REGULAMIN KWALIFIKOWANIA I ROZLICZANIA PROJEKTÓW BADAWCZYCH FINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW MINISTERSTWA NAUKI

Transkrypt

1 REGULAMIN KWALIFIKOWANIA I ROZLICZANIA PROJEKTÓW BADAWCZYCH FINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW MINISTERSTWA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO W RAMACH DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ 1

2 REGULAMIN KWALIFIKOWANIA I ROZLICZANIA PROJEKTÓW BADAWCZYCH FINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW MINISTERSTWA NAUKI i SZKOLNICTWA WYŻSZEGO W RAMACH DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Ustalenia zawarte w niniejszym dokumencie dotyczą prac naukowo-badawczych zwanych dalej projektami badawczymi, przyjętymi do dofinansowania ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW), w ramach działalności statutowej jednostki naukowej wynikających z utrzymania potencjału badawczego jednostki naukowej, w tym badań naukowych lub prac rozwojowych ujętych w planie finansowym jednostek naukowych (Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 2045) 2. W ramach utrzymania i rozwoju potencjału badawczego jednostki naukowej realizuje się projekty badawcze niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych oraz rozwoju kadry naukowej w zakresie dziedzin naukowych stanowiących sferę specjalizacji naukowej podstawowych jednostek organizacyjnych Akademii Wojsk Lądowych imienia generała Tadeusza Kościuszki, dalej zwaną AWL. Działalność ta opiera się na prowadzeniu w sposób ciągły badań naukowych lub prac rozwojowych określonych w Statucie AWL i spójnych z głównymi celami i kierunkami polityki naukowej i naukowo-technicznej Ministerstwa Obrony Narodowej (MON) określonych m.in. w Decyzji Nr 4/NSzW Ministra Obrony Narodowej z dnia r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego w resorcie obrony narodowej dokumentu Priorytetowe kierunki badań w resorcie obrony narodowej na lata oraz Decyzji Nr 299/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 lipca 2014 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony (Dz. Urz. MON poz. 248). 3. Wnioski o finansowanie projektów badawczych kwalifikują rady wydziałów stosownie do określonych przez nie specjalizacji naukowych. Podstawę stanowi właściwie przygotowany i uzasadniony wniosek (załącznik 3) z akceptacją kierownika jednostki organizacyjnej uzasadniającą potrzebę podjęcia danej tematyki naukowej. 4. Wnioski o finansowanie projektów badawczych powinny wynikać ze specjalizacji związanej z rozwojem naukowym i dydaktycznym pracowników Wydziału, ale jednocześnie powinny być ukierunkowane na realizację badań naukowych 2

3 służących obronności, bezpieczeństwu państwa i innym celom określonym przez MON. 5. Kierownikiem projektu badawczego powinien być nauczyciel akademicki, o którym mowa w art. 108 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2183) lub pracownik naukowo-techniczny zatrudniony w AWL, z tytułem lub stopniem naukowym, który złożył oświadczenie o wliczeniu go do liczby N (załącznik 1) w podstawowej jednostce organizacyjnej uczelni, w której planuje realizować badania (rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictw Wyższego z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych - Dz.U. poz. 2154). 6. Członkiem zespołu badawczego może być również nauczyciel akademicki lub pracownik AWL zatrudniony na innym stanowisku, niewliczany do liczby N, jeśli wynika to z potrzeb tematyki badawczej i złożył on oświadczenie (załącznik 2) o afiliowaniu wybranej podstawowej jednostki naukowej w pracach związanych tematycznie z realizowanym projektem badawczym w całym okresie jego trwania. 7. Wniosek o finansowanie projektu badawczego (załącznik 3) należy składać w 2 egzemplarzach do przewodniczącego komisji rady wydziału ds. naukowych w terminie do 30 października roku poprzedzającego finansowanie projektu. 8. Jeden egzemplarz wniosku, po zaakceptowaniu przez komisję rady wydziału ds. naukowych i zatwierdzeniu przez dziekana, składany jest do Wydziału Naukowego zwanego dalej WN, do końca roku poprzedzającego finansowanie projektu. Drugi egzemplarz wniosku przekazywany jest kierownikowi projektu. 9. Zatwierdzone przez dziekana wnioski, opracowane według załącznika 3, są podstawą do rozliczenia przyznanej na kolejne lata kalendarzowe dotacji na utrzymanie potencjału badawczego, w tym badań naukowych lub prac rozwojowych ujętych w planie zadaniowo-finansowym (finansowym) jednostek naukowych. Dotacja uzyskiwana jest na podstawie składanego corocznie przez dziekana wniosku do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW). 10. Okres realizacji projektu badawczego nie powinien trwać dłużej niż trzy lata. 11. Po przyznaniu dotacji z MNiSW i złożeniu zlecenia (załącznik 4), podpisywana jest umowa o realizację pracy naukowo - badawczej (załącznik 5) z kierownikiem zespołu realizującego projekt badawczy (kierownik projektu). Stronami umowy są Rektor- 3

