POLITYKA ŁADU KORPORACYJNEGO W BANKU SPÓŁDZIELCZYM W STRZEGOWIE

Transkrypt

1 POLITYKA ŁADU KORPORACYJNEGO W BANKU SPÓŁDZIELCZYM W STRZEGOWIE Strzegowo, 2015r.

2 Wprowadzenie W związku z wdrożeniem przez Komisję Nadzoru Finansowego Zasad Ładu Korporacyjnego, Bank Spółdzielczy w Strzegowie ul. Wyzwolenia 6, Strzegowo, zwany dalej Bankiem, oświadcza, że wprowadza Zasady Ładu Korporacyjnego określone w dokumencie KNF zgodnie z zasadą proporcjonalności i adekwatności wynikającą ze skali, charakteru działalności oraz specyfiki Banku, poprzez przyjęcie niniejszej Polityki. Polityka Ładu Korporacyjnego stanowi zbiór zasad określających relacje wewnętrzne i zewnętrzne Banku w tym relacje z udziałowcami Banku i klientami, organizację, funkcjonowanie nadzoru wewnętrznego oraz kluczowych systemów i funkcji wewnętrznych, a także organów statutowych i zasad ich współdziałania. W treści niniejszego dokumentu wyszczególnione zostały zasady stosowane przez Bank oraz te do stosowania których Bank zobowiązuje się. Zasady ładu korporacyjnego 1 Zasady ładu korporacyjnego obejmują: 1. Organizacja i struktura organizacyjna 2. Relacja z udziałowcami, 3. Organ zarządzający, 4. Organ nadzorujący, 5. Polityka wynagradzania, 6. Polityka informacyjna, 7. Działalność promocyjna i relacje z klientami, 8. Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne, 2 Organizacja i struktura organizacyjna: 1. Organizacja banku powinna umożliwiać osiąganie długoterminowych celów prowadzonej działalności. 2. Powinna być dostosowana do skali, złożoności i profilu ryzyka występującego w Banku. 3. Podział zadań, sprawozdawczości i zasady kontroli powinny być jasno i jednoznacznie określone w procedurach wewnętrznych oraz w zakresach czynności pracowników Banku. 4. Zarząd odpowiada za dobór kadr o odpowiednich do realizowanych zadań kwalifikacjach. 5. Bank stosuje plany ciągłości działania mające na celu zapewnianie ciągłości działania i ograniczenia strat na wypadek poważnych zakłóceń w działalności. 6. Bank zapewnia pracownikom odpowiedni dostęp do informacji o zakresach uprawnień, obowiązkach i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych. 7. Prawa pracowników są należycie chronione, a ich interesy należycie uwzględniane.

3 8. Powyższe zasady znalazły odzwierciedlenie w Wewnętrznym regulaminie organizacyjnym oraz w Instrukcji zarządzania kadrami. Relacja z udziałowcami: 3 1. Bank działa w interesie wszystkich udziałowców z poszanowaniem interesu klientów. 2. Bank zapewnia udziałowcom właściwy dostęp do informacji. 3. Udziałowcy mogą wpływać na funkcjonowanie instytucji nadzorowanej wyłącznie poprzez decyzje organu stanowiącego nie naruszając kompetencji pozostałych organów. 4. Udziałowcy w swych decyzjach powinni kierować się interesem Banku. 5. Udziałowcy nie powinni wykorzystywać swojej pozycji do podejmowania decyzji prowadzących do przeniesienia aktywów z Banku do innych podmiotów a także do nabycia lub zbycia albo zawierania innych transakcji powodujących rozporządzenie przez Bank jej majątkiem na warunkach innych niż rynkowe, czy też z narażeniem bezpieczeństwa lub interesu Banku. 6. Przeprowadzenie transakcji z podmiotem powiązanym powinno być uzasadnione interesem Banku i powinno być dokonane w sposób transparentny w oparciu o zapisy regulacji wewnętrznych Banku. 7. Udziałowcy odpowiadają za utrzymanie pozycji kapitałowej Banku zdefiniowanej w Polityce kapitałowej Banku. 8. Powyższe zasady mają odzwierciedlenie w regulaminach obejmujących zasady działania organów statutowych Banku. 4 Zarząd: 1. Członkowie Zarządu Banku posiadają odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz dają rękojmię należytego wykonywania powierzonych im obowiązków. 2. Zarząd jest jedynym uprawnionym i odpowiedzialnym organem za zarządzanie działalnością Banku, w tym za prowadzenie spraw, planowanie, organizowanie, decydowanie, kierowanie oraz kontrolowanie działalności Banku. 3. Pracą Zarządu kieruje Prezes, a wewnętrzny podział obowiązków w Zarządzie zapewnia unikanie konfliktów interesów. 4. Pełnienie funkcji w Zarządzie powinno stanowić główny obszar aktywności zawodowej członka Zarządu. 5. Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Zarządu. 5 Rada Nadzorcza: 1. Członkowie Rady Nadzorczej Banku posiadają odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz dają rękojmię należytego wykonywania powierzonych im obowiązków.

