Instrukcja rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w bazie SEED PL dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do Systemu EMCS PL

Transkrypt

1 Instrukcja rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w bazie SEED PL dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do Systemu EMCS PL Projekt realizowany jest w ramach Programu e-cło współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Dotacje na innowacje.

2 HISTORIA ZMIAN DOKUMENTU Nr wersji Data Autor zmiany Opis zmiany MF Inicjacja dokumentu MF Dodanie funkcjonalności we wniosku (Załącznik 1) poz. 25a MF Dodanie we wniosku (Załącznik 1) w polu E poz. 25, od G.2. do G.6. oraz w (Załącznik 2) w polu od B.1. do B.15. przy informacji w nawiasach (reprezentacja liter i cyfr) zapisu w formacie SHA1 2

3 Spis treści Spis treści... 3 Słownik przyjętych skrótów i terminów... 4 Podstawowe informacje dla użytkowników systemu EMCS PL... 5 Wstęp Złożenie wniosku rejestracyjnego Dane deklarowane we wniosku rejestracyjnym Komunikowanie z Systemem za pomocą usługi webservice Struktura loginu i potwierdzenie jego nadania Login i hasło do usługi webservice ( po stronie systemu EMCS PL) Okres ważności loginu i hasła do usługi webservice; dezaktywacja loginu i hasła Osoby uprawnione do komunikowania z systemem; odcisk palca Informacja o zabezpieczeniach akcyzowych Dane o zabezpieczeniach deklarowane na potrzeby dokonywanych przemieszczeń Postępowanie w przypadku rożnych rodzajów zabezpieczeń Aktualizacja danych Dane kontaktowe Załączniki: Załącznik 1 Wzór wniosku o rejestrację danych podmiotu na potrzeby komunikowania się z Systemem EMCS PL Załącznik 2 Osoby uprawnione do komunikowania się z systemem EMCS PL Załącznik 3 Oświadczenie bezpieczeństwa - Certyfikat Załącznik 4 Potwierdzenie rejestracji w systemie ZEFIR/OSOZ

4 Słownik przyjętych skrótów i terminów Skrót/termin Instrukcja Wyjaśnienie Niniejszy dokument łącznie z jego wszystkimi załącznikami. dokument elektroniczny; e- AD Dokument elektroniczny (tzw. e-ad elektroniczny administracyjny dokument) przesyłany do systemu EMCS PL, na podstawie którego dokonuje się przemieszczeń wyrobów akcyzowych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy. EMCS PL System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych - system wykorzystywany do przemieszczania wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy, w obrocie wewnątrzwspólnotowym pomiędzy Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej oraz przemieszczania ww. wyrobów na terytorium Wspólnoty Europejskiej w ramach eksportu i importu. MF OSOZ PDR SEED PL Ministerstwo Finansów Ogólnopolski System Obsługi Zabezpieczeń podsystem Systemu Rozliczeń Celno-Podatkowych i Finansowo-Księgowych ZEFIR; stosowany w zakresie obsługi zabezpieczeń wykorzystywanych podczas rejestracji zgłoszeń celnych, akcyzowych oraz deklaracji podatkowych. OSOZ udostępnia również podmiotom gospodarczym usługi elektroniczne umożliwiające m.in. sprawdzenie stanu zabezpieczenia, wartości i liczby obciążeń. Podsystem Danych Referencyjnych służący w administracji celnej m.in. do rejestracji kodu identyfikacyjnego (loginu) oraz klucza do bezpiecznej transmisji danych, a także do identyfikacji oraz weryfikacji uprawnień osób i podmiotów przesyłających elektroniczne zgłoszenia i pozostałe dokumenty do Systemów Celnych. System Wymiany Danych Dotyczących Akcyzy - baza danych służąca do gromadzenia i wymiany informacji dotyczących podatku akcyzowego; zawiera wykaz podmiotów uprawnionych do produkcji, magazynowania, przyjmowania oraz dokonywania wysyłki wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy. 4

5 Podstawowe informacje dla użytkowników systemu EMCS PL 1. Dokumenty przesyłane do Systemu EMCS PL są opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego albo za pomocą ważnego klucza do bezpiecznej transmisji danych. 2. W celu zakupu certyfikatu kwalifikowanego podmiot powinien skontaktować się z jednym z autoryzowanych ośrodków certyfikujących, których lista zamieszczona jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji: 3. Klucz do bezpiecznej transmisji danych wydawany jest przez Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych, działające w Izbie Celnej w Krakowie. Warunkiem ubiegania się o klucz jest uzyskanie loginu (kodu identyfikacyjnego). Zarówno login jak i klucz są wydawane osobom fizycznym. Szczegółowa procedura uzyskiwania klucza do bezpiecznej transmisji danych opisana została w dokumencie Instrukcja nadania kodu identyfikacyjnego (loginu) i uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do systemu EMCS PL, dostępnym na stronie MF. 4. Login i klucz do bezpiecznej transmisji danych wykorzystywany do podpisywania dokumentów wysyłanych do systemu EMCS PL może być równocześnie wykorzystywany do podpisywania dokumentów przesyłanych do systemów celnych (Celina, ECS, ICS oraz INTRASTAT), przy spełnieniu wymagań przewidzianych dla tych systemów (m.in. konieczność rejestracji w bazie PDR Podsystemie Danych Referencyjnych). Równocześnie login i klucz posiadany dotychczas przez podmioty na potrzeby dostępu do Systemów Celnych może być wykorzystywany przy przesyłaniu danych do systemu EMCS PL, przy wypełnieniu procedury przewidzianej dla tego systemu (m.in. rejestracja w bazie SEED PL). W dalszej części instrukcji opisano procedurę, jaka ma zastosowanie dla użytkowników systemu EMCS PL, którzy pragną uzyskać login (kod identyfikacyjny) oraz klucz do bezpiecznej transmisji danych na potrzeby przesyłania zgłoszeń i dokumentów do systemu EMCS PL. 5. Warunkiem przesyłania przez przedsiębiorcę dokumentów do systemu EMCS PL jest rejestracja w bazie SEED PL stosownych danych na potrzeby komunikowania z Systemem. O rejestrację może wnioskować sam przedsiębiorca lub osoby uprawnione do jego reprezentacji według Krajowego Rejestru Sądowego, ewidencji działalności gospodarczej, statutu. O rejestrację może wystąpić także osoba, która nie jest wymieniona w KRS / ewidencji działalności gospodarczej/ statucie lecz posiada upoważnienie wystawione przez osoby upoważnione do reprezentacji interesów przedsiębiorcy zgodnie z zapisami w KRS (ewidencji działalności gospodarczej, statutu). Rejestracja danych w bazie SEED PL dokonywana jest na podstawie wniosku rejestracyjnego. Szczegółowa procedura rejestracji opisana jest w niniejszym dokumencie. 5