4 Komendant (lub osoba działająca w jego imieniu, np. Prorektor ds. nauki) oraz kierownik projektu. II. REALIZACJA PROJEKTÓW BADAWCZYCH 1. Przedsięwzięcia badawcze winny być realizowane zgodnie z harmonogramem ujętym w zatwierdzonym wniosku projektu badawczego, za co odpowiada kierownik projektu. 2. Kierownik projektu jest w szczególności odpowiedzialny za: a. wykonanie badań określonych w opisie projektu zgodnie z harmonogramem i kosztorysem, b. prawidłowe, efektywne, zgodne z przeznaczeniem i obowiązującymi przepisami wykorzystanie przyznanych środków finansowych, c. przestrzeganie przepisów o zasadach gospodarki finansowej, d. składanie sprawozdań etapowych i końcowego z realizacji projektu w określonym terminie. 3. Bieżący nadzór nad przebiegiem realizacji projektów badawczych sprawuje kierownik katedry (zakładu), a w przypadku gdy taka osoba funkcyjna jest kierownikiem projektu, jego bezpośredni przełożony. 4. Środki finansowe przyznane na realizację projektu badawczego powinny być wydatkowane ściśle na cele określone w umowie i planie rzeczowo-finansowym (załącznik 6). 5. Dokonanie zmiany w trakcie realizacji projektu badawczego, dotyczącej: a. kierownika projektu, b. składu zespołu badawczego, c. zakresu wykonania badań, d. przedłużenia terminu etapowego rozliczenia projektu. e. wysokości środków finansowych przyznanych na projekt badawczy, wymaga każdorazowo uprzedniej pozytywnej opinii komisji rady wydziału ds. naukowych, zatwierdzenia przez dziekana oraz wprowadzenia zmian w postaci aneksu do wniosku (załącznik 3) przekazanego do WN. 6. Za przygotowanie zbiorczego planu zakupów dla projektów badawczych, jego korektę oraz sporządzanie ewentualnych wniosków o zamówienia publiczne odpowiada Szef WN, a bezpośredni nadzór sprawuje Szef Oddziału Koordynacji Badań Naukowych, zwany dalej Szefem OKBN. 4

5 III. ZASADY FINANSOWANIA PROJEKTÓW BADAWCZYCH 1. Nadzór nad poprawnością wydawania, rozliczania i dokumentowania środków finansowych przeznaczonych na działalność naukową w AWL sprawuje Kwestor. 2. Odpowiedzialność za prawidłowe ewidencjonowanie, rozliczanie i dokumentowanie wydatkowanych środków finansowych przeznaczonych na realizacje projektów badawczych ponosi Szef WN, a bezpośredni nadzór sprawuje Szef OKBN. 3. Podstawą do przygotowania wniosku przez Szefa WN na środki finansowe z MNiSW na rok następny jest przekazana do 5 października danego roku przez dziekana wydziału lista osób zaliczonych do tzw. liczby N. Jest to liczba osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, zatrudnionych w jednostce naukowej przy prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych na podstawie stosunku pracy, ustalona na podstawie złożonych przez pracowników podstawowych jednostek organizacyjnych pisemnych oświadczeń o wyrażeniu zgody na zaliczenie do tej liczby. Pracownik może złożyć oświadczenie tylko w jednej, wybranej przez siebie jednostce naukowej, bez względu na liczbę jednostek naukowych, w których jest zatrudniony. Zatrudnienie podaje się według stanu na dzień złożenia wniosku do MNiSW o przyznanie środków finansowych. Lista osób zaliczonych do tzw. liczby N zawiera informację dotyczącą liczby pracowników w każdej z dziedzin nauki lub sztuki w obszarach wiedzy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 sierpnia 2011 r. w sprawie obszarów wiedzy, dziedzin nauki i sztuki oraz dyscyplin naukowych i artystycznych (Dz.U. nr 179, poz. 1065). Dziekan w terminie do 5 października danego roku przekazuje zebrane oświadczenia do Wydziału Personalnego, gdzie są umieszczane w teczkach akt osobowych poszczególnych pracowników, a powyższe dane wprowadzane są do systemu POLON. 4. Wysokość dofinansowania poszczególnych projektów badawczych ustala komisja rady wydziału ds. naukowych, po otrzymaniu decyzji Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego o wielkości środków finansowych przyznanych podstawowej jednostce organizacyjnej na prowadzenie działalności statutowej w danym roku kalendarzowym. 5. Podstawą do uruchomienia dofinansowania projektów badawczych jest zatwierdzony przez Prorektora ds. nauki oraz dziekana plan zadaniowo-finansowy (załącznik 7). Plan ten jest sporządzany przez komisję rady wydziału właściwą ds. nauki po ustaleniu wysokości kwoty dofinansowania danego wydziału w ramach działalności statutowej. 5

