4 2. Niepodjęte depozyty wartościowe podlegają likwidacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. 2006r., Nr 208, poz. 1537). III KONTO DEPOZYTOWE W DPS w Nowogardzie prowadzi się ewidencję środków pieniężnych mieszkańców, które gromadzone są na koncie depozytowym na rachunku bankowym DPS BS w Nowogardzie. 2. Odsetki naliczane przez bank od środków zgromadzonych mieszkańców doliczane są do indywidualnych kart depozytowych mieszkańców Naliczaniem odsetek zajmuje się pracownik działu księgowości. 2. Odsetki nalicza się w następujący sposób: I KROK Kwota odsetek naliczonych przez bank na koncie depozytowym Kwotę znajdującą się na koncie depozytowym - stan na ostatni dzień kwartału = Wysokość odsetek % II KROK obliczanie wysokości odsetek dla poszczególnych mieszkańców Stan depozytu gotówkowego x Wysokość odsetek = Wysokość odsetek mieszkańca należnych mieszkańcowi III KROK obliczanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od odsetek należnych mieszkańcowi. Wysokość odsetek stawka zaliczka na należnych x należnego = podatek dochodowy mieszkańcowi podatku za danego mieszkańca na koniec każdego kwartału 3. Naliczone odsetki w kwocie netto (tj. po potrąceniu należnej zaliczki na podatek dochodowy) należy uwzględnić w indywidualnych kartach depozytowych mieszkańca. 4. Wszystkie operacje dokonywane na indywidualnych kartach depozytowych mieszkańca są poufne. Wgląd w dokumentację ma jedynie mieszkaniec,

5 pracownicy zajmujący się sprawami depozytowymi oraz opiekun prawny lub kurator. 5. Indywidualne karty depozytowe mieszkańców sporządzane są w formie elektronicznej, w razie potrzeby drukowane w formie papierowej. 6. Pracownik Domu Pomocy Społecznej prowadzący sprawy depozytowe mieszkańców jest odpowiedzialny za aktualizowanie dokumentacji finansowej mieszkańca. 7. Za nadzór i prawidłowe prowadzenie kont depozytowych mieszkańców odpowiada Główny Księgowy Domu. IV WYPŁATA ŚRODKÓW Z KONTA DEPOZYTOWEGO (WEWNĘTRZNY REGULAMIN DEPOZYTU MIESZKAŃCÓW) Wypłata pieniędzy ze środków depozytowych mieszkańców Domu Pomocy Społecznej Nowogardzie, Smużyny 2 z filią w Nowogardzie przy ul. Piłsudskiego 9 odbywa się : na Smużyny 2 - w każdy wtorek miesiąca lub w dniu następnym jeżeli jest to dzień wolny od pracy. w filii przy ul. Piłsudskiego 9 10 i 25 każdego miesiąca lub w dniu następnym jeżeli jest to dzień wolny od pracy. Dopuszcza się zmianę dnia wypłaty po uprzednim wywieszeniu stosownej informacji na tablicy ogłoszeń. Podstawą wypłaty jest lista wypłat sporządzona przez pracownika socjalnego. 2. W uzasadnionych przypadkach można dokonać wypłaty w innym terminie na podstawie wniosku mieszkańca, kuratora lub opiekuna prawnego po wcześniejszym uzgodnieniu z Dyrektorem. 3. Wypłata środków z depozytu mieszkańcom nie mającym ustanowionej opieki prawnej i nie posiadającym umiejętności rozpoznawania swoich potrzeb oraz racjonalnego gospodarowania swoimi środkami finansowymi, ze względu na niepełnosprawność intelektualną lub chorobę psychiczna, odbywa się na podstawie oświadczeń podpisanych przez komisję do tego upoważnioną, której skład podany jest do wiadomości Działu księgowości. Odbioru przedmiotów zakupionych na podstawie oświadczenia komisji dokonują opiekunowie grup na podstawie listy imiennej mieszkańców potwierdzając podpisem faktyczną ilość odbieranego towaru. 4. Decyzję o wypłacie pieniędzy z depozytu mieszkańców ubezwłasnowolnionych podejmują opiekunowie prawni. W przypadku nieobecności opiekuna prawnego, wypłaty dokonuje się na podstawie wcześniej złożonego przez niego oświadczenia lub podania. Środki depozytowe wypłacane są osobom upoważnionym przez opiekuna prawnego