6 Podmioty składające wniosek o zarejestrowanie danych w bazie SEED PL deklarują m.in. sposób przesyłania dokumentów do systemu EMCS PL (webservice lub poczta elektroniczna), osoby uprawnione do komunikowania się z Systemem; informują także o rodzaju zabezpieczenia akcyzowego, którymi będą objęte wyroby akcyzowe przemieszczane z wykorzystaniem Systemu. Jednakże, aby podmiot mógł korzystać z zabezpieczenia na potrzeby dokonywanych przemieszczeń w procedurze zawieszenia akcyzy, zabezpieczenie to musi być zarejestrowane w systemie OSOZ. 6

7 Wstęp W chwili obecnej podmioty produkujące lub dokonujące obrotu wyrobami akcyzowymi 1 mają obowiązek uzyskania zezwolenia na prowadzenie tego typu działalności, co równocześnie skutkuje rejestracją w bazie SEED PL. Po 1 stycznia 2011 r. przemieszczenie wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru będzie odbywało się z wykorzystaniem systemu EMCS PL. Wszystkie podmioty chcące korzystać z Systemu mają obowiązek deklaracji danych na potrzeby komunikowania się z Systemem. Te dodatkowe informacje te będą rejestrowane w bazie SEED PL. W niniejszej instrukcji przedstawiono zasady rejestracji dodatkowych informacji w bazie SEED PL, wykorzystywanych na potrzeby komunikowania się z systemem EMCS PL, w szczególności wybór sposobu komunikacji z Systemem (webservice lub poczta elektroniczna) oraz powiązanie z podmiotem osób upoważnionych do przesyłania i/lub podpisywania komunikatów w jego imieniu. 1. Złożenie wniosku rejestracyjnego W celu dokonywania przemieszczeń wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy z wykorzystaniem systemu EMCS PL, podmiot prowadzący działalność związaną z produkcją lub obrotem wyrobami akcyzowymi zobowiązany jest do zadeklarowania niezbędnych w tym celu danych. Odbywa się to poprzez złożenie wniosku rejestracyjnego. Wniosek składany jest do naczelnika urzędu celnego właściwego 2 dla zarejestrowanego odbiorcy, zarejestrowanego wysyłającego lub prowadzącego skład podatkowy. Wzór wniosku rejestracyjnego stanowi załącznik 1 do niniejszej instrukcji. Jeśli podmiot prowadzi kilka rodzajów działalności związanej z produkcją lub obrotem wyrobami akcyzowymi (co wiąże się z posiadaniem kilku numerów akcyzowych) zobowiązany jest złożyć oddzielne wnioski rejestracyjne dla każdego rodzaju prowadzonej działalności. W szczególności dotyczy to prowadzącego skład podatkowy, który składa oddzielne wnioski rejestracyjne dla każdego ze składów podatkowych do niego należących. Wniosek można złożyć osobiście lub z wykorzystaniem poczty. O rejestrację danych na potrzeby komunikowania z systemem EMCS PL może wnioskować sam przedsiębiorca lub osoby uprawnione do jego reprezentacji wg Krajowego Rejestru Sądowego, ewidencji działalności gospodarczej, statutu. O rejestrację może wystąpić także osoba, która nie jest wymieniona w KRS/ ewidencji działalności gospodarczej/ statucie lecz posiada upoważnienie wystawione przez osoby upoważnione do reprezentacji interesów przedsiębiorcy zgodnie z zapisami w KRS (ewidencji działalności gospodarczej, statutu). Do wniosku należy 1 Zarejestrowany odbiorca, zarejestrowany wysyłający, prowadzący składy podatkowy, skład podatkowy. 2 Kwestie właściwości organów podatkowych w zakresie akcyzy zostały uregulowane w art. 14 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11, z późn. zm.). 7