6 6. Uruchomienie środków finansowych na realizację projektu badawczego następuje po otwarciu zlecenia wewnętrznego (załącznik 4), nie później jednak niż w ciągu 30 dni od otrzymania decyzji MNiSW. 7. Skorygowany plan rzeczowo finansowy (załącznik 6) kierownik projektu przedkłada do zatwierdzenia właściwemu dziekanowi i Prorektorowi ds. nauki. 8. Za wydatkowanie środków finansowych, o których mowa w ust. 4-7, odpowiedzialność ponosi kierownik projektu. Mogą one być wydatkowane wyłącznie na podstawie jego pisemnego wniosku zaakceptowanego przez dziekana i zatwierdzonego przez Prorektora ds. nauki zgodnie z zawartą umową (załącznik 8). 9. Dziekani są odpowiedzialni za bezpośredni nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych przyznanych ich podstawowym jednostkom organizacyjnym na realizację projektów badawczych. Natomiast nadzór nad całością środków finansowych wydatkowanych w AWL na realizację projektów badawczych sprawuje Prorektor ds. nauki, poprzez Szefa OKBN. 10. W stosunku do badań statutowych, których rozliczanie reguluje niniejszy dokument, stosuje się 30% koszty pośrednie (z wyłączeniem zakupu i wytworzenia aparatury naukowo-badawczej), a ich dysponentem jest Rektor-Komendant AWL. Koszty pośrednie naliczane są tylko od dotacji wydatkowanej w danym roku kalendarzowym. IV. OCENA I ODBIÓR PROJEKTÓW BADAWCZYCH 1. Etapy badań a. Projekty badawcze wykonywane w ramach działalności statutowej realizowane są w trakcie maksymalnie trzech etapów. b. Przez etap badań rozumie się okres jednego roku kalendarzowego. Dla każdego etapu określa się cel(e) badawczy(e), problemy (zadania) badawcze oraz metody badawcze. Winny one wynikać z ogólnych założeń badań określonych we Wniosku... (załącznik 3). c. Każdy etap badań jest obligatoryjnie poddawany procedurze oceny i odbioru przez Komisję ds. oceny i odbioru prac naukowych. d. Kierownik projektu badawczego ponosi odpowiedzialność za terminowe przedstawienie wyników badań do oceny i odbioru. e. Kierownik projektu badawczego, który nie przedstawi wyników badań do oceny etapowej (końcowej), sporządza pisemny meldunek do Prorektora ds. nauki nie później niż na 30 dni przed wyznaczonym terminem oceny i odbioru prac. Meldunek 6