4 2. Indywidualne kompetencje poszczególnych członków Rady Nadzorczej powinny uzupełniać się w taki sposób, aby umożliwiać zapewnienie odpowiedniego poziomu kolegialnego sprawowania nadzoru nad wszystkimi obszarami działania. 3. Rada Nadzorcza oraz poszczególni jej członkowie przy wykonywaniu nadzoru kierują się obiektywną oceną i osądem. 4. Określony w Statucie skład liczebny Rady Nadzorczej jest adekwatny do charakteru i skali prowadzonej przez Bank działalności. 5. Członek Rady Nadzorczej powinien podejmować aktywność zawodową bez uszczerbku dla działalności w Radzie Nadzorczej Banku oraz z zachowaniem zasady unikania konfliktów interesów. 6. Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Rady Nadzorczej. 6 Polityka wynagradzania: 1. Bank wprowadził transparentną Politykę zmiennych składników wynagradzania osób na stanowiskach kierowniczych, uwzględniającą zasadę proporcjonalności oraz sytuację finansową Banku. 2. Niniejsza Polityka podlega okresowej weryfikacji i ocenie przez Radę Nadzorczą Banku oraz corocznemu audytowi wewnętrznemu. 3. Wynagrodzenia członków organu zarządzającego są finansowane i wypłacane ze środków Banku, 7 Polityka informacyjna: 1. Bank wdrożył Politykę informacyjną, zatwierdzoną i co najmniej raz w roku weryfikowaną przez Radę Nadzorczą Banku. 2. Bank publikuje na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej wszystkie, wymagane przepisami prawa informacje. 3. Zasady i terminy udzielania odpowiedzi udziałowcom oraz klientom reguluje Instrukcja rozpatrywania skarg i wniosków. 4. Polityka informacyjna Banku zapewnia ochronę informacji, zgodnie z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi. 8 Działalność promocyjna i relacje z klientami: 1. Bank wdrożył zasady opracowania materiałów promocyjnych i reklamowych, zgodne z Zasadami ładu korporacyjnego w ramach Instrukcji zarządzania zmianami. 2. Niniejsze Zasady wprowadzają wymagania odnośnie rzetelności, jakości, poszanowania powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu jak również dobrych obyczajów. 3. Bank rzetelnie i w sposób przystępny dla przeciętnego odbiorcy informuje o oferowanym produkcie lub usłudze, w czasie umożliwiającym podjęcie decyzji.