8 załączyć aktualny dokument rejestrowy firmy oraz wystawione przez firmę pełnomocnictwa dla osób składających wniosek. Prowadzący skład podatkowy składa oddzielny wniosek rejestracyjny dla każdego ze składów podatkowych które prowadzi. Dane zawarte we wniosku rejestracyjnym są niezwłocznie wprowadzone do bazy SEED PL przez uprawnionego do tego pracownika urzędu celnego posiadającego uprawnienia użytkownika czynnego systemu SEED. W przypadku gdy dane podmiotu na potrzeby komunikowania się z systemem EMCS PL są po raz pierwszy rejestrowane w bazie SEED PL, podmiotowi przekazywany jest wydruk z tej bazy, zawierający informacje o wprowadzonych danych. Wydruk ten stanowi potwierdzenie dokonanej rejestracji. 2. Dane deklarowane we wniosku rejestracyjnym We wniosku rejestracyjnym składanym na potrzeby komunikowania się z systemem EMCS PL podmiot deklaruje m.in. 1) swój status i rodzaj prowadzonej działalności oraz swoje dane adresowe; 2) dane składu podatkowego lub miejsca odbioru w przypadku zarejestrowanego odbiorcy; 3) sposób komunikowania się z Systemem (webservice lub poczta elektroniczna); 4) listę osób uprawnionych do komunikowania się z Systemem; 5) sposób odbierania informacji o niedostępności Systemu; 6) chęć otrzymywania informacji o niedostępności systemu EMCS PL za pomocą narzędzia CS/MISE 3 7) informacje dotyczące zabezpieczenia akcyzowego na potrzeby dokonywanych przemieszczeń. Podmioty mogą komunikować się z systemem EMCS PL na dwa sposoby: a) poprzez niewizualny interfejs tzw. webservice, który łączy się z Systemem i przesyła wymagane komunikaty. Aby móc dokonywać połączeń z Systemem, podmiot musi posiadać swój własny adres szyfrowanego protokołu przesyłania dokumentów hipertekstowych certyfikatu usługi webservice (adres HTTPS) oraz własny login i hasło do tej usługi. Informacje te są podawane do wiadomości organu celnego w zgłoszeniu rejestracyjnym. Równocześnie podmiot musi dysponować analogicznymi danymi dotyczącymi systemu EMCS PL, dzięki czemu możliwa jest komunikacja pomiędzy webservicem podmiotu 3 CS/MISE (Central Services/Management Information System for EMCS) - narzędzie stworzone i utrzymywane przez Komisję Europejską służące m.in. do przesyłania informacji o niedostępności systemu EMCS PL 8

9 a Systemem. Indywidualne dane komunikacyjne charakteryzujące System (hasło i login oraz adres HTTPS po stronie systemu EMCS PL) są przypisane do danego podmiotu i są przekazywane przez naczelnika właściwego urzędu celnego. b) poprzez pocztę elektroniczną. Podmiot przesyła wiadomość ową na adres: emcs@emcs.mofnet.gov.pl dołączając jako załącznik komunikat o dokonywanym przemieszczeniu w formacie XML. Komunikaty te są generowane przez generator komunikatów systemu EMCS PL udostępniony na stronie Ministerstwa Finansów. Niezależnie od wybranego sposobu komunikowania z systemem EMCS PL, dokumenty elektroniczne przesyłane do Systemu muszą być opatrywane podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub klucza do bezpiecznej transmisji danych 4. Podmiot składający wniosek o rejestrację danych na potrzeby komunikowania się z systemem EMCS PL wskazuje także osoby, które będą uprawnione do wysyłania i odbierania komunikatów w jego imieniu. Równocześnie podaje informacje o tzw. odcisku palca z certyfikatu kwalifikowanego lub klucza do bezpiecznej transmisji danych, jakim posługuje się dana osoba. Dzięki temu możliwa jest identyfikacja i weryfikacja tożsamości osób przesyłających komunikaty. Podmiot może przesyłać komunikaty sam, poprzez swoich pracowników lub pracowników podmiotów gospodarczych profesjonalnie zajmujących się reprezentowaniem osób i firm przed organami celnymi (np. agencje celne). We wniosku rejestracyjnym należy wskazać wszystkie osoby fizyczne uprawnione do podpisywania dokumentów elektronicznych wysyłanych do Systemu. Podmiot składający wniosek rejestracyjny może zadeklarować chęć otrzymywania informacji o niedostępności systemu EMCS za pomocą narzędzia CS/MISE. Jeśli podmiot wyrazi taką wolę informacja o niedostępności będzie wysyłana na adres poczty elektronicznej podany we wniosku rejestracyjnym. Pracownicy urzędu celnego, do którego złożony został wniosek rejestracyjny na potrzeby komunikowania z systemem EMCS PL, zobowiązani są do przekazania do Helpdesku systemu EMCS PL informacji o zadeklarowanej przez podmiot chęci otrzymywania komunikatów CS/MISE. Pracownicy Helpdesku niezwłocznie rejestrują te informacje na stworzonej liście mailingowej. Lista ta służy do przekazywania zainteresowanym podmiotom informacji o niedostępności systemu EMCS, uzyskanych na podstawie komunikatów napływających z CS/MISE. 4 Klucz do bezpiecznej transmisji danych jest wydawany przez Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych działające w Izbie Celnej w Krakowie. Procedura uzyskiwania klucza jest opisano w Instrukcji nadania kodu identyfikacyjnego (loginu) i uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do Systemu EMCS PL dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów. 9