6 lub mieszkańcom ubezwłasnowolnionym w obecności opiekuna grupy i pracownika socjalnego. 5. Wypłata środków z przeznaczeniem na zakup artykułów trwałych winna być realizowana na prośbę mieszkańca na podstawie podania, które zawiera imię i nazwisko, nazwę artykułu oraz podpis mieszkańca i opiekuna grupy. Wnioski na zakupy zatwierdza Dyrektor, zastępca Dyrektora d.s. terapeutyczno opiekuńczych lub pracownik przez Dyrektora upoważniony. 6. Zakupiony towar z wyjątkiem rzeczy drobnych {małej wartości} winien być oznakowany przez pracownika socjalnego imieniem i nazwiskiem właściciela, naniesiony na kartotekę rzeczy prywatnych i księgę inwentarzową. 7. Zakupiony przedmiot zostaje przekazany w użytkowanie mieszkańcowi, w dniu dokonania zakupu, na podstawie,,protokółu przekazania podpisanego przez opiekuna i mieszkańca. 8. Likwidacja rzeczy prywatnych może nastąpić w przypadku ich całkowitego zniszczenia i wyłączenie przy udziale komisji powołanej Zarządzeniem Dyrektora. 9. Komisja likwidacyjna winna składać się co najmniej z trzech osób. 10. Każdorazowo sporządza się protokół kasacyjny, który jest podstawą do zdjęcia z kartoteki i księgi inwentarzowej danego przedmiotu, odzieży obuwia itp. W przypadku wniosku o dokonanie kasacji sprzętu AGD wskazana jest opinia rzeczoznawcy lub mechanika {ew. konserwatora zatrudnionego przez Dom}. 11. W przypadku zgłoszenia przez mieszkańca faktu wyrzucenia, zagubienia, darowania itp. przedmiotu stanowiącego jego własność pracownik, który uzyskał wiadomość sporządza notatkę, na podstawie której, po uzyskaniu akceptacji Dyrektora pracownik socjalny zdejmuje przedmiot z kartoteki. Notatka winna być podpisana również przez mieszkańca / o ile posiada on tę umiejętność / i następnie podpięta pod kartotekę. Powyższe działania winny mieć miejsce również w sytuacji zauważenia przez pracowników braku któregokolwiek przedmiotu stanowiącego własność prywatną mieszkańca. 12. W sytuacji zakupienia przez mieszkańca artykułu trwałego bez wiedzy pracownika socjalnego, po stwierdzeniu takiego faktu należy przyjąć sposób postępowania określony w punkcie Szczegółowe zasady dokonywania zakupów dla mieszkańców ze środków zgromadzonych na koncie depozytowym określa Instrukcja dokonywania zakupów dla mieszkańców ze środków zgromadzonych na koncie depozytowym stanowiąca załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji.