5 4. Jeśli w ocenie klienta nie jest możliwe zapoznanie się z przedstawionymi dokumentami na miejscu Bank przekazuje klientowi na koszt własny kopie odpowiednich dokumentów. 5. Bank posiada jasną Instrukcję przyjmowania i rozpatrywania skarg i reklamacji. Informacja o ww. zasadach znajduje się na tablicach ogłoszeń w miejscu wykonywania czynności. 6. Bank, dochodząc swoich roszczeń, w szczególności prowadząc działania windykacyjne wobec klientów działa profesjonalnie i dba o reputację instytucji zaufania publicznego. 9 Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne: 1. Bank posiada adekwatny, efektywny i skuteczny system kontroli wewnętrznej. 2. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej opisuje, zatwierdzony przez Radę Nadzorczą Regulamin kontroli wewnętrznej i audytu. 3. System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie poziomy w strukturze organizacyjnej Banku. 4. Rada Nadzorcza okresowo, zgodnie z Systemem Informacji Zarządczej dokonuje oceny mechanizmów oraz skuteczności kontroli wewnętrznej w oparciu o oceny wewnętrzne i zewnętrzne. 5. Bank zapewnił niezależność funkcji zapewnienia zgodności na podstawie zapisów Instrukcji Zarządzania brakiem zgodności. 6. Bank zapewnia niezależność audytu wewnętrznego poprzez zlecanie zadań audytu Bankowi Zrzeszającemu. 7. W Banku wdrożono adekwatny i skuteczny, dostosowany do skali, złożoności działalności i profilu ryzyka system zarządzania ryzykiem uwzględniający strategię zarządzania ryzykiem obejmującą tolerancję na ryzyko określoną przez Bank. 8. Na proces zarządzania ryzykiem składa się jego identyfikacja, pomiar, szacowanie, monitorowanie oraz stosowanie mechanizmów kontrolujących i ograniczających zidentyfikowany, zmierzony lub oszacowany poziom ryzyka. 9. Za skuteczność zarządzania ryzykiem odpowiada Zarząd. Członkowie Zarządu, uwzględniając charakter, skalę i złożoność prowadzonej działalności nie powinni łączyć odpowiedzialności za zarządzanie danym ryzykiem z odpowiedzialnością za obszar działalności generujący to ryzyko, 10. Rada Nadzorcza zatwierdza i nadzoruje realizację strategii zarządzania ryzykiem, sprawując nadzór nad skutecznością zarządzania ryzykiem w oparciu o raporty generowane przez sprawny system informacji zarządczej. 10 Rada Nadzorcza dokonuje regularnej oceny stosowania zasad ładu korporacyjnego, w cyklach określonych w Instrukcji sporządzania informacji zarządczej, a wyniki tej oceny są udostępniane na tablicy ogłoszeń w siedzibie Banku oraz przekazywane Zarządowi i udziałowcom podczas Zebrań Grup Członkowskich oraz podczas Zebrania Przedstawicieli.

6 11 Zarządzanie ładem korporacyjnym ma za zadanie min. unikanie konfliktów interesów. 12 Konflikt interesów może powstać w szczególności, gdy: a) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem może uzyskać korzyść lub uniknąć straty wskutek poniesienia straty lub nieuzyskania korzyści przez co najmniej jednego Klienta Banku; b) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem posiada powody natury finansowej lub innej, aby preferować Klienta lub grupę Klientów w stosunku do innego Klienta lub grupy Klientów Banku; c) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem ma interes w określonym wyniku usługi świadczonej na rzecz Klienta albo transakcji przeprowadzonej w imieniu Klienta i jest on rozbieżny z interesem Klienta; d) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem prowadzi taką samą działalność jak działalność prowadzona przez Klienta; e) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem otrzyma od osoby innej niż Klient korzyść majątkową, inną niż standardowe prowizje i opłaty, w związku z usługą świadczoną na rzecz Klienta; f) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem posiada powody natury finansowej lub innej, aby deprecjonować Klienta lub grupę Klientów w celu uzyskania własnych korzyści; g) Bank lub Osoba powiązana z Bankiem posiada powody natury finansowej lub innej, aby wykonywać swoje obowiązki bankowe w sposób nierzetelny, naruszający wewnętrzne procedury Banku w celu uzyskania osobistych korzyści, lub uzyskania korzyści osobistych przez osoby powiązane z nią personalnie. 13 1) Konflikty interesów mogą powstać pomiędzy: a) Bankiem a Klientem; b) Osobą powiązaną z Bankiem a Klientem; c) Dwoma lub więcej Klientami Banku; d) Dostawcą Usług a Klientem; e) Bankiem a Dostawcą Usług; f) Dwoma lub więcej osobami powiązanymi z Bankiem (pracownikami Banku). 2) Potencjalnymi źródłami Konfliktu interesów są w szczególności sytuacje, w których występuje: a) prawdopodobieństwo uzyskania korzyści finansowej, lub uniknięcia straty finansowej, kosztem Klienta; b) zainteresowanie rezultatem usługi świadczonej Klientowi lub transakcji przeprowadzonej w imieniu Klienta, które różni się od zainteresowania jakie Klient pokłada w takim rezultacie; c) zachęta (w postaci pieniędzy, towarów lub usług, innych niż standardowa prowizja lub opłata za taką usługę) do oferowania Klientowi określonego produktu/usługi lub przedkładania interesu Klienta lub grupy Klientów nad interesem innego Klienta;