10 3. Komunikowanie z Systemem za pomocą usługi webservice 3.1 Login, hasło i adres HTTPS (po stronie podmiotu) Podmiot ma dowolność w ustalaniu hasła i loginu do swojej usługi webservice. Jedyne ograniczenia dotyczą struktury loginu i hasła: a) login do usługi webservice powinien składać się z maksymalnie 10 znaków alfanumerycznych (bez polskich liter i znaków specjalnych). b) hasło do usługi webservice powinno składać się z minimum 8, a maksymalnie 10 znaków alfanumerycznych (bez polskich liter i znaków specjalnych). Login i hasło do usługi webservice powinny być zawierać wyłącznie znaki kodu ACII UWAGA: Oprócz loginu i hasła do usługi webservice podmiot musi zadeklarować we wniosku rejestracyjnym także adres usługi webservice. Adres ten musi być wystawiony na porcie 443 z wykorzystaniem szyfrowanego protokołu SSL. Inne porty niż standardowo przyjęty 443 nie będą akceptowane. Jeżeli podmiot decyduje się na obsługę przemieszczeń wyrobów akcyzowych w systemie EMCS PL przez np. agencję celną to wskazuje we wniosku rejestracyjnym lub dane usługi webservice tej agencji oraz osoby tam pracujące uprawnione do podpisywania dokumentów elektronicznych wysyłanych do Systemu w jego imieniu. 3.2 Login i hasło do usługi webservice (po stronie systemu EMCS PL) Loginem do usługi webservice (po stronie systemu EMCS PL) jest numer akcyzowy zarejestrowanego odbiorcy, zarejestrowanego wysyłającego lub prowadzącego skład podatkowy. Hasło do usługi webservice (po stronie systemu EMCS PL) jest generowane przez System. Potwierdzeniem nadania loginu i hasła do usługi webservice (po stronie Systemu) jest wydruk z bazy SEED PL. Dopuszczalne jest aby webservice prowadzącego skład podatkowy był wykorzystywany do przesyłania elektronicznych dokumentów do systemu EMCS PL w imieniu kilku składów podatkowych. W takiej sytuacji rekomendowane jest jednak aby we wniosku rejestracyjnym podać indywidualny adres owy dla każdego składu, tak aby w przypadku awarii usługi webservice po stronie podmiotu, każdy skład mógł komunikować się z systemem EMCS PL za pomocą poczty elektronicznej. 3.3 Okres ważności loginu i hasła do usługi webservice; dezaktywacja loginu i hasła Hasło do usługi webservice po stronie sytemu EMCS PL wydawane jest bezterminowo. 10

11 W uzasadnionych przypadkach, gdy konieczna będzie zmiana hasła wykorzystywanego do obsługi webservice u po stronie podmiotu (zmiana podyktowana np. obowiązującą w firmie polityką bezpieczeństwa teleinformatycznego), podmiot zobowiązany jest do ponownego złożenia wniosku rejestracyjnego w celu dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego i zadeklarowania nowego hasła. W przypadku utraty lub zagubienia przez podmiot informacji dotyczących loginu, hasła lub adresu HTTPS wykorzystywanego przez system EMCS PL, podmiot może zwrócić się do właściwego organu celnego o wydanie nowych charakterystyk, składając w tym celu wniosek rejestracyjny w celu dokonania aktualizacji z zaznaczeniem, które dane podlegają aktualizacji. W wyjątkowych sytuacjach klucz może zostać dezaktywowany z urzędu przez organ celny (np. gdy wygaśnie zezwolenie wydane dla podmiotu na prowadzenie działalności). Dezaktywacja hasła i loginu do usługi webservice oznacza, że próba dokonania zgłoszenia przy ich wykorzystaniu zostanie odrzucona przez System w trakcie walidacji systemowej. 4. Osoby uprawnione do komunikowania z systemem; odcisk palca Podmiot może przesyłać komunikaty sam, poprzez swoich pracowników lub pracowników podmiotów gospodarczych profesjonalnie zajmujących się reprezentowaniem osób i firm przed organami celnymi (np. agencje celne). We wniosku rejestracyjnym podmiot składający wskazuje wszystkie osoby fizyczne uprawnione do podpisywania w jego imieniu dokumentów wysyłanych do systemu EMCS PL. Oprócz imion i nazwisk tych osób konieczne jest podanie tzw. odcisku palca z certyfikatu kwalifikowanego lub z klucza do bezpiecznej transmisji danych, jakim posługuje się dana osoba. Odcisk palca to ciąg znaków alfanumerycznych (liter i cyfr w formacie SHA1). Każdy posiadacz certyfikatu kwalifikowanego lub klucza do bezpiecznej transmisji danych ma własny, niepowtarzalny odcisk palca, dzięki czemu możliwa jest identyfikacja i weryfikacja osoby, która się nim posługuje. Jeżeli podmiot decyduje się na obsługę przemieszczeń wyrobów akcyzowych w systemie EMCS PL przez np. agencję celną, to we wniosku rejestracyjnym osoby tam pracujące uprawnione do podpisywania elektronicznych dokumentów wysyłanych do Systemu w jego imieniu. W przypadku większej liczby osób uprawnionych do przesyłania komunikatów do systemu EMCS PL, podmiot składający wniosek o rejestrację danych może wykorzystać dokument Osoby uprawnione do wysyłania zgłoszeń i dokumentów na potrzeby komunikowania się z systemem EMCS PL (stanowiący załącznik 2 do niniejszej instrukcji) do zadeklarowania informacji o tych osobach. 11