7 V. TRYB POSTĘPOWANIA Z PRZEDMIOTAMI WARTOŚCIOWYMI I PIENIĘŻNYMI ZMARŁEGO MIESZKAŃCA W przypadku śmierci mieszkańca Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie przedmioty wartościowe i wartości pieniężne zostają wydane spadkobiercom mieszkańca po dostarczeniu przez nich prawomocnego postanowienia sądu stwierdzającego nabycie praw do spadku. 2. W przypadku śmierci mieszkańca samotnego Dom Pomocy Społecznej jest zobowiązany wezwać osoby uprawnione do odebrania depozytu wartościowego wyznaczając trzy letni termin ich odbioru oraz poinformować o skutkach nie podjęcia depozytu. Informacje w formie ogłoszenia należy wywiesić na tablicy ogłoszeń w Domu Pomocy Społecznej przez okres 6 miesięcy. W przypadku gdy szacunkowa wartość depozytu przekracza 5 tysięcy złotych, przechowujący depozyt zamieszcza również ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej. Niepodjęte depozyty wartościowe podlegają likwidacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami tj. Ustawy z dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U 2006r., Nr 208, poz. 1537). 3. Rzeczy osobiste mieszkańca (ubranie, drobne przedmioty itp.) zostają wydane najbliższej rodzinie zmarłego małżonkowi, zstępnym, wstępnym, rodzeństwu lub w przypadku ich braku dalszym krewnym lub powinowatym. 4. Uprawnieni wymienieni w pkt. 3 mogą wydać dyspozycje na piśmie co do sposobu zagospodarowania rzeczy osobistych zmarłego w formie dyspozycji dotyczących: a. Przekazania na rzecz mieszkańców Domu w sposób ogólny lub ze wskazaniem konkretnych osób, b. Zniszczenia w przypadku ich znacznego zużycia, 5. Z czynności określonych w pkt. 4 należy sporządzić: a. protokół przekazania rzeczy na rzecz mieszkańców, b. protokół przekazania rzeczy konkretnemu mieszkańcowi Domu, c. protokół zniszczenia rzeczy. 6. W przypadku gdy: a. Zmarły mieszkaniec Domu nie pozostawił krewnych lub powinowatych, b. Osoby wymienione w 13 pkt. 3 nie odbiorą rzeczy osobistych zmarłego lub nie zadysponują nimi w sposób określony w 13 pkt. 4 w ciągu 30 dni od dnia śmierci mieszkańca Dyrektor Domu ma prawo zadysponować nimi w sposób określony w 13 pkt. 4 lub W przypadku zgonu mieszkańca środkami zgromadzonymi na jego koncie mogą dysponować wyłącznie prawni spadkobiercy posiadający postanowienie sądu o nabyciu praw do spadku.

8 VI. POSTANOWIENIE KOŃCOWE W przypadku opuszczenia Domu przez mieszkańca na dłuższy czas przez który rozumie się minimum 30 dni ( pobyt w domu rodzinnym, w szpitalu, itp.) i nie przekazania przedmiotów wartościowych i dokumentów do depozytu, dokonuje się spisu tych przedmiotów w pokoju, w którym przebywał. 2. Komisję spisową powołuje Dyrektor Domu. 3. Spisane przedmioty wartościowe i dokumentalne należy odpowiednio zabezpieczyć i przekazać do depozytu. 4. Przepisy instrukcji 15 ust. 1-3 mają odpowiednio zastosowanie również w przypadku śmierci mieszkańca z tym zastrzeżeniem, że czynności o których mowa powyżej podjęte zostaną nie później niż w drugim dniu roboczym od daty zgonu Ostatnia wola testament zwykły (oryginał) na wniosek mieszkańca przechowywany jest w jego teczce osobowej, drugi egzemplarz u mieszkańca. Mieszkaniec może korzystać również z usług notariusza na własny koszt. 2. Jeżeli istnieje obawa rychłej śmierci mieszkańca albo jeżeli wskutek szczególnych okoliczności zachowanie zwykłej formy śmierci testamentu jest niemożliwe lub bardzo utrudnione, spadkobierca może oświadczyć ostatnią wolę ustnie przy obecności co najmniej trzech świadków. 3. Treść testamentu ustnego powinna być stwierdzona w sposób określony w art KC Sprawami majątkowymi mieszkańca ubezwłasnowolnionego kieruje prawny opiekun lub kurator ustanowiony przez sąd. 2. Dom Pomocy Społecznej może złożyć wniosek do Prokuratury Rejonowej o ubezwłasnowolnienie (częściowe lub całkowite) mieszkańca i wskazanie prawnego opiekuna lub kuratora, gdy zaistnieje taka potrzeba. 3. Mieszkaniec niepełnosprawny może żądać ustanowienia kuratora (art kodeksu rodzinnego i opiekuńczego) do prowadzenia swoich spraw majątkowych. 4. W celu ustanowienia kuratora mieszkaniec składa wniosek do Sądu Rejonowego Wydział Rodzinny i Nieletnich. DPS zapewnia pomoc prawną w złożeniu wniosku Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie powołuje komisję do kontroli postępowania z depozytami w składzie: 1. Pracownik socjalny, 2. Opiekun,

9 3. Koordynator pracy opiekunów i pokojowych, 4. Komisja przeprowadza kontrolę nie rzadziej niż raz na dwa lata. 2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 16 sierpnia 2012 roku.