7 ten winien zawierać m.in. szczegółowe przyczyny opóźnień, aktualny stan badań, sprawozdanie z poniesionych kosztów badań oraz sposób doprowadzenia do ich zakończenia. 2. Dokumentowanie badań - sprawozdanie a. Każdy etap badań winien być szczegółowo opisany (udokumentowany), w tym celu kierownik projektu sporządza coroczne Sprawozdanie z badań (załącznik 9). b. W przypadku nieznacznego dorobku publikacyjnego zespołu w danym roku (tj. mniej niż 10 pkt na każdego członka zespołu badawczego określonych zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictw Wyższego z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych) kierownik projektu dodatkowo sporządza zwarte opracowanie merytoryczne wyników danego etapu badań (załącznik 10). c. Sprawozdanie z badań (etapowe, końcowe) zawiera w szczególności (zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem) opis: metodologii badań, w tym celu i problematyki badań oraz opisu zrealizowanych prac, najważniejszych osiągnięć projektu badawczego, koncepcji wykorzystania (wdrożenia) uzyskanych wyników badań, sposobu upowszechniania i popularyzacji wyników badań, z uwzględnieniem wydanych monografii, publikacji w czasopismach naukowych oraz referatów na konferencjach naukowych, wdrożeń i aplikacji, poniesionych kosztów z przyznanych na dany projekt środków finansowych, możliwości wykorzystania uzyskanych wyników badań. d. Sprawozdanie z badań oraz arkusz SYNABA (sporządzany po zakończeniu końcowego etapu projektu badawczego) składa się do WN nie później niż na 14 dni przed wyznaczonym terminem odbioru prac. e. Szef OKBN jest upoważniony do sprawdzenia przedstawionych dokumentów rozliczeniowych, szczególnie w aspekcie: kalkulacji finansowych; dorobku naukowego zespołu badawczego dotyczącego zrealizowanego etapu badań (we współpracy z Ośrodkiem Informacji Naukowej, Bibliograficznej i Patentowej Biblioteki AWL). 7

8 2. Dokumentowanie etapu badań - wyniki a. Zastosowana procedura badawcza oraz uzyskane wyniki badań są świadectwem poprawnego wywiązywania się zespołu badawczego z założonego planu badań i stanowią zasadniczą treść oceny i odbioru badań. b. Wyniki badań winny stanowić dowód rozwiązania przyjętych problemów badawczych oraz zweryfikować zakładane hipotezy. Etapowe sprawozdanie (i ewentualne opracowanie merytoryczne) wyników badań, w tym wersja elektroniczna, składane jest w WN, który przekazuje protokolarnie cały komplet dokumentów związanych z zakończeniem poszczególnych etapów pracy naukowobadawczej do Archiwum AWL. Arkusz SYNABA w wersji elektronicznej wysyłany jest przez kierownika projektu do Ośrodka Przetwarzania Informacji - Państwowego Instytutu Badawczego (OPI). c. Wyniki badań uzyskane w danym etapie, mimo iż nie rozwiązują w całości problemu badawczego, mogą być przedmiotem prezentacji i oceny. Sprawozdanie (opracowanie merytoryczne) zawierające wyniki badań etapowych nosi cechy publikacji na prawach rękopisu, której tytuł winien oddawać treść zawartych w niej naukowych rozważań. We wstępie sprawozdania (opracowania merytorycznego) należy zaznaczyć, jakiego tematu badawczego dotyczyła część pracy oraz że jest dofinansowana z funduszu Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. d. Układ i treść sprawozdania (opracowania merytorycznego) zawierającego wyniki badań w ocenianym etapie winny spełniać cechy pracy naukowej. Powinno zawierać również procedurę badawczą realizowanego projektu powszechnie przyjętą w środowisku naukowym danej dyscypliny naukowej. e. Sprawozdania z badań (etapowe, końcowe) poszczególnych projektów badawczych, wykonane zgodnie z załącznikiem 9, stanowią podstawę do sporządzenia do 30 marca danego roku raportu do MNiSW z wykorzystania posiadanych w poprzednim roku przez podstawową jednostkę organizacyjną środków finansowych na działalność statutową. f. Nadzór nad przygotowaniem Raportu do MNiSW z wykorzystania posiadanych środków finansowych na działalność statutową w danym roku przez podstawową jednostkę organizacyjną sprawuje dziekan i szef OKBN. Przedmiotowy raport wykonuje Szef WN, który jednocześnie odpowiada za właściwe prowadzenie dokumentacji rozliczeniowo-finansowej projektów badawczych w AWL. 8