12 Podmiot składający wniosek o rejestrację danych na potrzeby komunikowania się z systemem EMCS PL dołącza do wniosku Oświadczenie bezpieczeństwa Certyfikat (załącznik 3 5 ) podpisane przez osoby posługujące się kluczem do bezpiecznej transmisji danych i przesyłające elektroniczne dokumenty do systemu EMCS PL w imieniu tego podmiotu. Dzięki temu posiadany klucz do bezpiecznej transmisji danych zyskuje status elektronicznego zaświadczenia, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. We wniosku rejestracyjnym należy złożyć także odcisk palca z certyfikatu HTTPS. Wymóg ten dotyczy tylko tych podmiotów, które będą komunikowały się z Systemem za pomocą webservice u. 5. Informacja o zabezpieczeniach akcyzowych 5.1 Dane o zabezpieczeniach deklarowane na potrzeby dokonywanych przemieszczeń Podmiot dokonujący przemieszczeń wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy jest zobowiązany do zadeklarowania we wniosku rejestracyjnym informacji dotyczących zabezpieczeń akcyzowych generalnych lub ryczałtowych oraz zwolnień z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego. We Wniosku o rejestrację danych na potrzeby komunikowania się z Systemem podmiot wskazuje m.in. rodzaj zabezpieczeń akcyzowych, którymi będą obejmowane wyroby akcyzowe przemieszczane z wykorzystaniem Systemu wraz z numerami Potwierdzenia złożenia zabezpieczenia akcyzowego lub Pokwitowania złożenia zabezpieczenia akcyzowego tych zabezpieczeń. W przypadku zabezpieczenia generalnego podmiot powinien również określić cząstkową kwotę tego zabezpieczenia, o której mowa w 5 ust. 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 sierpnia 2010 r. w sprawie zabezpieczeń akcyzowych (Dz. U. z 2010 r., Nr 160, poz ), do wysokości której to zabezpieczenie będzie saldowane w Systemie. W przypadku, w którym do przemieszczania rurociągiem ropopochodnych wyrobów akcyzowych pomiędzy składami podatkowymi podmiotu będzie stosowane zwolnienie z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego, podmiot powinien podać numer decyzji w sprawie tego zwolnienia. Informacja ta będzie niezwłocznie wprowadzana do Systemu ZEFIR/OSOZ przez uprawnionego pracownika urzędu celnego. Wraz z wnioskiem rejestracyjnym konieczne jest przedstawienie przez podmiot dokumentów potwierdzających złożenie zabezpieczenia akcyzowego generalnego, ryczałtowego lub uzyskanie zwolnienia z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego. 5 Ten sam wzór oświadczenia zawarty jest jako załącznik 2 do Instrukcji nadania kodu identyfikacyjnego (loginu) i uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do Systemu EMCS PL. 12

13 Potwierdzeniem dokonania rejestracji w systemie ZEFIR/OSOZ danych dotyczących składanych przez podmiot zabezpieczeń akcyzowych (generalnego lub ryczałtowego) lub zwolnienia z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego jest nadanie numeru GRN oraz startowego kodu dostępu. Informacje te są dostarczane przedsiębiorcy na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Instrukcji. Należy zwrócić uwagę, aby we wniosku rejestracyjnym składanym na potrzeby komunikowania z systemem EMCS PL oprócz informacji o samym zabezpieczeniu akcyzowym podać także dane niezbędne do przeglądania historii obciążania zabezpieczeń i sprawdzania ich salda - nazwę firmy, numer TIN, numer REGON oraz adres 6. UWAGA: Konieczność rejestracji zabezpieczeń akcyzowych na potrzeby systemu EMCS PL dotyczy zarówno nowych podatników, jak i tych, którzy korzystali już z systemu OSOZ na potrzeby współpracy z systemem BACHUS. W obu przypadkach zabezpieczenia zostaną zarejestrowane w tzw. Bilansie otwarcia i otrzymają nowy numer GRN. Obowiązek deklarowania informacji w sprawie zabezpieczenia akcyzowego nie dotyczy podmiotów mających status zarejestrowanego odbiorcy. 5.2 Postępowanie w przypadku różnych rodzajów zabezpieczeń. Zabezpieczenia ryczałtowe i zwolnienia z obowiązku złożenia zabezpieczenia rejestruje się wg danych zawartych w Potwierdzeniu... lub Pokwitowaniu złożenia zabezpieczenia akcyzowego albo decyzji o udzieleniu zwolnienia z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego. Zabezpieczeń ryczałtowych i zwolnień z zabezpieczenia nie salduje się, a w ramach korzystania z systemu EMCS PL w systemie OSOZ są odnotowywane jedynie kolejne przypadki ich użycia lub zakończenia użycia. W przypadku zabezpieczenia generalnego rejestracja w systemie ZEFIR następuje wg danych, które będą zawarte w e-karcie, w szczególności danych o wysokości cząstkowej kwoty tego zabezpieczenia, do wysokości której to zabezpieczenie będzie saldowane w systemie EMCS PL. W przypadku zabezpieczenia generalnego, które było używane przed dniem jego rejestracji dla celów systemu EMCS PL, uprawniony pracownik urzędu celnego ustali aktualne 6 Należy mieć na uwadze, że adres poczty elektronicznej deklarowany przez podmiot we wniosku rejestracyjnym, składanym na potrzeby komunikowania z systemem EMCS PL, będzie wykorzystywany do kilku celów jednocześnie : a) do przesyłania przez podmiot elektronicznych dokumentów do systemu EMCS PL (przy wyborze takiej ścieżki komunikacji z Systemem); b) do otrzymywania przez podmiot informacji o niedostępności Systemu EMCS (o ile podmiot zadeklaruje chęć otrzymywania takich informacji); c) do przeglądania historii obciążania zabezpieczeń i sprawdzania ich salda. 13