7 d) zbieżność działalności prowadzonej przez Bank, Dostawcę Usług lub Osobę powiązaną z Bankiem z działalnością Klienta; e) powiązania personalne pomiędzy Osobami powiązanymi z Bankiem, Dostawcami Usług i klientami Banku. 14 1) Obszarami narażonymi szczególnie na wystąpienie Konfliktu interesów mogą być następujące rodzaje działalności Banku: a) przyjmowanie i przekazywanie zleceń nabycia lub zbycia produktów uzupełniających Banku (np. ubezpieczenia, papiery wartościowe itp.); b) finansowanie przedsiębiorstw, c) dostarczanie usług dla Banku przez Osoby powiązane z Bankiem, d) prowadzenie własnej działalności gospodarczej przez Osoby powiązane z Bankiem, e) kontrola wewnętrzna i audyt sprawowany przez osoby powiązane personalnie z Osobami powiązanymi z Bankiem, f) wykonywanie własnych czynności bankowych przez Pracowników Banku, g) uczestnictwo Osób powiązanych personalnie z Klientami i Dostawcami usług w procesach decyzyjnych dotyczących współpracy z Klientami i Dostawcami Usług. h) własna działalność inwestycyjna Banku. 2) Przykłady Konfliktu Interesów, mogące powstać w związku z działalnością Banku: a) Bank może prowadzić działalność inwestycyjną na własny rachunek oraz na rachunek Klientów, podczas gdy inni Klienci są aktywni na tych samych rynkach w tym samym czasie; b) Bank lub Osoba powiązana z Bank otrzymują znaczące prezenty lub korzyści osobiste (włącznie z zachętami o charakterze niepieniężnym), które mogą mieć wpływ na zachowanie pozostające w konflikcie z interesami Klientów Banku, c) Pracownik Banku lub inna Osoba powiązana z Bankiem prowadzi działalność gospodarczą na tym samym rynku, co Klient, d) Sprawowanie kontroli wewnętrznej i audytu przez osoby kierujące wcześniej audytowanymi obszarami, e) Powiązania personalne pomiędzy osobami kontrolującymi a kontrolowanymi, f) Bezpośrednia zależność służbowa osób powiązanych personalnie. 3) Bank bierze pod uwagę możliwość pojawienia się konfliktu interesów innego niż określony w katalogu w ppkt. 2), do którego stosować się będzie zasady dotyczące identyfikacji i zarządzania zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji Zarządzania brakiem zgodności. 15 W celu sprawnej identyfikacji i zarządzania Konfliktami Interesów Bank wprowadził następujące środki: 1) jednostki organizacyjne Banku działają w odpowiednim stopniu niezależności poprzez wprowadzenie odpowiedniej struktury organizacyjnej i zapewnienie kontrolowanego dostępu do pomieszczeń jednostek, które w swoim codziennym działaniu mają do czynienia z informacjami poufnymi;