9 3. Recenzowanie sprawozdań/opracowań merytorycznych a. Sprawozdanie (z ewentualnym opracowaniem merytorycznym) zawierające wyniki badań zespołu jest oceniane przez niezależnego recenzenta z tytułem lub stopniem naukowym. b. Osoba spoza AWL wykonująca recenzję wyników badań winna posiadać tytuł naukowy lub stopień naukowy doktora habilitowanego i zajmować się problematyką naukową związaną z recenzowaną pracą. W wyjątkowych wypadkach, gdy brak jest potencjalnego recenzenta z tytułem lub stopniem naukowym doktora habilitowanego, związanego tematycznie z realizowanym projektem badawczym, dopuszczalne jest powołanie recenzenta spośród specjalistów dziedzinowych nie posiadających tytułu lub stopnia naukowego. c. Decyzję o doborze recenzentów projektów badawczych podejmuje Prorektor ds. nauki. W swojej decyzji może uwzględnić wnioski dziekanów i Szefa OKBN. d. W przypadku osób niebędących pracownikami AWL recenzja wykonywana jest na podstawie umowy (załącznik 11), a wysokość wypłacanego honorarium ustalana jest przez Rektora-Komendanta AWL na dany rok. Przedmiotowe honorarium przysługuje tylko osobom, które nie są pracownikami AWL. e. Ocena wartości naukowej i uzyskanych rezultatów projektu badawczego przedstawiana jest przez recenzenta w postaci parametrycznej i opisowej wg kwestionariusza (załącznik 12). f. Recenzja sprawozdania (opracowania merytorycznego) wyników badań zespołu musi być wykonana z takim wyliczeniem, aby członkowie Komisji ds. oceny i odbioru wyników tych prac mogli się z nią zapoznać w terminie do 5 dni przed terminem ich odbioru. 4. Procedura oceny i odbioru projektów badawczych a. Wszystkie projekty badawcze realizowane w danym roku podlegają procedurze oceny i odbioru przez komisję powołaną w tym celu. b. Skład komisji oraz terminy oceny i odbioru projektów naukowych określa Rektor Komendant w rozkazie dziennym. Przewodniczącym komisji jest Prorektor ds. nauki. W jej skład wchodzą: dziekani i prodziekani ds. naukowych, Szef OKBN, a także w zależności od potrzeb inni pracownicy AWL. Sekretarzem przedmiotowej komisji jest pracownik WN. c. Komisja ds. oceny i odbioru projektów naukowych dokonuje oceny (przyjęcia/odrzucenia) tych projektów, biorąc pod uwagę treść sprawozdania 9

10 (opracowania merytorycznego), treść jego recenzji oraz publikacje zespołu w renomowanych wydawnictwach, monografie naukowe, opracowane nowe technologie, materiały, wyroby, systemy i usługi, wdrożenia, patenty, licencje i prawa ochronne na wzory użytkowe. Arkusz oceny parametrycznej projektu badawczego każdorazowo w danym roku odbiorczym jest aktualizowany przez Szefa OKBN zgodnie z wymaganiami MNiSW w sprawie oceny parametrycznej jednostki naukowej (do 20 listopada każdego roku), a następnie zatwierdzany przez Prorektora ds. nauki i podawany do publicznej wiadomości zespołom badawczym. d. Oceny i odbioru projektów badawczych dokonuje się na posiedzeniu zamkniętym. Przewodniczący komisji ds. oceny i odbioru prac naukowych może podjąć decyzję o udziale kierownika projektu badawczego i recenzentów w pracach komisji. e. Przedmiotem oceny i odbioru są: sprawozdanie z badań (opracowanie merytoryczne) wyników badań wraz z recenzją; dorobek publicystyczny członków zespołu, związany z upowszechnianiem wyników badań ocenianego etapu projektu, możliwości wykorzystania uzyskanych wyników badań dla SZ RP i gospodarki. f. Na podstawie przedstawionej dokumentacji komisja podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu rezultatów badań. Dorobek publicystyczny członków zespołu znacząco wpływa na odbiór rezultatów badań. g. Sankcją za odrzucenie przez komisję rezultatów badań uzyskanych w ramach projektu badawczego może być wstrzymanie dotacji z MNiSW na dalszą realizację projektu (w przypadku rozliczenia etapowego). Środki finansowe niewykorzystane w projekcie, którego rezultaty zostały odrzucone, pozostają w dyspozycji dziekana. h. Kierownik zespołu po zakończeniu projektu zobowiązany jest przedstawić Szefowi WN protokół rozliczenia przydzielonych środków finansowych i materiałów (załącznik 13) do 15 stycznia kolejnego roku. 10