14 saldo tego zabezpieczenia i porówna je z kwotą określoną przez podmiot we Wniosku o rejestrację danych na potrzeby komunikowania się z systemem. W przypadku zabezpieczenia generalnego w systemie ZEFIR rejestrowana jest cząstkowa kwota tego zabezpieczenia, do wysokości której to zabezpieczenie będzie saldowane w systemie EMCS PL. Rejestracja w systemie ZEFIR cząstkowej kwoty zabezpieczenia powoduje jednoczesne zmniejszenie kwoty zabezpieczenia generalnego, która może być wykorzystywana poza systemem EMCS PL, tzn. zmniejszenie kwot tego zabezpieczenia dostępnych do wykorzystania, które są określone w kartach do saldowania. W związku z powyższym cząstkowa kwota zabezpieczenia generalnego rejestrowana w systemie ZEFIR nie może być większa od salda tego zabezpieczenia na dzień rejestracji. W przypadku wydania do danego zabezpieczenia generalnego kilku kart do saldowania (lub będących w użyciu Potwierdzeń... wydanych przed 1 marca 2009 r.) rejestracji w systemie ZEFIR podlega jedna cząstkowa kwota tego zabezpieczenia, która może się składać z sald z kilku kart do saldowania (lub Potwierdzeń... ). Przy rejestracji w systemie ZEFIR cząstkowej kwoty istniejącego zabezpieczenia generalnego jednocześnie pomniejszana jest, w tej samej wysokości, jego pozostała kwota, która będzie wykorzystywana i saldowana na ogólnych zasadach poza systemem EMCS PL. Dokonywane jest to poprzez zastąpienie dotychczasowej karty do saldowania nową kartą do saldowania z określoną odpowiednio mniejszą kwotą zabezpieczenia, lub poprzez odnotowanie w dotychczasowej karcie do saldowania obciążenia salda zabezpieczenia cząstkową kwotą zarejestrowaną w systemie ZEFIR (zalecane jest, aby docelowo dotychczasowa karta do saldowania została zastąpiona nową kartą). Obciążenia zabezpieczenia odnotowane wcześniej, w tym dotyczące przemieszczeń wyrobów akcyzowych rozpoczętych poza systemem EMCS PL nie będą przepisywane do systemu OSOZ. Przemieszczenia rozpoczęte przed dniem rozpoczęcia korzystania z systemu EMCS PL poza tym system powinny być zakończone również poza tym systemem. W związku z tym w systemie ZEFIR/OSOZ powinny być rejestrowane wyłącznie nieobciążone kwoty zabezpieczenia generalnego. W przypadku podmiotu prowadzącego wiele składów podatkowych, który nie skorzystał z możliwości objęcia ich jednym zabezpieczeniem generalnym lub zabezpieczeniem ryczałtowym zgodnie z 3 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zabezpieczeń akcyzowych, w systemie ZEFIR rejestrowane będą zabezpieczenie każdego składu podatkowego oddzielnie. W ten sposób zabezpieczenie generalne (tzn. cząstkowa kwota tego zabezpieczenia) lub zabezpieczenie ryczałtowe każdego składu podatkowego otrzyma odrębny numer GRN, który będzie można stosować wyłącznie przy przemieszczaniu wyrobów akcyzowych wysyłanych ze składu podatkowego, którego dotyczy to zabezpieczenie. Należy jednak dążyć, w celu uproszczenia sposobu korzystania systemu EMCS PL, do rejestrowania w systemie ZEFIR oraz stosowania w systemie EMCS PL dla jednego podmiotu prowadzącego skład podatkowy tylko po jednym numerze GRN dla każdego z rodzajów zabezpieczenia, obejmującego wszystkie składy podatkowe. 14

15 Zwolnienie z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego udzielone podmiotowi prowadzącemu skład podatkowy dotyczy wszystkich prowadzonych przez niego składów podatkowych, w związku z czym będzie stosowane w systemie EMCS PL pod jednym numerem GRN. Potwierdzaniem rejestracji zabezpieczenia (lub zwolnienia) w systemie ZEFIR będzie wydanie podmiotowi Potwierdzenia rejestracji w systemie ZEFIR/OSOZ, w którym określony jest m.in. numer GRN zabezpieczenia, w nowej strukturze dostosowanej do współdziałania z systemem EMCS PL oraz startowy kod dostępu. Podmiot taki będzie występował w systemie EMCS PL zawsze w roli Dysponenta tego zabezpieczenia, natomiast w Systemie ZEFIR będzie występował jako Kontrahent zobowiązany do złożenia zabezpieczenia/zwolnienia. W przypadku, w którym podmiot będący Dysponentem złożonego zabezpieczenia (podmiot prowadzący skład podatkowy odbierający, przewoźnik lub spedytor) wyraził zgodnie z art. 63 ust. 4 lub art. 65 ust. 1a pkt. 2 ustawy o podatku akcyzowym pisemną zgodę na objęcie jego zabezpieczeniem zobowiązań podatkowych innego podmiotu wysyłającego, w systemie SEED PL dokonywana będzie rejestracja tej zgody, polegająca na przypisaniu numeru GRN tego zabezpieczenia do numeru akcyzowego składu podatkowego lub składów podatkowych podmiotu wysyłającego, których ta zgoda dotyczy. W przypadku cofnięcia ww. zgody przez Dysponenta zabezpieczenia zostanie ona z systemu SEED PL wyrejestrowana. 6. Aktualizacja danych W przypadku jakichkolwiek zmian danych deklarowanych we wniosku rejestracyjnym podmiot zobowiązany jest do ich aktualizacji. Dokonuje się tego poprzez ponowne złożenie Wniosku z zaznaczeniem, że jest on składany w celu aktualizacji oraz wskazanie, które pozycje zostały zmienione. 7. Dane kontaktowe Help Desk EMCS PL: Izba Celna w Łodzi tel. kontaktowy Help-Desk: (42) Fax : (42) Adres-mail Help Desk: emcs.hd@ncts-centrum.mofnet.gov.pl 15