8 2) procesy i procedury wewnętrzne zapewniają przeciwdziałanie przepływowi informacji poufnych, który mógłby zaszkodzić interesom Klienta; 3) wewnętrzne rozwiązania organizacyjno-techniczne zapewniają nadzór nad działaniami pracowników jednostek, które w swoim codziennym działaniu mają do czynienia z informacjami poufnymi; 4) istnieją procedury zapewniające ujawnianie uczestnictwa Osób powiązanych z Bankiem w organizacjach czy instytucjach i ich aktywności biznesowej prowadzonej poza pracą w Banku oraz powiązań z Klientami Banku; 5) informacje poufne będące w posiadaniu Banku są analizowane pod kątem identyfikacji i zarządzania potencjalnymi Konfliktami Interesów; 6) Zarząd Banku bada każdy przypadek podejrzenia wystąpienia Konfliktu Interesów; 7) Unika się powiązań personalnych wśród Osób powiązanych z Bankiem, 8) W przypadku powiązań personalnych pracowników Banku z Klientami Banku, stosuje się zasadę nie uczestniczenia Pracownika Banku w procesach decyzyjnych dotyczących Klienta. 9) Osoba powiązana z Bankiem może zostać poproszona o odstąpienie od podejmowania czynności zawodowych przy realizacji określonej transakcji lub od uczestnictwa w zarządzaniu potencjalnym Konfliktem Interesów; 10) Osoba powiązana z Bankiem jest zobowiązana do stosowania zasad dotyczących transakcji na rachunek własny; 11) Osoby powiązane z Bankiem zobowiązane są do zgłaszania otrzymanych i wręczanych korzyści majątkowych i stosowania się do zasad obowiązujących w tym zakresie. 12) Istnieje okresowa kontrola adekwatności systemów i mechanizmów kontroli Banku. 16 Bank zachowuje w poufności informacje, które otrzymuje od swoich Klientów. Informacje poufne są udostępnione wyłącznie osobom lub instytucjom upoważnionym do ich otrzymania. W tym celu, Bank zapewnia istnienie i przestrzeganie procedur zapewniających kontrolę nad udostępnianiem informacji poufnych. Zasady traktowania informacji poufnych określa Instrukcja bezpieczeństwa systemów informatycznych, informacji oraz danych osobowych. 17 W celu zidentyfikowania potencjalnych Konfliktów Interesów istotne transakcje dotyczące Klientów lub Osób powiązanych z Bankiem są analizowane względem istniejących relacji i transakcji Banku W celu unikania Konfliktów Interesów Bank stosuje dodatkowe środki, takie jak w szczególności: 1) wprowadzenie specyficznych dla danej transakcji lub działalności Banku barier informacyjnych lub innych dodatkowych metod segregacji informacji, po uprzednim rozważeniu wszystkich dostępnych faktów;

9 2) podejmowanie decyzji w zakresie zarządzania Konfliktem Interesów przez osoby odpowiedzialne za strategię Banku oraz za zarządzanie ryzykiem reputacji, tj. Zarząd Banku; 3) w uzasadnionych przypadkach odmowa działania. 19 W przypadku powstania Konfliktu Interesów po zawarciu umowy z Klientem o świadczenie usług, Bank informuje Klienta o powstaniu Konfliktu Interesów niezwłocznie po jego stwierdzeniu. Bank powinien powstrzymać się od świadczenia usługi do czasu otrzymania od Klienta wyraźnego oświadczenia o kontynuacji lub rozwiązaniu umowy. 20 Przed zawarciem umowy Bank informuje Klienta o wystąpieniu Konfliktu Interesów w celu umożliwienia mu podjęcia świadomej decyzji. Umowa może zostać zawarta wyłącznie wtedy, kiedy Klient potwierdzi otrzymanie informacji o Konflikcie Interesów oraz wyraźnie potwierdzi wolę zawarcia umowy z Bankiem. Bank zapewnia, iż w przypadku pojawienia się Konfliktu Interesów nie dojdzie do naruszenia interesu Klienta Za analizę sytuacji powstania Konfliktów Interesów odpowiadają Członkowie Zarządu. 2. Prezes Banku podejmuje decyzje w sprawie przyjętego rozwiązania Konfliktu Interesów i wyznacza osobę do zastosowania zalecenia Prezesa. 22 Bank zapobiega konfliktom interesów poprzez: a. Ścisły podział zadań, opisany w Wewnętrznym regulaminie organizacyjnym, zapewniający rozdzielenie funkcji oceny ryzyka od działalności operacyjnej, która to ryzyko generuje, b. Przydzielenie pisemnego, indywidualnego zakresu czynności pracownikom Banku, c. Indywidualne nadawanie pełnomocnictw wyłącznie przez Zarząd Banku, d. nie dopuszczenie do nepotyzmu, e. w obszarach obarczonych wysokim ryzykiem wprowadzenie zasady kontroli bieżącej na drugą rękę, f. Opracowanie i analiza realizacji szczegółowych kontroli następnych, g. audyt przyjętych regulacji, h. audyt zewnętrzny audytu wewnętrznego. 23 Wyznaczona osoba powiadamia Prezesa o podjętych działaniach w celu rozwiązania i uniknięcia w przyszłości konfliktów interesów.