16 Załącznik nr 1 WNIOSEK. miejscowość i data O REJESTRACJĘ DANYCH NA POTRZEBY KOMUNIKOWANIA SIĘ Z SYSTEMEM PODMIOT PODLEGAJĄCY REJESTRACJI CZĘŚĆ NR 1 A. SKŁAD PODATKOWY ZAREJESTROWANY ODBIORCA 7 ZAREJESTROWANY WYSYŁAJĄCY (nie wypełnia części nr 2) Miejsce złożenia wniosku 1. Naczelnik urzędu celnego, do którego składany jest wniosek 2. Przeznaczenie wniosku (zaznaczyć właściwy kwadrat) B. 1. zgłoszenie rejestracyjne 2. zgłoszenie aktualizacyjne 3. Zakres danych, których dotyczy aktualizacja (dotyczy jedynie zgłoszeń aktualizacyjnych) D E F G H I J wydanie nowego hasła do usługi webservice Dane składającego (podmiotu prowadzącego skład podatkowy lub zarejestrowanego odbiorcy lub zarejestrowanego wysyłającego) 4. Nazwa podmiotu 5. Numer akcyzowy 6. Numer TIN 8 7. Numer REGON Siedziba 8. Ulica 9. Numer domu 10. Numer lokalu 11. Miejscowość 12. Kod pocztowy CZĘŚĆ NR 2 C. Dane składu podatkowego 13. Numer akcyzowy 14. Nazwa podmiotu 15. Ulica 16. Numer domu 17. Numer lokalu 18. Miejscowość 19. Kod pocztowy 7 W przypadku zarejestrowanego odbiorcy, gdy każde z miejsc odbioru posiada oddzielny numer akcyzowy, składa się jeden wniosek bez względu na ilość posiadanych miejsc odbioru. 8 Numer TIN (Trader Identification Number) jest wewnątrz unijnym numerem identyfikacyjnym podmiotu nadawanym dla celów rozliczeń VAT. TIN dla podmiotów polskich zawiera 12 znaków - jest to NIP (dziesięć znaków) poprzedzony literami "PL". Identyfikacja podmiotu za pomocą numeru TIN jest stosowana w Systemie NCTS i w Systemie OSOZ. 16

17 CZĘŚĆ NR 3 D. E. Komunikacja podmiotu z Systemem 20. Podstawowy sposób komunikacji (zaznaczyć tylko właściwy kwadrat) 1. webservice 2. poczta elektroniczna Komunikacja przy użyciu web service Uzupełnia podmiot, który w poz. 20 wskazał webservice jako domyślny kanał komunikacji z Systemem 21. Adres HTTPS usługi webservice udostępnianej przez podmiot Login do usługi (kombinacja liter i cyfr, max. 10 znaków) 23. Hasło do usługi (hasło musi posiadać przynajmniej jedną literę, jedną cyfrę oraz jeden znak specjalny; min 8, max 10 znaków) 24. Podstawowy adres poczty elektronicznej Odcisk palca z certyfikatu HTTPS usługi (reprezentacja liter i cyfr w formacie SHA1) 25a. Data obowiązywania od 11 F. Komunikacja przy użyciu poczty elektronicznej Uzupełnia podmiot, który w poz. 20 wskazał pocztę elektroniczną jako domyślny kanał komunikacji z Systemem 26. Podstawowy adres poczty elektronicznej Dodatkowy adres poczty elektronicznej (nieobowiązkowe) G.1 Lista osób uprawnionych do komunikowania się z Systemem G Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 29. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 28 G Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 31. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 30 G Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 9 Adres usługi webservice musi być wystawiony na porcie 443 z wykorzystaniem szyfrowanego protokołu SSL. Inne porty niż standardowo przyjęty 443 nie będą akceptowane. 10 Adres poczty elektronicznej deklarowany przez podmiot we wniosku rejestracyjnym, składanym na potrzeby komunikowania z systemem EMCS PL, będzie wykorzystywany do kilku celów jednocześnie : a) do przesyłania przez podmiot elektronicznych dokumentów do systemu EMCS PL (przy wyborze takiej ścieżki komunikacji z Systemem); b) do otrzymywania przez podmiot informacji o niedostępności Systemu EMCS (o ile podmiot zadeklaruje chęć otrzymywania takich informacji); c) do przeglądania historii obciążania zabezpieczeń i sprawdzania ich salda. 11 Data obowiązywania odcisku palca z certyfikatu HTTPS deklarowana we wniosku rejestracyjnym jest datą, od której certyfikat będzie obowiązywał. Wymóg ten dotyczy tylko podmiotów, które zamierzają złożyć wniosek poprzez aktualizację danych i wskazać drugi odcisk palca z certyfikatu HTTPS usługi, który ma obowiązywać od daty wskazanej w zgłoszeniu. W przypadku pierwszego zgłoszenia rejestracyjnego pole jest nieobowiązkowe, gdyż certyfikat będzie obowiązywał od dnia rejestracji podmiotu w systemie. 17

18 33. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 32 G Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 35. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 34 G Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 37. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 36 H. 38. Załącznik nr 2 - (zaznaczyć kwadrat w przypadku składania załącznika z kolejnymi osobami uprawnionymi do reprezentowania podmiotu) I. Otrzymywanie informacji o niedostępności systemu EMCS PL za pomocą narzędzia CS/MISE na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt 24 lub 26 i 27 TAK NIE J. Informacja w sprawie zabezpieczenia akcyzowego K. Podpis składającego wniosek 39. Imię 40. Nazwisko 41. Data wypełnienia wniosku 42. Podpis składającego wniosek 12 Należy wskazać rodzaj zabezpieczeń akcyzowych, którymi będą obejmowane wyroby akcyzowe przemieszczane z wykorzystaniem Systemu (zabezpieczenie generalne, zabezpieczenie ryczałtowe 30%, zabezpieczenie ryczałtowe 15%) wraz z numerami Potwierdzenia złożenia zabezpieczenia akcyzowego lub Pokwitowania złożenia zabezpieczenia akcyzowego tych zabezpieczeń. W przypadku zabezpieczenia generalnego należy również określić cząstkową kwotę tego zabezpieczenia, o której mowa w 5 ust. 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 sierpnia 2010 r. w sprawie zabezpieczeń akcyzowych (Dz. U. z 2010 r., Nr 160, poz ), do wysokości której to zabezpieczenie będzie saldowane w Systemie. W przypadku, w którym do przemieszczania rurociągiem ropopochodnych wyrobów akcyzowych pomiędzy składami podatkowymi podmiotu będzie stosowane zwolnienie z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego, należy wpisać nr decyzji w sprawie tego zwolnienia. 13 Wraz z wnioskiem rejestracyjnym należy przedstawić dokumenty potwierdzające dokonanie złożenia zabezpieczenia akcyzowego generalnego, ryczałtowego lub zwolnienie z obowiązku złożenia zabezpieczenia akcyzowego 14 Pole J wypełniają tylko następujące podmioty: - podmioty, które będą miały w systemie EMCS PL status podmiotu wysyłającego, tzn. podmioty prowadzące skład podatkowy i zarejestrowani wysyłający, którzy będą wysyłać wyroby akcyzowe w procedurze zawieszenia poboru akcyzy z wykorzystaniem systemu EMCS i będą obejmować te wyroby swoim zabezpieczeniem akcyzowym lub zwolnieniem z obowiązku złożenia tego zabezpieczenia, które wskażą we wniosku, - podmioty prowadzące skład podatkowy, które będą występować w systemie EMCS PL wyłącznie w roli podmiotu odbierającego, ale wyrażą zgodę na objęcie ich zabezpieczeniem akcyzowym wskazanym we wniosku (generalnym lub ryczałtowym 30%) zobowiązań podmiotu wysyłającego zgodnie z art. 63 ust. 4 ustawy. Uwaga: Przewoźnik lub spedytor, który zgodnie z art. 65 ust. 1a pkt 2 ustawy złożył zabezpieczenie generalne i jako jego dysponent będzie wyrażał zgodę na objęcie tym zabezpieczeniem zobowiązań podatkowych podmiotów wysyłających, których wyroby będzie przemieszczał, składa do naczelnika urzędu celnego wniosek o nadanie temu zabezpieczeniu numeru GRN w formie odrębnego pisma. 18

19 Załącznik nr 2. miejscowość i data OSOBY UPRAWNIONE DO KOMUNIKOWANIA SIĘ Z SYSTEMEM EMCS PL A. Dane dotyczące podmiotu prowadzącego działalność 1. Rodzaj prowadzonej działalności Skład podatkowy Zarejestrowany odbiorca Zarejestrowany wysyłający 2. Numer akcyzowy podmiotu ( w przypadku zarejestrowanego odbiorcy nr akcyzowy miejsca odbioru ) 3. Nazwa podmiotu B. Lista osób uprawnionych do komunikowania się z Systemem B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 5. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 4 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 7. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 6 B.3 8. Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 9. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 8 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 11. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 10 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 13. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz

20 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 15. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 14 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 17. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 16 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 19. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 18 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 21. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 20 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 23. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 22 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 25. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 24 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 27. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 26 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 29. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 28 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 31. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz. 30 B Odcisk palca z kwalifikowanego certyfikatu klucza publicznego osoby uprawnionej albo odcisk palca z 33. Imię i nazwisko osoby posługującej się odciskiem z poz

21 Załącznik nr 3. miejscowość i data OŚWIADCZENIE BEZPIECZEŃSTWA - CERTYFIKAT Ja niżej podpisany i posiadający nr PESEL (Imię i nazwisko) (wpisać nr PESEL) oświadczam, że dane 15, dla których wynik weryfikacji 16 uzyskany za pomocą certyfikatu o nr seryjnym zgodnym z następującym odciskiem palca 17 jest pozytywny:....,(podać kod stanowiący odcisk palca z poświadczenia certyfikacyjnego) będą traktowane jako dane podpisane przeze mnie, na równi ze złożeniem dla nich mojego odręcznego podpisu... Miejscowość i data.. Czytelny podpis 15 Dane - dane zawarte w dokumentach przesyłanych do systemu EMCS PL 16 Weryfikacja - czynności pozwalające na identyfikację osoby podpisującej komunikat za pomocą klucza do bezpiecznej transmisji danych oraz stwierdzenie autentyczności podpisanych danych 17 Odcisk palca - wynik działania funkcji skrótu (np. SHA-1, MD5), odwzorowującej ciągi bitów na ciągi bitów o stałej długości. 21

22 Załącznik nr 4 Izba Celna.. Miejscowość, dnia... (adres).. (telefon).. (osoba wydająca) POTWIERDZENIE REJESTRACJI W SYSTEMIE ZEFIR/OSOZ Nazwa Podmiotu:.. Adres:... NIP:.. Regon:. telefon:. fax: .. GRN nr: Kod dostępu: Podpis osoby upoważnionej ze strony Podmiotu Podpis wydającego. 22